Human Resource Planning and Recruitment

Slide 1

Tujuan:

1. Memahami pentingnya perencanaan sumber daya manusia (HRP) pada organisasi.

2. Mengidentifikasi enam langkah dalam proses HRP.
3. Menjelaskan metode dimana organisasi dapat mengembangkan prakiraan permintaan
personil yang diantisipasi dan memahami pasar tenaga kerja.
4. Memahami bagaimana sebuah organisasi dapat tetap mengetahui dan mengevaluasi
pasokan personelnya dan, jika perlu, lakukanlah program perampingan.
5. Menentukan metode rekrutmen mana yang terbaik untuk situasi tertentu, termasuk peran
E-recruiting.
6. Memahami pro dan kontra rekrutmen internal versus eksternal.
7. Mengenali fitur terpenting dari strategi rekrutmen.
8. Mengenali implikasi hukum rekrutmen dan perencanaan.

Slide 2

Mengapa Perencanaan Sumber Daya Manusia ?

1. SDM perlu diintegrasikan ke dalam proses perencanaan strategis

2. Perencanaan SDM menciptakan keunggulan kompetitif
3. Tujuan perusahaan untuk mengendalikan biaya & memenuhi harapan pelanggan
4. Memprediksi kebutuhan SDM dalam konteks rencana bisnis strategis
5. Memahami interdependensi aktivitas SDM
6. Pengambilan keputusan berbasis data mampu meningkatkan efektifitas
Slide 3

1. Environmental scanning -- mengidentifikasi dan mengantisipasi sumber ancaman dan

peluang, memindai lingkungan eksternal (pesaing, peraturan) dan lingkungan internal
(strategi, teknologi, budaya)
2. Labor demand analysis — memproyeksikan bagaimana kebutuhan bisnis akan
mempengaruhi kebutuhan SDM, dengan menggunakan metode kualitatif dan metode
kuantitatif
3. Labor supply analysis — ketersediaan sumber daya proyek dari sumber internal dan
eksternal
4. Gap analysis — menyesuaikan/mencocokan perkiraan penawaran dan permintaan tenaga
kerja
5. Action programming — menerapkan solusi yang disarankan dari analisis kesenjangan
6. Control & evaluation — Mengendalikan/mengontrol efek HRP dengan menentukan dan
mengukur kriteria kritis (biaya perekrutan, hasil kinerja)

Slide 4

Environmental Scanning

 Always keep the “big picture” in mind

1. Rujukan untuk pemindaian harus sesuai dengan tujuan strategis dengan fokusnya pada
pelanggan.
2. Sebagai contoh, jika ada keluhan dari pelanggan tentang produk atau layanan
(Customer Service). Apakah organisasi/perusahaan dapat menyelesaikan hal terebut.
Jika dikaitkan dengan SDM, apakah jumlah karyawan dibagian Customer Service
sudah sesuai kebutuhan untuk melayani keluhan pelanggan atau belum.
 Dilakukan dalam konteks lingkungan hukum
1. WARN (Worker Adjustment and Retaining Notification Act)
WARN memberi perlindungan kepada pekerja, keluarga mereka, dan masyarakat
setempat dengan meminta pemilik usaha untuk memberikan pemberitahuan paling
 sedikit 60 hari sebelum ditutupnya pabrik. Pengusaha dilindungi oleh persyaratan
WARN jika mereka memiliki 100 atau lebih pegawai tetap.
2. Affirmative Action
Seperti yang dibahas di Bab 3, peraturan pemerintah juga mempengaruhi
perencanaan SDM dan harus dipertimbangkan dalam pemindaian lingkungan.
Perundang-undangan kesempatan kerja seperti Undang-Undang Hak Sipil 1991,
Undang-Undang tentang Ketenagakerjaan Usia, Undang-Undang Penyandang
Disabilitas 1990.
 Menentukan karakteristik pasar tenaga kerja yang relevan
1. Pasar tenaga kerja yang relevan untuk pengusaha didefinisikan oleh kompetisi
pekerjaan, geografi, dan pengusaha.
 Keterampilan atau spesifikasi pekerjaan memainkan peran terbesar dalam
definisi pasar kerja yang relevan. Pekerja akan ditempatkan sesuai dengan
keterampilan dan posisi yang dibutuhkan.
 Pasar tenaga kerja dipengaruhi oleh geografi namun, karena teknologi sudah
semakin maju hal tersebut bukan menjadi masalah. Sebagai contoh seorang
programming bisa kerja remote.
 Pengusaha adalah yang ketiga menentukan pasar tenaga kerja. Jumlah dan jenis
pengusaha yang mencari orang yang memiliki kualifikasi sama atau
menawarkan kompensasi serupa di lokasi yang sama juga dapat berfungsi
untuk menentukan pasar kerja.
2. Kondisi pasar tenaga kerja mempengaruhi perencanaan SDM baik dari segi jumlah
maupun jenis karyawan yang ada.
 Di pasar tenaga kerja yang longgar, merekrut pegawai yang berkualitas cukup
mudah karena ketersediaan sumber daya yang berlimpah. Ini adalah kasus untuk
sebagian besar pekerjaan di Amerika Serikat sejak 2008.
 Namun, beberapa pasar tenaga kerja sangat ketat. Misalnya, ada kekurangan
dalam teknologi terdepan seperti teknologi optik dan laser serta kekurangan di
daerah kerja tidak terampil seperti perawatan anak dan bantuan panti jompo.
Pasar yang ketat membatasi ketersediaan tenaga kerja, menaikkan biaya untuk
 karyawan yang dipilih, dan bahkan membatasi sejauh mana organisasi dapat
selektif dalam prosedur perekrutannya.
 Pasar tenaga kerja global berpengaruh penting
1. Masa depan offshoring adalah layanan yang membutuhkan keterampilan yang lebih
tinggi.
2. Teknologi telah membuat pekerja dari seluruh dunia dapat diakses dan telah
memperluas pasar tenaga kerja untuk perusahaan. Hasilnya adalah biaya tenaga kerja
yang lebih rendah untuk perusahaan.
3. Outsourcing dapat menghemat biaya namun terdapat ancamanyaiut hilangnya beberapa
kontrol dan kemungkinan dampak negatif pada hubungan perusahan/karyawan,
pengendalian mutu, dan hilangnya pengetahuan kelembagaan

Slide 5

Pertumbungan Keanekaragama Tenaga Kerja A.S. dan A.S. Work (Halaman 148)

Slide 6

Labor Demand Forecast

Qualitative Methods

 Centralized approach Metode paling sederhana untuk memproyeksikan permintaan tenaga

kerja adalah pendekatan "top-down" terpusat, dimana departemen HR memeriksa situasi
bisnis saat ini dan menentukan persyaratan kepegawaian untuk bagian keseluruhan
perusahaan. Sementara pendekatan ini sederhana, bisa jadi tidak akurat. Pendekatan top-down
mengasumsikan bahwa kantor HR pusat memiliki pemahaman bisnis yang akurat serta
kebutuhan setiap unit atau fungsi.
 Decentralized approach setiap unit atau manajer fungsional memperoleh kebutuhan
kepegawaiannya sendiri, dan proyeksi dikumpulkan untuk menciptakan perkiraan komposit
keseluruhan untuk perusahaan.
  Delphi technique menggunakan input dari kelompok pakar. Opini pakar dicari dengan
menggunakan kuesioner (tanpa adanya pertemuan). Para perencana di departemen SDM
dalam hal ini berfungsi sebagai penengah,menyimpulkan berbagai pendapat dan
melaporkan kesimpulan-kesimpulan daripendapat-pendapat sekelompok orang tersebut
kepada para ahli. Laporan inikemudian dikaji ulang dengan cara mensurvei ulang.
Kegiatan-kegiatan ini diulangsampai para ahli mencapai konsensus
 Nominal group technique Teknik kelompok Nominal, mirip seperti Delphi namun, pakar
bertemu secara langsung. Gagasan diberikan secara bergantian dan menggunakan
pemungutan suara dalam pengambilan keputusan.

Slide 7

Labor Demand Forecast

Quantitative Methods

 Trend analysis mempelajari variasi dalam level pekerjaan perusahaan dalam beberapa tahun
terahir untuk memprediksi kebutuhan masa depan. Analisis ini dapat memberikan informasi
perkiraan awal, tetapi level pekerjaan jarang hanya bergantung pada ukuran waktu. Faktor lain
: perubahan produktivitas dan volume hasil penjualan.
 Regression analysis menggunakan informasi masa lalu dan membuat perbandingan statistik
dari hubungan masa lampau diantara berbagai faktor. Sebagai contoh, hubungan secara
statistik antara penjualan kotor dan jumlah karyawan dalam rantai retail mungkin berguna
dalam meramalkan sejumlah karyawan yang akan dibutuhkan jika penjualan retail meningkat
30 %.
Slide 8 Labor Supply Forecast Internal

 Pasokan tenaga kerja internal terdiri dari orang-orang yang saat ini tersedia di dalam
perusahaan.
 Dapat dilacak melalui :
 Human Resource Information System (HRIS)
Segala data mengenai kepegawaian tersimpan di sistem. Data dari sistem ini dapat
digunakan untuk membuat proyeksi ke masa depan berdasarkan tren saat ini, Tren
ini mencakup tidak hanya jumlah dan jenis individu di setiap pekerjaan, tetapi juga
arus karyawan di dalam, melalui, dan di luar organisasi.
 Skills inventories (Persediaan Keterampilan)
Skills inventories tersimpan dalam HRIS. Sistem tersebut dapat membantu dalam
proses perekrutan secara internal berdasarkan data yang terlah tersimpan dalam
sistem.
 Succession Planning (Perencanaan Suksesi)
 Perencanaan suksesi juga digunakan oleh beberapa perusahaan untuk
mengidentifikasi individu untuk mengisi slot yang diberikan jika seorang harus
pergi. Teknik ini sangat berguna untuk masalah tingkat individu dengan waktu
perencanaan jangka pendek.
 Pratt menggunakan sistem HRIS untuk memproyeksikan suksesi, pensiun dini,
bukaan masa depan, dan masalah kelebihan pegawai.
 Dua masalah penting terkait penggunaan database elektronik untuk personil
adalah hak privasi dan masalah keamanan. Masalah terakhir dapat ditangani
dengan sistem dan perangkat lunak yang tepat.
 Markov Analysis
Analisis Markov digunakan untuk perkiraan jangka panjang pada organisasi besar.
Analisis Markov menggunakan informasi historis dari pekerja internal untuk
memprediksi apa yang akan terjadi di masa depan. Perkiraan dibuat dari
kemungkinan bahwa orang-orang dalam pekerjaan tertentu akan tetap dalam
pekerjaan itu atau dipindahkan, dipromosikan, diturunkan jabatan, dihentikan, atau
pensiun menggunakan data yang dikumpulkan selama beberapa tahun.
Slide 9 Labor Supply Forecast External

 Individu dalam angkatan kerja yang merupakan rekrutan potensial dari perusahaan
termasuk mereka yang bekerja untuk perusahaan lain
 Keterampilan yang dibutuhkan menentukan pasar tenaga kerja yang relevan
 Pasar tenaga kerja akan menentukan strategi rekrutmen
 Bila perusahaan tidak memiliki cukup kandidat dari dalam untuk mengisi lowongan,
perusahaan perlu focus untuk berusaha mengantisipasi ketersediaan kandidat dari luar.
Sebagai contoh, perusahaan mungkin ingin mempertimbangkan kondisi ekonomi umum
dan taraf pengangguran yang diperkirakan. Biasanya, makin rendah taraf pengangguran,
akan makin sulit untuk merekrut personel.

Slide 10 Immigration Issues

 Pemerintah Amerika menegakkan paying hukum meningkatkan penegakan hukum

imigrasi dan persyaratan kerja. Pengusaha seharusnya memverifikasi identitas dan otorisasi
kerja setiap karyawan baru dan untuk menandatangani formulir i-9 yang membuktikan
status hukum masing-masing pekerja. Hukuman finansial untuk ketidakpatuhan bisa
menjadi kasar (dari $ 100 sampai $ 1.000 per karyawan) dan hukuman kriminal
dimungkinkan dilakukan.
 Perusahaan taat hukum di beberapa industry mengalami kesulitan bersaing pada harga
karena menggunakan pekerja legal.
 Menggunakan pekerja illegal dapat tunjangan dan jaminan sosial
 E-verify merupakan sistem untuk verivikasi antara data i-9 dengan catatan pemerintah.
Slide 11 Immigration Reform & Control Act ( 1986)

 Bentuk kendali pasokan tenaga kerja

 Lulus untuk mengendalikan dan mencegah imigrasi ilegal ke Amerika Serikat
 Pengusaha diwajibkan untuk memverifikasi identitas dan otorisasi kerja setiap karyawan
baru
 Karyawan diwajibkan untuk menandatangani formulir I-9
 Hukuman finansial bagi pengusaha yang dengan sengaja mempekerjakan pekerja tak
berdokumen (ilegal)
 Bisa dilakukan sanksi pidana
 Penegakan yang meningkat di perbatasan A.S.

Slide 12 Gap Analysis

 Mengidentifikasi kekurangan atau kelebihan potensial dari karyawan, keterampilan dan

pekerjaan
 Selain itu, perencana dapat meninjau beberapa perkiraan lingkungan dengan perkiraan
penawaran dan permintaan alternatif untuk menentukan kesiapan perusahaan dalam
skenario bisnis yang berbeda dalam konteks tujuan bisnis (Mempersiapkan untuk kejadian
masa depan)
Analisis gap digunakan untuk mencocokan prakiraan permintaan dan penawaran tenaga
kerja. Dari perspektif pemecahan masalah, analisis kesenjangan digunakan untuk
mencocokkan potensi kekuatan dan peluang dengan solusi untuk mengevaluasi bagaimana
perusahaan dapat menyerang masa depan.
 Keputusan membuat proses
 Mencari solusi alternatif
 Evaluasi alternatif
 Memilih solusi
Slide 13 Gap Analysis Downsizing

 Strategi untuk Perampingan yang Efektif

 Re-engineering dapat meningkatkan keunggulan kompetitif
Upaya rekayasa ulang yang paling efektif adalah kesempatan untuk menciptakan
atau meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan melalui restrukturisasi,
pengurangan biaya overhead, dan manajemen kinerja yang lebih efektif dengan
fokus konstan pada kompetensi inti organisasi dan basis pelanggan saat ini dan /
atau masa depan.
 fokus pelanggan
Fokus ini mencakup peningkatan pemahaman akan kebutuhan pelanggan,
perluasan basis pelanggan, dan peningkatan kualitas produk dan layanan.
 Perencanaan strategis dapat meminimalkan kebutuhan perampingan
Seperti ditunjukkan pada Gambar 5-9 (155), beberapa masalah yang terkait dengan
perampingan dapat diminimalkan dengan perencanaan dan strategi yang baik.
Selain memeriksa data kinerja dan opsi pemindahan, perencanaan tersebut dapat
mencakup layanan penempatan keluar bagi karyawan yang telah kehilangan
pekerjaan mereka.
 Kebajikan dalam stabilitas
 Meminta masukan karyawan
 Terapkan proses yang adil
 Menyampaikan
Telecommuting adalah pengaturan kerja alternatif yang memungkinkan pekerja
bekerja di rumah atau di beberapa lokasi lain selain tempat fisik majikan. Bila
diimplementasikan dengan benar, bukti efektivitas dan efisiensinya cukup kuat.
Perusahaan mampu menarik dan mempertahankan pekerja yang efektif dengan
penghematan biaya yang cukup besar.
 Mengelola masalah keragaman
Slide 14 Research on Downsizing & Outcome Variables

Halaman 155 Figure 5-8

 Tidak ada hubungan yang konsisten antara kinerja keuangan perampingan dan pasca-
perampingan.
 Langkah penghematan biaya lainnya mungkin lebih efektif (mis., Gesekan).
 Bahkan ketika gaji dikurangi, biaya restrukturisasi dapat mengimbangi keuntungan.
 Efek negatif terhadap efektivitas & kinerja beberapa perusahaan.
 Efek negatif yang lebih tinggi bagi perusahaan yang terlibat dalam praktik kerja
"keterlibatan tinggi" dengan desain kerja tim & sistem pfp
 Efek negatif pada korban selamat harus dihitung
 Dapat mengakibatkan hilangnya bakat berharga namun juga mengganggu jejaring sosial
vital yang memudahkan inovasi dan kreativitas
 Studi sampel yang besar menunjukkan efek umum pengumuman pemutusan hubungan
kerja terhadap nilai ekuitas yang disesuaikan dengan pasar.
 Program pensiun dini cenderung menyadari respons positif, bagaimanapun, karyawan yang
paling berharga dapat menerima pembelian tersebut

Slide 15 Action Programming

Dalam empat tahap perencanaan SDM sebelumnya, tugas tersebut adalah untuk mendapatkan
solusi yang terbaik untuk mengatasi masalah yang diidentifikasi melalui pemeriksan lingkungan
dan perkiraan tenaga kerja dalam konteks rencana strategis. Tujuan dari program aksi adalah untuk
memastikan bahwa keputusan tersebut menjadi kenyataan (mewujudkan rencana).

 Internal Programming
 Career Planning
 Promotions
 Compensation design
 External Programming
 Solusi lain di HRP mengharuskan perusahaan luar untuk berinteraksi dengan
konstituensi di lingkungan (mis., Serikat pekerja, pesaing).
  Rencana membutuhkan kompetensi yang berbeda dari karyawan saat ini

Slide 16 Monitoring and Evaluation

Memantau efektivitas rencana SDM dari waktu ke waktu

 Perlu adanya pencapaian jangka pendek dalam perencanaan jangka panjang. Dengan kata
lain adanya target-target kecil yang harus dipenuhi Selama rencana jangka panjang tersebut
berjalan.
 Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang tidak sesua dengan rencana yang sudah
ditetapkan.
 Kemajuan diukur melalui umpan balik seperti produktivitas data
Outsourcing atau alih daya dapat diartikan sebagai penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan
yang sifatnya non-core atau penunjang oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain melalui
perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja/buruh. Karena perusahaan lain
dapat mengerjakannya dengan lebih murah, lebih cepat, lebih baik dan yang lebih utama lagi
adalah karena kita punya pekerjaan lain yang sifatnya core yang lebih penting.

Offshoring mengalihkan pekerjaan ke negara lain. Offshoring dapat sekaligus berarti outsourcing
jika pekerjaan tersebut dialihkan kepada pihak lain. Namun offshoring dapat juga bukan
merupakan outsourcing jika perusahaan secara internal tetap menangani pekerjaan yang dialihkan
secara geografis ke negara lain.

Keuntungan Offshoring bagi perusahaan : Pajak yang rendah, biaya pekerja yang rendah.

Manfaat bagi negara tempat offshoring : membuka lapangan pekerjaan.

Dasar Hukum Outsourcing sendiri adalah Undang-Undang No.13 Tahun 2003 Tentang
Ketenagakerjaan:

Pasal 64

Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya

melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa Pekerja/Buruh yang dibuat secara
tertulis.

Ada beberapa keuntungan dari outsourcing, yaitu:

1. Fokus pada kompetensi utama

Perusahaan dapat fokus pada core-business. Hal ini dapat dilakukan dengan
memperbaharui strategi dan merestrukturisasi sumber daya (SDM dan keuangan) yang ada.
2. Penghematan dan Pengendalian biaya operasional
3. Memanfaatkan kompetensi vendor outsourcing
 Karena core-business-nya dibidang jasa penyediaan dan pengelolaan SDM, vendor
outsourcing memiliki sumber daya dan kemampuan yang lebih baik dibidang ini
dibandingkan dengan perusahaan.
4. Perusahan dapat merespon pasar dengan cepat
Jika dilakukan dengan baik, outsourcing dapat membuat perusahaan menjadi lebih ramping
dan cepat dalam merespon kebutuhan pasar. Kecepatan merespon pasar ini menjadi
competitive advantage (keunggulan kompetitif) perusahaan dibandingkan kompetitor.
Setelah melakukan outsourcing, beberapa perusahaan bahkan dapat mengurangi jumlah
karyawan mereka secara signifikan karena banyak dari pekerjaan rutin mereka menjadi
tidak relevan lagi.
5. Mengurangi Resiko
perusahaan mampu mempekerjakan lebih sedikit karyawan, dan dipilih yang intinya saja.
Hal ini menjadi salah satu upaya perusahaan untuk mengurangi resiko terhadap
ketidakpastian bisnis di masa mendatang.
6. Meningkatkan efisiensi dan perbaikan pada pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core

Ada pula kekurangannya bagi perusahaan, yaitu:

1. Kehilangan kontrol manajerial

Kontrol manajerial akan menjadi milik perusahaan lain karena perusahan outsourcing
tidak akan mendorong perusahaan melainkan didorong untuk membuat keuntungan dari
layanan yang mereka sediakan.
2. Adanya biaya tersembunyi
Setiap hal yang tidak tercamtum dalam kontrak akan menjadi dasar perusahaan untuk
membayar biaya tambahan
3. Ancaman keamanan dan kerahasian
Perusahaan outsourcing dapat menerima informasi tentang catatan gaji, medis dan
rahasia lainnya.
4. Kualitas
Kontrak akan mengalami spesifikasi dan akan ada biaya tambahan yang akan dikeluarkan
oleh perusahaan kepada perusahaan outsourcing.
 5. Terkait kesejahteraan keuangan perusahaan lain
Perusahaan outsourcing akan bangkrut dan memegang kangtong
6. Publisitas buruk

Tentu di balik keuntungan yang diberikan outsourcing bagi kedua belah pihak, pasti ada kerugian
yang dirasakan tidak sama besarnya antara kedua belah pihak. Dalam hal ini kerugian pada buruh/
tenaga kerja dinilai lebih besar dari pada kerugian perusahaan akibat adanya sistem outsource ini.

Kerugian buruh antara lain:

 Sistem ini berimplikasi langsung kepada timbulnya karyawan kontrak bahkan dalam waktu
yang sangat singkat.
 Terampasnya hak-hak buruh akibat hubungan perusahaan-buruh bukan hubungan
langsung. Melainkan adanya pihak ketiga (perusahaan penyedia/ vendor).
 Hilangnya hak jaminan social dan tunjangan lainnya laiknya pegawai tetap pada sebuah
perusahaan padahal beban dan tanggung jawab kerja sama.
 Posisi tawar pekerja atau buruh semakin lemah karena tidak ada kepastian kerja, kepastian
upah, jaminan sosial, jaminan kesehatan, pesangon jika di PHK, dan tunjangan-tunjangan
kesejahteraan lain.
 Buruh outsourcing juga kehilangan kesempatan berserikat sebagai implikasi dari tidak
memilikinya posisi tawar dengan perusahaan tempat dia bekerja. Karena kontrak mereka
adalah dengan perusahaan penyedia bukan dengan tempat dia bekerja.