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¿QUÉ ES UN PLAN DE OPERACIONES?

El área de operaciones de una empresa tiene un objetivo claro: crear un producto o servicio que satisfaga las necesidades de los
clientes de la manera más eficiente y menos costosa posible. Pero, ¿cómo hacerlo? Los negocios se valen de un plan de
operaciones o plan de producción, que servirá para determinar los recursos y las diferentes fases de producción por las que
pasan los diferentes elementos hasta conseguir el producto final. A continuación, te detallamos qué es un plan de operaciones.
Definición del plan de operaciones
El plan de operaciones engloba todos los aspectos técnicos y organizativos que tienen que ver con la elaboración de los
productos o prestación de los servicios.
Todo el proceso por el que pasan las materias primas hasta que se convierten en el producto final es lo que se conoce como el
plan de producción o plan de operaciones. Gracias a éste, una organización determina y describe de manera detallada todos los
recursos necesarios (recursos humanos, materiales, tecnológicos) para llevar a cabo la actividad productiva, así como los costes
en los que incurrirá.
Para diseñar un plan de operaciones eficaz, es necesario que tengas en cuenta lo siguiente:
Estima los volúmenes de venta, a corto, medio y largo plazo, para determinar así si la capacidad de producción será suficiente o
no para la demanda que esperamos tener. Tan malo es que nos sobre producto, como no tener suficiente.
Disponibilidad económica, financiera y tecnológica, que nos condicionará a implementar una estrategia u otra en el plano
productivo.
Diseño e identificación de diferentes métodos de producción para, caso de tener cualquier problema o imprevisto, usar
métodos alternativos de la manera más rápida y eficaz posible.
Tener la posibilidad y, sobretodo, capacidad de elaborar prototipos sin ser necesario contar con toda la capacidad de
producción disponible. Esto es muy importante por la cantidad de costes empresariales que nos ahorraremos, empezando a
testear en el mercado un prototipo de lo que será después nuestro producto y servicio.
¿Qué contiene el plan de operaciones?
El plan de operaciones de una empresa o plan de producción está compuesto de diversos elementos que, conjuntamente,
hacen posible la fabricación y producción de los productos y servicios. A través del plan de producción, una empresa analiza
elementos tales como los siguientes:
Infraestructura e instalaciones
Con qué infraestructura e instalaciones cuenta la empresa, y qué necesita realmente para que el proceso productivo sea
óptimo. ¿Es buena la localización de la empresa y su tamaño? ¿Contamos con la maquinaria y mobiliario mínimos para dar
comienzo a la actividad productiva?
Igualmente, es importante analizar el grado de tecnología de la empresa, el equipo ofimático con el que cuenta para agilizar los
procesos y, en definitiva, reducir costes y tiempo.
Proceso de fabricación
Éste debe ser planificado y programado, detallando los recursos físicos y humanos que serán necesarios, así como su coste.
Deberemos realizar también una descripción de todas las fases del plan de operaciones, de manera que será mucho más fácil
realizar un seguimiento y control de variables como: tiempos de entrega, estados de pedidos, servicio de atención al cliente,
gestión y previsión de stock, stock de seguridad, etc.
Aprovisionamiento y logística
Durante el plan de producción la empresa no debe centrarse únicamente en la satisfacción del cliente, sino que los proveedores
juegan también un papel fundamental. Además de cuidar la relación con ellos, nos conviene tener plena confianza mutua, lo
que nos garantizará puntualidad en plazos de entrega, facilidades de pago o un producto de mayor calidad.
Todo buen emprendedor debe dar especial prioridad al diseño del plan de operaciones en el plan de negocio antes de crear una
empresa; puesto que si no se establece una política clara y estratégica en lo que se refiere a la fabricación del producto y todo
lo que éste conlleva, no podremos ofrecer un producto o servicio de calidad al cliente final.
IMPORTANCIA DEL PLAN DE OPERACIONES
¿Por qué es importante el plan de operaciones?
En el plan de operaciones se explicitan cada una de las acciones que conformarán el proceso productivo. De esta manera, se
logrará el cumplimiento de los objetivos de una manera mucho más eficaz y óptima, reduciendo costes y uso de recursos.
El principal objetivo de una empresa es el de lograr un producto de la máxima calidad posible, para cubrir las necesidades de los
clientes y que éstos confíen y se fidelicen con la marca. Por ello, la importancia del plan de operaciones radica en el hecho de
controlar las fases que componen el proceso de producción para evitar cualquier error.
El contenido del plan de operaciones es de suma importancia para una empresa, puesto que en él quedan reflejados los
recursos que se emplearán para la producción de los productos y servicios que la empresa va a ofrecer a sus clientes. Además,
no sólo será un documento donde se plasmen los recursos necesarios, también se detallarán aspectos como las herramientas
empleadas, el personal necesario, el aporte financiero, etc. Toda una serie de elementos de distinta naturaleza que hacen del
plan de producción la base fundamental de cualquier empresa con un componente productivo.
Y, ¿a qué se debe la importancia del plan de operaciones? Los beneficios de un plan de operaciones para la empresa son
muchísimo. Tanto si se trata de una pyme como de una gran empresa, el proceso de producción siempre es algo complejo. Si se
quiere obtener un buen resultado, al final de la jornada son muchos los elementos que han formado parte del mismo, por lo
que es fundamental saber organizarlos y planificarlos de la mejor manera posible. Por tanto, ¿qué incluye este plan de
producción?:
Condicionantes externos del entorno.
En el plan de operaciones, la empresa debe tener en cuenta la normativa vigente de obligada aplicación, tales como las normas
sanitarias, de seguridad o higiene. Son elementos que, a la hora de redactar y planificar las acciones productivas, debe tener en
cuenta. Por ejemplo, durante la cadena de montaje, deberá respetar los protocolos mínimos de seguridad; de lo contrario, se
vería expuesta a una sanción o multa (coste empresarial que se ahorraría de haberlo tenido en cuenta en el plan de
operaciones).
Condicionantes internos.
Se trata de los recursos, tanto a nivel material como humano con los que cuenta la empresa; los sistemas y procedimientos a la
hora de gestionar los anteriores recursos; las relaciones entre los trabajadores, y entre los trabajadores y responsables; y, por
último, las capacidades, aptitudes y características del equipo de trabajo que formará parte del proceso productivo. Deberás
realizar un listado detallado en tu plan de producción de todos los condicionantes de los que dispones, su estado, coste,
características técnicas, etc.
Infraestructura física y localización.
En el plan de operaciones debes detallar las instalaciones en las que se realizará el producto, así como donde estará la
localización del negocio. Al hacer una valoración de ello, igual llegas a la conclusión de que sería interesante externalizar alguna
de las fases del proceso productivo.
Esto pasa muy a menudo, por ejemplo, con las empresas de fabricación de coches, las cuales externalizan muchísimos procesos
del proceso productivo, pues les sale más rentable y, a fin de cuentas, obtienen un producto de mayor calidad y seguridad,
puesto que trabajan empresas muy especializadas.
Plazos, capacidades y existencias.
Gracias al plan de producción, se planifican los procesos, se realiza el control de inventarios, se marcan tiempos de entrega en
cada fase del proceso de producción, se reparten los recursos en función de las necesidades del producto en cada momento, y
se controlan y reparten las existencias de una manera muy simple.
En definitiva, la importancia del plan de operaciones se debe a que gracias a él, detectamos detalles que, de cualquier otro
modo, nos sería imposible. Ya no sólo identificamos errores, sino que nos ayuda a mejorar y hacer el proceso productivo mucho
más óptimo. Por ello, antes de crear una empresa, es fundamental realizar correctamente un plan de operaciones que nos
permita plasmar toda esta planificación y control del trabajo y la producción de nuestra empresa.
OBJETIVOS DEL PLAN DE OPERACIONES
El plan de operaciones detalla todas las acciones a nivel técnico y organizativo que deben llevarse a cabo durante el proceso de
fabricación y creación de los productos y servicios de la empresa. Dicho plan sirve para modelizar y estandarizar una estrategia,
comunicándola a todos los departamentos de la empresa implicados en el proceso productivo y al cual deben ceñirse para lograr
las metas empresariales. La finalidad del plan de operaciones encontramos el de hacer el proceso productivo más óptimo, gracias
a la reducción de los recursos empleados, la mejora de la comunicación entre los diferentes departamentos o la mejora de la
atención al cliente final.
¿Para qué sirve el plan de operaciones? Son muchas las empresas que apuestan por el diseño e implantación del plan de
operaciones. Existen una serie de beneficios del plan de operaciones que lo hacen fundamental para el correcto funcionamiento
de la empresa. Pero, ¿sabes realmente para qué sirve el plan de operaciones?:
1. Proceso productivo con mayor rendimiento.
A través del plan de producción se mejoran las técnicas empleadas en el proceso productivo, se estandarizan procesos, se
reduce el consumo de recursos y se evitan las tareas duplicadas. Todo ello hace que el proceso productivo de los productos sea
mucho más rentable y rinda muchísimo más, obteniendo mayor cantidad de productos en menor tiempo y con mayor calidad.
2. Controlar y planificar el inventario.
La buena gestión y ordenación del stock permite a las compañías reducir y controlar muchísimos gastos, por lo que es
fundamental aplicar un buen sistema de control de inventarios, el cual quedará reflejada y detallado en el plan de operaciones.
Por ejemplo, somos una empresa de venta de ropa, estamos en el mes de mayo. ¿Tendría mucho sentido tener en stock
decenas de un determinado modelo de abrigos? Rotundamente no. Esto se hubiera evitado de haber hecho una buena
planificación y seguimiento de las tendencias, así como de haber hecho una buena gestión en el corto-medio plazo de
las existencias de nuestro inventario.
3. Gestionar al personal del proceso productivo.
Este punto del plan de operaciones servirá para detallar el número de operarios que serán necesarios para desarrollar y poner
en marcha la producción de los productos y servicios. Además, debes especificar el tipo de trabajo que realizarán, las horas
diarias dedicadas al mismo, las aptitudes necesarias para su desarrollo, etc.
Otro elemento importante en este punto, es el de concretar el salario que percibirán. Así, el plan de producción te sirve también
para hacer una previsión de los costes de personal.
4. Gestión de proveedores.
Uno de los principales objetivos del plan de operaciones es, ya no sólo centrarse en contentar al cliente y lograr un producto 10.
Parte fundamental de dicho proceso productivo son los proveedores.
Tener un listado detallado de cada uno de ellos, de los métodos y plazos de pago, calidad de los productos. No está de más que
en este apartado del plan de operaciones te hagas una lista comparativa entre los diferentes proveedores de un mismo sector
(por ejemplo.- proveedores de flores), pudiendo establecer los pros y contras de trabajar con cada uno de ellos, eligiendo el que
más se adecúe en cada situación a la que te enfrentes.
5. Mejorar el producto y la atención al cliente.
Este seguimiento tan pormenorizado que se hace del proceso productivo a través del plan de operaciones, nos permite
perfeccionar nuestras técnicas, las cuales serán mucho más eficientes y efectivas. ¿El resultado? Un producto de calidad
excelente, lo cual se traduce en un cliente satisfecho y fiel.
Es por esto que debemos tener claro, cuáles son los objetivos del plan de operaciones antes de crear una empresa. De esta
forma, podremos saber qué es lo que queremos conseguir con el proceso de producción, y la forma de gestionar y planificar los
productos de nuestra empresa. Por ello, fundamental que conozcas cómo elaborar un plan de operaciones para sacar adelante
el proceso productivo de tu empresa de forma efectiva y sin improvisaciones.
BENEFICIOS DE UN PLAN DE OPERACIONES
Sin lugar a dudas, el no hacer un seguimiento continuo de los procesos por los que pasa un producto hasta que finalmente llega
al cliente final, supone el fracaso rotundo de una empresa. ¿La razón? Entregar un producto que no se ha mimado durante su
fabricación, entregar un producto que no ha sido revisado, perdiendo la oportunidad encontrar cualquier error o defecto que
pudiera surgir y corregirse a tiempo. Para ello, es necesario contar con un plan de operaciones que permita valorar todos estos
aspectos. Los beneficios de un plan de operaciones son muchísimos. Por lo que ponte desde ya a diseñarlo e implantarlo en tu
empresa y conviértete en líder de tu sector de actividad.
¿Cuáles son los beneficios de un plan de operaciones? El plan de operaciones o plan de producción tiene su foco en todos los
aspectos técnicos y organizativos referentes a la elaboración de los productos o prestación de servicios. En dicho plan, quedan
planificadas todas las acciones que se quieren llevar a cabo, así como una previsión de los costes de la empresa, los plazos con
los que contamos, etc.
Reducción de costes operativos
Puesto que se reduce el exceso de inventarios, se realiza una mejor planificación de unidades en función de la demanda del
producto, en función de las tendencias, etc. Además, consigues controlar mejor el proceso de producción, evitando retrasos,
duplicidad de tareas y gastos innecesarios en lo que a transporte se refiere. Por tanto, un plan de operaciones, por muy sencillo
que sea, te garantizará una reducción significativa de costes, hasta ahora, no identificados y sin control.
Cumplimiento más eficaz de los objetivos
El proceso de producción forma parte de las primeras fases por las que pasa un producto. Toda empresa, se fija unos objetivos
empresariales determinados a cumplir en un periodo de tiempo concreto. Si en este trimestre el objetivo es reducir un 5% la
cantidad de productos devueltos, la disposición de un plan de operaciones nos facilitará con creces su cumplimiento. El mayor
control y seguimiento del proceso productivo, nos permite detectar cualquier error, actuar de inmediato ante cualquier
imprevisto, evitando así que salgan a la venta productos defectuosos, o evitando la entrega tardía de los bienes.
Mayor control de inventario y planificación de stock y recursos
De esta manera, se evita infra o sobreproducción. El plan de producción nos permite llevar un mejor seguimiento de la
demanda de cada uno de los productos, pudiendo definir una buena estrategia de detección de tendencias y patrones de
comportamiento de los clientes.
Homogeneización de procesos y mejora de la comunicación interdepartamental
Diseñando un plan de operaciones en la empresa, todos los departamentos tienen unas “normas” a las cuales atenerse, un
guión que seguir durante el desarrollo del trabajo. De esta manera, se estandarizan los procesos, mejora la comunicación entre
los diferentes equipos de trabajo y, en definitiva, se logra una sincronía entre las diferentes áreas.
Producto o servicio final de más calidad
La mejor gestión de la producción, de los stocks y el inventario de la empresa, o la rápida detección de errores, se convierten en
factores clave y diferenciales, que convierten a nuestro producto en un producto mucho más competitivo, puesto que gana en
calidad, eficiencia y, sobretodo, confiabilidad.
Mejor atención al cliente
El plan de operaciones permite que la empresa logre un producto final de gran calidad. Por ello, tendremos un cliente mucho
más satisfecho y fiel. Además, gracias a la mejora en la comunicación entre los diferentes departamentos, permiten que los
equipos de trabajo de ventas y logística estén más coordinados que nunca.
Realizar un plan de operaciones es fundamental para crear una empresa, ya que nos permitirá sabre cuál es método de
fabricación de nuestros productos o de prestación de nuestros servicios a los clientes. Aquí reside la importancia del plan de
operaciones, ya que sin el desarrollo de nuestro producto no es posible que nuestros clientes lo compren. Por ello, aquí puedes
conocer cómo hacer un plan de operaciones para tu negocio.
¿CÓMO HACER UN PLAN DE OPERACIONES?
Si tu objetivo es optimizar tu proceso productivo, mejorar la calidad de tus productos y tratar de incrementar la tasa de
fidelización de tus clientes, comienza por saber cómo hacer un plan de operaciones que te permita gestionar los recursos y
procesos de la forma más adecuada posible. Pasar por alto una de las fases iniciales de creación de un producto es un grave
error del que, desafortunadamente, muchas empresa no se libran. Por eso, como emprendedor, diseña y desarrolla un plan de
operaciones o plan de producción detallado y adaptado a las necesidades de tu negocio.
Pasos para desarrollar un plan de operaciones
Elaborar un plan de operaciones y ponerlo en marcha puede suponer algo abstracto y complicado. No obstante, no tienes de
qué preocuparte, ya que puedes conocer la estructura de un plan de operaciones. A continuación te detallamos los pasos para
desarrollar un plan de producción:
1. Detalla el núcleo de operaciones
Te toca definir las tareas de cada miembro que formará parte del proceso productivo y establece un organigrama claro, para
que cada cual sepa a quién dirigirse a la hora de comunicar cualquier evento. Es por esto que, realizar un plan de recursos
humanos que te permita plasmar la organización de la empresa, también será fundamental para la producción de la empresa.
2. Define la política de aprovisionamiento
Saber cómo se hace un plan de operaciones desde un principio, es complicado. Uno de los elementos más complicados de
gestionar es el relacionado con la política de aprovisionamiento del plan de producción. Aquí deberás planificar aspectos tales
como:
o Los costes operativos previstos, asociados a la actividad que desarrollamos en la empresa. Incluiremos los costes fijos y
variables.
o Materias primas, productos semielaborados y productos acabados que se requerirán durante el proceso de
producción. Poniendo dos casos extremos, no precisarás de las mismas materias primas en el caso de que produzcas
barras de pan que en el caso de que produjeras coches. En este último caso, el volumen y variedad de materias primas
que precisarías para elaborar y lograr el producto final sería mucho mayor, exigiendo ello una mayor descripción y
detalle en el plan de operaciones.
3. ¿Dónde almacenar el stock?
Ningún almacén tiene capacidad limitada. Por eso, es imprescindible que lleves un control exhaustivo del inventario en el plan
de operaciones de la capacidad del almacén, así como su coste. Calcula cuál es el remanente mínimo de stock que precisas para
evitar una ruptura de stock y quedarte falto de abastecimiento.
4. Definir un método de valoración de existencias
Son tres los métodos para valorarlas las existencias en el control de inventarios, detallando en tu plan de operaciones cuál eliges
y empezar a hacer números que te permitan optimizar y reducir costes. Los métodos son:
o FIFO (First In, First Out). La existencia que sale del almacén se valora según la existencia más antigua del mismo, es
decir, aquella que entró la primera en las instalaciones. Si la empresa elige este método al elaborar el plan de
operaciones, debe tener en cuenta que las primeras materias que entran en el almacén, son las primeras en salir.
o LIFO (List In, First Out). Lo último que entra en el almacén es lo primero que sale.
o Precio medio ponderado. La existencia se valora haciendo una estimación media de todos los productos que hay en ese
momento en el almacén.
Te hemos detallado los principales pasos sobre cómo hacer un plan de operaciones. Sin embargo, cuando vas a crear una
empresa, son muchos más los detalles a tener en cuenta para logar un plan de operaciones perfecto, donde se tienen en cuenta
aspectos tan relevantes como la tecnología empleada durante el proceso productivo, por ejemplo. Conoce un modelo de plan
de operaciones para poder adaptarlo a tu empresa.
Distribución de planta
La distribución de planta consiste en el diseño o configuración de los departamentos, estaciones de trabajo y equipos que
conforman el proceso de producción. En los procesos de manufactura y servicios, se dan dos tipos de operaciones:
intermitentes y continuas.
Las operaciones intermitentes presentan las siguientes características: son de bajo volumen; emplean equipo de uso general;
son intensivas en mano de obra; presentan un flujo de productos interrumpido; experimentan cambios recuentes del programa
de producción comprenden una diversa mezcla de productos; y permiten la elaboración de productos y servicios a su medida.
Las operaciones continuas se distinguen por lo siguiente: presentan un alto volumen de producción; emplean equipos
especializados; son intensivas en capital; y abarcan una mezcla de productos restringida y estandarizada.
En cuanto a los diseños fundamentales: orientados al proceso, orientados al producto y los de componentes fijos. El diseño es
determinado por los flujos de procesos, los cuales son, a su vez, determinados por el producto.
Los diseños orientados a los procesos son adecuados cuando el flujo de operaciones es intermitente y los productos o servicios
no son estandarizados. Los flujos no normalizados corresponden a productos no diferenciados o potencialmente diferenciables.
Los centros de trabajo se agrupan funcionalmente en este tipo de diseño.
Si se tiene una distribución de planta orientada al producto, por lo general los productos son altamente estandarizados y se
manejan grandes volúmenes.
Los centros d trabajo son organizados secuencial mente para promocional una labor especializada que permita optimizar la
experiencia y maximizar la experiencia operativa. Cada centro d trabajo se especializa en una función o en pocas tareas.
La distribución de planta por componentes fijos s emplea cuando, por alguna razón, no es posible trasladar el producto entre
los diversos centro de trabajo. El producto no cambia de lugar en este caso. Sin embargo, las herramientas, el personal, los
equipos y los materiales son llevados hasta la ubicación del producto para ser utilizados o incorporados. La programación se
centra en lograr etapas apropiadas de la elaboración progresiva.
El proceso de producción, insumos, tecnología
El proceso de producción se considera como la forma en que una serie de insumos se transforman en productos utilizando
mano de obra, maquinaria y tecnología determinadas.
Flujograma del proceso
Describe las fases necesarias para pasar del estado inicial al estado final del producto. Son la secuencia de operaciones a que se
someten los insumos hasta llegar a obtener el producto en su estado final. Este diseño está a cargo del responsable de
producción.
Insumos
Son los materiales o factores que intervienen en el proceso productivo y conformando parte del producto final. Están referidas
a las materias primas, energía, etc. Unos son directos y otros indirectos en el proceso de producción. Es necesario indicar las
cantidades, pesos y otras características.
Tecnología
Se denomina a los medios, técnicas y procesos productivos.