Aprendiz

JHON JAIRO PULGARIN CANO

Luis Miguel Angarita Buenaventura

Instructor Virtual

SENA-Regional Tolima

Centro de Industria y la Construcción

GESTIÓN LOGÍSTICA (1310145)

Fase IV AP13 AA21 Formatos para la recolección de

información
 Fase IV AP13 AA21 “Formatos para la recolección de información”

Registros en los formatos establecidos por la organización que contengan la

información pertinente a los procesos logísticos delos bienes y servicios al
interior de la red según formas de identificación, las TIC y los estándares
nacionales e internacionales.

MISION

Lograr entender, aprender y definir esta de esta actividad, las aplicaciones

para las organizaciones, las operaciones y transacciones realizadas por los
actores que integran la red logística que, siempre requieren de un
seguimiento adecuado donde se hallen documentados los procesos que
intervienen en cada una de las actividades. Además, mostrar los respectivos
flujos y los registros logísticos. También realizar la relación, la
identificación de los actores en la cadena de suministro, sus procesos
logísticos y registros que permiten visualizar la organización de la
trazabilidad, al igual que tener en cuenta los componentes del sistema de
información como códigos internacionales y tecnologías de la información
y comunicación aplicada en la lectura y análisis de datos y su impacto del
registro de información de los procesos logísticos en el desarrollo de los
sistemas de e trazabilidad, para mi proyecto formativo que podrá ser
aplicado en cualquier organización.

Identificación de procesos y de actores en la cadena de suministro

Son el soporte del sistema de trazabilidad y la base para la organización del

sistema definido, Los registros de datos resultantes de las operaciones
logísticas, tales como:

Recibo
Despacho
Almacenamiento
cargue y descargue de mercancías e inventarios.
En la base para la organización del sistema definido, los actores de la
cadena de suministros comparten sistemas de información unificados, los
sistema de trazabilidad comparten sistemas de información unificados.

Los resultados de la información de las diferentes operaciones logísticas de

los actores que intervienen en la cadena de abastecimiento, deben
garantizar las condiciones de calidad, y así realizar un sistema de
trazabilidad confiable. Es importante para las organizaciones, definir los
actores que intervienen en la cadena de abastecimiento para un producto;
sin colocar limites, para lograr el alcance de los procesos para facilitar las
mediciones de la eficiencia, a través de la lectura y análisis de la
información, apoyados en las tecnologías de la información y
comunicación, como EDI, radiofrecuencia, correo electrónico entre otras
formas de trasmisión.

Cadena de Suministro

Las organizaciones, unidades de negocio o cadena de abastecimiento, en

sus actividades comerciales, deben realizar diferentes actividades
logísticas orientadas a las exigencias de los mercados y enmarcadas en cada
una de las empresas como política organizacional.

Es muy importante saber que, La acción y operación de los actores o

empresas participantes en la cadena de abastecimiento, generan flujos de
información resultantes del movimiento físico y financiero, lo que se
constituye en el referente para el registro de las operaciones sistematizadas
necesarias para satisfacer a un cliente.

Flujo de los subprocesos de materiales en la cadena de abastecimiento

para la producción de lácteos.

Expolacteos Ltda.

Para la fabricación de productos lácteos, se debe de aplicar una serie de

actividades logísticas realizadas por actores diversos que deben ser
identificadas y registradas.
Es importante reconocer el funcionamiento de la cadena de abastecimiento
y los procesos internos que son producidos por estos actores. Los flujos de
materiales asociados a los flujos de información, permiten establecer una
interacción permanente para lograr responder a las expectativas de los
clientes.

Proveedores de Expolacteos Ltda.

Proporcionan las materias primas para ser procesadas.

Para el proceso de productos lácteos, se suministrarán materias primas,

material de empaque como:

Leche: cooperativa colanta.

Premezclas S.A: cloruro de calcio, cuajo, persevante, sal

Empaques: Cartón de Colombia S.A

Producción: Para la producción láctea se deben identificar, y realizar

procesos de producción como los siguientes:

fermentación, esterilización y mezcla de sub-productos lacteos

Fabricación láctea
Empaque, embalaje.
Distribución.

Consumidores:

Donde llega el producto final, y que son aquellos los que, realizan las
solicitudes, quejas y reclamos, suministran la información de los
requerimientos que han de ser atendidos en la red logística para el
mejoramiento de la misma.

Expolacteos Ltda. Es una compañía que pertenece al sector de la

industria láctea, y que por lo visto se relacionará con la necesidad de
fabricar productos alimenticios para todas las edades.
“subprocesos desde el aprovisionamiento, materia prima, la
producción hasta la distribución al consumidor que realiza la
compañía láctea”

Producción Empaque

Materia prima
Transporte

Producción Transporte

R
Reciclaje e Consumidor
c
i Distribuidor/
c Detallista
l
a
j
e

Consumidor

Desecho

La entrega de la materia prima y los insumos que se utilizan en la

fabricación y el empaque generan una documentación que puede ser física
o sistematizada, el cliente realiza la solicitud del pedido, el departamento
comercial envía la aceptación del mismo a la fábrica que a su vez, entrega a
la sección de despachos, encargada de organizar el orden de los pedidos por
cliente. Además, solicita el transporte requerido una vez se haya realizado
el alistamiento de la documentación.
Los clientes pueden ser nacionales o internacionales. A nivel nacional, son
cadenas comerciales para ventas al detal en las principales ciudades del
país:

Los clientes del exterior están ubicados en diferentes países de

Latinoamérica.

Trazabilidad de materia prima láctea (leche).

Control de la materia prima
Más registros de controles en el hato lechero.
Registros de vacunación.
Documentación y registros.

De esta manera se facilita el análisis de trazabilidad.

Basándose en la documentación que acompaña al envio, se hace un

registro de cada uno de los envíos que ingresan. Por lo general, en los
puntos de ingreso de los suministros no hay condiciones adecuadas
(espacio, disponibilidad) para hacer la verificación detallada de la carga, o
bien esta viene referida a un destinatario que la llevará a sus propias
bodegas; de manera que para hacer un registro adecuado de las provisiones
entrantes se debe procurar obtener la mayor cantidad posible de detalles
particulares, para una correcta trazabilidad en la documentación de la
carga que contengan la siguiente información.

Destinatario;
Procedencia;
Medio de transporte;
Fecha y hora de arribo;
Cantidad de bultos;
 Peso (de ser posible, precisar el peso de los diferentes tipos de
suministros individualmente; p.ej. 1000 kg de alimentos, 1 kg de
medicamentos, etc.);
Contenidos y formas de empaque;
Condición en que llega la carga.

Formatos de control en la recibida de los productos como materia

prima.

Los formatos son muy importantes para llevar a cabo un buen manejo de
almacén, ya que facilitan la interpretación de la información y sirven para
tener un conocimiento de los materiales existentes que son solicitados,
tener una mejor contabilidad de las mercancías, en la realización de
inventarios o una orden (formato) de compra a proveedores, y realizar una
trazabilidad de productos y registros de todos los procesos de suministros.
Formato de requisiciones:

Formato de requisiciones: es una autorización al Departamento de

Compras con el fin de abastecer bienes o servicios, o Requerimiento de
compra. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que
requiere los bienes o servicios.
Movimientos de stock de mercancías
El sistema de RFDI para realiza la inspección de entrada y salida y del
stock en movimiento. Finalmente, llegan al punto de venta, en donde
también se procede a registrar de acuerdo a las diferentes referencias,
código del producto lácteo donde se referencia el mismo.
En la base de datos (Excel asociado), se muestra la organización de los
datos surgidos de éstas acciones, que se sistematizan en herramientas
informáticas.

Es importante identificar que la cadena de abastecimiento involucra una

secuencia de operaciones: desde la adquisición del bien, hasta la entrega al
usuario final.
Descargue de inventarios

La gestión de inventarios es un punto determinante en el manejo estratégico

de toda organización. Las tareas correspondientes a la gestión de un
inventario se relacionan con la determinación de los métodos de registro,
los puntos de rotación, las formas de clasificación y los modelos de
reinventario, determinados por los métodos de control y el sistema RFID.
Los sistemas de identificación por radiofrecuencia o RFID (Radio
Frequency Identification) son una nueva tecnología para la identificación
de objetos a distancia sin necesidad de contacto, ni siquiera visual. Se
requiere lo que se conoce como etiqueta o tag RFID que consiste en un
microchip que va adjunto a una antena de radio y que va a servir para
identificar unívocamente al elemento portador de la etiqueta. Con esto
podemos almacenar hasta 2 Kbytes de datos. También se va a necesitar un
lector que sea capaz de leer los datos almacenados en la etiqueta. Lo más
normal es tener un dispositivo que tenga una o más antenas que emitan
ondas de radio y que reciban las señales devueltas por la etiqueta RFID.
Una vez hecho esto se puede trabajar con un ordenador sobre los datos que
se han leído.

El alcance de este sistema de información se establece desde el inicio de

las operaciones en la red de suministros, se parte de la atención de clientes,
investigando por sus requerimientos; la adquisición de materiales, el
proceso de producción, la logística interna, hasta encontrar la red de
distribución externa para ser entregada al cliente o usuario final.

Su efectividad se apoya en sistemas de información para garantizar una

administración integral de la cadena de abastecimiento y la suficiente
capacidad de respuesta.

El manejo de la información de los procesos logísticos, responde al tipo

de entidades: sea la logística pura, comercial, de producto, de consumo y la
manera como se administra y se registra esta información.
Cadena de suministro interna.

La cadena de suministro interna coordina los sistemas de información

resultante de los subsistemas, tales como: de aprovisionamiento, de
producción y de distribución de los respectivos procesos y procedimientos
que ocurren al interior de cada uno de estos. Tal es el caso de inventarios
en doble vía los que están conectados con los sistemas de información de
los actores de la cadena externa.

El sistema de trazabilidad en torno al desarrollo de los procesos logísticos

se concentra en el servicio y el valor agregado que se ofrece al cliente al
menor costo posible, con la calidad esperada y en el lugar solicitado.

Planeación de la demanda
Compras de insumos
 Suministro
Manufacturación
Logística
Producción
Logística
Servicio al cliente

Los Sistemas de Trazabilidad hacen parte de un campo de la logística

Relativamente nuevo, que surge con la necesidad de responder
efectivamente con las exigencias de los clientes o consumidores, bajo la
realidad que viven las empresas de lograr adquirir datos de forma rápida y
precisa a lo largo de la cadena logística de abastecimiento o suministros,
para que de esta manera se puedan tomar decisiones veraces y oportunas
ante cualquier adversidad.

Un sistema de trazabilidad no sólo cumple con el objetivo de satisfacer las

Demandas del consumidor y, en consecuencia, parte de las exigencias de

los mercados, sino que también hace posibles otros beneficios tales como:

Protección y vigilancia epidemiológica, certificación de procesos de

producción a lo largo de toda la cadena, formación de base de datos,
mejoramiento genético, entre otros, los cuales serán posibles de obtener en
función del sistema de trazabilidad elegido por el país.

Trazabilidad interna o trazabilidad de procesos: Trazabilidad dentro de

la propia empresa, (independientemente de si se producen o modifican en
La misma organización.

Un sistema de trazabilidad cumple diversas funciones de gran

importancia para los Agentes de la Cadena Productiva de cualquier tipo de
producto o servicio como: Productores, Intermediarios / Agentes,
Comercializadores, Transportadores, Empacadores, Procesadores,
Industrias Alimenticias, Comercio al Detal, las Autoridades Sanitarias y de
Control, y por último el Consumidor.
Datos de registros RFID, código de barras.
Dispositivos de almacenamiento magnético

Los dispositivos de almacenamiento magnéticos son el tipo más común de

almacenamiento auxiliar, utilizan magnetismo para almacenar datos. La
información se lee o escribe usando una cabeza que actúa similar a un lápiz
óptico reproductor de discos. Los discos magnéticos también se conocen
como “dispositivos de acceso aleatorio” porque la información se organiza
en círculos concéntricos sobre la superficie de los discos. Esto permite que
la cabeza pueda ir a cualquier parte del disco y recuperar o almacenar
información de rápidamente. El disco gira con revoluciones por minuto.
Las cabezas flotantes tienen distancias microscópicas sobre la superficie.
Registro y seguimiento del producto

información asociada a cada uno de los procesos logísticos garantizan la

efectividad del intercambio de información entre los actores de la cadena
de abastecimiento; al desarrollarse el sistema de trazabilidad es importante
manejar estándares nacionales e internacionales, apoyados en sistemas de
información robustos y amigables para contar son un sistema documental
acorde con la norma ISO 28000.
Uso de Tecnologías de la información y comunicación

Information technologies in supply chain management

La trazabilidad de cualquier producto, requiere de la recolección de la

información en las diferentes etapas del proceso mediante el uso de las
tecnologías de la información TICs.

La recolección de la información se realiza al registrar los números de

identificación de los productos en el sistema, a través de código de barras.
Las locaciones se registran con el número mundial - GLN –; lo mismo que
el código seriado de contenedor de embarque –SSCC-XML entre otros. El
sistema estandarizado internacional de normas de GS1, es el más utilizado
en la cadena de suministro, cada uno de los países adscritos, están
autorizados para la asesoría y mantenimiento de software de los sistemas de
información.
Flujo grama de procesos para lácteos.
https://www.definicionabc.com/general/flujograma.php

La trazabilidad es la secuencia (histórica), generada por los procedimientos

preestablecidos y necesarios desde el origen y el trayecto que sigue un
producto o lote de productos, a lo largo de la cadena de suministro
utilizando elementos de información, ubicación y comunicación para
detectar su localización y el tracing o seguimiento y rastreo.

La implementación del sistema de trazabilidad, permite monitorear el

recorrido del producto, en el espacio y el tiempo e identificar los
movimientos de la mercancía durante su transporte y que así las partes
interesadas en la negociación, pueden saber en qué lugar se encuentra
ubicado su producto en el momento de la consulta.
Aprovisionamiento:

Los actores asociados a este subsistema revisten importancia en el sistema

de trazabilidad ya que son los que aseguran la calidad del producto
terminado, al suministrar las materias primas asociadas al proceso. Toma
importancia para el sistema de trazabilidad la información relacionada con:
Ubicación geográfica, condiciones tecnológicas, buenas prácticas
logísticas, formas de negociación, calidad de las materias primas, entre
otras.

Registros.
Software Aprovisionamiento
Acopio de mercanceas o materias primas

Es un eslabón opcional y responde a un proceso transitorio de

almacenamiento de la materia prima y se constituye en un actor que realiza
transacciones comerciales. En el sistema de trazabilidad se considera
relevante la información relacionada con cantidad de materias primas
recibidas, procedencia, condiciones de calidad, mermas, daños y
condiciones técnicas de almacenamiento, fecha y hora de entrada y de
salida, turnos y responsables de recibo y despacho.

Registro de almacenamiento.
Producción.

En este subsistema de la red logística, ocurren eventos relacionados con

procesos definidos en la recepción de las materias primas, el
acondicionamiento, la transformación, el empaque y almacenamiento del
producto terminado. En el sistema de trazabilidad se requiere manejar
información propia de cada uno de estos en relación con el flujo de
materiales, maquinaria, equipos, recursos humanos y condiciones
tecnológicas del manejo de las materias primas en proceso y del producto
terminado; cada una de estos procesos están debidamente codificados por
lotes de producción con sus características especiales de acuerdo con la
normatividad.

Registro.
Distribución.

En este subsistema se busca llegar al cliente bajo las condiciones

establecidas y la estructuración de los canales de distribución; es
importante realizar seguimiento de las diferentes fases involucradas en las
operaciones, como por ejemplo el despacho de la mercancía. Recuerden
que en este trayecto se prepara y despacha la carga y a través de este se
pueden encontrar registradas la fecha y hora de cada proceso que involucra
una orden, y pasa por las siguientes actividades:

Documentos:
Documentos de entrega o despacho.
Planilla de transportista
Actividades involucradas en la distribución de productos lácteos.

Realizar una adecuada trazabilidad sobre un determinado producto,

requiere controlar cada uno de los pasos que integran el proceso. La
siguiente imagen resume claramente este análisis de trazabilidad.

Como puede observarse, se genera el flujo de la mercancía debidamente

registrada lo que permite el rastreo o seguimiento o los dos
simultáneamente por medios electrónicos y con la información disponible
para los actores de la cadena proveedores, clientes y partes interesadas.
Estos eventos son registrados automáticamente en el sistema de
información acordado y compartido con los socios. También, a través de
redes inalámbricas como el sistema Global Positioning System o sistema de
navegación por satélite, GPS-que el cliente consulta a través la web. Una
vez que la mercancía está lista para ser despachada, (es un inventario) pasa
por procedimientos de graficación.

La sistematización de la identificación y registros de información de

las diferentes operaciones en la red logística permite identificar los
productos registrarlos y codificarlos a través de estándares
internacionales. Asimismo, posibilita el rastreo y seguimiento de los
productos a través del uso de tecnologías de información y
comunicación.
Un sistema de información debidamente documentado permite hacer
la trazabilidad del producto requerido por el cliente
Una de las acciones que se deben emprender en la valoración del
sistema logístico es la delimitación de los procesos y de los actores
que intervienen en la cadena de abastecimiento para determinar el
alcance de la red logística.