Anda di halaman 1dari 127

PROGRAM STUDI DIPLOMA 3

Manajemen Informatika

Modul Praktek
Otomasi
Perkantoran
PROGRAM STUDI DIPLOMA 3 MANAJEMEN INFORMATIKA

Modul Praktek Otomasi


Perkantoran

Hernawati Gohzali, S.Kom.

 STMIK MIKROSKIL
Kampus A : Jl Thamrin No 124 Medan
Kampus B : Jl Thamrin No 140 Medan
Kampus C : Jl Thamrin No 112 Medan
Telp : 061 4573767, 4533708, 4533705 Fax : 061 4567789
Daftar Isi

1. Pengenalan Microsoft Word 2010 ........................................1


1.1. Memulai Word .......................................................................... 1
1.2. Mengatur Konfigurasi Word ..................................................... 3
1.3. Fitur baru pada Word ............................................................... 7
2. Pengolahan Dokumen .......................................................11
2.1 Memindahkan Insertion Point ................................................. 11
2.2 Menyisip Teks ........................................................................ 12
2.3 Memilih Teks .......................................................................... 13
2.4 Menghapus Teks.................................................................... 14
2.5 Membatalkan Perintah dan Mengulang Perintah ................... 15
2.6 Menyalin Teks ........................................................................ 15
2.7 Memindahkan Teks ................................................................ 16
2.8 Menyisipkan Tanggal dan Waktu ........................................... 16
2.9 Menggunakan Fasilitas Navigation Pane .............................. 17
2.10 Mencari dan Mengganti Teks ................................................ 18
2.11 Menggunakan Fasilitas Go To .............................................. 20
2.12 Menyisipkan Simbol .............................................................. 20
2.13 Menyisipkan naskah dari file lain........................................... 21
2.14 Menyimpan dan mengamankan dokumen ............................ 22
2.15 Menutup program MS. Word ................................................. 23
3. Pemformatan Teks ............................................................28
3.1. Memformat teks ..................................................................... 28
3.2. Memformat Text Effect ........................................................... 32
3.3. Menggunakan Change Case ................................................. 33
3.4. Menggunakan Drop Cap ........................................................ 34
3.5. Mengatur Jarak Spasi Antar Karakter .................................... 35
3.6. Mengatur Jarak Spasi Antar Baris.......................................... 36
3.7. Mengatur Perataan Teks........................................................ 37
3.8. Mengatur Tab Stop ................................................................ 38
4. Penomoran Otomatis .........................................................43
4.1 Membuat Penomoran Otomatis ............................................. 43
4.2 Penomoran Otomatis Berupa Simbol ..................................... 46
4.3 Penomoran Bertingkat ........................................................... 48
4.4 Penomoran Bertingkat Dengan Simbol .................................. 50
5. Format Kolom ....................................................................58
5.1 Format Kolom pada Dokumen ............................................... 58
5.2 Mengatur Jarak AntarKolom .................................................. 60
5.3 Menyeimbangkan Isi Kolom ................................................... 60

i
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

6. Bekerja dengan Tabel ........................................................63


6.1 Membuat dan Mengenal Bagian – Bagian Tabel ................... 63
6.2 Menyisipkan baris dan kolom ................................................. 66
6.3 Menghapus baris dan kolom .................................................. 69
6.4 Memecah dan menggabung sel ............................................. 70
6.5 Memisah Tabel....................................................................... 71
6.6 Perhitungan pada Tabel ......................................................... 72
6.7 Format table dengan Autoformat............................................ 73
7. Bekerja dengan Objek .......................................................77
7.1 Menyisipkan Objek Gambar (Picture) .................................... 77
7.2 Menyisipkan Gambar Clip Art ................................................ 78
7.3 Menyisipkan Gambar dari Program Lain ................................ 79
7.4 Format Gambar pada Dokumen ............................................ 80
7.5 Menyisipkan Objek Shape ..................................................... 82
7.6 Mengelola Objek Shape ......................................................... 83
8. WordArt .............................................................................88
8.1 Menyisipkan Objek WordArt ................................................... 88
8.2 Mengubah Warna Objek WordArt .......................................... 89
8.3 Memberi Efek pada Objek WordArt........................................ 91
9. SmartArt ............................................................................94
9.1. Membuat Diagram SmartArt .................................................. 94
9.2. Mengedit Diagram SmartArt ................................................... 95
10. Microsoft Equation Editor ................................................. 102
11. Mail Merge ....................................................................... 107
11.1 Membuat Dokumen Induk ................................................... 107
11.2 Menyisipkan Nama Field dalam Dokumen Induk ................ 114
11.3 Menampilkan Hasil Penggabungan..................................... 115
12. Mail Merge (Lanjutan) ...................................................... 118
12.1 Menyisipkan Word Field dalam Dokumen Induk ................. 118

ii
1
Modul
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Pengenalan Microsoft Word 2010


1.1. Memulai Word
Langkah – langkah yang digunakan untuk menjalankan atau
membuka aplikasi MicrosoftWord 2010 adalah:
1. Klik tombol Start yang ada pada taskbar, pilih menu All Programs
kemudian pilih Microsoft Office dan klik pada pilihan Microsoft
Word 2010 sehingga muncul tampilan animasi awal dari Microsoft
Word 2010 sebagai berikut :

Gambar 1.1. Tampilan animasi awal


2. Beberapa saat kemudian akan tampil lembar kerja Microsoft Word
2010 yang masih kosong dengan nama Document1 seperti gambar
berikut :

1
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 1.2. Lembar kerja Ms. Word 2010


Keterangan :
 Tab, berisi grup – grup yang terdapat dalam Ms. Word
diantaranya :
 Tab File , berisi beberapa perintah standard dalam
pengoperasian dokumen seperti membuka / menutup file
dokumen , menyimpan dokumen , mencetak dokumen
dansebagainya.
 Tab Home , berisi tombol perintah untuk memformat
dokumen.
 Tab Insert , berisi tombol perintah untuk menyisipkan
objek seperti picture, clipart , diagram / chart ,
pengaturan halaman , dansebagainya.
 Tab Page Layout , berisi tombol perintah untuk pengaturan
halaman , pemberian efek tema , format halaman serta tata
letak halaman .
 Tab References , berisi tombol perintah untuk membuat
daftar isi, catatan kaki (footnote), indeks dansebagainya.

2
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

 Tab Mailings , berisi tombol perintah untuk mengolah surat


massal, label serta amplop.
 Tab Review , berisi tombol perintah yang mengatur lembar
kerja Ms. Word meliputi spelling , translate , new comment ,
proteksi data dansebagainya.
 Tab View , berisi tombol perintah untuk mengatur tampilan
halaman, ukuran halaman atau ukuran jendela.
 Grup, bagian yang berisi sekumpulan tombol – tombol perintah
yang terletak di dalam tab.
 Quick Access Toolbar, toolbar standard yang berisi tombol
perintah yang sering digunakan seperti tombol Save, Undo dan
Redo.
 Tombol Kotak Dialog , terletak disebelah kanan grup dan
berfungsi untuk membuka kotak dialog.

 Minimize The Ribbon , berfungsi untuk menyembunyikan


kumpulan grup yang berisi tombol – tombol perintah.

 Tanda Tabulasi , merupakan tombol pengatur jarak paragraf


dari posisi margin kiri.
 Mistar / Ruler , untuk mengatur ukuran tampilan dokumen
serta indentasi.
 Zoom Level , bagian yang berisi tombol – tombol perintah untuk
mengatur besar kecilnya tampilan lembar kerja.
 Pengatur Tampilan Lembar Kerja , berisi sederetan tombol
perintah untuk mengatur tampilan lembar kerja dokumen.
 Status bar , berisi informasi tentang halaman yang sedang aktif,
seperti nomor urut halaman atau jumlah halaman.

1.2. Mengatur Konfigurasi Word


Beberapa pengaturan (setting) konfigurasi yang bisa dilakukan pada
word, diantaranya :

3
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

1. Menambah / menghapus tombol perintah pada Quick Access


Toolbar.
Langkah yang dapat dilakukan adalah :
a. Pada bagian Quick Access Toolbar, klik tombol customize
quick access toolbar hingga muncul daftar menu seperti berikut

Gambar 1.3 Tampilan perintah Customize Quick Access Toolbar


Bila dilakukan pemilihan terhadap menu yang ada maka pada
bagian quick access toolbar akan bertambah tombol perintah
sesuai menu pilihan.
b. Penghapusan tombol perintah yang terdapat di quick access
toolbardapat dilakukan dengan cara klik kanan pada tombol
yang akan dihapus kemudian pilih Remove from Quick Access
Toolbar .
2. Menampilkan atau menyembunyikan mistar / ruler.
Langkah – langkah yang dapat dilakukan untuk menampilkan atau
menyembunyikan garis mistar adalah :
a. Pastikan lembar kerja Ms. Word tampil dengan pilihan Print
Layout.

4
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

b. Klik View Ruler yang terletak di bagian paling kanan garis


mistar untuk menampilkan / menyembunyikan garis mistar,
atau
c. Klik pada tab View dan dalam grup Show, klik pilihan Ruler (
perhatikan gambar berikut ).

Gambar 1.4 Tampilan tombol Ruler


3. Menampilkan atau menyembunyikan garis batas pengetikan (
margin )
Langkah untuk menampilkan atau menyembunyikan garis margin
adalah sebagai berikut :

a. Klik pada tab File, kemudian pilih hingga


muncul kotak dialog Word Options.
b. Aktifkan pilihan Advanced di sebelah kiri, kemudian pada
kelompok Show document content yang ada di bagian kanan,
aktifkan kotak cek Show text boundaries seperti gambar
berikut ini :

Gambar 1.5 Kotak dialog Word Option – Pengaturan Margin


c. Akhiri dengan klik OK.
5
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

4. Mengubah ukuran dari inchi menjadi centimeter


Secara default ukuran yang digunakan dalam Word 2010 adalah
inchi. Untuk mengubah ukuran dari inchi ke centimeter adalah :
a. Klik pada tab File , kemudian pilih Options sehingga muncul
kotak dialog Word Options.
b. Klik pilihan Advances, pada kelompok Display lakukan
pengubahan ukuran ke centimeter dibagian Show
measurements in units of seperti pada gambar berikut ini :

Gambar 1.6 Kotak dialog Word Option – Pengaturan Ukuran


5. Mengubah ukuran tampilan dokumen
Tampilan dokumen kerja Ms. Word sebenarnya masih dapat diubah
sesuai kebutuhan. Adapun langkah – langkah untuk mengubah
ukuran tampilan dokumen adalah :
a. Aktif pada dokumen yang akan diubah tampilan ukuran lembar
kerjanya.
b. Pada bagian pengatur ukuran lembar kerja, geser slider ke arah
kanan atau kiri untuk memperbesar atau memperkecil tampilan
lembar kerja dokumen. Lihat gambar berikut :

6
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 1.7 Slider Zoom pada lembar kerja


c. Dapat juga dilakukan melalui tab View, kemudian pada grup
Zoom klik Zoom.

1.3. Fitur baru pada Word


Aplikasi Word 2010 memiliki fitur baru yang merupakan
penyempurnaan dari fitur sebelumnya yaitu :
1. Menu File yang berada disebelah kiri atas apabila diklik akan
terlihat beberapa pilihan menu. Pilihan ini pada Word 2007
ditiadakan, namun pada versi sebelumnya terdapat menu File, dan
ini merupakan perbaikan sebagai penyempurnaan.
2. Text Effects yang berada pada tab Home dan dalam grup Font.
Fitur ini berfungsi memberikan efek pada teks.

7
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 1.8 Pilihan Menu Text Effect


3. Screenshot yang berada pada tab Insert dalam grup Illustrations.
Fitur ini berfungsi untuk mengambil tampilan di layar (capture).

Gambar 1.9 Icon Screenshoot


4. Word Art yang telah disempurnakan yang berada pada tab Insert
dalam grup Text.

Gambar 1.10 Pilihan Menu Word Art


8
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

5. Pilihan menu shortcut yang memberikan banyak pilihan menu.

Gambar 1.11 Tampilan Menu Shortcut


6. Pilihan Paste Option yang memberikan keleluasaan dalam pilihan
Paste.

Gambar 1.12 Pilihan Menu Paste


7. Document Protection yang berfungsi memberikan keamanan
terhadap data yang dibuat, karena dokumen akan dilengkapi
dengan password.

9
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 1.13 Pilihan Menu Protect Dokumen


8. Fitur Word Count yang berfungsi untuk mengetahui jumlah kata,
karakter, paragraf danlain-lain dari dokumen yang diketik. Fasilitas
ini berada dalam tab Review grup Proofing.

Gambar 1.14 Kotak dialog Word Count

10
2
Modul
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Pengolahan Dokumen
Hal utama yang harus dilakukan dengan program pengolah kata adalah
proses pengetikan teks. Adapun langkah – langkah untuk mengetik teks
pada lembar kerja Ms. Word 2010 sebagai berikut :
1. Buka program Ms. Word 2010 sehingga akan ditampilkan lembar
kerja baru yang kosong dengan posisi insertion point ada di baris
paling atas kiri dari dokumen.
2. Sebelum mengetik perhatikan terlebih dahulu beberapa
keterangan berikut :
a. Untuk mengakhiri sebuah paragraf tekan tombol enter pada
keyboard dan Ms. Word akan menampilkan tanda (paragraf
mark) sebagai tanda akhir paragraf. Paragraf mark tersebut
dapat ditampilkan atau disembunyikan dengan memilih tombol
Show/Hide yang terdapat pada tab Home dalam grup
Paragraf.
b. Saat naskah atau teks sudah mencapai batas pengetikan, secara
otomatis Ms. Word akan menggulung naskah atau teks tersebut.

2.1 Memindahkan Insertion Point


Insertion Point adalah garis lurus vertikal yang berkedip pada
lembar kerja dan berfungsi untuk menuntun dan menunjukkan posisi
tempat dilakukan pengetikan. Insertion point dapat dipindahkan
dengan menggunakan mouse atau keyboard. Untuk memindahkan
insertion point dengan mouse, arahkan pointer mouse ke posisi teks
dimana insertion point akan dipindahkan, lalu klik mouse. Sedangkan
untuk memindahkan insertion point menggunakan keyboard bisa
dilakukan dengan perintah berikut :
Tabel 2.1. Tabel perintah memindahkan insertion point
Untuk pindah Perintah

Satu karakter ke kiri 

Satu karakter ke kanan 

11
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Satu baris ke atas 

Satu baris ke bawah 

Satu kata ke kiri Ctrl + 

Satu kata ke kanan Ctrl + 

Ke akhir baris End

Ke awal baris Home

Ke awal paragraf aktif Ctrl + 

Ke awal paragraf sebelumnya Ctrl +  dua kali

Ke awal paragraf berikutnya Ctrl + 

Naik satu layar Page Up

Ke bawah satu layar Page Down

Baris terakhir layar aktif Ctrl + Page Down

Baris awal layar aktif Ctrl + Page Up

Baris pertama halaman sebelumnya Alt + Ctrl + Page Up

Baris pertama halaman berikutnya Alt + Ctrl + Page Down

Akhir dokumen Ctrl + End

Awal dokumen Ctrl + Home

2.2 Menyisip Teks


Setelah selesai mengetik sebuah paragraf pada lembar kerja Ms.
Word 2010, pastikan semua teks tertulis dengan tepat tidak hanya
tentang ejaan, tetapi juga mencakup tata letak teks tersebut. Jika
diantara paragraf terdapat teks yang kurang tepat atau salah ketik,
maka dapat disisipkan teks baru. Langkah untuk menyisipkan teks
didalam naskah adalah :
1. Pindahkan insertion point ke posisi dimana teks akan disisipkan.
2. Selanjutnya ketik teks yang akan disisipkan sehingga teks yang
disisipkan akan menggeser teks yang ada dikanannya.

12
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 2.1 Proses Penyisipan Teks

2.3 Memilih Teks


Teks atau naskah yang sudah selesai diketik pada program Ms.
Word, akan ada kemungkinan untuk melakukan pemformatan.
Pemformatan pada teks dapat dilakukan dengan cara memilih atau
memblok teks yang akan diformat dengan menggunakan mouse
ataupun keyboard. Berikut ini merupakan langkah – langkah untuk
memilih teks dengan menggunakan mouse :
Tabel 2.2. Tabel perintah memilih teks dengan mouse
Untuk memilih Perintah

Satu kata Klik dua kali pada teks

Satu baris Klik area seleksi sejajar dengan posisi


baris yang dipilih

Beberapa baris Klik tahan dan geser mouse di area


seleksi yang sejajar dengan posisi baris –
baris teks yang dipilih

Satu kalimat Tekan Ctrl dan klik kalimat yang dipilih

Satu paragraf Klik tiga kali paragraf

Memilih beberapa teks atau kata Pilih satu kata pertama, tekan Ctrl lalu
secara acak pilih kata berikutnya

Memilih beberapa teks atau kata Letakkan insertion point di awal teks
secara berurutan yang akan dipilih, lalu tekan Shift,
kemudian klik pada akhir posisi teks yang
akan dipilih

Beberapa teks secara vertikal Tekan Alt lalu klik dan geser mouse
secara vertikal

13
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Sedangkan untuk memilih teks menggunakan keyboard langkah –


langkahnya dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 2.3. Tabel perintah memilih teks dengan keyboard
Untuk memilih Perintah

Satu karakter ke kanan Shift + 

Satu karakter ke kiri Shift + 

Sampai akhir sebuah kata Ctrl + Shift + 

Sampai awal sebuah kata Ctrl + Shift + 

Sampai akhir baris Shift + End

Sampai awal baris Shift + Home

Satu baris ke bawah Shift + 

Satu baris ke atas Shift + 

Sampai akhir paragraf Ctrl + Shift + 

Sampai awal paragraf Ctrl + Shift + 

Satu layar ke bawah Shift + Page Down

Satu layar ke atas Shift + Page Up

Sampai akhir dokumen Ctrl + Shift + End

Sampai awal dokumen Ctrl + Shift + Home

Seluruh dokumen Ctrl + A

2.4 Menghapus Teks


Kemungkinan untuk melakukan kesalahan dalam pengetikkan teks
sangat besar jika kita kurang teliti. Untuk memperbaiki teks yang salah,
mungkin teks yang lama harus dihapus. Adapun langkah untuk
menghapus teks adalah :
1. Aktifkan insertion point di depan atau di belakang teks yang akan
dihapus.
2. Pilih salah satu cara berikut untuk menghapus teks :
Tabel 2.4. Tabel perintah menghapus teks

14
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Untuk menghapus Perintah

Sebuah kata di depan insertion point aktif Tekan Ctrl + Backspace

Sebuah kata di belakang insertion point Tekan Ctrl + Delete


aktif
Tiap karakter di depan insertion point aktif Tekan Backspace

Tiap karakter di belakang insertion point Tekan Delete


aktif

2.5 Membatalkan Perintah dan Mengulang


Perintah
Setiap perintah yang pernah dijalankan pada teks seperti
menghapus, menyalin, memindah ataupun pemformatan lainnya masih
dapat dibatalkan. Untuk membatalkan perintah terakhir gunakan
tombol Undoyang terdapat pada Qiuck Access Toolbar. Sementara
untuk mengulangi perintah yang sudah pernah dilakukan sebelumnya
gunakan tombol Redo .

Gambar 2.2 Perintah Undo dan Redo pada Qiuck Access Toolbar

2.6 Menyalin Teks


Menyalin teks berarti menggandakan teks atau elemen lainnya dan
meletakkan atau menyisipkannya pada lokasi baru tanpa mengubah
teks atau elemen asli. Menyalin atau mengcopy dapat dilakukan dengan
perintah Copy  Paste. Langkah untuk menyalin teks adalah :
1. Pilih / blok teks yang akan disalin.

2. Pada tab Home grup Clipboard, klik tombol Copy atau


tekan Ctrl + C pada keyboard.
3. Letakan insertion point pada posisi dimana teks akan disalin.

Kemudian pada tab Home grup Clipboard klik tombol Paste


atau tekan Ctrl + V pada keyboard.

15
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 2.3 Proses Penyalinan Teks

2.7 Memindahkan Teks


Memindahkan satu atau beberapa teks, kalimat atau paragraf dapat
dilakukan dengan memberikan perintah Cut  Paste. Adapun langkah
untuk memindahkan teks adalah :
1. Pilih / blok teks yang akan dipindah.
2. Pada tab Home grup Clipboard pilih tombol Cut atau tekan
Ctrl + X pada keyboard.
3. Letakan insertion point pada posisi dimana teks akan dipindahkan.

Kemudian pada tab Home grup Clipboard klik tombol Paste


atau tekan Ctrl + V pada keyboard.

Gambar 2.4 Proses Memindahkan Teks

2.8 Menyisipkan Tanggal dan Waktu


Tanggal dan waktu dapat disisipkan ke dalam naskah tanpa perlu
diketik sehingga dapat mempermudah kerja . Langkah untuk
menyisipkan tanggal dan waktu adalah :
16
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

1. Letakkan insertion point pada posisi dimana tanggal dan waktu


akan disisipkan.
2. Pada tab Insert grup Text, pilih tombol . Pilih salah
satu bentuk format yang tersedia, kemudian akhiri dengan klik OK.

Gambar 2.5 Proses Penyisipan Date & Time

2.9 Menggunakan Fasilitas Navigation Pane


Navigation pane adalah salah satu fasilitas terbaru dari program
Ms. Word 2010 yang berfungsi untuk mempermudah dalam berpindah
halaman dan melihat sekilas konten yang terdapat dalam
dokumen.Selain itu, navigation pane juga sudah terintegrasi dengan
fasilitas searching, sehingga mudah untuk mencari, menelusuri atau
menyortir dokumen. Langkah untuk mengaktifkan navigation pane
adalah :
1. Buka file dokumen anda dan pastikan bahwa dokumen memiliki
heading atau judul di setiap paragrafnya.
2. Kemudian, aktifkan kotak cek navigation pane yang terdapat pada
tab Viewgrup Show hingga muncul kotak dialog navigation di
sebelah kiri lembar kerja.
3. Navigation pane memiliki tiga tampilan berbeda yaitu :
a. Browse the headings in your document, untuk menampilkan
judul (heading) dari setiap paragraf.
b. Browse the page in your document, untuk menampilkan
halaman - halaman dari dokumen yang aktif.
c. Browse the result from your current search, untuk
menampilkan paragraf – paragraf yang mengandung teks yang
akan dicari.

17
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Selain memiliki tampilan yang berbeda, navigation pane juga


terintegrasi atau terhubung langsung dengan perintah Find, Replace,
dan Go To.

Gambar 2.6 Kotak Dialog Navigation Pane

2.10 Mencari dan Mengganti Teks


Mencari dan mengganti teks merupakan fasilitas untuk mengganti
kata yang kurang tepat pada suatu paragraf atau seluruh kata dan
menggantinya dengan kata lain. Fasilitas ini sudah terintegrasi dengan
fasilitas Navigation Pane. Berikut ini merupakan langkah untuk
mencari teks tertentu dalam dokumen :

1. Pada tab Home grup Editing, klik tombol perintah


sehingga memunculkan kotak dialog navigation pane.

Gambar 2.7 Tampilan tab Home – Menu Find


2. Ketikkan teks yang mau dicari pada bagian kotak Search
Document. Hasil pencarian terhadap teks akan ditandai dengan
background warna yang berbeda. Disamping itu, kalimat yang

18
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

mengandung teks tersebut juga akan ditampilkan dibagian bawah


kotak Search Document.

Gambar 2.8 Kotak Dialog Navigasi Pencarian

Sedangkan untuk melakukan pencarian dan sekaligus mengganti


teks dapat dilakukan dengan langkah berikut :
1. Pada tab Home grup Editing, klik tombol perintah
hingga tampil kotak dialog Find and Replace.

Gambar 2.9 Tampilan tab Home – Menu Replace


2. Pada tabulasiReplace, ketik teks yang akan diganti pada kotak
Find What, kemudian ketikkan juga teks penggantinya pada kotak
Replace With.

Gambar 2.10 Kotak Dialog Find and Replace dengan tabulasi


Replace
19
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

3. Klik tombol Replace untuk mencari dan mengganti teks yang


ditemukan secara bertahap. Atau bisa juga dilakukan dengan
mengklik Replace All untuk mencari dan mengganti semua teks
yang ditemukan secara langsung.

2.11 Menggunakan Fasilitas Go To


Fasilitas Go to berfungsi untuk berpindah ke bagian tertentu dari
dokumen, seperti halaman, baris, section, tabel, objek dan sebagainya.

Fasilitas Go to bisa ditemukan pada tombol atau didalam


navigation pane. Berikut ini merupakan langkah untuk menggunakan
fasilitas Go to :

1. Pada tab Home grup Editing, klik drop down tombol dan
pilih hingga tampil kotak dialog Find and Replace.

Gambar 2.11 Tampilan tab Home – Menu Go To


2. Pilih item lokasi yang akan dituju dalam kotak pilihan go to what.
Misalkan pilih page untuk menuju ke halaman tertentu.

Gambar 2.12 Kotak dialog Find and Replace dengan tabulasi Go To


3. Ketikkan nomor halaman yang dituju pada kotak Enter page
number, kemudian klik Go To.

2.12 Menyisipkan Simbol


Ketika mengetik sebuah naskah, terkadang ada simbol – simbol
yang harus disisipkan. Tidak semua simbol dapat ditampilkan melalui
keyboard. Ms. Word menyediakan banyak simbol baik berupa karakter
20
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

maupun objek gambar yang dapat disisipkan ke dalam dokumen.


Langkah untuk menyisipkan simbol ke dalam dokumen Ms. Word
adalah :

1. Pada tab Insert grup Symbol pilih tombol .

Gambar 2.13 Tampilan tab Insert – Menu Symbol


2. Pilih salah satu simbol yang tersedia atau klik pada menu More
symbol untuk membuka kotak dialog Symbol yang berisi
serangkaian simbol yang lebih lengkap.

Gambar 2.14 Kotak Dialog Symbol


3. Aktifkan tabulasi Symbol, pilihan Font menyediakan beberapa
jenis pilihan simbol dengan bentuk atau format yang berbeda.
4. Setelah memilih salah satu simbol yang akan disisipkan maka
selanjutnya klik tombol Insert.

2.13 Menyisipkan naskah dari file lain


Langkah untuk menyisipkan naskah dari file lain adalah :
1. Aktifkan insertion point pada lokasi dimana naskah akan
disisipkan.

21
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

2. Pada tab Insert grup Text klik drop down tombol ,


kemudian klik pada pilihan Text From File sehingga memunculkan
kotak dialog Insert File.
3. Pilih lokasi file naskah yang akan disisipkan kemudian pilih nama
filenya dan klik OK.

2.14 Menyimpan dan mengamankan dokumen


Ada beberapa dokumen yang mungkin perlu diproteksi dengan
tujuan agar dokumen yang sangat penting tetap terjaga kerahasiaannya
sehingga tidak ada orang lain yang bisa mengubahnya. Langkah untuk
menyimpan dan mengamankan dokumen adalah :
1. Pada tab File klik tombol Save As hingga muncul kotak dialog Save
As.

Gambar 2.15 Kotak Dialog Save As


2. Kemudian klik tombol Tools dan pilih perintah General Options.

Gambar 2.16 Pilihan tombol Tools pada kotak dialog Save As


3. Selanjutnya akan tampil kotak dialog General Options yang
mengharuskan untuk membuat / mengetikkan password.
4. Ketikkan password di kotak Password to open untuk
memproteksi saat dokumen dibuka dan ketikkan password di
22
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

kotak Password to modify untuk memproteksi dokumen dari


proses modifikasi. Kemudian klik tombol OK.

Gambar 2.17 Kotak Dialog Pengetikan Password


5. Akan muncul kotak konfirmasi yang mengharuskan kita untuk
mengetik ulang password di bagian Reenter password to open
lalu klik OK untuk kembali ke kotak dialog Save As.

Gambar 2.18 Kotak Dialog Konfirmasi Password


6. Setelah selesai mengetik nama file, maka dokumen dapat disimpan
dengan menekan tombol Save.

2.15 Menutup program MS. Word


Setelah selesai bekerja dengan aplikasi Ms. Word 2010, maka
aplikasi dapat ditutup dengan langkah sebagai berikut :

1. Klik pada tab File kemudian klik tombol


2. Atau tekan tombol Close yang terdapat di sebelah kanan atas
aplikasi Ms. Word 2010.

Contoh Praktek
1. Ketiklah dokumen berikut ini :

23
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 2.19 Tampilan dokumen contoh 1

2. Pada naskah diatas terdapat kata Hardware Computer dan


Software Computer (yang ditandai dengan tulisan berwarna
merah) akan diganti dengan hardware komputer dan software
komputer. Ikuti langkah berikut untuk melakukan pergantian kata !
a. Pada tab Home grup Editing klik sehingga muncul
kotak dialog berikut :

Gambar 2.20 Kotak dialog Find and Replace dengan tabulasi


Replace
b. Sebagai contoh kata yang akan diganti terlebih dulu adalah kata
“hardware computer”, maka pada bagian
 Find what diisi dengan hardware computer,
 Replace with diisi dengan hardware komputer
c. Setelah itu diklik tombol Replace, maka kata tersebut segera
tergantikan.
24
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

d. Lakukan hal yang sama pada kata “software computer”.

3. Setelah naskah selesai dimodifikasi, saatnya untuk melakukan


penyimpanan terhadap dokumen tersebut dengan nama file
“contoh1.docx” pada direktori “word” !
Adapun langkah untuk menyimpan file tersebut adalah :
a. Pada tab File klik tombol Save As hingga muncul kotak dialog
Save As.
b. Pada bagian save in, pilih direktori “word” untuk melakukan
penyimpanan.
c. Kemudian ketikkan nama file yaitu contoh1 pada bagian kotak
File name, seperti pada gambar berikut ini :

Gambar 2.21 Contoh Penyimpanan File “contoh1”


d. Setelah selesai lanjutkan dengan klik tombol “Save”.
4. Ketikkan kembali dokumen berikut ini :

Gambar 2.22 Tampilan dokumen contoh2

25
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Kemudian simpan dokumen diatas kedalam direktori “word”


dengan nama file “contoh2.docx” !

5. Sisipkan naskah dari dokumen “contoh2.docx” ke dokumen


“contoh1.docx” sehingga hasil gabungannya (diberi nama file
“contoh3.docx”) seperti gambar berikut :

Gambar 2.23 Tampilan dokumen contoh3


Berikut merupakan langkah untuk menggabungkan dokumen :
a. Buka kembali file contoh1.docx, kemudian pada akhir paragraf
tekan Enter.
b. Pada tab Insert grup Text klik dropdown menu Object,
kemudian pilih submenu Text From File sehingga muncul
kotak dialog Insert File.
c. Pilih direktori word, kemudian klik nama file contoh2.docx.
Setelah itu klik tombol Insert.
d. Simpan dokumen hasil gabungan dengan nama file contoh3

Tugas Praktek
1. Ketikkanlah dokumen berikut :

26
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

2. Simpan dokumen diatas dengan nama file “tugas1.docx” !

27
3
Modul
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Pemformatan Teks
Setelah naskah atau teks pada dokumen selesai diketikkan, maka
naskah tersebut perlu diformat agar lebih menarik, rapi dan sesuai
dengan kebutuhan. Format tersebut dapat berupa jenis dan ukuran
huruf, efek karakter dan lain sebagainya.

3.1. Memformat teks


Ada beberapa cara yang bisa digunakan untuk memformat naskah
atau teks, diantaranya :
1. Format teks melalui ribbon
Misalnya akan dilakukan pengubahan jenis dan ukuran teks
menggunakan fasilitas ribbon, maka cara yang dapat dilakukan
adalah :
a. Pilih atau blok teks yang mau diformat, contohnya untuk teks
Microsoft Word 2010.
b. Klik tab Home grup Font, kemudian klik icon Font.
c. Pilih jenis huruf yang diinginkan, misalnya Calibri.

Gambar 3.1 Memilih jenis font


d. Dengan cara yang sama klik icon Font Size untuk mengubah
ukurannya. Dalam hal ini ukuran yang dipilih adalah 20.

28
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 3.2 Memilih ukuran font


Selain dapat mengubah jenis dan ukuran teks, dapat juga
dilakukan pemformatan lain dari grup Font seperti pada tabel
berikut.
Tabel 3.1. Icon untuk memformat teks
Icon Perintah Keterangan

Font (Ctrl + Shift + Memilih jenis font


F)
Font Size (Ctrl + Memilih ukuran font
Shift + P)
Grow Font (Ctrl + >) Memperbesar
ukuran teks
(karakter)

Shrink Font (Ctrl + Menurunkan atau


<) mengecilkan ukuran
teks (karakter)

Change Case Mengubah teks dari


huruf besar semua
menjadi kecil semua
atau pilihan lain.

Clear Formatting Menghapus format


yang telah diberikan
pada teks.

Bold (Ctrl + B) Memberikan efek


cetak tebal

Italic (Ctrl + I) Memberikan efek

29
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

cetak miring

Underline (Ctrl + U) Memberikan garis


bawah pada teks

Strikethrough Menampilkan cetak


coret dengan garis
tunggal

Subscript (Ctrl + =) Menurunkan teks


dan ditampilkan
lebih kecil

Superscript ( Ctrl + Menaikkan teks dan


Shift + +) ditampilkan lebih
kecil

Text Highlight Color Menambahkan


sorotan pada teks
dengan warna
tertentu

Font Color Memberi warna pada


huruf yang dipilih

Text Effects Memberi efek


tertentu pada teks

2. Format teks melalui kotak dialog Font


Pemformatan teks selain dapat dilakukan melalui ribbon dapat juga
menggunakan kotak dialog Font. Caranya adalah sebagai berikut :
a. Pilih atau blok teks yang akan diformat.
b. Pada tab Home grup Font, klik tombol kotak dialog atau
tekan Ctrl + D dari keyboard, maka di layar akan terlihat kotak
dialog Font seperti berikut.

30
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 3.3 Kotak dialog Font


Lakukan pemformatan untuk teks dengan pilihan :
 Font : memilih jenis font.
 Font style : memberikan efek pencetakan pada teks.
 Size : menentukan ukuran dari teks.
 Font color : memberikan warna pada teks.
 Underline style : memilih jenis garis bawah.
 Strikethrough : teks akan dicetak coret dengan garis tunggal.
 Double strikethrough : teks akan dicetak coret dengan garis
ganda.
 Superscript : teks akan dicetak lebih ke atas dan terlihat
lebih kecil.
 Subscript : teks akan dicetak lebih ke bawah dan terlihat
lebih kecil.
 Shadow : teks akan dicetak dengan bayangan.
 Outline : teks akan dicetak dengan garis luar pada setiap
karakter.
 Emboss : teks akan dicetak dengan karakter timbul.
 Engrave : teks akan dicetak dengan tampilan dipahat.
 Small caps : teks akan dicetak dengan tampilan huruf kapital
dengan ukuran kecil.
 All caps : teks akan dicetak dengan huruf kapital.
 Hidden : teks akan disembunyikan sehingga tidak terlihat
dan tidak akan dicetak.
c. Setelah selesai melakukan pemformatan, maka klik OK.

31
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

3. Format tampilan teks melalui mini toolbars


Selain dengan cara tersebut diatas, memformat naskah / teks dapat
juga dilakukan dari mini toolbar. Cara yang digunakan adalah :
a. Pilih atau blok teks yang akan diformat.
b. Arahkan mouse diatas teks yang akan diformat, kemudian klik
kanan.
c. Di layar akan terlihat mini toolbar, seperti contoh berikut.

Gambar 3.4 Tampilan Mini Toolbar

3.2. Memformat Text Effect


Text Effect adalah fasilitas baru pada Word 2010, yang berfungsi
untuk memformat teks dengan beberapa pilihan variasi teks. Cara
untuk menggunakan format text effect ini adalah :
1. Pilih dan blok teks yang akan diformat.

2. Pada tab Home grup Font, klik drop down icon Text Effect
maka di layar akan muncul banyak pilihan teks efek seperti contoh
gambar berikut.

Gambar 3.5 Memilih text effect

32
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

3. Pada text effect juga terdapat variasi format yang lain yaitu :
a. Outline untuk memberi warna outline pada huruf.
b. Shadow untuk memilih jenis bayangan teks.
c. Reflection untuk memilih jenis refleksi seperti cermin pada
teks.
d. Glow untuk memilih efek sinar pada teks.
e. Clear Text Effect untuk menghapus efek pada teks.

3.3. Menggunakan Change Case


Fitur Change case digunakan untuk mengubah bentuk dari sebuah
naskah / teks. Terdapat beberapa pilihan submenu dalam Change
Case, diantaranya :
a. Sentence case digunakan untuk mengubah huruf awal dari teks
yang dipilih menjadi huruf besar.
b. Lower case digunakan untuk mengubah teks yang dipilih menjadi
huruf kecil.
c. Upper case digunakan untuk mengubah teks yang dipilih menjadi
huruf besar (kapital).
d. Capitalize each word digunakan untuk mengubah huruf awal
setiap teks yang dipilih menjadi huruf kapital.
e. tOGGLE cASE digunakan untuk mengubah teks yang ditampilkan
dengan huruf kecil menjadi huruf kapital, demikian juga sebaliknya.

Sebagai contoh, kita akan menggunakan upper case untuk


mengubah teks menjadi kapital caranya :
1. Pilih atau blok teks yang akan diubah bentuknya.
2. Pada tab Home grup Font, klik drop down menu Change case
3. Kemudian klik pada pilihan submenu UPPERCASE seperti gambar
berikut.

Gambar 3.6 Penggunaan perintah uppercase


33
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

3.4. Menggunakan Drop Cap


Bila huruf pertama dalam sebuah paragraf terlihat lebih besar,
sehingga kelihatan lebih mencolok maka huruf tersebut telah diformat
dengan menggunakan perintah Drop Cap. Adapun langkah untuk
menggunakan perintah drop cap adalah sebagai berikut :
1. Pilih dan blok huruf pertama dari paragraf yang akan dilengkapi
dengan drop cap, sebagai contoh perhatikan gambar berikut.

Gambar 3.7 Teks akan diformat dengan Drop Cap

2. Pada tab Insert grup Text klik pada icon Drop Cap ,
kemudian pilih submenu Drop Cap Option sehingga di layar akan
tampak kotak dialog berikut.

Gambar 3.8 Kotak dialog Drop Cap


3. Klik pilihan Dropped untuk meletakkan drop cap rata dengan
paragraf pada margin kiri, sedangkan pilihan In Margin untuk
meletakkan drop cap dalam margin kiri.
4. Pada bagian Lines to drop berfungsi untuk menentukan jumlah
baris disebelah kanan drop cap, sebagai contoh ketikkan 3.

34
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

5. Pada bagian Distance from text berfungsi untuk menentukan


jarak drop cap dengan teks yang berada disebelah kanan, sebagai
contoh ketikkan 0,2 cm.
6. Setelah itu klik OK maka hasilnya akan terlihat seperti gambar
berikut.

Gambar 3.9 Teks hasil drop cap

3.5. Mengatur Jarak Spasi Antar Karakter


Terkadang kita perlu memberikan jarak antara huruf yang satu
dengan huruf yang lainnya. Untuk memberikan jarak antar huruf
(karakter) tersebut, gunakan cara berikut :
1. Pilih atau blok teks yang akan diformat.
2. Pada tab Home grup Font klik icon tombol kotak dialog yang
berada di sudut kanan bawah sehingga muncul kotak dialog font.
3. Klik pada tabulasi Advanced.
4. Pada bagian Spacing pilih Expanded, pada bagian By pilih atau
ketik nilai yang diinginkan, misalnya 2 pt. Perhatikan gambar
berikut.

Gambar 3.10 Kotak dialog Font – tabulasi Advance


35
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

5. Setelah itu, klik OK.

3.6. Mengatur Jarak Spasi Antar Baris


Untuk mengatur jarak spasi antar baris perhatikan langkah-
langkah berikut :
1. Pilih atau blok baris (paragraf) yang akan diatur jaraknya.
2. Pada tab Home grup Paragraf klik icon Line and Paragraf

Spacing sehingga muncul drop down menu seperti gambar


berikut :

Gambar 3.11 Drop Down Menu Line and Paragraf Spacing


3. Pilih salah satu jarak spasi baris yang diinginkan. Atau dapat juga
melakukan pengaturan jarak antar baris secara lengkap dengan
memilih Line Spacing Option sehingga muncul gambar dibawah
ini.

Gambar 3.12 Kotak dialog Paragraf – tabulasi Indents and Spacing


36
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

4. Lakukan pengaturan jarak antar baris pada bagian Line Spacing.


Disini kita dapat menemukan beberapa pilihan, diantaranya :
a. Single : untuk mengatur jarak spasi antar baris tunggal atau
normal.
b. 1.5 lines : untuk mengatur jarak spasi antar baris menjadi 1.5
atau satu setengah spasi.
c. Double : untuk mengatur jarak spasi antar baris ganda.
d. At least : untuk mengatur jarak spasi antar baris dengan
menyesuaikan ukuran huruf terbesar yang terdapat pada teks
tersebut.
e. Exactly : untuk mengatur jarak spasi antar baris secara pasti
dan tidak menyesuaikan ukuran huruf.
f. Multiple : untuk mengatur jarak spasi antar baris berdasarkan
kelipatan angka.
5. Setelah selesai klik OK.

3.7. Mengatur Perataan Teks


Teks atau naskah yang telah diketik akan terlihat lebih rapi dan
menarik apabila diatur perataannya. Langkah – langkah untuk
mengatur perataan teks adalah sbb :
1. Blok teks yang akan diatur perataannya.
2. Klik salah satu tombol perataan yang terdapat pada tab Home grup
Paragraf.
Tabel 3.2. Icon untuk memformat perataan teks
Perataan Keterangan Contoh

Align Text Left (rata Belajar menggunakan


kiri) Word 2010

Center (rata tengah) Belajar menggunakan


Word 2010

Align Text Right (rata Belajar menggunakan


kanan) Word 2010

Justify (rata kanan Belajar menggunakan


kiri) Word 2010

3. Selain dengan menggunakan icon, perataan dapat juga dilakukan


dengan menggunakan shortcut sebagai berikut :
a. Ctrl + L : untuk mengatur perataan teks menjadi rata kiri.
b. Ctrl + E : untuk mengatur perataan teks menjadi rata tengah.
c. Ctrl + R : untuk mengatur perataan teks menjadi rata kanan.

37
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

d. Ctrl + J : untuk mengatur perataan teks menjadi rata kanan dan


kiri.

3.8. Mengatur Tab Stop


Tab Stop merupakan fasilitas untuk mengatur posisi
pemberhentian insertion point dalam dokumen saat menekan tombol
Tab di keyboard. Tanda – tanda Tab Stop ditampilkan pada garis mistar
horizontal yang dapat digeser untuk mengatur jarak tabulasi. Secara
default, Tab Stop diatur pada jarak 0.5”. Berikut merupakan langkah –
langkah untuk mengatur posisi Tab Stop :
1. Pada tab Home grup Paragraf , klik icon tombol kotak dialog
kemudian pilih Tabs hingga muncul kotak dialog Tabs.

Gambar 3.13 Posisi Menu Tabs pada Kotak Dialog Paragraf


2. Ketik nilai posisi Tab Stop pada kotak teks Tab Stop position, pilih
jenis perataan Tab Stop pada bagian Alignment. Klik tombol Set
untuk menambahkan posisi Tab Stop pada daftar nilai posisi
tabulasi.

38
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 3.14 Kotak Dialog Tabs


3. Setelah selesai menentukan posisi Tab Stop, klik OK. Kemudian
letakkan insertion point pada awal paragraf dan tekan Tab pada
keyboard untuk mendapatkan hasil dari fungsi tombol Tab Stop.

Gambar 3.15 Tampilan Contoh Dokumen dengan Fitur Tabs

Apabila akan dilakukan penghapusan tabulasi yang dianggap tidak


diperlukan lagi, maka cara yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Tempatkan mouse pada tab stop di garis mistar (ruler).
2. Klik dan tahan, kemudian tarik (drag) ke bawah garis mistar.
3. Lepaskan tombol mouse.

39
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Tugas Praktek

Ketik dokumen berikut kemudian lakukan pemformatan pada teks !


1.

E-Procurement

P
rocurement mengacu pada semua aktivitas yang melibatkan
mendapatkan barang – barang dari pemasok, hal ini meliputi
pembelian dan juga kegiatan logistik ke dalam seperti
transportasi, barang masuk dan penyimpanan di gudang sebelum barang
tersebut digunakan. Turban (2008,p234) berpendapat bahwa
procurement management adalah koordinasi semua aktivitas - aktivitas
yang berhubungan dengan pembelian barang – barang dan jasa yang
dibutuhkan untuk melengkapi misi organisasi. Sedangkan menurut
Donald (2004, p40) procurement menyangkut informasi untuk
melengkapi persiapan purchase order, modifikasi dan pencarian
pemasok secara keseluruhan. E-procurement merupakan integrasi dan
manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk
permintaan pembeli, pemberian hak, pemesanan, pengiriman dan
pembayaran antara pembeli dan pemasok. Sedangkan Kalakota, Ravi
dan Robinson (2001) menyatakan bahwa e-procurement merupakan
proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi
informasi dalam bentuk website.

Menurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001,p315) manfaat e-


procurement dibagi menjadi 2 kategori yaitu : efisien dan efektif.
Efisiensi e-procurement mencakup biaya yang rendah, mempercepat
waktu dalam proses procurement, mengontrol proses pembelian
dengan lebih baik, menyajikan laporan informasi dan pengintegrasian
fungsi – fungsi procurement sebagai kunci pada sistem back-office.

edangkan efektivitas e-procurement yaitu meningkatkan kontrol

S pada rantai nilai, pengelolaan data penting yang baik, dan


meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dalam proses
pembelian pada organisasi. Keuntungan menggunakan e-
procurement :
a. Menyederhanakan proses procurement.
b. Meningkatkan komunikasi.
c. Mempererat hubungan dengan pihak supplier.
d. Mengurangi biaya transaksi karena mengurangi penggunaan
telepon atau fax atau dokumen yang menggunakan kertas.
e. Mengurangi waktu pemesanan barang.
40
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

f. Menyediakan laporan untuk evaluasi.


g. Meningkatkan kepuasan user.
Setelah selesai diketik, simpan dokumen dengan nama
“tugas2.docx”

2.

B ill Gates lahir di Seattle, Washington pada 28 Oktober 1955 dengan


nama William Henry Gates Jr. Saat itu ia bersekolah di Lakeside,
dimana catatan sejarahnya dalam dunia komputer berawal. Lakeside adalah
sekolah elit yang paling unggul di Seattle, dan meneruskan berkuliah di
Universitas Harvard, tetapi didrop out.

Bill seorang anak yang cerdas, tetapi dia terlalu penuh semangat dan
cenderung sering mendapatkan kesulitan di sekolah. Ketika dia berumur
sebelas tahun, orang tuanya memutuskan untuk membuat perubahan dan
mengirimnya ke Lakeside School, sebuah sekolah dasar yang bergengsi
khusus bagi anak laki-laki. Di Lakeside itulah pada tahun 1968 Gates untuk
pertama kalinya diperkenalkan dengan dunia komputer, dalam bentuk mesin
teletype yang dihubungkan dengan telepon ke sebuah komputer pembagian
waktu.

Mesin ini, yang disebut ASR-33, keadaannya masih pasaran. Pada intinya
ini sebuah mesin ketik yang selanjutnya siswa bisa memasukkan perintah
yang dikirimkan kepada komputer; jawaban kembali diketikkan ke
gulungan kertas pada teletype. Proses ini merepotkan, tetapi mengubah
kehidupan Gates. Dia dengan cepat menguasai BASIC, bahasa
pemograman komputer, dan bersama dengan para hacker yang belajar
sendiri di Lakeside, dia melewatkan waktu berjam-jam menulis program,
melakukan permainan, dan secara umum mempelajari banyak hal tentang
komputer. “Dia adalah seorang ‘nerd’ (eksentrik),” sebagaimana salah
seorang guru memberikan Gates julukan itu.

Setelah selesai diketik, simpan dokumen dengan nama “tugas3.docx” !

3. Ketiklah data berikut dengan menggunakan tabulasi

41
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Setelah selesai diketik, simpan dengan nama “tugas4.docx” !

4. Ketiklah dokumen daftar isi berikut ini :

Setelah selesai diketik, simpan dokumen dengan nama


“tugas5.docx” !

42
4
Modul
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Penomoran Otomatis
Penomoran otomatis merupakan fasilitas yang terdapat pada program
Ms. Word. Fasilitas ini berfungsi untuk memberikan penomoran bagi
serangkaian kata, kalimat ataupun paragraf tanpa harus mengetikkan
nomor urutnya satu persatu.

4.1 Membuat Penomoran Otomatis


Format sistem penomoran otomatis pada Ms. Word 2010 dapat
dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Blok teks yang akan diformat.
2. Pada tab Home grup Paragraf, klik tombol Numbering
untuk memberikan penomoran langsung dalam bentuk angka.
Untuk memformat dalam bentuk penomoran yang lain, klik drop
down pada tombol Numbering.

Gambar 4.1 Pilihan Perintah Penomoran Angka


3. Untuk mengatur awal mulainya penomoran, klik perintah Set
Numbering Value hingga tampil kotak dialog Set Numbering
Value.

43
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 4.2 Kotak Dialog Set Numbering Value


4. Pilih Start new list untuk membuat urutan baru dari penomoran
dan tentukan angka awal pada kotak Set value to, kemudian klik
OK.

Gambar 4.3 Contoh Hasil Format dengan Numbering

Selain membuat penomoran otomatis dalam bentuk angka, dapat


juga dibuat penomoran otomatis dalam bentuk huruf. Langkah yang
dapat dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Blok teks yang akan diformat.
2. Pada tab Home grup Paragraf, klik drop down tombol Numbering
untuk memformat dengan bentuk penomoran yang lain.
Sebagai contoh, pilih penomoran dalam bentuk huruf seperti
gambar berikut.

Gambar 4.4 Penomoran Otomatis dengan Huruf

44
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

3. Pilih salah satu penomoran dalam bentuk huruf dan perhatikan


hasilnya.

Gambar 4.5 Contoh Hasil Format Penomoran dengan Huruf


4. Jika format penomoran yang diinginkan tidak terdapat pada pilihan
yang tampil, maka gunakan pilihan Define New Number Format
hingga tampil kotak dialog Define New Number Format.

Gambar 4.6 Penomoran Otomatis melalui Define New Number


Format
5. Pilih salah satu format penomoran yang diinginkan dan perhatikan
hasilnya.

45
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 4.7 Contoh Hasil Format Penomoran melalui Kotak Dialog


Define New Number

4.2 Penomoran Otomatis Berupa Simbol


Terkadang dalam pembuatan suatu dokumen sering dihadapkan
untuk membuat sub – sub paragraf sehingga membutuhkan simbol –
simbol tertentu untuk membedakan paragraf yang satu dengan yang
lainnya. Untuk mengatasi hal tersebut, dapat digunakan penomoran
otomatis dalam bentuk simbol. Adapun langkah untuk membuat
penomoran dalam bentuk simbol adalah :
1. Blok teks yang akan diformat.
2. Pada tab Home grup Paragraf, klik tombol Bullets untuk
memberikan penomoran langsung dalam bentuk simbol.

Gambar 4.8 Contoh Hasil Penomoran dengan Simbol


3. Untuk memformat penomoran dengan bentuk simbol lain, klik
drop down pada tombol perintah Bullets kemudian pilih salah satu
yang diinginkan.

46
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 4.9 Pilihan bentuk simbol pada Bullets


4. Jika dari beberapa pilihan tersebut masih juga tidak sesuai dengan
keinginan, maka pilih Define New Bullet hingga tampil kotak
dialog Define New Bullet.

Gambar 4.10 Kotak Dialog Define New Bullet


5. Gunakan tombol Symbol untuk menentukan simbol lainnya, atau
gunakan tombol Picture untuk menentukan bentuk simbol berupa
objek gambar. Sebagai contoh pilih tombol Symbol.

Gambar 4.11 Kotak Dialog Symbol


47
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

6. Pada bagian Font, pilih Wingdings. Kemudian pilih salah satu


simbol dan klik OK.

Gambar 4.12 Contoh Hasil Penomoran dengan Simbol Bentuk Lain

4.3 Penomoran Bertingkat


Penomoran bertingkat berarti membuat penomoran otomatis
dengan mengatur tingkatannya. Dalam membuat penomoran
bertingkat berarti harus ditentukan terlebih dahulu tingkatan
penomoran untuk tiap level. Langkah untuk membuat penomoran
bertingkat adalah :
1. Blok teks yang akan diformat.
2. Pada tab Home grup Paragraf, klik drop down tombol Multilevel
List sehingga muncul menu pilihan seperti berikut ini.

Gambar 4.13 Pilihan Perintah Multilevel List


3. Pada bagian Click level to modify kemudian pilih level satu.
Kemudian hapus angka yang terdapat pada kotak Enter
formatting for number. Pada bagian Number style for this level
pilih salah satu bentuk penomoran yang diinginkan. Setiap
penomoran yang dipilih akan secara otomatis masuk kedalam
kotak Enter formatting for number.

48
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 4.14 Kotak Dialog Define New Multilevel List


4. Berikan tanda titik dibelakang huruf kapital yang terpilih dalam
kotak Enter formatting for number.
5. Selanjutnya masih dalam kotak dialog Define new Multilevel List,
ulangi kembali langkah 3 untuk level dua. Misalkan format number
yang diinginkan adalah angka romawi.
6. Lakukan hal yang sama untuk level tiga (ulangi kembali langkah 3),
misalkan format number yang diinginkan adalah angka. Kemudian
klik OK, maka akan terlihat hasil sementara seperti gambar berikut.

Gambar 4.15 Hasil Penomoran Sementara Untuk Level Satu


7. Pilih dan blok teks “Sub Bab I” dan “Sub Bab II”, kemudian klik
sekali tombol Increase Indent sehingga hasilnya akan terlihat
seperti gambar berikut.

49
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 4.16 Hasil Penomoran Sementara Untuk Level Dua


8. Selanjutnya pilih dan blok teks “Paragraf I” , “Paragraf II” dan
“Paragraf III”, kemudian klik dua kali tombol Increase Indent
sehingga hasil akhirnya akan terlihat seperti gambar berikut.

Gambar 4.17 Hasil Akhir Penomoran Bertingkat

4.4 Penomoran Bertingkat Dengan Simbol


Langkah untuk membuat penomoran bertingkat dengan simbol
adalah sama seperti penomoran bertingkat untuk angka dan huruf,
yaitu :
1. Blok teks yang akan diformat.
2. Pada tab Home grup Paragraf, klik drop down tombol Multilevel
List sehingga muncul menu pilihan seperti berikut ini.

50
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 4.18 Pilihan Perintah Multilevel List


3. Pada bagian Click level to modify kemudian pilih level satu.
Kemudian hapus angka yang terdapat pada kotak Enter
formatting for number. Pada bagian Number style for this level
pilih salah satu bentuk penomoran yang diinginkan. Setiap
penomoran yang dipilih akan secara otomatis masuk kedalam
kotak Enter formatting for number.

Gambar 4.19 Kotak Dialog Define New Multilevel List


4. Berikan tanda titik dibelakang huruf kapital yang terpilih dalam
kotak Enter formatting for number.
5. Selanjutnya masih dalam kotak dialog Define new Multilevel List,
ulangi kembali langkah 3 untuk level dua. Misalkan format number
yang diinginkan adalah angka romawi.
51
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

6. Untuk level tiga pada bagian Number style for this level pilih New
Bullet sehingga menampilkan kotak dialog Symbol.

Gambar 4.20 Pilihan jenis bullet pada kotak dialog Symbol


Kemudian klik OK, maka akan terlihat hasil sementara seperti
gambar berikut.

Gambar 4.21 Hasil Penomoran Sementara Untuk Level Satu


7. Pilih dan blok teks “Sub Bab I” dan “Sub Bab II”, kemudian klik
sekali tombol Increase Indent sehingga hasilnya akan terlihat
seperti gambar berikut.

Gambar 4.22 Hasil Penomoran Sementara Untuk Level Dua


52
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

8. Selanjutnya pilih dan blok teks “Paragraf I” , “Paragraf II” dan


“Paragraf III”, kemudian klik dua kali tombol Increase Indent
sehingga hasil akhirnya akan terlihat seperti gambar berikut.

Gambar 4.23 Hasil Akhir Penomoran Bertingkat dengan Symbol

Tugas Praktek
1. Ketiklah dokumen berikut dengan menggunakan penomoran
otomatis !
I.
A. Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat
hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama – sama
untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat
diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen,
atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung
satu sama lain, dan terpadu.

B. Konsep Dasar Informasi


Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari
pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian –
kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau
diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

C. Konsep Dasar Sistem Informasi


Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang
mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan
kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan
kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk
pengambilan keputusan.
Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai
suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam
53
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan,


mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi
yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan
sistem lainnya.

Siklus pengembangan sistem menurut J.F.Kelly ;


1. Penelitian sistem
a. Definisi ruang lingkup.
b. Studi penelitian
2. Analisis dan desain sistem
a. Studi penelitian
b. Pengumpulan data dan analisis
c. Desain sistem
d. Rencana implementasi
3. Pengembangan sistem
a. Pengembangan
b. Pengetesan
c. Pengoperasian
d. Perawatan

Siklus pengembangan sistem menurut Martin L dan Thomas Harrel ;


1. Konsepsi sistem
2. Analisis pendahuluan
a. Pendefinisan masalah pendahuluan
b. Investigasi
c. Persiapan usulan sistem
3. Desain sistem
a. Analisis terinci
b. Mendesain keputusan
c. Mendesain sasaran
d. Rancang bangun sistem
4. Pemrograman
a. Memecahkan kembali rancang bangun
b. Mengembangkan bagan alir secara garis besar
c. Menulis instruksi program
d. Merakit program
e. Mempersiapkan data untuk tes
f. Melakukan pengetesan
g. Mengecek hasil
h. Mendiagnosa kesalahan
i. Membetulkan program
j. Memulai pengetesan sistem
5. Dokumentasi
6. Instalasi sistem
7. Operasi sistem
Setelah dokumen selesai diketik, lakukan penyimpanan dengan
nama “tugas6.docx”

54
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

2. Ketik dokumen berikut kemudian simpan dengan nama


“tugas7.docx”

I. Pengertian Keamanan Sistem Informasi


Jika kita berbicara tentang keamanan sistem informasi, selalu kata
kunci yang dirujuk adalah pencegahan dari kemungkinan adanya virus,
hacker, cracker dan lain-lain. Padahal berbicara masalah keamanan
sistem informasi maka kita akan berbicara kepada kemungkinan adanya
resiko yang muncul atas sistem tersebut. Sehingga pembicaraan
tentang keamanan sistem tersebut maka kita akan berbicara dua
masalah utama yaitu :
1. Threats (Ancaman) atas sistem
2. Vulnerability (Kelemahan) atas sistem
Masalah tersebut pada gilirannya berdampak pada hal yang utama
dalam sistem informasi yaitu efektifitas, efisiensi, kerahasiaan,
integritas, keberadaan (availability), kepatuhan (compliance), dan
keandalan (reliability).

Adapun kriteria yang perlu diperhatikan dalam masalah keamanan


sistem informasi yaitu :
1. Akses kontrol sistem yang digunakan
2. Telekomunikasi dan jaringan yang dipakai
3. Manajemen praktis yang di pakai
4. Pengembangan sistem aplikasi yang digunakan
5. Cryptographs yang diterapkan
6. Arsitektur dari sistem informasi yang diterapkan
7. Pengoperasian yang ada
8. Busineess Continuity Plan (BCP) dan Disaster Recovery Plan
(DRP)
9. Kebutuhan Hukum, bentuk investigasi dan kode etik yang
diterapkan
10. Tata letak fisik dari sistem yang ada

A. ANCAMAN (Threats)
Ancaman adalah aksi yang terjadi baik dari dalam sistem maupun dari
luar sistem yang dapat mengganggu keseimbangan sistem
informasi. Ancaman yang mungkin timbul dari kegiatan pengolahan
informasi berasal dari 3 hal utama, yaitu :
1. Ancaman Alam
Yang termasuk dalam kategori ancaman alam terdiri atas :
 Ancaman air, seperti : banjir, tsunami, intrusi air laut,
kelembaban tinggi, badai, pencairan salju
 Ancaman tanah, seperti : longsor, gempa bumi, gunung
meletus

55
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

 Ancaman alam lain, seperti : kebakaran hutan, petir, tornado,


angin ribut
2. Ancaman Manusia
Yang dapat dikategorikan sebagai ancaman manusia, diantaranya
adalah :
 Malicious code
 Virus, logic bombs, trojan horse, worm, active contents,
countermeasures
 Social engineering
 Hacking, cracking, akses ke sistem oleh orang yang tidak
berhak, DDOS, backdoor
 Kriminal
 Pencurian, penipuan, penyuapan, pengkopian tanpa ijin,
perusakan
 Teroris
 Peledakan, Surat kaleng, perang informasi, perusakan
3. Ancaman Lingkungan
Yang dapat dikategorikan sebagai ancaman lingkungan seperti :
 Penurunan tegangan listrik atau kenaikan tegangan listrik
secara tiba-tiba dan dalam jangka waktu yang cukup lama
 Polusi
 Efek bahan kimia seperti semprotan obat pembunuh serangga,
semprotan anti api, dll
 Kebocoran seperti A/C, atap bocor saat hujan

Besar kecilnya suatu ancaman dari sumber ancaman yang


teridentifikasi atau belum teridentifikasi dengan jelas tersebut, perlu
diklasifikasikan secara matriks ancaman sehingga kemungkinan yang
timbul dari ancaman tersebut dapat diminimalisir dengan pasti. Setiap
ancaman tersebut memiliki probabilitas serangan yang beragam baik
dapat terprediksi maupun tidak dapat terprediksikan seperti terjadinya
gempa bumi yang mengakibatkan sistem informasi mengalami mall
function.
B. KELEMAHAN (Vulnerability)
Adalah cacat atau kelemahan dari suatu sistem yang mungkin timbul
pada saat mendesain, menetapkan prosedur, mengimplementasikan
maupun kelemahan atas sistem kontrol yang ada sehingga memicu
tindakan pelanggaran oleh pelaku yang mencoba menyusup terhadap
sistem tersebut. Cacat sistem bisa terjadi pada prosedur, peralatan,
maupun perangkat lunak yang dimiliki, contoh yang mungkin terjadi
seperti : setting firewall yang membuka telnet sehingga dapat diakses
dari luar, atau setting VPN yang tidak diikuti oleh penerapan kerberos
atau NAT.

56
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Suatu pendekatan keamanan sistem informasi minimal menggunakan


3 pendekatan, yaitu :
1. Pendekatan preventif yang bersifat mencegah dari kemungkinan
terjadikan ancaman dan kelemahan.
2. Pendekatan detective yang bersifat mendeteksi dari adanya penyusupan
dan proses yang mengubah sistem dari keadaan normal menjadi
keadaan abnormal.
3. Pendekatan Corrective yang bersifat mengkoreksi keadaan sistem yang
sudah tidak seimbang untuk dikembalikan dalam keadaan normal.

57
5
Modul
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Format Kolom
5.1 Format Kolom pada Dokumen
Dokumen yang telah selesai dibuat dapat diubah tampilannya
kedalam bentuk kolom seperti yang sering dijumpai pada koran.
Langkah – langkah untuk membuat dokumen dalam bentuk tampilan
kolom adalah sebagai berikut :
1. Pilih dan blok paragraf yang akan diberi format kolom.

Gambar 5.1 Contoh paragraf yang akan diformat


2. Pada tab Page Layout grup Page Setup, klik tombol Columns

untuk menampilkan daftar pilihan format kolom.

Gambar 5.2 Pilihan Perintah pada Column


Keterangan :

58
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

One untuk memberi format satu kolom pada dokumen atau


untuk menghilangkan format lebih dari satu kolom yang telah
disetting pada dokumen.
 Two untuk memberi format dua kolom pada dokumen.
 Three untuk memberi format tiga kolom pada dokumen.
 Left untuk memberi format dua kolom dengan lebar kolom
berbeda yaitu kolom sebelah kanan lebih lebar dibandingkan
dengan kolom sebelah kiri.
 Right untuk memberi format dua kolom dengan lebar kolom
berbeda yaitu kolom sebelah kiri lebih lebar dibandingkan
dengan kolom sebelah kanan.
3. Sebagai contoh, klik pilihan Two dan perhatikan hasilnya seperti
gambar berikut.

Gambar 5.3 Hasil paragraf yang diformat kolom


4. Selain menggunakan pilihan perintah yang tersedia dalam drop
down Columns, pengaturan format kolom dapat juga dilakukan
dengan perintah More Columns untuk membuka kotak dialog
Columns.

Gambar 5.4 Kotak Dialog Column


Keterangan :
 Preset untuk memilih jenis format kolom.

59
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

 Number of columns untuk menentukan sendiri berapa jumlah


kolom yang diinginkan.
 Line between, jika kotak cek ini diaktifkan maka diantara
kolom teks akan diberi garis pembatas.
 Width and spacing untuk mengatur jarak spasi dan lebar
antar kolom.
 Equal column width untuk menyamakan lebar seluruh kolom
pada teks.

5.2 Mengatur Jarak AntarKolom


Jarak antar kolom dapat diatur dengan menggunakan garis mistar
atau ruler. Perhatikan illustrasi gambar berikut.

Gambar 5.5 Illustrasi Ruler

Langkah untuk mengatur jarak antarkolom adalah :


1. Aktifkan insertion point pada salah satu kolom yang akan diatur
jaraknya.
2. Arahkan pointer mouse pada bagian Right margin atau Left
margin hingga pointer berubah menjadi tanda panah dua arah
.
3. Klik tahan dan geser Right margin atau Left margin ke kiri atau ke
kanan untuk mengatur jarak antarkolom.

5.3 Menyeimbangkan Isi Kolom


Menyeimbangkan isi kolom berarti melakukan format pada naskah
yang sebagian teksnya tersisa sehingga tidak genap untuk menempati
jumlah kolom. Langkah untuk menyeimbangkan isi kolom adalah :
1. Aktifkan insertion point pada posisi teks terakhir yang akan dibuat
seimbang. Ingat, dokumen harus dalam kondisi Print Layout.

60
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 5.6 Contoh paragraf yang belum seimbang isi kolomnya


2. Pada tab Page Layout grup Page Setup pilih tombol Breaks,
kemudian klik pilihan Column, maka akan terlihat hasilnya seperti
gambar berikut.

Gambar 5.7 Hasil paragraf yang sudah seimbang isi kolomnya

Tugas Praktek
1. Ketiklah dokumen berikut ini kemudian simpan dengan nama
“tugas8.docx” !

61
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

2. Ketiklah dokumen berikut dan simpan dengan nama “tugas9.docx” !

62
6
Modul
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Bekerja dengan Tabel


Tabel yang biasa dikenal dalam program Ms. Excel sebenarnya juga
dapat dibuat dengan program Ms. Word. Ada kalanya, format tampilan
tabel dibutuhkan dalam dokumen yang sedang dikerjakan. Pada bab ini
akan dibahas tentang pembuatan tabel pada Ms. Word 2010.

6.1 Membuat dan Mengenal Bagian – Bagian


Tabel
Tabel biasa terdiri dari kolom dan baris. Perpotongan antara kolom
dan baris dinamakan sel. Untuk membuat tabel dapat dilakukan dengan
beberapa cara, diantaranya :
1. Menggunakan tombol atau icon Table
Untuk membuat tabel melalui icon Table gunakan langkah berikut :
a. Aktifkan insertion point pada posisi tertentu sebagai tempat
untuk menyisipkan tabel.
b. Pada tab Insert grup Tables, klik drop down Table hingga
muncul tampilan berikut.

Gambar 6.1 Pilihan perintah pada Table


c. Arahkan pointer pada kotak grid tabel. Arahkan pointer ke kiri
untuk menentukan jumlah kolom dan arahkan ke bawah untuk
menentukan jumlah baris. Setelah itu klik satu kali pada area
tersebut.

63
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 6.2 Hasil pembuatan tabel dengan kotak grid

2. Menggunakan perintah Insert Table


Selain cara tersebut diatas, menyisipkan tabel juga dapat dilakukan
melalui fasilitas insert table. Cara yang digunakan adalah sebagai
berikut :
a. Aktifkan insertion point pada posisi tertentu sebagai tempat
untuk menyisipkan tabel.
b. Pada tab Insert grup Tables, klik drop down Table. Pada
perintah yang muncul, pilih Insert Table sehingga muncul
kotak dialog insert table.

Gambar 6.3 Kotak dialog Insert Table


c. Pada bagian Table Size, tentukan jumlah kolom pada kotak
Number of columns dan tentukan pula jumlah baris pada
kotak Number of rows. Sebagai contoh, jumlah kolom yang
diinginkan 5 dan jumlah barisnya 2.

64
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

d. Sedangkan pada bagian Autofit behavior, atur lebar kolom .


Jika menginginkan lebar kolom yang sama, aktifkan pilihan
Fixed column width. Untuk menyesuaikan lebar kolom dengan
isi / teks, aktifkan pilihan Autofit to contents atau aktifkan
pilihan Autofit to window untuk menyesuaikan lebar kolom
dengan ukuran jendela / area penulisan.
e. Setelah selesai, klik OK. Hasilnya dapat dilihat seperti gambar
berikut.

Gambar 6.4 Hasil pembuatan tabel dengan insert table

3. Menggunakan fasilitas Draw Table


Disamping cara tersebut diatas, membuat tabel dapat dilakukan
dengan fasilitas draw table yaitu membuat tabel dengan cara
menggambar menggunakan pensil. Cara yang digunakan adalah :
a. Pada tab Insert grup Tables, klik drop down Table. Pada
perintah yang muncul, pilih Draw Table sehingga mouse
berubah menjadi bentuk pensil.
b. Pada lembar kerja, klik mouse pada posisi dimana tabel akan
digambarkan kemudian tahan dan geser mouse ke arah kanan
untuk membuat lebar tabel dan geser ke bawah untuk membuat
tinggi tabel.

Gambar 6.5 Proses awal pembuatan tabel dengan perintah


Draw Table
c. Lepaskan mouse sehingga tabel untuk garis luar akan
terbentuk. Setelah selesai membuat tabel maka Ms. Word akan
menampilkan Table Tool yaitu tab Design. Pada tab Design
terdapat grup Draw Border yang dapat digunakan untuk
memformat garis tabel, seperti :
 Line Style untuk menentukan jenis atau tipe
garis tabel.

 Line Weight untuk menentukan ketebalan


garis tabel.

65
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

 Pen Color untuk memberi warna pada garis


tabel.

 Eraser untuk menghapus garis pada tabel.


d. Kemudian klik kembali icon Draw table pada tab Design grup
Draw borders.
e. Mouse akan kembali berbentuk pensil, kemudian arahkan
mouse pada posisi awal. Klik tahan dan geser hingga posisi
akhir. Seperti contoh gambar berikut.

Gambar 6.6 Proses selanjutnya pembuatan tabel dengan draw


table
f. Dengan cara yang sama, dapat dibuat garis yang lain baik secara
vertikal maupun horizontal sehingga hasilnya membentuk
sebuah tabel.

Gambar 6.7 Hasil akhir pembuatan tabel dengan draw table

6.2 Menyisipkan baris dan kolom


Terkadang tabel yang telah dibuat perlu ditambahkan baris
ataupun kolomnya. Untuk menambah (menyisipkan) baris atau kolom
gunakan cara berikut :
1. Menyisipkan baris
Untuk menyisipkan baris dapat dilakukan dengan cara berikut :
a. Pilih atau blok baris yang akan disisipkan dengan baris yang
baru.

Gambar 6.8 Pemilihan baris yang akan disisipkan dengan baris


baru
66
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

b. Pada Table Tools tab Layout grup Rows and Columns, klik
icon Insert Above untuk menyisipkan baris baru diatas baris
yang terpilih.

Gambar 6.9 Contoh Penggunaan Perintah Insert Above


c. Atau klik icon Insert Below untuk menyisipkan baris baru
dibawah baris yang terpilih.

Gambar 6.10 Contoh Penggunaan Perintah Insert Below


67
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

2. Menyisipkan kolom
Untuk menyisipkan kolom dapat dilakukan dengan cara berikut :
a. Pilih atau blok kolom yang akan disisipkan dengan kolom yang
baru.

Gambar 6.11 Pemilihan kolom yang akan disisipkan dengan


kolom baru
b. Pada Table Tools tab Layout grup Rows and Columns, klik
icon Insert Left untuk menyisipkan kolom baru dibagian kiri
kolom yang terpilih.

Gambar 6.12 Contoh Penggunaan Perintah Insert Left


c. Atau klik icon Insert Right untuk menyisipkan kolom baru
dibagian kanan kolom yang terpilih.

68
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 6.13 Contoh Penggunaan Perintah Insert Right

6.3 Menghapus baris dan kolom


Kelebihan baris ataupun kolom yang dibuat dalam tabel dapat
dihapus dengan cara berikut :
a. Pilih dan blok baris atau kolom yang akan dihapus.
b. Pada Table Tools tab Layout grup Rows and Columns, klik
drop down icon Delete sehingga menampilkan pilihan perintah
seperti gambar berikut.

Gambar 6.14 Pilihan Perintah pada Delete


Keterangan :
 Delete cells untuk menghapus sel yang terpilih / aktif.
Ketika pilihan ini diklik, maka akan menampilkan kotak
dialog Delete cells.

69
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 6.15 Kotak Dialog Delete Cells


Pilihan yang tersedia pada kotak dialog Delete cells yaitu :
 Shift cells left untuk menghapus sel terpilih dan
menggeser sel sebelah kanan ke sebelah kiri.
 Shift cells up untuk menghapus sel terpilih dan
menghapus sel bagian bawah ke atas.
 Delete entire row untuk menghapus baris pada posisi
sel aktif.
 Delete entir column untuk menghapus kolom pada
posisi sel aktif.
 Delete Columns untuk menghapus kolom pada posisi aktif.
 Delete Rows untuk menghapus baris pada posisi aktif.
 Delete Table untuk menghapus tabel yang aktif.
c. Kemudian pilih salah satu perintah yang diinginkan.

6.4 Memecah dan menggabung sel


Sel yang terdapat pada tabel dapat dipecah menjadi beberapa sel
baru dan sebaliknya beberapa sel juga dapat digabungkan menjadi satu
sel.
1. Memecah sel
Langkah untuk memecah sel adalah :
a. Pilih dan blok sel yang akan dipecah.

Gambar 6.16 Pemilihan sel yang akan dipecah


b. Pada Table Tools tab Layout grup Merge, klik Split Cells
hingga tampil kotak dialog split cells.

Gambar 6.17 Kotak Dialog Split Cells


70
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Pada bagian number of columns, masukkan jumlah kolom baru


yang diinginkan dan pada bagian number of rows, masukkan
jumlah baris baru yang diinginkan.
c. Akhiri dengan klik OK, maka hasilnya dapat dilihat sebagai
berikut.

Gambar 6.18 Hasil sel yang telah dipecah

2. Menggabungkan sel
Langkah untuk menggabungkan beberapa sel adalah :
a. Pilih dan blok beberapa sel yang akan digabungkan.

Gambar 6.19 Pemilihan sel yang akan digabungkan


b. Pada Table Tools tab Layout grup Merge, klik Merge Cells
maka hasilnya akan terlihat seperti gambar berikut.

Gambar 6.20 Hasil akhir sel yang digabungkan dengan perintah


Merge Cells

6.5 Memisah Tabel


Memisah (membagi) tabel berarti membuat satu tabel menjadi dua
tabel berbeda dan membuat baris terpilih menjadi baris pertama pada
tabel yang baru. Langkah untuk memisah tabel adalah :
1. Pilih baris tabel yang akan dipisahkan.

Gambar 6.21 Pemilihan baris yang akan dipisahkan

71
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

2. Pada Table Tools tab Layout grup Merge, klik Split Table maka
hasilnya akan terlihat seperti gambar berikut.

Gambar 6.22 Hasil akhir tabel yang dipisahkan

6.6 Perhitungan pada Tabel


Ms. Word juga menyediakan beberapa fungsi atau rumus yang
dapat digunakan untuk melakukan sebuah perhitungan dari suatu data
numerik seperti mencari nilai total (sum), rata – rata (average),
minimal (min), maksimal (max) dan lain – lain. Langkah untuk
menuliskan rumus dalam tabel adalah :
1. Aktifkan insertion point didalam alamat sel dimana hasil
perhitungan akan ditempatkan.

Gambar 6.23 Contoh data tabel yang akan dilakukan proses


perhitungan
2. Pada tab Layout grup Data, klik icon Formula sehingga tampil
kotak dialog formula.

72
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 6.24 Kotak Dialog Formula


3. Ketik rumus pada bagian kotak Formula atau rumus dapat diambil
dari kotak Paste Function.
4. Tentukan pilihan format angka pada kotak Number format atau
menentukan sendiri format tersebut dengan cara mengetikkannya
pada kotak Number format.
5. Klik OK untuk melanjutkan proses.

Gambar 6.25 Hasil akhir perhitungan data dalam tabel

Untuk menuliskan rumus yang akan dipergunakan pada kotak dialog


formula perlu diperhatikan hal berikut :
1. Tiap kolom diberi nama yang sesuai dengan urutan huruf abjad,
sedangkan untuk baris diberi nama yang sesuai dengan urutan
angka, sehingga nama tiap sel sesuai dengan urutan kolom dan
baris. Contohnya : A1, B4, D10 dan sebagainya.
2. Pemrosesan data pada masing-masing sel dapat juga digunakan
operator matematika seperti +, -, * dan /.

6.7 Format table dengan Autoformat


Salah satu fasilitas dalam Word 2010 adalah Autoformat yang
berfungsi untuk memilih bentuk format yang tersedia. Untuk
menggunakan autoformat, gunakan cara berikut :
1. Blok tabel yang akan diformat.

73
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 6.26 Contoh tabel yang akan diformat dengan Autoformat


2. Pada Table Tools tab Design grup Table Style, klik salah satu
pilihan format yang tersedia sesuai yang diinginkan.

Gambar 6.27 Hasil akhir pemformatan style pada tabel


Apabila akan dilakukan pembatalan terhadap format yang telah dipilih
maka gunakan cara berikut :
1. Blok tabel yang akan dihapus formatnya.

Gambar 6.28 Contoh table style yang akan dibatalkan formatnya


2. Pada Table Tools tab Design grup Table Style, klik icon Table
grid.

74
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 6.29 Perintah table grid untuk mengembalikan format


tabel ke default.

Tugas Praktek
1. Ketiklah dokumen berikut kemudian simpan dengan nama file
“tugas10.docx” !

2. Buatlah desain kotak TTS berikut, kemudian simpan dengan nama


file “tugas11.docx” !

75
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

3. Buatlah tabel berikut kemudian lengkapi tabel tersebut dengan


ketentuan :
a. Harga yang dibayar = tarif/m * jumlah pemakaian
b. Grand total = jumlahkan harga yang harus dibayar
c. Total keseluruhan = Grand Total – (5% * Grand total)

Setelah selesai, simpan dengan nama file “tugas12.docx” !

76
7
Modul
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Bekerja dengan Objek


Terkadang dokumen yang dibuat perlu dilengkapi dengan gambar,
sehingga dokumen akan kelihatan lebih menarik dan lebih informatif.
Gambar yang dapat dipergunakan adalah gambar yang tersedia dalam
Ms. Word yang berupa clip art, gambar / objek dari file lain, ataupun
gambar / objek dari program lain yang sedang aktif.

7.1 Menyisipkan Objek Gambar (Picture)


Gambar yang anda miliki, baik berupa photo maupun gambar lain
dapat disisipkan kedalam dokumen Word. Cara untuk menyisipkan
objek gambar (picture)adalah sebagai berikut :
1. Aktifkan dokumen yang akan dilengkapi dengan gambar (picture).
2. Tempatkan insertion point pada posisi tertentu sebagai tempat
untuk menyisipkan gambar.

3. Pada tab Insert grup Illustration, klik icon Picture sehingga


muncul kotak dialog Insert Picture. Pilih lokasi file kemudian pilih
file picture yang akan disisipkan.

Gambar 7.1 Kotak Dialog Insert Picture

77
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

4. Setelah selesai klik tombol Insert, maka hasilnya akan terlihat


seperti gambar berikut.

Gambar 7.2 Hasil dokumen yang disisipkan picture

7.2 Menyisipkan Gambar Clip Art


Secara default Ms. Word 2010 telah dilengkapi dengan gambar
yang disebut dengan Clip Art. Cara yang digunakan untuk menyisipkan
clip art adalah sebagai berikut :
1. Aktifkan dokumen yang akan dilengkapi dengan Clip Art.
2. Tempatkan insertion point pada posisi tertentu sebagai tempat
untuk menyisipkan clip art.

Gambar 7.3 Contoh dokumen yang akan disisipkan clip art


3. Pada tab Insert grup Illustration, klik icon Clip Art sehingga
tampil jendela task pane Clip Art disebelah kanan jendela
Ms.Word. Kemudian klik Go untuk menampilkan gambar.

Gambar 7.4 Task Pane Clip Art

78
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

4. Pilih dan double klik pada salah satu Clip Art sesuai dengan
keinginan, maka hasilnya akan terlihat sebagai berikut.

Gambar 7.5 Hasil dokumen yang disisipkan Clip Art

7.3 Menyisipkan Gambar dari Program Lain


Selain dua jenis objek di atas, dokumen dapat disisipkan gambar
dari program lain yang sedang aktif. Cara untuk menyisipkan gambar
dari program lain adalah :
1. Aktifkan insertion point di dalam dokumen yang akan disisip.

Gambar 7.6 Contoh dokumen yang akan disisipkan gambar dari


program lain
2. Pada tab Insert grup Illustration, klik icon Screenshoot sehingga
akan menampilkan jendela program yang sedang aktif.

Gambar 7.7 Pilihan Perintah Screenshoot

79
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

3. Perhatikan pada bagian Available Windows akan terlihat


beberapa gambar / objek program yang sedang aktif. Pilih salah
satu dengan mengklik pada gambar / objek yang diinginkan.

Gambar 7.8 Contoh objek gambar yang akan disisipkan


4. Langkah selanjutnya adalah crop gambar / objek melalui Picture
Tools tab Format grup Size dengan mengklik sekali icon Crop.

Gambar 7.9 Proses menyeleksi area gambar yang akan disisipkan


5. Setelah itu klik pada sembarang posisi, maka hasilnya akan terlihat
seperti gambar berikut.

Gambar 7.10 Hasil gambar yang telah diseleksi

7.4 Format Gambar pada Dokumen


Objek gambar yang telah disisipkan dalam dokumen dapat diatur
penempatannya, misalnya ditempatkan sebagai latar belakang
dokumen, sejajar dengan teks dan sebagainya. Untuk menempatkan
objek gambar tersebut, gunakan cara berikut :
1. Klik pada objek gambar yang akan diatur penempatannya.

80
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 7.11 Objek gambar yang akan diatur penempatannya


2. Pada Picture Tools tab Format grup Arrange, klik drop down icon
Wrap Text sehingga menampilkan pilihan menu berikut.

Gambar 7.12 Pilihan Perintah Wrap Text


Keterangan :
 In Line with Text untuk menempatkan gambar dalam satu
baris dan objek dianggap sebagai karakter.
 Square untuk menempatkan objek gambar yang dikelilingi oleh
teks yang ada berbentuk persegi.
 Tight untuk menempatkan objek gambar yang dikelilingi teks
dan akan mengikuti bentuk gambar.
 Through untuk menempatkan objek gambar sama seperti tight,
hanya saja jika objek terbuka maka akan diisi dengan teks.
 Top and Bottom untuk menempatkan objek gambar dibawah
baris teks / paragraf dimana teks berada di sisi atas dan bawah
objek.
 Behind Text untuk menempatkan objek gambar di belakang
teks.
 In Front of Text untuk menempatkan objek gambar di depan
teks yang ada sehingga teksnya tertutup oleh gambar.
3. Klik pada salah satu pilihan menu yang ada (contoh : tight)
kemudian klik dan drag gambar ke bagian depan paragraf sehingga
hasilnya akan terlihat seperti gambar berikut.
81
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 7.13 Hasil dokumen dengan perintah tight pada wrap text

7.5 Menyisipkan Objek Shape


Shape adalah salah satu fasilitas untuk menyisipkan bentuk
tertentu,misalnya lingkaran, anak panah, textbox dan sebagainya.
Untuk menyisipkan salah satu bentuk shape tersebut, gunakan cara
berikut :
1. Pada tab Insert grup Illustration, klik icon Shapes untuk
menampilkan daftar shape yang terlihat seperti gambar berikut.

Gambar 7.14 Pilihan objek shape


2. Pilih salah satu objek shape yang diinginkan, misalnya klik pilihan
explosion 1 pada bagian Stars and Banners.

Gambar 7.15 Contoh objek shape yang akan digunakan


3. Mouse akan berubah menjadi tanda .
4. Arahkan pointer mouse pada lembar kerja dokumen, kemudian klik
tahan dan geser sampai pada posisi akhir yang diinginkan sehingga
terbentuk objek shape tersebut.

82
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

7.6 Mengelola Objek Shape


Setelah objek shape disisipkan dalam dokumen, objek tersebut dapat
dikelola misalnya dengan menyisipkan teks, mengubah ukuran objek,
dan sebagainya.
1. Mengubah ukuran objek
Untuk mengubah ukuran objek shape yang telah disisipkan dalam
dokumen dapat dilakukan dengan cara berikut :
a. Klik pada objek yang akan diubah ukurannya sehingga objek
akan ditandai dengan handle.

Gambar 7.16 Menandai objek shape yang akan diubah


ukurannya
b. Arahkan pointer pada salah satu handle sehingga pointer
berubah menjadi bentuk tanda panah.

Gambar 7.17 Proses pengubahan ukuran objek shape


c. Kemudian klik tahan dan geser untuk melakukan pengaturan
ukuran sesuai yang diinginkan.

2. Menyisipkan teks pada shape


Untuk menyisipkan teks pada objek shape yang telah disisipkan
maka cara yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Klik kanan pada objek shape yang akan dilengkapi dengan teks,
sehingga akan muncul shortcut menu seperti gambar berikut.

83
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 7.18 Shortcut menu untuk menyisipkan teks pada objek


shape
b. Pilih menu Add Text, maka dibagian dalam objek akan muncul
insertion point yang berkedip – kedip dimana teks telah dapat
diketikkan.

Gambar 7.19 Proses penyisipan teks pada objek shape


c. Setelah selesai mengetikkan teks, klik di luar objek untuk
memperoleh hasilnya.

Gambar 7.20 Hasil penyisipan teks pada objek shape

3. Memberi efek shape


Efek shape digunakan untuk memformat objek shape dengan
pilihan yang tersedia sehingga tampilan objek tersebut lebih

84
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

menarik. Cara yang digunakan untuk memberi efek shape tersebut


adalah :
a. Klik pada objek shape yang akan diberikan efek.

Gambar 7.21 Contoh objek shape yang akan diberi efek


b. Pada Drawing Tools tab Format grup Shape Styles, pilih salah
satu bentuk style sesuai dengan yang diinginkan. Pilihan bentuk
style dapat juga dilakukan dengan mengklik More sehingga
menampilkan kotak dialog shape styles.

Gambar 7.22 Pilihan Shape Style


c. Sebagai contoh, hasil akhir yang didapatkan setelah objek shape
diberikan efek shape styles dapat dilihat pada gambar berikut.

Gambar 7.23 Hasil objek dengan penggunaan efek shape style


d. Selain itu objek shape dapat juga diformat dengan
menggunakan icon berikut yang terdapat pada Drawing Tools
tab Format grup Shape Styles.
 untuk memberi warna gambar pada shape
yang dipilih.
 untuk memberi warna pada garis bingkai.
 untuk memilih efek shape sesuai kebutuhan.

85
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

4. Menggunakan efek WordArt Styles


WordArt Style adalah salah satu fasilitas yang berfungsi untuk
memberi efek pada teks. Cara yang digunakan untuk menggunakan
WordArt Style adalah sebagai berikut :
a. Klik objek shape yang akan diformat dengan fasilitas WordArt
Styles.

Gambar 7.24 Contoh objek shape yang akan diformat wordart


style
b. Pada Drawing Tools tab Format grup WordArt Styles, pilih
salah satu teks efek yang diinginkan. Pilihan teks efek dapat
dilihat seperti gambar berikut.

Gambar 7.25 Pilihan WordArt Style


c. Sebagai contoh, efek teks yang diinginkan adalah Fill-Red maka
hasil objek shape tersebut adalah sebagai berikut. (perhatikan
teks “gratis wifi”)

Gambar 7.26 Hasil objek dengan penggunaan efek wordart style

86
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Tugas Praktek
1. Ketik dokumen berikut kemudian simpan dengan nama file
“tugas13.docx” !

2. Ketiklah dokumen berikut kemudian simpan dengan nama file


“tugas14.docx” !

87
8
Modul
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

WordArt
Salah satu fitur dalam Ms.Word 2010 yang mengalami perubahan
adalah variasi teks atau wordart. WordArt adalah salah satu bentuk
objek yang berisi teks dan digunakan untuk memperindah suatu
dokumen agar menarik bagi pembaca. Sedangkan SmartArt adalah
salah satu fitur yang berguna untuk membuat diagram, misalnya
bentuk struktur organisasi dan bentuk – bentuk lainnya.

8.1 Menyisipkan Objek WordArt


Langkah untuk menyisipkan objek WordArt adalah sebagai berikut
:
1. Letakkan insertion point pada posisi tertentu sebagai tempat untuk
menyisipkan WordArt.
2. Pada tab Insert grup Text, klik iconWordArt sehingga
menampilkan menu pilihan bentuk WordArt.

Gambar 8.1 Beberapa pilihan bentuk WordArt


3. Klik pada salah satu pilihan bentuk WordArt yang diinginkan
sehingga menampilkan kotak teks yang berisi “Your text here”
sebagai tempat untuk mengetik teks.

88
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 8.2 Kotak Teks pilihan salah satu bentuk WordArt


4. Ketikkan teks yang ingin ditulis dalam dokumen, sebagai contoh
“Microsoft Office”

Gambar 8.3 Hasil pembentukan WordArt

8.2 Mengubah Warna Objek WordArt


Warna yang dapat diubah pada objek WordArt meliputi warna
bidang teks dan warna garis tepi teks (outline). Cara untuk mengubah
warna bidang teks objek WordArt adalah :
1. Pilih objek WordArt yang telah disisipkan.

Gambar 8.4 Contoh WordArt yang akan diformat


2. Pada Drawing Tools tab Format grup WordArt Style, klik drop
down icon Text Fill maka akan ditampilkan berbagai pilihan
warna.

Gambar 8.5 Pilihan Text Color untuk WordArt


3. Pilih salah satu warna yang tampil atau gunakan perintah More Fill
Colors untuk menampilkan kotak dialog Colors.

89
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 8.6 Kotak Dialog Colors


4. Setelah memilih warna yang diinginkan, maka selanjutnya klik OK.
Sebagai contoh hasilnya terlihat seperti gambar berikut.

Gambar 8.7 Hasil Format Text Color pada WordArt

Sedangkan cara untuk mengubah warna garis tepi teks objek


WordArt adalah sebagai berikut :
1. Pilih objek WordArt yang telah disisipkan.

Gambar 8.8 WordArt yang akan diformat dengan warna garis tepi
2. Pada Drawing Tools tab Format grup WordArt Styles, klik drop
down icon Text Outline maka akan ditampilkan berbagai pilihan
warna.

Gambar 8.9 Pilihan warna garis tepi

90
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

3. Pilih salah satu warna yang tampil atau gunakan perintah More
Outline Colors untuk menampilkan kotak dialog Colors.

Gambar 8.10 Kotak dialog colors


4. Untuk mengatur ketebalan garis tepi gunakan perintah Weight
serta jenis garisnya dapat diatur menggunakan perintah Dashes.

Gambar 8.11 Pilihan jenis-jenis garis tepi dan ketebalan garis


5. Setelah melakukan pengaturan terhadap garis tepi, ketebalan garis
dan juga jenis garisnya, maka hasilnya terlihat seperti gambar
berikut.

Gambar 8.12 Hasil format Text Outline pada WordArt

8.3 Memberi Efek pada Objek WordArt


Hal lain yang dapat diterapkan pada objek wordart adalah memberi
efek. Langkah untuk memberi efek pada objek WordArt adalah :
1. Pilih objek WordArt yang akan diberi efek.

Gambar 8.13 Objek WordArt yang akan diberikan efek

91
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

2. Pada Drawing Tools tab Format grup WordArt Styles, klik drop
down icon Text Effect hingga tampil beberapa pilihan efek seperti
gambar berikut.

Gambar 8.14 Pilihan efek yang tersedia untuk WordArt


Keterangan :
 Shadow untuk memberikan efek bayangan pada objek
WordArt.
 Reflection untuk memberikan efek pencerminan / refleksi pada
objek WordArt.
 Glow untuk memberikan efek bersinar pada objek WordArt.
 Bevel untuk memberikan efek tiga dimensi yang dapat diputar
arahnya.
 Transform untuk memberikan efek transformasi pada objek
WordArt.
3. Pilihlah salah satu efek dan bentuk tampilannya. Sebagai contoh
hasilnya akan terlihat seperti gambar berikut.

Gambar 8.15 Hasil format efek pada WordArt

Tugas Praktek
1. Ketiklah dokumen berikut kemudian simpan dengan nama file
“tugas15a.docx” !

92
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

2. Ketiklah dokumen berikut kemudian simpan dengan nama file


“tugas15b.docx” !

93
9
Modul
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

SmartArt
SmartArt merupakan salah satu fitur pada Microsoft Word 2010 yang
digunakan untuk membuat gambar-gambar yang artistik dengan pola
dan motif yang menarik. Penggunaan SmartArt pada sebuah dokumen
dapat membantu dalam penyampaian sebuah pesan.

9.1. Membuat Diagram SmartArt


Untuk membuat berbagai bentuk diagram SmartArt, gunakan cara
berikut :
1. Letakkan insertion point pada posisi tertentu dimana diagram akan
digambarkan.
2. Pada tab Insert grup Illustration, klik icon SmartArt hingga
tampil kotak dialog Choose a SmartArt Graphic.

Gambar 8.16 Menu SmartArt pada tab Insert


3. Pilih salah satu kategori diagram pada bagian kiri dan pilih salah
satu layout-nya pada bagian kanan. Sebagai contoh, pilih kategori
Hierarchy dan pilih layout Organization chart.

Gambar 8.17 Kotak Dialog Diagram SmartArt

94
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

4. Kemudian akhiri dengan klik OK, maka dilayar akan terlihat


hasilnya seperti gambar berikut.

Gambar 8.18 Salah satu contoh layout diagram dengan kategori


Hierarchy
5. Ketik teks pada semua shape dengan cara klik pada shape diagram.
Sebagai contohnya ketikkan seperti gambar berikut :

Gambar 8.19 Hasil diagram SmartArt kategori Hierarchy

9.2. Mengedit Diagram SmartArt


Shape yang tampil pada diagram mungkin tidak sesuai dengan
kebutuhan, maka dapat dilakukan perubahan (editing) terhadap objek
tersebut.
1. Menambah Shape pada Diagram
Shape yang tampil pada diagram mungkin terlalu sedikit sehingga
untuk memasukkan data dalam jumlah yang banyak
mengakibatkan perlu adanya penambahan shape. Cara untuk
menambhkan shape pada diagram adalah :
a. Klik salah satu shape dalam SmartArt yang akan ditambahkan
dengan shape lain, misalnya kasir.

95
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 8.20 Diagram SmartArt yang akan ditambahkan objek


shape
b. Pada SmarArt Tools tab Design grup Create Graphic, klik
drop down icon Add Shape.

Gambar 8.21 Beberapa pilihan menu add shape


Keterangan :
 Add Shape After untuk menyisipkan shape disisi kanan
shape yang terpilih dengan posisi sejajar.
 Add Shape Before untuk menyisipkan shape disisi kiri shape
yang terpilih dengan posisi sejajar.
 Add Shape Above untuk menyisipkan shape satu tingkat di
atas shape terpilih.
 Add Shape Below untuk menyisipkan shape satu tingat di
bawah shape terpilih.
 Add Assistant untuk menyisipkan shape sebagai asisten
shape yang terpilih. Pilihan ini hanya akan aktif pada
kategori Hierarchy dengan layout Organitation Chart.
c. Klik salah satu pilihan (contoh Add Shape After) dan
perhatikan hasilnya seperti gambar berikut.

96
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 8.22 Contoh penambahan shape disisi sebelah kanan


d. Ketik teks pada shape yang baru dalam diagram SmartArt
sesuai keinginan, contohnya Warehouse.

Gambar 8.23 Hasil shape setelah dilakukan penambahan

2. Menghapus Shape pada Diagram


Shape pada diagram SmartArt yang tidak diperlukan dapat dihapus
dengan cara sebagai berikut :
a. Klik pada shape yang akan dihapus (contohnya sekretaris).

Gambar 8.24 Contoh shape sekretaris akan dilakukan


penghapusan
b. Tekan tombol Del/Delete dari keyboard, maka shape dalam
diagram akan terhapus.

Gambar 8.25 Hasil Diagram SmartArt setelah dilakukan


penghapusan

3. Mengubah Style Diagram SmartArt


Langkah untuk mengubah style diagram SmartArt adalah sebagai
berikut :
a. Aktif pada diagram SmartArt yang akan diubah stylenya.

97
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 8.26 Contoh Diagram Smart yang akan diubah style


b. Pada SmartArt Tools tab Design grup SmartArt Style,klik icon
More untuk menampilkan daftar pilihan style.

Gambar 8.27 Pilihan bentuk style pada diagram SmartArt


c. Klik salah satu style yang diinginkan dan perhatikan hasilnya
seperti gambar berikut.

Gambar 8.28 Hasil pengubahan bentuk style pada diagram


SmartArt

4. Mengubah Warna Diagram SmartArt


Diagram SmartArt juga dapat diubah warnanya. Langkah untuk
mengubah warna diagram adalah sebagai berikut :
a. Klik pada diagram yang akan diubah warnanya.

Gambar 8.29 Contoh diagram SmartArt yang akan diformat


warna

98
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

b. Pada SmartArt Tools tab Design grup SmartArt Styles, klik


icon Change Colors sehingga menampilkan sejumlah daftar
warna yang tersedia.

Gambar 8.30 Pilihan warna yang tersedia pada SmartArt


c. Kemudian pilih salah satu warna yang diinginkan. Sebagai
contoh, pilihan yang diinginkan seperti diagram yang dilingkari
diatas, maka hasilnya terlihat seperti gambar berikut.

Gambar 8.31 Hasil pemformatan warna pada diagram SmartArt

5. Mengubah Layout Diagram SmartArt


Pengubahan layout diagram hanya dapat dilakukan pada tipe
Organization Chart yang terdapat pada kategori Hierarchy. Langkah
untuk mengubah layout diagram adalah :
1. Pilih shape dalam struktur organisasi yang akan diubah layoutnya.
Jika shape yang terpilih memiliki shape level dibawahnya, maka
perubahan layout tersebut akan berlaku untuk level bagian bawah.
Tetapi jika shape yang terpilih tidak memiliki level dibawahnya,
maka perubahan layout akan diberlakukan pada saat penambahan
shape baru di bawahnya.

99
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 8.32 Contoh pengubahan layout pada diagram SmartArt


2. Pada SmartArt Tools tab Design grup Create Graphic, klik drop
down icon Layout sehingga menampilkan kotak dialog layout.

Gambar 8.33 Kotak dialog Layout pada SmartArt


Keterangan :
 Standard untuk mengubah layout shape terpilih menjadi layout
shape bentuk standard.
 Both untuk mengubah layout shape terpilih menjadi layout
shape yang berada dalam satu baris yaitu disebelah kanan dan
sebelah kiri.
 Left Hanging untuk mengubah layout shape terpilih menjadi
layout shape rata kiri yang menggantung.
 Right Hanging untuk mengubah layout shape terpilih menjadi
layout shape rata kanan yang menggantung.
3. Pilih salah satu bentuk layout yang diinginkan (contoh right
hanging), maka perhatikan hasilnya sebagai berikut.

Gambar 8.34 Hasil pemformatan layout pada Diagram SmartArt

100
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Tugas Praktek
1. Gambarkan struktur organisasi pada sebuah perusahaan seperti
terlihat pada gambar berikut ini ! Simpan dengan nama file “tugas
16a.docx” !

2. Gambarkan sebuah diagram seperti terlihat pada gambar berikut !


Simpan dengan nama file “tugas 16b.docx” !

101
Modul
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

10
Microsoft Equation Editor
Microsoft Equation Editor adalah salah satu fasilitas lain yang
digunakan untuk membentuk rumus matematika ke dalam dokumen
Ms. Word, seperti logaritma, eksponen, integral danlain-lain. Langkah
untuk menggunakan Microsoft Equation Editor adalah :
1. Pada tab Insert grup Symbols, klik drop down icon Equation
sehingga menampilkan daftar pilihan rumus seperti gambar berikut.

Gambar 9.1 Pilihan rumus matematika


2. Pilih salah satu bentuk rumus yang akan digunakan sehingga secara
otomatis rumus tersebut langsung disisipkan ke dalam dokumen.
Sebagai contoh, rumus yang akan digunakan adalah rumus luas

102
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

lingkaran, maka klik pada pilihan Area of Circle maka hasilnya


akan terlihat sebagai berikut :

Gambar 9.2 Rumus perhitungan luas lingkaran


3. Insertion point tepat berada di depan huruf A. Huruf A kemudian
dapat dihapus dan diganti dengan kata “Luas” sehingga hasilnya
terlihat sebagai berikut.

Gambar 9.3 Mengedit label pada rumus

Melalui cara yang sudah dijelaskan di atas, maka rumusan matematika


yang dipergunakan adalah rumus yang sudah disediakan oleh equation.
Untuk membuat rumus matematika yang belum tersedia di equation,
maka dapat dilakukan penambahan dan penyisipan rumus baru dengan
cara :
1. Pada tab Insert grup Symbols, klik icon Equation secara langsung
atau dapat juga dengan mengklik pilihan Insert New Equation yang
terdapat dalam daftar pilihan rumus seperti gambar diatas,
sehingga akan terlihat area equation seperti berikut ini.

Gambar 9.4 Area equation untuk membuat rumus baru


2. Pada Equation Tools tab Design grup Structures terdapat banyak
sekali perintah yang dapat digunakan untuk membentuk struktur
rumus.

Gambar 9.5 Perintah untuk membentuk struktur rumus


Keterangan :
 Fraction untuk membuat susunan rumus pembagian.
 Script untuk membuat rumus bilangan berpangkat.
103
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

 Radical untuk membuat rumus bilangan akar kuadrat.


 Integral untuk membuat rumus bilangan integral.
 Large Operator untuk membuat rumus bilangan sigma.
 Bracket untuk membuat tanda kurung kurawal.
 Function untuk membuat rumus sin, cos, tan danlain-lain.
 Accent untuk memberikan aksen khusus untuk rumus tertentu.
 Limit dan Log untuk membuat rumus limit, logaritma, nilai
maksimal dan nilai minimal.
 Operator untuk memberikan operator perhitungan khusus.
 Matrix untuk membuat rumus matriks.
3. Sebagai contoh, pengetikkan rumus intergral ∫ ( )
( ) dapat dilakukan dengan langkah berikut.
 Klik icon integral, kemudian pilih struktur rumus berikut.

 Dengan pilihan tersebut akan menampilkan format rumus


integral sebagai berikut.

 Blok kotak yang ada disamping simbol integral (ditandai dengan


tanda panah), kemudian klik icon function dan pilih struktur
rumus berikut.

 Ketikkan rumus “ (ax + b) dx = “ dalam kotak cosinus seperti


gambar berikut.

 Klik icon fraction, kemudian pilih struktur rumus berikut.

104
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

 Sehingga rumus yang sudah terbentuk sebelumnya berubah


menjadi gambar berikut.

 Pindahkan insertion point pada kotak bagian atas kemudian


ketikkan angka “1” seperti gambar berikut.

 Pindahkan insertion point pada kotak bagian bawah kemudian


ketikkan huruf “a” seperti gambar berikut.

 Langkah selanjutnya adalah memindahkan insertion point ke


sebelah kanan dengan cara menekan panah kanan dari
keyboard, kemudian klik kembali icon function dan pilih
struktur rumus berikut.

 Pada kotak sinus yang tersedia ketikkan rumus “ (ax + b) + c ”


sehingga terbentuk rumus integral seperti gambar berikut.

105
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Tugas Praktek
1. Ketik dokumen berikut kemudian simpan dengan nama file
“tugas17.docx” !

2. Ketik dokumen berikut kemudian simpan dengan nama file


“tugas18.docx” !

106
Modul
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

11
Mail Merge
Ms. Word menyediakan fasilitas untuk membuat suatu dokumen
dimana dokumen tersebut dicetak dalam jumlah yang banyak dengan
format yang sama tetapi ada beberapa bagian dari dokumen tersebut
yang berbeda. Misalnya sebuah format surat yang ditujukan ke
beberapa alamat tujuan yang berbeda. Format tersebut bukan hanya
dalam bentuk surat, tetapi bisa juga dalam bentuk amplop, label atau
katalog.
Dalam membuat mail merge (surat massal), berarti harus bekerja
dengan dua dokumen yaitu dokumen induk (main dokumen) dan
sumber data (data source). Dokumen induk berisi format naskah surat
yang sama sedangkan sumber data berisi data-data yang berbeda dan
akan digabungkan ke dokumen induk.

11.1 Membuat Dokumen Induk


Hal pertama yang harus dilakukan dalam membuat mail merge adalah
membuat dokumen induk . Dokumen induk ini dapat dibuat langsung
ketika sedang bekerja dengan mail merge atau dengan membuka file
dokumen yang sudah pernah ada sebelumnya. Adapun langkah untuk
membuat dokumen induk adalah sebagai berikut :
1. Buatlah sebuah format dokumen surat sebagai dokumen induk
seperti contoh pada gambar berikut.

Gambar 10.1 Contoh dokumen surat induk

107
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

2. Pada tab Mailings grup Start Mail Merge, klik drop down icon
Start Mail Merge dan pilih menu Step by Step Mail Merge
Wizard.

Gambar 10.2 Pilihan menu pada Start Mail Merge


3. Pilihan tersebut akan menampilkan jendela task pane untuk
membuat mail merge dengan bantuan lembar kerja wizard sebagai
langkah pertama dalam gambar berikut.

Gambar 10.3 Langkah pertama pada taskpane Mail Merge – Pilihan


jenis dokumen
4. Pada langkah pertama, pilihan jenis dokumen yang akan dibuat
adalah Letters. Kemudian klik pada perintah Next: Starting
document untuk melanjutkan ke langkah kedua sehingga
menampilkan taskpane seperti gambar berikut.

108
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 10.4 Langkah kedua pada taskpane Mail Merge – Memilih


dokumen yang akan digunakan
Pada langkah kedua tersedia beberapa pilihan dokumen induk yang
dapat dipergunakan dalam membuat mail merge, diantaranya :
 Use the current document menyatakan bahwa dokumen induk
yang dipergunakan adalah dokumen yang sedang aktif.
 Start from a template menyatakan bahwa dokumen induk
yang dipergunakan adalah dokumen yang tersedia dalam
Microsoft Word (template)
 Start from existing document menyatakan bahwa dokumen
induk yang akan dipergunakan berasal dari dokumen induk
lain yang telah pernah dibuat.
Pada contoh ini, jenis dokumen induk yang dipergunakan adalah
dokumen yang sedang aktif.
5. Lanjutkan ke langkah berikutnya dengan mengklik perintah Next:
select recipients sehingga menampilkan jendela pada langkah
ketiga seperti gambar berikut.

Gambar 10.5 Langkah ketiga pada taskpane Mail Merge –


Penentuan Recipients
109
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Pada tahapan ini akan ditentukan sumber data (data source) yang
akan digunakan dalam dokumen induk. Pilihan yang tersedia untuk
menentukan sumber data diantaranya :
 Use an existing listdigunakan bila sumber data yang akan
digunakan dalam dokumen induk sudah pernah dibuat
sebelumnya.
 Select from Outlook contacts digunakan bila sumber data
yang akan digunakan dalam dokumen induk diperoleh dari
program outlook.
 Type a new list digunakan bila sumber data yang akan
digunakan dalam dokumen induk merupakan sumber data
yang baru.
Pada contoh ini, sumber data yang akan digunakan adalah sumber
data yang baru.
6. Setelah memilih Type a new list kemudian klik pada Create
sehingga menampilkan kotak dialog New Address List seperti
gambar dibawah ini.

Gambar 10.6 Kotak dialog New Address List


 Dalam kondisi default, Ms. Word telah menyediakan
beberapa field yang dapat dipergunakan misalnya title, first
name, last name, company name dan lain sebagainya. Untuk
melakukan penyesuaian terhadap nama field yang akan
digunakan maka klik pada tombol Customize Columns
sehingga menampilkan kotak dialog Customize Address
List.

110
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 10.7 Kotak dialog Customize Address List


 Apabila diantara sejumlah daftar field yang sudah tersedia,
ada field tertentu yang tidak diperlukan maka dapat dihapus
dengan cara memilih nama field kemudian tekan delete.
Pada kotak konfirmasi penghapusan yang muncul, klik
tombol yes untuk menghapus nama field tersebut.

Gambar 10.8 Kotak Konfirmasi penghapusan field


 Sebagai contoh, hapuslah semua nama field yang tersedia
kemudian buatlah nama field berikut Nama, Alamat, Nama
Acara, Hari, Tanggal, Waktu dan Lokasi dengan cara
menekan tombol Add sehingga muncul kotak dialog Add
Field. Ketikkan field Namakemudian klik OK, ulangi dengan
cara yang sama untuk field lain hingga terbentuk Address
List seperti gambar berikut.

Gambar 10.9 Kotak dialog Add Field


 Selanjutnya klik tombol OK maka akan memunculkan
kembali kotak dialog New Address List seperti gambar
berikut.

111
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 10.10 Kotak dialog New Address List


 Ketikkan satu per satu data record yang akan dipergunakan
sebagai sumber data pada kotak dialog New Address List.
Gunakan tombol New Entry untuk menambahkan record
baru dan tombol Delete Entry untuk menghapus record.
Perhatikan contoh dibawah ini.

Gambar 10.11 Input record sebagai sumber data


 Setelah selesai maka lanjutkan dengan mengklik OK maka
akan menampilkan kotak dialog Save Address List untuk
menyimpan file data yang baru dibuat. Perhatikan drive dan
112
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

direktori yang aktif untuk melakukan penyimpanan. File


yang tersimpan akan berextention “.mdb”. Sebagai contoh,
simpan dengan nama “surat undangan.mdb”

Gambar 10.12 Simpan data yang telah diinput


 Selesai disimpan maka mail merge akan menampilkan kotak
dialog Mail Merge Recipient yang merupakan sumber data
tabel yang telah dibuat.

Gambar 10.13 Kotak dialog Mail Merge Recipients


Sumber data tersebut masih dapat diedit apabila terdapat
kesalahan, misalkan untuk record terakhir tidak akan
disertakan dalam dokumen induk maka cukup dengan
menonaktifkan checkboxnya.

Gambar 10.14 Pengeditan sumber data

113
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

 Setelah selesai klik OK untuk mengakhiri proses pengeditan.


7. Kemudian lanjutkan ke langkah berikutnya dengan mengklik
perintah Next: Write your letter sehingga menampilkan jendela
task pane seperti gambar berikut.

Gambar 10.15 Langkah keempat pada taskpane Mail Merge –


Pengetikan dokumen surat induk
Tahapan ini ditujukan untuk membuat naskah yang akan
dipergunakan sebagai dokumen induk. Apabila dokumen yang
sedang aktif akan dipergunakan sebagai dokumen induk surat
maka dapat mengklik icon Close pada jendela task pane.

11.2 Menyisipkan Nama Field dalam Dokumen


Induk
Setelah selesai membuat dokumen induk dan sumber data, langkah
selanjutnya adalah menyisipkan nama-nama field yang diambil dari
tabel sumber data ke dalam dokumen induk. Langkah – langkah untuk
menyisipkan nama field dalam dokumen induk adalah :
1. Letakkan insertion point pada posisi dimana nama field akan
disisipkan dalam dokumen induk.
2. Pada tab Mailings grup Write & Insert Field klik icon Insert
Merge Field sehingga menampilkan kotak dialog Insert Merge
Field seperti gambar berikut.

114
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 10.16 Kotak dialog Insert Merge Field


3. Klik nama field yang akan disisipkan ke dokumen induk. Ulangi
dengan cara yang sama pada posisi lain dimana nama field akan
disisipkan. Nama field yang telah disisipkan dalam dokumen induk
akan ditandai dengan dua tanda kurung. Hasil penyisipan nama
field ke dalam dokumen induk terlihat seperti gambar berikut.

Gambar 10.17 Dokumen induk yang telah disisipkan field dari


sumber data
4. Setelah selesai menyisipkan semua field, lakukan penyimpanan
ulang dengan menekan Ctrl + S dari keyboard.

11.3 Menampilkan Hasil Penggabungan


Setelah semua nama field disisipkan ke dalam dokumen induk maka
langkah selanjutnya adalah menampilkan data pada dokumen induk
yang merupakan hasil penggabungan antara dokumen induk dengan
sumber data. Untuk menampilkan hasil penggabungan, gunakan cara
berikut.
1. Pada tab Mailings grup Preview Results klik icon Preview
Results untuk mengubah tampilan nama field dalam dokumen
induk menjadi tampilan data field. Dengan demikian tampilan
dokumen induk terlihat seperti gambar berikut.

115
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 10.18 Contoh tampilan data field pada dokumen induk


2. Untuk menampilkan data selanjutnya atau data sebelumnya maka
dapat gunakan icon Next Record, Last Record, Previous Record,
ataupun First Record yang terdapat pada tab Mailings grup
Preview Results.

Gambar 10.19 Perintah untuk menampilkan data field

Tugas Praktek
1. Ketikkan dokumen induk seperti di bawah ini, kemudian
gabungkan dengan sumber data menggunakan fasilitas mail merge.
(Keterangan : untuk teks yang bertanda <<>> tidak diketikkan
secara manual). Setelah selesai, simpan file dengan nama
“tugas19.docx” !

116
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Sumber datanya sebagai berikut :

117
Modul
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

12
Mail Merge (Lanjutan)
12.1 Menyisipkan Word Field dalam Dokumen
Induk
Rules adalah field – field yang dapat membantu pembentukan rumus
dalam dokumen. Cara untuk menyisipkan rules adalah dengan klik icon
Rules pada grup Write & Insert Field dalam tab Mailings.

Gambar 10.20 Pilihan menu word field


Dari beberapa word field yang ditampilkan, pilih salah satu field yang
akan digunakan. Dalam pembahasan ini, word field yang dibahas adalah
field dengan kondisi if yaitu If… Then… Else…

Dalam dokumen surat yang dibuat, dapat diterapkan penggunaan field


dengan kondisi if dimana pada umumnya field dengan kondisi if
biasanya menggunakan operator pembanding seperti >, <, <>, <=, >=
dan lain sebagainya. Penggunaan word field dengan kondisi if ini dapat
dilakukan dengan cara :
1. Aktifkan dokumen induk yang akan dipergunakan. Sebagai contoh,
dokumen induk yang dipergunakan adalah sebagai berikut.

118
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 10.21 Contoh dokumen induk yang akan disisipkan word


field
2. Lengkapi dokumen induk tersebut dengan menentukan sumber
data sebagai berikut. (perhatikan langkah – langkahnya pada
penjelasan sebelumnya).

Gambar 10.22 Contoh sumber data yang akan digunakan


3. Setelah dilakukan penyisipan antara dokumen induk dengan nama
field maka akan terlihat seperti gambar berikut.

Gambar 10.23 Hasil penyisipan field dalam dokumen induk


4. Selanjutnya aktifkan insertion point pada bagian Total Bayar untuk
menghitung jumlah yang harus dibayar dengan rumus : Total
Bayar = Harga Satuan * Jumlah beli. Hal ini dapat dilakukan
dengan cara berikut :
 Aktifkan kode field dengan menekan Alt+F9 dari keyboard
sehingga semua field akan ditampilkan dalam format
{MERGEFIELD Nama field} seperti gambar berikut.

119
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 10.24 Mengaktifkan kode field


 Tekan Ctrl+F9 dari keyboard sehingga pada bagian Total
Bayar akan muncul tanda kurung kurawal { }. Lalu ketikkan
tanda sama dengan diantara kurung kurawal tersebut, sehingga
akan ditampilkan seperti { = }.
 Kursor dalam posisi aktif dibelakang tanda sama dengan, maka
pada tab Mailings grup Write & Insert Field klik icon Insert
Merge Field, kemudian masukkan rumus yang akan
dikalkulasi. Adapun format rumus perhitungan adalah sebagai
berikut :
{ = Field1[Operator]Field2[Operator]…} dimana operator
dapat diisi dengan tanda : +, -, *, /

Gambar 10.25 Hasil penginputan rumus


5. Kemudian tempatkan kembali insertion point pada bagian Potongan.
Pada tab Mailings grup Write & Insert Field, klik icon Rules dan
pilih menu If… Then… Else… sehingga menampilkan kotak dialog
Insert Word Field : IF seperti gambar berikut.

120
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Gambar 10.26 Kotak dialog Insert Word Field - If


Keterangan :
 Field Name, untuk memilih nama field yang akan diuji.
 Comparison, untuk menyatakan operator pembanding yang
akan digunakan.
Tabel 10.1 Operator Pembanding
Comparison Keterangan

Equal to Sama dengan

Not equal to Tidak sama dengan

Less than Lebih kecil dari

Greater than Lebih besar dari

Less than or equal Lebih kecil dari atau sama dengan

Greater than or equal Lebih besar dari atau sama dengan

Is blank Jika kosong / tidak berisi data

Is not blank Jika tidak kosong / berisi data

 Compare to, untuk menuliskan nilai pembanding yang


digunakan untuk membentuk ekspresi.
 Insert this text, untuk menuliskan teks / nilai hasil yang akan
dihasilkan apabila hasil pengujian ekspresi bernilai True
(memenuhi persyaratan).
 Otherwise insert this text, untuk menuliskan teks / nilai hasil
yang akan dihasilkan apabila hasil pengujian ekspresi bernilai
False (tidak memenuhi persyaratan).
6. Pada kotak dialog Insert Word Field : IF lakukan penyesuaian
untuk :
 Field Name : Jumlah_beli
 Comparison : Greater than
 Compare to : 2
 Insert this text : 5%

121
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

 Otherwise insert this text : -


Sehingga akan terlihat rumusannya seperti gambar berikut :

Gambar 10.27 Contoh penulisan rumus if


7. Setelah selesai bekerja dengan rumus matematika maka
nonaktifkan kode field dengan cara menekan Alt+F9 dari keyboard.
Hasil penggabungannya dapat dilihat dengan mengklik icon Preview
Results.

Gambar 10.28 Hasil akhir tampilan data field pada dokumen induk

Tugas Praktek
1. Ketik dokumen berikut dengan menggunakan fasilitas mail merge,
gunakan word field if… then… else… kemudian simpan dokumen
dengan nama file “tugas20.docx” !

122
P E N G E N A L A N M I C R O S O F T W O R D 2 0 1 0

Ketentuan pengisian :
 Hari / Tanggal diisi berdasarkan ketentuan :
 Jika jurusan “Teknik Informatika” maka Hari/Tanggal diisi
dengan “Sabtu / 17 Maret 2012”
 Jika jurusan “Sistem Informasi” maka Hari/Tanggal diisi
dengan “Jumat / 16 Maret 2012”
 Jika jurusan “Manajemen Informatika” maka Hari/Tanggal
diisi dengan “Jumat / 16 Maret 2012”
 Jika jurusan “Komputerisasi Akuntansi” maka
Hari/Tanggal diisi dengan ”Sabtu / 17 Maret 2012”
 Acara diisi berdasarkan ketentuan :
 Jika jurusan “Teknik Informatika” maka acara diisi dengan
“Penyusunan GBPP & SAP”
 Jika jurusan “Sistem Informasi” maka acara diisi dengan
“Sistem Penilaian Ujian”
 Jika jurusan “Manajemen Informatika” maka acara diisi
dengan “Pembuatan Materi Perkuliahan”
 Jika jurusan “Komputerisasi Akuntansi” maka acara diisi
dengan “Panduan Pengisian KRS Mahasiswa”
 Nama Ketua Jurusan dibuat berdasarkan :
 Jika jurusan “Teknik Informatika” maka Nama Ketua
Jurusan adalah “Ng Poi Wong, MTI”
 Jika jurusan “Sistem Informasi” makaNama Ketua Jurusan
adalah “Gunawan, MTI”
 Jika jurusan “Manajemen Informatika” makaNama Ketua
Jurusan adalah “William, S.Kom”
 Jika jurusan “Komputerisasi Akuntansi” makaNama Ketua
Jurusan adalah “Syanti Irviantina, M.Kom”
123