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CAPÍTULO III

EL PRESUPUESTO POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD EN


UNA INDUSTRIA DE CEREALES

Es una técnica que sirve para controlar los ingresos, costos y gastos, tomando en
consideración las responsabilidades asignadas a cada funcionario o supervisor de área
o departamento. En la gráfica 3 se muestra el desarrollo de un proceso presupuestal
basado en áreas y niveles de responsabilidad.

GRÁFICA 3
Secuencia de un sistema presupuestal
Pronóstico
de Ventas

Presupuesto Presupuesto
Otros
de Ventas de Cuentas
Ingresos
por Cobrar

Consumo de
Materia
Prima Presupuesto
de Caja
Presupuesto
Inventarios, Mano de Costo de
de
MP, PP, PT Obra Producción
Producción
Presupuesto
Gastos de de Cuentas
Fabricación por Pagar

Costo de Gastos de Gastos Presupuesto


Distribución Administración Financieros de Inversión

Estado de
Balance General
Resultados
Presupuestado
Presupuestado

Fuente: Material de Apoyo, Curso Finanzas II .

3.1 El presupuesto de ventas


Es el punto de apoyo del cual dependen todas las fases del plan presupuestario. El
hecho de pronosticar las ventas es una tarea que implica mucha incertidumbre, ya que
existe una multitud de factores que las afectan, como las políticas de precio, el grado de
competencia, el ingreso disponible, la actitud de los compradores, la aparición de
nuevos productos, las condiciones económicas, etc.
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Un presupuesto de este tipo muestra las proyecciones de ventas en unidades y en


valores, constituyéndose generalmente en la base sobre la que se desarrolla la
planificación integral de la empresa. En la empresa industrial de cereales objeto de
estudio, dada su estructura organizacional, el encargado de desarrollar y establecer
este presupuesto es el departamento de ventas.

Es importante aclarar la diferencia entre un presupuesto de ventas y un pronóstico de


ventas; el pronóstico es una apreciación cuantificada de las futuras condiciones que
rodean a una situación, basadas en supuestos, es decir, que surge a raíz de la
experiencia y el conocimiento de los encargados de las diferentes áreas o niveles de
responsabilidad de la empresa. Una vez elaborado, el pronóstico se constituye en la
base sobre la que se desarrolla el presupuesto de ventas, que conjuntamente con las
decisiones de la Gerencia y la consideración de situaciones técnicas y matemáticas,
dan forma a este plan integral.

En la formulación de este presupuesto se deben observar los siguientes lineamientos:


a. Es indispensable seleccionar por medio de estudios previos a su elaboración,
cuál es el método para presupuestar más adecuado para la entidad, en vista
de las circunstancias, necesidades y los recursos humanos, técnicos y
materiales con que se dispone.

b. Establecer políticas de planificación de ventas, indicando responsabilidades.

c. Recolectar, seleccionar, ordenar y estudiar adecuadamente los datos fuente de


este presupuesto.

d. Evaluar factores limitantes como capacidad de planta, abastecimientos de


materia prima y suministros, disponibilidad de personal, disponibilidad de
capital, disponibilidad de canales de distribución, etc.

e. Debe analizarse por producto, por región, por cliente, etc.

f. Considerar que la base para la valuación del presupuesto de ventas en


unidades, sea precisamente una lista de precios revisada y autorizada.
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g. En la elaboración del plan de ventas deben ser considerados factores, tales


como:
 Mezcla de líneas y productos
 Relación de costos – volumen – utilidad
 Control de gastos relacionados a las ventas

h. Establecer un control que consista en comparar metódicamente las cifras


presupuestadas con las reales a través de un reporte periódico.

i. Asegurar el compromiso y la participación constante de la alta Gerencia para


alcanzar las metas trazadas.

3.1.1 Métodos para presupuestar


Existen varios métodos para la elaboración del presupuesto de ventas, entre estos se
pueden mencionar:

a. Método de Criterios:
Es conocido también como estimación directa de los agentes, y se aplica
generalmente en empresas pequeñas, está basado en criterios del Gerente de
Ventas o Gerente General y de los vendedores de la empresa.

Para elaborarlo, los vendedores son instruidos y requeridos para formular


analíticamente su estimación de ventas en unidades, por cliente, zona, o línea
de producto. Además, es necesario proveerlos con información pasada que les
sirva de guía en la elaboración de este presupuesto.

Debido a su naturaleza y al tipo de personas que intervienen en su


formulación, es necesario que:
 Las instrucciones sean claras y precisas con objeto de que las
conclusiones que logren sean dignas de confianza y uniformes.
 Los presupuestos parciales sean revisados por los subgerentes o
supervisores y aprobados por el gerente de mercadeo o ventas según
sea el caso.

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