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Chiunque tratti dati personali di clienti, fornitori, cittadini, dipendenti, soci o altro, deve rispettare il nuovo
Testo Unico sulla Privacy - TUP (D.Lgs. 196 del 30/6/03) entrato in vigore il 01 gennaio 2004.

In altre parole, deve adottare le misure di sicurezza necessarie perché i dati in suo possesso non vengano
distrutti o persi e perché l’accesso e il trattamento ad essi relativi siano esclusivamente nelle mani del
personale autorizzato.

Per adeguarsi alla legge occorre:

- proteggere e inventariare tutte le banche dati

- adottare misure logiche, fisiche ed organizzative di protezione
- adeguarsi agli obblighi di informativa, consenso, nomina dei responsabili e degli incaricati,
formare il personale preposto
- redigere, quando richiesto, il Documento Programmatico sulla Sicurezza (DPS) e aggiornarlo
annualmente

Chi verrà trovato inadempiente ad un controllo effettuato dagli organi preposti (Guardia di Finanza, Polizia
Postale e Ufficio del Garante) rischia pesanti sanzioni, amministrative e penali.

Oltre a poter fornire una soluzione software fra le più diffuse in Italia (PrivacyLab), al fine di consentire una
reale messa a norma Privacy e tutelare i vertici aziendali dalle pesanti sanzioni penali ed amministrative
previste dal D. Lgs. 196/2003, SEDOC con la consulenza dello Studio Torreggiani/Grasselli, ha ideato il
pacchetto di servizi e consulenze Privacy System, strutturato in 2 moduli così organizzati:

Modulo 1 - Servizi e consulenze per la messa a norma delle aziende:

• Formazione periodica certificata del personale dipendente che tratta dati sensibili, direttamente
presso l’azienda e sue sedi secondarie, con rilascio di schede pratiche per l’operatività quotidiana
(obbligo previsto dal codice);
• Formazione continuativa dei nuovi assunti e di coloro che cambiano mansioni (obbligo
previsto dal codice);
• Consulenza normativa per la corretta formulazione e mantenimento di tutta la modulistica:
informative, consensi, nomine incaricati e responsabili, fax, e-mail, ecc.;
• Consulenza normativa per il controllo e messa a norma degli apparati hardware e software;
• Consulenza normativa per la gestione dei siti internet, e-mail, videosorveglianza, curricula,
certificati medici, procedure di marketing diretto, ecc.;
• Consulenza per la redazione ed aggiornamento annuale dei DPS in affiancamento al personale
interno;
• Consulenza telefonica continuativa gratuita;
• Monitoraggio continuativo di tutte le scadenze gratuito.

Modulo 2 - Assunzione incarico di “Responsabile Privacy” e deresponsabilizzazione dei vertici aziendali:

• Assunzione formale dell’incarico di “Responsabile Privacy” da parte dei nostri consulenti;

• Assunzione formale dell’incarico di “Responsabile per il riscontro agli interessati” da parte dei nostri
consulenti;
• Verifiche quadrimestrali, in accordo con i vertici aziendali, al fine di accertare il costante
rispetto delle procedure e l’operato dei dipendenti;
• Rilascio periodico attestazione scritta di conformità ex punto 25 allegato B), D. Lgs. 196/2003;
• Assistenza legale in azienda durante eventuali verifiche ed ispezioni da parte degli organi preposti
(Guardia di Finanza, Polizia Postale, Garante).

I moduli di lavoro di cui sopra consentiranno di esternalizzare una serie di adempimenti altrimenti ingestibili
all’interno dell’azienda senza adeguate competenze, specialmente nel caso di realtà di particolari dimensioni o
complessità.