PROPOSAL

SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN DI

TOKO MERAH GEJAYAN DENGAN
VISUAL BASIC 6.0 DAN MS ACCESS

DiajukanOleh :
121051077/Nur Sa’idah
121051088/Annisaa Utami
141052113/Dean Ayu Lestari

0
1. Abstrak

Di tengah maraknya penerapan Teknologi Informasi di berbagai bidang kehidupan

manusia, masyarakat umum dan bahkan kalangan informatikawan banyak sekali
dikejutkan dengan teknologi baru ini.Toko Merah Gejayan yang bergerak dibidang
alat tulis berbagai macam barang memiliki karyawan yang tidak sedikit, karyawan
mendapat imbalan berupa gaji yang berbentuk uang dan dibayarkan setiap bulan,
seiring dengan maraknya penerapan teknologi informasi maka penulis merancang
suatu sistem yang dapat menanggulangi kesulitan-kesulitan yang dialami pada proses
pengolahan data gaji pegawai yang dilakukan secara kurang efesien dengan microsoft
excel dan menulis laporan dari microsoft word . Kegiatan Toko Merah meliputi proses
penambahan, pengeditan, penghapusan data pegawai dan perhitungan gaji, dengan
pengolahan data menggunakan sistem terbaru maka proses updating dapat dilakukan
dengan mudah sehingga data tiap hari menjadi data yang up to date.

2. Latar Belakang
Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, dewasa ini semakin
banyak perusahaan atau instansi yang dibuat. Pada saat ini, suatu perusahaan harus
bekerja cepat adil dan tepat dengan tingkat ketelitian untuk berjalan dan bertahan
dalam persaingan bersaing. Sistem informasi yang diperlukan harus akurat, tepat waktu
dan fleksibel. Ini akan mendukung kelancaran kegiatan di perusahaan atau instansi
dalam kegiatan sehari-hari.
Toko Merah adalah sebuah toko yang menjual berbagai alat tulis. Toko-toko suvenir
dalam pengembangan Toko Merah Gejayan menghadapi beberapa masalah dalam
sistem proses penggajian mereka. Masalah pertama yang dihadapi Toko Merah,
perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan masih menggunakan microsoft excel
bantuan yang menyebabkan perhitungan gaji lambat dan kurang akurat. Masalah
kedua, karyawan data kehadiran logging masih manual sehingga tingkat kesalahan atau
ketidaktepatan untuk menjadi besar pencatatan waktu kerja sebagai hasil dari proses
perhitungan gaji karyawan telah lambat. Masalah ketiga, pembuatan laporan masih
menggunakan microsoft word menyebabkan informasi yang diperoleh kurang lengkap
dan membutuhkan waktu yang lama dalam mencari informasi.
1
 Oleh karena itu,kami membuat sistem yang dapat memberikan produk desain sistem
informasi karyawan gaji dan membantu merancang sistem perhitungan gaji karyawan
adalah akurat.

3. Analisa Kondisi Existing

Toko Merah melakukan perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan masih
menggunakan bantuan microsoft excel. Pencatatan data absensi karyawan masih
manual. Pembuatan laporan masih menggunakan microsoft word.Penggunaan
Microsoft Excel dan Microsoft Word untuk melakukan pengelolaan data gaji pegawai
dan laporan itu kurang efisien.Perlu dilakukan pembenahan yang kompleks dan
teratur didalam manajemen yang lebih baik lagi.Salah satu alat yang dapat digunakan
untuk memperbaiki aktivitas penggajian tersebut adalah dengan menciptakan suatu
pengolahan data gaji pegawai yang benar-benar efisien dan cepat.Karena hal ini sangat
penting untuk menghindari kesalahan sistem pengolahan data gaji karyawan yang
diinginkan.Oleh karena itu, penulis sangat tertarik untuk membuat suatu program
pengolahan data gaji pegawai .
4. Maksud dan Tujuan
Tujuan proposal ini adalah untuk membuat sistem informasi penggajian karyawan
yang dapat memudahkan kegiatan proses penggajian karyawan yang diharapkan dapat
membantu Toko Merah Gejayan dalam proses perhitungan gaji dan pembuatan
laporan. Proyek perangkat lunak “Sistem Informasi Penggajian Karyawan ” ini
dimaksudkan :
a. Menghasilkan perangkat lunak untuk aplikasi sistem informasi pengolahan data
gaji karyawan yang memiliki fitur-fitur standar seperti Data karyawan,Data
jabatan karyawan,Data golongan karyawan,Data absensi karyawan meliputi Daftar
Hadir karyawan (Absensi Uang Makan) ,Daftar Absensi harian karyawan dan
Laporan

b. Memudahkan pekerjaan bagian keuangan karena bisa mendapatkan informasi data

penggajian secara cepat dan akurat.

2
 c. Memudahkan pekerjaan update data karena ada penambahan data baru dan
pengurangan data akibat rusak maupun hilang.

5. Sasaran
Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat membantu pengelolan pengelolaan data
gaji karyawan sehingga segala proses yang berkaitan dengan gaji karyawan dapat
dilakukan dengan efektif, cepat, terstruktur, dan terperinci. Sistem Informasi
Penggajian di Toko Merah Gejayan diharapkan dapat berguna bagi karyawan
,personalia,supervisor,bagian keuangan dan seluruh orang yang bekerja di Toko Merah
Gejayan.

6. Analisis Kinerja

Aplikasi ini yang kami kembangkan, yaitu sistem informasi penggajian karyawan
terbagi dalam menu pilihan, yaitu:

a. Data karyawan
b. Data jabatan karyawan
c. Data golongan karyawan
d. Data Penggajian
e. Data Login
f. Data absensi karyawan
1) Daftar Hadir karyawan (Absensi Uang Makan)
2) Daftar Absensi harian karyawan
g. Laporan

1). Laporan data karyawan

2).Laporan Slip Gaji yang berupa gaji bersih dan potongannya

3
Penjelasan dari menu-menu tersebut adalah sebagai berikut:

a. Data karyawan
Dalam menu ini diharuskan memasukan data karyawan yang dimaksutkan
untuk menyimpan database pada menu karyawan.
Keuntungan dengan adanya data karyawan:
Maka kita dapat mengetahui siapa saja yang bekerja di Toko Merah Gejayan
dan mempunyai data pribadi karyawan tersebut.
b. Data jabatan karyawan
Dalam menu ini diharuskan memasukan data jabatan karyawan yang
dimaksukan untuk menyimpan database pada data jabatan karyawan.
Keuntungan dengan adanya data jabatan karyawan:
Maka kita dapat mengetahui jabatan karyawan yang bekerja pada Toko Merah.
c. Data golongan karyawan
Dalam menu ini diharuskan memasukan data golongan karyawan yang
dimaksudkan untuk menyimpan database pada menu golongan karyawan.
Keuntungan dengan adanya data golongan karyawan:
Maka kita dapat mengetahui golongan karyawan yang bekerja pada Toko
Merah.
d. Data absensi karyawan
Dalam menu data absensi karyawan memasukkan data absensi berupa Daftar
Hadir karyawan (Absensi Uang Makan) dan Daftar Absensi harian karyawan
Keuntungan dengan adanya data absensi karyawan:
Maka kita dapat mengetahui absensi yang bekerja pada Toko Merah.
e. Data penggajian
Dalam menu data Penggajian digunakan untuk menampung data gaji karyawan.
f. Data Login
Dalam menu Login merupakan pengguna dari aplikasi yang memiliki hak
akses penuh dalam mengolah data, menambah, mengedit dan menghapus data.
g. Laporan-laporan
Menu ini mencetak hasil data yang telah diinputkan ,yang yang selanjutnya

4
 ditujukan kepada Personalia. Personalia mencek laporan gaji tersebut yang
meliputi:
1) Laporan data karyawan
2) Laporan Slip Gaji yang berupa gaji bersih dan potongannya
Keuntungan dengan adanya data jabatan karyawan:
Maka kita dapat mengetahui laporan dalam Toko Merah Gejayan yang
berupa laporan data karyawan dan laporan slip gaji yang berupa gaji bersih
dan potongan nya .
7. Persyaratan dan Kondisi yang diisyaratkan
Persyaratan dan kondisi yang disyaratkan bagi Toko Merah adalah:
a. Sistem ini membutuhkan seperangkat komputer yang mampu menjalankan
sistem operasi Windows.
b. Sistem ini menggunakan Visual Basic 6.0 dan data sistem ini disimpan dalam
Microsoft Acces 2010 untuk pengolahan datanya,
c. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) yang dibutuhkan untuk
menjalankan program ini adalah sebagai berikut :Mainboard + processor Intel
Pentium dual 1,60Ghz, Memory 1 Gb, Hardisk 80Gb,VGA Card 32 Mb,Monitor
15”, Keyboard + mouse dan Printer
d. Secara teknis sistem ini mudah untuk dikembangkan dan dimodifikasi apabila
ada hal-hal yang berubah di kemudian hari.
8. Uraian Ringkas Sistem Informasi Penggajian Karyawan dan Konsep Rencana
Sistem Informasi Penggajian Karyawan secara keseluruhan
Sistem Informasi Penggajian Karyawan ini berlaku pada suatu Toko Merah pada
suatu Toko.Dengan menggunakan Sistem Informasi Penggajian Karyawan maka bagi
karyawan ,personalia,supervisor,bagian keuangan dan seluruh orang yang bekerja di
Toko Merah Gejayan .Dan dapat mengakses dengan cara yang lebih mudah, cepat,
efektif dan efisien. Konsep rencana Sistem Informasi Penggajian Karyawan diawali
dari penginputan data karyawan,data golongan ,data jabatan karyawan dan data absensi
karyawan yang kemudian data tersebut diolah untuk sampai dengan didapatkannya
laporan yang dibutuhkan. Penggajian karyawan di Toko Merah itu berdasarkan data
absensi ,data golongan dan data jabatan .
5
9. Keunggulan yang dimiliki

Proses manual yang selama ini diterapkan di Toko Merah Gejayan memiliki
berbagai kelemahan. Dengan diterapkannya system ini, maka diharapkan beberapa
kelemahan yang ada dapat diminimalisir, contoh :

 Data karyawan yang tidak terstruktur.

 Kesulitan yang dirasakan karyawan pada saat pendaftaran penginputan data
karyawan .
 Kesulitan yang dirasakan pada saat pengolahan data karena masih
menggunakan sistem manual Microsoft Excel.
 Kesulitan dalam hal laporan data karyawan dan data slip gaji karyawan karena
masih menggunakan Microsoft Word.
 Proses pengelolaan penggajian karyawan yang berlangsung dengan lambat

10. Tahapan Pekerjaan

Tahap 1 :

Persiapan dilakukan oleh tim pembuat system informasi dengan menyiapkan

proposal dan kelengkapannya. Kemudian dilanjutkan dengan tahap koordinasi dan
konsultasi kepada pihak perusahaan yang terkait, selanjutnya analisa kebutuhan/
analisa system baik insfrastruktur maupun financial.

Tahap 1 dilaksanakan oleh tim awal yang terdiri dari :

1. Annisaa Utami, S.T., M.Kom.

2. Nur Sa’idah, S.Kom.,M.Kom.
3. Dean Ayu Lestari, S.Kom.,M.Kom.

6
 Tahap 2 :

Normalisasi dan migrasi basis data, pembuatan software, testing software dan uji coba
yang dilakukan oleh tim sistem informasi, yang terdiri dari :

1. Annisaa Utami, S.T., M.Kom.

2. Nur Sa’idah, S.Kom.,M.Kom.
3. Dean Ayu Lestari, S.Kom.,M.Kom.

Tahap 3 :

Evaluasi dan perbaikan sistem, dokumentasi dan pelatihan, dilaksanakan oleh :

1. Annisaa Utami, S.T., M.Kom.

2. Nur Sa’idah, S.Kom.,M.Kom.
3. Dean Ayu Lestari, S.Kom.,M.Kom

7
11. RencanaAnggaran
Rencana anggaran biaya / daftar harga yang ditawarkan (dalam mata uang rupiah)
termasuk pajak, per tahapan yang dibagi dalam satuan kegiatan.

No Kegiatan Harga Sub Total

1. Persiapan :

a. Proposal 1 eks (termasuk jilid) Rp. 10.000,00 Rp. 10.000,00

b. Materi Presentasi proposal
Rp. 20.000,00 Rp. 20.000,00
c. Fie tim awal :
 2 orang
 1 orang Rp. 75.000,00 Rp. 150.000,00

Rp. 50.000,00 Rp. 50.000,00

2. Koordinasi dan konsultasi

a. Rapat pertemuan Rp. 100.000,00 Rp. 100.000,00

b. Koordinasi tim 3 kali
Rp. 75.000,00 Rp. 225.000,00
c. Analisa kebutuhan/sistem
Rp. 400.000,00 Rp. 400.000,00

3. Normalisasi dan migrasi basis data :

1 orang analis sistem Rp. 400.000,00 Rp. 400.000,00

2 orang programer Rp. 150.000,00 Rp. 300.000,00

4. Testing software :

1 orang analis sistem Rp. 400.000,00 Rp. 400.000,00

2 orang programer Rp. 150.000,00 Rp. 300.000,00

8
5. Evaluasi dan perbaikan software :

2 orang analis Rp. 400.000,00 Rp. 800.000,00

3 orang programer Rp. 150.000,00 Rp. 450.000,00

Dokumentasi dan pelatihan :

1 orang ketua tim Rp. 500.000,00 Rp. 500.000,00

5 instruktur Rp. 150.000,00 Rp. 750.000,00

3 orang administrasi Rp. 100.000,00 Rp. 300.000,00

6. Pembuatan laporan awal,antara & akhir

1 orang penanggung jawab Rp. 250.000,00 Rp. 250.000,00

Rp. 100.000,00
3 orang administrasi Rp. 300.000,00
Rp. 60.000,00
Laporan 20 eksemplar Rp. 1.200.000,00

7 Pajak dan pengeluaran tak terduga :

Pajak 10% dari Rp 6.905.000 Rp 690.500,00

Tak terduga 5% dari Rp 6.905.000 Rp 345.250,00

Biaya pemeliharaan sistem:

Selama 1 tahun Rp 1.500.000,00

Total Rp. 9.762.000,00

9
12. AnalisisHarga
Analisis harga satuan modul-modulu tama atas rencana anggaran yang diusulkan

No Kegiatan Sub Total

1 Persiapan Rp 230.000,00

2 Koordinasi dan konsultasi Rp 725.000,00

3 Normalisasi dan migrasi Rp 700.000,00

basis data

4 Testing sofware Rp 700.000,00

5 Evaluasi dan perbaikan Rp 1.250.000,00

sofware

Dokumentasi dan
Rp 1.550.000,00
pelatihan

6 Pembuatan laporan Rp 1.750.000,00

awal,antara,akhir

7 Pajak dan pengeluaran tak Rp 1.357.000,00

terduga

Biaya pemeliharaan
Rp 1.500.000,00
sistem

Total Rp. 9.762.000,00

10
13. RencanaWaktu
Untuk merealisasikan kegiatan dalam pembuatan perangkat lunak “sistem penggajian”
kurang lebih memerlukan waktu 8 minggu dengan pengaturan waktu berikut ini :

Minggu

no Aplikasi 1 2 3 4 5 6 7 8

1 Persiapan

2 Koordinasi dan konsultasi

3 Analisis kebutuhan sistem

Normalisasi dan migrasi

4 basis data

5 laporan awal

perancangan program
6 database/prototype software

7 penyediaan peralatan

8 ujicoba program software

9 Laporan antara

evaluasi dan perbaikan

10 database

serah terima program

11 database

12 Dokumentasi

13 Pelatihan

14 laporan akhir

11
 14. Desain Integritas Antar Komponen

Keuangan
personalia
Sistem 8 7
Informasi
Penggajian
Karyawan
1 5 2 6

karyawan Supervisor
3

Legend :

- : Arusfisik
- : Arus Data

Keterangan :

Alur kegiatan pengelolaan data absens dan penggajian karyawan yang sedang berjalan adalah
sebagai berikut :
1. Karyawan akan menerima Daftar Hadir karyawan (Absensi Uang Makan) dan Daftar
Absensi harian karyawan oleh bagian personalia.

2. Kemudian di cek ulang oleh supervisor pada Daftar Absensi Uang Makan tersebut yang
telah ditandatangani oleh karyawan, fungsinya untuk menbantu Bagian keuangan agar lebih

12
mudah dalam memberikan potongan uang makan kepada karyawan yang tidak hadir pada gaji
bulanan karyawan tersebut.

3. Dan setelah itu karyawan menandatangani Daftar Absensi Harian. Setelahitu Daftar
Absensi Harian karyawan yang telah ditandatangani,

4.Lalu, di cek oleh supervisor, fungsinya untuk kedisiplinan karyawan tersebut.

5. Laporan Daftar Absensi Harian tersebut diserahkan kebagian personalia buat disahkan.

6.. Bagian Keuangan menerima Daftar Absensi Uang Makan yang sudah di cek ulang oleh
supervisor,
7. membuat Daftar Gaji serta Laporan Slip Gaji yang berupa gaji bersih dan potongannya,
yang selanjutnya ditujukan kepada Personalia. Personalia mencek laporan gaji tersebut,
8. kemudian slip gaji ditujukan kepada Karyawan dalam sistem informasi penggajian

15. Penutup

Dengan menganalisa gejala-gejala permasalahan tersebut, kami dapat menarik kesimpulan

mengenai suatu peluang pengembangan sebuah aplikasi penggajian karyawan yang
diterapkan pada toko ini Sistem yang diusulkan dapat memberikan layanan sebagai berikut:
1. Mampu menjamin untuk memberikan pelayanan informasi yang berkualitas kepada
karyawan.
2. Mampu menyediakan berbagai data karyawan serta pelayanan administrasi yang diinginkan
karyawan.
3. Dapat diterapkan pada karyawan yang belum mengenal komputer atau sistem ini dirancang
oleh penulis agar mudah digunakan oleh orang yang belum mengenal komputer (user
friendly).
4. Dapat menjamin proses pengelolaan menjadi lebih efektif,cepat,terstruktur dan terperinci.
Implementasi yang kami tawarkan dapat disesuaikan dengan toko tersebut dan jelas dengan
harga yang kompetitif.

13
14
15