Anda di halaman 1dari 10

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Makalah

Untuk memenuhi tugas kelompok Komunikasi Bisnis


Dosen : Lily Hendrasti Novadjaja, SE.,MM

Kelompok :
Alifatul Jannah 135020200111005
Isninnoviana Ilmi Amalia 135020200111029
Yuliana Kartikasari 135020200111073
Endang Sri Utami 135020201111007

Jurusan Manajemen
Fakultas Ekonomi & Bisnis
Universitas Brawijaya
Malang
2014
BAB I
PENDAHULUAN

Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu
organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-
pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu
sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran ; pengorganisasian ide; membuat
draf, merangkai kata / kalimat/ paragraph; dan merevisi.Tujuan dalam perencanaan bisnis
harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus
diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan
tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis
audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan
konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui
hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens
komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan
dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan
emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu
audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.
Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan
dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour,
random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer
chain, dan journalist approach.Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal
yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan
audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan,
audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah
percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi.
Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat
RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video,
rekaman, LCD, dan slide.
Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat
merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan
proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran
komunikasi baik formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan
pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.
Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu
organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-
pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
BAB II
PEMBAHASAN
PERENCANAAN PESAN BISNIS

2.1. Pengertian Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

Perencanaan pesan merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan


organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan–pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi.
Dalam ringkasan materi ini, akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan,
analisis audience, penentuan ide pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat,
dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan
waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan
analisis audiens. Caranya adalah dengan mengembangkan profil audiens dan
menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens,
memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah
kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan
informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan
pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan
untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung
tidak mau berubah untuk hal baru.
Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa
dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story
teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question
and answer chain, dan journalist approach.
Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat
kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan,
audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan
adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan
presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan
formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan
adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide. Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu
lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan.
Bentuknya adalah surat, memo, dan proposal.
2.2. Pemahaman Proses Komposisi

2.2.1. Pencanaan
Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal cukup mendasar,
seperti yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan
disampaikan dan saluran atau media yang digunakan untuk menyampaikan pesan.
2.2.2. Komposisi
Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata,
kalimat dan paragraph. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana, mudah
dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima.
2.2.3. Revisi
Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan
apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi
pesan harus ditelah kembali, apakah sesuai dengan apa yang direncanakan
sebelumnya atau tidak.

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis terdapat beberapa tahapan yang harus
dilakukan oleh komunikator atau penyampai pesan. Antara lain :

A. Penentuan Tujuan

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah
memikirkan maksuda atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan dan menjaga
goodwill di hadapan audience, maka hal pertama-tama ia harus menentukan tujuan
yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa tujuan itu harus jelas.


Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa
keputusan diantaranya sebagai berikut :
a) Keputusan untuk meneruskan pesan .
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri sendiri, apakah
pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak?
b) Keputusan untuk menenggapi audience
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti
pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah
harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui tanpa
mengetahui motif audiencenya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka
dengan baik.
c) Keputusan untuk memutuskan isi
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan.
Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang
relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak
relevan harus di singkirkan jauh-jauh.
d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau media
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu
pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi
yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

2. Tujuan komunikasi bisnis


Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :
a. Memberi informasi (informing)
b. Persuasi (persuading)
c. Kolaborasi (collaborating) dengan audience.

3. Cara Menguji Tujuan


Ada empat pertanyaan dalam menguji tujuan yang tela ditentukan yaitu :
a) Apakah tujuan tersebut realistis?
b) Apakah waktunya tepat?
c) Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
d) Apakah tujuannya dapat diterima oleh perusahaan

B. Analisis Audience

Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas,
langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi. Siapa
mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka ketahui?

1) Cara mengembangkan profil audience


a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?
Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang
berbeda dengan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi
diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format
penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah
audience.
b. Siapa audience
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu
mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi
yang penting, seperti mereka yang memiliki status organisasional tinggi.
c. Reaksi audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi
audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat
pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator
dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan
terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut dididik.
e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience
harus dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator
dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi
untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat
tersampaikan dengan baik.

2) Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.


Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui
kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan
tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience
yaitu :
a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.

3) Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience


Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau
mengubah prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami
hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience
untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Untuk
mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan
memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.

C. Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audience, langkah selanjutnya adalah


menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Topik dan ide pokok merupakan
dua htal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide adalah
pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari
topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audience.
Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentisikasi adalah :
1. Teknik Brainstorming.
a) Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan.
Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi
bagi sipenerima.
b) Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong.
Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
c) CFR (Conclusions, findings, recommendations) Worksheet.
Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah
suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan
(findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang
akan di berikan.
d) Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah
awal menentukan ide pokok.
e) Question And Answer Chain
Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif
audience.
f) Pembatasan cakupan
Penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya
menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa
hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang
kompleks dan controversial akan memakan waktu yang lebih lam, terutama
jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau orang-
orang yang tidak dikenal sebulumnya.

D. Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan dan tulisan. Pilihan mendasar
berbicara dan menulis tergantung pada tujuan dan maksud pesan audience dan
karakteristik dari dua saluran komunikasi tersebut.
a. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya
memberikan umpan balik dengan segera. Saluran digunakan bila pesan yang
disampaihakan sederhana, tidak diperlukan catatan permanent dan audience dapat
dibuat lebih nyaman. Kelebihan yang lain yaitu sifatnya yang ekonomis. Saluran
lisan dapat digunakan apabila :
- Diperlukan umpan balik secara langsund dari penerima
- Pesan relative sederhana dan mudah dimengerti
- Tidak memerlukan catatap permanen
- Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis
- Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang
yang tidak terencan, pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan
kelompok kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan
prentasi penting lainnya.

b. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam
bentuk seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi
tertulis yaitu penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan
mengendalikan pesan-pesan mereka.
Saluran komunikasi tertulis tepat digunakan bila :
- Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
- Pesan terinci dan kpmpleks
- Memerlukan perencanaan yang seksama
- Memerlukan catatan permanen
- Penerima dalam jumlah banyak
- Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografisingin
meminimalkan peluang distorsi
Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan
bagi para komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan.
Kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bisa diperoleh
dalam waktu cepat.
BAB III
PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai
efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan
komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah
Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan
suatu perbuatan atau kegiatan.
Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin
sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung semakin
turbulen. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa
kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa
lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra
bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan
membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan
gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik.
Di era e-bisnis, Komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri.
Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi dan
memberikan peluang bagi dunia usaha di Indonesia untuk mengembangkan usahanya,
melalui berbagai kesempatan menjalin relasi bisnis, pemasaran produk ataupun lainnya.
Melalui e-bisnis, transaksi bisnis telah dilakukan melintasi batas demi batas dan zona waktu
yang hampir pada saat yang bersamaan.Aktivitas e-bisnis di Indonesia, merupakan tantangan
tersendiri bagi para manajer untuk mengkomunikasikan bisnisnya kepada masyarakat yang
mayoritas skeptis terhadap sistem penjualan on line melalui perbaikan sistem, pemupukan
tingkat kepercayaan masyarakat serta pemberian edukasi yang berkesinambungan.

3.2. Saran

Dalam menyampaikan pesan bisnis, sebaiknya pesan tersebut direncanakan sebaik


mungkin sehingga penerima pesan tersebut dapat dengan mudah memahami maksud yang
dari pesan tersebut. Merencanakan pesan bisnis tidak hanya mengenai merencanakan tujuan
tetapi meliputi tujuan, penerima pesan atau audience, dan saluran atau media yang dipilih
dalam menyampaikan pesan tersebut. Apabila hal-hal tersebut telah dipilih dengan seksama,
maka pesan akan tersampaikan sesuai dengan tujuan dari pesan bisnis tersebut.
DAFTAR PUSTAKA

Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi Kedelapan.
Indeks:Jakarta.
Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga