GERENCIAMENTO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS:

FERRAMENTAS E APLICABILIDADES
Emerson José da Silva

PROGRAMA ANUAL DE CAPACITAÇÃO 2017

GERÊNCIA DE CAPACITAÇÃO E QUALIFICAÇÃO
CDH-SGP
 UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
SECRETARIA DE GESTÃO DE PESSOAS
COORDENAÇÃO DE DESENVOLVIMENTO HUMANO
GERÊNCIA DE CAPACITAÇÃO E QUALIFICAÇÃO

PROGRAMA ANUAL DE CAPACITAÇÃO 2017

GERENCIAMENTO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS:
FERRAMENTAS E APLICABILIDADES

Desenvolvimento do Material EMERSON JOSÉ DA SILVA

Diagramação JOSÉ ORLANDO AGUIRRE HADDAD

Cuiabá-MT
2017
 ORGANIZAÇÃO E CONDUÇÃO
DE REUNIÕES

A ausência total ou o excesso de reuniões tem influência direta nas rotinas de

um dia de trabalho. Em qualquer uma das duas situações pode haver o
comprometimento no andamento dessas rotinas, seja pelo grande número de
reuniões sem planejamento que inviabilizam colocar em prática o que foi definido
como objetivo ou pela falta de cuidado em definir, alinhar e acompanhar as
atividades a serem executadas.

Certifique-se se há realmente a necessidade de reunião, se o assunto for

somente informações por exemplo, não gaste o seu tempo nem das outras
pessoas, mande um boletim informativo por e-mail ou em mensagem de celular.
Uma reunião deve ter uma pauta, um motivo, um objetivo que só pode ser
discutido com a presença dos envolvidos no assunto.

Um esquema que ajuda a garantir que a reunião será produtiva é o da sigla

ORFR (Objetivos - Roteiro - Funções - Responsabilidades). Como já dissemos,
para que uma reunião aconteça fundamental se ter um OBJETIVO. Toda reunião
deve ter um propósito, para não se correr o risco de gastar boa parte do tempo
decidindo sobre o que falar. Um exemplo de objetivo para uma reunião: Definir
o mapeamento dos processos da Secretaria da Unidade “A”.

O ROTEIRO é definido por uma lista de tópicos que serão discutidos, cada um
com o seu tempo pré-definido para discussão. Por exemplo: Fazer um
levantamento das atribuições e processos originados e de origem externa
à Secretaria da Unidade “A”.

Tópicos:

1. Sugestões de formas para coleta dos dados - (15 minutos).

2. Elencar as sugestões mais eficazes - (15 minutos)

3. Eleger a melhor sugestão- (10 minutos).

E para finalizar, definir as FUNÇÕES e RESPONSABILIDADES de cada um dos
envolvidos. A reunião deve terminar com a certeza de que todos sabem o que é
para ser feito, por quem deve ser feito e quando deve ser entregue. As funções
e responsabilidades devem ser lidos no termino da reunião. Todos os
encaminhamentos da reunião, decisões e responsáveis devem constar da Ata
de Reunião ou Plano de Ação, que assim que finalizados devem ser
encaminhados a todos os envolvidos.

ESTRUTURAÇÃO DE AGENDA DE REUNIÃO

De repetente no meio da reunião você pensa: “O que eu estou fazendo aqui

mesmo?” Ou no final de outra escuta a frase: “Vamos marcar uma próxima
reunião, pra discutirmos melhor.” Inevitavelmente começaremos a acreditar que
toda reunião é inútil e que o tempo gasto será sempre um tempo perdido. As
reuniões são essenciais para o bom andamento das atividades dentro da
instituição e servem para alinhar os objetivos que a unidade pretende alcançar.
Serve para que todos conheçam as metas e discutam a melhor forma para
cumpri-las. Mas para isso precisamos estruturar bem nossa agenda de reuniões.

Uma reunião precisa ser bem elaborada. O tempo gasto na definição dos
objetivos, na ordem desses objetivos e na discussão de cada assunto, serve
para garantir por exemplo que nenhum item será esquecido. Pensar quais
pessoas estão diretamente ligadas aquela pauta permite que as outras
atividades continuem acontecendo por exemplo. O tempo gasto para elaborar
melhor a sua reunião, certamente poupará tempo na execução das tarefas.
Lembrando que agenda de reunião é diferente de ata de reunião. Numa agenda
ou pauta de reuniões devem constar o tema, o nome do responsável e o tempo
gasto em cada assunto.

1. Faça uma lista

Listar os tópicos que serão discutidos na reunião e o tempo de discussão
de cada um. Os assuntos devem ser pertinentes ao bom andamento da
instituição. As vezes um simples e-mail pode resolver a questão.
 2. Organize
Organize os tópicos por ordem de importância. Os mais importantes
devem ser discutidos primeiro. Garantindo que no caso de atraso, os
assuntos menos importantes poderão ser resolvidos num próximo
momento. Defina também o nome da reunião, as pessoas que deverão
fazer parte desse momento, além dos horários de início e termino.

3. Defina as responsabilidades
Defina os responsáveis em conduzir a reunião, fazer a ata e/ou escrever
o plano de ação.

4. Comunique-se com os interessados

Encaminhe a todos os envolvidos na reunião, um e-mail (mensagem de
celular ou mesmo através do Google Agenda - é necessário que os
participantes tenham e-mail no Gmail) de convocação com as
informações da reunião, como a pauta, dia e horário. Enviando o e-mail
com antecedência, permitimos que as pessoas tenham um tempo para se
preparar.

FORMATAÇÃO DE RELATÓRIO
OU ATA DE REUNIÃO

As decisões e encaminhamentos colhidos durante a reunião, devem ser

anotados na ata ou relatório de reunião e lido ao seu final. O objetivo é esclarecer
quais as atividades devem ser desenvolvidas, quem será o responsável por cada
uma e qual prazo tem para entregar a demanda.

Esse documento servirá de base para o acompanhamento das atividades,

garantindo o cumprimento das metas estabelecidas para os objetivos desejados.
A devolutiva não pode ser um procedimento eventual, usado apenas em
momentos de insatisfação. É um instrumento de acompanhamento que deve
fazer parte da rotina do gestor ou do responsável pelo trabalho, como garantia a
todos e a instituição da realização dos serviços. A devolutiva ou o feedback serve
como orientação e alinhamento da execução do planejamento.

O relatório depois de lido no final da reunião, deve ser encaminhado a todos os

envolvidos nas atividades para que todos possam alinhar as ideias e evitar o
desencontro de informações. Possibilitando também o desenvolvimento de
responsabilidades e maior comprometimento com as rotinas de trabalho
individuais e coletivas.

Elaboramos um roteiro de condução de reuniões eficazes, com base em alguns

especialistas no assunto. As reuniões podem ser semanais, quinzenais ou
mensais, tudo vai depender das atividades e da quantidade de pessoas
envolvidas nos processos. As etapas para uma boa reunião basicamente não
mudam, contudo, os modelos de formulários que disponibilizamos aqui pode ser
adaptado ao perfil de sua equipe e do trabalho que desenvolvem.
COMO CONDUZIR REUNIÕES EFICAZES

1. Planejamento/Elaboração:
a) Elaboração da pauta de reunião (objetivos claros e no máximo 03 por
reunião).
b) Listar os envolvidos e enviar e-mails ou alerta pelo Google Agenda
para todos os convocados constando o tema a data e o local (essa
forma de contato possibilita possíveis correções e já define o assunto
que será discutido e evita assuntos fora da pauta).
c) Data, hora e local (reuniões devem ter no máximo 02 horas de
duração). Lembre-se de preparar o ambiente adequadamente para
garantir o acolhimento para todos que participarão da reunião.

2. Execução:
a) Pontualidade, os horários de início e termino devem ser rigorosos
(terminar mesmo que a pauta não tenha sido cumprida).
b) Controle de pauta (a pauta e o tempo devem ser respeitados, se
possível imprimir e entregar para cada um dos participantes, evita
distrações).
c) Todos os convocados devem participar da reunião (Estimular os
tímidos e controlar os que falam demais).

3. Finalização:
a) Ata ou relatório de reunião (Destacar uma pessoa para fazer a ata e
as anotações definidas na reunião).
b) Reler as decisões, os próximos passos e os responsáveis por cada
tarefa (O que (tarefa), Quando (prazo) e Responsável, podemos
elaborar um formulário próprio de reuniões).

4. Observações:
Novas regras para a condução das reuniões podem ser incluídas, tudo
vai depender da sua unidade, da quantidade de pessoas envolvidas e
das atividades ali desenvolvidas.
PAUTA DE REUNIÃO

Esta ferramenta deve ser utilizada na fase de planejamento/elaboração e

serve de guia na condução da reunião. Traz informações como o tema,
os objetivos da discussão, os participantes envolvidos e o tempo de
duração do evento.

PAUTA DE REUNIÃO

TEMA: Tema “A”

INÍCIO: 08h00 FIM: 09h00 DATA: Agosto de 2017

LOCAL: Sala de Reuniões

OBJETIVOS

Objetivo 1 “B”

Objetivo 2 “C”

PARTICIPANTES

Participante 1 Servidor A

Participante 2 Servidor B

ATA DE REUNIÃO
(RELATÓRIO DE REUNIÃO)

A ata é construída durante a reunião e serve de documento de conclusão

do trabalho. Nela devem constar os itens ou ações que deverão ser
solucionados, os respectivos responsáveis na solução das demandas
além do prazo em que as questões devem ser resolvidas.
 ATA DE REUNIÃO

Tema “A”

INÍCIO: 08h00 FIM: 09h00 LOCAL: Sala de Reuniões

TÓPICOS DISCUTIDOS

Tópico 1 “B”

Tópico 2 “C”

PARTICIPANTES

Participante 1 Servidor A

Participante 2 Servidor B

AÇÕES/PROBLEMAS A SOLUCIONAR

Ação Responsável Prazo

PLANO DE AÇÃO

Definidas as soluções dos problemas e estipulados os prazos para o

cumprimento dessas ações, o plano de ação entra como uma ferramenta
de gestão à vista que possibilita uma visão geral das metas estabelecidas,
dos responsáveis por cada atividade e do prazo para a entrega das
demandas solucionadas, além de permitir o acompanhamento de todo o
trabalho.

OS TRÊS MODELOS ESTÃO DISPONÍVEIS PARA IMPRESSÃO VIA

LINK
Portal Atitude e Negócios. 3 maneiras para conduzir reuniões mais produtivas.
Disponível em: <http://atitudeenegocios.com/conduzir-uma-reuniao-produtiva/>.
Acesso em Junho de 2017.
Portal Blog Convenia. Como preparar uma reunião produtiva. Disponível em:
<http://blog.convenia.com.br/como-fazer-uma-reuniao-produtiva-com-
funcionarios-em-5-passos/>. Acesso em: junho de 2017.
Portal Blog Todoist. 9 regras para tornar suas reuniões produtivas. Disponível
em: <https://blog.todoist.com/pt/2015/05/22/9-regras-para-tornar-suas-reunioes-
produtivas/>.Acesso em: junho de 2017.
Portal Blog Todoist. Como conduzir reuniões eficazes. Disponível em:
<https://blog.todoist.com/pt/2016/01/28/5-coisas-para-nao-presumir-dos-seus-
colegas-de-trabalho/>.Acesso em: junho de 2017.
Portal Blog Todoist. Como vencer a rotina de estar atarefado de uma vez por
todas. Disponível em: <https://blog.todoist.com/pt/2015/12/11/como-vencer-
rotina-atarefada/>.Acesso em: junho de 2017.
Portal Christian Barbosa, Você S/A. Como ter reuniões produtivas. Disponível
em: <https://www.youtube.com/watch?v=Cqbb0AVgkx0>. Acesso em: junho de
2017.
Portal Economias. Como se preparar para uma reunião de trabalho. Disponível
em: <https://www.economias.pt/como-se-preparar-para-uma-reuniao-de-
trabalho/>. Acesso em: junho de 2017.
Portal Efetividade. Disponível em: <http://efetividade.net/2012/05/reuniao-
planejamento-ata-pauta-convite-mensagens.html>.Acesso em: junho de 2017.
Portal Inovagp. Como preparar uma reunião produtiva. Disponível em:
<http://www.inovagp.com/2012/03/como-preparar-uma-reuniao-produtiva-dicas-
e-modelo-de-pauta-e-ata/>.Acesso em: junho de 2017.
Portal Inovagp. Diversos artigos de gerenciamento de projetos. Disponível em:
<http://www.inovagp.com/templates-e-tutoriais/pmbok/>. Acesso em: junho de
2017.
Portal Projeto Gerenciado. Modelo de ata de reunião de equipe de projeto.
Disponível em: <http://projetogerenciado.com.br/modelo-de-ata-de-reuniao-de-
equipe-de-projeto/>. Acesso em: junho de 2017.
Portal Reunião em pauta, Como Fazer uma Ata de Reunião Simples - Sala de
Reunião. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=aEubBZne4BE>.
Acesso em: junho de 2017.
Portal Sistema Justus. Dicas para organizar reuniões mais produtivas.
Disponível em: <https://blog.sistemajustus.com.br/2015/04/28/dicas-para-
organizar-reunioes-mais-produtivas-na-sua-igreja/>.Acesso em: junho de 2017.
Portal Sônia Guimarães, Encontro comigo - Como conduzir reuniões eficazes.
Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=9OQPk_20BNc>. Acesso
em: junho de 2017.
Portal UOL. Check-list para planejar sua próxima grande reunião. Disponível em:
<http://hbrbr.uol.com.br/check-list-para-planejar-sua-proxima-grande-reuniao/>.
Acesso em: junho de 2017.
Portal Wikihow. Como Organizar uma Reunião Eficiente. Disponível em:
<http://pt.wikihow.com/Organizar-uma-Reuni%C3%A3o-Eficiente>.Acesso em:
junho de 2017.