PROPOSAL PENAWARAN

PENGADAAN SISTEM ANTREAN

I. Latar Belakang

Disadari bahwa mutu dan jaminan pelayanan merupakan kunci sukses dalam perusahaan di
segala bidang, terutama di bidang jasa layanan publik. Terlebih dalam menghadapi kemajuan
teknologi dan informasi, masing-masing institusi/organisasi penyedia layanan publik dituntut
lebih cepat tanggap dan cepat dalam melayani kebutuhan masyarakat.

Kecepatan dan kemudahan pelayanan bagi publik sangat dibutuhkan sebagai salah satu
pendukung penetrasi dan aksesibilitas institusi/organisasi di masyarakat. Dengan demikian,
pintu depan yang menjadi pintu utama pelayanan bagi publik perlu ditingkatkan fungsi dan
kinerjanya. Bagi masyarakat, pelayanan yang baik, cepat dan informatif merupakan gambaran
institusi/organisasi itu sendiri. Seberapa jauh dan positifnya pandangan masyarakat atas
institusi ini, pada umumnya, sangat bergantung pada bentuk dan kinerja yang diterima
masyarakat pada sisi layanan publiknya.

Sebagai pengembang perangkat lunak, website dan sistem informasi, kami ingin turut serta
mewujudkan pembenahan dan peningkatan pelayanan publik dalam bentuk penataan
pelayanan berupa sistem antrean yang mengatur daftar tunggu publik. Sistem ini kami
namakan Selaras Queuing System, yang konsep dan fungsinya kami jelaskan nanti.

II. Sistem Antrean Konvensional

Saat ini, masih banyak institusi/organisasi yang belum memanfaatkan teknologi untuk
memberikan kemudahan bagi para pemakainya. Kesadaran masyarakat tentang keteraturan
dan ketertiban juga masih jauh dari sempurna. Hidup antri dapat diterapkan di lingkungan
institusi/organisasi, seperti rumah sakit yang memiliki banyak pasien. Di rumah sakit, banyak
pasien yang merasa tidak mendapatkan pelayanan yang baik sebab sistem antrian yang masih
konvensional.

Pelayanan yang lama dan jeda yang tidak perlu antara satu entitas publik yang dilayani dengan
entitas berikutnya memberikan rasa jenuh entitas-entitas tersebut. Demikian juga pelayanan
yang kurang informatif tentang prosedur yang harus diikuti dan tata-cara yang harus ditaati,
memberikan efek negative bagi publik, berupa kesan kurangnya profesionalitas.

Mengingat sebuah pepatah - yang dipopulerkan oleh Ribas Banda beberapa tahun silam -
“Menunggu Ternyata Menyakitkan”, sebuah pelayanan yang mengharuskan publik yang
dilayani untuk menunggu, sudah selayaknya meningkatkan kualitas pelayanannya. Bila
pemercepatan pelayanan sudah tidak dimungkinkan, jalan lain harus ditempuh, yaitu
memberikan kompensasi positif atas waktu yang dilewati selama mengantri.

Selaras Queuing System memberikan pendekatan kompensasi positif bagi publik atas
waktunya selama mengantri dan membuang jeda yang tidak perlu dalam pelayananan.
Pendekatan kompensasi ini memberikan efek “merasa dihargai” dan “merasa diperhatikan”
bagi publik yang dilayani. Waktu yang digunakan selama menunggu dapat ditukar dengan
informasi-informasi, hiburan dan keteraturan, yang pada akhirnya, menumbuhkan simpati
dan kesan professional pada institusi/organisasi yang bersangkutan.
III. Selaras Queuing System

Selaras Queuing System membawa sistem antrean ke tingkatan lebih tinggi dan lebih baru.
Dengan terlebih dulu meninjau dan mengkaji kondisi pelayanan yang ada, Selaras Queuing
System dapat menghadirkan kesan rapih, elegan dan mewah sekaligus bagi sebuah sistem
antrean. Tayangan informasi dalam bentuk multimedia dan penerapan teknologi digital
modern akan memantapkan kesan professional bagi publik

Berikut adalah garis besar fitur yang diusung oleh Selaras Queuing System:

A. Kecepatan
Selaras Queuing System membuang – atau setidaknya meminimalisir – jeda dalam
antrean. Penerapan teknologi websocket di dapur sistem memungkinkan hal ini untuk
dicapai, dibandingkan sistem pooling yang lama dan menggunakan lebih banyak waktu
dan sumberdaya.
B. Kerapian
Selaras Queuing System diterapkan dengan mengedepankan nilai-nilai estetika dalam
desain interior, yang mana keindahan, kenyamanan dan kerapian merupakan hal utama
dalam pelayanan.
C. Informasi
Selama menunggu, Selaras Queuing System memungkinkan penyajian informasi
multimedia berupa audio, video maupun gambar-gambar yang berguna bagi publik.
Selaras Queuing System juga memungkinkan pemutaran musik yang menenangkan.
Pada display utama tersedia fitur penyajian video, running text, slideshow, audio dan
musik. Berita dan pengumunan dapat dengan mudah disajikan.
Selaras Queuing System juga dapat menampilkan tayangan siaran televisi dengan sistem
dual display yang diusungnya.
D. Otomatis
Penomoran antrean dapat dilakukan sendiri oleh publik dengan berapa sentuhan di
booth pengambilan tiket nomor antrean. Pemanggilan antrean dilakukan oleh sistem
dengan suara digital yang telah diprogram, yang secara otomatis mengarahkan calon
terlayan ke operator/terminal/loket yang kosong.
E. Modern
Selaras Queuing System menggunakan teknologi baru baik di sisi software maupun
hardware, yang memberikan kesan modern dan mewah bagi institusi/organisasi.
Display utama menggunakan LED TV dengan layar lega, sementara booth penomoran
didesain secara artistik menggunakan teknologi layar sentuh (touchscreen).
F. Terjangkau
Dengan fitur-fitur yang diusung, Selaras Queuing System tetap ditawarkan dengan biaya
yang terjangkau.

Dengan fitur-fitur di atas, manfaat-manfaat berikut dapat diperoleh:

 Mengurangi waktu administrasi
 Mengurangi konflik antrian
 Mengurangi waktu tunggu
 Mengurangi kejenuhan dalam antrian
 Meningkatkan jumlah transaksi harian
 Meningkatkan efisiensi kerja
 Meningkatkan efektivitas biaya, ruang dan daya
 Meningkatkan kepuasaan pelanggan
 Memotivasi staff/karyawan dalam memberikan layanan terbaik
 Meningkatkan loyalitas pelanggan,

Setiap organisasi/institusi yang memberikan layanan kepada publik atau layanan internal di
mana kapasitas pelayanan melebihi sumber daya yang tersedia cenderung memberikan delay
(waktu tunggu), yang bila tidak dimanage dengan baik, akan berakibat timbulnya konflik dalam
antrian. Karenanya Selaras Queuing System menekan waktu delay dengan membawa manfaat
di atas ke dalam pelayanan, terutama pada organisasi/institusi berikut:
 Bank
 Rumah Sakit
 Puskesmas
 Asuransi
 Finance/Perkreditan
 PDAM
  PLN
 Kantor Polisi
 Kantor Pajak
 Kantor Telekomunikasi
 Badan Layanan Umum
 Dinas Pendapatan Daerah
 Samsat/Pajak Kendaraan
 Universitas
 Klinik Kesehatan
 Apotik
 Kantor Pemerintah (DPR/DPRD, Kecamatan, dll)
 Berbagai fasilitas pelayanan lainnya.

IV. Teknologi Pendukung

Teknologi informasi telah merambah dan memfasilitasi hampir semua bidang. Sebagai salah
satu fasilitas, Selaras Queuing System tidak ketinggalan dalam menerapkan teknologi terbaru
bagi penggunanya, baik institusi/organisasi maupun masyarakat publik.
Secara teknis, Selaras Queuing System menggunakan software berbasis desktop yang didesain
dan dikembangkan menggunakan Delphi XE8. Software ini dirancang untuk mudah digunakan
dan mampu beradaptasi dengan sistem yang sudah ada menggunakan konsep bridging dalam
hal identifikasi entitas publik. Konsep bridging ini sangat bermanfaat saat diterapkan pada
institusi seperti rumah sakit dan bank di mana setiap entitas memiliki identitas sendiri, yang
tidak perlu diidentifikasi secara manual oleh operator/terminal pelayanan. Contohnya, nomor
rekam medik yang menjadi identitas pasien dan nomor rekening bank yang menjadi identitas
nasabah bank dapat dapat dikenali saat pengambilan nomor dan dicetak dalam bentuk
barcode untuk dibaca kembali di loket/terminal/operator yang melayani. Selaras Queuing
System memanfaatkan teknologi fingerprint scanner (pemindai sidik jari) dan barcode reader
(pembaca barcode) untuk memungkinkan identifikasi ini.
Pengambilan nomor antrean di booth penomoran didesain agar mudah digunakan dengan
tayangan slideshow selama tidak digunakan. Tiket nomor antrean dapat dicetak sampai tiga
rangkap untuk mengkomodasi pelayanan bertingkat (nested service)

Di sisi penyajian informasi, Selaras Queuing System, mendukung format format multimedia
berupa video, audio maupun gambar-gambar yang didesain menarik. Video ditampilkan
menggunakan teknologi video decoding yang dimiliki oleh VideoLan dengan output yang
jernih dan tajam. Sedangkan gambar-gambar ditampilkan berupa slideshow dengan animasi
dan transisi yang menarik. Penyajian informasi audio didukung dengan sound system khusus
yang terintegrasi dan dikontrol oleh komputer. Sound system ini juga menjadi media
pemanggilan nomor antrean otomatis oleh sistem.

IV. Modul-Modul Sistem Antrean

Selaras Queuing System secara umum terbagi menjadi tiga modul utama, yaitu:
1. Modul Server, yang dipasang pada standing booth, merupakan modul di mana
publik/customer memilih layanan dan mengambil tiket untuk mengatri. Modul ini
dilengkapi dengan komputer touch screen (all-in-one), printer struk tiket antrean dan
finger print scanner (pemindai sidik jari) jika diperlukan.
 Modul Server juga menjadi modul yang mengatur daftar layanan, identitas
institusi/organisasi, data running text yang tampil di display, data operator, dsb.
2. Modul Display, merupakan modul yang melakukan pemanggilan digital atas nomor
antrean berdasarkan perintah dari operator. Modul ini menayangkan video dan
running text yang dapat dimodifikasi dari Modul Server, juga tampilan daftar
operator/loket pelayanan dan nomor yang sedang dilayani.

3. Modul Operator, adalah modul yang digunakan oleh operator/loket pelayanan untuk
menanggil nomor antrean. Panggilan ini akan ubah menjadi panggilan digital dan
dikirim ke Modul Display untuk ditayangkan.
 Konsep kerja dan hubungan ketiga modul di atas dilihat pada skema berikut. Tampak
bahwa penerapan konsep bridging identitas customer publik dapat dilakukan ke
database yang sudah ada.

Skema di atas dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Publik customer datang dan langsung diarahkan/menuju booth penomoran, yang pada
skema di atas dinamakan Kiosk Client.
2. Setelah memilih layanan dan mendapatkan nomor, customer menuju ke ruang tunggu
(Waiting Area) dan menunggu dipanggil untuk dilayani. Customer dapat menikmati
tampilan multimedia informatif pada display.
 3. Operator yang kosong memanggil nomor berikutnya untuk dilayani.
4. Informasi panggilan dikodekan menjadi panggilan digital dan dikirim ke display.
5. Display melakukan panggilan digital lewat sound system dan tampilan pada display.
6. Customer yang nomornya dipanggil mendatangi operator yang ditunjuk oleh display
(sesuai dengan operator yang melakukan panggilan).
7. Operator melayani customer. Jika telah selesai, operator mengulangi langkah 3.
8. Customer/publik yang baru datang memulai dari langkah 1.

IV. Spesifikasi Teknis

Selaras Queuing System membutuhkan teknologi yang spesifikasinya secara teknis adalah
sebagai berikut:

 Server. Ini adalah komputer yang menampung data-data antrean dan data
pendukung lainnya yang diperlukan. Di server ini juga terpasang Modul Server yang
sekaligus menjadi program penomoran antrean. Server dipasang pada standing
booth di mana customer mengambil nomor. Secara fisik, server menggunakan
komputer dengan spesifikasi minimal Intel i3 processor, 2GB RAM dan 320GB
hardisk, tiga buah port USB untuk printer struk, bluetooth adapter dan finger print
scanner serta layar monitor 15 inchi touch screen. Untuk memudahkan maintenance,
Selaras Queuing System menggunakan komputer all-in-one (komputer sekaligus
monitor) sehingga menghemat spasi ruang dan mudah dipindahkan. Mouse dan
keyboard yang
 Display. Membutuhkan sebuah layar display berupa TV flat yang mendukung input
HDMI, minimal ukuran 32 inchi, sebuah amplifier dan speaker sebagai sound system,
sebuah komputer dan monitor flat sebagai komputer yang menampung Modul
Display. Komputer untuk modul display ini sekurang-kurangnya menggunakan
prosesor Intel i3 dengan RAM 2GB dan HDD 320GB, dua buah port USB untuk mouse
dan keyboard, sebuah port VGA untuk display monitor komputer dan sebuah port
HDMI untuk display antrean pada TV LED, serta port audio (3mm jack) stereo.
TV Display dapat ditambah sampai maksimal empat buah dengan sistem split display
(semua display memiliki tampilan yang sama) atau mode extended display (tiap
display dapat memiliki tampilan berbeda dengan spesifikasi komputer dinaikkan
menjadi minimal 4GB RAM, penambahan VGA card dan spesifikasi teknis lainnya)
 Di sisi operator, tiap operator menggunakan Modul Operator yang dipasang pada
komputer minimal berspesifikasi 2GB RAM, prosesor Intel i3, 320GB HDD, mouse dan
keyboard, sebuah monitor).
 Jika pada tiap operator ingin ditambahkan extended display pada monitor terpisah, di
mana pada display tersebut ditampilkan nomor yang sedang/akan dilayani oleh
operator tersebut, Selaras Queuing System sangat mendukung – dengan syarat
komputer operator harus memiliki sebuah port HDMI tambahan (jika menggunakan
display TV, TV tersebut harus mendukung HDMI) atau sebuah VGA card tambahan
(jika menggunakan flat monitor komputer).
 Mini LAN (Local Area Network) baik menggunakan kabel maupun wireless untuk
mengoneksikan server, display dan operator. Jika menggunakan sistem kabel (cable
based), diperlukan sebuah LAN hub minimal 8 port dan kabel UTP dengan kepala
RJ45 (cross crimped) sejumlah komputer operator/loket dan tambahan dua buah
untuk komputer display dan server (standing booth).
 Suplay listrik AC 110V – 220V. Jika listrik tidak stabil, pada komputer untuk modul
server (standing booth) dan modul display disarankan untuk dilengkapi dengan UPS
minimal 500W.
 Ruangan yang aman dan tidak panas (suhu maksimal 30o C) di mana komputer modul
display akan ditampatkan.

V. Metode Pelaksanaan Pekerjaan

Dalam melaksanakan instalasi dan setup Selaras Queuing System, maka metode pelaksanaan
pekerjaan yang akan dilaksanakan terdiri dari :
a. Diskusi tentang model dan konsep penerapan sistem antrean.
b. Peninjauan lokasi dan penentuan titik-titik instalasi sistem antrean
c. Penghitungan spesifikasi teknis dan biaya (ditambah atau dikurangi) sesuai
konsep dan lokasi ril
d. Penyesuaian sistem antrean di sisi software, penginputan data-data yang
diperlukan, pengadaan hardware sesuai kesepakatan.
e. Instalasi dan testing.
f. Training dan pendampingan
g. Penyelesaian pekerjaan dan pembayaran akhir.
h. Pengecekan ulang pada rentang waktu tertentu.
VI. Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan
Pelaksanaan pekerjaan ini akan dilaksanakan selamatiga minggu Kalender Kerja dengan
rincian sebagai berikut:
Jangka Waktu (Dalam Minggu)
No Kegiatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 … 51
a. Melaksanakan
Pengumpulan data dan
peninjauan lokasi
b. Pembuatan Booth
c. Penyesuaian modul
aplikasi antrean
d. Bridging Modul
Fingerpint
e. Testing
f. Pelatihan
g. Serah-Terima Pekerjaan
h Pengecekan ulang oleh
Selaras Queing System
i. Garansi/Maintenance
Software

VII. Keunggulan
Sistem antrean yang kami tawarkan memiliki banyak kelebihan, diantaranya dari segi :
A. DIPERCAYA (REALIABILITY)
- Tim pelaksana yang kompeten di bidangnya
- Pengalaman Implementasi
B. MENGIKUTI PERKEMBANGAN (UP TO DATE)
- Selaras Queuing System didesain dan dibangun menggunakan teknologi perangkat
lunak dan perangkat keras modern
- Tampilan aplikasi antrean yang interaktif, atraktif dan segar.
Untuk memilih komponen ini membutuhkan pertimbangan – pertimbangan secara teknis
dan non teknis meliputi :
Performance
Flexibility
Survivabililty
Price
 Maintenace
- Teknologi
Fully Integrated
Multi operator, mendukung banyak operator loket secara bersamaan
Multi Queue, mendukung beberapa jenis antrean dalam satu sistem (contoh,
dapat menjalankan antrean untuk apotik, poliklinik dan BPJS sekaligus)
Konfigurasi mudah

C. CONFIGURABLE
- Pihak institusi pengguna dapat mengubah sendiri konfigurasi, tampilan video,
running text dan jenis antrean

VIII. Biaya Pengadaan, Instalasi dan Training

Biaya Pengadaan, Instalasi dan Training atas Selaras Queuing System adalah sebesar Rp
102.900.000, dengan rincian:
 Biaya diatas sudah termasuk hardware dan software yang dibutuhkan,
 Biaya dapat berubah sesuai kesepakatan dan kondisi lapangan/lokasi,
 Instalasi dan testing,
 Training dan buku manual,
 Maintenance selama satu tahun,
 Garansi selama satu tahun.

HARGA YANG TERTERA DAPAT DINEGOSIASIKAN dan SPESIFIKASI HARDWARE DAPAT

DITAMBAH, DIKURANGI ATAU DISESUAIKAN.
 RENCANAN BIAYA PENGADAAN, INSTALASI DAN TRAINING

NO URAIAN SATUAN QTY UP TP

1. HARDWARE

A Boot Antrean UNIT 1 9.000.000 9.000.000

PC All In One 19" Touch Screen UNIT 1 9.000.000 9.000.000
Printer Struk / No. Antrian epson UNIT 1 3.500.000 3.500.000
Modul USB Finger Print (Opsional) UNIT 1 2.500.000 2.500.000
JUMLAH 24.000.000
Komputer PC Core i5
 2GB RAM
B UNIT 1 6.000.000 6.000.000
 500GB HDD
 Power & Cabling
LED TV 40" (Display Antrian)
 Bracket
C UNIT 2 4.500.000 9.000.000
 Kabel HDMI
 HDMI Splitter
Sound System
 Speaker Hi-Fi
D SET 1 3.500.000 3.500.000
 Amplifier
 Kabel Audio
E Mini LAN (Local Area Network)
 OPSI 1: CABLE BASED
HUB 8 PORT SET 1 1.650.000 1.650.000
Kabel LAN (6 workstation)
 OPSI 2: WIRELESS
WAP (Wireless Access
Point) SET 1 2.250.000 2.250.000
Wireless USB Client (6
workstation)
JUMLAH 22.400.000
PC Operator
 Core I3, 2GB RAM, 320 HDD
F SET 1 4.750.000 4.750.000
 Monitor LCD
 Mic Call Manual/Informasi
Monitor Display Nomor (Opsional)
G  Menampilkan nomor yang SET 1 1.250.000 1.250.000
akan dilayani oleh operator
Keterangan: Jika belum memiliki PC operator sendiri.
JUMLAH 6.000.000
TOTAL 52.400.000
2. SOFTWARE
A MODUL DISPLAY ANTREAN (TV) APL 1 7.000.000 7.000.000
 B MODUL CETAK ANTRIAN (BOOTH) APL 1 10.000.000 10.000.000
MODUL CALL ANTRIAN 10.000.000 10.000.000
C APL 1
(OPERATOR)
MODUL BRIDGING FINGERPRINT 7.500.000 7.500.000
 Opsional Jika Menggunakan
Fingerprint
D
 Menghubungkan data
pingerprint dengan
database yang sudah ada
TOTAL 34.500.000
3. INSTALASI LS 1 2.500.000 2.500.000

4. TRAINING ADMIN LS 1 1.500.000 1.500.000

5. MAINTENANCE THN 1 12.000.000 12.000.000

TOTAL 16.000.000
TOTAL KESELURUHAN 102.900.000

IX. Garansi Dan Maintenance

Garansi & Maintenance :
1. Kerusakan sistem yang diakibatkan oleh kesalahan pembuatan sistem menjadi
tanggungjawab kami selaku provider selama 5 tahun
2. Kerusakan sistem yang diakibatkan oleh kecerobohan user, force majeur, bencana
alam, serangan virus, kerusakan software sistem operasi dan kesalahan pemakaian
oleh user tidak menjadi tanggungjawab kami, namun tetap kami atasi selama kontrak
kerjasama masih berlaku, dengan biaya wajar yang disepakati bersama sesuai tingkat
kerusakan/kesulitan perbaikan.
3. Permintaan penambahan fitur sistem tidak termasuk garansi dan akan dikenakan biaya
sesuai kesepakatan
X. CONTOH ANTARMUKA

Tampilan Konfigurasi Server

Tampilan Layar Utama

 Tampilan Pilihan Pelayanan

Customer Mengambil Nomor Antrean

Operator Melakukan Pemanggilan Nomor Antrean

Pemanggilan Nomor Antrean Pada Display

(Dilengkapi Audio Digital)
Tampilan Display Saat Tidak Memanggil Nomor Antrean

Petugas Mendampingi Customer/Publik

Mengambil Nomor Antrean
XI. PENUTUP
Dari seluruh penjelasan, kami berharap adanya gambaran yang jelas bagi Bapak/Ibu mengenai
proposal penawaran ini, sehingga dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan.
Demikian proposal kami, dengan harapan kerjasama di masa mendatang antara kami dan
Instutisi/Organisasi yang Bapak/Ibu pimpin akan memberikan kontribusi positif bagi kedua
pihak.
Untuk keterangan dan informasi lebih lanjut yang berkaitan dengan proposal ini, dapat
menghubungi kami.

Hormat kami,

Fahmy Syam Hafid, S.E.

HP. 0853 9417 9646