Analisis Penerapan Knowledge Management pada

Perusahaan General Electric

Anugrah Yudha Pranata

Manajemen Rekayasa Industri
Institut Teknologi Bandung
NIM 14412014

BAB I: Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Pada era globalisasi saat ini, industri hanya dapat bertahan dan terus berkembang jika
memiliki keunggulan daya saing (competitive advantage). Keunggulan daya saing ini
umumnya diturunkan dari kompetensi inti (core competence) yang dimiliki oleh perusahaan
atau organisasi tersebut. Salah satu hal yang dapat menjadi keunggulan daya saing pada era
ini adalah kemampuan untuk mengelola pengetahuan atau yang biasa disebut dengan
knowledge management. “Seberapa baik seorang individu, sebuah organisasi, sebuah industri,
sebuah negara dapat menangkap dan mengaplikasikan pengetahuan akan menjadi faktor
unggulan kunci. Tidak akan ada negara yang miskin. Yang ada hanyalah negara yang tidak
peduli” [1]. Hal ini dapat dijelaskan dalam pengalaman dari para pekerja yang saat ini
dipengaruhi oleh ekonomi pengetahuan (berdasarkan sumber daya pengetahuan yang
terbatas).
Sebuah organisasi atau negara yang berhasil mengelola pengetahuannya dengan baik
memiliki potensi untuk menciptakan nilai yang signifikan [2]. Bell dan Jackson (2001) dalam
[2] menyatakan manajemen pengetahuan (knowledge management) merupakan sebuah
strategi penting untuk meningkatkan keunggulan organisasi. Beberapa contoh seberapa
efektif strategi yang baru ini dalam mengembangan organisasi pengetahuan adalah Bank
Dunia dan Mitre Corporation. Contoh perusahaan sukses lainnya dalam
mengimplementasikan knowledge management terhadap keseluruhan kerja organisasi adalah
General Electric. Implementasi knowledge management pada General Electric memberikan
model yang menggambarkan bagaimana sistem manajemen pengetahuan (knowledge
management systems) mendukung transfer teknologi dalam organisasi. Model implementasi
GE dapat diterapkan secara langsung untuk penggambaran bagaimana transfer pengetahuan
(knowledge transfer) dapat terlaksana pada tingkat nasional atau global.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah dalam penelitian ini sebagai
berikut:
1) Bagaimana perkembangan terkini dari knowledge management?
 2) Bagaimana arsitektur dari sistem informasi knowledge management?
3) Apa bentuk dari penerapan knowledge management pada perusahaan General
Electric?
4) Apa manfaat dari penerapan knowledge management pada perusahaan General
Electric?
5) Bagaimana analisis terhadap proses penerapan knowledge management pada
perusahaan General Electric?

1.3 Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1) Mengidentifikasi perkembangan terkini dari knowledge management.
2) Menentukan arsitektur sistem knowledge management.
3) Mengidentifikasi bentuk penerapan knowledge management pada perusahaan
General Electric.
4) Mengidentifikasi manfaat penerapan knowledge management pada perusahaan
General Electric.
5) Menganalisis proses penerapan knowledge management pada perusahaan General
Electric.

1.4 Sistematika Penulisan

Penelitian ini terdiri dari 5 bab dengan sistematika penulisannya sebagai berikut:
BAB I Pendahuluan
Pada bab ini dijelaskan mengenai gambaran umum dari masalah yang dibahas, yaitu latar
belakang, rumusan masalah, dan tujuan dari kajian serta sistematika penulisan dalam
makalah ini.

BAB II Dasar Teori

Pada bab ini dipaparkan dasar-dasar teori mengenai sistem informasi dan Knowledge
management yang relevan.

BAB III Telaah Paper

Pada bab ini ditelaah lebih lanjut penelitian-penelitian lain yang membahas tentang
perkembangan terkini mengenai Knowledge management dan arsitektur Knowledge
management.

BAB IV Penerapan Sistem Informasi pada Perusahaan/Sektor Industri

Pada bab ini dijabarkan mengenai penerapan Knowledge management pada perusahaan
General Electric yang secara khusus membahas tentang apa bentuk penerapan
Knowledge management pada GE, apa manfaat dari penerapan tersebut, bagaimana
 penerapannya dilakukan, dan evaluasi serta identifikasi kelebihan dan kekurangan dari
penerapan tersebut.

BAB V Kesimpulan
Pada bab ini disampaikan kesimpulan dan saran dari penelitian ini. Kesimpulan
digunakan untuk menjawab rumusan masalah dan saran diberikan kepada
perusahaan/sektor industri terkait dan Laboratorium Sistem Informasi dan Keputusan TI
ITB.

BAB II: Dasar Teori

2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi memiliki 5 komponen, yaitu perangkat keras, perangkat lunak,
manusia, interaksi, dan proses-proses di dalamnya. Sistem informasi merupakan sistem
pendukung dalam sistem integral industri. Sistem informasi dapat dirancang dan
dikembangkan dalam 2 cara, yaitu membelinya atau membangunnya sendiri.

2.2 Knowledge Management

Knowledge management adalah sebuah proses yang membantu organisasi
mengidentifikasi, menyeleksi, mengelola, mendiseminasikan, dan mentransfer informasi dan
keahlian yang penting yang merupakan bagian dari ingatan organisasi dan biasanya
terpinggirkan dari bagian organisasi dalam urutan yang tak berstruktur. Knowledge
management berfokus kepada identifikasi pengetahuan, memperbanyaknya dengan cara yang
menyebabkan informasi tersebut dapat dibagi dalam bentuk yang formal, dan meningkatkan
nilainya dengan penggunaan berulang. Teknologi informasi yang menyebabkan knowledge
management dapat tersedia dalam organisasi disebut dengan knowledge management system
(KMS) atau sistem manajemen pengetahuan.
Terdapat 4 komponen knowledge management, yaitu: pengetahuan (knowledge), proses
manajemen pengetahuan, teknologi informasi, dan budaya organisasi/korporasi.
Pengetahuan adalah informasi yang berada dalam konteks, berkaitan, dan dapat
dilakukan. Pengetahuan berbeda dengan data dan informasi sebagaimana dijelaskan pada
Gambar 1. Data adalah sekumpulan fakta, pengukuran, dan statistik, sementara informasi
adalah data yang telah dikelola atau diproses pada waktu yang tepat dan akurat.
 Gambar 1 Perbedaan antara Data, Informasi, dan Pengetahuan
Proses manajemen pengetahuan atau disebut juga dengan inisiatif dari manajemen
pengetahuan terdiri dari tiga aktivitas, yaitu: (i) penciptaan pengetahuan (knowledge
creation), (ii) pembagian pengetahuan (knowledge sharing), dan (iii) pencarian pengetahuan
dan penggunaan pengetahuan (knowledge seeking and use of knowledge). Tiga tujuan dari
inisiatif manajemen pengetahuan adalah a) untuk membuat pengetahuan tersedia utamanya
melalui peta/pemetaan, yellow pages, dan hypertext, b) untuk mengembangkan sebuah
budaya intensif akan pengetahuan, dan c) untuk membangun infrastruktur pengetahuan.
Teknologi informasi membuat knowledge management dapat terlaksana dengan
menyediakan arsitektur perusahaan di mana knowledge management dibangun. Knowledge
management system (KMS) dikembangkan dengan menggunakan 3 set teknologi: komunikasi
(memperbolehkan pengguna untuk mengakses pengetahuan yang dibutuhkan, dan untuk
mengkomunikasikan dengan sesamanya), kolaborasi (menyediakan kebutuhan untuk
melaksanakan kerja secara kelompok), dan penyimpanan dan pembangkitan (menggunkan
sistem manajemen basis data untuk menyimpan dan mengelola pengetahuan). Sebagaimana
sebuah sistem, KMS juga memiliki siklus hidupnya sendiri sebagaimana dijelaskan pada
Gambar 2.
 Gambar 2 Siklus Hidup Sistem Manajemen Pengetahuan
(Knowledge management system)
Budaya adalah pola dari asumsi dasar yang dibagikan. Kemampuan sebuah organisasi
dapat belajar, mengembangkan ingatan, dan berbagi pengetahuan tergantung kepada
budayanya. Pada setiap waktunya, organisasi belajar mengenai apa yang dapat bekerja dan
tidak dapat bekerja. Ketika pelajaran tersebut berlaku secara alamiah pada lingkungannya,
hal-hal tersebut menjadi bagian dari budaya organisasi.
Implementasi dari sistem manajemen pengetahuan/knowledge management system
(KMS) sangat beraneka ragam jenis produknya maupun jenis penyedianya. Untuk jenis
penyedia perusahaan pengembangan perangkat lunak dan sistem informasi perusahaan,
berbagai maca produk yang dapat dihasilkan adalah Collaborative Computing Tools,
Knowledge Servers, Enterprise Knowledge Portals, Electronic Document Management,
Knowledge Harvesting Tools, Search Engines, dan Knowledge management Suites.
Sementara itu, knowledge management dapat pula digunakan oleh perusahaan konsultan dan
juga perusahaan penyedia jasa aplikasi knowledge management.

BAB III: Telaah Paper

3.1 Identifikasi Perkembangan Terkini Mengenai Knowledge m=Management
Pada awalnya knowledge management didefinisikan dengan tujuan (1) untuk membuat
perusahaan bekerja sepandai mungki untuk mengamankan keterlanjutannya dan kesuksesan
menyeluruhnya dan (2) untuk menyadarkan bahwa nilai terbaik adalah aset pengetahuan itu
sendiri [3]. Sebagaimana dijelaskan di awal bahwa munculnya ekonomi pengetahuan (atau
berbasis pengetahuan), awal mulanya dipimpin oleh Paul Romer dengan idenya tentang
‘economic of ideas’ yang menjelaskan tentang peningkatan kualitas hidup dan penciptaan
kekayaan dari dekade terakhir (atau 2 dekade terakhir) dan berubah melewati isu bahwa
‘teknologi’ yang berkembang adalah faktor di balik perkembangan yang terekam.
Penekanannya adalah pada membuat orang menjadi semakin tahu membawa inovasi dan
kemampuan yang kontinu untuk menciptakan dan menyampaikan produk dan jasa hingga
tingkat kualitas tertinggi. Oleh karena itu, dibutuhkan kemampuan menangkap pengetahuan
yang efektif, kemampuan menggunakannya kembali, dan membangunnya berdasarkan
pengetahuan sebelumnya.
Perkembangan penelitian menciptakan tiga disiplin nilai yang didefinisikan oleh Treacy
& Wiersema sebagai berikut:
a) Operational Excellence dengan fokus kepada menjadi pemimpin dalam industri
terkait harga dan hubungan dengan pelanggan,
b) Product Leadership dengan fokus pada penciptaan arus produk dan jasa berdasar
state-of-the-art yang kontinu,
c) Customer Intimacy dengan fokus kepada penyesaian definisi kebutuhan pelanggan
yang lebih baik dan terus meningkat.
Hal ini didapatkan dari evolusi perspektif terhadap knowledge management yaitu, menurut
tahapan deskriptif dari aktivitas ekonomis yang dominan, yaitu:
1) Agrarian Economics dengan fokus pada agrikultur
2) Natural Resource Economics dengan fokus pada eksploitasi sumber daya alam dengan
pendekatan Customer Intimacy
3) Industrial Revolution dengan fokus pada Operational Excellence melalui Efisiensi
4) Product Revolution dengan fokus pada Product Leadership melalui Variabilitas dan
Sofistikasi
5) Information Revolution dengan fokus berlanjut pada Operational Excellence dan
Product Leadership
6) Knowledge Revolution dengan fokus pada Customer Intimacy.
Lebih lanjut, knowledge management dapat berkembang dari berbagai perspektif: manajemen
praktisi, teknologi informasi, usaha organisasional, laju pengembangan, penyediaan, dan
adopsinya, serta perkembangannya untuk mengawasi knowledge management secara efektif
dapat dilihat pada Gambar 3 di bawah ini.
 Gambar 3 Skenario yang Dapat Terjadi dalam Mengadopsi Knowledge management
Pada kondisi saat ini, perkembangan dari knowledge management terjadi dikarenakan
terdapat perbedaan tahapan dalam pelaksanaan knowledge management itu sendiri. Hal ini
menyebabkan terjadinya kesalahan informasi dalam transfer pengetahuan. Hal tersebut dapat
disederhanakan dalam gambar berikut ini [4].

Gambar 4 Model Lama Knowledge management

 Gambar 5 Model Baru Tiga Tingkat Knowledge management

Gambar 6 Pengetahuan Organisasi

3.2 Arsitektur Sistem Informasi

Arsitektur informasi adalah tentang mengelola dan menyederhanakan informasi (dalam
bentuk model), merancang dan mengintegrasikan sistem dan ruang informasi, dan
menciptakan langkah-langkah untuk manusia menemukan dan berinteraksi dengan konten
dari informasi (pola keteraturan) [5]. Tujuannya adalah untuk membantu manusia mengerti
dan mengelola informasi, serta mengambil keputusan yang tepat berdasarkan hal tersebut.
Arsitektur dari knowledge management dapat dilihat pada Gambar 7 di bawah ini.
 Gambar 7 Arsitektur Knowledge management
Sebagaimana penjelasan dari masing-masing komponen knowledge management pada
bab sebelumnya, masing-masing komponen dibahas secara lebih rinci dalam bagan atau tabel
berikut ini.

Bagan 1 Taksonomi Pengetahuan

Bagan di atas menjelaskan tentang klasifikasi pengetahuan dilihat dari berbagai macam
perspektif, aspek, dan dimensi. Sementara itu, tabel di bawah ini menjelaskan tentang
berbagai ‘cara’ untuk membahasakan proses dalam knowledge management menurut studi
literatur.
 Tabel 1 Berbagai Jenis Proses Manajemen Pengetahuan

Dalam arsitektur knowledge management, dapat dilihat pula hubungan antar komponen
knowledge management yang dijelaskan menurut Bagan 2 berikut ini.

Bagan 2 Hubungan Antara Masing-Masing Komponen Knowledge management

Arti dari bagan di atas adalah pengetahuan dan proses manajemen pengetahuan
merupakan elemen konstituen dari knowledge management, sementara teknologi informasi
dan budaya organisasi/korporasi merupakan elemen pengadaannya. Secara umum terdapat 5
pola hubungan yang dapat diambil, yaitu: (i) pengetahuan dan proses manajemen
pengetahuan; (ii) pengetahuan dan teknologi informasi; (iii) pengetahuan dan budaya
organisasi/korporasi; (iv) proses manajemen pengetahuan dan teknologi informasi; dan (v)
proses manajemen pengetahuan dan budaya organisasi/korporasi. Pada penelitian ini, lebih
dibahas mengenai hubungan antara pengetahuan dan proses manajemen pengetahuan.
Hubungan antara pengetahuan dan proses manajemen pengetahuan dapat dijabarkan
sebagai perbedaan aktivitas pengelolaan untuk perbedaan jenis pengetahuan dalam
organisasi. Untuk pengetahuan berjenis eksplisit, organisasi harus memunculkan,
menciptakan, atau mendapatkan pengetahuan. Lalu, pengetahuan harus dikodifikasi dan
diorganisasi untuk membuatnya lebih mudah diakses. Terakhir, organisasi harus
mempengaruhi secara positif setiap pekerjanya untuk menggunakan dan mengaplikasi
pengetahuan tersebut. Sementara itu, dari penggunaan pengetahuan berjenis tacit, terdapat 2
cara untuk mengelolanya yaitu dengan cara formal (mengubahnya menjadi pengetahuan
eksplisit) dan cara informal, yaitu dengan menciptakan communities of practice di dalam
organisasi yang dapat memfasilitasi transfer pengetahuan berjenis ini. General Electric
merupakan salah satu perusahaan yang mengelola pengetahuan berjenis tacit-nya dengan cara
informal.
Berkaitan dengan jenis pengetahuannya, terdapat pandangan lain mengenai arsitektur
knowledge management seperti pada Gambar 8.

Gambar 8 Arsitektur Knowledge management

Pada gambar tersebut, fokus penelitian kali ini adalah pada bagian knowledge sharing.
Transfer pengetahuan mengacu kepada aliran pengetahuan dari satu bagian organisasi untuk
bagian lainnya. Jika proses ini tidak dikelola dengan baik, sumber pengetahuan yang sangat
bernilai di dalam organisasi ini akan tetap lokal atau hanya sebagian saja dan keahlian
internalnya tidak akan meningkat. Meskipun begitu, salah satu tujuan dari knowledge
management adalah untuk mengasuh aliran pengetahuan di antara anggota organisasi.
Teknologi yang dikembangkan untuk maksud dan tujuan ini dapat dilihat pada Tabel 2.
 Tabel 2 Teknologi Pendukung Proses Knowledge Sharing

BAB IV: Penerapan Knowledge Management Pada General Electric

4.1 Penerapan Knowledge Management yang Digunakan
Support Central adalah sistem manajemen pengetahuan yang diterapkan oleh General
Electric saat ini sebagaimana visi dari mantan CEO General Electric, Jack Welch, yaitu
mentransformasikan organisasi yang ada menjadi sebuah jaringan pengetahuan yang superior
[2]. Menurut Talmadge [2], Support Central merupakan gambaran bagaimana strategi terarah
yang dibuat oleh manajemen dan keinginan mereka untuk mengubah budaya organisasi dapat
mengaktifkan knowledge sharing pada seluruh tingkatan manajemen dari sebuah organisasi.

4.2 Manfaat Penerapan Knowledge Management pada Perusahaan

Manfaat dari diterapkannya knowledge management pada General Electric, dalam hal ini
adalah tujuan dari Support Central yang berhasil dicapai, antara lain:
a) Mengumpulkan informasi yang sering digunakan dan membuatnya tersedia untuk
setiap pekerja.
b) Menawarkan pelatihan multi-media yang interaktif.
c) Menyediakan kemampuan untuk mengelola dan mempertahankan kumpulan
pengetahuan yang unik untuk setiap bisnis.
d) Menghemat waktu pekerja dan uang ketika mencari informasi.
e) Mendapatkan keunggulan daya saing dengan meng-kapitalisasi pengetahuan saat ini
di dalam perusahaan.
f) Mencapai penghematan biaya untuk seluruh bisnis GE.
Dalam penelitian yang lain, knowledge management dapat memberikan manfaat dalam 5
tingkatan, yaitu manfaat dan efek internal dengan fokus operasional, peningkatan hasil
produksi dengan fokus produk dan jasa, manfaat dan reaksi eksternal dengan fokus pada
pelanggan dan pasar, serta pada aktivitas bottom-line seperti dapat dilihat pada Gambar 9
berikut ini.

Gambar 9 Model Pemberian Manfaat dari Knowledge management

4.3 Analisis Penerapan Knowledge Management pada Perusahaan

Support Central merupakan hasil dari penerapan knowledge management pada General
Electric. Sebelum membangunnya, General Electric telah mengidentifikasi 8 faktor kritis
untuk mendukung pengembangan dari aplikasi knowledge sharing di dalam organisasi ini
supaya sukses yang terdiri dari:
a) Mengidentifikasi jenis-jenis pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung strategi
korporasi.
b) Mengidentifikasi kemampuan dan keahlian individu pekerja.
c) Menyimpan pengetahuan saat ini dalam bentuk yang terstruktur.
d) Mengumpulkan dan menggali pengetahuan dan informasi dari luar.
e) Menyimpan seluruh pengetahuan dalam kumpulan pengetahuan yang memiliki
indeks dan saling terhubung.
f) Mengimplementasikan jaringan knowledge sharing.
g) Mengintegrasikan jaringan pengetahuan untuk proses pengambilan keputusan.
h) Menciptakan sebuah pengetahuan yang mempromosikan research & development.
Kerangka kerja dari sistem knowledge management yang diterapkan oleh GE dapat
dilihat pada Gambar 10 di bawah ini.
 Training

One-on-One
Documents
Assistance

Facilitators

External Search
Links Engines

Experts Users

Technical
Information Community
Framework Topic
Chats

Cross Business
Relevance

Gambar 10 Kerangka Kerja Support Central Community

Support Central adalah sebuah komunitas yang dikelola oleh dalam GE sendiri; terdiri
dari fasilitator, pengguna, dan para ahli. Lebih lanjut, pengembangan yang dapat dilakukan
pada sistem knowledge management ini adalah pada manajemen konten. Manajemen konten
ini merupakan aktivitas kritis yang membuat pengetahuan di dalam sistem ini tetap
terbaharui. Sistem knowledge management ini memberikan pengaruh positif karena didukung
oleh teknologi informasi saat ini yaitu server aplikasi Websphere Enterprise Edition yang
menyebabkan komunitas/individual pada pusat GE memiliki kemampuan yang sama dengan
komunitas terpencil yang dimiliki oleh GE yang sangat banyak dan tersebar di seluruh dunia.

BAB V: Penutup
5.1 Kesimpulan
Knowledge management berkembang pada awalnya dikarenakan dominasi dari aktivitas
ekonomi yang menyebabkan berkembangnya 3 disiplin nilai, yaitu Operational Excellence,
Product Leadership, dan Customer Intimacy. Sementara itu, perkembangan terkini dari
knowledge management adalah pada perubahan paradigma dari pengetahuan dan knowledge
management tersebut yang memunculkan masalah baru.
Arsitektur sistem informasi menjelaskan bagaimana suatu sistem informasi bekerja dan
memberikan dampak kepada pelakunya. Di antara masing-masing komponen knowledge
management (pengetahuan, proses manajemen pengetahuan, teknologi informasi, dan budaya
organisasi/korporasi), terdapat hubungan yang dapat dijelaskan oleh arsitektur knowledge
management. Pada penelitian ini, lebih dibahas hubungan antara pengetahuan dan proses
manajemen pengetahuan yang ditentukan berdasarkan jenis pengetahuannya dan proses
knowledge sharing.
Pada penerapan knowledge management dalam perusahaan General Electric, Support
Central adalah bentuk yang menggambarkan fungsi knowledge management pada proses
knowledge sharing. Penerapan ini memberikan dampak positif kepada GE untuk menentukan
strateginya, utamanya pada penciptaan jaringan pengetahuan seperti visi yang ingin dicapai
oleh mantan CEO mereka, Jack Welch.

5.2 Saran
Untuk General Electric, mempertahankan knowledge management system yang ada saat
ini untuk mempertahankan keunggulan daya saing (competitive advantage) yang dimilikinya.
Lebih lanjut, akan lebih baik jika pengembangan knowledge management ini terus dilakukan
secara kontinu, terutama yang berkaitan dengan aspek-aspek/proses-proses lain yang belum
dapat ditelusur lebih lanjut.
Untuk LSIK, melakukan pengembangan penelitian terkait knowledge management,
terutama disebabkan adanya perubahan paradigma sebagai perkembangan terkini dari
knowledge management.

Daftar Pustaka

[1] Anonymous, “The Rise of The Knowledge Worker,” dalam Civilization, 1995, p. 19.
[2] R. V. McCarthy dan J. E. Aronson, “Knowledge Management at General Electric: A
Technology Transfer Case Study,” dalam Tenth Annual Conference on Information
Systems, New York, 2004.
[3] K. M. Wiig, “Knowledge Management: Where Did It Come From and Where Will It
Go?,” Expert Systems With Applications, vol. 13, no. 1, pp. 1-14, 1997.
[4] J. M. Firestone, “The New Knowledge Management: A Paradigm and Its Problems,”
Alexandria, 2009.
[5] W. Ding dan X. Lin, Information Architecture: The Design and Integration of Information
Spaces, Morgan & Claypool Publishers, 2009.
[6] E. Turban, J. E. Aronson dan T.-P. Liang, Decision Support Systems and Intellligent
Systems 7th Edition, New Delhi: Prentice-Hall of India Private Limited, 2005.