Chapter 9

Continuing Case: ROBATELLI'S PIZZERIA

PENGANTAR
Pada pagi hari 31 Oktober, Elaine Black, Chief Information Officer di Robatelli Pizzeria,
sedang menunggu Jim Saxton, database administrator, dan Peter Greyton, manajer operasi,
untuk datang ke kantornya untuk rapat. Sambil menunggu, Elaine sedang memikirkan
lonjakan pesanan telepon dan Internet yang diharapkan akan diterima melalui pusat pesanan
pelanggan perusahaan dalam 12 jam ke depan.Halloween selalu menjadi hari yang paling
populer setiap tahun bagi orang di daerah Greater Pittsburgh untuk memesan pizza dari
Robatelli ini. Ada 53 lokasi restoran untuk melayani pelanggan ini, tetapi hanya ada satu
lokasi untuk menerima semua perintah dan meneruskannya ke restoran yang tepat. Pikiran
Elaine terganggu ketika Jim dan Peter memasuki kantornya. Percakapan berikut terjadi:

ELAINE: Nah, guys, di sini lagi, hari terbesar kami tahun ini. Tidak hanya Halloween hari
yang sibuk, tapi kami memiliki hari yang akan datang setelah Thanksgiving,
seminggu sebelum Natal, dan Super Bowl Sunday. Dapatkah infrastruktur sistem
komputer kita saat ini dan orang-orang mengikuti perintah yang kita harapkan?
JIM: Saya pikir sistem kita berjalan pada puncak performanya. Kita seharusnya tidak
memiliki kekhawatiran mengenai komputer untuk hari ini atau hari-hari sibuk
lainnya.
PETER: Semua orang di pusat pesanan pelanggan difokuskan pada memastikan bahwa
pelanggan kita mendapatkan pizza mereka seperti yang dipesankan. Kita memiliki
banyak orang dijadwalkan untuk bekerja malam ini, jadi kita siap menghadapinya.
ELAINE: Hebat. Tapi setiap kali kita menghadapi salah satu hari penjualan puncak ini,
saya mulai bertanya-tanya tentang kemampuan jangka panjang dan efektivitas
sistem komputer kita. Jim, kita perlu berpikir jangka panjang tentang sistem
komputer kita. Aku baru saja membaca sebuah artikel yang saya ingin Anda untuk
melihatnya. Ini tentang perusahaan Anheuser-Busch dan penggunaan data mining
mereka.
JIM: Saya setuju dengan Anda, Elaine; kita harus selalu berpikir tentang bagaimana
sistem TI baru dapat membantu kita. Bisakah Anda e-mail saya link artikelnya?
ELAINE: Tentu, dan saya ingin Anda untuk berpikir tentang bagaimana kita bisa
menggunakan pendekatan yang sama dalam bisnis kita. Pete, orang pusat pesanan
Anda melakukan pekerjaan yang bagus, tapi sekali lagi ada sesuatu yang saya ingin
kita untuk berpikir tentang untuk jangka panjang. Seperti yang Anda tahu, kita
sekarang secara manual memasukkan semua penjualan pusat pesanan pelanggan
dan toko penjualan ke buku besar (GL). Saya pikir kita bisa meningkatkan banyak
hal jika penjualan tersebut dimasukkan secara otomatis ke software GL. Mengapa
Anda pikirkan tentang keuntungan yang Anda lihat untuk sebuah antarmuka
otomatis, dan kita akan melihat biayanya dan dibandingkan dengan
keuntungannya. Bagaimana kedengarannya?
PETER: Saya akan melakukannya. Saya akan memberikan beberapa pemikiran dan bekerja
pada laporan tentang sebuah antarmuka otomatis antara software GL kita dan
 sistem point of sales di restoran kita serta penjualan melalui telepon dan
Internet. Seberapa cepat Anda ingin bertemu lagi untuk melihat masalah ini?
ELAINE: Katakanlah, dalam dua minggu pada waktu yang sama.

Setelah Jim dan Peter meninggalkan kantornya, Elaine terus berpikir tentang fitur sistem
informasi akuntansi perusahaan dan apakah atau tidak data yang diambil dari sistem ini dapat
memfasilitasi beberapa kebutuhan perusahaan. Fokusnya selalu pada penyediaan informasi
akuntansi keuangan yang akurat dari berbagai lokasi; Namun, strategi pertumbuhan yang
agresif perusahaan berarti peningkatan penekanan pada kemampuan sistem untuk
menganalisis informasi pelanggan secara rinci yang dapat diterjemahkan untuk peningkatan
peluang penjualan.
Elaine tahu tantangan yang mereka hadapi dapat mempengaruhi kemampuan perusahaan
untuk mempertahankan keunggulan kompetitifnya. Dia menyadari bahwa departemennya
harus terus meningkatkan sistem informasi perusahaan untuk membantu mencapai strategi
pertumbuhan. Operasi state-of-the-art sistem adalah penting untuk memposisikan perusahaan
untuk melaksanakan rencana-rencana pertumbuhan. Namun, ia prihatin tentang kemungkinan
bahwa pembatasan dari sistem informasi saat ini benar-benar bisa mencegah perusahaan dari
melakukan apa yang ingin perusahaan lakukan. Memungkinkan sistem ketat untuk mencegah
mereka dari pencapaian strategi bisnis adalah risiko yang tidak bisa Elaine tolerir!

LATAR BELAKANG
Robatelli ini Pizzeria adalah kisah sukses besar Amerika. Dimulai oleh Dino Robatelli pada
tahun 1960, dorongan bisnis adalah resep pizza keluarga. Diperkenalkan kepada publik di
sebuah festival gereja di Pittsburgh Little Italy, pizza Robatelli ini sekarang tradisi yang
diakui di daerah Greater Pittsburgh. Menu lengkap dan ekspansi lokal telah menyebabkan
popularitasnya tumbuh selama bertahun-tahun dan telah membantunya mencapai hampir 50
persen dari pangsa pasar daerah. Penjualan tahunan sekarang melebihi $100 juta. Berikut ini
adalah garis waktu dari tonggak sejarah perusahaan:

1962 Dino dan Gloria Robatelli menyumbang $500 dan resep pizza keluarga untuk
kemitraan yang dibuka pertama Robatelli ini Pizzeria.
1965 Robatellis dibeli mitra bisnis mereka.
1967 Franchise pertama Robatelli dibuka.
1971-1977 Puluhan waralaba baru Robatelli dibuka di seluruh wilayah sekitarnya.
1983 Layanan pesan antar alamat dimulai.
1992 Sistem pemesanan dengan satu-nomor sentral untuk semua restoran diluncurkan.
2003 Pemesanan Internet dimulai. “Prototipe pizzeria" pertama dibuka.
Hari ini Sebanyak 53 lokasi yang beroperasi.

Perusahaan telah dikenal karena kemampuannya untuk lebih terdepan dari tren
nasional. Misalnya, pada awal tahun 1980, Robatelli mulai menawarkan layanan
pengiriman; Namun, sementara pesaing yang hanya memberikan pizza, Robatelli
menawarkan banyak item tambahan dari banyak menu. Perusahaan ini juga mendahului saat
meluncurkansistem pemesanan satu-nomor telepon dimana satu nomor telepon digunakan
untuk melayani penjualan pesanan untuk seluruh wilayah. Kenyamanan tambahan tersedia
sekitar sepuluh tahun kemudian ketika Robatelli memperkenalkan pemesanan online. Baru-
baru ini, Robatelli telah memperluas penawaran menu dan membuka prototipe restoran yang
dirancang khusus dengan fitur baru (seperti bar fullservice dan counter ritel) yang menarik
bagi berbagai kelompok pelanggan. Setiap kemajuan ini telah mendorong pertumbuhan
Robatelli selama empat dekade terakhir.
Nama Dino Robatelli ini juga terkenal dengan tradisi yang mendukung organisasi sekitar
lingkungannya. Robatelli mempromosikan sekolah, atlet amatir, dan kelompok masyarakat
lainnya. Menariknya, beberapa mahasiswa atlet lokal memberikan bantuan yang luar biasa
untuk Robatelli pada tahun 1971 ketika bisnis itu dalam kesulitan. Api telah menghancurkan
banyak bangunan pizzeria asli Robatelli dan fasilitas bahan pangannya. Fasilitas tersebut
telah membuat bahan-bahan menu untuk semua Pizzeria Robatelli, sehingga seluruh bisnis
dalam bahaya ketika fasilitas ini menjadi tidak bisa beroperasi. Mahasiswa dan pelatih
membantu dengan bersih-bersih dan berupaya membangun kembalisehingga memungkinkan
fasilitas tersebut yang akan dibuka kembali dalam waktu diantisipasi. Dino Robatelli
berterima kasih pada mereka dengan mendirikan hall of fame yang telah menjadi fasilitas
Sekilah Tinggi Atletik Greater Pittsburgh.
Reputasi Robatelli untuk makanan Italia yang lezat dan inovasi dalam layanan pelanggan
dan pelayanan masyarakat telah memberikan kontribusi terhadap kemampuan perusahaan
untuk tumbuh menjadi restoran pizza yang paling populer di wilayah Greater
Pittsburgh. Penjualan Robatelli termasuk penjualan rata-rata 110.000 pizza per
minggu. Robatelli telah berhasil untuk tetap di depan pesaing nasional, yang merupakan
prestasi yang tidak biasa. Bahkan, banyak orang di dalam dan sekitar Pittsburgh percaya
bahwa pizza hanya bisa di Robatelli ini!

SISTEM GANDA, FUNGSI GANDA, PENGGUNAAN BEBERAPA INFORMASI

Ada tiga cara untuk melakukan pemesanan di Robatelli ini: di toko, melalui telepon, atau
online. Urutan sistem pengolahan diilustrasikan pada Gambar 1. Berikut adalah cara mereka
bekerja:
Pemesanan di restoran
Pemesanan di dalam toko, pesananakan diambil oleh karyawan restoran yang menyajikan
makan kepada pelanggan yang makan di salah satu restoran Robatelli atau walk-in untuk
memesan. Server secara manual menyelesaikan tiket pesanan di meja pemesanan dan
masukan informasi ke dalam sistem penjualan restoran (POS – point of sales system) melalui
komputer terminal yang terletak di meja persiapan makanan. Pemesanan walk-in biasanya
dimasukkan langsung ke dalam sistem oleh karyawan menggunakan komputer terminal yang
terletak di meja.

Pemesanan melalui telepon

Sekitar dua-pertiga dari bisnis perusahaan diproses melalui telepon. Sistem pemesanan
telepon Robatelli ini disebut sistem satu nomor, mengacu pada kenyamanan pemesanan
melalui nomor telepon tunggal, terlepas dari lokasi restoran yang terdekat dari pelanggan.
Kebanyakan pemesanan melalui telepon diterima oleh operator, yang memasukkan
pesanan langsung ke komputer terminal ketika berbicara dengan pelanggan. Nomor telepon
pelanggan digunakan untuk menyediakan pelanggan dengan pilihan restoran pizza terdekat
untuk persiapan dan dibawa atau dikirim. Perangkat lunak pada sistem merujuk ke database
jalan untuk memverifikasi bahwa alamatlengkap pelanggan tersebut valid. Nomor kartu
kredit diperoleh dari pelanggan yang membayar dengan kartu kredit. Perwakilan customer
services memverifikasi pesanan dan nomor kartu kredit sebelum mengakhiri panggilan.
Setelah konfirmasi pesanan, pesanan dikirim langsung ke restoran, di mana ia diproses
melalui sistem pemrosesan transaksi perusahaan dan dicetak di mejapersiapan makanan yang
tepat. Nomor kartu kredit termasuk dalam pengiriman, dan semua transaksi kartu kredit
diproses di restoran pada saat pesanan diterima.
Ada beberapa keuntungan dari penanganan pesanan telepon melalui pusat pesanan
pelanggan daripada di lokasi individual restoran. Yang paling penting, pengurangan
kebisingan meningkatkan keakuratan proses penerimaan pesanan. Selain itu, waktu tunggu
pelanggan sangat berkurang. Sebelum Robatelli menerapkan sistem satu-nomornya ini, waktu
tunggu pelanggan ketika jam ramai bisa sampai 15 menit. Waktu tunggu rata-rata pesanan
dari layanan Order Center sekarang adalah satu menit atau kurang.

Pemesanan melalui Internet

Untuk melakukan pemesanan online, pelanggan harus terdaftar terlebih dahulu. Pendaftaran
adalah proses sederhana yang dapat terjadi kapan saja selama jam kerja. Pelanggan diminta
untuk memberikan informasi identitas yang akan disimpan dalam sistem. Pelanggan yang
sama tidak akan melalui proses pendaftaran lagi.
Pemesanan berbasis web terkait dengan sistem satu-nomor perusahaan. Ketika seorang
pelanggan memasuki order online, informasi pelanggan ditarik dari sistem satu-nomor. Data
identifikasi seperti nomor telepon dan alamat tidak harus dimasukkan. Daftar menu disajikan
di layar dengan berbagai kotak drop-down sehingga kombinasi dari item dapat dipesan
dengan banyak pilihan topping atau tambahan yang berbeda. Pelanggan harus menjawab
serangkaian pertanyaan mengenai order, mirip dengan pertanyaan-pertanyaan yang akan
ditanyakan jika pelangganberbicara dengan operator telepon.
Pesanan online juga memerlukan konfirmasi dari item menu dan lokasi restoran sebelum
panggilan berakhir. Informasi kartu kredit dapat dimasukkan secara online, dan transaksi
akan diproses di restoran mengambil pesanan (sepertidilakukan untuk pesanan telepon). Dua
firewall melindungi keamanan informasi pelanggan yang disampaikan secara online.

Pelayanan pelanggan
Lebih dari 135 perwakilan layanan pelanggan yang ditugaskan pada pusat pesanan pelanggan
untuk memproses pesanan yang datang ketika berada padajam sibuk. Selain itu, Robatelli ini
mempekerjakan sekitar sepuluh agen rumahan untuk menangani pesanan yang masuk. Agen
berbasis rumah-mungkin melakukan salah satu fungsi layanan pelanggan dari komputer
terminal yang berada di dalam rumah mereka.
Semua operator diwajibkan untuk menjalani program pelatihan selama satu minggu
sebelum mereka mulai melayani pelanggan. Setelah program pelatihan, operator dikenakan
satu minggu pelatihan on-the-job yang diawasi, diikuti oleh evaluasi kinerja yang
berkelanjutan. Supervisor di pusat pesanan pelanggan melakukan scanning pesanan, dimana
pesanan diulas secara acak untuk alasan kewajaran. Scanning lebih sering dilakukan untuk
pesanan yang diambil oleh operator baru. Pengawas juga menindaklanjuti kesalahan dan
keluhan pelanggan, dan mungkin mendengarkan panggilan untuk meninjau kinerja operator.
Jika pelanggan membutuhkan layanan pelanggan, mereka dapat menghubungi atau
mengirimkan e-mail kepada perusahaan. Supervisor menangani jenis panggilan dan pesan e-
mail, dan akan merespon baik melalui telepon atau membalas e-mail. Manajer restoran juga
dapat mencetak keluhan pelanggan di lokasi masing-masing.

Fungsi Akuntansi
Sistem pemesanan Robatelli dan sistem pemrosesan transaksi adalah sumber dari semua
informasi penjualan yang dikirim ke departemen akuntansi. Manajer restoran mempersiapkan
ringkasan penjualan harian dan menyerahkan mereka ke kantor administrasi perusahaan pada
hari berikutnya. Ringkasan ini dikirimkan secara elektronik melalui intranet dan diterima di
departemen akuntansi. Karyawan Akuntansi mempersiapkan entri buku besar berdasarkan
ringkasan penjualan ini dan mengunci informasi ke software akuntansi perusahaan. Sistem
pemrosesan transaksi memberikan rincian penjualan restoran untuk pemesanan melalui
panggilan dan Internet, yang dirujuk ke ringkasan restoran setiap hari. Setelah sistem
akuntansi diperbarui dan rekonsiliasi harian dilakukan, data yang disimpan dalam on-site
server.
Meskipun banyak informasi akuntansi berasal dari berbagai lokasi yang berbeda, kapasitas
sistem hampir 25 kali beban saat ini.

Teknologi Informasi
Karyawan teknologi informasi di Robatelli ini harus terus terlibat dalam kegiatan
pemeliharaan sistem. Karena bisnis berubah begitu sering, pemeliharaan sistem adalah proses
yang berkelanjutan. Setiap kali ada kupon baru yang ditawarkan, harga akan berubah, atau
adanya menu baru yang disediakan, informasi terkait harus diintegrasikan ke dalam sistem
pemrosesan transaksi.
Setiap menu tambahan memiliki tingkat kompleksitas masing-masing, dan banyak item
dijadikan pilihan untuk menyesuaikan dengan selera individu dalam sejumlah besar
kombinasi. Ini menimbulkan tantangan dalam memesan. Namun, penyajian menu harus terus
ditingkatkan untuk menghilangkan kemungkinan pesanan yang tidak lengkap atau tidak
benar. Pilihan yang tersedia secara online dan perwakilan layanan pelanggan melalui kotak
dropdown di layar komputer mereka. Kebanyakan layar memerlukan entri, bahkan jika itu
adalah "kosong," untuk memastikan bahwa tidak ada bagian dari pesanan yang dilupakan.
 Chapter 8
Baca ulang kasus Robatelli’s Pizzeria di Bab 1.Pertimbangkan isu-isu berikut yang
berhubungan dengan revenues processes di Robatelli ini:
Sebagaimana Elaine Black mencerminkan pertemuannya dengan Jim Saxton dan Peter
Greyton, ia memikirkan di mana perusahaan berada dan menuju ke mana, dan merenungkan
masalah saat ini mengenai sistem informasi akuntansi Robatelli dan kemampuannya untuk
mengambil dan merekam penjualan. Ia prihatin dengan keterbatasan sistem informasi
akuntansi Robatelli saat ini. Apakah pengendalian internal mereka cukup kuat? Akankah
sistem IT terintegrasi yang baru dapat menghasilkan peningkatan? Ketika ia memikirkan
integrasi sistem POS di lokasi restoran dengan software GL di home-office, ia bertanya-tanya
tentang persyaratan untuk mengembangkan dan menerapkan sistem tersebut, dan cara terbaik
untuk memanfaatkan sistem untuk mendukung rencana Robatelli untuk berkembang. Elaine
menyadari bahwa kemampuannya untuk mengatasi masalah ini akan sangat penting tidak
hanya untuk keberhasilan perusahaan, tetapi juga untuk karirnya.
Diminta:
a. Jelaskan secara singkat perbedaan dalam tiga sistem order entry Robatelli (in-store,
telepon, dan internet). Untuk setiap metode, identifikasi kebutuhan karyawan secara
spesifik dan jelaskan tugas-tugas yang dilakukan oleh karyawan tersebut.
Perbedaan sistem order entry Robatelli:
 In-store Order:melibatkan interaksi fisik antara karyawan dan pelanggan.
Tidak ada data pelanggan yang disimpan ketika proses pemesanan terjadi.
 Telephone Order: melibatkan interaksi komunikasi melalui telepon. Informasi
pelanggan disimpan dalam database dalam sistem pesanan telepon.
 Internet Order: tidak ada interaksi fisik antara karyawan dan pelanggan, hanya
pengisian form yang dilakukan oleh pelanggan. Informasi pelanggan disimpan
dalam database sistem internet order
Kebutuhan dan tugas-tugas yang dilakukan karyawan:
 In-store Order: pesanan diambil oleh karyawan yang bekerja di restoran
tertentu. Karyawan ini yang akanmemasukkan data pesanan ke
dalamkomputer terminal yang tersedia di restoran untuk pengolahan pesanan.
 Telephone Order: pesanan melalui telepon diambil oleh perwakilan layanan
pelanggan dari perusahaan di kantor pusat layanan (customer service center)
perusahaan.Perwakilan layanan pelanggan mengambil informasi pemesanan,
melakukan verifikasi alamat dan rincian kartu kredit pelanggan dan
meneruskan seluruh informasi ke restoran yang dipilih.
 Internet Order: internet orders menerima pesananmelalui portal perusahaan
berbasis web. Portal berbasis web mengambil informasi pemesanan
melakukan verifikasi alamat dan rincian kartu kredit pelanggan dan
meneruskan seluruh informasi ke restoran yang dipilih. Dalam internet orders,
tidak ada lagi karyawan yang melakukan pengambilan pesanan.
b. Gambarkan tiga peta proses pemesanan dan proses penjualan di Robatelli. Satu peta
proses harus menggambarkan penjualan in-store, satu peta harus menggambarkan
pemesanan melalui telepon, dan satu peta harus menggambarkan pesanan secara
online.

 In-store Order

 Telephone Order
  Internet Order

c. Dari deskripsi dari berbagai prosesrevenue dan collection Robatelli ini, jawablah
pertanyaan-pertanyaan tentang pengendalian internal berikut:
 - Identifikasi setidaknya satu kekuatan pengendalian internal dan / atau kelemahan
untuk masing-masing tiga sistem pemesanan (in-store, telepon, dan internet).
 In-store Order
Kelebihan: kemungkinan terjadinya penipuan atau penolakan terhadap
pesanan yang telah dibuat sangat sedikit atau tidak ada.
Kekurangan: kemungkinan ada kesalahan masukanuntuk data pesanan pada
server di komputer terminal yang terletak di restoran untuk pemrosesan
pemesanan.
 Telephone Order
Kelebihan: berkurangnya gangguan kebisingan sehingga meningkatkan
keakuratan dalam pengambilan informasi pesanan
Kekurangan: karena seluruh sistem bergantung pada sistem satu nomor, maka
seluruh sistem berada dalam bahaya jika saluran telepon terganggu.
 Internet Order
Kelebihan: biaya yang rendah, kenyamanan dalam penerimaan pesanan
dengan informasi pelanggan yang valid
Kekurangan: resiko keamanan jaringan, seperti hacking, virus dan lain-lain
- Apa tujuan kontrol kotak drop-down dalam sistem pemesanan Internet?
Dapat menempatkan jumlah informasi ke dalam sebuah field tanpa mengacaukan
seluruh halaman, karena opsi daftar informasi ini tersembunyi ketika tidak
dibutuhkan. Penggunaan kotak drop-down juga membantu memastikan bahwa
nilai yang dimasukkan dalam sebuah field sesuai dengan pilihan.

Bab 9
Baca ulang kasus Robatelli’s Pizzeria di Bab 1. Pertimbangkan isu-isu berikut yang
berhubungan dengan pembelian bahan-bahan dan perlengkapan Robatelli, kemudian jawab
pertanyaan yang berkaitan dengan proses expenditure-nya.
Seperti disebutkan dalam bagian pembukaan kasus Robatelli’s Pizzeria ini, sekarang ada
53 lokasi di seluruh daerah Greater Pittsburgh. Setiap salah satu lokasi restoran
membutuhkan pasokan berkelanjutan dari banyak bahan pizza dan makanan lainnya yang
disajikan. Bahan baku yang dibutuhkan masing-masing restoran untuk membuat dan menjual
pizza dan item menu lainnya seperti tepung, garam, gula, tomat, kentang, selada, pasta tomat,
rempah-rempah, daging, keju, dan roti, serta perlengkapan seperti serbet, take-out
packagesdan doggie-bag containers.
Setiap restoran harus mempertahankan inventarisasi semua item ini untuk dapat melayani
pelanggan dengan benar. Namun, sulit untuk mempertahankan jumlah yang tepat dari
masing-masing item. Seperti yang Anda tahu dari pengalaman Anda di makan di restoran, itu
dapat meninggalkan kesan negatif dalam pikiran Anda jika restoran kehabisan makanan yang
akan Anda pesan. Dengan demikian, harus selalu ada cukup bahan dan perlengkapan untuk
memenuhi keinginan pelanggan.
Ada dua faktor yang membuat sulit untuk mempertahankan persediaan makanan dan
pasokan bahan: memprediksi permintaan, dan keterbatasan waktu atau ruang. Pertama, sulit
untuk memprediksi permintaan pelanggan untuk setiap hari atau minggu tertentu. Semakin
tidak terprediksi arus pelanggan makan di restoran, semakin sulit untuk mengetahui berapa
banyak persediaan makanan dan bahan yang disimpan.Kedua, waktu dan ruang membatasi
jumlah persediaan restoran yang dapat disimpan. Persediaan makanan yang mudah rusak, dan
daya simpan yang sangat singkat. Misalnya, selada dan tomat dapat tetap segar untuk hanya
beberapa hari. Makanan lainnya, seperti tepung dan garam, dapat tetap digunakan selama
berbulan-bulan. Tetapi bahkan untuk produk dengan daya simpan yang panjang, sulit untuk
menjaga persediaan yang besar di sebuah restoran karena ruang penyimpanan yang terbatas.
Sebagian besar ruang di restoran adalah untuk makan pelanggan dan dapur.
Robatelli menggunakan cetral commissary untuk mempersiapkan beberapa bahan
sebelum dikirim ke restoran. Misalnya, lokasi restoran individu tidak membuat adonan di
tempat. Tepung, garam, ragi, dan bahan-bahan lainnya dikelola, dicampur, dan disiapkan di
commissary, dan adonan premade ini kemudian dikirim dengan truk ke restoran setiap hari.
Saus pizza dan banyak bahan untuk sandwich dan salad juga premade di commissary.
Dengan semua faktor ini berarti bahwa Robatelli harus terus-menerus membeli bahan-
bahan untuk pizza dan makanan lain, dan barang-barang persediaan. Barang inventaris ini
harus dikirimkan ke commissary dan kemudian ke masing-masing 49 lokasi Robatelli untuk
memastikan bahwa mereka tidak pernah kehabisan item yang diperlukan untuk melayani
pelanggan. Karena ada daya simpan yang pendek untuk banyak persediaan, pembelian
berlangsung setiap hari untuk menjaga commissary dan persediaan setiap lokasi restoran
dipenuhi dengan benar.
Diminta:
a. Jelaskan bagaimana Anda yakin sistem pembelian yang efisien dan efektif harus
diselenggarakan di Robatelli. Pertimbangkan rincian seperti berikut:
1. Berapa banyak agen pembelian yang harus digunakan?
2. Di mana agen pembelian ini akan ditempatkan?
3. Bagaimana aliran informasi untuk pembelian antara restoran dan agen pembelian?
4. Bagaimana sistem TI digunakan untuk membeli?
5. Bagaimana dan kapan barang yang dibeli akan dikirim ke restoran? (Ingat bahwa
semua 49 lokasi berada dalam wilayah Pittsburgh, dan tidak akan lebih dari satu
jam berkendara dari markas perusahaan.)

Dalam perusahaan seperti Robatelli yang memiliki cabang hanya di daerah Greater
Pittsburgh, perusahaan dapat melakukan pembelian di kantor pusat, atau dalam
commissary, sehingga Robatelli tidak memerlukan agen pembelian untuk setiap lokasi
restoran. Semua akan bekerja di kantor pusat perusahaan, atau commissary. Mungkin
akan lebih efisien jika mereka ditempatkan sangat dekat dengan lokasi proses
accounts payable.
Sistem pembelian dapat melakukanhal yang persis sama seperti yang telah
dijelaskan dalam bab 9 ini (Study Objective 2, hal. 367). Termasuk permintaan
requisitions daricommissaryketika berbagai persediaan harus dipesan ulang. Baik
sistem perangkat lunak, atau personil yang ditugaskan di inventory control harus
memantau tingkat persediaan dan menentukan kapan untuk menempatkan pesanan
untuk berbagai bahan atau perlengkapan.
 Permintaan akan diteruskan ke agen pembelian. Para agen pembelian akan
meminta tawaran dari dua atau tiga vendor, lalu memilih vendor terbaik, dan
mempersiapkan pesanan pembelian. Pesanan pembelian akan dikirimkan ke vendor,
dan salinan akan diteruskan ke penerima, accounts payable, dan requisitioner. Ketika
barang diterima di area penerimaancommisary, barang harus dihitung, diperiksa, dan
kemudian laporan penerimaan disiapkan. Laporan penerimaan harus diteruskan ke
bagian accounts payable dan inventory control. Barang akan disimpan di commissary
sampai ketika dibutuhkan untuk menghasilkan bahan premade(adonan, saus, salad),
atau dibutuhkan di restoran.
1. Berapa banyak agen pembelian yang harus digunakan? – Kurang lebih 5 agen
pembelian.
2. Di mana agen pembelian ini akan ditempatkan? – Dilokasi yang paling efektif,
seperti kantor pusat perusahaan atau commissary.
3. Bagaimana aliran informasi untuk pembelian antara restoran dan agen pembelian?
– Penjualan pada masing-masing restoran harus dipantau oleh sistem IT. Sistem
tersebut dapat menentukan bahan-bahan makanan yang digunakan berdasarkan
item menu yang dijual. Manajer restoran juga harus memberikan informasi kepada
commissary tentang setiap item makanan yang persediaanya mungkin lebih
rendahdari yang dicatat. Persediaan barang di restoran tidak akan selalu cocok
dengan catatan karena adanya kesalahan, pencurian, dan penyusutan. Agen
pembelian akan menerima informasi tentang apa yang harus dibeli melalui
requisition.
4. Bagaimana sistem TI digunakan dalam purchasing?
Sistem IT harus memiliki kemampuan untuk memantau tingkat persediaan,
penggunaan persediaan ketika terjadi penjualan, dan dapat memprediksi
kebutuhan masa depan berdasarkan history penjualan. Idealnya, perangkat lunak
akan terintegrasi dengan modul penjualan, persediaan, penerimaan, dan payable
sehingga informasi yang akurat dibagikan secara otomatis.
5. Bagaimana dan kapan barang yang dibeli akan dikirim ke restoran? (Ingat bahwa
semua 49 lokasi berada dalam wilayah Pittsburgh, dan tidak akan lebih dari satu
jam berkendara dari markas perusahaan.)
Setiap hari, sekitar sepuluh armada truk harus memuat bahan dan perlengkapan
yang dibutuhkan untuksekelompok restoran, dan sopir truk akan mengirimkan
muatannya untukkurang lebih tiga restoran pada siang hari. Sopir kemudian akan
memiliki daftar sekelompok restoran lain untuk dikirimkanpada hari berikutnya.
Dalam sistem ini, masing-masing restoran akan menerima muatan truk setidaknya
setiap hari. (Ini adalah metode yang disarankan saja. Jawaban bisa bervariasi)
b. Gambarkan peta proses sistem purchasing yang anda usulkan.
Karena proses sistem pembelian yang diusulkan penyaji, tidak memiliki perbedaan
dengan proses pembelian yang terdapat pada literatur, maka penyaji akan
menampilkan peta proses pembelian Exhibit 9.3 hal.368

c. Jelaskan setiap kontrol TI yang akan diperlukan atau diinginkan dalam sistem
pembelian Anda.
Sistem ini harus memiliki kontrol otentikasi pengguna (user ID, password, tabel
otoritas) untuk memastikan bahwa hanya pengguna berwenang yang memiliki akses,
danhanya karyawan tertentu yang dapat melakukan otorisasi atau memberikan
perintah. Log komputer juga harus dijaga untuk memantau dan mengidentifikasi
tindakan penggunaan yang tidak sah.
Sistem ini juga harus memiliki kontrol validasi data untuk membantu meminimalkan
kesalahan input dan pengolahan. Perangkat lunak sistem juga harus diuji secara
teratur untuk memastikan dapat memulai pemesanan bila diperlukan. Artinya,
perangkat lunak tidak akan menyarankan pembelian pada waktu yang salah, atau
dalam jumlah yang salah. Harus ada file backup dan sistem backup untuk
menghindari masalah availability.
Kemudian perusahaan juga harus memastikan rencana pemulihan pasca bencana dan
cadangan data untuk mengembalikan operasi bisnis ke dalam keadaan normal setelah
bencana.