KELOMPOK 4 NIM/ABSEN TTD

KADEK DINA SABINA RINI 1515351090/06

NI MADE ANITA DEWI NATAMI 1515351092/08
CHANDRIKA HUTAMI PRARIADENA 1515351103/18
IDA AYU DEWI PRAYOGI MANUABA 1515351105/20
NI PUTU AYU INDIRA YUNI 1515351112/26

IMPLEMENTASI, OPERASI DAN PENGENDALIAN SISTEM

11.1. Garis Besar Implementasi Sistem

Banyak permasalahan dapat terjadi selama implementasi sistem, oleh
karena itu rencana formal dan pengendalian dalam tahap implementasi harus
dibuat. Tiga langkah utama implementasi sistem:
a. Menetapkan rencana dan pengendalian
b. Pelaksanaan aktivitas seperti yang telah direncanakan
c. Menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem yang baru

11.2. Implementasi Sistem

11.2.1. Membuat Rencana dan Pengendalian untuk Implementasi
Dalam upaya mengelola implementasi proyek dengan baik, dibutuhkan
rencana-rencana khusus yang tersusun dengan baik untuk dikembangkan. Rencana
tersebut harus menggabungkan tiga komponen utama: (a) menguraikan proyek ke
dalam berbagai tahapan, (b) anggaran khusus yang dapat diaplikasikan di setiap
tahap, dan (c) waktu pelaksanaan tertentu yang dapat pula diaplikasikan di setiap
tahap proyek.
11.2.2. Melakukan Aktivitas Implementasi
Pelaksanaan implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual rencana
desain yang telah disusun sebelumnya. Aktivitas-aktivitas yang ditemui selama
pelaksanaan ini antara lain menyeleksi dan melatih personel, memasang
perlengkapan baru komputer baru dan detail desain system, menulis dan menguji
program-program computer, pengembangan standar, dokumentasi, dan konversi
file.
1. Pelatihan Karyawan
Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengharuskan rekruitmen dan
pelatihan bagi karyawan baru. Sementara para karyawan yang sudah adapun
harus diajari bagaimana bekerja dengan format laporan dan prosedur yang baru.
Dalam banyak kasus ditemukan lebih baik untuk melatih kembali kayawan yang
ada saat ini.

1
2. Mendapatkan dan Memasang Perlengkapan Komputer Baru
Instalasi perlengkapan komputer baru kadangkala merupakan suatu tugas
yang bersifat monumental. Untuk memasang suatu perlengkapan yang cukup
mahal, pemanufaktur komputer biasanya menyediakan teknisi dan personelnya
untu membantu isntalasi sistem atau jaringan komputer baru. Namun demikian,
masih banyak masalah yang dapat ditemui. Pertama, fasilitas pendukung yang
memadai harus tersedia. Persyaratan lainnya yang sering ditemui adalah ukuran
keamanan khusus, seperti sistem pemadam kebakaran khusus, sistem monitor
video, atau kunci pintu khusus.
3. Rincian Desain Sistem
Hal yang sangat penting dalam eksekusi desain detail selama tahap
implementasi adalah pemograman komputer. Dalam beberapa kasus rencana
desain dapat saja membutuhkan beberapa beberapa program komputer pre-packed
(siap pakai), walaupun pada umumnya kebanyakan pemasangan sistem skala
besar membutuhkan proses pemrograman. Dan jika perusahaan akan mengubah
sistem lamanya ke sistem komputer baru, maka program-program yang sudah ada
saat ini perlu diubah sehingga mereka dapat mengoperasi sistem baru.
4. Dokumentasi Sistem Baru
Dokumentasi adalah salah satu bagian penting dalam implementasi sistem,
namun hal tersebut sering terlupakan. Salah satu alasan keengganan untuk
melakukan dokumentasi yang baik adalah pada umumnya pada programer
sebelumnya telah menerima pendidikan dan pelatihan bahasa pemrograman..
Pengembangan perangkat lunak tanpa melakukan dokumentasi adalah sesuatu hal
yang sia-sia karena dokumentasi yang baik dapat memberikan beragam manfaat
seperti : (1) Melatih karyawan baru, (2) Menyediakan bagi para programer dan
analisis beragam informasi yang bermanfaat untuk evaluasi program dan
modifikasi aktivitas di masa yang akan datang, (3) Menyediakan bagi para
auditor beragam informasi untuk melalukan evaluasi pengendalian internal, dan
(4) Membantu memastikan bahwa spersifikasi desain sistem telah terpenuhi.

5. Konversi File
Masalah yang sering ditemui dalam implementasi sistem adalah konversi
data. Dalam banyak kasus file-file yang disimpan secara manual harus dikonversi
dalam format komputer. Dan seringkali diperlukan untuk mengonversi dari suatu
komputer ukuran sedang ke komputer lainnya. Sebagai contoh, sebuah rencana

2
desain mungkin membutuhkan konversi pita file komputer ke dalam disket file.
Proses konversi dapat menjadi proses yang mahal dan makan waktu, terutama
dalam kasus mengonversi file manual ke dalam file komputer.
6. Operasi Pengujian
Sebelum sebuah sistem betul-betul diimplementasikan, sistem tersebut
harus telah diuji secara cermat secara keseluruhan. Ada tiga pendekatan dasar
yang bisa digunakan untuk menguji akhir suatu sistem yaitu : (1) Pendekatan
langsung, (2) operasi pararel, (3) konversi modular. Sebagai contoh, sistem
akuntansi yang baru dibagi dalam beberapa modul, seperti modul untuk piutang
dagang, hutang dagang, persediaan, dan jurnal umum. Dalam pendekatan ini
modul persedian diimplementasikan terlebih dahulu. Setelah perusahaan merasa
puas dengan modul tersebut, modul lainnya pun menyusul untuk
diimplementasikan. Kekurangan utama proses konversi modular adalah lamanya
waktu pengujian. Proses ini akan dapat menunda implementasikan akhir untuk
sebuah sistem baru, sehingga tidak praktis.

11.2.3. Mengevaluasi Sistem Baru

Sebuah sistem baru diimplementasikan, bukan berarti segala sesuatunya
telah selesai, melainkan masih banyak pekerjaan yang harus dikerjakan. Proses
tindak lanjut diperlukan untuk memastikan bahwa sistem baru beroperasi sesuai
yang direncanakan. Banyak pendekatan yang bisa digunakan dalam proses tindak
lanjut dan evaluasi seperti observasi, kusioner, pengukuran kinerja, dan uji
banding. Singkatnya, dalam setiap implementasi sistem akan memunculkan
beragam permasalahan dan oleh karena itu perlu tindak lanjut yang memadai.
11.3. Merencanakan dan Mengorganisasi Proyek Sistem
Istilah proyek merujuk pada aplikasi tertentu yang telah disetujui untuk
dikembangkan. Sekali persetujuan telah diperoleh, manajemen proyek dimulai
dan hal ini berarti segala sesuatu yang berhubungan dengan analisis detail, desain,
pemrograman, pengujian, implementasi, operasi, dan perawatan proyek juga
dimulai.
11.3.1. Seleksi Proyek
Seleksi proyek biasanya merupakan tanggung jawab dari komite pengarah
atau unit organisasi lainnya yang bertujuan memastikan adanya partisipasi aktif
pengguna dalam proses seleksi. Proses seleksi proyek pada organisasi yang besar

3
dapat sangat formal, dengan dokumen proposal proyek yang menyajikan analisis
mendetail tentang perkiraan biaya dan manfaat, baik yang nersifat finansial
maupun nonfinansial.
11.3.2. Tim Proyek
Tenaga kerja adalah sumber daya dasar di setiap proyek sistem. Salah satu
tugas penting dalam proyek manajemen adalah menyusun dan membentuk sebuah
tim proyek yang sesuai. Salah satu anggota tim proyek harus dipilih menjadi
pimpinan proyek agar mampu memfokuskan tanggung jawab pengendalian untuk
proyek tersebut.
1. Tanggung Jawab Pimpinan Proyek
Pimpinan proyek memiliki tanggung jawab langsung pada komite
pengarah dalam hal kemajuan proyek dan penyelesaiannya. Tiap anggota dalam
sebuah tim proyek tetap mempertahankan garis pertanggungjawabannya pada
manajer atau penyelia departemennya. Untuk aktivitas-aktivitas proyek, setiap
anggota tim proyek harus melapor kepada pimpinan proyek.
2. Ketidakpastian Proyek
Permasalahan utama yang dihadapi oleh setiap tim proyek adalah
ketidakpastian yang berkaitan dengan aplikasi sebuah proyek. Ketidakpastian juga
sering muncul dalam pengembangan sistem. Sekali sebuah desain sistem
ditetapkan, pada programmer harus menginterpretasikan rincian spesifikasi dan
menuliskan perangkat lunak yang diperlukan

11.3.3. Menguraikan Proyek Menjadi Tugas dan Tahapan

Untuk merencanakan dan mengendalikan sebuah proyek dengan efektif,
dibutuhkan uraian tugas-tugasyang ada ke dalam sebuah daftar rincian tugas dan
tahapan. Jika sebuah proyek telah dengan baik diurai dalam komponen-komponen
yang lebih kecil dalam sebuah siklus hidup sitem, maka proyek tersebut makin
mudah untuk dikendalikan dan dipahami oleh siapa saja.

11.3.4. Estimasi Waktu

Mengestimasi dengan akurat waktu penyelesaian sebuah system
merupakan suatu hal yang sulit karena adanya ketidakpastian dalam
pengembangan system. Estimasi yang buruk terhadap waktu penyelesaian tugas
akan membatasi efektivitas teknik-teknik manajemen proyek yang digunakan.

4
Akurasi estimasi penyelesaian proyek sebagian tergantung pada pengalaman
manajemen proyek terdahulu dalam sebuah organisasi.
1. Teknik-Teknik Pengukuran Kerja
Pendekatan paling mudah untuk mengestimasi adalah menebak,yang
berarti tidak ada perhitungan resmi yang digunakan. “Tebakan estimasi”
didasarkan pada pengalaman terdahulu dalam proyek atau tugas yang sejenis.
Pendekatan –pendekatan lainnya yang bisa digunakan untuk mengestimasi
biasanya berdasarkan pada konsep pengukuran kerja.
2. Akurasi Estimasi
Estimasi yang dibuat pada tahap-tahap awal sebuah proyek biasanya dapat
diperkirakan sedikit tidak akurat,walaupun estimasi tersebut telah dipersiapkan
dengan baik. Untuk alas an inilah “guesstimate” seringkali digunakan pada tahap-
tahap awal sebuah proyek daripada perhitungan yang mendetail. Estimasi awal ini
kemudian direvisi seiring hasil yang didapat dari proyek tersebut melalui
aktivitas-aktivitas yang dilakukannya. Pendekatan ini mencerminkan fakta praktis
yang terdapat dalam sebuah proyek,yang pada tahap ini memberikan bentuk,yaitu
menyisakan yang ada selanjutnya untuk dikerjakan berdasarkan semua yang telah
diselesaikan dan yang berarti akan lebih terprediksi dan dapat lebih dikendalikan.

11.3.5. Akuntansi Proyek

Pengendalian atau pengawasan proyek ditetapkan dengan menentukan
serangkaian tujuan yang dapat diukur untuk setiap tahap dan tugas dalam
keseluruhan proyek,membandingkan laporan kinerja actual dengan tujuan-tujuan
tersebut,dan mengevaluasi setiap penyimpangan signifikan yang terjadi terhadap
rencana proyek yang telah disusun.

1. Operasi Sistem
Diperlukan sistem akuntansi proyek yang mampu menelusuri dan
memantau biaya-biaya yang terjadi selama masa proyek dan memberikan laporan
ringkas pada saat proyek selesai, guna memastikan terjadinya kontrol proyek yang
efektif, baik apakah biaya-biaya proyek tersebut dialokasikan pada pengguna
dalam konteks sistem pertanggungjawaban akuntansi atau tidak. Sistem akuntansi

5
proyek dapat berupa manual atau otomatis. Perusahaan yang umumnya
mengerjakan beberapa proyek dalam waktu yang bersamaan tentu membutuhkan
sistem yang otomatis guna memastikan laporan status proyek dapat siap tepat
waktu.
2. Tingkat Rincian
Pada setiap sistem pengendalian produksi, detail yang dibutuhkan oleh
sistem akuntansi proyek harus diperhatikan agar tidak terlalu banyak atau terlalu
sedikit. Tingkat yang memadai dalam detail atau seberapa rinci data yang
dibutuhkan harus ditentukan oleh manajemen proyek.

11.4. Pengendalian Sumber Daya Sistem Informasi

Sejumlah faktor yang terkait dengan sistem informasi merupakan hal
penting bagi manajemen dari sisi pengawasan, namun tidak dapat diukur dalam
satuan moneter. Pengukuran kinerja perangkat keras meliputi utilisasi sistem,
system downtime, dan responsivitas sistem.
Pengukuran terhadap utilitas sistem biasanya menggunakan beberapa
rasio. Sedangkan downtime adalah persentase waktu yang digunakan oleh mesin.
Sederhananya, downtime merupakan laporan total jumlah jam kerja mesin tidak
bekerja dalam suatu bulan. Statistik downtime sangat bermanfaat mengevaluasi
efektivitas perangkat keras. Faktor nonkuantitatif lainnya untuk mengontrol
perangkat keras adalah kinerja perangkat lunak. Pendekatan paling baik dalam
mengevaluasi kinerja perangkat lunak adalah melakukan survei sistem terhadap
pengguna.
Terakhir, penting untuk melakukan pengendalian yang terkait dengan para
personel. Beragam jenis laporan lainnya dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja
personel seperti:

a. Laporan kinerja spesialis entri data. Laporan ini meliputi beberapa laporan
statistik seperti jumlah data yang dimasukkan per jamnya atau jumlah
record data yang dimasukkan per jamnya.
b. Laporan yang mengevaluasi efisiensi para operatir sistem. Laporan ini
meliputi beberapa laporan statistik yang terkait dengan beberapa faktor
seperti lama waktu yang diperlukan untuk memproses sebuah pita data.

6
 c. Laporan-laporan yang terkait dengan efisiensi personel yang memperbaiki
perangkat keras. Laporan-laporan tersebut meliputi beberapa laporan
statistik tentang jumlah pekerjaan-pekerjaan perbaikan dan rata-rata lama
waktu yang dibutuhkan untuk tiap pekerjaan perbaikan, yang diurai dalam
beberapa kategori perbaikan.

11.4.1. Auditing Sistem Informasi

Banyak perusahaan menggunakan internal auditor atau eksternal auditor
untuk mengaudit atau memeriksa sistem informasi. Minat akuntan dalam proses
audit sistem informasi ini cenderung berfokus pada pengendalian internal.
Pendekatan umum yang banyak diikuti auditor adalah berusaha mendapatkan
deskipsi rinci sistem pengendalian internal. Kemudian auditor akan melakukan
pengujian kelayakan. Pada akhirnya, auditor akan menguji beberapa transaksi
yang dilakukan melalui sistem tersebut. Dalam sistem yang memiliki sejumlah
besar kontrol internal, para auditor dapat menggunakan pengambilan sampel
transaksi secara statistik.
11.4.2. Memelihara dan Memodifikasi Sistem
Demi tujuan pengendalian, penting untuk seluruh modifikasi yang
dilakukan terhadap perangkat lunak sistem dan skema data untuk senantiasa dikaji
ulang secara formal dan disetujui oleh sebuah komite manajer dan spesialisasi
sistem. Pada saat disetujui, permintaan tersebut harus dirujuk kepada programer
sistem atau programer aplikasi yang sesuai untuk implementasinya. Programer ini
harus bekerja sesuai prioritas yang telah ditetapkan sebelumnya.Perangkat lunak
ini setelah dimodifikasi harus dikaji ulang secara cermat dan kemudian dipasang
oleh seseorang yang independen dan secara cermat harus didokumentasikan
seluruh modifikasi sistem ini.

7
 REFERENSI
Bodnar, George H, dan Hopwood, William S. 2006. Sistem Informasi Akuntansi,
Edisi 9. Yogyakarta : ANDI.