Audit Siklus Penggajian dan

Personalia
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN

DAN PERSONALIA

A. PENGERTIAN DAN PERBEDAAN SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Siklus penggajian dan personalia (payroll and personnel cycle) melibatkan pekerjaan dan
pembayaran kepada semua karyawan. Tenaga kerja adalah pertimbangan yang penting dalam
penilaian persediaan perusahaan manufaktur, perusahaan konstruksi, dan industri lainnya.
Penilaian dan pengalokasian tenaga kerja yang tidak tepat dapat menimbulkan salah saji laba
bersih yang material. Penggajian juga merupakan bidang dimana sumber daya perusahaan dapat
terbuang akibat ketidakefisienan atau pencurian melalui kecurangan.
Seperti dalam siklus penjualan dan penagihan, audit atas siklus penggajian dan personalia
juga mencakup pemahaman tentang pengendalian internal, penilaian risiko pengendalian,
pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi, prosedur analisis, serta pengujian
atas rincian saldo. Dalam audit yang umum, perbedaan utama antara siklus penggajian dan
personalia serta siklus lainnya meliputi :
 Hanya ada satu siklus transaksi untuk penggajian. Sebagian besar siklus lainnya
memasukkan setidaknya dua kelas transaksi. Sebagai contoh siklus penjualan dan penagihan
memasukkan baik transaksi penjualan maupun penerimaan kas, dan sering kali melibatkan
retur penjualan serta penghapusan piutang tak tertagih. Penggajian hanya memiliki satu
kelas karena penerimaan jasa dari karyawan dan pembayaran jasa tersebut melalui
penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.
 Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait. Akun akun
yang terkait dalam penggajian seperti misalnya penggajian akrual dan potongan pajak
biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama tahun bersangkutan.
 Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusahaan,
bahkan perusahaan kecil sekalipun. Penalty yang tinggi yang dikenakan pemerintah Negara
bagian federal telah mendorong efektifnya pengendalian atas pemotongan dan pembayaran
pajak penggajian. Selain itu, masalah moral karyawan juga dapat mengemuka jika karyawan
tidak diberi gaji atau diberi gaji yang kecil.
Karena ketiga karakteristik tersebut, maka ketika mengaudit penggajian, biasanya auditor
menekankan pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi, dan prosedur analitis.
Pengujian atas rincian saldo hanya memerlukan beberapa menit bagi sebagian besar akun yang
berhubungan dengan penggajian.

B. AKUN DAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk mengevaluasi
apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai
dengan prinsip prinsip akuntansi yang diterima umum.

1
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia ditunjukkan pada gambar di atas.
Akun T akan digunakan untuk mengilustrasikan cara informasi akuntansi mengalir melalui
berbagai akun dalam siklus penggajian dan personalia. Dalam sebagian besar system, akun gaji
dan upah akrual hanya akan diguakan pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan,
beban baru akan dicatat apabila karyawan telah benar benar dibayar dan bukan ketika biaya
tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir
periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum dibayar.

2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

D. METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN

PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI
Metodologi untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi
bagi siklus penggajian dan personalia ditunjukkan pada gambar berikut:

Pengendalian internal untuk penggajian biasanya sangat terstruktur dan terkendali dengan
baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan para
karyawan, serta meminimalkan kecurangan penggajian. Cek gaji dan semua jurnal yang terkait
serta catatan penggajian biasanya diproses oleh komputer. Karena perihal pembayaran gaji relatif
umum dari perusahaan ke perusahaan, maka harus tersedia sistem komputer yang berkualitas
tinggi.
Karena memroses penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, dan program harus
dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan skedul pemotongan pajak, umumnya perusahaan
menggunakan jasa penggajian dari luar untuk memroses penggajian. Auditor juga dapat
mengandalkan pada pengendalian internal organisasi jasa. Hal ini bisa diterima jika auditor
organisasi jasa menerbitkan laporan (yang sering kali disebut sebagai laporan SAS 70) mengenai
pengendalian internal organisasi jasa.
Biasanya tidaklah sulit bagi perusahaan untuk menetapkan pengendalian yang baik dalam
siklus penggajian dan personalia, besarnya transaksi relatif homogen dan berjumlah kecil.
Sebagai akibatnya auditor jarang menemukan pengecualian ketika menguji transaksi penggajian.
Kadang-kadang, terjadi deviasi pengujian pengendalian, tetapi sebagian besar salah saji moneter
dikoreksi oleh pengendalian verifikasi internal atau ketika merespons keluhan karyawan.
Meskipun ada salah saji, salah saji tersebut jarang bersifat material.

3
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Prosedur pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan alat
yang sangat penting untuk memverifikasi saldo akun dalam siklus penggajian dan personalia.
Pengujian-pengujian tersebut ditekankan karena tidak adanya bukti pihak ketiga yang
independen, seperti konfirmasi, untuk memverifikasi upah akrual, pajak penghasilan yang
dipotong, pajak penggajian akrual, dan akun neraca lainnya.
Walaupun pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan alat
yang sangat penting dalam menguji penggajian, pengujian dalam bidang ini biasanya tidak
bersifat ekstensif. Banyak audit menghadapi risiko salah saji yang material yang rendah atau
minimal walaupun penggajian sering kali menjadi bagian yang signifikan dari total beban,
disebabkan karena tiga alasan berikut:
1. Karyawan kemungkinan besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen jika mereka
dibayar terlalu rendah.
2. Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit.
3. Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah negara bagian dan federal
menyangkut pemotongan pajak penghasilan, Jaminan Sosial, dan pajak pengangguran.
Tujuan dari banyak pengendalian internal dan sifat pengujian pengendalian serta pengujian
substantif atas transaksi bagi sebagian besar pengujian terpampang dari deskripsinya pada tabel
berikut:

Ikhtisar Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian
Pengendalian, dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Penggajian

Tujuan Audit yang Pengendalian Internal Pengujian Pengendalian Pengujian Substantif

Berkaitan dengan Transaksi Kunci Umum atas Transaksi Umum

Pembayaran penggajian yang
tercatat adalah untuk pekerjaan
yang dilaksanakan oleh karyawan
yang benar-benar ada
(keterjadian)
 Kartu waktu disetujui oleh
penyelia.
 Jam waktu digunakan untuk
mencatat waktu.
 Mempertahankan file personil
yang memadai.
 Perekrutan tenaga kerja
diotorisasi.
 Ada pemisahan tugas di antara
personalia, pencatat waktu, dan
pengeluaran gaji.
 Hanya karyawan yang ada
dalam file data komputer yang
diterima ketika mereka
dimasukkan.
 Memeriksa kartu untuk
indikasi persetujuan.
 Memeriksa kartu waktu.
 Mereview kebijakan
personalia.
 Memeriksa file personalia.
 Mereview bagan organisasi,
membahasnya dengan
karyawan, dan mengamati
tugas yang dilaksanakan.
 Memeriksa printout transaksi
yang ditolak oleh komputer
karena memiliki nomor yang
karyawan tidak ada.
 Mereview jurnal
penggajian, buku besar
umum, dan catatan gaji
yang diperoleh
menyangkut jumlah yang
besar atau tidak biasa.
 Membandingkan cek yang
dibatalkan dengan jurnal
penggajian menyangkut
nama, jumlah, dan tanggal.
 Memeriksa cek yang
dibatalkan untuk
endorsement yang tepat.
 Membandingkan cek yang
dibatalkan dengan catatan
personalia.

 Memeriksa catatan penggajian

 Cek diotorisasi sebelum menyangkut indikasi
dikeluarkan. persetujuan.

Transaksi penggajian yang ada
telah dicatat (kelengkapan)
 Cek gaji telah dipranomori dan
diperhitungkan.
 Akun bank telah direkonsiliasi
secara independen.
 Memperhitungkan urutan cek
gaji.
 Membahas dengan karyawan
dan mengamati rekonsiliasi.
 Merekonsiliasi
pengeluaran dalam jurnal
penggajian dengan
pengeluaran pada rekening
bank penggajian.
 Membuktikan rekonsiliasi
bank.

Transaksi penggajian yang dicatat  Perhitungan dan jumlah telah  Memeriksa indikasi verifikasi  Menghitung ulang jam
adalah untuk jumlah waktu yang yang digunakan dari kartu

4
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Ikhtisar Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian
Pengendalian, dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Penggajian
Tujuan Audit yang
Berkaitan dengan Transaksi
benar-benar dikerjakan dan pada
tingkat upah yang sesuai;
pemotongan pajak telah dihitung
dengan benar (keakuratan)
Transaksi penggajian telah
dimasukkan dengan benar dalam
file induk penggajian dan
diikhtisarkan dengan benar
(posting dan pengikhtisaran)
Transaksi penggajian telah
diklasifikasikan dengan benar
(klasifikasi)
Transaksi penggajian telah dicatat
pada tanggal yang benar
(ketetapan waktu)
Pengendalian Internal
Kunci
diverifikasi secara internal.
 Total batch dibandingkan
dengan laporan ikhtisar
komputer.
 Tingkat upah, gaji, atau tingkat
komisi diotorisasi secara layak.
 Pemotongan termasuk jumlah
untuk asuransi dan tabungan
penggajian telah diotorisasi
secara layak.
 Isi file induk penggajian telah
diverifikasi secara internal.
 Total file induk penggajian
telah dibandingkan dengan
total buku besar umum.
 Bagan akun yang memadai
telah digunakan.
 Klasifikasi akun telah
diverifikasi secara internal.
 Prosedur memerlukan
pencatatan transaksi sesegera
mungkin setelah penggajian
dibayarkan.
 Transaksi telah diverifikasi
secara internal.
Pengujian Pengendalian
Umum
internal.
 Memeriksa file total batch
untuk melihat tanda tangan
klerk pengendali data;
membandingkan totalnya
dengan laporan ikhtisar.
 Memeriksa catatan penggajian
menyangkut indikasi otorisasi.
 Memeriksa otorisasi dalam file
personalia.
 Memeriksa indikasi verifikasi
internal.
 Memeriksa laporan total
ikhtisar awal yang
menunjukkan bahwa
perbandingan telah dilakukan.
 Mereview bagan akun.
 Memeriksa indikasi verifikasi
internal.
 Memeriksa prosedur manual
dan mengamati kapan
pencatatan dilakukan.
 Memeriksa indikasi verifikasi
internal.
Pengujian Substantif
atas Transaksi Umum
waktu.
 Membandingkan tingkat
upah dengan kontrak
serikat pekerja,
persetujuan oleh dewan
direksi, atau sumber
lainnya.
 Menghitung ulang
pembayaran kotor.
 Mengecek pemotongan
dengan mengacu pada
tabel pajak dan formulir
otorisasi dalam file
personalia.
 Menghitung ulang
pembayaran bersih.
 Membandingkan cek yang
dibatalkan dengan jurnal
penggajian menyangkut
jumlahnya.
 Menguji keakuratan
klerikal dengan
memfooting jurnal
penggajian dan menelusuri
posting ke buku besar
umum serta file induk
penggajian.
 Membandingkan
klasifikasi dengan bagan
akun atau prosedur
manual.
 Mereview kartu waktu
karyawan departemen dan
tiket pekerjaan untuk
penugasan pekerjaan serta
menelusuri ke distribusi
tenaga kerja.
 Membandingkan tanggal
cek yang tercatat dalam
jurnal penggajian dengan
tanggal pada cek yang
dibatalkan dan kartu
waktu.
 Membandingkan tanggal
pada cek dengan tanggal
cek tersebut dicairkan
bank.
5
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

F. METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN SALDO

Setelah menyelesaikan pengujian tersebut dan menilai kemungkinan salah saji akun laporan
keuangan dalam siklus penggajian dan personalia, auditor akan mengikuti metodologi untuk
merancang pengujian atas rincian saldo. Gambar di bawah mengikhtisarkan metodologi tersebut.
1. Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien yang Mempengaruhi Penggajian (Tahap I)
Risiko bisnis klien mungkin saja terjadi pada kesepakatan kompensasi yang kompleks, yang
mencakup bonus dan rencana opsi saham serta kesepakatan kompensasi yang ditangguhkan
lainnya. Contohnya adalah banyak perusahaan menyediakan opsi saham yang ekstensif
sebagai bagian dari paket kompensasinya untuk karyawan kunci yang secara signifikan
mempengaruhi beban kompensasi dan ekuitas pemegang saham.
2. Menetapkan Salah Saji yang Dapat ditoleransi dan Menilai Risiko Inheren (Tahap I)
Selain potensi kecurangan, risiko inheren umumnya juga redah bagi semua tujuan audit
yang berkaitan dengan saldo. Jika sebagian besar transaksi melibatkan kas, ada risiko
inheren berupa kecurangan penggajian. Karena itu auditor sering mempertimbangkan
pentinngnya tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi-keterjadian. Sebagai bagian dari
pemahaman mengenai klien, auditor dapat mengidentifikasi masalah yang berhubungan
dengan penggajian yang kompleks, seperti rencana kompensasi berdasarkan saham yang
dapat meningkatkan risiko inheren yang berhubungan denngan akuntansi dan pengungkapan
kesepakatan tersebut.
3. Menilai Risiko Pengendalian dan Melaksanakan Pengujian yang Terkait (Tahap I dan
II)
Telah dijelaskan sebelumnya di atas atas penilaian risiko pengendalian, pengujian
pengendalian, serta pengujian substantif atas transaksi yang berhubungan.

6
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

4. Melaksanakan Prosedur Analitis (Tahap III)

5. M
e
rancang dan Melaksanakan Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Kewajiban dan
Beban (Tahap III)
Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban
penggajian adalah:
a. Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (keakuratan)
b. Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar
(cut off)
Perhatian utama dari kedua tujuan adalah untuk memastikan bahwa todak ada kurang saji
atau akrual yang dihilangkan. Selanjutnya kita akan membahas akun kewajiban yang utama
dalam siklus penggajian dan personalia.
a. Jumlah potongan dari gaji karyawan: Pajak penghasilan yang dipotong tetapi belum
dibayarkan kepada pemerintah dapat diuji dengan membandingkan saldonya dengan
jurnal penggajian, formulir pajak penghasilan yang dibuat pada periode selanjutnya,
dan pengeluaran kas periode selanjutnya. Pos lainnya dapat dilakukan pengujian
dengan cara yang serupa.
b. Gaji dan upah akrual: setelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk
mengakrualkan upah dan mengetahui bahwa hal tersebut konsisten dengan tahun
sebelumnya, untuk mengujia cut off dan keakuratan adalah dengan meghitung ulang
akrual klien. Salah saji yang sering terjadi adalah kelalaian memasukkan jumlah hari
yang tepat yang telah dihasilkan tetapi belum dibayar.

7
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

c. Komisi Akrual : konsepnya sama dnegan gaji akrual namun lebih sulit karena adanya
ragam perjanjian komisi yang berbeda-beda. Yang harus dilakukan pertama adalah
menentukan sifat perjanjian komisi dan kemudian menguji perhitunngannya
berdasarkan perjanjian itu. Harus dilihat juga konsistensinya denngan tahun
sebelumnya.
d. Bonus akrual: seringnya bonus yang belum dibayarkan pada akhir tahun sangat besar
sehingga kelalaiannya juga dapat menimbulkan salah saji yang material. Verifikasinya
dengan membandingkannya dengan jumlah yang diotorisasi pada risalah rapat dewan
direksi.
e. Pembayaran cuti liburan, cuti sakit, atau tunjangan akrual lainnya: untuk menilai
kewajarannya bandingkan konsistensinya dengan tahun sebelumnya. Ketahui kebijakan
perusahaan untuk menccatat kewajiban dahulu kemudian hitung ulang jumlah yang
tercatat.
f. Pajak penggajian akrual: diverifikasi dengan formulir pajak yang disiapkan untuk
periode selanjutnya untuk menentukan jumlah yang sudah harus dicatat sebagai
kewajiban pada tanggal neraca.
g. Pengujian atas rincian saldo untuk akun beban: auditor relatif sedikit melakukan
pengujian tambahan disamping prosedur analitis, pengujian pengendalian, pengujian
substantif atas transaksi dan pengujian atas akun kewajiban terkait. Auditor hanya perlu
melakukan pengujian lebih jika menemukan kelemahan material dalam pengendalian
internal atau salah saji signifikan dalam pengujian kewajiban. Akun yang sering diuji
mecakup kompensasi pejabat, komisi, beban pajak pennghasilan, total penghasilan
pegawai, dan tenaga kerja kontrak.
h. Kompensasi Pejabat : verifikasi apakah total kompensasi dari pejabat adalah jumlah
yang disetujui oleh dewan direksi dan komisaris, karena gaji dan bonus mereka harus
dimasukkan ke dalam Surat Pemberitahuan pajak.
i. Komisi : dapat diverifikasi dengan mudah kalau tarif komisi sama untuk masing-
masing jenis penjualan dan informasi penjualan yang diperlukan tersedia dalam catatan
akuntansi.
j. Beban pajak penggajian : dapat diuji dengan merekonsiliasi total gaji dalam masing-
masing formulir pajak penghasilan pegawai dengan total gaji untuk keseluruhan tahun.
Total PPh dapat dihitung ulang dengan mengalikan tarif yang sesuai dengan
penghasilan kena pajak. Biasanya butuh waktu lama dan biaya tinggi, sehingga sering
tidak dilakukan kecuali prosedur analitis mengindikasikan terdapat masalah yang tidak
dapat diselesaikan dengan prosedur lainnya.
k. Total penggajian: perlu diadakan pengujian atas transaksi untuk menemukan
kekeliruan dalam pembebanan gaji (apakah transaksi penggajian dibebankan ke
perkiraan non penggajian atau seluruhnya tidak dicatat dalam jurnal penggajian).
l. Tenaga kerja kontrak (Outsourcing): Biaya yang dibayarkan ke perusahaan
outsource diuji dengan membandingkan jumlahnya dengan kesepakatan kontrak yang
ditandatangani antara perusahaan dengan perusahaan outsource.

8
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

m. Tujuan penyajian dan pengungkapan: Auditor dapat menggabungkan prosedur audit

yang berhubungan dengan keempat tujuan penyajian dan pengungkapan dengan
pengujian atas rincian saldo untuk akun kewajiban dan beban.