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Gerencia Regional Central

Infotep Virtual

Gestión Eficaz del


Tiempo

Unidad 1

Gestión del Tiempo

Santo Domingo
2013
Los hombres se lamentan del mal uso que han hecho del
tiempo ya vivido, sin emplear mejor el que les resta.
La Bruyere.

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INFOTEP
CONTENIDO

INTRODUCCION .......................................................................................................4

Gestión del tiempo .................................................................................................4

GESTION EFICAZ DEL TIEMPO ...............................................................................5

EL TIEMPO COMO RECURSO ..................................................................................8

Tiempo perdido. Tiempo ganado .............................................................................9

Causas por las que se pierde tiempo .................................................................. 10

Ventajas que se derivan de una gestión eficaz del tiempo ................................... 15

TECNICAS PARA LA GESTION EFICAZ DEL TIEMPO ............................................... 16

Crear y utilizar un registro de actividades ........................................................... 16

Sistema ABC ..................................................................................................... 17

Sistema de Recompensa.................................................................................... 18

Sistema de post-it ............................................................................................. 19

Sistema de Inventario ....................................................................................... 19

PRINCIPIOS QUE RIGEN EL USO DEL TIEMPO ....................................................... 20

Principio de Pareto ............................................................................................ 20

Comprendiendo el Tiempo ................................................................................. 23

Principio De Murphy .......................................................................................... 29

Principio De Parkinson ....................................................................................... 29

“Razones” para evitar las tareas......................................................................... 30

Decálogo de la gestión del tiempo ..................................................................... 34

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS .............................................................................. 35


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INFOTEP
INTRODUCCION

Gestión del tiempo

La gestión del tiempo es una herramienta


con la que la empresa actual cuenta para
optimizar el rendimiento de las personas que
la forman.

La buena gestión del tiempo, en cada nivel generará hábitos de trabajo saludables que
poco a poco irán transcendiendo a otros niveles, finalmente, al balance de resultados.

La gestión del tiempo no sólo atañe al ámbito profesional, sino que también influye, y
mucho en el ámbito personal. La combinación de estas dos dimensiones, profesional y
personal, y un buen planteamiento de la gestión del tiempo en las mismas, harán
mejorar notablemente nuestro rendimiento en el día a día.

Las nuevas tecnologías adquieren una gran importancia en la gestión del tiempo, ya
que son un factor clave para que una empresa sobreviva; por ello, debemos estar
siempre receptivos a este tipo de innovación.
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INFOTEP
GESTION EFICAZ DEL TIEMPO
Definiendo:

El Tiempo como la duración de las


cosas sujetas a cambio. Es la magnitud
física que permite parametrizar el
cambio, esto es, que permite ordenar
los sucesos en secuencias,
estableciendo un pasado, un presente y
un futuro. La unidad básica en el
sistema internacional (SI) es el
segundo; de éste parte la secuencia
para medir el tiempo.

La Gestión, gestionar, es hacer


diligencias conducentes al logro de un
negocio o de un deseo cualquiera.

La eficacia, es la capacidad de lograr el


efecto que se desea o se espera.

Con estas definiciones se puede decir puede definir la Gestión Eficaz del Tiempo,
como las diligencias que se realizan respecto a la duración de las cosas sujetas a
cambio con la capacidad suficiente para lograr el efecto que se desea.

En la actualidad el tiempo se redistribuye de forma que nuestras responsabilidades han


aumentado de manera paralela al progreso tecnológico: los plazos de entrega se han
acortado, la cantidad de trabajo ha aumentado y en la actualidad trabajamos más horas
para poder controlar tanto el volumen creciente de información, como las nuevas
responsabilidades.

Como consecuencia de lo anterior el “tiempo es oro” y su precio se mide en


productividad. El tiempo se mide en función de la productividad, y para ello se han
desarrollado una serie de técnicas que pueden contribuir a realizar el mejor uso tanto
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INFOTEP
de nuestro tiempo de trabajo como de nuestro tiempo libre reduciendo así el estrés que
producen las restricciones temporales en la sociedad actual.

La gente que controla su tiempo con firmeza también sabe apreciar los momentos de
felicidad que surgen espontáneamente y al mismo tiempo reconocer una oportunidad
inesperada cuando se les presenta. Si en el pasado mes usted no ha tenido tiempo de
realizar al menos dos actividades que más le gustan, necesita aprender a administrar su
tiempo para poder realizarlas regularmente en el futuro. Lo mismo sucede con el
trabajo, hay que fijarse como objetivo realizar labores que nos gusten y nos motiven.
Esto adquiere especial relevancia si es usted director, ya que con frecuencia dirige con
su ejemplo y si está contento con su trabajo, contagiará a sus subordinados el deseo de
sentirse realizado con lo que hacen. En una buena administración el tiempo se debe
considerar la necesidad de encontrar tiempo para trabajar en metas relacionadas con el
trabajo, pues la productividad no se expresa exclusivamente en función del trabajo y el
tiempo: la gente es más productiva cuando hace lo que le gusta.

En la actualidad son muchos los autores y expertos que han escrito sobre tema de
Gestión Eficaz del Tiempo. Y la mayoría suele coincidir en destacar que la incorrecta
gestión del tiempo se debe, entre otros factores, a:

 La inexistencia de objetivos previamente definidos.

 No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.

 La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo.

 Negación de la propia evidencia. No aceptar que nosotros no podemos hacerlo


todo.

 La insuficiente delegación de tareas.

 Exceso de información para analizar (la llamada “parálisis por análisis”) o la


información imprecisa, desordenada o tardía.
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INFOTEP
Evidentemente, para organizar nuestro tiempo se hace imprescindible:

 Determinar qué acciones o tareas son las más importantes. Por importantes,
entendemos aquellas tareas que inciden de alguna forma en las áreas
estratégicas de la empresa u organización, en los objetivos, en los costes o en
los ingresos.

 Dar un orden de prioridad a cada una de las actividades diarias. A veces se


suele asignar un tiempo máximo para cada actividad, con la finalidad de que no
estemos demasiado tiempo ocupados en una tarea que no es demasiado
importante, restando tiempo a otras que sí que lo son.

 Aprender a decir no a tareas que no son importantes o que puedan realizar otras
personas.

 Eliminar la posibilidad de que nos puedan importunar con visitas no previstas o


reuniones mal planificadas con hora de inicio, pero sin hora de salida.

 Destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda. De esta


forma, podremos tener siempre preparado un programa de trabajo antes de
iniciar la jornada, ser nosotros mismos los gestores de nuestro tiempo, y no
dejar que sean otros quienes lo hagan.

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INFOTEP
EL TIEMPO COMO RECURSO

El tiempo es un recurso atípico, totalmente


diferente a todos los que se está
acostumbrado a usar, ya que no tiene una
composición material perceptible y evidente
y no es algo que se pueda ver o tocar. El
tiempo es una magnitud física inmaterial e
intangible. Se vive inmerso en el tiempo,
desde el momento del nacimiento, no
utilizarlo de manera adecuada puede
implicar la pérdida de todo tipo de
oportunidades y posibilidades.

Podemos decir que el tiempo como recurso es:

 Es atípico, en el sentido de que estamos habituados a manejar.

 Es equitativo, ya es que es igual para cada persona y en cualquier lugar.

 Es inelástico, puesto que el tiempo no puede acumularse ni ahorrase ni tomarse


prestado.

 Es indispensable, todo lo que se hace requiere tiempo.

 Es inexorable, el tiempo fluye en un solo sentido y a la misma velocidad.

 Es insustituible, por ningún otro recurso (dinero, espacio, etc.).

 Es continuo, no deja de fluir y es imposible llegar a pararlo o detenerlo.

 Es equitativo, cada persona recibe exactamente las mismas 24 horas al día.


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 Es subjetivo, cada persona vive su tiempo según sus valores, creencias o estado
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de ánimo.

INFOTEP
 Es perecedero, no se puede ahorrar, acumular o almacenar.

 Es inadquirible, no se puede comprar, vender, alquilar, robar o pedir prestado.

 Es sutil y resbaladizo, fluye y desaparece.

 Es complejo, no siempre muestra el estado puro, con frecuencia aparece mezclado


con el tiempo de los demás.

Tiempo perdido. Tiempo ganado

Hablar de gestión de tiempo no es de ganar o perder tiempo. El tiempo no se para y


no existe posibilidad alguna de almacenarlo o detenerlo. No se tiene más tiempo que el
“ahora” en cada momento. Hablar de gestión del tiempo es aprender a reconocer los
elementos y situaciones que lo “evaporizan” y aprender estrategias que ayuden a
optimizar los “ahora”. Gestionar bien el tiempo requiere responder continuamente a la
pregunta: ¿cuál es la mejor manera de usar este minuto, este “ahora”?

Para gestionar mejor el tiempo se debe:

 Analizar de manera objetiva y sistemática cual es la relación con él.

 Tener la voluntad de cambiar las conductas o hábitos que hacen sentir que se está
perdiendo el tiempo y que impiden alcanzar los objetivos.

 Descubrir y aprender a utilizar los recursos que pueden favorecer y optimizar el


trabajo.

No se puede perder ni ganar tiempo, pero estas ideas o conceptos están presentes en
el imaginario colectivo. En líneas generales se entiende que perder el tiempo es
simplemente hacer algo que parece que es menos importante que otra cosa que se
podría hacer en ese momento, o simplemente estar haciendo alguna cosa sabiendo con
toda seguridad que va arrepentir de haber estado gastando tiempo en ella.
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INFOTEP
Causas por las que se pierde tiempo

En un estudio realizado recientemente se han identificado seis causas por las que los
empleados pierden tiempo de trabajo con más frecuencia:

1. Socializar, muchos jefes consideran que las


relaciones sociales constituyen una pérdida de
productividad y que, además, sus subordinados
socializan más de lo que deberían, mientras que
estos por su parte probablemente se sienten
culpables de escabullirse de vez en cuando.

Sin embargo, una jornada de trabajo sin contacto


con otras personas puede resultar triste.

Socializar en cantidades razonables aumenta la


satisfacción laboral y la moral de los empleados y,
consiguientemente, también su productividad.

2. Guardar las cosas en el sitio que no


es, se calcula que la gente emplea tres
horas a la semana intentando encontrar
cosas que ha perdido y la mayoría de las
veces no es que estén perdidas, sino que
están fuera de su sitio: “un sitio para
cada cosa y cada cosa en su sitio”. Debe
seguir un estilo que refleje su proceso de
pensamiento, que se ajuste a la
naturaleza de su puesto y que le permita
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encontrar las cosas ágilmente y sin


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causarle estrés.
INFOTEP
Algunos trucos simples y evidentes que le funcionan a todo el mundo son:

 Reservar la superficie de su
escritorio solamente para
proyectos en activo y el material
de oficina que utiliza con más
frecuencia.

 Guardar en el cajón superior


material de oficina.

 Colocar el teléfono en el lado


opuesto de la mano con la
que escribe (si es diestro
izquierda) para no liarse con
el cable al hablar y así poder
tomar notas. 11
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INFOTEP
 Crear un archivo recordatorio en el
cajón inferior y guardar, en carpetas
separadas (una por cada día del
mes siguiente y once mas para cada
uno de los meses restantes), los
documentos según su fecha.

 Fabricar en el cajón inferior


un sistema archivador para
los documentos más
importantes.

 Verificar que el escritorio está


bien iluminado y su silla es
cómoda.

 Dividir el escritorio en tres


secciones y mantener vacía la
central para trabajar.
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INFOTEP
 Poner bandejas ABC en
su escritorio.

 Sacar del escritorio todo lo


que no necesite de forma
inmediata y ordenarlo y
prepararlo al final de la
jornada.

3. Olvidarse de las cosas, es otra de


las causas por las que se pierde mucho
tiempo en el trabajo. El 50% de todas
las cosas que escuchamos o leemos las
olvidamos en el espacio de un minuto.
Si no puede acceder de nuevo a la
información que necesita escríbala en su
agenda o en algún otro sitio al que
pueda acceder con facilidad. Se tarda
menos en escribir una nota que en
buscar un pensamiento.
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INFOTEP
4. Oficinas “ambulantes”, si la oficina fuera
el único lugar donde trabajamos, todo sería
más simple. Sin embargo, hoy en día los
teléfonos son móviles, los ordenadores son
portátiles y casi podríamos decir sin miedo a
equivocarnos que las oficinas son
ambulante. Cada vez resulta más común
que la gente trabaje en los aviones, en el
transporte público que les lleva al trabajo y
en las colas, ya sea porque están muy
ocupados, porque tienen que cumplir con
un plazo de entrega o simplemente porque
están aburridos. Muchos directivos se
llevan alguna tarea cuando van de
vacaciones y según los expertos, no es una
mala costumbre si lo que hacen les gusta y
no molesta a los demás.

5. Malos hábitos de lectura, el


problema en realidad es la
sobrecarga de información y las
únicas maneras de plantarle cara
son ojear, subrayar o leer
resúmenes.

6. Gente que nos roba el tiempo, la gente


que se extiende en sus conversaciones por
teléfono o en persona, o ambos: los que
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hablan demasiado por teléfono es


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aconsejable llamarlos cuando se sabe que


no tienen mucho tiempo (van a salir a
INFOTEP
almorzar, dejarles claro que no tenemos
tiempo desde el principio, simular que algo o
e-mail o dejando un mensaje en su buzón de voz); y los que se extienden en exceso
en persona contraatacarles quejándose de pie cuando vienen a visitarnos al
despacho, hacerles saber que no tenemos tiempo, ponerse de pie cuando esté listo
para terminar la conversación, inclinar el cuerpo hacia la otra persona utilizando una
efectiva táctica de lenguaje corporal o, como último recurso, utilizar el contraataque
Ventajas que se derivan de una
más seguro: ponerse en pie, pedir a la persona que le acompañe a hacer fotocopias,
gestión eficaz del tiempo
continuar la conversación mientras usted trabaja y cuando termine simplemente
decirle que se alegra charlando con él o con ella, dejarlo allí y vuelva a su escritorio.
 Se desarrollan habilidades de
planificación y programación.

 Se aprende a priorizar y a eliminar las


actividades innecesarias.

 Se optimizan los recursos existentes.

 Se reduce el esfuerzo necesario para


conseguir los objetivos.

 Se aumenta la calidad de los resultados.


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 Se optimiza el trabajo personal y el trabajo en equipo.

INFOTEP
 Se mejora el “clina” de trabajo.

 Se aumenta la motivación y la satisfacción personal y grupal.

 Aumento del desarrollo profesional.

 Calidad del trabajo, al centrarse en las tareas.

 Autogestión, distribución eficaz del tiempo en la realización de las tareas.

 Evita el estrés.

 Desarrollo integral.

 Tener una guía de objetivos y metas.

TECNICAS PARA LA GESTION EFICAZ DEL TIEMPO

Tomar control sobre el tiempo resulta mucho más fácil si se sabe en que lo está
invirtiendo. No se puede planificar y controlar gastos si no se conocen los hábitos de
gasto actuales.

¿Cuánto tiempo dedica al papeleo? ¿A las reuniones? ¿A hablar por teléfono? ¿A viajar?
¿A navegar por Internet sin motivo? Si se hace una idea precisa de cómo invierte su
tiempo, podrá saber en qué lo pierde y cómo utilizarlo más eficazmente.
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Crear y utilizar un registro de actividades


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INFOTEP
Si le pidieran una cronología de su día de trabajo de ayer, seguro que se acordaría de
las cosas importantes que hizo y de cuánto tiempo les dedicó aproximadamente.

A continuación se exponen cuatro formas de ordenar las tareas según su prioridad con
la finalidad de que puedan adaptarse a diferentes estilos.

Sistema ABC

Consiste en asignar letras a las tareas según su importancia, así la A corresponde a


tareas que se deben realizar inmediatamente, las tareas B son aquellas que deberían
hacerse rápido aunque no corren tanta prisa como las tareas A, las tareas C se pueden
posponer sin problema y las tareas D teóricamente ni siquiera necesitan realizarse.
Este sistema elimina a las tareas de carga emocional. El Sistema ABC tiene varias
aplicaciones prácticas, ya que podemos calificar las tareas que apuntemos en la
agenda, las de la lista de cosas para hacer e incluso crear un sistema de bandejas en el
escritorio en el que clasifiquemos documentos como A, B, C o D.

Se pueden clasificar las tareas en base a la importancia que tienen, definiendo la


importancia en relación al peso que tienen en la consecución de los objetivos marcados.
En la mayor parte de los casos, este tipo de clasificación de las tareas produce una
distribución de este tipo:

❏ El 15% de nuestras actividades reportan el 65% de los resultados totales


(actividades de gran importancia).

❏ El 20% de las actividades aportan el 20% de los resultados (actividades de


importancia

❏ El 65% de las actividades aportan el 15% de los resultados (actividades de poca


importancia).
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Recuerde:
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INFOTEP
 Las prioridades de tipo A corresponden a un objetivo fundamental. Son tareas
de gran valor y de gran interés.

 Las prioridades de tipo B corresponden a un objetivo instrumental: actividades


que indirectamente contribuyen a un objetivo fundamental. Son tareas con un
valor medio y un alto nivel de urgencia.

 Las prioridades de tipo C son tareas urgentes o no, de poco valor y poca
importancia.

Sistema de Recompensa

Parte de la pregunta que toda persona debería


formularse cuando va a comenzar a ordenar las
tareas según su prioridad: “¿cuál es la
recompensa?” Las tareas se ordenan según sea
alta, media o baja la recompensa que se obtiene de
su realización. Este sistema presenta la dificultad
de que nuestras reacciones emocionales y el
contexto de cada acción influyen en la decisión.
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Una de las formas de medir el empleo del tiempo


en este sistema es averiguar cuánto dinero se gana
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en una hora de trabajo y cada vez que se esté


INFOTEP el tiempo o alguien nos esté haciendo
perdiendo
perder el tiempo, pensar cuánto dinero se está
desperdiciando.
Sistema de post-it

Consiste en utilizar tarjetas o post-it en las que


se escriben las tareas que se tienen
pendientes, las coloca todas ellas sobre la mesa
y luego las ordena por orden de importancia o
de necesidad de acción. También se podría
utilizar un gran tablero magnético en el que
pueda mover las tareas fácilmente. Este
sistema tiene la ventaja de que puede ser
utilizado por varias personas a la vez y,
además, es un sistema visual que facilita una
perspectiva general con un solo vistazo.

Sistema de Inventario

Parte de la idea de que la mejor


forma de aprender a revisar lo que se
ha hecho durante el día y aplicarlo al
día siguiente, por lo cual es crucial
evaluar la productividad de cada día
estableciendo cada mañana lo que se
desea conseguir ese día. Aunque
este método no es en sí una medida
que ahorre tiempo, genera cambios
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de conducta que ahorran tiempo.


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INFOTEP
PRINCIPIOS QUE RIGEN EL USO DEL TIEMPO

Principio de Pareto

Según este principio en cualquier orden de cosas el 80% del valor deriva del 20% de
las mismas. Por ejemplo, el 20% del correo que recibimos nos aporta el 20% de la
información útil, mientras que el 80% es inútil. A la hora de ordenar prioridades mucha
gente utiliza este principio para sopesar la importancia relativa de ciertas actividades,
ya que nos brinda una clave para cambiar nuestra conducta y al mismo tiempo crear
valor.
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INFOTEP
“En todos los campos del quehacer humano, el 80 por ciento de los
resultados fluye del 20 por ciento de las actividades”.

Pareto

En pocas palabras, “No intentes hacer más de la cuenta, tan solo haz las cosas
adecuadas y de manera correcta”.

¿Cuántas actividades del día a día se pueden suprimir sin que afecten al logro de los
objetivos? Una buena estrategia para da repuesta a esta pregunta es dividir el trabajo
en actividades especificas e intentar discernir cuál será el 20% de las tareas que
contribuirán a lograr el 80% de los recursos y posteriormente concentrarse al máximo
en ese 20% de tareas.

Para poder gestionar el tiempo de manera adecuada se debe saber priorizar todas las
actividades y tareas que se realizan. Priorizar significa clasificar por orden de
importancia. Es muy fácil que lo urgente desdibuje lo que es más importante y poder
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perder mucho tiempo en cosas o actividades que poco aportan a la calidad del trabajo.
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INFOTEP
Las actividades en relación con la priorización pueden agruparse en cuatro (4)
cuadrantes:

LA MATRIZ DEL TIEMPO,

URGENTE NO URGENTE

IMPORTANTE

NO IMPORTANTE

Una actividad es importante si usted personalmente la encuentra valiosa, si


contribuye con su misión y metas de alta prioridad.

Es urgente si usted u otra persona sienten que requiere atención inmediata.

LA RELACION ENTRE LO IMPORTANTE Y LO URGENTE

URGENTE NO URGENTE

 Prioriza.

IMPORTANTE ¡Analiza y resuelve ya!  Planifica.

 Establece objetivos.

 Delega Archívalo, pero revisa


periódicamente su nivel de
NO IMPORTANTE  Busca recursos
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importancia.
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INFOTEP
Importante y urgente. Son las tareas esenciales en las que se debe centrar y que
se debe emprender de inmediato. Su trascendencia obliga a emprenderlas con la
dedicación suficiente para llevarlas a buen término. Estar ubicado siempre en este
cuadrante puede acabar con la motivación, la autoestima y la salud. Muchos equipos
directivos están situados constantemente en este espacio.

Importante y no urgente. Son las tareas que dan calidad al trabajo y que permiten
una buena organización a la vez que anticipa posibles problemas o conflictos. En este
espacio se encuentran generalmente a las personas efectivas, resolutivas y motivadas
por su labor.

No importante y urgente. Son las tareas poco relevantes, generalmente triviales y


rutinarias. Siempre que sea posible darles una respuesta con el mínimo esfuerzo y
tiempo. La tecnología puede facilitar esta gestión.

No importante y no urgente. Son las tareas en las que se puede ver involucrado
de la que sabe que no tienen ninguna relevancia y no conducen a nada. Lo mejor que
se puede hacer con ellas es archivarlas en el olvido y no gastar ni tiempo ni energía en
resolverlas.

Comprendiendo el Tiempo

URGENTE NO URGENTE

IMPORTANTE Cuadrante de la Cuadrante del


Administración Liderazgo y la Calidad
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INFOTEP
NO IMPORTANTE Cuadrante del Cuadrante del
Engaño Desperdicio

CUADRANTE I

Urgente/Importante

 Crisis

 Problemas presionantes

 Proyectos, Juntas y Preparaciones contra reloj.

 Proyectos cuyas fechas vencen.

CONSECUENCIAS

 Estrés

 Agotamiento

 Administración de crisis

 Siempre apagando fuego

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INFOTEP
CUADRANTE III

Urgente/No Importante

 Interrupciones, algunas llamadas

 Algunas correspondencia, reportes

 Muchas Juntas

 Muchos asuntos inmediatos


presionantes

CONSECUENCIAS

 Enfoque en el corto plazo

 Administración de crisis

 Considera que las metas y planes no valen la pena

 Se siente impotente, excluido del control

 Relaciones muy frágiles o rotas

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INFOTEP
CUADRANTE IV

No Urgente/No Importante

 Triviales, trabajo minucioso

 Algunas llamadas

 Desperdiciadores de tiempo

 Actividades escape

 Correspondencia irrelevantes

CONSECUENCIAS
CONSECUENCIAS

Enfoque
 Total
 en el corto plazo
irresponsabilidad

Administración
 Despido
 de crisis
de los empleados

Considera que
 Dependiendo
 de las metas
otros y planespor
o gobernado noapremios básicos
valen la pena

 Se siente impotente, excluido del


control

 Relaciones muy frágiles o rotas

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Page

INFOTEP
CUADRANTE II

No Urgente/ Importante

 Preparación

 Prevención

 Aclaración de valores

 Planeación

 Creación de relaciones

 Re-creación verdadera

 Facultar

BENEFICIOS

 Visión, Perspectiva
CONSECUENCIAS
 Equilibrio
 Enfoque en el corto plazo
 Disciplina
 Administración de crisis
 Control
 Considera que las metas y planes no
 Pocas crisis
valen la pena

 Se siente impotente, excluido del


control

 Relaciones muy frágiles o rotas 27


Page

INFOTEP
URGENTE NO URGENTE

 Crisis  Preparación
IMPORTANTE
 Problemas presionantes  Prevención
SINTOMAS
 Proyectos, Juntas y  Aclaración de valores
Preparaciones contra reloj.
 Planeación
 Proyectos cuyas fechas
 Creación de relaciones
vencen.

 Re-creación verdadera

SINTOMAS CURA
 Facultar

 Interrupciones, algunas  Triviales, trabajo minucioso


NO IMPORTANTE llamadas

CAUSAS
 Algunas llamadas
 Algunas correspondencia,
 Desperdiciadores de
reportes
tiempo
 Muchas Juntas
 Actividades escape
 Muchos asuntos inmediatos
 Correspondencia
presionantes
irrelevantes

“Las personas efectivas no se orientan hacia el


problema, sino hacia las oportunidades”.
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Peter Drucker
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INFOTEP
Principio De Murphy

Las tres Leyes de Murphy:

Primera ley: “Nada es tan sencillo como parece al principio”.

Segunda ley: “Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio”.

Tercera ley: “Si algo puede ir mal, irá mal”.

Hay que prever eventualidades y planificar una cierta flexibilidad.

Principio De Parkinson

1º Ley de Parkinson

Toda tarea se dilata hasta ocupar todo el tiempo que dispongas para hacerla.
Lo que se traduce en: “Cuanto más tiempo tienes, más tiempo tardas en hacer las
cosas”. Si asignas media hora para hacer una tarea, tardará media hora; si le asignas
una hora, tardará una hora. Hemos de planificar un tiempo sin excesos, el tiempo justo.

2ª Ley de Parkinson

El tiempo que requiere una tarea aumenta cuando la interrumpimos y la


reanudamos. Para una tarea corta siempre ay tiempo; para una larga, nunca. Lo
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perfecto no resulta rentable. Acabas lo que empiezas... Hace años que nos lo dicen.
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Aprovecha los tiempos muertos para realizar las tareas cortas.

INFOTEP
Estimar el tiempo que se llevará realizar una actividad es una de las habilidades más
importantes a la hora de gestionar el tiempo y la energía.

“Razones” para evitar las tareas

Por un lado, son diversos los estudios sobre por qué la gente pospone las cosas. Una
persona puede tener la obligación de lograr ciertas metas, sin embargo una multitud de
emociones opuestas se cruzan en su camino. Expertos en administración del tiempo
han identificado las ocho razones que se aducen con más frecuencia para posponer las
cosas:

Razones para no Ejecutar la Tarea

Internas Miedo al Miedo al fracaso Dejarlo todo Tendencias para


cambio para el último conseguir
momento demasiados
compromisos

externas Tareas Tareas demasiado Flujo de tareas Metas difusas


desagradables complicadas difuso

Teniendo en cuenta esta información, podemos identificar cuáles son las razones por
las que se deja para mañana las cosas que se podría que hacer hoy. En el caso de
razones internas, la lucha que debe emprender es contra usted mismo. Pero si por el
contrario se trata de razones externas, tendrá que hacer todo lo posible por moldear el
entorno en el que vive y trabaja. Un modo bastante ocurrente es hacer una lista de
deberes laborales, las responsabilidades personales y los objetivos a largo plazo que ha
dejado desatendidos, las tareas a corto plazo, llamadas telefónicas, unas vacaciones,
etc. Esto será un punto de partida y si se es capaz de controlar esta tendencia tan
corriente, se habrá avanzado para utilizar eficientemente el tiempo.
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El problema al que se debe enfrentar es la necesidad de encontrar tiempo suficiente


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para dedicárselo a todas las cosas que parecen estar esperándole para resolverlas pero,

INFOTEP
aparte de eso, lo más grave es cuando se pregunta de qué tiempo dispone para usted
mismo y la respuesta que se da no le satisface. Por este motivo, se acaba funcionando
de forma repetitiva sin tener en cuenta los objetivos y haciendo las cosas por inercia,
sin prestar la atención que se merecen y haciendo más cosas de las que se pueden
hacer, produciendo un ciclo que se repite una y otra vez, es decir, trabaja cada vez
más, más deprisa y con peores resultados.

Algunas de las estrategias más efectivas para


superar ciertas barreras y que motiven a poner
manos a la obra deben comenzar por hacer las
mismas cosas que ha estado posponiendo.

Cuando la tarea es desagradable, lo recomendable es que sea la primera que realice en


el día, que se la pase a alguien que pueda disfrutar haciéndola o que elabore una lista
de ventajas y desventajas. Si aún así la tarea le sobrepasa, puede dividirla para
conquistarla, que encuentre un lugar tranquilo para hacerla y que una vez la haya
comenzado no se detenga. Si el flujo de tareas resulta poco claro o no está bien
planeado se puede utilizar un diagrama de flujo. Por último, si las metas no están
claras, lo mejor es volver a enunciarlas de forma explícita de manera que no se
conforme con decir “las ventas aumentarán de forma significativa”, sino que diga
“nuestra meta es aumentar las ventas en un 12%”.
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INFOTEP
Si se demoran las cosas porque está en un bache y teme al cambio, existen
tres soluciones que pueden funcionar bastante bien:

1. Cambiar de entorno físico, puesto que


las costumbres habitan en los lugares
habituales, si se cambia de habitación
cambiaria el punto de vista.

2. Cambiar rutinas y patrones, tomar una


ruta diferente para llegar al trabajo.

3. O simplemente no haga nada,


se aburrirá tanto que sentirá la
necesidad imperiosa de cambiar.

32
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INFOTEP
Si lo que teme es al fracaso debe ser
valiente y afrontar las tareas y como decía
Roosevelt: “lo único a lo que hay que temer
es al propio temor”. Si se tiende a aceptar
mas compromisos de los que puedes
cumplir porque te sientes incapaz de decir
no, porque deseas caer bien o simplemente
porque vives intensamente y

Se tienen intereses muy amplios, debe ser


consciente de que nadie puede hacer todo
lo que desea todo el tiempo y poner
limitaciones.

Y por último, si es adicto a dejarlo todo para


el final (habito peligroso) porque trabajando a
última hora se cometen más errores, no
queda tiempo para corregirlos y si hubiese
imprevistos faltara tiempo. Es difícil superar
este vicio, pero debe convencerse de que
dañino y debe planear su tiempo utilizando
alguna estrategia antes mencionadas:
diagramas de flujo, dividir y conquistar, etc.

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INFOTEP
Decálogo de la gestión del tiempo

 Es un recurso disponible para todo el mundo


y en la misma cantidad.

 No puede pararse o acumularse.

 No todas las actividades tienen el mismo


valor.

 El hábito de aplazar actividades o decisiones


puede hacerle perder tiempo y
oportunidades.

 Actuar sin pensar es una buena manera de


perder el tiempo.

 Es imposible el control total de las


circunstancias.

 La urgencia no debe ganar a la


importancia.

 El uso óptimo del tiempo es la eficiencia:


máximo resultados a menor coste.

 Anticipar y prevenir ahorra tiempo y


energía.

 Definir plazos y tareas facilita la


organización del tiempo.

 Asignar las tareas en orden de prioridad, o


sea utilizar el tiempo en relación a la
importancia de sus actividades.

 Mantener a la vista la agenda del día facilita


el administrar correctamente el tiempo.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

UNIDAD I

GESTION EFICAZ DEL TIEMPO, MANUEL JESUS GONZALEZ GARCIA

ADMINISTRACION DEL TIEMPO, ING. SERGIO OTERO

LA GESTION DEL TIEMPO PERSONAL Y COLECTIVO, ROSA LOPEZ

http://www.monografias.com/trabajos38/administracion-tiempo/administracion-
tiempo.shtml

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