BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu
organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu
kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan
yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi
organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam suatu organisasi
terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti pengawasan Pendahuluan
(preliminary control), Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent
control), Pengawasan Feed Back (feed back control). Di dalam proses
pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan
yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam,
yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan
Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan
Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan
Tindakan Koreksi.
Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang
berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses
pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan.
Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial
dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki.
Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya
proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi
bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan
organisasi diantaranya.

1
B. RUMUSAN MASALAH
1.Apa pengertian dari pengawasan?
2. Prinsip Pengawasan
3. Jenis Pengawasan
4. Cara Pengawasan
5. Cara Membuat laporan pengawasan

C. TUJUAN
Mengetahui arti , fungsi,tahapan,bentuk serta metode dalam pengawasan.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Pengawasan dan Pengendalian (Controling)

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk

mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana
kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi sesuatu
Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari
personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya
perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan
misi perusahaan. Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah
pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak
akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan
David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the
process by which manager determine wether actual operation are consistent with
plans”.
Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko
(1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur
esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha
sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan
perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan
nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan
dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

B. Prinsip Prinsip Pengawasan Dalam Manajemen Perusahaan.

~ prinsip efisiensi pengawasan, dapat dilakukan secara efisien dengan

menghindarkan penyimpangan dari perencanaan sehingga tidak timbul hal
negatif.

3
~ prinsip tercapainya tujuan, harus mempunyai arah untuk mencapai tujuannya,
untuk itu harus selalu mengandalkan perbaikan.
~ prinsip tanggung jawab pengawasan, dilakukan bila seorang manajer
bertanggung jawab sepenuhnya terhadap rencana yang dilakukan.
~ prinsip pengawasan terhadap masa depan, pengawasan yang diperlukan adalah
dapat mencegah penyimpangan perencanaan sekarang atau masa yang akan
datang.
~ prinsip pengawasan langsung, fngan mengusahakan adanya manajer bawahan
yang berkualitas baik.
~ prinsip refleksi perencanaan, harus dapat disusun dengan baik dan
mencerminkan karakter dan susunan rencana
~ prinsip penyesuaian dengan perusahaan, manajer dan bawahan adalah sarana
untuk melaksanakan rencana. dengan begitu agar pengendalian efektif maka harus
disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan
struktur organisasi.
~ prinsip pengawasan individual, dengan kebutuhan manajer dan teknik
pengawasan harus ditujukan kepada kebutuhan setiap manajer

~ prinsip standar, yang paling efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat
dan dapat dipergunakan sebagai tolok ukur bagi pelaksanaan pencapaian.
~ prinsip pengawasan terhadap strategi, diperlukan adanya perhatian terhadap
faktor yang strategis dalam perusahaan
~ prinsip kekecualian, membutuhkan adanya perhatian terhadap faktor
kekecualian
~ prinsip pengawasan fleksibel, untuk menghindari kegagalan pelaksanaan suatu
rencana maka pengendalian harus luwes.
~ prinsip peninjauan kembali, ditinjau berulang kali agar sistem yang digunakan
dapat berguna.
~ prinsip tindakan, apcila ada ukuran untuk mengkoreksi, penempatan orang dsb.

4
C. JENIS-JENIS PENGAWASAN
1. Pengawasan Intern dan Ekstern
Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan
yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan
dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau
pengawasan melekat (built in control) atau pengawasan yang dilakukan secara
rutin oleh inspektorat jenderal pada setiap kementerian dan inspektorat wilayah
untuk setiap daerah yang ada di Indonesia, dengan menempatkannya di bawah
pengawasan Kementerian Dalam Negeri.

Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan

yang berada di luar unit organisasi yang diawasi. Dalam hal ini di Indonesia
adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan lembaga tinggi
negara yang terlepas dari pengaruh kekuasaan manapun. Dalam menjalankan
tugasnya, BPK tidak mengabaikan hasil laporan pemeriksaan aparat pengawasan
intern pemerintah, sehingga sudah sepantasnya di antara keduanya perlu terwujud
harmonisasi dalam proses pengawasan keuangan negara. Proses harmonisasi
demikian tidak mengurangi independensi BPK untuk tidak memihak dan menilai
secara obyektif aktivitas pemerintah.

2. Pengawasan Preventif dan Represif

Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan

terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat
mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan
pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan
pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara
lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem
pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan
preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan
langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi
lebihawal.

5
Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap
suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.
” Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana
anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu,
dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan
terjadinya penyimpangan.

3. Pengawasan Langsung dan Pengawasan Tidak Langsung

1) Pengawasan Langsung
Pengawasan Langsung adalah pengawasan yang dilakukan dengan cara
mendatangi dan melakukan pemeriksaan di tempat (on the spot) terhadap obyek
yang diawasi. Jika pengawasan langsung ini dilakukan terhadap proyek
pembangunan fisik maka yang dimaksud dengan pemeeriksaan ditempat atau
pemeriksaan setermpat itu dapat berupa pemeriksaan administratif atau
pemeriksaan fisik di lapangan.

2) Pengawasan tidak langsung

Pengawasan Tidak Langsung merupakan pengawasan yang dilakukan tanpa
mendatangi tempat pelaksanaan pekerjaan atau obyek yang diawasi atau
pengawasan yang dilakukan dari jarak jauh yaitu dari belakang meja. Dokumen
yang diperlukan dalam pengawasan tidak langsung antara lain :
a. Laporan pelaksanaan pekerjaan baik laporan berkala maupun laporan
insidentil;
b. Laporan hasil pemeriksaan (LHP) dari pengawan lain;
c. Surat-surat pengaduan;
d. Berita atau artikel di mass media;
e. Dokumen lain yang terkait.

4. Pengawasan Formal dan Informal

1) Pengawasan Formal
Pengawasan Formal adalah pengawasan yang dilakukan oleh instansi/pejabat
yang berwenang (resmi) baik yang berifat intern dan ekstern; Misal : pengawasan
yang dilakukan oleh BPK, BPKP dan ITJEN

6
2) Pengawasan Informal
Pengawasan Informal yakni pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat atau
social control, misalnya surat pengaduan masyarakat melalui media massa atau
melalui badan perwakilan
rakyat.

D. CARA –CARA PENGAWASAN

1. Peninjauan pribadi

Peninjauan pribadi ( personal inspection, personal observasion) adalah

mengawasi dengan jalan meninjau secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri
pelaksanaan pekerjaan. Cara pengawasan mengandung kelemahan, bila timbul
salah sangka dari bawahan. Cara seperti ini member kesan kepada bawahan,
bahwa mereka diamat-amati secara keras dan kuat sekali. Dipihak lain ada yang
berpendapat bahwa cara inilah yang terbaik. Sebagai alasan, karena dengan cara
ini kontak langsung antara atasan dan bawahan dapat dpererat. Tambahan lagi
dengan cara ini , kesukaran dalam praktek dapat dilihat langsung. Pula kenyataan
sesungguhnya mudah didapat, tidak akan dikacaukan oleh pendapat bawahan
sebagaimana mungkin terselip pada cara pengawasan dengan menerima laporan
tertulis

1. Pengawasan melalui laporan lisan

Hampir mendekati cara pertama, ialah pengawasan melalui orang report. Dengan
ini, pengawasan dilakukan dengan mengumpulkan fakta-fakta melalui laporan
lisan yang diberikan bawahan. Wawancara yang diberikan ditunjukan kepada
orang-orang atau segolongan orang yang dapat memberi gambaran dari hal-hal
yang diinginkan diketahui terutama tentang hasil yang dicapai bawahan. Dengan
cara ini kedua pihak aktif, bawahan memberikan laporan lisan tentang hasil
pekerjaanya dan atasan dapat menanyakan lebih lanjut untuk memperoleh fakta-
fakta yang diperlakukannya. Pengawasan dengan cara ini dapat mempercepat
hubungan pejabat. Karena adanya kontak wawancara antara mereka.

7
 2. Pengawasan melalaui laporan tertulis

Laporan tertulis adalah merupakan suatu pertanggung jawaban kepada atasanya

mengenai pekerjaan yang telah dilaksanakannya, sesuai dengan intruksi dan tugas
tugas yang diberikan atasan kepadanya. Dengan laporan tertulis yang diberikan
oleh bawahan maka atasan dapat menikmati pakah bawahan tersebut melaksnakan
tugas-tugas yang diberikan kepadanya dengan penggunaan hak-hak dan
kekuasaan yang didelegasikan kepadanya. Tetapilaporan dapat pula disusun
dengan berlebih-lebihan . dengan laporan tertulis pemimpin sulit menentukkan
mana yang nayata dan mana yang pendapat. Keuntunganya laporan tertulis dapat
diambil manafaatnya bagi banyak pihak yakni oleh pemimpin guna pengawasan
dan pihak lain yaitu untuk penyusunan rencana berikutnya

E. Cara-cara Membuat Laporan Guna Pengawasan

Kelemahan-kelemahan laporan tertulis, antara lain :

1. Tidak dapat menyajikan semua kejadian atau aktivitas seluruhnya.

2. Laporan dapat disusun sedemikian rupa sehingga bersifat berlebih-lebihan.

Menurut James Williamson ada tujuh landasan pokok dalam penulisan

laporan, yaitu :

1. Jelas
2. Lengkap
3. Ringkas
4. Sopan
5. Tulus
6. Mengandung kepribadian, dan
7. Teliti.

8
Menurut John C. Johnson mengemukakan lima buah pedoman pokok dalam
menyusun suatu laporan, yaitu :

1. Periksalah semua fakta-fakta yang dibutuhkan sebelum membuat laporan

2. Aturlah keterangan-keterangan itu sebaik mungkin
3. Laporan harus singkat tetapi lengkap
4. Pergunakanlah bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti
5. Cantumkanlah badan-badan yang dapat membantu atasan untuk mendapat
gambaran yang lebih jelas.

9
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi.
Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan.
Tahap – tahap pengawasan : Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan
Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan,
Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan,
Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi. Bentuhk– bentuk pengawasan :
Pengawasan Pendahulu, Pengawasan Concurrent, Pengawasan Umpan
Balik.Metode pengawasan : Pengawasan Non-kuantitatif dan Pengawasan
Kuantitatif

B. Saran
Untuk itu kami mengharapkan masukan kepada pembaca demi perbaikan
penyusunan selanjutnya. Dan semoga dengan makalah ini dapat dimanfaatkan
sebagaimana mestinya untuk membantu kelancaran perkuliahan.

10
 DAFTAR PUSTAKA

http:\\www.anakciremai.com/…/makalah-manajemen-tentang-dasar-dan.html
http:\\www.elearning.gunadarma.ac.id/…/bab7_dasar_dan_teknik_pengawasan\
http://apriantonursetiawan.blogspot.com/2011/05/pengawasan-pada-
manajemen.html

11