SISTEM PENGENDALIAN ORGANISASI

PENGENDALIAN ORGANISASI
AC 305 A

Disusun Oleh

Kelompok 2 :

Ardi Prasetyawan 232011191

Yohanes Rayi Bagus S. 232014106
Destya Ardi Wijayanti 232015050
Agustin Putri Puspa 232015174
Astika Adzansari S. 232015275

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS

2016/2017
A. Pengendalian

Pengendalian biasa identik dengan orang yang mengendalikan suatu benda atau dalam
hal ini mengendalikan perusahaan agar dapat mencapai tujuan yaitu memperoleh laba
yang tinggi sehingga perusahaan tersebut bisa dikatakan perusahaan yang berkembang
secara baik. Dalam memperoleh laba tinggi organisasi/perusahaan harus dikendalikan
untuk memastikan apakah semua yang bertanggung jawab dalam proses organisasi
berjalan sesuai dengan yang diinginkan oleh pemilik perusahaan. Dalam mengendalikan
suatu organisasi tidaklah semudah mengendalikan benda contohnya mobil maka dari itu
bagan ini akan menjelaskan proses pengendalian dalam sistem yang lebih sederhana.

Elemen-elemen Sistem Pengendalian

Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen :

1. Pelacak (detector) atau sensor suatu perangkat yang mengukur apa yang
sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan
2. Penilai (assessor) suatu perangkat yang menentukan signifikan dari peristiwa
aktual dengan cara membandingkan dengan beberapa standar atau ekspektasi
dari apa yang seharusnya
3. Effector suatu perangkat (yang sering disebut dengan ‘umpan balik’) yang
mengubah perilaku jika penilai mengidentifkasi kebutuhan untuk melakukan
hal tersebut.
4. Jaringan komunikasi perangkat yang meneruskan informasi antara detector
dan assessor dan antara assessor dam effector.

Sekarang akan diperjelas dengan simulasi ketika kita mengendarai sebuah mobil agar
dapat mengerti degan logika bagan yang digambarkan dalam bagan tersebut.
 Pengendara mobil anggaplah anda sedang mengemudikan mobil dijalan raya
dengan pengaturan yang menetapkan kecepatannya adalah 65km per jam. Sistem
pengendalian anda bertindak sebagai berikut : (1) mata anda (sensor) mengukur
kecepatan aktual dengan mengamati spedometer; (2) otak anda (assessor)
membandingkan kecepatan aktual dengan kecepatan yang ditetapkan oleh hukum dan
mendeteksi adanya penyimpangan dari standar: (3) mengarahkan kaki anda (effector)
untuk melepas pedal gas atau menekan pedal gas ; dan (4) anda mengubah sistem
komunikasi yang menyebarkan informasi dari mata ke ota dan dari otak ke kaki.

B. Manajemen

Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk
mencapai tujuan bersama ( dalam suatuorganisasi tujuan utamanya adala meperoleh
laba yang tiggi). Organisasi dipimpin oleh satu hierarki dengan CEO pada posisi
puncak , dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian (section), dan subunit
lainnya yang berada di bawah CEO dalam bagan organisasi. Seluruh manajer selain
CEO merupakan atasan dan bawahan sekaligus,mereka mengawasi kinerja dari orang-
orang yang ada dalam subunitnya, dan mereka diawasi oleh manajer kepada siapa
mereka melapor.

CEO (atau dalam beberapa organisasi satu tim manajer senior) memutuskan
keseluruhan strategi yang memungkinkan organisasi tersebut untuk mencapai
tujuannya. Para manajer tunduk kepada persetujuan CEO sehingga para manajer
memformulasikan strategi tambahan yang memungkinkan unit mereka masing-
masing untuk memperluas tujuan lainnya. Proses pengendalian manajemen adalah
proses di mana manajer di seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang
mereka awasi mengimplemetasikan strategi yang dimaksudkan.

C. Sistem

Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk
melaksankan suatu atau sekelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa
rangkaian langkah-langkah yang berirama,terkoordinasi dan berulang.

Para manajer pada umumnya menghadapi situasi dimana aturan tidak

terdefinisikan dengan baik sehingga harus menggunakan penilaian terbaik mereka
dalam memutuskan tindakan apa yang akan diambil. Efektivitas tindakan mereka
ditentukan oleh kepiawaian mereka dalam berhadapan dengan orang-orang,dan bukan
oleh aturan yang ditentukan dalam sistem.
D. Batas-Batas Pengendalian Manajemen

Pada dasarnya pengendalian manajemen terletak Formulasi Strategi Pengendalian

Tugas dalam beberapa hal.Formulasi strategi paling tidak sistematis diantara
ketiganya,pengendalian tugas merupakan yang paling sistemastis,dan pengendalian
manajemen terletak diantaranya.Formulasi strategi memfokuskan pada jangka
panjang ,sementara Pengendalian tugas pada jangka pendek,sementara pengendalian
manajemen terletak diantaranya.Formulasi strategi menggunakan perkiraan kasar
akan masa depan,pengendalian tugas menggunkan data akurat saat ini.dan
pengendalian manajemen terletak diantara keduanya.

E. Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan suatu proses yaitu dengan para manajer

mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi
organisasi. Ada beberapa aspek dalam proses ini, yaitu :

1. Kegiatan pengendalian manajemen

Ada beberapa kegiatan didalamnya :
 Merencanakan apa yang seharunya dilakukan oleh organisasi
 Menkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi
 Mengkomunikasikan informasi
 Mengevaluasi informasi
 Memutuskan tindakan apa yang seharunya diambil jika ada
 Mempengaruhi orang-orang untuk merubah perilaku mereka
 Pengandalian manajemen ini tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan
sesuai dengan apa yang sudah ditentukan sebelumnya seperti anggaran. Karena
rencana seperti itu hanya melihat situasi dimana rencana tersebut dibuat. Jika
situasi ini telah berubah pada waktu penerapannya maka tindakan yang sudah
direncanakan mungkin tidak lagi sesuai. Jika ada perubahan seperti ini dan jika
manajer menemukan pendekatan yang lebih baik, yang lebih memungkinkan
dilakukan dibandingkan dengan apa yang sudah ditetapkan sebelumnya, maka
sistem pengendalian manajemen seharusnya tidak merintangi penerapannya.
Karena mematuhi anggaran tidaklah selalu baik dan penyimpangan dari anggaran
tidaklah selalu buruk.

2. Keselarasan tujuan
Meskipun sistematis namun proses pengendalian manajemen tidak bersifat
mekanis. Masalah utama dalam pengendalian adalah bagaimana mempengaruhi
mereka untuk bertindak demi mencapai tujuan pribadi mereka dengan cara
sedemikian rupa sehingga sekaligus juga membantu pencapaian tujuan organisasi.
Keselarasan tujuan berarti sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang
anggota organisai seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri.
Sistem pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan
prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi.
3. Perangkat penerapan strategi
Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan
organisasi kea rah tujuan strateginya. Maka pengendalian manajemen terutama
memfokuskan pada pelaksanaan strategi. Pengendalian manajemen merupakan
satu-satunya perangkat manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan
srategi yang diinginkan. Seperti gambar berikut :
 Strategi juga diimplementasikan melalui struktur organisasi, manajemen
sumber daya manusia (SDM), dan kebudayaannya. Struktur organisasi
menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawab yang
membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Manajemen SDM
merupakan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi, dan pemecatan karyawan guna
mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk
melaksanakan strategi organisasi. Budaya mengacu pada sekelompok
kepercayaan, sikap, dan norma umum yang secara eksplisit maupun implisit
mengarahkan tindakan manajerial. Semua implementasi ini terkait dengan satu
dan yang lainnya yang berarti jika satu implementasi mekanisme berubah maka
yang lain juga akan berubah.

4. Tekanan finansial dan nonfinansial

Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja finansial dan
nonfinansial. Dimensi finansial memfokuskan pada hasil-hasil moneter,laba bersih
dan seterusnya. Tetapi sebenarnya seluruh sub unit organisasi memiliki tujuan
nonfinansial seperti mutu produk,pangsa pasar, kepuasan pelanggan dan semangat
kerja karyawan.
5. Bantuan dalam mengembangkan strategi baru
Peranan pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi
yang telah dipilih. Dalam industri yang berada pada lingkungan yang cepat
berubah,informasi pengendalian manajemen, juga dapat digunakan sebagai dasar
bagi pertimbangan strategi baru. Pengendalian interaktif mengundang perhatian
manajemen pada pengembanagn baik negative maupun positif yang menunjukkan
perlu adanya inisiatif strategi yang baru. Pengendalian interaktif merupakan bagan
yang tidak bisa dipisahkan dari sistem pengendalian manajemen.
F. Perumusan Strategi

Proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan

organisasi. Setiap perusahaan memiliki tujuan yang berbeda. Tujuan tidak memiliki
jangka waktu, tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut diubah dan hal tersebut
jarang terjadi. Dalam proses formulasi strategi, tujuan organisasi biasanya dianggap
tetap, meskipun sesekali waktu pemikiran strategis dapat memfokuskan pada tujuan
itu sendiri.

Strategi merupakan perencanaan yang besar dan penting, strategi menetapkan

secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajer.
 Kebutuhan untuk memformulasikan strategi biasanya muncul sebagai respon terhadap
ancaman yang diterima atau kesempatan. Strategi untuk menghadapi ancaman atau
kesempatan dapat timbul dari mana saja dan kapanpun dari sebuah organisasi.

Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen

Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru, sementara

pengendalian manajemen adalah proses implementasi strategi tersebut. Dari sudut
pandang desain sistem, perbedaan paling penting di antara keduanya adalah bahwa
formulasi strategi pada dasarnya tidaklah sistematis. Ancaman, kesempatan, dan
gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu tetap, sehingga keputusan strategi dapat
dibuat kapan pun.

Analisis strategi melibatkan penilaian, dan angka yang digunakan dalam proses
biasanya merupakan estimasi kasar. Sebaliknya, proses pengendalian manajemen
melibatkan serangkaian langkah yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksikan
sesuai dengan jadwal tetap, dan estimasi yang dapat diandalkan.

Analisis usulan strategi biasanya biasanya secara relatif melibatkan sedikit orang
penggagas, staf pusat, dan manajemen senior. Sebaliknya, proses pengendalian
manajemen melibatkan manajer dan stafnya di semua tingkatan dalam organisasi.

G. Pengendalian Tugas

Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi
melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam
proses pengendalian manajemen. Pengendalian tugas terdiri dari pengawasan agar
aturan-aturan diikuti, suatu fungsi yang dalam beberapa kasus bahkan tidak
membutuhkan kehadiran manusia.

Banyak pengendalian tugas yang bersifat ilmiah: yaitu keputusan optimal atau
tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kondisi di luar kendali kembali
kondisi yang diinginkan dapat diprediksikan dalam batasan yang dapat diterima.

Sebagian besar informasi dalam sebuah organisasi merupakan informasi

pengendalian tugas: jumlah pesanan barang oleh pelanggan, berat bahan baku, dan
jumlah unit komponen yang digunakan dalam menghasilkan produk, jumlah jam kerja
karyawan, dan jumlah kas yang dikeluarkan.

Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen

 Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian
manajemen adalah bahwa banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah,
sedangkan pengendalian manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu.

Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional,

sementara dalam pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan oleh
unit-unit organisasional ini.

Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang

didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala
strategis secara umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu,
yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk
melaksanakannya.

Tabel.

Perumusan Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian Tugas

Memperkenalkan produk atau merk baru Mengkoordinasi pesanan

Mengakuisisi bisnis yang tak terkait
dalam lini produk yang masuk

Memasuki bidang bisnis baru Memperluas pabrik Menjadwalkan produksi

Menambah penjualan langsung
Menentukan anggaran untuk iklan Memesan iklan TV
melalui pos
Mengubah rasio utang/modal Menerbitkan utang baru Mengatur arus kas
Menerapkan kebijakan yang telah Menerapkan program rekrutmen Memelihara dokumen
disepakati minoritas kepegawaian
Menyusun kebijakan spekulasi Memesan ulang suatu
Memutuskan tingkat persediaan
persediaan barang
Menjalankan proyek riset
Memutuskan lingkup dan arah riset Mengendalikan organisasi riset
individual

H. Sumber Masalah dalam Pengendalian Manajemen

1. Kurangnya pengarahan
Kinerja karyawan yang tidak cukup memadai karena mereka tidak mengetahui apa
yang diinginkan perusahaan dari mereka, kurangnya pengarahan dari perusahaan
kepada karyawan menyebabkan tujuan perusahaan tidak tercapai.
2. Masalah motivasi
Bisa jadi karyawan mengerti dengan apa yang diinginkan perusahaan namun
mereka lebih memilih untuk mementingkan keperluannya daripada kepentingan
perusahaan, hal ini bisa terjadi karena kurangnya motivasi. Karyawan tersebut
 mampu tapi tidak mempunyai motivasi untuk mengerjakannya sesuai tujuan
perusahaan.
3. Keterbatasan individu
Karyawan mengerti dengan apa yang diinginkan perusahaan, mereka juga
memiliki motivasi untuk mengerjakan tugasnya, namun tidak dapat
mengerjakannya karena tidak memiliki kemampuan.
I. Pencegahan Masalah Pengendalian
1. Penghilangan aktivitas
Manajer yang tidak bisa mengendalikan aktivitas tertentu, mungkin karena
memang tidak memiliki sumber daya yang dibutuhkan atau karena mereka tidak
memiliki pemahaman yang baik tentang aktivitas tersebut lebih baik untuk
menghilangkan atau mengurangi aktivitas tersebut.
2. Otomatisasi
Perancangan alat otomatisasi dibuat sesuai dengan perilaku yang tepat, beroperasi
dengan benar, dan lebih konsisten dibanding manusia dengan tujuan untuk
mengurangi masalah yang dilakukan oleh manusia.
3. Sentralisasi
Pengambilan keputusan merupakan elemen penting dalam sebuah perusahaan
karenanya semua keputusan penting haruslah dibuat oleh manajemen level puncak
yang berorientasi pada detail.
4. Pembagian risiko
Pembagian risiko dimaksudkan agar tidak terjadi penanggungan seluruh risiko
oleh satu pihak saja. Pembagian risiko dapat berupa pembelian asuransi sebagai
pelindung dalam menghadapi kemungkinan kerugian besar yang potensial dalam
perusahaan yang dapat dihindari.
J. Dampak Internet Terhadap Pengendalian Manajemen
Pengaruh internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental. Internet memang
memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi menjadi
efektif dan efisien, tetapi internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang
melibatkan pengendalian manajemen karena pengendalian manajemen sendiri
merupakan sebuah proses sosial sehingga tidak dapat diotomatisasikan secara penuh.