Introducción

Las organizaciones ha reconocido, desde hace mucho tiempo, la

importancia de administrar recursos principales. La información se ha
colocado en un lugar adecuado como recurso principal. Los tomadores de
decisiones deben comprender que la información no s sólo un subproducto
de la conducción, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser el
factor crítico para la determinación del éxito o fracaso de éstos.

Para analizar y diseñar adecuadamente los sistemas de información, el

analista de sistemas necesita comprender las organizaciones en que
trabaja como sistemas conformados por la interacción de tres fuerzas
principales: los niveles de administración, el diseño de la organización y
la cultura organizacional.

Las organizaciones son sistemas grandes compuestos por subsistemas

interrelacionados. Los subsistemas son relacionados por tres amplios
niveles de administradores que toman decisiones (operación,
administración media y administración estratégica) y que cortan
horizontalmente a través del sistema organizacional. Las culturas y
subculturas organizacionales influencian la manera en que se
interrelaciona la gente en los subsistemas.

1. Ciclo de vida del desarrollo de sistemas

El enfoque sistemático que toma el analista de sistemas para el análisis y

diseño de sistemas de información está comprendido en lo que es
llamado: CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS.
1.1 Problemas, oportunidades y objetivos

Esta etapa es crítica para el resto del proyecto, debido a que nadie quiere
desperdiciar el tiempo subsecuente resolviendo el problema equivocado.

Esta fase requiere que le analista observe honestamente lo que está

sucediendo en un negocio. Luego, junto con los demás miembros de la
organización, el analista hacer resaltar los problemas. Frecuentemente
éstos ya han sido vistos por los demás, y son la razón por la cual el
analista fue llamado inicialmente.

 Resaltar el problema exacto, de esto depende el éxito del resto del

proyecto.
 Las oportunidades son situaciones que pueden ser mejoradas por
medio del uso de sistemas de información computarizados. El
aprovechar las oportunidades puede permitir que el negocio gane
un avance competitivo o ponga un estándar de la industria.
  Identificar los objetivos a alcanzar por el negocio atacando
problemas específicos y oportunidades.

Las personas involucradas en esta fase son los usuarios, analistas y

administradores de sistemas que coordinan el proyecto.

Las actividades de esta fase consisten en:

• Entrevistas a los administradores de los usuarios

• Sumarización del conocimiento obtenido

• Estimación del alcance del proyecto

• Documentación de los resultados

La salida de esta fase es un estudio de factibilidad que contiene una

definición del problema y la sumarización de los objetivos. Luego los
administradores deben tomar una decisión para ver si continúan con el
proyecto propuesto.

1.2 Requerimientos de información

Detalles del actual sistema: quién, qué, dónde, cuándo y cómo.

Entre las herramientas utilizadas para definir los requerimientos de

información en el negocio se encuentran:

 Muestreo e investigación de los datos relevantes.

 Entrevistas.
 Cuestionarios.
 Comportamiento de los tomadores de decisiones y su ambiente de
oficina.
 Elaboración de prototipos.

En esta fase el analista está esforzándose por comprender qué

información necesitan los usuarios para realizar su trabajo. Con las
herramientas mencionadas se involucran directamente los usuarios. Esta
fase sirve para formar la imagen que el analista tiene de la organización
y sus objetivos.

Las personas involucradas en esta fase son los analistas y los usuarios,
típicamente los administradores de las operaciones y los trabajadores de
las operaciones.
El analista de sistemas necesita saber los detalles de las funciones
actuales del sistema: quién (las personas que están involucradas), dónde
(el ambiente donde se lleva a cabo el trabajo), cuándo (en qué momento)
y cómo (de qué manera se desarrollan los procedimientos actuales) del
negocio bajo estudio.

1.3 Análisis de las necesidades del sistema

En esta fase el analista de sistemas usa herramientas muy útiles como:

 Diagramas de flujos de datos para diagramar la entrada, el proceso

y la salida de las funciones del negocio en forma gráfica y
estructurada.
 Decisiones estructuradas, determinar condiciones. Métodos:
lenguaje estructurado, tablas de decisión y árboles de decisión.
 Propuesta de sistema por el analista. Proporciona análisis
costo/beneficio de alternativas y hace recomendaciones sobre lo
debe hacerse.
 Si la o las recomendaciones son aceptadas por la administración, el
analista continúa sobre su curso.

Cada problema de sistema es único y nunca hay una sola solución

correcta. La manera que se formula una solución o recomendación
depende de la capacidad y entrenamiento profesional individual de cada
analista.

1.4 Diseño del Sistema

En esta fase el analista:

 Utiliza la información recolectada en fases anteriores para realizar

el diseño lógico del sistema de información.
 Diseña procedimientos precisos para la captura de datos.
 Diseña la interfaz del usuario, la cual conecta al usuario con el
sistema. Herramientas que colaboran: mouse, teclado, monitor.
 Diseña archivos y bases de datos.
 Diseña procedimientos precisos para la captura de datos.
 Diseña salidas de información: reportes impresos y en pantalla,
gráficas estadísticas, etc.
 Diseña procedimientos de control y respaldo para proteger al
sistema y a los datos.
 Produce paquetes de especificaciones de programas para los
programadores: diseños de entrada y salida, especificaciones de
 archivos, detalles de procesamiento, diagramas de flujo, nombres
de funciones.

1.5 Diseño y documentación del software

En esta fase el analista trabaja con los programadores para desarrollar
cualquier software original que se necesite.

El analista también trabaja con los usuarios para desarrollar

documentación efectiva para el software, incluyendo manuales de
procedimientos. La documentación le dice al usuario la manera de usar el
software y también qué hacer si suceden problemas con el software.

Los programadores o desarrolladores tienen un papel principal en esta

fase conforme diseñan, codifican y eliminan errores de sintaxis de los
programas de computadora.

En resumen:

 Comunicación entre analista y programador.

 Desarrollo de documentación: manuales de procedimientos para
usuarios.

1.6 Prueba y mantenimiento

Antes de que pueda ser usado, el sistema de información debe ser

probado. Es mucho menos costoso encontrar problemas antes de que el
sistema sea entregado a los usuarios. Algunas de las pruebas son
realizadas por los programadores solos, y otras por los analistas de
sistemas junto con los programadores. Las prueban se hacen con datos
de ejemplo y eventualmente con datos reales del sistema actual.

El mantenimiento del sistema y de su documentación comienza en esta

fase y es efectuado rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de
información.

1.7 Implementación y Evaluación

 Entrenamiento y capacitación del personal (usuarios).
 Instalación de equipo y software nuevo.
 Llevar un trabajo en paralelo, sistema antiguo-sistema nuevo.
1.8 Mantenimiento
Después de que el sistema está instalado se le debe dar mantenimiento,
esto significa que los programas de computadora deben ser modificados
y mantenidos actualizados.

El mantenimiento se realiza por dos razones:

 Corregir errores de software

 Mejorar capacidades del software en respuesta a las necesidades
organizacionales cambiantes: solicitud de características
adicionales por parte de los usuarios, cambios en el negocio a través
del tiempo, cambios acelerados en la tecnología.

NOTA: Los errores de software comercial (de casas desarrolladoras como

Microsoft) son documentados como “anomalías conocidas”, y son
corregidos cuando son lanzadas nuevas versiones del software o
versiones intermedias, también por actualizaciones en línea.

2. Sistema organizacional

Organización: Sistema conformado por tres fuerzas principales:

 Niveles de administración
 Diseño de la organización
 Cultura organizacional

Organización como Sistema

Las organizaciones son conceptualizadas en forma útil como sistemas

diseñados para lograr metas y objetivos predeterminados por medio de
la gente y otros recursos que emplean.

La organización está compuesta de sistemas más pequeños

interrelacionados (departamentos, unidades, divisiones, etc.) que sirven
a funciones especializadas. Las funciones típicas incluyen contabilidad,
ventas, producción, procesamiento de datos y administración.

Es importante comprender la organización como un todo para definir de

manera adecuada los requerimientos de información, y para diseñar
sistemas de información adecuados. Todos los sistemas están
compuestos de subsistemas (que incluyen sistemas de información). Por
tanto cuando se estudia una organización también se examina cómo están
involucrados los sistemas más pequeños y la forma en que funcionan.

Interrelación e interdependencia de los sistemas: Todos los sistemas y

sub sistemas están relacionados y son interdependientes. Este hecho
tiene implicaciones importantes para las organizaciones y para los
analistas de sistemas que buscan ayudarles a lograr mejor sus objetivos.
Cuando un elemento del sistema es cambiado o eliminado, también son
impactados el resto de los elementos y sub sistemas del sistema.

Fronteras Organizacionales: Otro aspecto de las organizaciones como

sistemas es que los mismos sistemas están contenidos entre fronteras
que los separan de sus ambientes. Las fronteras organizacionales existen
en forma continua, yendo desde las extremadamente permeables hasta
las casi impermeables. Para adaptarse continuamente y sobrevivir las
empresas deben ser capaces de importar gente, materia prima e
información a través de sus fronteras (entradas) e intercambiar sus
productos, servicios o información con el mundo externo (salidas). Sin
embargo, si las fronteras no están muy bien definidas se pone en peligro
la competitividad de la organización y disminuye el control sobre el
desempeño.

Retroalimentación del sistema para planeación y control: La

retroalimentación es una forma de control del sistema. Como sistemas,
todas las organizaciones usan planeación y control para administrar sus
recursos en forma efectiva.

Las salidas del sistema son usadas como retroalimentación que compara
el desempeño con los objetivos. Es decir evaluar si se lograron los
objetivos propuestos con los resultados logrados.

Ejemplo: Sistemas de producción

Ambientes para sistemas organizacionales

La retroalimentación es recibida desde el interior de la organización y del

ambiente exterior que al rodea. Cualquier cosa que esté fuera de las
fronteras de una organización es considerada como un ambiente. Varios
ambientes, con diversos grados de estabilidad, constituyen el medio
ambiente donde existe la organización.
  Ambiente de la comunidad: dónde está ubicada físicamente la
organización, tamaño de la población y su perfil demográfico,
incluyendo factores tales como la educación y el ingreso promedio.
 Ambiente económico: influenciado por factores de mercado que
incluyen la competencia.
 Ambiente político: controlado por los gobiernos estatales y locales.

Los ambientes no pueden ser controlados directamente por la

organización. La apertura y restrictividad también existen en forma
continua, ya que no hay una organización absolutamente abierta o
totalmente cerrada.

Apertura de las organizaciones

Se refiere al libre flujo de información dentro de una organización.

Ejemplo: La información de un departamento (subsistema) creativo o

artístico. La información es abierta, flujo libre de ideas.

Restrictividad de las organizaciones

Se refiere al extremo opuesto de la apertura.

Ejemplo: La información de un departamento de defensa, donde se

trabaja la planeación muy confidencial que afecta la seguridad nacional.
No todos pueden tener acceso a dicha información.

Perspectiva de sistemas

Es importante que los miembros de los sub sistemas se den cuenta que
su trabajo está interrelacionado. Ningún sub sistema puede lograr
adecuadamente sus objetivos sin el otro.
Suceden problemas cuando cada administrador tiene una imagen
diferente de la importancia de su propio sub sistema funcional.

Niveles de Administración

La administración existe en las organizaciones en tres amplios niveles

horizontales:

1. Control operacional
2. Planeación y control administrativo
3. Administración estratégica

Administración de Operaciones

Los administradores de operaciones toman decisiones usando reglas

predeterminadas que tienen resultados predecibles cuando son
implementadas correctamente.

Los administradores de operaciones son los tomadores de decisiones cuyo

trabajo es el más claro, debido al alto nivel de certeza en su ambiente de
toma de decisiones. Los administradores de operación supervisan los
detalles de la organización, asegurándose que se logren las tareas básicas
de la organización en tiempo y de acuerdo con las restricciones
organizacionales.

Administración Media

La administración media realiza decisiones de planeación y control a corto

plazo sobre la manera en que son mejor asignados los recursos para
satisfacer los objetivos organizacionales.

La administración media experimenta muy poca certeza en su ambiente

de toma de decisiones. Sus decisiones van desde la predicción de
requerimientos futuros de recursos hasta la resolución de problemas de
personal que amenacen la productividad. Pocas de las decisiones que
toman los administradores medios son tan estructuradas como las que
toman los administradores operacionales. El dominio de toma de
decisiones de los administradores medios puede ser caracterizado en
forma útil como parte operacional y parte estratégica con fluctuaciones
constantes.

Administración Estratégica

Los administradores estratégicos trabajan en un ambiente de toma de

decisiones altamente incierto. Por medio de enunciados de objetivos y la
determinación de las estrategias y políticas para lograrlos, los
administradores estratégicos definen a la organización como un todo. La
suya es la imagen más amplia en donde la compañía decide desarrollar
nuevas líneas de producto, renuncia a empresas no rentables, adquiere
otras compañías compatibles e incluso permite que ella misma sea
vendida.

Las culturas y subculturas organizacionales son determinantes

importantes sobre la manera en que las personas usan la información y
los sistemas de información. Apoyando los sistemas de información en el
contexto de la organización como un sistema más grande, es posible
darse cuenta que numerosos factores son importantes y deben ser
tomados en cuenta cuando se determinen los requerimientos de
información y se diseña e implementa los sistemas de información.