BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengendalian merupakan suatu proses dasar untuk mendapatkan sesuatu yang identik dan apa
saja yang akan dikendalikan. Pengendalian membantu mengidentifikasikan masalah-masalah
manajemen.Usaha-usaha untuk mengidentifikasikan masalah-masalah merupakan tantangan bagi
para manajer. Seorang manajer akan menyadari suatu masalah apabila terjadipenyimpangan dari
sasaran yang ingin dicapai. Salah satu fungsi daripada manajemen adalah pengendalian. Dalam
organisasi memiliki lingkup-lingkup pengendalian manajemen, konsep daripada pengendalian
manajemen yang akan lebih detail dibahas dalam bab selanjutnya.

1.2 Rumusan Masalah

1) Apa itu Fungsi Pengendalian dalam Manajamen?

1.3 Tujuan Masalah

1) Mengetahui Fungsi Pengendalian berdasarkan ruang lingkup Manajamen

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Dan Tujuan Pengendalian

Fungsi pengendalian (fungsi controlling) adalah fungsi terakhir dari proses manajemen.
Pengendalian ini berkaitan erat sekali dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini
merupakan hal yang saling mengisi, karena:

- Fungsi pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan;

- Pengendalian hanya dapat dilakukan, jika ada perencanaan rencana;
- Pelaksanaan rencana akan baik, jika pengendalian dilakukan secara baik;
- Tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau
pengukuran dilakukan.
Dengan demikian peranan pengendalian sangat menentukan baik/buruknya pelaksanaan suatu
rencana. Sebagai bahan perbandingan pengertian fungsi pengendalian (controlling). Berikut
beberapa definisi:

Earl P. Strong

Controlling is the process of regulating the various factors in an enterprise according to the
requirement of its plans.

Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai
dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.

Harol Koonnttz

Control as the measurement and correction of performance of subordinates in order to make sure
that enterprise objective and the plans devised to attain then are accomplished

Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar
rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara

Pengendalian dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar,
apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan
perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu selaras dengan standar.

TUJUAN PENGENDALIAN
1. Supaya proses pelaksanaan dilakukan seusai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana
2. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan-penyimpangan.
3. Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencananya

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

2
 Pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahan-kesalahan, tetapi berusaha untuk
menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan serta memperbaikinya jika terdapat kesalahan-
kesalahan.
Jadi pengendalian dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses yakni hingga
hasil akhir diketahui.
Dengan pengendalian diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen, efektif
dan efisien.

2.2 Asas-asas Dan Jenis-jenis Pengendalian

Harold Koontz dan Cyril O Donnell menetapkan asas pengendalian sebagai berikut:

1. Asas tercapainya tujuan (principle of assurance of objective), pengendalian harus ditujukan

ke arah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreksi) untuk menghindarkan
penyimpangan-penyimpangan/deviasi dari perencanaan.

2. asas efisiensi pengendalian (principle of efficiency of control). Pengendalian itu efisien bila
dapat menghindarkan deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain
yang di luar dugaan.

3. asas tanggung jawab pengendalian (principle of control responsibility). Pengendalian hanya

dapat dilaksanakan apabila manajer bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan rencana.

4. asas pengendalian terhadap masa depan (principle of future control). Pengendalian yang
efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik
pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.

5. asas pengendalian langsung. (principle of direct control) teknik kontrol yang paling efektif
ialah mengusahakan adanya manajer bawahan yang berkualitas baik. Pengendalian itu dilakukan
oleh manajer atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah.

6. asas refleksi perencanaan (principle of reflection of plans) pengendalian harus disusun

dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.

7. asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational suitability) pengendalian

harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan bawahannya merupakan saran
untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengendalian yang efektif harus disesuaikan
dengan besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi.

8. asas pengendalian individual (principle of individuality of control). Pengendalian harus

sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik kontrol harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan
akan informasi setiap manajer

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

3
9. asas standar (principle of standar). Kontrol yang efektif dan efisien memerlukan standar
yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang capai

10. asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control). Pengendalian yang
efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang
strategis dalam perusahaan

11. asas kekecualian (the exception principle) efiensi dalam kontrol membutuhkan adanya
perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam
keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama.

12. asas pengendalian fleksibel (principle of flexibility of control). Pengendalian harus luwes
untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.

13. asas peninjauan kembali (principle of review) sistem kontrol harus ditinjau berkali-kali, agar
sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.

14. asas tindakan (principle of action). Pengendalian dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran
untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing.

JENIS-JENIS PENGENDALIAN

1. Pengendalian produksi (production control). Yaitu untuk mengetahui kualitas dan kuantitas
produk yang dihasilkan, apakah sesuai dengan rencana yang ada.

2. Pengendalian keuangan (financial control). Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang
menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan, termasuk
pengendalian anggaran.

3. Pengendalian pegawai (personal control). Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang
ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah,
rencana, taat kerja, absensi pegawai dan lain-lain

4. Pengendalian waktu (time control) pengendalian ini ditujukan kepada pengunaan waktu,
artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

5. Pengendalian kebijaksanaan (policy control). Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui

dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah
digariskan.

6. Pengendalian teknis (technical control). Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang
bersifat fisik yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

4
7. Pengendalian penjualan (sales control). Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui
apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan

8. Inventory control

9. Maintenance control

2.3 Proses Dan Cara-cara Pengendalian

Pengendalian/kontrol dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut:

1. Menentukan standar-standar atau dasar untuk kontrol

2. Mengukur pelaksanaan

3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan menentukan deviasi-deviasi bila ada.

4. Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan x(deviasi), agar pelaksanaan

dan tujuan sesuai dengan rencana.

CARA-CARA PENGENDALIAN

Seorang manajer harus mempunyai berbagai cara untuk memastikan semua fungsi manajemen
dilaksanakan dengan baik hal ini dapat diketahui melalui proses kontrol.

Cara-cara pengendalian ini dapat di bedakan atas:

1. pengawasan langsung

2. pengawasan tidak langsung

3. pengawasan berdasarkan kekecualian.

Pengawasan langsung ialah pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh seorang manajer
secara pribadi. Ia memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah hasil-
hasilnya seperti yang dikehendakinya.

Pengendalian langsung ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung, observasi di tempat
dan laporan di tempat. Manajer yang mempunyai tugas yang kompleks tidak mungkin dapat
melakukan pengendalian langsung sebanyak mungkin, maka untuk tugas pengendalian ini
dilakukan dengan pengendalian tidak langsung.

Pengendalian tidak langsung ialah pengendalian jarak jauh melalui laporan yang diberikan oleh
bawahan. Laporan ini dapat berupa kata-kata, angka-angka atau statistik yang berisi gambaran
atas kemajuan yang dicapai. Pengendalian tidak langsung berupa laporan tertulis dan laporan
lisan.

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

5
Pengendalian berdasarkan pengecualian ialah pengendalian yang dikhususkan pada
penyimpangan-penyimpangan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan.

2.4 Sifat Dan Waktu Pengendalian

Sifat dan waktu pengendalian/kontrol dibedakan atas:

1. preventive control: pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan

maksud supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan.

2. repressive control: ialah pengendalian yang dilakukan setelah terjadi

penyimpangan/kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan, dengan maksud agar tidak terjadi
pengulangan kesalahan, sehingga sasaran yang direncanakan dapat dicapai.

3. pengendalian yang dilakukan dengan proses penyimpangan terjadi

4. pengendalian berkala ialah pengendalian yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau
satu kuartal sekali atau satu tahun sekali

5. pengendalian mendadak ialah pengendalian dilakukan secara mendadak.

2.5 Macam-macam Dan Alat-alat Pengendalian

1. Internal Control (pengendalian intern)

2. External Control (pengendalian ekstern)

Internal control ialah pengendalian yang dilakukan seorang atasan terhadap bawahannya.
Cakupan dari pengendalian intern ini meliputi hal-hal yang cukup luas baik pelaksanaan tugas,
prosedur, sistem, hasil, kehadiran, dan lain-lain.

Audit control adalah pengendalian atau penilaian atas masalah-masalah yang berkaitan dengan
pembukuan perusahaan. Jadi pengendalian atas masalah khusus yaitu tentang kebenaran
pembukuan suatu perusahaan.

External control ialah pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar. Pengendalian ekstern dapat
dilakukan secara formal atau informal

Formal control. Ini dilakukan oleh instansi/pejabat yang berwenang dan dapat dilakukan secara
intern, maupun ekstern. Informal control, Ini dilakukan oleh masyarakat/konsumen baik
langsung maupun tidak langsung, misalnya melalui surat kabar, majalah dan lain-lain

ALAT-ALAT PENGENDALIAN

Beberapa alat yang dapat dipergunakan untuk melakukan fungsi pengendalian perusahaan
adalah:

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

6
1. Budget

2. Non Budget:

a. personal observation

b. reports

c. statistic

d. financial statement

e. break even point

f. internal audit

Budget

Budget /anggaran adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dan pengeluaran yang
disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Pengendalian budget dapat di ketahui atau diawasi,
yaitu apakah hasil yang diharapkan dari penerimaan atau pengeluaran itu sesuai dengan yang
diinginkan atau tidak.

Hal ini dapat diketahui dengan cara membandingkannya dengan budget, karena dalam budget
telah ditetapkan jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran serta hasil yang akan diperoleh untuk
masa yang akan datang.

Apabila tidak sesuai dengan budget, baik penerimaan/pengeluaran maupun hasil yang diperoleh,
maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan (deviasi0 dan pimpinan
perusahaan harus segera mengadakan perbaikan (correction)

Budgetary control biasanya digunakan sehubungan dengan kontrol basis yang bersifat fungsional
yaitu penjualan, produksi dan pembelian, dan tidak terhadap kontrol basis yang bersifat fakturil,
misalnya kualitas, biaya, waktu.

Non Budget

a. Personal Observation : yaitu pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan

perusahaan terhadap karyawan/bawahan yang sedang bekerja. Apabila terjadi penyimpangan
maka pimpinan dapat segera melakukan koreksi dengan cara menegur atau memberikan
petunjuk, sehingga pada saat itu juga kegiatan tersebut dapat segera diperbaiki.

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

7
b. Report: laporan dibuat oleh para manajer bawahan, misalnya manajer produksi menyusun
laporan produksi, manajer pemasaran membuat laporan-laporan pemasaran (marketing report),
manajer personal membuat laporan personal (personal report) dan manajer keuangan membuat
laporan keuangan (financial report)

c. Financial statement: ini merupakan daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari
balance sheet dan income statement (neraca dan daftar rugi laba). Dari kedua daftar ini dapat
diketahui dan diawasi melalui analisa laporan keuangan, mengenai keadaan permodalan
perusahaan.

d. Statistik: statistik merupakan proses pengumpulan data, keterangan dan kejadian yang
telah berlalu. Menganalisa data tersebut dan menyajikannya dalam bentuk0-betnuk tertentu,
misalnya grafik-grafik, kurva-kurva sehingga dapat memudahkan pimpinan mengetahui kejadian
yang telah berlalu dan dapat dengan mudah pula dijadikan informasi sebagai bahan dalam
mengambil keputusan.

e. Break Even Point (Titik Pulang Pokok): yaitu suatu titik atau keadaan ketika jumlah
penjualan tertentu tidak mendapat laba ataupun rugi. Jadi jumlah biaya sama dengan jumlah
penjualan.

f. Internal Audit : yaitu penganalisian yang dilakukan oleh atas terhadap bawahan yang
meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah keuangan,
apakah sesuai dengan prosedur dan praktek yang telah ditetapkan. Auditing ini juga menyangkut
pengendalian persediaan yang baik, pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang
cukup apakah barang yang telah dibayar benar-benar telah diterima.

Personnel Audit : suatu analisa dari semua faktor yang menyangkut administrasi personalia.
Berdasarkan analisa tersebut dan berbagai rekomendasi, diperbaiki setiap penyimpangan dari
standar yang diinginkan.

Pengendalian oleh A.I.M. (Audit by A.I.M.)

Pemeriksaan dengan A.I.M. (American Institute of Management) terhadap perusahaan ialah

dengan menggunakan 10 kategori dasar yang seluruhnya mempunyai 10.000 poin nilai.

Adapun kategori dasar tersebut:

1. Fungsi Ekonomi (Economic Function)

2. Struktur Perusahaan (Cooperate Structure)

3. Kesehatan Pertumbuhan Pendapatan (Health Of Earning Growth)

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

8
 4. Kejujuran terhadap pemegang saham (fairness to stock olders)

5. Penelitian dan Pengembangan (research and development)

6. Analisa Kepemimpinan (directorate analyses)

7. Efisiensi Produksi (production efficiency)

8. Penilaian Pelaksanaan (executive evaluation)

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

9
 BAB 3

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Fungsi pengendalian merupakan fungsi terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini sangat
penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses manajamen. Sistem Pengendalian
Manajemen adalah suatu alat atau cara yang terstruktur yang digunakan oleh manajer untuk
memastikan bahaw orang-orang yang diawasinya mengimplementasikan strategi yang
dimaksudkan.Pengendalian dapat menjadi alat untuk mengukur keseluruhan usaha para top-
manajer; mengendalikan seluruh perencanaan; dan mengendalikan unit-unit yang semi-otonom
karena terjadi desentralisasi melebar. Pengendalian umumya dilakukan terhadap kegiatan-
kegiatan keuangan.

3.2 Saran

Menyadari bahwa penulis masih jauh dari kata sempurna, kedepannya penulis akan lebih fokus
dan details dalam menjelaskan tentang makalah di atas dengan sumber-sumber yang lebih
banyak yang tentunya dapat di pertanggung jawabkan.

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

10
 DAFTAR PUSTAKA

Hasibuan, S.P. Malayu. 2016. Manajemen. Jakarta: PT Bumi Aksara.

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

11