MATERIAL DE APOYO
Cobranza
Los siguientes son los principios que se deben tener en cuenta durante todo el
proceso de la cobranza:
POLITICA DE COBRANZA
La política de cobranza debe ser coherente, ajustada a las necesidades de la
empresa y preferencialmente adecuada a las necesidades económicas
existentes en el panorama nacional
1
Tomado del documento entregado en el Diplomado riesgo crediticio desarrollado por El Cesa-Banco
Colpatria- Sena- Incolda
A continuación presentamos los factores básicos a tener en cuenta:
1. Determinar las normas eficaces que una empresa adopte para cumplir una
inteligente política de cobranza es algo que depende de las circunstancias
sociales y políticas del país y, particularmente, del sector empresarial, de la
situación financiera, la competencia, etc.
2. El primer objetivo que debe inspirar toda política de cobranza debe ser que
no sea necesario cobrar, lo cual naturalmente es imposible de lograr en su
totalidad. Sin embargo, este objetivo será satisfecho en mayor o menor
grado según lo que la empresa esté haciendo para este fin.
10. Las políticas deben estar orientadas a establecer un equilibrio entre los
gastos de la gestión de cobranza y los resultados de la misma; o sea, que
debe traducirse en evitar pérdidas por cuentas incobrables y buscar la
mayor rotación posible de la cartera para evitar una inversión congelada en
cuentas por cobrar que produzca efectos negativos debido a su morosidad.
NORMAS DE COBRANZA
Además, fuera de lo que se llama costo, hay que considerar que el tiempo que
ocupa un proceso judicial, especialmente cuando no se tiene un título ejecutivo,
es demasiado costoso en razón de la devaluación monetaria y de la pérdida de
intereses al tener un dinero improductivo durante algún tiempo.
Otro factor que debe tenerse en cuenta está en el hecho de que, por
disposiciones oficiales, la provisión para deudas de dudoso recaudo puede
llegar al 100%, lo cual afecta grandemente el activo y las utilidades de la
empresa.
TRATAMIENTO
RELACION
RESPONSABILIDAD
ELEMENTOS A
ADMINISTRAR EN
BENEFICIO
LA COBRANZA OBJETIVO
HERRAMIENTAS
GESTION
ROLES
TECNICA
PROCESO DE LA COBRANZA
FASE ACTIVIDADES
Solicitud de crédito
Definición de metas
PLANEACIÓN Ordenar la información
Programar los contactos
Definir planes de Acción
Programas Alternativos
Listado de Beneficios
Listado de objeciones
ORGANIZACION Listado de Cartera
Circular con informaciones
Recordatorios al cliente
Seguimiento cercano
Ambientación
Diagnostico
ENCUENTRO Análisis de razones de no pago
Estudio de alternativas de pago
Comunicación de Decisiones
Motivación y exigencias
Responsabilidades
a. Estimular las ventas a crédito.
El gerente de crédito que se limita a evitar pérdidas es un obstáculo para el
éxito de los negocios, el cual consiste en obtener utilidades de las ventas.
Aunque debe ser perito para determinar los riesgos innecesarios e
irrazonables, debe recordar que debe tomar los necesarios y razonables, en lo
cual está la esencia de los negocios a crédito.
solicitante.
Cualidades
a. Personalidad: El gerente de crédito debe estar fuera de toda censura en
cuestiones de honestidad e integridad. Debe ganarse el respeto de sus
superiores y subordinados y de la clientela y de las empresas de sus
clientes.
b. Recto criterio: Debe tener una mente analítica, es decir, estar capacitado
para examinar al mismo tiempo muchas clases de información, y verlas
dentro de su adecuada interpelación, y ser capaz de escoger entre lo
accesorio y lo sustancial.
Saber decidir rápidamente, cuando sea necesario, pero también saber
resistir a la tentación de toma de decisiones repentinas, cuando hay motivos
para una consideración más amplia de todos los factores principales.
3. Preparación básica
a. Contabilidad: Estar capacitado no sólo para poder analizar
satisfactoriamente un estado financiero, sino también para revisar otros
asuntos financieros.
b. Administración de negocios: Debe conocer la moderna administración de
empresas, los canales de autoridad y de responsabilidad, la coordinación, la
planeación etc.
c. Finanzas: Actualmente el conocimiento de las finanzas es de suma
importancia, por consiguiente, debe estar familiarizado con las formas de
organización de los negocios, acciones, bonos, superávit y políticas de
dividendos, seguros, reorganización, etc.
d. Economía: Debe entender totalmente los fundamentos de las transacciones
bancarias, tasas de intereses, actividades del comercio y otros fenómenos,
que afectan las condiciones del crédito locales y nacionales.
LIDER JEFE
a. Trabaja con y a través del grupo Trabaja por encima del grupo
b. Nosotros Yo
c. Motiva Aterroriza
d. Fomenta la cooperación y el respeto Crea resistencia y desconfianza
e. Forma gente autónoma Forma gente dependiente
f. Convence Se impone
g. Sabe manejar situaciones Se descontrola
h. Obtiene resultados sanos y progresivos Obtiene pocos resultados y malos
i. Organiza Destruye la organización
j. Reconoce los éxitos ajenos Se atribuye éxitos ajenos
k. Es excelente comunicador Obstaculiza la comunicación
l. Sabe escuchar Piensa por los demás
m. Utiliza controles y analiza No le interesa. TODO LO SABE
n. Predica con el ejemplo Impone las decisiones
3. Los buenos cobradores, como los buenos vendedores, no nacen sino que
se hacen; las cualidades se adquieren mediante esfuerzo personal
(estudio, experiencia. etc.)
Para la definición del perfil del cobrado es necesario aplicar los siguientes
conceptos:
Los principales medios que utiliza el directivo para comunicarse son; reuniones,
despachos, intercambios personales informales, el teléfono, documentos
escritos (circulares, instrucciones, cartas personales) y, en años más recientes,
el corro electrónico. Cada medio de comunicación tiene sus ventajas y
limitaciones-
MANEJO DE CONFLICTOS
Cada ser humano percibe el mundo en una forma distinta a los demás. Esto es
válido no solamente desde el punto de vista del patrón mental- contenidos
previos, pensamiento y mociones que se usan para procesar la información, y
que se recoge con los sentidos; sino que también desde el punto de vista físico;
los seres humanos no vemos las cosas de idéntica manera, no oímos, ni
gustamos, ni palpamos en igual forma. Cada ser humano es único e irrepetible.
Toda persona actúa desde su particular punto de vista, en una forma racional.
Es posible que al comparar la conducta del otro con algún patrón externo a él,
por ejemplo, la conducta propia, tal comportamiento parezca irracional, pero
hay que tener en cuenta que para emitir ese juicio usted ha comparado el
pensamiento o la conducta de su interlocutor con una norma personal que
considera válida, pero que no necesariamente lo es y que aunque lo fuese, no
es percibida como tal por el otro. Para su interlocutor lo racional es lo que el
piensa, siente y hace, y lo irracional es lo que usted piensa, siente y hace.
Usar la Razón
Cada vez que una persona evalúa a otra está comparando el comportamiento
de un individuo único e irrepetible con el de otro, también único e irrepetible.
Una crítica, sobre todo si no es solicitada, produce generalmente en quien la
recibe una reacción defensiva, por lo tanto su valor como instrumento de
cambio disminuye; no obstante como se vio anteriormente, a veces se necesita
juzga. ¿Qué hacer al respecto?
Cuando se esté en esta situación se debe tratar de distinguir entre los actos de
un individuo: su conducta, y las características de su ser: su personalidad,
evitando generalizar. Lo primero puede ser ocasional, lo segundo más
permanente: Las conductas pueden ser descritas con facilidad, en cambio,
cada vez que hay una referencia a características de la personalidad se
produce una generalización. Ejemplos: El hecho de que alguien reaccione con
ira ante determinado estímulo (conducta), no significa necesariamente que sea
malgeniado (característica de su personalidad). El que alguien no entienda lo
que se le explica (conducta), no significa necesariamente que sea lerdo
(Característica de su ser).
No descalificar
Conclusión
La negociación
3
Tomado del material del seminario dictado por la Universidad de la Sabana a funcionarios del
Banco Popular, en el mes de abril/o8.
¿Qué pasa si no hay acuerdo’
¿Existe alternativa de romper?
¿Existe alternativa de continuar negociado?
¿Cuál es el costo de no llegar a un acuerdo?
¿Quién toma la decisión?
¿Qué intereses están en juego?
¿Qué tipo de negociación es?
Maximizar beneficios.
Minimizar perdidas.
|Mantener una relación
Obtener un gana-gana
1. El dinero
2. Mejorar el balance de negocio o comercial
3. Lucirse o destacarse ante
Una junta directiva
Los jefes
Los subalternos
La opinión pública
4. Asegurar el suministro de recursos, materias primas o cualquier tipo de
requerimiento en la empresa.
5. Establecer costos
6. Estabilidad futura
7. Cotización comparativa
8. Venganza
9. Derechos laborales
10. Eliminar contingencias
11. Principios ideológicos
¿Que necesitamos para el manejo de la negociación?
Máximo y mínimos
Los negociadores
Las instancias
Manejo del tiempo
Manejo del ritmo
Manejo del clima
Manejo de la flexibilidad
Identificamos también algunas técnicas o tácticas que suelen ser usadas por
los negociadores, dependiendo del tipo de conflicto en que participen:
Un conflicto de intereses
Ambigüedad acerca del resultado
Oportunidad de un acuerdo.
Hay seis (6) preguntas que son obligatorias, cinco adicionales que
corresponden al desarrollo de la habilidad, dos preguntas de validación del
proceso de negociación y una final de extremo.
DESEO
Es lo que quisiéramos obtener de una negociación
Es una de las mejores opciones
CRITRIOS OBJETIVOS
INTERESES.
RELACIONES
Son las habilidades de interacción que se desarrollan en un
proceso de negociación
Es la habilidad de las partes para tratarse bien,
independientemente de los términos sustantivos de un acuerdo.
COMUNICACIÓN.
Barreras de la negociación.
La clave es hacer una lluvia de ideas, para localizar el tipo de barreras que
podemos esperar en el proceso de negociación antes de entrar a éste. Una vez
identificadas debemos de entender que tipo de barreras son. Las hay
personales, de proceso, culturales o bien naturales. Como en matemáticas
cuando tenemos un problema muy complejo, un buen consejo es dividirlo entre
varios segmentos y resolver paso por paso, sin perder de vista el todo.
Las barreras personales tiene que ver con la interrelación entre las personas
negociando,”la química”, gentes y situaciones difíciles, habilidades y destrezas
de las partes, el número de gente participando en la negociación, entre otras.
Las barreras en el proceso tiene que ver con el tipo de organización con
quien estamos negociando, algunas más burocráticas que otras, empresas
familiares, o bien corporativas internacionales.
Las barreras culturales tienen que ver con las diferencias culturales de los
participantes, (cultura de negocios, de país. Etc.).
Las barreras naturales son las inherentes del proyecto en cuestión o del
asunto que se está negociando. Por ejemplo precios establecidos, estándares
de la industria, entre otros.
Por ejemplo, si sabemos que estamos apunto de entrar a una negociación con
un corporativo internacional, la primera barrera de entrada es la manera de
hacer negocios de este corporativo y las diferencias con nuestra empresa, Otra
barrera es que la persona del corporativo con la que vamos a hacer la
negociación quizás sea la más complicada y debemos de prepararnos para
negociar con alguien difícil.
Ejemplo.
Si usted optó por la opción dos (2), la respuesta típica es “no existen
descuentos por grupo” o bien “si, existe un descuento para grupos mayores a
veinte personas”
Este breve ejemplo, nos demuestra como se pueden presentar estas barreras,
en cualquier tipo de negociación; así que aprendamos a planear, analizar,
sintetizar el proceso de negociación en partes y barreras para poder
aumentar nuestro poder de negociación
4
Textos tomados del manual de manejo del crédito y cartera de la entidad, Cacharrería Mundial 1995.
5. En lo posible, CLASIFIQUE la objeción; esto le ayudará a encontrar su
posible causa y su mejor solución, como una ayuda a esto, a
continuación se coloca una clasificación que desarrollamos a través de
algunos años de experiencia, con algunas de las objeciones más
frecuentes de cada una de ellas y sus posibles argumentos.
RECUERDE: Esto no constituye una Biblia y usted deberá adecuar sus
argumentos a cada caso particular; además una objeción manifiesta
puede estar escondiendo otra oculta. Veamos la clasificación.
Argumentos
Lamentamos profundamente lo sucedido; ¿quisiera Ud. hacerme una
ampliación de esos problemas que menciona? ……¿Desea una asesoria de
nuestro departamento técnico… o cambio del producto? ….. ¿o desea
devolverlo? (en caso de tangibles)
Argumentos:
Lamentamos positivamente su mala experiencia, realmente no es muy
frecuente…. ¿Quiere por favor ampliarme en que consistió para yo poder dar
trámite a su reclamo? ….. Por otra parte, le insinuaría sugerir una forma de
pago para cuando se le solucione el problema, ¿le parece bien?....
Una mal asesoría inicial por parte del vendedor en cuanto a calidades,
cantidades. Etc., o a una mala concesión del crédito.
Argumentos.
Eso no lo exonera de su compromiso…. Definamos una forma de pago, ya que
si Ud. Permanecerá con su crédito abierto. ¿Le parece bien?
Argumentos
Me parece bien; la intención de nuestra organización es ayudarle, pero es
necesario definir una forma de pago…… ¿Cuál podría ser?........
Argumentos,.
Lo comprendo perfectamente y deseamos ayudarle, pero se debe definir una
forma de pago cierta; ¿Qué propone? Ud.? ….Ud conoce los compromisos
adquiridos y en este momento es cuando necesita del crédito; si se encuentra
al día con nosotros podremos servirle de buena referencia.
Argumentos.
Deseamos ayudarle, ahora es cuando Ud. más necesita del crédito y si nos
cumple podremos ser buena referencia.... entendemos su situación, pero eso
no lo exhonera de sus compromisos; se debe definir una forma de pago. ¿Cuál
sería?
Argumentos.
Lamentamos sinceramente; ahora, ¿cuando saldrá Ud. de su problema?
¿Desea proponer una formula de pago?... ¿Cual sería? Es seguramente
cuando Ud, más necesita del crédito. Si está al día con nosotros seremos una
buena referencia.
COBRANZA
Entendemos como cobranza la acción que se realiza tendiente a recuperar la
cartera en las condiciones y plazos pactados.
Los siguientes son los principios que se deben tener en cuenta durante todo el
proceso de la cobranza:
Todo cliente puede cambiar. Los buenos clientes, si no se les cuida, pueden
convertirse en malos y, a su vez, un cliente malo, por acción de la cobranza o
acercamiento institucional puede convertirse en bueno.
POLÍTICA DE COBRANZA
1. Determinar las normas eficaces que una empresa adopte para cumplir una
inteligente política de cobranza es algo que depende de las circunstancias
sociales y políticas del país y, particularmente, del sector empresarial, de la
situación financiera, la competencia, etc.
Lo anterior no significa que la formulación de una política de cobranza sea de
carácter vago, etéreo, difuso y que sea lo mismo andar por un camino que por
otro. Por el contrario, estas decisiones y circunstancias concretas deben crear
una imagen seria y respetada frente a la política planteada.
2. El primer objetivo que debe inspirar toda política de cobranza debe ser que
no sea necesario cobrar, lo cual naturalmente es imposible de lograr en su
totalidad. Sin embargo, este objetivo será satisfecho en mayor o menor grado
según lo que la empresa esté haciendo para este fin.
10. Las políticas deben estar orientadas a establecer un equilibrio entre los
gastos de la gestión de cobranza y los resultados de la misma; o sea, que debe
traducirse en evitar pérdidas por cuentas incobrables y buscar la mayor
rotación posible de la cartera para evitar una inversión congelada en cuentas
por cobrar que produzca efectos negativos debido a su morosidad.
Este proceso debe estar ajustado a una agenda, de acuerdo con las metas a
lograr por el departamento de cobranza. Ejemplo: Meta del mes, cobrar el
100% de los créditos con 30 días de vencidos. El cumplimiento de este objetivo
requiere que las acciones (contacto con el cliente, llamada, carta, visita...), se
realicen dentro de un calendario previamente fijado.
Una estrategia clara de cobranza debe incluir por lo menos los siguientes
puntos:
El departamento de cobros debe tener una política que muestre que las
acciones tomadas para cobrar un crédito que está en mora, van aumentando
en severidad mientras la cuenta incrementa el tiempo de morosidad o el riesgo
del crédito incrementado.
Segmentar la cartera, para atacar los saldos más altos primero y los créditos de
mayor riesgo. Esto permitirá la mejor utilización de los recursos existentes.
Establecer procedimientos claros para el manejo de promesas de pago.
Algunos ejemplos son:
Uso de códigos para incluir información. El uso de códigos y claves para incluir
información en el sistema mejora la productividad de los análisis y ayuda a
estandarizar el registro de las acciones de cada cobrador. Es mucho mas fácil
incluir un código de “LC” por ejemplo, que signifique “llamada a la casa”, que
escribir lo que ocurrió. El sistema por lo menos debe contemplar códigos de
acción, como llamadas, telegramas, etc., y códigos de resultado como promesa
de pago, cliente no quiere pagar, ilocalizable, etc. Estos códigos permitirán
también analizar las acciones tomadas por un grupo de cobranza y cuales son
más efectivos.
Sistema de discado Automático. Este sistema generalmente se debe adquirir
separadamente del sistema de cobranzas, pero actualmente los costos son
más razonables y su instalación es más simple. Este sistema constantemente
marca los teléfonos de los clientes que hay que localizar y solo presenta al
operador las llamadas que han sido atendidas por una persona.
Los créditos asignados a las agencias externas o abogados externos deben ser
entregados a por lo menos dos abogados diferentes antes de considerar su
castigo. Esta medida asegura que el crédito a castigar verdaderamente es
imposible de recuperarlo y que el abogado haya realizado el esfuerzo
respectivo.
Honorarios.
Los honorarios de los abogados se deben asignar de acuerdo con la dificultad
de recaudo que tenga el crédito respectivo. (Ejemplo: Para más antigüedad
asignar mayor porcentaje de honorarios).
Se sugiere crear una tabla de honorarios más alta para la segunda asignación
de créditos y otra más alta todavía para los créditos ya castigados.
b. Condonación de capital
En casos extremos de morosidad, se debe considerar la posibilidad de
recuperar el 100% del capital aunque esto implique la condonación de un
porcentaje de los intereses o de la totalidad de los mismos. Algunas
instituciones financieras permiten a la agencia negociar la condonación de un
porcentaje del capital contra el pago de la totalidad de la deuda. Tanto el Banco
como la agencia externa deben conocer la política establecida para estos
casos.