Anda di halaman 1dari 4

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN IMPLEMENTASI

No. Dokumen :

No. Revisi :-
SOP
Tanggal Terbit :
Dinkes UPTD Puskesmas
Kab. Wakatobi Halaman : 1/2 Wangi-Wangi

Ditetapkan Kepala
UPTD Puskesmas
Suhartini Ismail, AM.Keb
Wangi-Wangi
NIP.197504211994012001
1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang
terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam
kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem
manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan,
perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur
ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan
kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-
perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan
karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen
tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai
arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat
ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang
digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan
operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar
dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal
kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan
sistem manajemen mutu.
2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua dokumen
yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 dapat dikelola
dan dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standard
Internasional ISO-9001:2008
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor : Tahun 2015 tentang Penanggung Jawab
UKM

4. Referensi SK Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 279/2006 tentang upaya


Penyelenggaraan Perkesmas di Puskesmas
5. Prosedur/ 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
Langkah langkah Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit /
Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Manual
Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir

2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN


MR / Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen
sebagai berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian, Tujuan,
Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait,
Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan

3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN


Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas

4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN


Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas
dokumen yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode dokumen, Terbitan (
dua digit ), Revisi ( dua digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman,
Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan )

5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN


Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang terdiri
dari 4 bagian:
a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja
Bagian I menunjukkan jenis dokumen
MM untuk manual mutu
PK untuk prosedur kerja
FORM untuk Formulir yang digunakan
Bagian II
menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan nomor urut
penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan
2 digit
Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 15
Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015
b. Penomoran formulir
Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15
Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman Artinya : Jenis dokumen
Formulir
BPG : BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015

6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN DAN REKAMAN


a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR
kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti
Penerimaan Dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara
Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada
Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
“TERKENDALI” dengan persetujuan MR.

7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN


Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala
Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen

8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN


Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik

9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN DAN


REKAMAN
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak berlaku
dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan
cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘
TAK TERKENDALI’ , dan disimpan MR sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.

10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN


Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan


distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila
suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen
eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal

6. Unit Terkait a. Tata Usaha


b. Penanggung Jawab UKM