Modul 8-11
Modul 8-11
DASAR-DASAR MANAJEMEN
Standar Kompetensi
Kompetensi Dasar
Setelah selesai mengikuti pendidikan, para lulusan dapat mengambil makna dan
dapat menerapkan serta membagi pengetahuan tentang arti manajemen, aliran ilmu
manajemen, tingkatan manajemen dan tinjauan manajemen serta sumber-sumber
manajemen.
A. Pengantar
Ilmu manajemen bila dicermati sama usianya dengan kehidupan manusia. Manusia
sebagai makluk sosial ada kecenderungan untuk berorganisasi dan bekerja sama. Dalam
kehidupan sehari-hari manusia adalah anggota suatu organisasi , misalnya organisasi agama,
olah raga, seni, usaha dan orgnaisasi lainnya. Masing-masing orgnaisasi berbeda satu dengan
lainnya, ada yang formal dan tidak formal.
32
Materi kuliah ini membahas cara manajer memimpin organisasi untik mencapai tujuan
yang sebaik-baiknya. Pembahasan lebih dipusatkan pada organisasi formal.
B. Definisi Manajemen
Manajemen berasal dari bahasa Inggris “management” dengan kata kerja to manage
yang secara umum berarti mengurusi. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi pimpinan dan
kepemimpinan, yaitu orang-orang yang melakukan kegiatan memimpin, disebut “manajer”.
Untuk mengartikan dan mendefisikan manajemen dari berbagai literartur dapat dilihat
dari tiga pengertian, yaitu :
Melihat bagaimana cara orang mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih
dahulu. Pengertian manajemen sebagai suatu proses dapat dilihat menurut:
Manajemen adalah cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu
melalui kegiatan orang lain.
B.1.2. Haiman
Manajemen adalah fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui orang lain, mengawasi
usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan.
B.1.3. Stoner
Mendefinisikan manajemen sebagai suatu seni untuk melakukan sesuatu melalui orang
lain.
33
B.2. Manajemen Sebagai Suatu Kolektivitas
Yaitu merupakan suatu kumpulan orang-orang yang bekerja sama untuk untuk
mencapai tujuan bersama. Kumpulan orang-orang disini menunjukan adanya tingkatan
kepemimpinan (pimpinan atas, menengah dan bawah). Pendapat ini dikemukakan oleh Henry
Fayol.
Manajemen sebagai suatu ilmu karena telah dipelajari sejak lama dan menjelaskan
tentang gejala-gejala, gejala-gejala diteliti dengan menggunakan metode ilmiah, yaitu
menggunakan bantuan disiplin ilmu lainnya seperti ilmu sosial, filsafat, matematik dan statistic
dan lain sebagainya.
Dalam praktek, istilah manajemen dipakai dalam organisasi yang lebih besar dan berdiri
sendiri dan dapat dibedakan dengan jelas dari organisasi lain.
Di dalam ilmu manajemen dikenal tiga aliran yang masing-masing berusaha membantu
para manajer untuk memahami dan memimpin perusahaannya serta mengatasi masalah-
masalah di dalam perusahaan. Tiga aliran tersebut adalah :
Selain tiga aliran tersebut, dalam perkembangan ilmu manajemen telah dikembangkan
pula dua bentuk pendekatan yang berusaha untuk menggabungkan ketiga aliran di atas,
pendekatan itu adalah :
Aliran ini dipelopori oleh Robert Owen ((1771-1858) dan Charles Babbage (1792-1871).
Robert Owen berpendapat bahwa dengan dipenuhinya kebutuhan dan peningkatan kondisi
pekerja (perumahan, jam kerja, koperasi, dan sebagainya) dapat meningkatkan hasil produksi
34
dan laba perusahaan. Unsur pekerja merupakan salah satu unsur terpenting dalam proses
produksi (vital machines=mesin utama)
Frederich W. Taylor adalah tokoh peletak prinsip manajemen ilmiah, dengan percobaan
gerak dan waktu. Dengan efisiensi gerak dapat meningkatkan produktivitas, sehingga dapat
ditentukan standar minimal produksi atas dasar keahlian rata-rata pekerja. Dengan
ditentukannya standar minimal produksi dapat diterapkan sistem upah dengan bonus bagi
pekerja yang dapat melampaui standar minimal produksi, lebih jauh lagi dengan sistem upah
ini dapat memperbaiki metode kerja karyawan. Empat prinsip dasar teori Frederich W. Taylor,
yaitu :
C.1.1.1. Dengan perkembangan manajemen ilmiah dapat ditentukannya metode terbaik dalam
menjalankan tugas;
C.1.1.2.Seleksi karyawan dengan cara ilmiah, sehingga setiap karyawan dapat diberi tanggung
jawab atas tugas yang sesuai dengan keterampilannya;
Henry L. Gantt memperkenalkan system bagar (chart system), yang memuat jadwal
kegiatan produksi karyawan, disebut siatem Gantt Chart.
Pasangan ini bekerja sama mempelajari aspek kelelahan dan gerak. Pengurangan
gerak dapat menyebabkan pengurangan kelelahan).
35
C.1.4. Sumbangan-sumbangan dari Aliran Klasik
C.1.4.2.Teknik-teknik efisiensi (seperti studi gerak dan waktu), bahwa gerak fisik dan alat dapat
lebih diefisienkan.
C.1.4.3. Penekanan pada seleksi dan pengembangan karyawan dengan cara ilmiah
menunjukan pentingnya kemampuan dan faktor pelatihan dalam meningkatkan efektivitas kerja
seorang pekerja.
C.1.5.3.Manusia dipandang sebagai sesuatu yang rasional bahwa manusia dapat dimotivasi
dengan pemenuhan kebutuhan ekonomi dan fisik, namun mengabaikan frustasi dan
ketegangan yang dialami karyawan apabila mereka tidak dapat memenuhi kebutuhan sosial
mereka serta mengabaikan kepuasan karyawan atas hasil kerjanya.
Aliran perilaku berkembang sebab aliran klasik dipandang tidak benar-benar pembantu
pencapaian efisiensi produksi dan keserasian tempat keja. Oleh karena itu dicari upaya untuk
membantu manajer mengatasi masalah melalui sisi perilaku karyawan.
C.2.2. Elton Mayo (1880-1949), terkenal dengan ekperimen perilaku manusia dalam situasi
kerja, disebut sebagai Ekperimen Hawthorne. Ekperimen ini menghasilkan kesimpulan bahwa
36
perhatian khusus pada karyawan dapat meningkatkan usaha kerjanya, disebut Hawthorne
effect.
Dari ekperimen ini diperoleh hasil yaitu dari konsep manusia yang rasional bahwa
manusia yang hanya dapat dimotivasi dengan pemenuhan ekonomi, diganti dengan konsep
pemenuhan sosial melalui hubungan kerja.
C.3.1.1. Prinsip aliran ini diterapkan dalam pemecahan masalah pada organisasi besar.
C.3.2.1. Sumbangan aliran ini pada manajemen hanya diterapkan pada kegiatan perencanaan
dan pengawasan dan tidak pada kegiatan lain seperti pengorganisasian dan
kepemimpinan.
C.3.2.2. Walaupun teknik yang digunakan cukup luas dalam mengatasi masalah manajemen,
tetapi tidak cukup efektif untuk masalah manusia dalam manajemen.
Pendekatan system memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari
bagian-bagian yang saling berhubungan satu sama lain.Dalam pendekatan ini manajer diajak
untuk memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yang merupakan bagian dari lingkungan
ekternal yang lebih luas. Dalam sistem ini dijelaskan bahwa kegiatan setiap bagian dari
organisasi akan mempengaruhi kegiatan bagian lainnya.
37
C.4.1. Beberapa istilah dan sumbangan yang digunakan dalam pendekatan sistem, yaitu :
C.4.1.2.Sinergi, yaitu bagian-bagian terpisah dalam sebuah orgnisasi yang saling bekerja sama
dan berhubungan serta menghasilkan kerja yang lebih besar.
C.4.1.3.Sistem terbuka, yaitu sistem yang berhubungan dengan lingkungan luar. Sistem
tertutup, yaitu sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luar.
C.4.1.4.Arus, yaitu perubahan seluruh masukan ( informasi, bahan dan enegi) yang berasal dari
lingkungan melalui suatu proses untuk menghasilkan keluaran (barang dan jasa).
C.4.1.5.Umpan balik, merupakan kunci pengawasan terhadap sistem, dengan adanya umpan
balik, maka dapat dilakukan perbaikan apabila ada kesalahan dalam pelaksanaannya.
D. Tingkatan Manajemen
38
Manajemen Tengah adalah : para Direktur Jenderal
D.4.2. Pada suatu Kantor Balai Besar/Eselon II, maka tingkatan manajemennya adalah :
Dari sifat kerja manajemen dapat digolongkan menjadi tiga golongan, yaitu :
Adalah manajemen atau pejabat /pimpinan yang kerjanya menitik beratkan pada
pemikiran kerja (suatu pendekatan dari pimpinan atas sampai ke tingkat paling bawah serta
para pekerjanya). Dipelopori oleh Henry Fayol.
Adalah manajemen atau pejabat /pimpinan yang langsung memimpin kerja ke arah
tercapainya kerja yang nyata. Maksudnya adalah suatu pendekatan dari pimpinan atas sampai
ke tingkat paling bawah yang titik beratnya pada efisiensi dan produktivitas. Dipelopori oleh
F.W.Taylor.
Adalah manajemen atau pejabat /pimpinan yang dapat bertindak sebagai manajemen
administrative dan manajemen operatif (pejabat interpretor), yakni dapat menterjemahkan
manajemen administrative ke manajemen operatif dan sebaliknya.
39
Peranan pejabat ini sangat penting, karena hasil karya manajemen administrasi yang
bersifat garis-garis besar (umum) dan berbentuk kebijakan (policy=bahasa pikir). Untuk
memudahkan dalam pelaksanaan oleh pejabat pelaksana dalam tugas interpretor diberikan
dalam bentuk kerja praktis (operasional).
MTA MA MO
MA = Manajemen
Administratif
MTM MA MO
MO=Manajemen
Operatif
MTB MA MO
Keterangan :
40
E.2. Segi Luasnya
Dilihat dari segi luasnya atau ruang lingkupnya, manajemen dapat di bagi menjadi :
Makro manajemen adalah manajemen dengan ruang lingkup yang besar, pada
umumnya terdapat dalam bidang kenegaraan dan perusahaan-perusahaan besar.
Tujuan pokok manajemen adalah untuk memperoleh dayaguna (efisiensi) dalam kerja.
Untuk mendapatkan metode/teknik yang bagaimana yang sebaik-baiknya dilakukan harus
menggunakan sumber-sumber (alat-alat/tool) yang ada dalam organisasi.
Dr.R. Markharita, ekpert PBB yang diperbantukan pada Lembaga Administrasi Negara
(LAN/ 1977-1980) memberikan rincian bahwa sumber-sumber manajemen terdiri atas :
F.7. Prasarana : lahan/tanah, gedung, alat angkut, listrik dan air, dan sebagainya
41
MODUL 6
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Standar Kompetensi
Kompetensi Dasar
Setelah selesai mengikuti pendidikan, para lulusan dapat mengambil makna dan
dapat menerapkan serta membagi pengetahuan tentang Fungsi-fungsi manajemen,
perencanaan, pengorganisasian, Penggerakan, dan pengawasan; serta Staffing
A.Perencanaan (Planning)
B.Pengorganisasian (Organizing)
C.Penggerakan (Actuating)
D.Pengendalian/Pengawasan (Controlling)
42
Sebagai masukan dari penulis, penulis menambahkan satu fungsi manajemen yang
cukup penting yaitu Staffing, sehingga pokok bahasan menjadi POAC + S (Staffing)
A. Perencanaan (Planning)
Perencanaan adalah sesuatu yang akan direncanakan tentang apa yang akan dicapai,
yang kemudian memberkan pedoman, garis-garis besar tentang apa yang akan dituju.
Perencanaan merupakan persiapan-persiapan untuk pelaksanaan suatu tujuan, berupa
rumusan-rumusan tentang “apa” dan “bagaimana “ suatu pekerjaan dapat dilaksanakan.
Persiapan-persiapan tesebut dapat berupa tindakan-tindakan administrasi atas tindakan-
tindakan selanjutnya. Perencanaan tidak harus dalam bentuk tulisan tetapi mungking hanya
dalam pemikiran (benak), terutama untuk hal yang bersifat pribadi dan rahasia (misalnya
rencana operasi lokasi perjudian, pelacuran, sarang narkoba dan lain-lainnya).
Untuk membuat suatu perencanaan yang baik, ada dua pertanyaan yang harus dijawab,
yaitu “ Apa dan Bagaimana “ ( What and How). Pertanyaan “what” menunjukkan maksud dari
pembuatan perencanaan, tegasnya menjawab tentang tujuan apa yang hendak dicapai. Kalau
sudah terjawab maka dilanjutkan dengan menjawab pertanyaan “How”, yaitu bagaimana cara
terbaik yang digunakan demi tercapainya tujuan. Jawaban pertanayaan “how” dapat
merupakan cara, metode/sistem serta teknik-teknik yang digunakan.
Contoh :
43
Misalnya, kantor AMG pada tahun akademik 2009, akan menyelenggarakan
penerimaan taruna/mahasiswa baru untuk empat jurusan, yaitu jurusan meteorologi, jurusan
klimatologi, jurusan geofisika dan jurusan instrumentasi dengan total 120 taruna/mahasiswa
baru.
A.2.1. Rasional
Perencanaan bersifat kontinyu artinya perencanaan harus terus menerus dibuat dan
perlu ditinjau kembali guna perbaikan-perbaikan pada pelaksanaan waktu berikutnya dan
disesuaikan dengan perkembangan situasi dan kondisi masyarakat, pemerintah dan negara.
44
A.3. Kegagalan Perencanaan :
Perencanaan tidak matang karena tidak mempunyai pandangan jauh ke depan, kurang
pengalaman, tidak rasional.
Instruksi yang diberikan oleh pimpinan kepada para pelaksana tidak jelas atau tidak
tegas sehinggah terjadi tumpang tindih disana sini.
Hal ini adalah hal yang logis, karena banyak kemungkinan terjadinya kurang anggaran,
misalnya pengaruh-pengaruh ekonomi global, perubahan kebijakan pimpinan/pemerintah,
perubahan-perubahan dalam pelaksanaan karena keadaan tidak terduga.
Perencanaan yang baik tidak menjamin hasilnya juga baik, karena sangat tergantung
pada baik buruknya pada pelaksanaannya.
45
A.4.1.2. Organizing (Pengorganisasian)
A.4.2.3. Staffing
a.4.2.4. Directing
A.4.2.5. Coordinating
A.4.2.6. Reporting
A.4.2.7. Budgeting
A.4.3.3. Staffing
A.4.3.4. Directing
A.4.3.5. Controlling
A.4.4.3. Motivating
A.4.4.4. Controlling
46
A.4.4.5. Evaluating
B. Pengorganisasian (Organizing)
Agar peran organisasi ada dan berarti bagi orang-orang, peran-peran itu harus
mencakup :
Organisasi sebagai fungsi adalah organisasi dalam arti dinamis, yaitu organisasi yuang
memberikan memungkingkan tempat manajemen dapat bergerak dalam batas-batas tertentu
B.1.3. “a group of people”, yaitu kelompok orang-orang yang membentuk kelompok tertentu
yang bekerjasama untuk melaksanakan suatu usaha/kegiatan.
B.1.4. “a system of authority”, yaitu organisasi sebagai sistem wewenang yang memberikan
kekuasaan bagi setiap pejabat dalam melaksanakan tugasnya.
47
B.1.5. “a system of function”, yaitu sebagai sistem distribusi tugas sehinggaa masing-masing
pejabat memegang tugas tertentu.
Organisasi timbul apabila ada dua orang atau lebih yang bersama-sama menjalankan
pekerjaan untuk kepentingan bersama.
Yang menjadi dasar organisasi adalah penakanan pada tugas-tugas yang ada pada
organisasi tersebut, kemudian baru menentukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan
tugas-tugas yang ada dalam organisasi tersebut.
Organisasi adalah wadah dari manajemen yang saling mempengaruhi. Kalau organisasi
baik tetapi manajemen tidak baik, maka organisasi tidak dapat bergerak, demikan sebaliknya.
Dalam rangka membentuk organisasi yang baik perlu diketahui dan diperhatikan asas-
asas terdapat dalam organisasi, yaitu :
Dalam suatu organisasi ada suatu asas dimana tiap-tiap pegawai hanya mempunyai
satu pimpinan (pimpinan tunggal), dimaksudkan agar tugas-tugas yang diberikan dapat
dilaksanakan dengan dan karena hanya berasal dari pimpinannya
Dari hasil penelitian di Amerika Serikat yang paling efektif seorang pimpinan sebanyak-
banyaknya mengawasi 8 pegawai.
48
Perbedaan kemampuan tersebut berdasarkan beberapa faktor, antara lain, perbedaan
pengalaman, perbedaan pendidikan, perbedaan kecakapan dan perbedaan usia.
Bermacam tugas dalam organisasi harus dibagi-bagi sedemikain rupa dan ditugaskan
pada orang-orang tertentu, tetapi tetap merupakan satu kesatuan yang homogen dan tidak
berjalan sendiri-sendiri.
Untuk berhasilnya suatu organisasi tergantung pada sejauh mana seorang pimpinan
mendelegasikan wewenang, yang tentunya disertai dengan delegasi tanggung jawab. Delegasi
diberikan karena pimpinan sudah memberikan kepercayaan penuh kepada yang didelegasikan.
Ciri-ciri organisasi lini/garis adalah dimana pimpinan organisasi tunggal, garis komando
ke bawah jelas dan kuat.
B.6.1.2. Kebaikan :
B.6.1.3. Keburukan :
49
Keburukan dari organisasi lini.garis adalah :
B.6.1.3.1. Perluasan organisasi berarti penambahan beban dan tanggung jawab dan dapat
melampuai span of control
Pimpinan
Garis Komando
Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai hubungan
dengan pucuk pimpinan dan fungsi memberi bantuan, baik berupa pemikiran maupun hal-hal
lainnya, untuk kelancaran tugas pimpinan.
Pimpinan
50
B.6.3. Organisasi Lini dan Staf
Pimpinan
Staf
Lini Lini
Pimpinan dibantu oleh staf dan ada kesatuan komando. Staf mempunyai wewenang
fungsional dan memberikan advis/petunjuk. Kepala mempunyai wewenang komando.
B.6.3.2. Kebaikan
B.6.3.3. Keburukan
Dalam bentuk lini dan staf , sering terjadi pertengkaran antara pejabat lini dan staf
sehingga sering menghambat jalannya organisasi.
B.6.4.1. Ciri-ciri :
51
Skema Organisasi Fungsional
Pimpinan
Peneliti
Pemimpin Proyek
B.6.4.2. Kebaikan
B.6.4.2.1.Bidang pekerjaan khusus diduduki seseorang yang ahli yang memungkinkan bekerja
atas dasar keahlian dan kecintaannya pada tugasnya.
B.6.4.3. Keburukan :
Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya “ Organisasi dan Administrasi Kantor
Modern”, menyebutkan bahwa bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan menurut dalam
beberapa hal sebagai berikut :
52
B.7.1. Jumlah orang yang memimpin
B.7.1.2. Bentuk Komisi, dimana organisasi dipimpin oleh lebih dari satu orang.
B.7.2. Dilihat dari lalu lintas wewenang dan tanggung jawab serta hubungan kerja pada
kesatuan dalam organisasi, dua bentuk di atas dapat dibedakan sebagai berikut :
Masing-masing bagan kecuali bagan lukisan, dapat dibedakan menurut isinya, yaitu
bagan structural, bagan fungsional, bagan jabatan, bagan nama.
Seorang ahli bernama Barnard dan dari penemuan ekperimen Hawthorne, organisasi
dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan non formal.
Menurut Barnard adalah apabila aktivitas orag-orang lebih dikordinasi secara sadar
menuju tujuan tertentu. Organisasi dikatakan formal apabila :
53
B.9.1.3.Bersama-sama mempunyai suatu tujan
Organisasi non formal adalah setiap gabungan aktivitas pribadi tanpa tujuan untuk
bergabung secara sadar, meskipun dapat memberikan hasil bagi gabungan tersebut. (misalnya
para penumpang pesawat, aktivitas dipasar, penonton bioskop, dan sebagainya).
B.10.3. Pembagian pekerjaan menurut bagaimana organisasi itu disusun, digunakan 5 prinsip,
yaitu :
B.10.3.3.Pembagian pekerjaan menurut wilayah, dipergunakan bila suatu usaha melayani suatu
wilayah geografis yang mempunyai cirri tertentu.
C. Actuating (Penggerakan)
54
Menggerakan orang-orang agar mau dan suka bekerja mempunyai arti bagimana
menjadikan para pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawa atas tugas
yang dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun.
Sarana komunikasi yang memadai adalah segala sesuatu yang digunakan untuk
menyampaikan dan menerima informasi, misalnya telepon, internet, mimbar, publikasi, journal
dan sebagainya.
Terdapat kader-kader pimimpin artinya bahwa untuk mendapatkan pimpinan yang jelas
dan tegas ruang lingkup kepemimpinannya perlu dipertimbangkan dari dalam organisasi untuk
memotivasi gerak organisasi kearah yang sesyai tujuan organisasi.
C.2.2.1. Wewenang
Wewenang maksudnya adalah pemimpin harus memahami akan tugas dan wewenang
yang diembannya (delegation of authority) dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
55
C.2.2.1.2.Tidak menyalahgunakan wewenang.
C.2.2.2.Memiliki kelebihan-kelebihan
Maksudnya adalah suatu keadaan tertentu yang dimiliki seseorang dan tidak terdapat
pada orang lain, kelebihan tersebut antara lain :
Menurut Ord Way Tead dalam bukunya “ The Art of Leadership”, menyebutkan sifat-sifat
yang harus dimiliki pemimpin adalah :
C.2.2.3.4.Integritas (integrity)
C.2.2.3.7.Cerdas (intelligence)
C.2.2.3.9.Keyakinan (faith).
C.2.2.4.1.Teknik kepemimpinan pokok, yaitu teknik-teknik dasar pokok yang dapat digunakan
untuk berbagai macam kepemimpinan, antara lain :
56
C.2.2.4.2.Teknik menyiapkan orang-orang supaya bersedia menjadi pengikut.
Pegawai yang akan digerakkan harus mempunyai kemampuan untuk menerima dan
memahami apa yang diberikan pimpinan baik petunjuk, bimbingan ataupun perintah,
kemampuan itu antara lain :
Pengetahuan dan keterampilan mutlak harus dipunyai oleh pegawai, terutama yang
berkaitan dengan organisasi tempat bekerja.
C.2.1.2. Memiliki pandangan bahwa pengabdian adalah untuk organisasi, masyarakat dan
negara bukan kepada pimpinan.
Ada kemungkinan bahwa pegawai baru mau bekerja bila diawasi oleh pimpinannya,
bila pimpinan tidak ada maka pegawai akan malas-malasan. Ada juga pegawai yang baru
bekerja bila ada perintah dari pimpinan, bila tidak ada perintah sama sekali tida ada inisiatif
untuk bekerja.
C.2.1.3. Mau dipimpim, maksudnya adalah pegawai mempunyai rasa kesadaran, rasional dan
terarah pada pengabdian yang seluas-luasnya, dan bukan karena terpaksa. Hal ini juga penting
bagi pemimpin, bahwa kepemimpinan bukan diarahkan untuk menguasai pegawai, tetapi
pegawai tetap dibimbing sampai ke tingkat kesadaran tanggung jawab yang diinginkan.
C.2.1.4. Terpeliharanya tim kerja, maksudnya bahwa untuk berhasilnya fungsi penggerakan
harus tetap terpeliharanya kekompakan tim kerja, tim kerja harus kokoh dan kuat baik kualitas
maupun kuantitas ataupun baik fisik maupun batiniah. Kesamaan pandangan tentang
organisasi akan tetap terpeliharanya tim kerja.
57
D.Pengendalian/Pengawasan (Controlling)
Mc. Farland memberikan definisi, pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan
ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai
dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan.
Menurut Mc. Farland pengawasan harus berpedoman pada hal-hal sebagai berikut :
D.1.1.3. Tujuan
D.1.1.4. Kebijakan-kebijakan.
Pelaksanaan
Perencanaan Pekerjaan Pengawasa
n
D.4.1. Mempertebal rasa dan tanggung jawab terhadap yang diserahi tugas dan wewenang
dan pelaksanaan pekerjaan.
58
D.4.2. Mendidik para pejabat/pimpinan agar dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
prosedur yang telah ditentukan.
D.4.4. Suatu usaha untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, agar pelaksanaan
pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan.
Adalah pengawasan yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengawasan yang dibentuk
dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengawasan ini bertugas
mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai
kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat
mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh
bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit
pengawasan di tingkat departemen.
Adalah pengawasan yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengawasan dari luar organisasi
terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu
pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk
minta bantuan pemeriksaan/pengawasan terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan
Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.
59
D.2.3.4. Mengorganisasikan segala macam kegiatan, penempatan pegawai dan pembagian
pekerjaan.
D.2.3.6. Memberikan sanksi-sanksi terhadap pejabat yang menyimpang dari peraturan, sesuai
dengan peraturan yang berlaku.
60
D.2.4.3. Sistem Inspeksi
Inspeksi dimaksudkan untuk mengecek kebenaran dari hasil laporan . selain itu
inspeksi bertujuan untuk memberikan penjelasan-penjelasan terhadap kebijaksanaan pimpinan,
dilakukan dengan rasa kesetiakawanan, solidaritas dan morak yang tinggi.
Sistem ini lebih menitik beratkan pada penyelidikan/penelitian yang lebih mendalam
terhadap masalah-masalah yang bersifat negatif. Hal ini karena dari hasil laporan masih bersifat
hipotesa (anggapan), laporan tersebut mungkin benar dan mungkin salah, oleh karena itu pelu
diteliti lebih dalam untuk dapat mengungkap hipotesis tersebut. Tahapan-tahapan yang
dilakukan adalah pengumpulan data, menganalisa/mengolah data dan penelitian terhadap data
tersebut (validitas data ). Kemudian dari hasil penelitian tersebut segera diambil keputusan.
D.3.1. Pengawasan Langsung, adalah pengawasan yang dilakukan secara langsung pada
lokasi pelaksanaan pekerjaan (sistem inspektif, verifikatif dan investigasi).
D.3.2. Pengawasan tidak langsung, adalah pengawasan yang dilakukan terhadap hasil-hasil
laporan yang berupa uraian kalimat, angka-angka atau statistic yang berupa gambar-gambar.
D.3.3. Pengawasan formal, adalah pengawasan yang dilakukan secara formal oleh aparat/unit
pengawasan dilingkungan organisasi itu sendiri. Dalam pengawasan ini telah ditentukan
prosedur, hubungan dan tata kerjanya.
D.4.2. Pengawasan harus objektif, jujur dan mendahulukan kepentingan umum dari pada
kepentingan pribadi
61
D.4.3. Pengawasan harus berorientasi pada kebenaran menurut peraturan yang berlaku dan
kebenaran atas prosedur yang telah ditetapkan dan berorientasi pada tujuan (manfaat) dalam
pelaksanaan pekerjaan.
D.4.5. Pengawasan harus berdasarkan standar yang objektif, teliti dan tepat.
D.4.7. Hasil peengawasan harus dapat memberikan umpan balik (feed back) terhadap
perbaikan dan penyempurnaan dalam perencanaan dan kebijaksanaan di masa
yang akan datang.
E. Staffing
Fungsi staffing dalam manajemen diartikan sebagai suatu proses prosedur langkah demi
langkah yang berkesinambungan untuk menjaga agar organisasi selalu memperoleh orang-
orang yang tepat dalam posisi yang tepat pada waktu yang tepat. Lanhkag-langkah tersebut
antara lain : (1).Perencanaan sumber daya manusia (SDM), (2).Pengadaan pegawai baru
(rekrutmen melalui seleksi), (3).Pemilihan dan penempatan, (4).Induksi dan Orientasi
(a.pemindahan, b.latihan dan pengembangan,c.penilaian prestasi)
E.1.4.1.Rencana strategi, tujuan dan sasaran serta taktik untuk membuat organisasi menjadi
realistik yang akan menentukan kebutuhan personil dan organisasi.
E.1.4.2.Perubahan-perubahan potensi pada lingkungan luar, hal ini dapat berarti perubahan
ketersediaan dana atau tenaga kerja.
62
E.2. Pengadaan pegawai baru (rekrutmen)
Dimaksudkan untuk menampung calon yang cukup banyak untuk diadakan seleksi
untuk mendapatkan calon pegawai yang memenuhi syarat-sayarat administrasi secara umum.
Seleksi dapat dilakukan dalam 2 macam, yaitu seleksi umum (untuk kebutuhan tenaga yang
bersifat umum) dan seleksi khusus (untuk kebutuhan tenaga-tenaga spesialis/ahli dibidang
tertentu).
Bagian terpenting dari pengadaan adalah suatu pernyataan tentang kedudukan dari
setiap pekerjaan (job description/posision description), yang menguraikan mengenai nama,
tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan tersebut.
Jika telah ditentukan kualifikasi untuk masing kedudukan pekerjaan maka selanjutnya
adalah diadakan pemilihan (seleksi) melalui tahapan-tahapan seleksi mulai test tertulis,
kesehatan, test psikologi, wawancara dan surat-surat pernyataan mengenai kesanggupan kerja
dan lokasi penempatan kerja.
E.4.2.Tinjauan tentang sejarah, lingkungan kantor, visi dan misi organisasi serta
pengembangan kemasa depan.
E.5. Pemindahan
E.5.1. Promosi, adalah memberikan tanggung jawab dan wewenang yang lebih besar kepada
pegawai, dengan kata lain promosi adalah kenaikan pangkat/jabatan yang lebih tinggi,
merupakan salah satu usaha untuk memajukan/mengembangkan pegawai. Dengan promosi
dapat memberikan pegawai hal-hal sebagai berikut :
63
E.5.1.3. Menaikan moral dan efisiensi pegawai
E.5.2. Mutasi, adalah memindahkan pegawai dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain
dalam satu tingkatan secara horizontal. Tujan mutasi adalah :
E.5.2.3. Untuk menjamin kepercayaan bahwa mereka tidak akan diberhentikan karena kurang
cakap pada jabatan semula
E.5.2.4. Menciptakan lingkungan baru yang mungking akan meningkatkan prestasi kerjanya
E.5.3. Demosi, adalah suatu tindakan memberikan kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih
kecil, dengan kata lain penurunan pangkat/jabatan karena dinilai kurang cakap dan kurang
berprestasi pada jabatan tersebut.
E.6.1. Pendekatan metode palatihan di tempat kerja (on the job training), meliputi :
E.6.1.1. Rotasi, dimana pegawai dalam jangka waktu tertentu bekerja pada serangkaian
pekerjaan dengan berbagai keterampilan.
E.6.1.2. Tugas belajar, mengikuti pelatihan kerja dan pengajaran dalam kelas
E.6.1.3. Magang, dimana pegawai dilatih dibawah bimbingan rekankerja yang lebih terampil.
E.6.2. Pendekatan metode palatihan di luar tempat kerja (off the job training).
Metode pengembangan diluar tempat kerja membebaskan mereka yang terus menerus
berada ditempat kerja dan memungkinkan untuk memusatkan pada tempat belajar, selain itu
untuk mendapatkan kesempatan bertemu dengan orang lain dan akan mendapatkan gagasan
dan pengalaman baru yang bermanfaat.
64
E.7. Penilaian prestasi
Penilaian prestasi adalah salah satu hal yang penting dalan pengorganisasian ,namun
dalam pelaksanaannya sangat sulit untuk melihat hasil yang memadai. Penilaian prestasi dapat
dibedakan dalam 2 macam, yaitu formal dan informal.
E.7.1. Penilaian formal dilakukan setiap satu tahun sekali, dengan maksud :
E.7.2. Penilaian informal dilakukan dari hari kehari dengan mengatakan kepada pegawai
tentang baik/buruknya pekerjaan yang dilakukan. Cara ini cepat mendorong prestasi pegawai
yang diinginkan dan untuk melakukan perbaikan-perbaikan atas kesalahan sebelumnya.
65
MODUL 7
MACAM-MACAM MANAJEMEN
Kompetensi Dasar
Setelah selesai mengikuti pendidikan, para lulusan dapat mengambil makna dan
dapat menerapkan serta membagi pengetahuan tentang manajemen ilmiah, manajemen
sistematika, manajemen terbuka, manajemen demokratis, manajemen tradisional dan
manajemen bapak
Manajemen Ilmiah adalah manajemen yang berdasar ilmu, artinya yang dapat dikaji
secara ilmiah, dianalisis dengan menggunakan metode ilmiah dan dapat diperoleh suatu
sintesis. Dikatakan manajemen ilmiah karena dapat manajemen dapat dipelajari secara ilmiah
di tempat-tempat pendidikan (sekolah, penidikan tinggi atau tempat-tempat kursus). Pelopor
Manajemen Ilmiah adalah F.W. Taylor ( USA) dan H.Fayol (Perancis).
66
Setiap gerak dalam proses produksi dicatat secara cermat gerak dan waktunya untuk
menyelesaikan pekerjaan.
B. Manajemen Sistematis
Penerapan manajemen ini dapat dilihat pada operasi penerbangan, pelayaran dan
sektor perhubungan lainnya. Segala Sesuatu yang berkaitan dengan perjalanan telah
dipersiapkan dengan sangat terinci dan cermat untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan
selama perjalanan.
Ditinjau dari pengertian positip dimana segala sesuatu yang dilakukan oleh pimpinan
harus dikontrol oleh staf atau bawahannya, hal ini karena biasanya dalam setiap jabatan pasti
ada yang bersifat rahasia dan tidak boleh terbuka. Dengan sifat keterbukaan ini yaitu dengan
diberikan kesempatan untuk mengemukakan gagasan-gagasan, pendapat-pendapat atau
saran-saran dapat menimbulkan kegairahan, apalagi kalau gagasan-gagasan, pendapat-
pendapat atau saran-saran dapat diterima dan digunakan, maka yang mempunyai ide tersebut
akan merasa senang. Selain itu akan tibul suatu kompetisi yang sehat berlomba untuk
mengembangkan inisiatif dan daya kreasi.
D. Manajemen Demokratis
67
petimbangan semata, tetapi ikut serta menentukan keputusan atas dasar musyawarah untuk
mupakat.
E. Manajemen tradisional.
Manajemen Tradisional adalah manajemen yang digunakan dengan sistem kerja dan
cara berpikir mengikuti cara-cara zaman dahulu dan bahkan sampai masa sekarang ini masih
ada yang menggunakannya. Manajemen tradisional biasanya digunakan turun temurun, tidak
ada kreasi, monoton dan tidak dinamis.
F. Manajemen Bapak
68
MODUL 8
KEPEMIMPINAN
Standar Kompetensi
Kompetensi Dasar
Kerberhasilan dari suatu organisasi tergantung pada banyak faktor. Faktor yang penting
adalah dampak dari kepemimpinan dalam organisasi, karena seorang pemimpin harus
berperan sebagai organisator kelompoknya untuk mencapai tujuan yangtelahdigariskan
organisasi.
Dari berbagai studi tentang ciri-ciri kepemimpinan yang pernah dilakukan ditunjukkan
bahwa seorang pemimpin memiliki cirri fisik, intelegensi dan kepribadian yang lebih menonjol
dibandingkan dengan seorang yang bukan pemimpin. Pada umumnya fisik seorang pemimpin
lebih kuat, lebih tinggi besar, lebih percaya diri, terbuka, mudah menyesuaikan diri, antusias,
69
mempunyai dorongan untuk berprestasi, mempunyai inisiatif, mampu bekerja sama dan
berhubungan dengan orang lain.
Ada dua fungsi utama dari seorang pemimpin, yaitu : (1).Fungsi pemecahan masalah
dan (2). Fungsi Sosial
Fungsi ini berhubungan dengan tugas seorang pemimpin dengan pekerjaan yang
mencakup memberikan jalan keluar dari suatu masalah, memberikan pendapat dan inforamasi.
B.Gaya-gaya Kepemimpinan
Menurut Stoner ada dua gaya kepemimpinan yang biasa digunakan oleh seorang
pemimpin dalam mengarahkan dan mempengaruhi bawahannya, yaitu :
Dalam gaya kepemimpinan ini seorang pemimpin akan mengarahkan dan mengawasi
bawahannya agar bekerja sesuai dengan yang diharapkan pemimpinnya. Kepemimpinan gaya
ini lebih mengutamakan keberhasilan dari pekerjaan yang hendak dicapai dari pada
perkembangan kemampuan bawahannya.
70
Dengan demikian hubungan pekerja dan atasannya dapat terjaga dengan baik, saling percaya
dan saling mempercayai.
B.3. Otokratik, pemimpin dipandang sebagai orang yang memberi perintah dan yang dapat
menuntut, keputusan ada ditangan pemimpin.
B.4. Demokratik atau Partispatif, pemimpin dipandang sebagai orang yang tidak akan
melakukan suatu kegiatan tanpa mengkonsultasikan terlebih dahulu dengan bawahannya. Jadi
pemimpin mengikutsertakan pendapat bawahannya sebelum mengusulkan suatu kegiatan atau
keputusan.
B.5. Free Rein, mengemukakan bahwa pemimpin sebaiknya hanya menggunakan sedikit
kekuasan saja dan memberi banyak kebebasan pada bawahannya untuk menentukan tujuan
perusahaan dan cara untuk mencapainya. Pemimpin hanya berfungsi sebagai fasilitator melalui
pemberian informasi dan sebagai orang yang berhubungan dengan kelompok lain.
Seorang pemimpin yang efektif tidak ditentukan oleh gaya atau tipe kepemimpinan yang
digunakan dalam memimpin kelompok, tetapi tergantung pada cara menerapkan tipe/gaya
kepemimpinan tersebut pada situasi yang sesuai. Ada kemungkinan pemimpin akan menjadi
sangat otokratik pada situasi darurat. Dilain pihak seorang pemimpin lembaga penelitian akan
memberi kebebasan kepada peneliti-peneliti untuk melakukan eksperimen, tetapi mungkin agak
otokratik bila para peniltinya menggunakan bahan kimia secara sembarangan.
B.6.1. Ciri Pemimipin, dapat dilihat dari latar belakang pendidikan, pengalaman masa lalunya,
nilai-nilai yang dipegangnya. Misalnya sorang pemimpin yakin bahwa kebutuhan-kebutuhan
organisasi adalah yang utama daripada kebutuhan-kebutuhan individu, akan sangat
mengarahkan kegiatan bawahannya.
B.6.2. Ciri Bawahan, Seorang pemimpin akan memberikan kebebasan atau mengikut
sertakan bawahannya dalam mengambil keputusan apabila bawahannya menpunyai
pengetahuan dan pengalaman cukup untuk mengatasi masalah secara efektif. Apabila
bawahan memahami seluruh tujuan organisasi, mempunyai pengetahuan dan pengalaman
untuk memecahkan masalah , maka pemimpin akan cenderung bersikap demokratik dan akan
71
mengikutsertakan bawahannya dalam memimpin. Tetapi apabila bawahan tidak mempunyai
kemampuan tersebut, maka pemimpin akan bergaya otoriter.
Dari hasil studi Robert Tannenbaun dan Warren H.Schmidt, banyak peneliti yang berusaha
mencari fak tor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kepemimpinan, antara lain :
B.6.3.1. Diri Pemimpin, yaitu : Kepribadian, pengalaman masa lalu, latar belakang dan harapan
pemimpin sangat mempengaruhi efektivitas kepemimpinan di sampingmempengaruhi gaya
kepemimpinan yang dipilihnya.
B.6.3.2. Ciri Atasan Pemimipin, Gaya kepemimpinan dari atasan pemimpin sangat
mempengaruhi orientasi pemimpin
B.6.3.3 Ciri Bawahan, respon yang diberikan bawahan akan menenetukan efektivitas
kepemimpinan.ar belkang pendidikan bawahan sangat menetukan pula cara pemimpin
menentukan gaya kepeimipinannya.
B.6.3.4. Persyaratan tugas, Tuntutan tanggung jawab pekerjaan bawahan akan mempengaruhi
gaya kepemimpinan.
B.6.3.5. Iklim Organisasi dan Kebijakan, akan mempengaruhi harapan dan perilaku anggota
kelompok dan gaya kepemimpinan yang dipilih.
B.6.3.6. Perilaku dan Harapan Rekan Sekerja Pemimpin, Rekan sekerja yang setingkat
pemimpin merupakan acuan yang penting, segala pendapat yang diberikan oleh rekan-rekan
sangat menpengaruhi efektivitas hasil kerja pemimpin.
B.7. Kesimpulan dari urian di atas bahwa ada 3 unsur dalam situasi kerja yang
mempengaruhi gaya kepemimpinan, yaitu :
72
C. M o t i v a s i
Memotivasi (to motivate) berarti tindakan dari seseorang yang ingin mempengaruhi
orang lain untuk berprilaku secara tertentu. Motivasi adalah aktivitas manajemen untuk
mempengaruhi bawahannya untuk bertindak secara organisatoris dengan cara tertentu untuk
menghasilkan hasil-hasil yang efektif
Suatu dorongan psikis dari dalam diri seseorang yang menyebabkan ia berprilaku
secara tertentu, terutama di dalam suatu lingkungan pekerjaan. Namun motivasi bukan satu-
satunya yang berhubungan dengan prestasi, ada dua faktor yang menyebabkan yaitu
kemampuan dan persepsi tentang perannya.
Model motivasi tradisonal, dipelopori okeh F. Taylor, mengemukakan bahwa aspek yang
penting dari tugas pimpinan adalah memastikan bahwa para pekerja menjalankan tugas
mereka dengan berulang-ulang dan membosankan dengan cara yang paling efisien. Dengan
menggunakansistem insetif , pimpinan dapat memotivasi bawahannya. Makin banyak yang
diproduksi makin besar penghasilannya. Dalam banyak situasi pendekatan ini efektif. Dengan
tercapainya efisiensi lebih seikit pekerja yang dibutuhkan untuk tugas tertentu, sesudah
beberapa lama berlangsung pimpinan mengurangi besarnya insentif, pemecatan menjadi biasa
dan para pekerja lebih mencari kemanan kerja dari pada sekedar peningkatan gaji yang sedikit
bersifat sementara.
Elton Mayo dan peniliti hubungan manusia lainnya menemukan bahwa kontak-kontak
sosial antara karyawan selama waktu kerja penting. Tugas yang membosankan dan berulang-
ulang dengan sendirinya mengurangi motivasi. Elton Mayo percaya bahwa pimpinan dapat
memotivasi bawahannya dengan memberikan kesempatan akan kebutuhan sosialnya itu,
karyawan mendapat kebebasan untuk mengambil keputusan dalam pekerjaan.
73
C.2.2. Model Sumber Daya Manusia
Perintis model sumber daya manusia adalah Mc Gregor dn Maslow, menurut kedua
ilmuwan tersebut banyak faktor untuk memotivasi karyawan, bukan hanya dengan uang,
keinginan atau kepuasan, tetapi juga kebutuhan akan pencapaian dan pekerjaan yang berarti,
dengan prestasi kerja yang baik karyawan telah memperolah kepuasan.
Karyawan lama diberikan tanggung jawab yang lebih besar untuk membuat keputusan
dalam menjalankan tugas mereka, pimpinan harus membagi tanggung jawab untuk mencapai
sasaran organisasi, masing-masing individu diberikan kontribusi atas dasar minat dan
kemampuannya.
74
75