Anda di halaman 1dari 40

MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR.

A. Pengertian Dokumen
Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat
dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.
Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan
mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.
Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sbagian
kecil dari dokumen.
Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.

B. Jenis-Jenis Dokumen
1. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya
a. Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya:
KTP, SIM, dan ijazah.
b. Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: cek, obligasi,
dan saham.
c. Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: fosil, tugu, dan
naskah proklamasi.
d. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu
pemerintahan. Contohnya: Keppres dan UU.
2. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya
a. Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam
(dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, dan film.
b. Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan
di museum).
c. Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan dengan sistem
kearsipan).
C. Ruang Lingkup Dokumentasi
1. Dokumentasi Literer
Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan
mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut
sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.
2. Dokumentasi Korporil
Dokimentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan
mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang
disusun berdasarkan sistem tertentu.
3. Dokumentasi Privat
Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan
mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan
disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.
D. Dokumen Kantor (Surat)
Dokumen kantor meliputi surat, memo, laporan, LPT (Lembar Pesan Telepon), e-mail dan lain-
lain. Namun dalam modul ini banyak ditekankan pada dokumen yang berbentuk surat, karena
sebagian besar dokumen yang ada dalam instansi atau perusahaan adalah dalam bentuk surat.
1. Pengertian Surat
Surat adalah lembarankertas yang memuat bahankomunikasi atau informasi yang disampaikan
oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau
kantor.
Komunikasi melalui media surat masih dianggap paling efektif dan ekonomis walaupun sudah
banyak alat-alat komunikasi yang canggih seperti handphone, radio, dan televisi karena selain
biayanya sangat murah juga informasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan sumbernya.
2. Fungsi Surat
Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut.
a. Alat bukti tertulis
Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi atau
perusahaan atau antar orang-orang yang telah mengadakan hubungan surat-menyurat. Contonya:
surat perjanjian.
b. Alat pengingat.
Surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama.
Contohnya: akta jual beli.
c. Bukti historis
Surat dapat dijadikan bahan riset atau penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi atau
perusahaan di masa yang lalu. Contohnya: bukti-bukti transaksi.
d. Duta organisasi
Surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi atau perusahaan. Contohnya:
penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat.
e. Pedoman
Surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan. Contohnya: surat
tugas.
f. Sarana promosi
Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat resmi
tercantum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan.
3. Jenis-Jenis Surat
a. Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya
Ø Kartu Pos
Surat yang terbuat dari kertas karton berukuran 15 x 10 cm untuk mengirimkan berita yang
isinya singkat dan bersifat tidak rahasia.
Ø Warkat Pos
Sehelia kertas yang telah dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat akan membentuk
sampul surat. Warkat pos hanya dikeluarkan oleh PT. Pos Indonesia.
Ø Surat Bersampul
Surat yang menggunakan sampul atau amplop.
Ø Memorandum atau Nota
Memorandum atau nota dapat dipergunakan dalam kegiatan surat-menyurat intern organisasi
perusahaan yang berisikan pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat. Memo dibuat oleh
pemimpin kepada bawahan atau antar pejabat setingkat, seperti memberikan petunjuk, meminta
informasi yang bersifat mengingatkan, dan lain-lain. Sedangkan nota dapat digunakan oleh
pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan atau antar pejabat dalam satu
organisasi atau perusahaan.
Ø Surat Tanda Bukti
Surat khusus yang biasanya berbentuk formulir yang dipakai untuk membuktikan keabsahan
aktivitas antara dua pihak. Wujudnya dapat berupa kuitansi, faktur, tanda terima, dan lain-lain.
b. Jenis-Jenis berdasarkan tujuannya
· Surat permintaan penawaran
· Surat penawaran
· Surat pesanan
· Surat pemberitahuan
· Surat pengantar
· Surat perjanjian
· Surat keputusan.
· Dan lain-lain.
c. Jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya
ü Surat dinas
Surat yang isinya berpa informasi yang bersifat kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah
ü Surat pribadi
Surat yang dikirimkan atas nama pribadi baik yang bersifat kekeluargaan, persahabatan,
perkenalan maupun yang bersifat setengah resmi seperti surat lamaran pekerjaan.
ü Surat niaga
Surat yang isinya berupa informasi niaga atau bisnis dan dibuat oleh badan-badan usaha atau
perusahaan.
ü Surat sosial
Surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.
ü Surat pengantar
Surat yang berbentuk daftar yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu bersama surat tersebut.
ü Telegram
Ada 2 macam telegram, yaitu telegram yang pengirimannya disalurkan melaluipesawat telegraf
dan surat kawat (surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram).
d. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan jumlah penerimanya
§ Surat biasa
Surat yang dikirim kepada seseorang seperti pejabat atau suatu organisasi.
§ Surat edaran
Surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.
§ Surat pengumuman
Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat yang nama-namanya sulit dituliskan
satu-persatu.
e. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya
v Surat sangat rahasia.
Surat ini diberi tanda “SRHS” atau “SR” dan dimasukkan ke dalam 3 sampul surat.
v Surat rahasia.
Surat ini dibri tanda “RHS” atau “R” dan dimasukkan dalam 2 sampul surat.
v Surat biasa.
Surat yang jika isinya terbaca oleh oranglain tidak akan menimbulkan kerugian bagi organisasi
ataupun pejabat yang bersangkutan.
f. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan Urgensi Penyelesaiannya.
o Surat sangat segera
Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya atau dijawab atau diselesaikan. Oleh
karena itu “surat sangat segera” memerlukan cara penyelesaian dan pengiriman yang sesingkat-
singkatnya sehingga lebih didahulukan daripada surat-surat lainnya.
o Surat segera
Surat yang berisi informasi yang memerlukan jawaban atau penyelesaian yang segera, namun
tidak secepat surat yang bersifat “sangat segera”.
o Surat biasa.
Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban atau penyelesaian yang secepatnya, tetapi
diselesaikan menurut urutan kedatangannya.
4. Perlengkapan Surat
a) Kertas Surat.
Ukuran kertas yang biasa digunakan dan kegunaannya adalah sebagai berikut.
Jenis kertas surat Ukuran Kegunaan
Kertas Folio 33 cm x 21,5 cm Untuk menulis surat yang
isinya panjang
Kertas Kuarto 28 cm x 21,5 cm Untuk menulis surat yang
isinya pendek
Kertas Oktavo 20,5 cm x 12,7 Untuk menulis memo dan
cm nota, ukuran kertasnya
setengah dari kertas folio
atau kuarto
Kertas Sikmo 20,5 cm x 16,5 Untuk menulis surat dan
cm merupakan kertas ukuran
Inggris.
Kertas A4 29,7 cm x 21 cm Untuk menulis surat dinas
Kertas A5 14,8 cm x 21 cm Untuk menulis surat dan
merupakan ukuran kertas
internasional
Kertas A6 10,5 cm x 14,8 Untuk menulis surat
cm pengantar
Kertas A7 7,4 cm x 10,5 cm Untuk menulis surat dan
merupakan ukuran kertas
internasional
Sedangkan jenis kertas yang biasa dipakai dalam kegiatan surat menyurat adalah sebagai berikut.
Kertas Union Skin, kertas yang putih jenis import yang tipis dan kuat yang biasa dipergunakan
untuk surat menyurat ke luar negeri.
Kertas HVS, biasa dipakai untuk surat asli.
Kertas Doorslag, kertas tipis yang biasa dipakai untuk tindasan.
Kertas Stensil, dipakai untuk surat yang akan digandakan dalam jumlah banyak.
b) Amplop atau Sampul Surat
Jenis-jenis amplop atau sampl surat yang biasa digunakan untuk kegiatan surat menyurat adalah
sebagai berikut.
· Commercial · Open end · Catalogue
· Visiting card · Coin · Button and string
· Drug · Window · Eyelet and clasp
· Bifold · Official · Invoice tag
· Card · Postage cavour · Church
· Double fold · Pence · X-ray
· Air mail · Work docket · Receipt and page
c) Lipatan Surat
ü Lipatan Perancis
ü Lipatan Baron
ü Lipatan Baku (Standard Fold)
ü Lipatan Akordion (Accordion Fold)
ü Lipatan Baku Rendah (Low Standard Fold)
ü Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)
ü Lipatan Tunggal (Single Fold)
ü Lipatan Ganda Sejajar (Parallel Double Fold)

E. Bagian-Bagian Surat
1. Kepala surat.
2. Nomor surat.
3. Tanggal surat.
4. Alamat yang dituju.
5. Hal atau perihal.
6. Salam pembuka.
7. Pembuka.
8. Isi surat.
9. Penutup.
10. Salam penutup.
11. Nama organisasi atau perusahaan.
12. Nama penandatangan.
13. Jabatan penandatangan.
14. Lampiran.
15. Tembusan.
16. Inisial.

1) Kepala Surat
Kepala surat hendaknya disusun dengan tata letak yang menarik. Karena selain sebagai informasi
tentang organisasi tetapi juga sebagai alat promosi.
Hal-hal yang terdapat pada kepala surat adalah sebagai berikut.
a. Nama Organisasi atau perusahaan.
b. Alamat kantor.
c. Nomor telepon atau faksimili atau kode pos.
d. Website atau alamat e-mail.
e. Nama bankir.
f. Logo perusahaan.
g. Bidang usaha (khusus bagi perusahaan).
Pada dasarnya, kop surat mempunyai peranan ganda. Di satu sisi sebagai cara menyampaikan
informasi dan pesan tertentu dari suatu perusahaan atau organisasi ke pihak luar. Di sisi lain,
berfungsi sebagai sarana promosi. Misalkan, seperti ekspor impor. Eksportir dan importir
berbeda secara georafis dan geopolitik. Satu-satunya media yang memperkenalkan mereka
hanyalah korespondensi yang mereka lakukan. Karena itu, kop surat dapat memegang citra
perusahaan. Kop surat yang bagus dan menarik akan memberi kesan pertama yang baik yang
akan membawa pada penilaian integritas dan bonafiditas yang baik juga. Integritas dan
bonafiditas sangat penting karena, karena integritas yang tinggi dan bonafiditas yang tinggi akan
menghasilkan kepercayaan, dan kepercayaan inilah faktor utama kesuksesan jalinan perdagangan
internasional.
Contoh:
BEBBY BEAUTY CENTER
Jalan Terusan Surabaya 78 Malang Jawa Timur 65171
Telepon (0341) 777888 Faksimili (0341) 777887
2) Nomor Surat
Fungsi nomor surat yaitu:
· Memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang diperlukan (dalam
arsip)
· Mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan diterima oleh suatu organisasi atau
perusahaan.
· Memudahkan dalam mengetahui waktu saat anda melakukan hhubungan surat menyurat.

Cara penomoran surat bervariasi sesuai dengan pengodean yang diatur oleh intern masing-
masing organisasi atau perusahaan.
Contoh:
Nomor: 235/PP/Xl/08
235 menunjukkan nomor urut surat
XI menunjukkan bulan pembuatan surat
08 menunjukkan tahun pembuatan surat.
3) Tanggal Surat
Cara penulisan surat ada 2. Untuk surat yang mempunyai kepala surat atau berkop, tanggal surat
cukup dituliskan dengan tanggal, bulan, dan tahun di kanan atas.
Namun jika tanggal surat ditempatkan di sebelah kanan bawah, maka nama kota wajib
dituliskan.
4) Lampiran
Lampiran adalah sesuatu atau dokumen yang disertakan ke dalam surat.
Contohnya brosur daftar harga, faktur, fotokopi pembayaran, dan lain-lain. Penulisan lampiran
dapat diletakkan di bawah nomor surat (biasanya untuk surat dinas pemerintah) atau diletakkan
setelah penanggung jawab surat pada sisi sebelah kiri (biasanya dipakai oleh surat niaga atau
perusahaan).
5) Perihal atau Hal
Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca mengenai isi pokok surat.
Fungsi perihal seperti fungsi judul dari sebuah surat sehingga penulisannya mengikuti tata cara
penulisan judul dalam sebuah karangan. Secara umum, tata cara penulisan perihal adalah sebagai
berikut.
Ø Setiap awal kata ditulis dengan huruf kapital kecuali dengan kata depan dan kata tugas.
Ø Perihal tidak boleh menggunakan huruf kapital semua kecuali digunakan pada surat yang
memakai judul.
Ø Pada akhir perihal tidak dberi tanda titik.
6) Alamat Dalam atau Alamat Tujuan
Penulisan alamat ada dua, yaitu sebagai berikut.
· Alamat luar: alamat yang ditulis pada sampul surat.
· Alamat dalam: alamat yang ditulis di dalam kertas surat.
Contohnya:
Yth. Ibu Zahira Salsabila
Direktur PT. Wings Surya
Jalan Ambon 32
Malang
7) Salam Pembuka
Pemakaian salam pembuka dalam sebuah surat secara teoritis tidak diwajibkan, namun salam
pembuka berguna agar surat tidak terasa kaku.
Contohnya: Dengan hormat,
8) Isi Surat
Isi surat terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup.
§ Alinea pembuka.
Alonea pembuka merupakan pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok surat.
Alinea pembuka harus dapat memotivasi pembaca untuk tetap membaca seluruh isi surat.
§ Alinea isi.
Alinea isi berisikan pesan (keterangan atau penjelasan dari masalah pokok surat) yang ingin
disampaikan oleh si pengirim surat. Dalam menyampaikan pesan, penulis harus dapat
menyampaikan pesan secara ringkas, lengkap, jelas, dan sopan.
Hal-hal yang perli diperhatikan dalam membuat alinea isi adalah sebagai berikut.
o Tetapkan terlebih dahulu maksud dan tujuan surat
o Rumuskan pokok pembicaraan secara berurut dan logis serta kalimat yang menarik.
o Pergunakan kata-kata yang menarik dan mudah dimengerti.
o Hindarkan penggunaan singkatan dan istilah yang tidak biasa dipakai
o Kuasai bentuk surat dan cara pengetikannya.
o Perhatikan penggunaan tanda baca.
§ Alinea penutup.
Alinea penutup merupakan kesimpulan atau penegasan yang berarti pembicaraan dalam surat
telah selesai. Alinea penutup surat harus singkat dan tegas, tidak berisi basa-basi yang
berlebihan.
9) Salam Penutup
Pemakaian salam penutup di dalam penulisan surattidak diwajibkan, namun salam penutup dapat
digunakan untuk menunjukkan rasa hormat atau keakraban pengirim kepada penerima surat.
Contohnya: Hormat kami,
10) Nama Organisasi atau Perusahaan.
Nama organisasi setelah salam penutup sudah jarang dipergunakan, namun masih sangat
dibutuhkan jika:
· Surat menggunakan kertas lebih dari 1 lembar, maka kertas kedua, ketiga dan seterusnya tidak
menggunakan kertas berkepala surat sehingga penggunaan nama organisasi atau perusahaan
masih dibutuhkan.
· Surat tidak menggunakan kertas yang berkepala surat.
Nama organisasi dapat juga diganti dengan nama unit organisasi apabila surat dikeluarkan oleh
unit organisasi tetapi pada kepala suratnya tetap tertera nama induk organisasinya.
Contohnya:
Hormat kami,
PT. Sarimelati

11) Jabatan
Dalam surat niaga, umumnya penulisan nama jabatan diletakkan di bawah nama
penanggungjawab surat karena surat niaga jarang dicantumkan nomor pokok anggota organisasi.
Contohnya:
Hormat kami,
PT. Sarimelati

Dian Sastrowardoyo
Manager Keuangan

Dalam surat dinas pemerintah, nama jabatan diletakkan di bawah salam penutup di atas tanda
tangan karena surat dinas pemerintah mencantumkan nomor induk pegawai dari
penanggungjawab surat.
12) Penanggungjawab Surat.
Dalam kegiatan surat menyurat di Indonesia, orang yang berwenang menandatangani surat
adalah orang yang tercantum namanya dalam surat tersebut, yakni orang yang bertanggungjawab
atas organisasi atau kegiatan yang dilaksanakannya, baik atas nama organisasi secara
keseluruhan maupun atas nama unit organisasi yang bersangkutan.
v Atas nama, disingkat menjadi a.n.
Cara ini dipakai jika pejabat utama melimpahkan kekuasaan kepada bawahannya untuk
menandatangani surat atas nama pejabat utama.
Contoh:
a.n. Menteri Pemuda dan Olahraga
Sekretaris Jenderal

Drs. Sulthon
NIP................

Contoh ini menunjukkan bahwa Sekretaris Jenderal Departemen Pemuda dan Olahraga berhak
menandatangani surat atas nama Menteri Pemuda dan Olahraga berdasarkan pelimpahan
wewenang.

v Beliau, disingkat menjadi u.b.


Cara ini dipakai jika pejabat yang telah mendapatkan wewenang atau atas nama kemudian
melimpahkan kembali kepada pejabat yang berada di bawahnya dan memberi kuasa
menandatangani surat sesuai dengan tugas rutinnya.
Contoh:
a.n. Menteri Pemuda dan Olahraga
Sekretaris Jenderal
u.b.
Kepala Biro Keuangan

Fitri Putri, S.E


NIP...................

Dalam kegiatan korespondensi pada perusahaan atau swasta, dikenal dengan petunjuk p.p.
(perprocurationem), yaitu seseorang yang diberi kuasa oleh pimpinan perusahaan.
Contoh:
p.p. Boutique Distro

Thumbellina
Manajer Pemasaran

Sebagai catatan, perlu diingat bahwa pejabat yang menandatangani surat bukan merupakan wakil
dari atasannya langsung, akan tetapi hanya terbatas untuk mewakili atasan dalam hal
penandatanganan surat saja, agar surat tersebut menjadi sah.

13) Tembusan atau Tindasan ata Carbon Copy


Surat menggunakan tembusan jika salinan surat diberikan kepada pihak lain yang ada kaitannya
dengan isi surat. Penulisannya diletakkan di kiri bawah.
Contoh:
Lampiran : 1 berkas
Tembusan:
1. Divisi keuangan
2. Divisi pemasaran
3. Arsip.

14) Inisial
Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep surat dan pengetik surat. Biasanya inisiak
pengonsep surat dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan pengetik surat dengan huruf kecil.
Contoh:
Lampiran : 1 berkas
Tembusan:
1. Divisi keuangan
2. Divisi pemasaran
3. Arsip.
. PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang
artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan
tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih
cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives
sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga
kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan
memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan
warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana,
karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis
yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan
teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan
disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie :
a. Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu
tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah
ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat
(filing) adalah pengambilan warkat (finding).
b. Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur
menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan
lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
2. Jenis – Jenis arsip
Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:
1) Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran,
surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
2) Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti
pembelian, dan dan surat perintah bayar
3) Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan,
daftar pelanggan dan daftar harga.
4) Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport
dan transkip mahasiswa.
b. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya,
khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam
informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi:
1) Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan,
notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
2) Pita rekaman
3) Mikrofilm
4) Disket
5) Compact disk
6) Flast disk
c. Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7
macam, yaitu:
1) Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
2) Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan,
prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.
3) Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan,
surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
4) Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan
peristiwa
5) Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
6) Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
7) Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan
program pelajaran
d. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya. Penggolongan arsip menurut kepentingannya atau
urgensinya ada beberapa macam, yaitu:
1)Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo
2)Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan
surat pesanan barang
3)Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai,
laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
4) Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai,
sertifikat tanah/bangunan dan ijazah
e. Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung
kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:
1) Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
kantor sehari-hari
2) Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari.
f. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya. Penggolongan arsip berdasarkan
tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dapat dibedakan
menjadi:
1) Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat
organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di
Jakarta.
2) Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang
berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota
propinsi.
g. Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat
dibedakan menjadi:
1) Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik,
cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen
utama.
2) Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang
dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak
selain penerimaan dokumen asli.
3) Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama
dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
h. Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau
legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam:
1) Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli
dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip
bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum
yang sah.
2) Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli
dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil
print komputer.

B. Sistem Kearsipan
1. Pengertian sistem kearsipan
system kearsipan adalah suatu rangkain kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk
menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan cepat dan tepat.
kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang meliputi penciptaan
arsip,penyimpanan arsip (filling),penemuan kembali arsip (finding) dan penyusutan arsip
(pengamanan,pemeliharaan,dan pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan,filling
mempunyai peranan yang sangat penting.

2. Macam – macam sistem kearsipan


Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa pada
pokoknyasistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut:
1. Sistem pengatur tertiban atau arangement system
a. Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)
b. Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)
2. Sistem perawat simpanan atau safe keeping system
Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti yang di kutip
oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut:
1. Alphabetical arrangement (susunan abjad)
a. Subjet (pokok soal)
b. Phonetic (suara)
2. Numerical arrangement (susunan nomor)
a. Serial (seri)
b. Coded (kode)
3. Geographical arrangement (susunan wilayah)
4. Choronlogical arrangement (susunan tangal)
Menurut zulkifli amsyah (1992 : 71) menyatakan bahwa:
Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada dua(2) jenis urutan abdjad
dan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abdjad adalah sistem nama (seing di
sebut sistem abdjad), sistem gaografis, dan sistem subjek. Sedangkan nama yang berdasrkan
urutan angka adalah sistem numeric (sistem subjek dengan kode no.).
Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam sutarto (1992: 171)
mengemukakan sistem penyimpanan warkat di golongkan menjadi enam (6) macam sistem
utama,yaitu:
a. alphabetical – sistem abjad
b. Subyek-sistem subjek
c. geographical- sistem wilayah
d. numerical- sistem nomor
e. choronological of them- sistem tanggal
Dari beberapa pendapat para ahli tersebut di atas mengenai macam-macam kearsipan dapat
peneliti simpulkan, pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima) macam yaitu sebagai berikut:
1. Sistem Abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau yang di terima oleh
lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya memuat nama orang,nama organisasi, nama
wilayah, ataupun juga nama pokok soal di simpan menurut taat urutan abjad mulai dari huruf A
sampai dengan Z. Abjad yang di pergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah
nama-nama itu di indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-masing
nama. Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah di susun menurut susunan abjad. Peraturan
atau filling tersebut merupakan standart peraturan-peraturan yang di tentukan oleh organisasi,
sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah di tentukan.
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 cara:
a. Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilah–istilah atau nama–nama yang terdiri dari 2 (
dua ) kata atau lebih dianggap satu kata. Misal :
1. Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi
2. Sinar harapan menjadi Sinarharapan.
b. Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata demi kata, nama- nama
yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih, ditulis menjadi satu. Masing – masing kata berdiri
sendiri. Misal :
1. Jakarta Utara
2. Banjar Negara
2. Sistem subjek
Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang berhubungan dengan instansi
atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip ini, seorang arsiparis
harus dapat menentukan lebih dahulu masalah – masalah apa yang menjadi fokus atau yang
dipermasalahkan dalam surat setiap harinya. Masalah – masalah tersebut dikelompokkan
menjadi satu subjek. Misal: masalah – masalah yang berkenaan dengan keuangan
dikelompokkan menjadi satu masalah pokok ( subjek ) dibawah keuangan, dan seterusnya.
Selanjutnya masalah –masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok masalah ( subjek ) misalnya
Keuangan :Bonus, Gaji, Hadiah tahun baru, Lembur, dan seterusnya
3. Sistem Geografis
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah tertentu.
Dalam hal ini pengelompokkannya didasarkan atas satuan daerah tertentu, seperti pulau,
kepulauan, propinsi, kabupaten, dan sebagainya.
Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan daerah kemudian
disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.
Contoh: berdasarkan Ibukota propinsi: Ambon, Banda Aceh, Bandung, Banjarmasin, Bengkulu,
Denpasar, Dili, dan seterusnya
Sehingga pada tiap – tiap satuan tersebut diatas akan tersusun warkat - warkat yang bersangkutan
dengan nama orang, nama poikosoal yang telah di urutkan menurut urutan abjad pula agar
penemuannya kembali dapat dengan mudah dan cepat.
4. Sistem Nomor
Dalam sistem penyimpana menurut nomor yang dipergunakan sebagai pedoman mengatur
arsip –arsip adalah urutan angka. Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan dan penyusunan
arsip dengan mengunakan urutan angka sebagai pedoman dalam mengaturnya. Seorang arsiparis
harus lebih dahulu menbuat daftar kelompok masalah-masalah seperti sistem subjek, baru
kemudian di berikan nomor di belakangnya.misalnya:
Kepegawaian 14
Cuti 14,1
Kenaikan pangkat 14,2
Lamaran 14,3
Seorang arsiparis dapat mengembangkan nomor-nomor ini menjadi pembagian yang lebih ke
dalam desimal, seperti 14.1,14.2,14.3, dan seterusnya.dan menunjukkan nomor dari masing-
masing masalah, daftar ini di sebut dengan kartu indeks, selanjutnya juru arsip memproses
menurut nomor-nomor yang telah di tentukan dalam kartu indeks ini.
5. Sistem Tanggal
Sistem ini di gunakan untuk filing bahan-bahan yang di susun menurut urutan tanggal dari
datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat atau bahan yang datangnya lebih akhir akan di
tempatkan pada tempat yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnay
arsiparis akan mengelompokan surat-surat atau bahan-bahan yang di file dalam bulan-bulan
setiap tahunya. Dalam penyimpanan sistem tersebut menpunyai kegunaan tersendiri dan tidak
dapat di katakan bahwa sistem yang satu lebih baik dari sistem yang lain.
C. Pemeliharaan Arsip
1. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip-arsip tersebut dari segala
kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat di sebabkan oleh factor
sebagai berikut:
a. Factor dari dalam
seperti kertas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet atau tidaknya tulisan dan
dalam pengunaan kertas hendaknya di pilih yang baik dan kuat, tinta pengunaan tinta yang akan
di gunakan hendaknya di sesuaikan dengan kebutuhan dan sebaiknya yang berkualitas, pasta/lem
pengunaan perekat harus di carikan yang baik jangan mengunakan perekat yang di buat dari
getah arab ataupun selulosa tape dan sejenisnya.

b. Factor dari luar


Seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur sehingga kertas
menjadi lembab dan rusak, udara yang terlampau kering yang akan merusak kertas, sinar
matahari sangat menbahayakan kertas-kertas arsip untuk itu tidak boleh ada sinar matahari yang
jatuh langsung pada karats, debu, jamur dan sejenisnya, rayap dan gegat yang biasanya terdapat
pada dinding-dinding yang basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi lembab, tetapi juga
di rusak oleh gegat dan juga serangga lain.

D. Penyusutan Arsip
1. Penyusutan
Untuk meningkatkan effisiensi dan effektifnya pengelolaan kearsipan setiap Satuan kerja
wajib melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut :
a. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.
b. Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan
tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan
memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.
c. Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.
Menurut Basir Barthos (1997 : 101) manyatakan bahwasanya penyusutan adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut:
1) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-
lembaga nagara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.
Tahap – tahap penyusutan arsip :
1. Penilaian Arsip
Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan penilaian terhadap setiap jenis arsip yang akan
dipindahkan atau dimusnahkan. Hasil penilaian menentukan berapa lama arsip disimpan dalam
arsip aktif dan inaktif, serta menentukan apakah arsip tersebut akan dimusnahkan atau dikirim
untuk menjadi arsip statis.
Ada 4 golongan arsip, yaitu:
a. Arsip vital
Arsip vital ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana
dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis yang bersifat historis sehingga tidak dapat
dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Misalnya akte pendirian
perusahaan, sertifikat bangunan atau tanah, Izin Mendirikan Bangunan (IMB), dan sebagainya.
b. Arsip penting
Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya yang relatif tinggi dan lama.
Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 5 tahun dan di arsip inaktif selama 25 tahun. Misalnya,
bukti – bukti keuangan.
c. Arsip berguna
Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini disimpan di arsip
aktif selama 2 tahun dan disimpan di arsip inaktif selama 25 tahun. Misalnya, surat pesanan,
neraca dan laporan tahunan.
d. Arsip tidak berguna
Arsip ini dapat dimusnahkan seusai pakai untuk sementara waktu. Arsip ini disimpan paling
lama selama 3 bulan di arsip aktif. Misalnya, surat undangan rapat dan pengumuman.
2. Pemindahan arsip aktif menjadi inaktif atau kemedia lain
Seperti telah diuraikan diatas, peralihan arsip aktif menjadi arsip inaktif dapat dilakukan setelah
suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu arsip sudah tidak atau jarang digunakan tetapi
masih harus disimpan. Pemindahan arsip juga dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau
pemindahan ke media lain, seperti: micro film, CDROM atau CD- WROM
3. Pemusnahan arsip
Tidak semua arsip aktif yang telah dipindahkan akan disimpan sebagaiarsip inaktif untuk
selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu.
Tetapi ada pula arsip inaktif yang dialihkan statusnya menjadi arsip statis karena alasan historis.
4. Pencatatan pemindahan atau pemusnahan
Arsip inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus yang dibedakan dengan arsip
aktif, misalnya gudang khusus untuk arsip inaktif.
Pemindahan dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain.
Kemajuan teknologi memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat dari kertas dialihkan ke
dalam micro film atau media yang lain atau dibuat secara langsung dalam media elektronik.

Setiap pemindahan yang menyebabkan perubahan pihak penanggungjawab perlu dilengkapi


dengan berita acara. Berita acara memuat daftar subjek arsip yang akan dipindahkan, indeks
arsip yang baru, tanggal pemindahan, lokasi dan tempat pemindahan yang baru serta bukti tanda
terima yang ditandatangani oleh orang yang menyerahkan arsip dan orang yang menerima arsip
sebagai penanggungjawab arsip. Cara pemindahan arsip atau pemusnahan arsip dapat dilakukan
berdasarkan :
a. Pemindahan secara terus – menerus
Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah arsip tersebut selesai digunakan.
Pemindahan ini tidak tentu. Pemindahan arsip umumnya dilakukan pada perusahaan seperti
kantor pengacara, pelaksana proyek, kantor arsitek, konsultan dan sebagainya, dimana seluruh
dokumen menjadi inaktif setelah suatu proyek atau kegiatan selesai.
b. Pemindahan secara periodik
Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah satu periode atau jangka waktu tertentu. Umumnya
dilakukan setiap satu tahun sekali. Misalnya, bukti – bukti keuangan dipindahkan menjadi inaktif
setelah perusahaan melakukan tutp buku pada akhir periode akutansi.
E. Pengelolaan Kearsipan
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau
diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan,
selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, didalam kearsipan
terkandung unsur – unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip.
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu.
Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya,
bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah ditemu – balikkan
atau ditemukan kembali sewaktu – waktu diperlukan, serta langkah – langkah apa yang perlu
diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan penyimpanan
arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang
disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing – masing kantor/instansi yang bersangkutan.
F. Korespondensi kearsipan (surat – menyurat)
1. Pengertian Surat-Menyurat
Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis
yang dibuat oleh seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun
jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat berupa berita yang berwujud pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, catatan aktiitas pribadi atau organisasi seperti
perjanjian, keputusan, tanda bukti dan sebagainya.
Menurut pendapat Drs. I.G Wursanto dalam bukunya Teknologi Perkantoran menyatakan
bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai cara, antara lain:
a. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi
keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya.
b. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain dalam
rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.
c. Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu informasi atau
keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.
Dari pengertian tersebut terdapat dua pihak yang terlibat dengan surat, yaitu pengirim dan
penerima. Apabila terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan antara dua pihak yaitu
pengirim dan penerima dengan saling berkiriman surat, maka terjadilah surat-menyurat atau
koresponden. Secara sederhana surat menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan
pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya sutau pencatatan, laporan atau
keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan, dan sebagainya.
2. Tujuan Dan Fungsi Surat-Menyurat
a. Tujuan Surat Menyurat
Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu mempunyai suatu
tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin berbeda. Apakah untuk mencari
informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi perintah, atau hanya memberikan jasa-
jasa yang menarik. Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan menulis surat, yaitu sebagai berikut
:
1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain
2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah
pengertian.
Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus menguasai
pengetahuan dan keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat yang kurang baik akan
mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian dan tujuan penulisan surat
pun tidak akan tercapai.
Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis surat dengan
baik adalah :
a. Memahami prosedur surat-menyurat
b. Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
c. Memahami teknik penulisan surat yang baik
d. Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat
e. Memahami posisi penulis dan penerima surat

3. Fungsi Surat Menyurat


Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi sebagai berikut :
a. Tanda bukti tertulis otentik
surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau
pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh: surat perjanjian, surat
kuasa, dan sebagainya.
b. Pedoman
Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak. Misalnya surat
perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya.
c. Alat pengingat atau berfikir
Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama.
Misalnya surat-surat yang diarsipkan.
d. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.
Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari
organisasi yang bersangkutan.
4. Penggolongan Surat
Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya sasaran yang
dituju, isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu penggolongan surat dapat
dibedakan berdasarkan :
a. Menurut wujud surat
1. Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya dimasukkan
ke dalam sampul yang akan dikirimkan.
2. Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam sutau organisasi. Memo dan
note dipergunakan untukmeminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
3. Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm atau 15×20 cm yang dipakai
apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
4. Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Warkat
pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh
orang yang berhak yaitu yang tercantum pada alamat surat.

5. Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat
permasalahan.
6. Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti keabsaha
aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima, kartu identitas, dan sebagainya.
b. Menurut sifat isinya
1. Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan
pribadi.
2. Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah
maupun swasta dan di tandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya.
c. Menurut keamanan isinya
1. Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan organisasi
yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
2. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidakboleh diketahui oleh orang lain karena akan
menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.
3. Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh
dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil
keputusan

d. Menurut proses penyelesaiannya


Pengiriman surat menghendaki agar surat yang dikirimnya segera memperoleh tanggapan
sesuai dengan kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat digolongkan
menjadi tiga macam, yaitu :
1. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi
dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
2. Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera
lebih cepat dari surat biasa.
3. Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian yang
secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau prioritas utama.
e. Menurut kegiatan
1. Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi
sendiri
2. Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.
f. Menurut sasaran yang dituju
1. Surat biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu.
2. Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organsiasi yang jumlahnya tidak
terbatas.
PROSES PENERIMAAN DAN PENGELUARAN UANG

1. PENGERTIAN TRANSAKSI
Transaksi adalah kejadian atau suatu keadaan atau kondisi yang mengakibatkan
perubahan terhadap harta, hutang dan modal perusahaan sehingga diproses mulai dari
pencatatan sampai dengan disajikan dalam bentuk laporan keuangan
Transaksi-transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan pada umumnya meliputi :

1. Penerimaan uang tunai dan barang dari pemilik sebagai setoran modal
2. pembelian perlengkapan dan peralatan secara tunai atau kredit
3. Pembayaran utang pada kreditur
4. penjualan jasa atau barang secara tunai atau secara kredit
5. penerimaan tagihan dari debitur
6. pembayaran beban-beban
2. JENIS-JENIS DOKUMEN TRANSAKSI KEUANGAN
a. Kuitansi
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu.
Bagi suatu perusahaan kuitansi yang diterima dari pihak lain merupakan bukti pembayaran
kepada pihak yang bersangkutn sedangkan kuitansi yang diserahkan kepada pihak lain
merupakan bukti penerimaan uang dari pihak yang bersangkutan.
Kuitansi sekurang-kurangnya dibuat 2 rangkap yaitu :

1. Lembar pertama (asli ) untuk diserahkan kepada pihak pembayar.


2. lembar kedua (copy) digunakan sebagai bukti pembukuan
b. Cek
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang
tertentu pada waktu surat tersebut disertakan kepada bank.
Petunjuk pengisian Cek

1. Periksa apakah semua lembaran cek dan potongannya telah diberi nomor
2. Isi potongan cek terlebih dahulu
3. Bubuhkan tanggal pengisian, tanggal yang tercantum di cek tidak mundur
4. Isi nama penerima dengan jelas
5. Isi jumlah uangnya di tempat pengisiannya, jumlah ditulis dengan huruf dan angka
6. Buat garis pengaman pada semua tempat yang kosong
7. Periksa apakah lembar cek telah diberi stempel materai
8. Cek ditandatangani oleh orang yang berhak melakukan penarikan
9. Pada cek yang salah tulis kata, tulis kata “tidak berlaku/valid’! Demikian juga pada
potongannya dan jangan dibuang karena merupakan bukti

Berikut ini contoh cek


Mini Bank SMK Tri Mitra No. XG 248569 CEK

KCU CIKAMPEK
______________________________________________________________

Atas penyerahan cek ini bayarlah kepada


___________________________________________________atau pembawa

Uang sejumlah Rupiah ___________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

CV. MITRA KARYA


Tanda Tangan (dan cap Perusahaan)

c. Bilyet Giro
Bilyet giro adalah suatu perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan
untuk memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya
disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain
Dengan demikian penerima bilyet giro tidak bias menukarkan dengan uang tunai kepada
bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai
tambahan simpanan pada rekeningnya.

Mini Bank SMK Tri Mitra No. XG 248569 BILYET


GIRO

KCU CIKAMPEK
______________________________________________________________

Diminta kepada Sdr supaya pada tanggal


______________________________________________________________

Pemindahkan dana atas beban rekening kami sejumlah Rp _____________________


Kepada rekening ____________________________________________________________

Pada Bank ____________dengan permintaan supaya bank ini mengkreditkan rekening nasabah
tersebut di atas sejumlah
Rupiah
_________________________________________________________________________

CV. MITRA KARYA

Tanda Tangan (dan cap Perusahaan)

d. Faktur
Faktur adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan dengan pembayaran secara kredit.
Faktur di buat oleh pihak penjual dan diserahkan kepada pembeli bersama-sama dengan barang
yang di jual.
Dalam faktur biasanya diinformasikan mengenai :

1. nama dan alamat penjual


2. nomor faktur
3. nama dan alamat pembeli
4. tanggal pesan
5. tanggal pengiriman
6. syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga
satuan.
Perhatikan contoh faktur di bawah ini !
PT. TRI MITRA KARYA
JL. Saluyu 390
Bandung
Bandung, 13 Maret 2008
Kepada :Toko Handayani
Jl. Wastukencana No.03
Bandung

FAKTUR No. 13032005/YS


No
Jenis Barang
Banyaknya
Harga Satuan
Jumlah
1.
2.
Komputer SPC 21 Inc
Meja Komputer
5 unit
1 unit
Rp 3.600.000,00
Rp 300.000,00
Rp 18.000.000,00
Rp 300.000,00
Jumlah
Rp 18.300.000,00

Pembayaran : 2 April 2005

Diterima oleh, Hormatkami,


BagianPenjualan

( ) ( )

e. Nota Kontan

Nota kontan dipergunakan sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan dengan
pembayaran secara tunai. Dalam nota kontan biasanya berisi informasi tentang :

1. Nama perusahaan yang mengeluarkan nota


2. nomor nota
3. tanggal transaksi
4. jenis barang
5. banyaknya (kuantum)
6. harga satuan
7. Jumlah harga
Berikut ini contoh salah satu bentuk nota kontan
PT. TRI MITRA KARYA No. YS 02301267
JL. Jomin Barat Tanggal : 10 Januari 2008
Cikampek

NOTA KONTAN
No Jenis Barang Banyaknya Harga Satuan Jumlah
1. Komputer SPC 21 Inc 5 unit Rp 3.600.000,00 Rp 18.000.000,00
2. Meja Komputer 1 unit Rp 300.000,00 Rp 300.000,00
Jumlah Rp 18.300.000,00

Bagian Pembukuan Bagian Penjualan

( ) ()

f. Nota Kredit atau Debet


Nota kredit (credit memorandum) adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang
yang telah dijual, atau persetujuan dari pihak penjual atas permohonan pembeli untuk
pengurangan harga barang karena sebagian barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.
Berikut contoh salah satu nota kredit

PT. TRI MITRA KARYA


JL. Jomin Barat
Cikampek
No. YS02301267
Tanggal :10 Januari 2008

NOTA KREDIT
Kepada
Toko Farhindra
Jl. Dr. Rifai 112 Bandung

Kamitelah mengkredit rekening Saudara untuk barang sebagai berikut :


No
Jenis Barang
Banyaknya
Harga Satuan
Jumlah
1.
2.
Komputer SPC 21 Inc
Meja Komputer
5 unit
1 unit
Rp 3.600.000,00
Rp 300.000,00
Rp 18.000.000,00
Rp 300.000,00
Jumlah
Rp 18.300.000,00

Bagian Akuntansi PT.TRI MITRA KARYA

( ) ()

g. Bukti Memo
Bukti memo adalah bukti transaksi intern seperti memo dari pejabat tertentu atau
pimpinan perusahaan kepada bgian akuntansi untuk melakukan pencatatan
Contoh salah satu bentuk memo:

PT. TRI MITRA KARYA No. 0130198


KOTABARU 20 Januari 2008

MEMO

Dari : Nurhayati,SE.MM
Untuk : Yulia Bag. Akuntansi
Subyek : Agar Dibuat penyesuaian

Hutang dan gaji karyawan yang harus dibayar per 31 Januari 2008 …………………..
Sebesar Rp ……………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………….

Bagian Akuntansi Manager Akuntansi

Yulia Yelita Nurhayati,SE.,MM


B. MENCATAT TRANSAKSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN DALAM BUKU
JURNAL
1. Penggolongan transaksi keuangan
Untuk memudahkan pembuatan ikhtisar transaksi yang terjadi dalam satu periode dan
penyusunan laporan keuangan maka transaksi-transaksi yang sejenis atau yang mengakibatkan
perubahan pada pos yang sama dikelompokkan dan dicatat dalam satu daftar khusus yang
disebut “akun (account )” bisa juga disebut “perkiraan” atau “rekening “

Transaksi yang mengakibatkan perubahan pada kas perusahaan, baik itu pengurangan
kas maupun penambahan kas, dicatat pada akun “kas”. Demikian pula transaksi-transaksi yang
mengakibatkan perubahan pada hutang perusahaan, dicatat pada akun “hutang”. Dengan
demikian akan terdapat akun kas, akun piutang, akun hutang, akun perlengkapan, akun peralatan
dan akun-akun lainnya.
Akuntansi menganut system pencatat ganda (double entry system). Artinya suatu
transaksi yang terjadi akan dicatat sekurang-kurang dalam dua akun, atau dicatat pada dua aspek
perubahannya. Misalnya :

1. Transaksi pembayaran hutang, menyebabkan perubahan kas dan hutang . Oleh karena itu
transaksi pembayaran hutang harus dicatat pada akun “kas” dan akun “hutang”
2. Transaksi pembelian peralatan dengan pembayaran kredit, perubahannya pada peralatan
dan hutang, sehingga harus dicatat pada akun “peralatan” dan akun “hutang”
2. Pengelompokkan Akun Dalam Buku Besar
Akun-akun yang terdapat dalam buku besar dapat dikelompokkan menjadi

1. Kelompok akun-akun harta


2. Kelompok akun-akun hutang
3. Kelompok akun-akun modal
4. Kelompok akun-akun pendapatan
5. kelompok akun-akun beban
3. Nomor Kode Akun
a. Kelompok Harta
Kelompok harta dapat digolongkanmenjadi dua golongan yaitu “ harta lancar” dan
harta tidak lancar.
Harta lancar adalah Harta yang dalam jangka pendek (tidak lebih dari 1 tahun ) akan
atau dapat menjadi uang tunai.
Harta tidak lancar adalah harta yang dimiliki untuk digunakan atau dimanfaatkan dalam
jangka waktu lebih dari satu tahun.
Adapun penggolongan di atas, akun-akun kelompok harta dapat diberi nomor sebagai
berikut :
1.. Nomor Kelompok Harta
1.1. Nomor golongan harta lancar
1.1.1. Nomor sub golongan kas
1111 Kas Umu (kas)
1112 Kas Kecil
1113 Selisih Kas
112 Nomor sub golongan surat berharga
1121 Saham-saham
1122 Obligasi
113 Nomor sub golongan piutang
1131 Piutang wesel
1132 Piutang Dagang dst
12.. Nomor golongan harta tidak lancar
121. Nomor sub golongan harta tidak lancar
1211 Investasi Saham PT.XX
1122 Investasi Saham PT. YY
122. Nomor sub golongan aktiva tetap berwujud
1221 Tanah
1222 Gedung
1223 Akumulasi penyusutan gedung
1224 Mesin-mesin
1225 Akumulasi Penyusutan mesin-mesin
123 Nomor sub golongan aktiva tetap tidak berwujud
1231 Goodwill
1232 Hak Paten
1233 Merk Dagang
124 Nomor sub golongan beban yang ditangguhkan
1241 Beban penelitian
1242 Beban Pemasaran
125 Nomor sub golongan harta lain-lain
2.. Nomor kelompok hutang
21.. Nomor golongan hutang lancar
2101 Hutang wesel
2102 Hutang Dagang
2103 Hutang Gaji
2104 Hutang Pajak

22. Nomor kode golongan hutang jangka panjang


2201 Hutang wesel jangka panjang
2202 Hutang Hipotik
2203 Hutang obligai dst
3… Nomor kode kelompok modal
3001 Modal pemilik
3002 Prive Pemilik
4.. Nomor Kode kelompok Pendapatan
4001 Pendapatan jasa
5… Nomor Kode Beban usaha
51.. Nomor kode golongan harga pokok penjualan
5101 Pembelian (untuk perusahaan dagang)
5102 Biaya angkut pembelian
5103 Retur Pembelian dan pengurangan harga
5104 Potongan pembelian
52.. Nomor kode golongan beban penjualan
5201 Beban gaji pegawai bagian penjualan
5202 Beban Iklan
5203 Beban Asuransi Bagian Penjualan
5204 Beban Angkut penjualan
5205 Beban perlengkapan took
53.. Nomor kode golongan beban administrasi dan umum
5301 Beban gaji pegawai kantor
5302 Beban perlengkapan kantor
5303 Beban listrik, air dan telepon
5304 Beban penyusutan peralatan kantor
5305 Beban Penyusutan Gedung Kantor

c. Kelompok pendapatan dan beban di luar usaha


6..Nomor kode kelompok pendapatan dan beban di luar usaha
61..Nomor kode golongan pendapatan di luar usaha :
6101 Pendapatan Bunga (untuk perusahaan yang bukan bank)
6102 Pendapatan sewa (dalam perusahaan yang bukan bank)
6103 Laba penjualan surat berharga (sebagai investasi jangka pendek)
6104 Laba penjualan aktiva tetap
62.. Nomor kode golongan beban di luar usaha
6201 Beban bunga
6202 Rugi penjualan surat berharga
PT.X X
Jurnal Harian
Per …………………….200
Tanggal Nama Akun Ref Debet Kredit

ANALISIS BUKTI TRANSAKSI

Sasaran akuntansi adalah transaksi keuangan. Setiap transaksi keuangan harus didukung dengan
bukti transaksi sehingga tidak ada pencatatan akuntansi tanpa bukti transaksi. Bukti suatu
transaksi dicatat apabila transaksi yang bersangkutan sudah memenuhi keabsahan formal
maupun materil. Keabsahan suatu transaksi dapat diidentifikasi (ditentukan) berdasarkan analisis
bukti transaksi

Bukti transaksi suatu perusahaan secara garis besar dibedakan antara bukti intern dan bukti
ekstern.
a. Bukti intern
Adalah bukti transaksi yang dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan,
sehingga yang dijadikan sumber dan dokumen pencatatan oleh perusahaan biasanya lembar
kedua (copy). Sementara lembar satu (asli) diserahkan kepada pihak luar yang terkait.
b. Bukti ekstern
Adalah bukti transaksi yang diterima perusahaan dari pihak luar yang membuat dan
mengeluarkan bukti transaksi yang bersangkutan
Analisis bukti transaksi pada dasarnya meliputi kegiatan sebagai berikut :
1. Identifikasi (penentuan) keabsahan fisik bukti transaksi, artinya menentukan pihak
mana yang mengeluarkan (intern atau ekstern) serta meneliti kebenaran identitas
fisik bukti transaksi yang bersangkutan;
2. Identifikasi transaksi (transaksi apa) dan meneliti apakah transaksi dilakukan
sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu dengan meneliti tanda tangan
pihak-pihak yang terkait dengan terjadinya transaksi yang bersangkutan; .
3. Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang yaitu dengan meneliti
penghitungan yang dilakukan dan kebenaran penerapan metode yang digunakan
serta peraturan perpajakan yang berlaku (jika transaksi terkait dengan metode dan
peraturanperpajakan).
Bukti transaksi yang telah dinyatakan absah baik secara formal maupun materil
menjadi sumber pencatatan akuntansi. Sementara bukti transaksi yang telah
dicatat dijadikan sebagai dokumen pencatatan.

Bukti Transaksi meliputi :

Kuitansi

Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Oleh karena
itu kuitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan
kepada pihak yang melakukan pembayaran. Bagi suatu perusahaan, kuitansi yang
diterima dari pihak lain merupakan bukti pembayaran (pengeluaran kas) kepada pihak
yang bersangkutan. Sementara kuitansi yang diserahkan kepada pihak lain merupakan
bukti penerimaan kas (uang) dari pihak yang bersangkutan. Kuitansi harus dibuat
sekurang-kurangnya dalam rangkap 2 (dua). Lembar pertama (lembar asli) harus
dibubuhi materai sesuai dengan ketentuan undang-undang yang berlaku, lembar tersebut
untuk diserahkan kepada pihak pembayar. Lembar kedua (copy) digunakan sebagai
sumber dan dokumen pencatatan akuntansi.

Cek

Salah satu usaha yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan pengawasan terhadap
kas adalah menyetorkan semua kas (uang tunai atau cek) yang diterima ke bank,
disimpan dalam bentuk giro. Dalam hal demikian, perusahaan mempunyai rekening
simpanan pada bank yang sewaktu-waktu dapat diambil (ditarik) atau dibayarkan kepada
pihak lain dengan menggunakan cek atau bilyet giro.
Cek pada dasarnya merupakan surat perintah kepada bank dari orang yang
menandatanganinya, untuk membayarkan sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada
pembawa atau kepada orang yang namanya ditulis dalam cek. Apabila di dalam lembaran
cek ditulis nama orang kepada siapa pembayaran harus dilakukan, cek yang bersangkutan
hanya bisa diuangkan ke bank oleh orang yang namanya ditulis dalam cek. Tetapi jika di
dalam lembaran cek setelah kata kepada ditulis kata tunai atau cash atau pembawa,
cek yang bersangkutan dapat diuangkan ke bank oleh siapa saja.
Lembaran cek umumnya terdiri atas lembar utama dan struk atau bonggol cek. Lembar
utama untuk diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, sementara struk cek
setelah diisi dengan data yang sarna dengan data pada lembar utama digunakan sebagai
bukti tambahan yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran. Seperti halnya pada
kuitansi, penarikan cek dibebani bea materai yang pelaksanaannya langsung dibebankan
oleh bank kepada penarik cek (nasabah).

Di bawah ini contoh cek yang sudah diisi dan ditandatangani oleh penarik. Perhatikan,
kepada bank mana cek yang bersangkutan dapat diuangkan, tanggal berapa jatuh tempo
cek dan siapa yang dapat menguangkan ke bank

Bilyet Giro

Selain penggunaan cek, dalam dunia usaha sering ditemukan penggunaan bilyet giro
sebagai alat pembayaran. Bilyet giro merupakan surat perintah dari nasabah suatu bank
kepada bank yang bersangkutan, untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening
nya ke dalam rekening yang namanya tertulis dalam bilyet giro pada bank yang sama atau
pada bank lain. Dengan demikian pihak penerima tidak bisa menguangkan bilyet giro
kepada bank yang bersangkutan, tetapi harus menyetorkan kepada bank tempat
rekeningnya sebagai tambahan simpanan. Penggunaan bilyet giro dalam lalu lintas
pembayaran, dianggap lebih praktis dan memudahkan administrasi pada bank-bank yang
bersangkutan.

Faktur

Faktur (Invoice) adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan barang dengan
pembayaran kredit.Faktur dibuat oleh pihak penjual dan diserahkan kepada pihak
pembeli bersama-sama dengan barang yang dijual. Bagi pihak pembeli, faktur yang
diterima dari pihak penjual merupakan faktur pembelian yang digunakan sebagai bukti
transaksi pembelian barang. Bagi pihak penjual, faktur yang dikirimkan kepada pihak
pembeli merupakan faktur penjualan. Lembar kedua (copy) dari faktur yang
bersangkutan digunakan sebagai bukti transaksi penjualan barang.

Bentuk faktur yang digunakan oleh suatu perusahaan akan berbeda dengan faktur yang
digunakan oleh perusahaan lainnya. Walaupun demikian biasanya faktur memuat
informasi mengenai nama dan alamat pihak penjual, nomor faktur, nomor pesanan,
tanggal pengiriman, nama dan alamat pembeli, syarat pembayaran dan keterangan
mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan dan jumlah harga.
Nota Kontan

Nota kontan dipergunakan sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan yang
dilakukan secara tunai. Seperti halnya faktur, nota kontan dibuat sekurang-kurangnya
dalam dua rangkap. Lembar pertama (asli) diserahkan kepada pembeli, lembar kedua
digunakan sebagai sumber dan dokumen pencatatan akuntansi.

Nota Kredit/Debet

Nota Kredit (Credit Memorandum) adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang
yang telah dijual secara kredit (retur penjualan), atau pengurangan harga faktur karena
barang sebagian rusak atau kualitas yang tidak sesuai dengan pesanan. Dalam hal
demikian nota kredit dibuat oleh pihak penjual dan dikirimkan kepada pihak pembeli. _

Dipandang dari pihak pembeli, barang yang dikembalikan kepada penjual karena rusak
atau permohonan pengurangan harga faktur yang disetujui pihak penjual disebut retur
pembelian. Apabila bukti transaksi tersebut dibuat oleh pihak pembeli dan dikirimkan
kepada penjual, nota yang bersangkutan disebut Nota Debet.

B. PENGERTIAN BUKU BESAR

Untuk mencatat transaksi yang berjenis jenis macamnya diperlukan formulir-formulir


atau kartu-kartu khusus. Transaksi tersebut untuk mencatat penambahan atau
pengurangan, tiap jenis aktiva/harta, utang, modal, pendapatan, dan beban. Formulir-
formulir tadi dapat dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran kertas yang disebut akun
atau rekening, perkiraan. Kumpulan akun yang saling berhubungan dan merupakan satu
kesatuan disebui buku besar (ledger).

Buku Besar Pembantu

Akun buku besar kadang-kadang tidak mencerminkan data secara rinci, seperti rekening
Utang, Piutang dan Persediaan Barang Dagang. Untuk mengetahui Utang, Piutang dan
Persediaan Barang Dagang secara rinci, diperlukan rekening-rekening lain yang
dikelompokkan dalam suatu buku atau kumpulan kartu-kartu yang disebut buku besar
pembantu (subsidiary ledger). Dengan demikian ada buku besar pembantu utang, buku
besar pembantu piutang dan buku besar pembantu barang dagang.
BENTUK BUKU BESAR

Bentuk Dua Kolom (skontro) ada 2 macam :

1. Bentuk T (T account)

Merupakan bentuk yang paling sederhana, menyerupai huruf T, mempunyai dua sisi yaitu
sisi debet dan sisi kredit

2. Bentuk T disempurnakan (bentuk dua kolom)

Bentuk ini merupakan penyempurnaan dari akun bentuk T, sisi debet dan sisi kredit.
Bentuknya sebagai berikut :

Tgl Keterangan Ref Debet Tgl Keterangan Ref Debet

Keterangan

o Nama (judul) akun ditulis di tengah atas.


o Setiap akun diberi nomor kode menurut sistem penomoran yang digunakan.
Sisi kiri disebut sisi debet dan sisi kanan disebut sisi kredit.
o Kolom tanggal diisi dengan tanggal terjadinya transaksi atau tanggal
pemindahbukuan (posting) Kolom referens (Ref) diisi dengan narna dan
nomor halaman buku dari mana data yang bersangkutan dipindahkan.
Berguna untuk memudahkan penelusuran data jika terjadi kesalahan
pencatatan.
o Kolom DEBET diisi dengan jumlah yang harus didebetkan sesuai dengan
bukti transaksi. Jika pemindahbukuan dilakukan secara periodik dalarn
kolom debet dicatat jumlah kolektif dari beberapa transaksi yang serupa.
Demikian pula untuk kolom KREDIT.

Dalam penggunaan akun bentuk dua kolom, untuk mengetahui saldo suatu akun sisi
debet dan sisi kredit masing-masing harus dijumlahkan lebih dahulu. Apabila jumlah sisi
debet lebih besar daripada jumlah sisi kredit, selisihnya disebut saldo debet. Apabila
jumlah sisi kredit lebih besar daripada jumlah sisi debet, selisihnya disebut saldo kredit.
Akun bentuk Stafel ada dua macam :

1. BentukTiga Kolom

Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit D/K Saldo

Cara pengisian akun bentuk tiga kolom pada dasarnya tidak berbeda dengan pengisian
akun bentuk dua kolom. Dalam akun bentuk tiga kolom setiap terjadi pencatatan baik di
kolom debet maupun di kolom kredit, harus diikuti dengan pencatatan saldo. Dengan
demikian saldo tiap akun setiap saat dapat diketahui tanpa harus menghitung lebih dulu
jumlah sisi debet dan sisi kredit.

2. BentukEmpat Kolom

Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo

Debet Kredit

Pengisian akun bentuk empat kolom tidak berbeda dengan akun tiga kolom, setiap terjadi
pencatatan dalam suatu akun harus diikuti dengan pencatat saldo. Perbedaan terletak pada
penampilan saldo. Dalam penggunaan akun bentuk empat kolom saldo suatu akun lebih
jelas ditampilkan, artinya akan tampak apakah saldo debet atau saldo kredit. Walaupun
dalam akuntansi sebenarnya saldo normal setiap akun sudah dapat dipastikan. Misalnya
akun-akun aktiva dalam keadaan normal tidak mungkin bersaldo kredit.

BENTUK BUKU PEMBANTU

Bentuk buku besar pembantu sama dengan bentuk buku besar, dapat berbentuk skontro
atau staffel. Pencatatan ke dalam buku besar pembantu dapat secara langsung dari
transaksi, tetapi dapat didasarkan dari jurnal khusus.

Di sini hanya akan dibahas buku besar pembantu utang dan buku besar pembantu
piutang.
Buku Besar Piutang

Toko ABC No. 102.1

Tanggal Keterangan Debet Kredit Saldo

2000
Jan 5 Penjualan Rp 2.000.000,00 Rp 2.000.000,00
Jan 15 Pelunasan Rp 2.000.000,00 –
Jan 29 Penjualan Rp 2.500.000,00 Rp 2.500.000,00

Toko Madura No. 102.2

Tanggal Keterangan Debet Kredit Saldo


2000
Jan 20 Penjualan Rp 4.000.000,00 Rp 4.000.000,00
Jan 28 Pelunasan Rp 4.000.000,00 –

Buku Besar Utang

PT Surya No. 201.1

Tgl Keterangan Debet Kredit Saldo


2000
Jan 2 Pembelian Rp 3.000.000,00 Rp 3.000.000,00
Jan 12 Pelunasan Rp 3.000.000,00 –
Jan 27 Pembelian Rp 4.500.000,00 Rp 4.500.000,00

Toko Karimun No. 201.2

Tgl Keterangan Debet Kredit Saldo


2000
Jan 9 Peralatan Rp 1.000.000,00 Rp 1.000.000,00
19 Pelunasan Rp 1.000.000,00 – –

Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk mengelola buku besar dan buku pembantu
adalah :
Peralatan yang digunakan untuk mengelola buku besar dan buku pembantu adalah komputer
dan kalkulator
Perlengkapan yang digunakan untuk mengelola buku besar dan buku pembantu alat tulis seperti
pena, penggaris dan alat tulis lainnya.
POSTING KE BUKU BESAR

Pencatatan ke dalam Buku Besar (Posting)

1. Pencatatan saldo awal dari data neraca awal (jika perusahaan sudah berdiri sebelum
periode bersangkutan). Rekening yang ada di sisi debet neraca dicatat sebagai saldo debet
dan rekening yang di sisi kredit neraca dicatat sebagai saldo kredit. Pencatatan tanggal
terjadinya transaksi yang diambilkan dari tanggal transaksi pada jurnal, ke kolom tanggal
rekening buku besar yang bersangkutan
2. Pencatatan keterangan yang diambilkan dari keterangan/uraian dari jurnal ke kolom
keterangan pada rekening buku besar yang bersangkutan
3. Pencatatan jumlah debet dalam jurnal ke kolom debet rekening yang bersangkutan, dan
mencatat jumlah kredit dalam jurnal ke kolom kredit rekening yang bersangkutan.
4. Pencatatan nomor halaman jurnal ke kolom referensi (Ref) rekening buku besar yang
bersangkutan
5. Jika rekening dalam jurnal sudah dibukukan ke dalam rekening buku besar, di kolom
referensi jurnal dicatat nomor kode rekening yang bersangkutan
6. Jika digunakan rekening yang berbentuk tiga kolom atau empat kolom, carilah saldonya
dengan cara membandingkan antara jumlah saldo dengan pencatatan transaksi tersebut.
Pencatatan debet akan menambah saldo debet atau mengurangi saldo kredit, sedangkan
pencatatan kredit akan mengurangi saldo debet atau menambah saldo kredit

Sebagai contoh pada tanggal 1 Juli 2006 cleaning service Khrisna menerima uang tunai
sebesar Rp 30.000.000,00 sebagai setoran investasi Khrisna dalam perusahaannya.
Transaksi tersebut dicatat dalam jurnal umum sebagai berikut :

Jurnal Umum

Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit


2006
Juli 1 Kas Rp 30.000.000,00 –
Modal Khrisna – Rp 30.000.000,00

Setelah pos jurnal dipindahbukukan ke dalam buku besar, dalam jurnal dan buku besar
akan tampak sebagai berikut :

PENGKODEAN KOLOM REFERENSI

Pengkodean kolom Reff dalam Buku Besar diambilkan dari Buku Jurnal pada saat
transaksi dipindahkan ke Buku Besar, atau dengan kata lain bahwa pemberian kode di
buku besar dilakukan saat posting dilakukan. Misalnya dalam kolom referensi (Ref) Buku
Jurnal ditulis nomor 111 dan 311. Artinya data yang bersangkutan sudah dipindahkan ke
dalam buku besar akun nomor 111 dan 311. Dalam buku besar akun yang di debit (Kas)
dalam kolom referens ditulis JU-1 artinya data yang bersangkutan diposting dari Jurnal
Umum halaman. Demikian pula untuk akun yang di kredit (Modal Khrisna).

PENYUSUNAN DAFTAR SALDO AKHIR

Penyusunan Daftar Saldo Akhir dalam Buku Besar dan Buku Pembantu

Neraca Saldo

Untuk mengetahui keseimbangan jumlah debet dan kredit rekening-rekening buku besar,
perlu dibuat suatu daftar yang memuat nama-nama rekening buku besar beserta saldo
masing-masing. Daftar semacam itu dinamakan neraca saldo. Sumber pencatatan neraca
saldo diambil dari saldo-saldo rekening buku besar. Jika perusahaan menggunakan
rekening bentuk stafel (tiga atau empat kolom), penyusunan neraca saldo tinggal
mencatat saldo terakhir dari masing-masing rekening.

Jika perusahaan menggunakan rekening bentuk skontro (T account atau bentuk T yang
disempurnakan), lebih dulu harus dihitung saldo dari masing-masing rekening dengan
jalan menjumlahkan sisi debet dan kredit, kemudian tinggal dicari selisihnya. Jumlah dari
saldo tersebut ditulis dengan pensil, maka proses penghitungan saldo ini disebut dengan
pencil footing. Jumlah debet lebih besar dari jumlah kredit menghasilkan saldo debet dan
ditulis di neraca saldo di sisi debet demikian juga sebaliknya.

Contoh:

Penjahit Sukses
Neraca Saldo
Pre 31 Desember 2006

No Nama Akun Debet Kredit


101 Kas Rp 8.350.000,00
102 Piutang Usaha Rp 2.000.000,00
103 Sewa Dibayar Di Muka Rp 1.500.000,00
104 Bahan Habis Pakai Rp 700.000,00
151 Peralatan Jahit Rp 2.00.000,00
201 Utang Usaha Rp 500.000,00
301 Modal M. Yasin Rp 10.000.000,00
302 Prive Yasin Rp 1.100.000,00
401 Pendapatan Jahitan Rp 7.700.000,00
402 Pendapatan Obras Rp 250.000,00
501 Beban Gaji Rp 2.100.000,00
502 Beban Iklan Rp 400.000,00
503 Beban Listrik dan Rp 200.000,00
Telepon
Rp 18.450.000,00 Rp 18.450.000,00

Daftar Saldo

Untuk mengetahui apakah saldo buku besar umum (ledger) sama dengan saldo buku
besar pembantu (subsidiary legger), baik untuk utang maupun piutang, maka dari buku
besar pembantu utang dan buku besar piutang dibuatlah daftar saldo utang dan daftyar
saldo piutang.

Contoh: Daftar Saldo Piutang

No Nama Debitur Debet Kredit Saldo


102.1 Toko ABC Rp 4.500.000,00 Rp 2.000.000,00 Rp 2.500.000,00
102.2 Toko Madura Rp 4.000.000,00 Rp 4.000.000,00 –
Rp 8.500.000,00 Rp 6.000.000,00 Rp 2.500.000,00

Contoh Daftar Saldo Utang

No Nama Debitur Debet Kredit Saldo


201.1 PT Surya Rp 3.000.000,00 Rp 7.500.000,00 Rp 4.500.000,00
201.2 Toko Karimun Rp 1.000.000,00 Rp 1.000.000,00 –
Rp 4.000.000,00 Rp 8.500.000,00 Rp4.500.000,00