Anda di halaman 1dari 10

ANALISIS SISTEM DAN PROSEDUR PERSEDIAAN OBAT-OBATAN DALAM

UPAYA MENDUKUNG PENGENDALIAN INTERN


(Studi pada Rumah Sakit Islam Unisma Malang)
Rico Aditya Pangadda,
Suhadak,
Dwi Atmanto
Fakultas Ilmu Administrasi,
Universitas Brawijaya
Malang
E-mail: ricoadityap@gmail.com

ABSTRACT

This study aims to run the company's internal control systems and procedures based on the analysis of the
inventory. This research is a descriptive case study approach. The data used is secondary data. Data was
collected by the method of documentation. The data analysis includes a system and procedure inventory
consisting of related functions, documents used, records are used, the required information management, and
procedures that create network, as well as in analyzes that include elements of internal control consists of the
organizational structure, systems authorizations , the practice of healthy, quality employees in accordance
with the responsibilities. Results of this research are systems and procedures existing inventory at the islamic
hospital Unisma is good enough to support the internal control this can be seen on the separation of functions
reception and procurement, each procedure requires authorization from the competent authorities,
documents and records that there can be creating a healthy practice. However, the existing system at the
islamic hospital Unisma have a weakness for physical inventory counting system it can cause error
information needed to make a purchase inventory management.

Keywords: Inventory Accounting System, Physical Counting Procedures, Internal Control

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk menjalankan pengendalian intern perusahaan berdasarkan analisis sistem dan
prosedur persediaan. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Data yang
digunakan adalah data sekunder. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan metode dokumentasi. Analisis
data mencakup system dan prosedur persediaan yang terdiri dari fungsi yang terkait, dokumen yang
digunakan, catatan yang digunakan, informasi yang dibutuhkan manajemen, dan prosedur yang membentuk
jaringan, serta dalam analisis yang mencakup unsur-unsur pengendalian intern terdiri dari struktur organisasi,
system otorisasi, praktik yang sehat, karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Hasil dari
penelitian ini adalah sistem dan prosedur persediaan yang ada pada rumah sakit islam unisma sudah cukup
baik untuk mendukung dalam pengendalian intern hal ini dapat dilihat pada pemisahan fungsi penerimaan
dan pengadaan, setiap prosedur membutuhkan otorisasi dari pejabat yang berwenang, dokumen dan catatan
yang ada dapat menciptakan praktek yang sehat. Namun system yang ada pada rumah sakit islam unisma
memiliki kelemahan pada system penghitungan fisik persediaan hal ini dapat menyebabkan kesalahan
informasi yang dibutuhkan manajemen untuk melakukan pembelian persediaan.

Kata kunci: Sistem Akuntansi Persediaan, Prosedur Penghitungan Fisik, Pengendalian Intern

PENDAHULUAN bidang kesehatan dapat beradaptasi dengan hal


Seiring perkembangan zaman yang semakin tersebut agar dapat bersaing dengan yang
modern, dunia kesehatan mengalami kemajuan lainnya, begitu pula seiring perkembangan zaman
yang sangat pesat dan menuntut pekerja dalam banyak Rumah Sakit baru didirikan. Banyaknya
rumah sakit yang didirikan mendorong setiap
Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 27 No. 2 Oktober 2015| 1
administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
rumah sakit untuk dapat bersaing secara sehat. Islam Unisma Malang untuk menunjang
Bentuk persaingan pada rumah sakit harus penyembuhan pasien adalah penyediaan obat-
menggunakan strategi agar memiliki keunggulan di obatan. Obat merupakan komponen yang tak
banding kompetitornya, strategi dalam persaingan tergantikan dalam menunjang pelayanan
di rumah sakit bisa dalam hal penentuan harga, kesehatan. Penyediaan obat-obatan tersebut
sistem yang diterapkan, pelayanan yang prima, dilakukan oleh bagian Farmasi yang telah dibentuk
kualitas karyawan yang ikut serta dalam oleh manajemen Rumah Sakit Islam Unisma
memajukan rumah sakit dan lain sebagainya. Malang. Meskipun diluar rumah sakit banyak
SK Menteri Kesehatan RI No. tempat-tempat yang menjual obat, tetapi akan lebih
983/Menkes/SK/XI/1992 dalam Aditama (2004:7) baik jika obat-obatan tersebut dapat disediakan
menyebutkan bahwa: Rumah sakit umum adalah pihak rumah sakit itu sendiri agar obat yang
rumah sakit yang memberikan pelayanan diperlukan lebih mudah dan cepat di dapat, harga
kesehatan yang bersifat dasar, spesifikasi dan yang terjangkau dan terjamin mutu dan
subspesialistik. Rumah sakit juga memiliki misi kualitasnya.
memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu Rumah Sakit Islam Unisma Malang
dan terjangkau oleh masyarakat dalam rangka mempunyai jumlah pasien yang sangat banyak,
meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. dari data yang tercatat pada tahun 2014 sebanyak
Tugas dari rumah sakit adalah melaksanakan upaya 60.700 pasien yang telah berobat di Rumah Sakit
kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna Islam Unisma dan semuanya membutuhkan
dengan mengutamakan penyembuhan dan pelayanan kesehatan yang diserasikan dengan
pemulihan yang dilaksanakan secara serasi dan dukungan obat-obatan yang diperlukan. Untuk
terpadu. Rumah sakit umum mempunyai fungsi memenuhi kebutuhan obat-obatan tersebut Rumah
medis, penunjang medis, pelayanan dan asuhan Sakit Islam Unisma Malang memiliki bagian
keperawatan, rujukan, pendidikan dan pelatihan, farmasi yang bertugas untuk menyediakan,
penelitian dan pengembangan serta mengelola, dan mendistribusikan obat-obatan yang
menyelenggarakan administrasi umum dan diperlukan oleh pihak rumah sakit itu sendiri.
keuangan. Data diatas dapat menggambarkan rata-rata jumlah
Rumah sakit bertanggung jawab secara moral pasien yang dilayani setiap harinya oleh Rumah
dan hukum dalam memberikan mutu pelayanan Sakit Islam Unisma mencapai 166 pasien. Hal ini
yang sesuai dengan standar yang baik terhadap menyebabkan besarnya tingkat perputaran obat-
masing-masing pasien yang ditanganinya. Adapun obatan yang ada pada Rumah Sakit Islam Unisma
bentuk pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit Malang maka diperlukan adanya pengelolaan,
dapat berupa pemeriksaan, perawatan, tindakan pengawasan, dan pengendalian yang baik terhadap
diagnosis lainnya yang diperlukan oleh masing persediaan obat-obatan. Tujuannya adalah untuk
pasien sesuai dengan kebutuhannya dalam batas menjaga persediaan obat-obatan dari resiko
teknologi dan saran yang dimiliki oleh rumah sakit kehilangan, kerusakan, memeriksa ketelitian dan
(Aditama, 2004:21). kebenaran akuntansinya, meningkatkan efisiensi,
Rumah sakit membutuhkan adanya sistem guna menghindari terjadinya kesalahan maupun
mengatur jalannya aktivitas yang terdapat di dalam penyimpangan yang dapat merugikan pihak
rumah sakit, sehingga dengan adanya sistem Rumah Sakit Islam Unisma Malang maupun pihak
diharapkan akan memberikan suatu jaringan lain, serta membantu terpenuhinya kebijakan
prosedur yang terpadu dalam melaksanakan suatu manajemen yang telah ditetapkan. Sistem dan
kegiatan rumah sakit dengan lancar dan terarah prosedur akuntansi yang baik dan memadai sangat
guna mencapai suatu tujuan dari rumah sakit diperlukan guna membantu tercapainya tujuan
tersebut. Rumah sakit perlu menyusun suatu sistem yang ada pada Rumah Sakit Islam Unisma Malang.
akuntansi untuk memenuhi hal itu. “Sistem Sistem dan prosedur akuntansi ini tidak dapat lepas
akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan, dari adanya pengendalian intern yang baik.
dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa Pengendalian intern yang baik digunakan untuk
untuk menyediakan informasi keuangan yang mengontrol kegiatan sistem akuntansi persediaan
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan obat-obatan di Rumah Sakit Islam Unisma Malang.
pengelolaan perusahaan” (Mulyadi, 2008:3). “Pengendalian intern adalah semua rencana
Sistem akuntansi yang berkaitan dalam hal organisasi yang yang digunakan untuk
ini adalah sistem akuntansi persediaan obat-obatan. mengamankan harta kekayaan, mengecek
Salah satu pelayanan yang diberikan Rumah Sakit keakuratan dan keandalan data akuntansi, serta
Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 27 No. 2 Oktober 2015| 2
administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
meningkatkan efisiensi operasional” (Anastasia “Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau
dan Lilis, 2011:82). lebih komponen atau subsistem yang saling
Pengendalian intern bertujuan melindungi berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang
harta perusahaan dan juga agar informasi mengenai sama” (Hall, 2007:6).
persediaan obat-obatan lebih dapat dipercaya. Prosedur
Pegendalian intern persediaan obat-obatan dapat “Prosedur adalah suatu urut-urutan
dilakukan dengan melakukan tindakan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan
pengamanan dan mematuhi aturan yang telah beberapa orang didalam suatu bagian atau lebih
ditetapkan untuk mencegah terjadinya kerusakan, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang
pencurian, kelalaian di dalam menyimpan obat- seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan
obatan maupun tindakan menyimpang lainnya. Hal yang sering terjadi” (Baridwan, 2009:3).
ini dikarenakan sistem dan.prosedur merupakan “Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau
suatu unsur yang membuat suatu kegiatan ataupun kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang
transaksi dapat terkendali sehingga kesalahan atau dengan cara yang sama” Azhar (2005:263).
penyimpangan yang terjadi dapat diminimalisir Sistem Pembelian Persediaan
dengan baik. “Pembelian adalah serangkaian tindakan
Rumah Sakit Islam Unisma Malang untuk mendapatkan barang dan jasa melalui
mempunyai beberapa permasalahan pada saat pertukaran, dengan maksud untuk digunakan
menjalankan aktivitasnya diantaranya sering sendiri atau dijual kembali” (Mulyadi 2008:300).
terjadi kehabisan stock persediaan obat-obatan Fungsi yang terkait dalam system pembelian
dalam satu bulan rata-rata pihak rumah sakit persediaan adalah:
kehabisan stock 3-4 jenis obat sehingga 1. Bagian Gudang
menghambat kelancaran dalam penyelenggaraan 2. Bagian Pembelian
pelayanan pada Rumah Sakit Islam Unisma. 3. Bagian Penerimaan
Dikarenakan kesalahan dalam pembelian stock 4. Bagian Akuntansi (Mulyadi, 2008:302)
obat-obatan seperti obat yang sudah di bawah Dokumen yang digunakan dalam system
safety stock tetapi tidak diadakan pembelian yang pembelian adalah adalah:
disebabkan kurang akuratnya laporan persediaan 1. Surat permintaan pembelian
yang tersedia. Berdasarkan permasalahan tersebut 2. Surat permintaan penawaran harga
peneliti tertarik untuk melakukan penelitian pada 3. Surat order pembelian
Rumah Sakit Islam Unisma Malang apakah standar 4. Laporan penerimaan barang
prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen 5. Surat perubahan order pembelian
Rumah Sakit Islam Unisma Malang sudah 6. Bukti Kas Keluar (Mulyadi, 2008:303)
diterapkan dengan baik dan sudah tepat guna Catatan yang digunakan dalam system
menunjang pengendalian intern Rumah Sakit Islam pembelian adalah:
Unisma Malang Kota Malang tersebut. Hal inilah 1. Register bukti kas keluar
yang menjadi alasan peneliti memilih judul 2. Jurnal Pembelian
“Analisis Sistem dan Prosedur Persediaan 3. Kartu Utang
Obat-obatan dalam Upaya Mendukung 4. Kartu Persediaan (Mulyadi, 2008:304)
Pengendalian Intern” (Studi pada Rumah Sakit Informasi yang dibutuhkan manajemen adalah:
Islam Unisma Malang). 1. Jenis persediaan yang mencapai titik pemesanan
kembali (recorder point)
TINJAUAN PUSTAKA 2. Order pembelian yang telah dikirim kepada
Sistem pemasok
“Sistem adalah hubungan suatu unit dengan 3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh
unit-unit lainnya yang saling berhubungan satu pemasok
sama lainnya dan tidak dapat dipisahkan serta 4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
menuju satu kesatuan dalam rangka mencapai 5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
tujuan yang telah ditetapkan” (Jimmy, 2008:9). 6. Tambahan kuantitas dan harga pokok
“Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih persediaan dari pembelian (Mulyadi, 2008:305)
komponen-komponen yang saling berhubungan, Jaringan prosedur yang membentuk sistem
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan pembelian yaitu:
tertentu” (Jogiyanto 2005:34). 1. Prosedur permintaan pembelian

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 27 No. 2 Oktober 2015| 3


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
2. Prosedur permintaan penawaran harga METODE PENELITIAN
pemilihan pemasok Penelitian ini tergolong ke dalam penelitian
3. Prosedur order pembelian deskriptif dengan pendekatan studi kasus. yang
4. Prosedur Penawaran harga dalam proses penelitian dan ngolahan datanya tidak
5. Prosedur pemcatatan utang menggunakan perhitungan, hanya memberikan
6. Prosedur distribusi pembelian. gambaran dan penjelasan terhadap permasalahan
Prosedur penghitungan fisik persediaan yang diteliti. Metode pengumpulan data yang
“Prosedur perhitungan fisik persediaan digunakan adalah dokumentasi. Untuk metode
umumnya digunakan oleh perusahaan untuk analisa yang digunakan adalah merangkum data
menghitung secara fisik persediaan yang disimpan dan informasi yang diperoleh, kemudian
di gudang, yang hasilnya digunakan untuk melakukan penyajian data dalam tulisan, gambar,
meminta pertanggungjawaban bagian gudang dan alur (flowchart), hal terakhir adalah melakukan
mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan penarikan kesimpulan terhadap hasil penyajian
pertanggung jawaban bagian kartu persediaan data.
mengenai keadaan catatan persediaan yang
diselenggarakannya, serta untuk melakukan PEMBAHASAN
penyesuaian terhadap catatan persediaan di bagian Sistem dan Prosedur Persediaan Obat-obatan
kartu persediaan” (Mulyadi, 2008:575). Rumah Sakit Islam Unisma Malang
Fungsi yang terkait: Struktur Organisasi
1. Panitia penghitungan fisik persediaan Struktur organisasi pada Rumah Sakit
2. Bagian Akutansi Islam Unisma Malang sudah baik karena sudah
3. Bagian Gudang (Mulyadi, 2008:579) memisahkan antara unit structural dengan unit
Dokumen yang digunakan: fungsional hal ini diperlukan agar mendukung
1. Kartu perhitungan fisik pengendalian intern pada Rumah Sakit Islam
2. Daftar hasil perhitungan fisik Unisma Malang.
3. Bukti memorial (Mulyadi, 2008:576) Sistem persediaan obat-obatan pada Rumah
Catatan yang digunakan: Sakit Islam Unisma Malang
1. Kartu persediaan Fungsi-fungsi yang terkait
2. Kartu gudang Fungsi-fungsi yang terkait dalam system
3. Jurnal Umum (Mulyadi, 2008:579) persediaan obat-obatan pada Rumah Sakit Islam
Informasi yang diperlukan manajemen: Unisma, terdiri dari:
1. Laporan data pemakaian barang 1. Fungsi Tim Pengadaan
2. Laporan data penerimaan Fungsi ini memiliki tanggung jawab melakukan
barang perencanaan dan pengadaan barang baik medis
maupun non medis, tim pengadaan melakukan
3. Laporan data barang pengadaan barang berdasarkan laporan yang
4. Laporan data persediaan barang (Miftahudin, diterima dari masing-masing instalasi di
2007) lingkungan rumah sakit tim ini juga memilki
Pengendalian Intern tugas untuk menseleksi apakah barang yang
“Sistem pengendalian intern meliputi diajukan/diminta pada masing-masing instalasi
struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran sesuai dengan anggaran belanja rumah sakit atau
yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan tidak, dan mengevaluasi pemasok.
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data 2. Tim Pemeriksa
akintansi, mendorong efisiensi dan mendorong Tim ini memiliki tanggung jawab memeriksa
dipatuhinya kebijakan yang ditetapkan saat barang yang telah dipesan tim pengadaan
manajemen” (Mulyadi 2008:165). datang, tim ini bertugas memeriksa kesesuaian
Tujuan Pengendalian Intern spesifikasi barang dengan yang dipesan,
1. Menjaga kekayaan organisasi kualitas barang, dan jumlah barang. Jika sesuai
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data tim ini akan menerbitkan berita acara dan
akuntansi mendistribusikan barang kepada unit logistik
3. Mendorong efisiensi untuk alat kesehatan dan bagian farmasi untuk
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen obat-obatan.
(Mulyadi, 2008:165)

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 27 No. 2 Oktober 2015| 4


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
3. Fungsi Gudang ditandatangani saksi dan petugas pemusnahan
Fungsi ini memiliki tanggung jawab menerima itu sendiri
obat-obatan dari tim pemeriksa dan Catatan Akuntansi yang Digunakan
mencatatnya dalam kartu gudang, fungsi ini Catatan akuntansi yang digunakan oleh
juga memiliki tanggung jawab mengatur Rumah Sakit Islam Unisma Malang dengan system
penyimpanan obat dan pengeluaran obat. persediaan obat-obatan antara lain:
4. Fungsi Keuangan 1. Kartu gudang
Fungsi ini memiliki tanggung jawab melakukan Kartu gudang digunakan oleh bagian gudang
pembayaran kepada pemasok dengan untuk mencatat stock obat-obatan yang ada di
mencocokan antara faktur dari pemasok dengan gudang
berita acara penerimaan barang dari tim 2. Jurnal Umum
pemeriksa Jurnal umum digunakan bagian administrasi
5. Fungsi Informasi dan Pendaftaran (IDP) farmasi untuk mencatat setiap keluar dan
Fungsi ini memiliki tanggung jawab melakukan masuknya barang.
pengecekan kelengkapan syarat dan ketentuan Informasi yang Dibutuhkan Manajemen:
dalam pengajuan asuransi untuk para pasien Informasi yang digunakan dalam
6. Fungsi Pemusnahan barang pelaksanaan persediaan di Rumah Sakit Islam
Fungsi ini memiliki tanggung jawab melakukan Unisma adalah sebagai berikut:
pemusnahan barang atau obat yang sudah rusak 1. Laporan data pemakaian barang
atau habis masa berlakunya. Laporan data pemakaian barang selama satu
Dokumen yang digunakan bulan yang dibuat oleh bagian administrasi
Dokumen yang digunakan dalam system farmasi
persediaan obat-obatan pada Rumah Sakit Islam 2. Laporan data penerimaan barang
Unisma Malang, terdiri dari: Laporan data penerimaan barang yang berasal
1. Form Pengajuan Barang Medis dari bagian gudang
Merupakan dokumen yang digunakan untuk 3. Laporan data persediaan barang
menetukan kebutuhan barang medis dari Laporan sisa stock barang yang tersimpan di
masing-masing unit instalasi gudang berasal dari bagian gudang
2. Surat Pesanan (SP) 4. Jumlah pasien
Merupakan dokumen rincian pemesanan barang Informasi adanya kenaikan atau penurunan
yang dibutuhkan dan ditujukan untuk pemasok jumlah pasien untuk menentukan kebutuhan
3. Faktur obat-obatan satu bulan kedepan
Merupakan dokumen yang digunakan bagian 5. Pola Penyakit
keuangan untuk melakukan pembayaran kepada Informasi pola penyakit adalah pada saat akan
pemasok dan juga sebagai bukti transaksi melakukan pengadaan perlu diperhitungkan
pembelian barang penyakit apa yang akan banyak terjadi dalam
4. Berita acara penerimaan barang satu bulan kedepan
Merupakan dokumen yang digunakan tim 6. Pemasok
pemeriksa sebagai bukti barang yang di terima Informasi tentang pemasok termasuk dalam
telah sesuai dengan pesanan harga barang yang ditawarkan, kesesuaian
5. Surat perintah pengeluaran barang spesifikasi barang yang diinginkan, dan
Merupakan dokumen yang digunakan sebagai pelayanan yang diberikan oleh pemasok
bukti pengeluaran barang dari gudang farmasi tersebut
yang diserahkan kepada unit instalasi di rumah Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem
sakit Jaringan prosedur yang membentuk sistem
6. Nota pembelian persediaan obat-obatan pada Rumah Sakit Islam
Merupakan dokumen yang digunakan sebagai Unisma Malang antara lain:
bukti transaksi pengeluaran barang yang 1. Prosedur perencanaan kebutuhan obat-
diserahkan kepada pasien asuransi maupun non obatan
asuransi 2. Prosedur pengadaan obat-obatan
7. Berita acara pemusnahan 3. Prosedur pembayaran obat-obatan
Merupakan dokumen yang digunakan sebagai 4. Prosedur penyimpanan obat-obatan
bukti barang telah dimusnahkan dengan 5. Prosedur pendistribusian obat-obatan
6. Prosedur penghapusan obat-obatan
Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 27 No. 2 Oktober 2015| 5
administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
7. Prosedur penghitungan fisik persediaan Sistem persediaan obat-obatan pada Rumah
Sistem Pengendalian Intern pada Rumah Sakit Sakit Islam Unisma Malang sudah baik namun ada
Islam Unisma Malang kekurangan pada prosedur penghitungan fisik
Struktur Organisasi persediaan karena masih lemah, hal ini dapat
1. Fungsi gudang yang hanya bertugas menyimpan menyebabkan kesalahan informasi yang diperlukan
barang dari fungsi penerimaan dan pihak manajemen untuk melakukan pembelian
mendistribusikan barang persediaan. Maka dari itu penulis memberikan
2. Fungsi pembelian di RSI Unisma dibentuk saran sesuai dengan teori dalam buku referensi
dalam sebuah tim yaitu tim pengadaan yang yang ada adalah sebagai berikut:
bertugas melaksanakan pemesanan kepada Prosedur penghitungan fisik persediaan
pemasok Pemegang kartu penghitungan fisik
3. Fungsi penerimaan di RSI Unisma dibentuk
dalam sebuah tim yaitu tim pemeriksa yang
bertugas menolak atau menerima barang yang
diterima dari pemasok
4. Fungsi akuntansi yang bertugas mencatat utang
yang timbul dari transaksi pembelian dan
melakukan pembayaran
Sistem Otorisasi
1. Pengajuan rencana pengadaan obat-obatan oleh
tim pengadaan di otorisasi oleh direktur dan
wakil direktur
2. Surat pesanan pembelian kepada pemasok di
otorisasi oleh ketua tim pengadaan
3. Penerimaan barang di otorisasi oleh tim
pemeriksa
4. Pembayaran tidak di otorisasi oleh manajer
keuangan Penghitung Pengecek
5. Penyimpanan barang tidak di otorisasi kepala
instalasi farmasi
6. Pendistribusian barang di otorisasi oleh
karyawan farmasi yang bertugas dan bagian
gudang
7. Penghapusan barang di otorisasi oleh bagian
pemusnahan dan saksi
Praktek yang Sehat
1. Penggunaan formulir bernomor urut sehingga
dapat dipertanggung jawabkan penggunaannya
2. Menggunakan nama terang dan tanda tangan
petugas yang mengisi formulir agar dapat
dipertanggung jawabkan penggunaannya
3. Fungsi pembelian dan penerimaan barang yang
dipisahkan
4. Tidak ada transaksi yang dilakukan oleh satu
orang atau satu unit organisasi dari awal hingga
akhir tanpa campur tangan orang atau unit
organisasi lain
5. Perputaran jabatan yang diadakan rutin oleh tim
pengadaan dan pemeriksaan
6. Pemeriksaan oleh satuan pengawas intern
Analisis Sistem dan Prosedur Persediaan Obat-
obatan pada Rumah Sakit Islam Unisma
Malang

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 27 No. 2 Oktober 2015| 6


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
Bagian Kartu persediaan Bagian administrasi Bagian gudang menyebabkan informasi tentang persediaan
yang dibutuhkan pihak manajemen menjadi
kurang akurat.
2. Untuk pengendalian intern pada prosedur
penghitungan fisik persediaan masih kurang hal
ini disebabkan belum adanya prosedur yang
jelas untuk prosedur penghitungan fisik
persediaan.

Saran
Berdasarkan beberapa kesimpulan diatas, maka
saran yang dapat peneliti berikan untuk dijadikan
masukan bagi pihak perusahaan sebagai berikut:
1. Sebaiknya pihak Rumah Sakit Islam Unisma
Malang membuat prosedur untuk penghitungan
fisik persediaan, seperti prosedur-prosedur
sebelumnya yang sudah baik, hal ini
dimaksudkan untuk mendukung juga prosedur-
prosedur yang sudah ada agar membantu
manajemen dalam pengambilan keputusan
dengan menyediakan informasi yang akurat
Gambar 1: Bagan Alir ProsedurPenghitungan mengenai jumlah persediaan.
fisik persediaan obat-obatan 2. Pada pengendalian intern prosedur
Sumber: Data diolah
penghitungan fisik persediaan peneliti
menyarankan agar membentuk panitia
Pengendalian intern dalam struktur
penghitungan fisik yang terdiri dari karyawan
organisasi sudah cukup baik dilihat dari pemisahan
pada instalasi farmasi diluar bagian akuntansi
fungsi penerimaan dan fungsi pengadaan namun
dan bagian gudang, membuat formulir yang
masih kurang karena belum dibentuknya panitia
dibutuhkan untuk mendukung prosedur
penghitungan fisik.
penghitungan fisik persediaan, untuk otorisasi
Sistem otorisasi yang dilakukan sudah
disarankan kepala instalasi farmasi sebagai
mendukung dapat dilihat setiap prosedur akan
ketua penghitungan fisik persediaan untuk
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang, untuk
menandatangani hasil penghitungan fisik
prosedur penghitungan fisik persediaan disarankan
persediaan, dan menempatkan karyawan yang
untuk diotorisasi oleh kepala instalasi farmasi.
berkompeten untuk menjadi panitia
Cara-cara yang dilakukan oleh Rumah Sakit
penghitungan fisik persediaan.
Islam Unisma dalam menciptakan praktek yang
sehat sudah baik. Untuk pembentukan fungsi
DAFTAR PUSTAKA
panitia penghitungan fisik persediaan yang
A.Hall, James. 2007. Sistem Informasi Akuntansi.
disarankan oleh peneliti anggota yang terlibat
Jakarta: Salemba Empat
dalam panitia penghitungan fisik tidak boleh
berasal dari bagian gudang dan bagian administrasi Aditama, T.Y. 2006. Manajemen Administrasi
instalasi farmasi, hal ini ditujukan untuk Rumah Sakit. Jakarta: Universitas Indonesia
menciptakan praktek yang sehat. Anastasia Diana, Lilis Setiawati. 2011. Sistem
Informasi Akuntansi, Perancangan, Proses dan
KESIMPULAN DAN SARAN penerapan. Yogyakarta: PT. Andi
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah Azhar Susanto. 2005.Sistem Informasi
dijelaskan maka dapat ditarik kesimpulan sebagai Manajemen. Jakarta: Ghaila Indonesia.
berikut: Baridwan Zaky. 2009. Sistem Akuntansi
1. pada prosedur penghitungan fisik persediaan Penyusunan Prosedur dan Metode. Yogyakarta:
pihak manajemen belum menetapkan prosedur BPFE Universitas Gajah Mada
yang baku dalam melaksanakan prosedur
penghitungan fisik persediaan ini dapat

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 27 No. 2 Oktober 2015| 7


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
Gaol. L. Jimmy. 2008. Sistem Informasi Prosedur Pengadaan Obat-obatan
Tim Pengadaan Tim Pemeriksa
Manajemen Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta:
PT. Grasindo
Miftahuddin. 2007. Perancangan Sistem Informasi
Manajemen Persediaan. Padang: Universitas
Andalas
Jogianto, HM. 2005. Sistem Teknologi Informasi.
Yogyakarta: PT. Andi.
Mulyadi. 2008. Sistem akuntansi. Jakarta: Salemba
Empat

Lampiran
Bagan Alir Dokumen Sistem Persediaan obat-
obatan pada Rumah Sakit Islam Unisma Malang

Prosedur perencanaan kebutuhan obat-obatan


Unit instalasi Tim Pengadaan

Prosedur Pembayaran obat-obatan


Bagian Keuangan

Wakil Direktur Direktur

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 27 No. 2 Oktober 2015| 8


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
Prosedur Penyimpanan (Unit Instalasi)
Bagian Penerimaan Gudang Bagian Gudang Unit Instalasi Bagian Gudang

Prosedur pendistribusian obat-obatan


(Pasien asuransi)
Bagian IDP Bagian Farmasi

Bagian Akuntansi dan Anggaran

(Pasien Umum)
Bagian Farmasi

Prosedur Penghapusan obat-obatan


Kepala Ins Farmasi Administrasi farmasi

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 27 No. 2 Oktober 2015| 9


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
Bagian Gudang Bagian Pemusnahan

Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan


Seluruh karyawan instalasi farmasi

Sumber: Rumah Sakit Islam Unisma

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 27 No. 2 Oktober 2015| 10


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id