FORO SEMANA 1 Y 2

Foro - Semana 1 y 2 - GRUPO

ESP/PRIMER BLOQUE-HABILIDADES
GERENCIALES-[GRUPO7]-A
De
1010 respuestas sin leer.1010 respuestas.

Módulo HABILIDADES GERENCIALES

Título ¿ LA GERENCIA Y LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO?

Competencia Argumentativas
 Respetados Estudiantes
Módulo de Habilidades Gerenciales;

Saludo: El Adecuado manejo del tiempo por parte de la Alta Gerencia y Gerencia
Intermedia.
Directivos, Ejecutivos, Operativos, Administrativos y todas las personas
requerimos de un nivel adecuado del manejo del tiempo.

Indicación de Se espera que cada estudiante mediante argumentación, imágenes, gráficos o

actividades dibujo, y una justificación, explicación, responda si estamos o no administrando
en forma eficiente el Tiempo.

Leer y comprender los cambios en el entorno de las Tendencias empresariales y

profesionales en el Foro, argumentando de forma clara y detallada las preguntas
que se están presentando.
Estimados estudiantes, los directivos actuales deberán generar competitividad
dentro de la Gerencia de las empresas día a día, es por eso que se diseñan nuevas
Consigna estrategias o formas para la administración del tiempo con el propósito de
garantizar la total satisfacción de los clientes.
Se espera que cada estudiante mediante una imagen, gráfico o dibujo y una
BREVE explicación, argumente si estamos o no viviendo una estrategia logística
de ahorro de costos.

Cuestionamientos que centren el debate, se recomienda Mínimo 5 preguntas.

1. ¿Indagar sobre la Teoría o concepto de Administración del tiempo?

2. ¿Evolución de la Administración del tiempo en el Mundo y Colombia?
Preguntas
3. ¿Indagar sobre los nuevos modelos de la Administración del tiempo?
4. ¿Desarrollar la teoría de la jerarquización de Prioridades?
5. ¿Cómo puedo estructurar la Edificación de la Efectividad a nivel personal?
6.-¿Desarrollar los principales Beneficios que lo logran con la eficaz
administración del tiempo?
 7.- ¿Conclusiones y reflexiones personales sobre los temas del Foro?

Los criterios que serán tenidos en cuenta son: La Indagación, creatividad, la

argumentación, grado de profundidad sobre los temas, aplicar los contenidos del
aula y realizar comentarios sobre los aportes de sus compañeros.
La La nota del foro es la sumatoria de las participaciones (Invitación a participar
desde la fecha de inicio del Foro). Se tendrán dos parámetros, el primero tiene un
Criterios de valor de 70 puntos y el segundo tiene un valor de 30 puntos. Para una sumatoria
evaluación total de 100 puntos.
 El primero, el análisis argumentativo de la participación individual.
El segundo, la reinterpretación, replica y/o crítica constructiva sobre la opinión
de otros participantes en el foro.
Favor No incluir archivos adjujtos.

Con el presente Foro se pretende reconocer la Importancia de las nuevas

estrategias sobre como ejecutar acciones específicas para una adecuada
Cierre Planeación, Organización y Control eficaz del Tiempo en las pequeñas, medianas
y grandes empresas Colombianas.
Un saludo de Paz, Adelante y Éxitos

CARLOS ANDRES TAMAYO ARCE

Firma
TUTOR
estamos o no administrado en forma eficiente el Tiempo.

Saber utilizar y administrar el tiempo de una manera eficaz sea convertido hoy por
hoy en una de las principales habilidades gerenciales que todo gerente o alto
directivo debe poseer. De no tener esta habilidad se hace necesario buscar
estrategias para aprender a manejar eficientemente el tiempo, Administrar el
recurso llamado tiempo en la actualidad se ha convertido en un reto para muchos
administradores y altos gerentes ya que, es un recurso con el cual todos contamos,
pero no todos lo sabemos administrar de la mejor manera.

En los gerentes de talla internacional esta habilidad se convierte en una de las

habilidades gerenciales más importante que puedan tener. Tan así que es
catalogada como una de las principales o más importantes habilidad que debe
poseer un buen gerente
El Tiempo ese un Recurso escaso. Cuántas veces nos ha pasado que decimos
"Tengo que hacer todo esto, pero no me alcanza el tiempo". Ya nos hemos dado
cuenta que el tiempo es un recurso escaso, y como tal es singular. No puede ser
ahorrado, como el caso del dinero, ni almacenado, como las materias primas. Sin
embargo podemos usarlo como si fuera un recurso: podemos determinar cómo
invertirlo. El tiempo puede y debe ser administrado eficazmente si queremos llevar
a buen término las metas que nos proponemos. Incluso podemos decir que a menos
que se le administre bien, nada puede ser administrado eficazmente.
La buena gestión del tiempo se basa en el control y la orientación de las acciones
de una persona. Con el propósito de mejorar la eficiencia y así poder realizar mayor
número de cosas pendientes a realizar. Algunas de las técnicas más utilizadas de
gestión del tiempo suelen incluir el establecimiento de metas, establecimiento de
prioridades, presupuestos la cantidad de tiempo asignado a una determinada
actividad, y la planificación y programación de las medidas necesarias

para alcanzar los objetivos. Administrar de manera eficiente el tiempo resulta un arte. La buena
administración del tiempo Es el arte de hacer que este sirva para beneficio tanto de la empresa y de
las personas. Administrar bien el tiempo es administrar de cierta forma la misma vida quien es dueña
de su tiempo. 3 La administración del tiempo se convierte en una habilidad de un gerente de talla
mundial. La cual no es una habilidad negociable. Por lo tanto todo buen gerente o alto ejecutivo
debe tenerla y en caso contrario debe adquirirla para que su labor es lleve con éxito en una
compañía.

En general, la gestión del tiempo se refiere al desarrollo de los procesos y las herramientas que
aumentan la eficiencia y la productividad. No solo debemos pensar en la administración del tiempo
personal, sino también en la administración del tiempo laboral. En este sentido se debe ser muy
organizado y pedir a los demás que lo sean para no perder nuestro tiempo y hacer perder el tiempo
de los demás El tiempo no se debe malgastar. Al contrario este se debe aprovechar al máximo. Para
esto se debe contar o adquirir técnicas que dejen como enseñanza el buen manejo del tiempo con
el que cuenta un gerente para desempeñar sus labores. Para evitar malgastar el tiempo se deben
evitar algunas malas costumbres. Entre las cuales están la reunión extensa y mal planeada, las
llamadas no importantes y todas las demás interrupciones innecesarias. Para evitar esto el gerente
debe tener claro que hacer para que esto no ocurra en su organización.
Se espera que cada estudiante mediante una imagen, gráfico o dibujo y una
BREVE explicación, argumente si estamos o no viviendo una estrategia
logística de ahorro de costos.
 Cuestionamientos que centren el debate, se recomienda Mínimo 5 preguntas.

1. ¿Indagar sobre la Teoría o concepto de Administración del tiempo?

2. ¿Evolución de la Administración del tiempo en el Mundo y Colombia?
3. ¿Indagar sobre los nuevos modelos de la Administración del tiempo?
4. ¿Desarrollar la teoría de la jerarquización de Prioridades?
5. ¿Cómo puedo estructurar la Edificación de la Efectividad a nivel personal?
6.-¿Desarrollar los principales Beneficios que lo logran con la eficaz
administración del tiempo?
7.- ¿Conclusiones y reflexiones personales sobre los temas del Foro?

Los criterios que serán tenidos en cuenta son: La Indagación, creatividad, la

argumentación, grado de profundidad sobre los temas, aplicar los contenidos del aula y
realizar comentarios sobre los aportes de sus compañeros.
La La nota del foro es la sumatoria de las participaciones (Invitación a participar desde la
fecha de inicio del Foro). Se tendrán dos parámetros, el primero tiene un valor de 70
puntos y el segundo tiene un valor de 30 puntos. Para una sumatoria total de 100 puntos.
El primero, el análisis argumentativo de la participación individual.
El segundo, la reinterpretación, replica y/o crítica constructiva sobre la opinión de otros
participantes en el foro.
Favor No incluir archivos adjujtos.

Teoría o concepto de Administración del tiempo

INTRODUCCIÓN
La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de
un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se
malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el
estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:
 Identificar metas, objetivos y prioridades.
 Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo.
 Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.
 Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las
prioridades.
 Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida
académica como en la vida profesional.
 En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificación y saber
administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo largo del tiempo.
Identificando los momentos de más rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo donde
plantearemos pequeños ejercicios y dinámicas que nos lleven a reflexiones muy concreta y
precisa permitiendo visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida.

DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir.
Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los
administradores.

 Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

 Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las
actividades diarias aun emprendedor.
 Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
 No se puede comprar.
 No se puede atrapar, detener o regresar.
 Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
 Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la
gran paradoja del tiempo.

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO:

 Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una,
facilita la utilización efectiva del tiempo.
 Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en
planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
 Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en
planear el día siguiente.
 El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro
de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
 Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura
casualidad.
 El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben
utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.
 El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los
emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.
 Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.
 No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.
 El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de
cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que
puede ahorrar mucho tiempo.
 Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia Tiempo, se pierden las
oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.
 Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o
eliminadas hasta donde sea posible.
 Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones
a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.
 El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.
 El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que
omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o
establecer metas irreales.
 CARACTERÍSTICAS DE UN EMPRENDEDOR QUE ADMINISTRAN
EFICIENTEMENTE EL TIEMPO:
 Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los
involucrados y expertos en la materia.
 Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.
 Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.
 Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.
 Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.
 Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.
 Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando
los resultados planeados.
 Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.

Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere
la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para
asegurar los resultados esperados.
Administrar el tiempo eficazmente, es un "Don", que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que
se lo propongan.
LA ADMINISTRACIÓN DEL: ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO IMPACTO EN
NUESTRA GESTIÓN.
Más allá del tiempo, de lo que más se habla en la actualidad es de cumplimiento.
El tiempo, como es escaso se debe administrar adecuadamente.
Dentro de las organizaciones, existen sistemas como el justo a tiempo, u otros modelos de gestión para
cumplir con sus cronogramas.
Respecto al trabajo, los expertos en gestión empresarial se han dado cuenta del estrés que supone para los
trabajadores estar tanto tiempo en la oficina agobiados por plazos que hay que cumplir, informes que revisar o
trabajos que rehacer. A la vista de la mala gestión del tiempo que se suele tener en los trabajos, han salido al
paso tesis o ideas de gurús en recursos humanos que apuntan hacia la necesidad de aprovechar mejor el
tiempo en los lugares de trabajo, con una planificación adecuada para así poder disfrutar mejor del tiempo de
ocio, que este sirva para cargar las pilas y volver el lunes a la tarea con el ánimo renovado.
RECOMENDACIONES:
En el caso de comenzar el día con un contratiempo, lo primero que recomienda es que se detenga, cuente
hasta cinco y ordene sus ideas. Si está sentado en su mesa de trabajo, procure ordenarla, no tenga
demasiadas cosas atiborradas a la vista, le agobiarían más todavía.
El paso siguiente es revisar lo que conviene hacer.
Decida qué actividades de la jornada va a rescatar y cuáles van a dejar expirar. Una vez estudiadas, vuelva a
negociar las fechas límite que le han dado para los asuntos más urgentes. Sobre este tema, Turla recomienda
que en caso de que dichas fechas sean inamovibles y los plazos se le echan encima, intente delegar parte de
ese trabajo para que pueda salir adelante.
Es importante que en su jerarquización de temas prioritarios para sacar adelante, posponga todas las
trivialidades que pueda para otro día. En lugar de darse una paliza trabajando dos horas extras para terminar
todo, considere la posibilidad de trabajar sólo veinticinco minutos extra al día durante el resto de la semana.
Aplicar planes alternativos. Es importante que sepa distinguir entre reuniones de relevancia y las puramente
rutinarias, así podrá mandar a estas últimas a alguien en su nombre, de este modo usted dispondrá de ese
tiempo a sacar adelante parte del trabajo que no le deja dormir.
Establecer prioridades, es fundamental, temas como calidad, cumplimiento o manejo de inventarios son
importantes desde el punto de vista de empresa
El mito de la actividad: "El emprendedor más lleno de trabajo es el más eficiente". Se confunden los
resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: "Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor". Se
regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo "para estar en todo": invadiendo puestos,
aplastando personalidades y matando motivaciones.
El mito de la decisión aplazada: "Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos". Lo
que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
 El mito del indispensable: "Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así
que yo trabajo 15 hrs. diarias". Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.
El mito de ahorrar tiempo: "Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles". Se regatea el
tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está
condenando a repetir lo que salió mal.
El mito de trabajar contra el tiempo: "El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima". El más precioso
recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo
porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante,
especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar
haciendo.
Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que un emprendedor alcance sus objetivos de la
manera más efectiva posible.
Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por
otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.
Administración de tiempo/Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos
 Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos

Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas,
organizadas y priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la
consecución de los objetivos.
Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somos fácilmente
manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia
donde dirigirnos.
Administración de tiempo/Como ocupar "tiempo muerto"
Tiempo comprometido: En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está haciendo
aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se está esperando o
no totalmente ocupado.

Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y
resolución, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al
médico. Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta o buscar soluciones a algún problema que
nos inquiete.
Ross Webber nos comenta: "Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva
consigo tres carpetas dentro de su portafolios:
 Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar.
 Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración, como pueden
ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc.
 Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota
en la carpeta azul.

Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se puede
convertir en el próximo proyecto y así transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica
a procesar los aspectos más o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige".
Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algún uso al tiempo que
esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atención y mucho menos
de nuestro tiempo óptimo.
Otra forma práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista de nuestro
interés. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar
una tarjeta telefónica usada a modo de separador nos ahorrará tiempo al buscar continuar nuestra lectura.
"Todo lo que no llega a ser un compromiso consciente con lo sustancial, termina siendo un
compromiso inconsciente con lo insustancial"
1. Las personas y el cambio
Hoy existe un generalizado acuerdo acerca de que las organizaciones son organismos vivos e inteligentes, en
el sentido de que tienen la posibilidad de evolucionar hacia maneras superiores de hacer y de ser. Estos
atributos organizacionales son un derivado directo de la capacidad de las personas que las integran. Y lo que
nos distingue a las personas de cualquier otro organismo viviente es nuestra capacidad de formular y cumplir
promesas, a nosotros mismos y a los demás. Esta capacidad es la que nos permite coordinar acciones con
otros y mejorar nuestros hábitos en el manejo del tiempo.
"El filósofo alemán Friederich Nietzsche sostuvo: "Los hombres son animales que hacen promesas"
Pero si de nuestra capacidad de cambiar de hábitos deriva la mejora de la administración del tiempo, es
preciso que reconozcamos ciertas características contradictorias que asume el proceso de cambio en las
personas.
La primera cuestión a considerar es que los seres humanos vivimos en un constante devenir, en un estado de
incompletud e insatisfacción y que a lo largo de nuestra vida necesitamos buscarle sentido a nuestra
existencia. Esta característica presupone que contamos con una natural fuerza impulsora hacia el cambio.
Pero en forma paralela, somos una gran fuerza conservadora que concibe al cambio sólo como una opción
secundaria porque lo percibimos como una amenaza a nuestro núcleo básico de coherencia y estabilidad. Sin
embargo, la necesidad de transitar el cambio es a menudo en sí mismo un intento por restablecer la misma
coherencia y equilibrio de la fuerza conservadora personal que se ve amenazada.
Si adherimos a este enfoque, podemos reconocer que todo proceso de cambio desata una tensión entre las
fuerzas restrictivas al cambio y las fuerzas impulsoras, pero cuando se dan condiciones adecuadas nuestras
fuerzas personales impulsoras del cambio superan con creces a las fuerzas conservadoras que lo resisten.
2. ¿El huevo o la gallina?
La antigua fábula de Esopo, "La Gallina de los Huevos de Oro", es un excelente ejemplo para reconocer la
ecuación que toda persona u organización debe resolver a cada momento, el equilibrio entre lo "Urgente" y lo
"Importante", entre el "Hoy" y el "Mañana".
La historia cuenta que un granjero un día va al corral donde tenía a sus gallinas y encuentra un brillante huevo
de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde comprueba que el huevo es de oro
auténtico. Desde ese día, todas las mañanas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus
gallinas en el corral y pronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza, también aumenta su impaciencia con
los huevos que pone la gallina. En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una sola vez, la abre,
pero no sólo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la muerte de la gallina, sobreviene también la
desaparición de su riqueza.
Esta antigua fábula, mantiene vigente el enorme desafío al que nos enfrentamos hoy las personas: La
cuestión de la sostenibilidad y el uso del tiempo.
"Muchas veces, al igual que el granjero de la fábula priorizamos los resultados a corto plazo (los huevos de
oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)"
Para responder a esta pregunta necesitamos pensar en una manera de manejar el tiempo que desplace a
los métodos tradicionales basados primordialmente en la Urgencia y la Eficiencia y alcanzar un
nuevo modelo que se asiente en la Importancia y la Efectividad.
3. Los enfoques tradicionales de administración del tiempo
La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo están orientados por una lógica de
corto plazo. Estos enfoques generan hábitos de comportamiento cortoplacistas, influenciados por la vigencia
que estos paradigmas tienen en nuestras culturas familiares, escolares, empresariales y comunitarias. Sus
métodos terminan provocando los males y desequilibrios que pretendemos evitar. Veamos algunas de sus
principales premisas y limitaciones:
Eficiencia: la eficiencia consiste en "hacer más en menos tiempo". Pero el supuesto subyacente es que la
"cantidad" y la "velocidad" son lo mejor. Existe una diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer
más velozmente las cosas nos precipita más rápido al abismo de la crisis si antes no hemos verificado que
estamos en el camino correcto. Por lo que llegar más rápido al lugar equivocado puede ser "eficiente", pero no
resulta "efectivo".
Control: propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los
demás. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a
quienes no podemos controlar. A poco de andar caeremos en la cuenta de que lo único que teníamos era la
"ilusión de tener el control" y que lo único que logramos fue generar desconfianza. Porque la confianza mutua
es el principal capital que puede tener una relación personal o de trabajo y se basa en la interdependencia no
en el control unilateral. Ya que mutuamente nos necesitamos para obtener resultados y la voluntad de control
es probable que acabe desintegrando la confianza mutua primero y la relación después.
Chornos: la administración tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos, vocablo griego que define al
tiempo cronológico, lineal y secuencial. Ningún segundo vale más que otro y el reloj maneja nuestra vida. Pero
la clave está en el tiempo kairos: tiempo apropiado o de calidad. La idea del tiempo kairos radica en el valor
que se obtiene de él. No en la cantidad de tiempo chronos invertido. La idea de tiempo kairos, también deriva
de la antigua Grecia. Con este vocablo los griegos definían al tiempo de oportunidad para adelantarse a un
competidor en las competencias de carros tirados por caballos. Por lo que reconocer las oportunidades que se
nos presentan para nuestra superación personal y aprovecharlas, constituye un tiempo de calidad que escapa
a la medición secuencial del tiempo chronos.
Valores: valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor que a otras cosas que también nos
rodean. Los valores guían nuestras elecciones porque creemos en ellos. Pero la mera valoración de algo no
garantiza mejoras en nuestra calidad de vida, si los valores no se ajustan a los principios. Los valores son
subjetivos e internos, los principios parecen ser objetivos y externos. Existe una creencia universal en
principios tales como: la justicia, la honestidad, la bondad, la dignidad, la integridad, el servicio, la calidad, la
paciencia, etc. Contrariamente a lo que muchas veces creemos, estos principios funcionan
independientemente de nuestra voluntad y nos gobiernan.
Aunque por nuestra natural imperfección humana no podamos comportarnos totalmente de acuerdo con ellos,
igualmente desearíamos vivir y ser tratados de acuerdo con ellos. Cuando más en sintonía estén nuestros
valores con estos principios, mayor felicidad y significado tendrán nuestras vidas. Contrastando esta
afirmación con el absurdo, podemos formarnos juicio sobre su validez. Pensemos lo que sería de una
organización gobernada por valores como la injusticia, la mentira, la bajeza, la inutilidad, el engaño o la
mediocridad.
Administración: el modelo tradicional se ocupa de la administración, no del liderazgo. La administración es útil
cuando no debemos salirnos del camino trazado. Pero muchas veces los problemas no son de administración,
sino de liderazgo y no es suficiente con mantener firme el rumbo. En realidad mantener firme el rumbo sólo
empeora las cosas. A veces hay que buscar otros rumbos y esto significa liderar.
Métodos: El modelo habitual de manejar el tiempo, nos provee métodos. Nos dice como hacer "bien" las
cosas. Si bien esto nos ayuda a limitar la ansiedad que experimentamos, también limita nuestra libertad de
acción adormeciendo nuestros centros del pensamiento creativo. Al renunciar a la innovación quedamos
esclavos de nuestros paradigmas, en lugar de hacer que los paradigmas estén a nuestro servicio.
"Muchas veces en vez de tener paradigmas, los paradigmas nos tienen a nosotros"
A esto último, lo llamamos el "efecto paradigma". Sobretodo si se trata de un paradigma exitoso, es probable
que nos enamoremos de la solución que nos proporcionó.
4. Un enfoque de efectividad para el manejo del tiempo
El presente enfoque es uno de efectividad (o sostenibilidad) para el manejo del tiempo, superador de
la eficacia que sólo se preocupa por el logro de objetivos sin evaluar la relación costo – beneficio y también de
la eficiencia, que se ocupa de optimizar el uso de los recursos sin tener en cuenta a veces el recurso
fundamental: las necesidades de las personas involucradas en el proceso.
La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima relacional superando el malestar emocional
que padecemos cuando tenemos la sensación de correr a los problemas siempre desde atrás, atender sólo lo
urgente, vivir de crisis en crisis, etc.
Veamos entonces ahora, las premisas y componentes de una administración del tiempo efectiva:
5. La visión de futuro
Llamaremos visión de futuro a nuestra aptitud para ver más allá de la realidad actual y convertirnos en algo
que todavía no somos. La existencia de una visión de futuro es un elemento indispensable para que exista la
posibilidad de superación personal y colectiva. Nadie puede encontrar motivación para superarse teniendo en
cuenta sólo su situación actual. Por lo tanto, sin visión de futuro no hay motivación y sin motivación tampoco
hay nadie que pueda mejorar su manejo del tiempo. Por lo que si no existe una visión de futuro o ni siquiera
un modelo aproximado que nos impulse a imitar es indispensable crearlo.
"Tener una visión de futuro nos permite aventurarnos a ejercer nuestro pensamiento creativo y no
simplemente responder a las circunstancias actuales"
La visión es la certeza de haber encontrado el destino correcto. Puede asimilarse a la brújula que
nos marca el norte que necesitamos sincronizar con nuestro reloj para privilegiar las actividades que nos
mantengan dentro de la dirección adecuada.
Cuando nuestra visión es limitada –por ejemplo un horizonte de tiempo de semanas o a lo sumo de un par de
meses-, basamos nuestras elecciones en lo inmediato. También si nuestra visión esta sesgada a una sola
esfera -social o económica, por ejemplo- estas opciones nos pueden llevar al desequilibrio y a la frustración
por olvidar otras necesidades (mentales, espirituales, etc.) La visión que sirve de base a un cambio sostenible
debe integrar todos los roles de nuestra vida en un equilibrio adecuado.
No se trata de triunfar en un rol a expensas de los demás. La sostenibilidad es equilibrio y el equilibrio es
conjunción ( y ), de ninguna manera disyunción ( o ).
Podemos afirmar que si la posibilidad de cambiar distingue a las personas inteligentes de las que no lo son,
entonces la posibilidad de lograr cambios efectivos, diferencia a su vez a las personas inteligentes de las que
se destacan por poseer rasgos de sabiduría.
6. Lo urgente y lo importante
Estas premisas también se adecuan a las organizaciones, más allá del tipo de organización que se
trate: empresas, instituciones sin fines de lucro u organismos estatales. Porque la noción
de organización presupone un doble significado: Primero, el que identifica a un grupo de personas que
voluntariamente se agrupan para desarrollar tareas a través de las cuales esperan transformar la realidad.
Segundo, la propia distribución y coordinación de esas tareas y actividades.
Considerando este doble significado, toda organización debe tomar decisiones sobre 2 tipos de aspectos a los
debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la atención de lo Urgente. Lo
Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos
definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de
respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de
resultados cotidianos de una organización.
El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a las actividades que se ocupan de
atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de
ser o Misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante
para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el
futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de
respuesta futura a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podríamos
decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada a atender lo
Urgente y lo Importante.
7.La matriz de administración del tiempo
Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la comprensión, sino que además
nos brindará una herramienta útil para luego "vivir" el modelo propuesto.
Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que
de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con
tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre
nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este
cuadrante.
Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más
lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y
mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos
de una mejora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias,
resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales,
etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a
desafíos futuros.
Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin Importante, no
puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Como estas
cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros. Sino, que
nosotros debemos presionar sobre ellas.
8. Los "Roba tiempos"
Pero también las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los Cuadrantes 1
o 2.
Llamaremos Roba tiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energía. A los Roba tiempos los
ubicaremos en nuestro esquema en:
Cuadrante 1: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos,
reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás personas que se
transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2.
Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra
popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Aunque podemos comprobar que el costo de
ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. En mis cursos ejemplifico este cuadrante con una
frase habitual entre nosotros: "Me pasé todo el día ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante
que tenía previsto".
Cuadrante 2: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado,
pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una
crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la
culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.
a. Gráfico de la Matriz de Manejo del Tiempo

Urgente No Urgente
 Cuadrante 1: Cuadrante 2:
Crisis, Presión, "Apagar Incendios", Planificación, Visión, Valores,
Fechas Límites, Problemas Acuciantes. Preparación, Recreación verdadera.
Importante
Cuadrante 3: Cuadrante 4:
Interrupciones Varias, Reuniones Actividades de Evasión, Trivialidades,
No Importante
Imprevistas, Visitas Inesperadas. Pérdidas de Tiempo.
9. Privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente
Todas las personas -al igual que las organizaciones-, acabamos en mayor medida, transformándonos en el
objeto de nuestra atención, recorriendo un trayecto de profecía auto cumplidor: Si dedicamos la mayor parte
de nuestro tiempo a pilotear tormentas y manejar crisis, es probable que sólo por azar podamos navegar en
aguas calmas. Y esto es lo que habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a atender
sólo lo urgente y enfocarnos sobretodo, en planificar y atender lo importante.
Para superar esta riesgosa tendencia, es necesario revisar primero algunos esquemas de interpretación de la
realidad. Particularmente, aquel que entiende que ocuparse de planificar el futuro es un privilegio reservado a
personas "exitosas" que atraviesan una circunstancia tal, que les permite disponer de tiempo y recursos
suficientes para hacerlo.
Pero en verdad, este razonamiento invierte peligrosamente los términos. Porque el éxito de una persona u
organización no deriva de su circunstancia actual, sino que más bien su circunstancia actual, es el resultado
de su comportamiento anterior. Y si observamos a quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas, veremos
que dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo importante, además de atender lo urgente.
Por lo tanto la prioridad de quien aspire a alcanzar efectividad, es responsabilizarse por construir desde hoy,
los pilares de su futuro.
Paradoja: " Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante."
10. ¿Podemos cambiar nuestros hábitos?
Los hábitos son patrones de conducta compuestos de tres componentes que se
superponen: Conocimiento (Saber), Actitud (Querer) y Habilidad (Poder). Debido a que son aprendidos y no
heredados, nuestros hábitos constituyen nuestra segunda naturaleza, no la primera.
Nuestros hábitos nos resultan muy útiles, porque nos evitan tener que empezar siempre "desde cero". El
problema radica cuando el hábito se transforma de "una manera" de hacer las cosas, en "la única" manera de
hacer las cosas.
La primera decisión que debemos tomar para cambiar un hábito es evitar definirnos a nosotros mismos en
términos de nuestros hábitos, características y tendencias actuales. Los hábitos de la efectividad pueden ser
aprendidos, los de la inefectividad desaprenderse. Como el éxito del cambio de hábitos deriva inicialmente de
la relación que establecemos con nosotros mismos, es vital mejorar nuestras "conversaciones privadas".
Podemos decirnos a nosotros mismos: "No niego, ni reprimo mi estado emocional actual por más negativo
que sea. Pero yo no soy mi emoción dominante, si me lo propongo puedo ejercitar mi capacidad para impedir
que este estado emocional negativo me controle o me paralice". Si bien resulta obvio que conversaciones
como estas no serán suficientes por si solas para sostener un proceso de cambio, es un punto de partida
indispensable para comenzarlo.
11. ¿Cuánto tiempo dedicamos a lo Importante?
Fruto de mi experiencia como docente en programas de capacitación y procesos de coaching para líderes
empresariales y sociales, he podido comprobar que la administración del tiempo es uno de los factores clave
para la superación personal, y la mejora organizacional y comunitaria. Ya que las actividades del Cuadrante 2
(Importante, No Urgente) nos proporcionan los aprendizajes más significativos del cual se deriva
nuestrodesempeño como líderes, padres, maestros, etc. y del que en definitiva, dependerá nuestro bienestar
y calidad de vida a futuro.
Basado en esta comprobación he formulado a no menos de 500 personas en los últimos años preguntas
sobre sus hábitos en el uso del tiempo:
 ¿Cuánto tiempo por día dedican a la atención de lo importante?
 ¿Qué espacio de su agenda reservan a estas actividades?
 ¿Cuánto tiempo y esfuerzo están poniendo para alcanzar el bienestar y la mejora que desean?

Las respuestas son reveladoras para los participantes ya que resulta particularmente bajo el porcentaje de
esfuerzo personal que se dedica a la planificación del futuro. También perciben que resulta insuficiente para
sus propósitos el espacio reservado a mejorar procesos de trabajo o a clarificar los valores compartidos. No
 sólo en comparación con la predisposición a ocuparse de cuestiones urgentes, sino que muchas veces
perciben que están equiparadas las actividades de planificación, con los Roba tiempos.
Estas respuestas resultan preocupantes porque la gran mayoría de las personas que participa
ejerce funciones de responsabilidad en sus respectivas organizaciones, no son los menos instruidos, ni
tampoco los peor remunerados, en términos relativos. Tampoco reciben muchas órdenes y más bien dicen
tener suficiente libertad para planificar sus tiempos.
12. Puntos de partida para la mejora
Si esto sucede con personas bien intencionadas, productivas y predispuestas al cambio, seguramente fuerzas
poderosas y que operan bajo su nivel de conciencia y percepción deben actuar para generar inefectividad en
el manejo del tiempo. Por lo que es preciso conocer las variables que debemos manejar para enfrentar con
éxito cualquier proceso de cambio. En primer lugar, es preciso asumir que como personas nos encontramos
atravesando una situación dada, referida a nuestra propia experiencia personal y que esa situación nos
genera un nivel de insatisfacción que ya no nos resulta aceptable. Llamaremos a esta primer variable
Consciencia.
El otro aspecto, es nuestro grado de dominio percibido sobre disciplinas o saberes que nos permitan superar
de manera satisfactoria esa situación dada. Llamaremos a esta segunda variable Competencia.
De la interrelación de estas 2 variables, podemos establecer 4 fases del ciclo de cambio que bien manejados
y en forma progresiva, pueden ampliar nuestra capacidad de acción.
Al primero de ellos lo llamaremos Ceguera, se caracteriza por combinar el mínimo nivel de conciencia y
de competencia respectiva. En este estadio ni siquiera somos capaces de percibir ningún problema y por lo
tanto tampoco podemos aportar soluciones: No sé, qué no sé es el enunciado que caracteriza a este primer
estadio. A menudo es la mirada de un observador diferente de nosotros el que nos ayuda a reconocer y
atravesar esta fase, hacia una evolución en nuestro nivel de conciencia. En otras oportunidades es la
recurrencia de haber pasado por repetidas situaciones de frustración la que puede llevarnos a indagar acerca
de lo que nos pasa y porque nos pasa.
Más allá del camino que nos lleve hasta él, llamaremos Ignorancia a esta segunda fase. La declaración de
ignorancia representa un avance en la situación porque nos hace conscientes de nuestra incompetencia.
Perdemos el bienestar relativo del que disfrutábamos en la fase anterior pero se abre ante nosotros la
oportunidad de hacernos cargo de la situación y manejarla productivamente. La ignorancia no nos hace aún
competentes, pero representa una mejora en nuestro estado de consciencia. Es preciso aprender a tolerar
cierto grado de ansiedad e incomodidad para transitar este cuadrante. Sé, qué no sé, es el enunciado que lo
define.
Pero aún es indispensable adosarle competencia a este estado de conciencia. Llamaremos a este cuadrante
que maximiza tanto la consciencia como la competencia como del Principiante (Sé, qué sé). Es el cuadrante
que requiere la mayor dosis de esfuerzo, porque para poder instalar los nuevos hábitos, es preciso
primero desinstalar los anteriores. También es el espacio donde ejercitamos nuestra mayor dosis de
pensamiento creativo. La última fase del ciclo se alcanza con la competencia inconciente o la Expertise (No
sé, qué sé). Los nuevos hábitos despliegan su efectividad, sin necesidad de darnos cuenta que lo estamos
haciendo. Así nuestra capacidad de aprendizaje queda en libre disponibilidad para abarcar nuevas disciplinas
o saberes.
ANEXOS
EJEMPLOS:
Los problemas mas comunes que tienen la mayoría de los emprendedores para administrar el tiempo son:
 Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver
situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.
 La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada
y distribuida.
 Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
 También sucede que algunos emprendedores no saben decir "no" a las distracciones externas.
 Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para
después.
 Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
 Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un
momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de
compromisos e información que manejan los emprendedores.
 No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el
tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis
innecesarias.
 La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de
soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva
 Algunos emprendedores se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza
o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.
 En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:
 Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar ese día.
 Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo.
 Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad.
 Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a realizar

DINÁMICA
¿Que se percibe con la dinámica?
Mostrar al grupo la diferencia de un estudiante como:
Objetivos:
 Administrar el tiempo para su estudio.
 Incentivar al grupo que arroje las conclusiones, por lo que se haya transmitido por medio de la dinámica.
 Llevar las conclusiones para así formar hábitos en función de administrar y ahorrar tiempo.

Dentro del Desarrollo: a través de una dramatización empleados gestos corporales. Se abrirá un ciclo de
preguntas del equipo hacía el grupo, tratando de concluir.
Conclusión del Equipo:
 Planificación de horas de estudios (crear hábitos).
 Evitar los Distractores (Radio, Televisor, Revistas, Celulares, camas, etc).
 Realizar horarios según prioridades. (Tiempo Productivos).
 Realizar exámenes previó para afianzar dominio de tema.
 Uno de los mayores impedimentos de un trabajo bien hecho tiene que ver con la mala gestión del tiempo.

EMPRENDEDOR:______________________________________EDAD:_____
ENCUESTA FLASH
(Administración del Tiempo)
Después es necesario reflexionar sobre las repuestas dadas al cuestionario y cómo se ha empleado el tiempo
a lo largo de la semana; pensar sobre si se necesita o no cambiar algo para sacar más partido al tiempo
disponible.
CONCLUSIÓN
Sabias que:
Un granjero había acumulado una gran fortuna gracias a la gallina de los huevos de oro y de repente se acabo
la fortuna. Si nos ponemos a pensar que el tiempo de una manera silenciosa va acompañado y armando o
construyendo nuestra vida a transcurrir un segundo hemos vivido una experiencia diferente en nuestro
inconciente nos da la sabiduría, es verdad en la vida desde niño soñamos nuestro futuro, solo esperamos
cierta etapa para ver cumplido ese sueño, en algunos momentos desistimos de esa idea por no saber como
gestionar ese tiempo gratis, nos desesperamos y lo mal gastamos en indecisiones, si los padres a sus hijos
les crearan hábitos rutinarios desde el inicio de su etapa preescolar y los prepararan para sus enseñanza,
jamás tendrán que apresurarse a sus actividades.
Después de haber analizado varios aspectos importantes sobre lo que definimos que es la administración del
tiempos podemos concluir que es una herramienta muy importante en la vida de todas las personas y que
debemos usar correctamente para no desperdiciarlo, pues el tiempo es irrecuperable y debe dársele el mejor
uso; por lo que se recomienda establecer prioridades, el tiempo esta sujeto a modificaciones en nuestra vida
diaria, a su vez esta clasificado en dos categorías; lo importante y lo urgente por esto es recomendable decidir
cual actividad va a realizar durante el día para así dar el uso necesario al mismo sin descuidar los objetivos.
Controlar y aprender como darle al tiempo buen uso es facultad de los que desean entrar en la historia de los
triunfadores si los humanos nos concentramos de una manera organizada a establecer e ingeniar programas
para la administración del tiempo no existiría tanto incumplimiento y la palabra pero… ¡ no fui a clase hoy,
porque me levanté tarde!, pero mañana voy nunca hay que dejar que esas debilidades nos dominen, no habrá
otro momento como ese presente día, nuestra participación es hacer llegar a los interesados especialmente a
los emprendedores que reflexionen como quieren dirigir su futuro: le recomendamos planifiquen, consulten no
den vuelta al pasado tu juventud es la alegría de la existencia de todo ser ríes, lloras, brincas ,saltas, corres,
juegas, piensas, bailas, descansas pero si olvidas, que esa juventud pasa tan rápido como el viento en tu
entorno te sentirás frustrado, recuerda que la esperanza y la alegría de tus padres eres tu.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos38/administracion-tiempo/administracion-

tiempo2.shtml#ixzz59YJcub1k

Múltiples características del tiempo y los factores que hacen perderlo

El uso adecuado del tiempo es uno de los grandes desafíos que presentan los seres
humanos en la actualidad, a nivel organizacional es mucho más grande la
preocupación, en tanto puede afectar la productividad de la misma, este ensayo
toma entre algunas de sus bases “La Parábola del Tiempo”, que describo a
continuación:

“La Parábola del Tiempo”

Un Experto Asesor de empresas en Gestión del Tiempo quiso sorprender a los

asistentes a su conferencia.

Sacó de debajo del escritorio un frasco grande de boca ancha. Lo colocó sobre la
mesa, junto a una bandeja con piedras del tamaño de un puño y preguntó:

- ¿Cuantas piedras piensan que caben en el frasco?

Después de que los asistentes hicieran sus conjeturas, empezó a meter piedras
hasta que llenó el frasco. Luego preguntó:

- ¿Está lleno?.

Todo el mundo lo miró y asintió.

Entonces sacó de debajo de la mesa un cubo con gravilla. Metió parte de la gravilla
en el frasco y lo agitó. Las piedrecillas penetraron por los espacios que dejaban las
piedras grandes.

El experto sonrió con ironía y repitió:- ¿Está lleno?.

Esta vez los oyentes dudaron:- Tal vez no.

- ¡Bien!.. Y puso en la mesa un cubo con arena que comenzó a volcar en el frasco.
La arena se filtraba en los pequeños recovecos que dejaban las piedras y la grava.

- ¿Está lleno? preguntó de nuevo.

- ¡No!, exclamaron los asistentes.

- Bien, dijo, y cogió una jarra de agua de un litro que comenzó a verter en el frasco.
El frasco aún no rebosaba.

- Bueno, ¿qué hemos demostrado?, preguntó.

Un alumno respondió:

- Que no importa lo llena que esté tu agenda, si lo intentas, siempre puedes hacer
que quepan más cosas.

- ¡No!, concluyó el experto:

- Lo que esta lección nos enseña es que si no colocas las piedras grandes primero,
nunca podrás colocarlas después.

Esto nos deja un interrogante ¿Cuáles son las Piedras Grandes en Nuestra Vida?,
que es lo que realmente es prioritario y que no lo es, este será el punto de partida
de este ensayo en el que se expondrán los Ladrones del Tiempo y su repercusiones
en nuestro diario vivir.
 FACTORES QUE HACEN PERDER EL TIEMPO

El tiempo no es un objeto el cual se pueda reemplazar, cambiar o poner a esperar.

El día de ayer no volverá a repetirse, ni siquiera se repetirá el tiempo empleado en
leer este ensayo.

La expresión “el tiempo es oro”, pero no parece que ese oro sea de calidad, ya que
se deja que el tiempo de la gente sea robado muy fácilmente, inclusive ellos mismos
haces mal uso de su tiempo, no solo en el hogar, también en el lugar de trabajo.

Se titula en ensayo Factores que hacen perder el tiempo, porque somos nosotros
mismos quienes los convertimos en los principales actores de nuestro diario vivir,
nos roban lo más valioso. Les damos tanta importancia que casi piensan por sí
mismos, toman decisiones y hasta cambian nuestros propósitos, les damos pocos
centavos al día, pero en un total general pueden llevarse unos grandes pesos.
Muchos son los factores que generan pérdidas de tiempo que son perjudiciales en
la producción, eficacia y ganancias de una compañía.

Para ampliar un poco más sobres estos ladrones, mencionaremos algunos de

manera preliminar:

- Desorganización personal: Definitivamente muchas veces no sabemos

organizarnos, colocar cosas en lugares distantes puede ser un ejemplo, colocar
cada cosa de manera organizada de acuerdo a nuestro espacio nos permitirá ser
más eficientes en este aspecto.

- Objetivos poco claros: No tener claros nuestros objetivos se constituye sin duda
alguna en uno de los factores para perder el tiempo, esto solo nos llevara a divagar,
Planificación es la respuesta a este problema.

- No tomar decisiones: Se debe ser oportuno y no esperar a que suceda algo que
tal vez no sucederá, debemos tomar decisiones en el momento justo, esperar a
tener todos la información no siempre es recomendable, se puede ahorrar algo de
tiempo si se recurre a la experiencia vivida y se toman decisiones en su momento.

- No saber decir NO. Aceptar peticiones que no te aportan nada te hará perder
muchísimo tiempo.

- Incapacidad de delegar. Si no delegas adecuadamente, terminarás haciendo

cosas que otros pueden hacer mejor, más rápidamente. Y ese es un grave error.
- Uso inadecuado de Correo, redes sociales y mensajería instantánea. Pueden ser
otra clase de interrupciones. Si los tienes abiertos, recibirás notificaciones, irás a
verlas y querrás contestar. Ciérralo todo y planifica algunos momentos al día en los
que entrar, vaciar la bandeja de entrada y dejar todo en orden. Elimina los correos
que no necesites.

En un artículo publicado por Fernando Gil SanguinetiCoach y Facilitador de

Procesos de Desarrollo Organizacional, Fundador de Jamming. Presidente de la
Asociación Peruana de Coaching, menciona que loss profesionales que requieren
las organizaciones hoy en día requieren tener capacidad de innovación, trabajo en
equipo, iniciativa, liderazgo, gestión en redes, orientación a resultados,
comportamiento ético, entre otras. La orientación a resultados no sólo requiere un
compromiso con alcanzar la meta (eficacia) si no también el alcanzarla en el menor
tiempo posible y con el mínimo de recursos necesario (eficiencia). Alcanzar ambos,
eficiencia y eficacia, implica priorizar la efectividad en el entorno empresarial. En su
enunciado claramente se puede apreciar la necesidad de tener mas que
profesionales, excelentes administradores del tiempo que puedan traducir sus
labores en un factor de productividad para la organización.

El Dr. Gil también menciona de acuerdo a sus estudios, cuales son los factores que
los ejecutivos consideran que se constituyen en sus más grandes ladrones de
tiempo:

1. No tienen un sistema de administración del tiempo (sistema de agenda y

programación personal y grupal).

2. Tienen demasiadas reuniones y consumen tiempo excesivo en ellas.

3. Les cuesta decir “no”, esto es, hay una falta de asertividad.

4. Hay demasiadas interrupciones.

5. No hay una cultura de trabajo en equipo

6. No se manejan prioridades.
7. No se tienen procesos claros y definidos

8. No se toman decisiones por falta de análisis o de información.

Otros autores e investigadores como Randstad, un grupo holandés de recursos

humanos, señalan a los principales “ladrones de tiempo” que afectan a la
productividad del empleado y, por ende, negativamente a la empresa, y los
clasifican de la siguiente manera:

1. Impuestos por otros:

 Interrupciones y visitas inesperadas.

 Esperar por respuestas.
 Indefinición del trabajo a realizar.
 Trabajo excesivo, o mal dimensionado.
 Fallos frecuentes en los equipos. Comunicaciones lentas, Comunicaciones
deficientes.
 Objetivos y prioridades confusos.
 Procesos burocráticos.
 Jefe desorganizado.
 Baja moral en la empresa.

2. Auto-impuestos sí mismo:

 Incapacidad para delegar.

 Falta de reflexión previa.
 Desorden personal.
 Falta de concentración. .
 Entrevistas largas.
 Falta de autodisciplina.
  No tomar decisiones.
 No completar las tareas ya iniciadas.
 Postergar frecuentemente las tareas.
 Fatiga.
 Indecisión.
 Ausencia de plan de trabajo.

Teniendo en cuenta lo anterior definitivamente hemos de considerar los 7 factores

que resumen todos los elementos que nos hacen perder el tiempo:

1. No tienen un sistema de administración del tiempo: El agendamiento sin duda

alguna constituye una herramienta importantísima para la adecuada gestión del
tiempo, por tanto la carencia de un sistema de administración del tiempo, impide ver
con claridad el nivel de productividad en función de la administración del tiempo.

2. Tienen demasiadas reuniones y consumen tiempo excesivo en ellas: Esto lo

suelen aplicar algunos jefes, quienes hacen de sus reuniones un verdadero calvario,
las prácticas nocivas en esta materia son en algunos casos: inicio tardío de la
reunión, reunión con duración mas de lo normal, reuniones de manera consecutiva.

3. Les cuesta decir “no”, esto es, hay una falta de asertividad: Muchas veces
dejamos de realizar una actividad importante por colaborar a alguien en una
actividad irrelevante, dejamos de ser productivos y retrasamos el desarrollo de
nuestras actividades.

4. Hay demasiadas interrupciones: Muchas personas no saben evitar las

distracciones, porque tienen la política de puertas abiertas, es decir cualquiera
puede visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por teléfono, etc. Por lo tanto, es
necesario que uno aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir visitas,
ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atención a nuestro trabajo.

5. No hay una cultura de trabajo en equipo lo que significa que no hay una
consideración por el otro, no teniendo en cuenta que un trabajo poco efectivo de
una persona o área repercute en los resultados de otra.
6. No se manejan prioridades: El no dar importancia a algunas tareas por encima
de otros puede ocasionar que utilicemos gran parte de nuestro tiempo en una
actividad que no lo amerita de momento, dejando a aquellas actividades que
requieren tratamiento especial en segundo plano, lo que puede costarnos inclusive
el puesto de trabajo.

7. No se tienen procesos claros y definidos: Un factor muy relevante en las

organizaciones, el no contar con la estructura claramente definida, puede ocasionar
confusiones y estos procesos se puede ver afectados.

Estos enunciados pueden resultar familiares para nosotros y atacarlos directamente

pueden sin duda alguna mejorar la productividad en nuestro diario vivir. Pero
entonces cuales son las esas acciones que debemos realizar para enfrentar a estos
ladrones del tiempo.

El Tiempo es un Recurso escaso. Cuántas veces nos ha pasado que decimosTengo

que hacer todo esto, pero no me alcanza el tiempo. Ya nos hemos dadocuenta que
el tiempo es un recurso escaso, y como tal es singular.No puede ser ahorrado, como
el caso del dinero, ni almacenado, como las materiasprimas.

Sin embargo podemos usarlo como si fuera un recurso: podemos determinar cómo

invertirlo. El tiempo puede y debe ser administrado eficazmente si queremos llevar

abuen término las metas que nos proponemos. Incluso podemos decir que a
menosque se le administre bien, nada puede ser administrado eficazmente.

Es importante entender que el decir "administrar el tiempo" es equivocado, ya que

no lo podemos administrar porque siempre está corriendo. Ante este

problemadebemos invertir los papeles. El problema no es administrar el reloj,
sinoadministrarnos nosotros mismos en relación con el reloj. (LEÓN, 2007)

La buena gestión del tiempo se cimienta en el control y la dirección de las

actividades de una persona. Para mejorar la eficiencia y asípoder desarrollar el
mayor número de cosas posibles. Algunas de las estrategias más utilizadas de
gestión del tiempo suelen serla definición de metas, de prioridades, presupuestos la
cantidad detiempo asignado a una determinada actividad, y la planificación
yprogramación de las medidas necesarias para alcanzar los objetivos.

Algunos puntos que nos señalan una ruta para una buena gestión del tiempo son
los siguientes:

 Prioriza tareas
 Evitar caer en perfeccionismo
 Aprender a decir no
 Evitar distracciones
 Ser puntual y exigir puntualidad
 Eliminar sentimientos inútiles
 Evitar los conflictos
 Hacer buen uso de tiempos libres
 Aprender a ir al grano
 Hacer un buen manejo de reuniones
 Trabajar en tiempo real

CONCLUSIONES

El uso adecuado del tiempo depende sin duda alguna de nuestra voluntad, disciplina
y perseverancia, los ladrones del tiempo cobran importancia en la medida que los
hacemos protagonistas de nuestra vida, se finaliza este ensayo con la siguiente
reflexión, la dijo al dejar el cargo de Presidente de Coca Cola. "Imagina la vida como
un juego en el que estás haciendo malabares con cinco pelotas en el aire". Estas
son: Tu Trabajo, - Tu Familia, - Tu Salud, -Tus Amigos, y - Tu Vida Espiritual, y tú
las mantienes todas éstas en aire.
Pronto te darás cuenta que el Trabajo es como una pelota de goma. Si la dejas caer,
rebotará y regresará. Pero las otras cuatro pelotas: Familia, Salud, Amigos y Espíritu
son frágiles, como de cristal. Si dejas caer una de estas, irrevocablemente saldrá
astillada, marcada, mellada, dañada e incluso rota. Nunca volverá a ser lo mismo.

Debemos apreciar y esforzarnos por conseguir y cuidar lo más valioso, el tiempo.

Trabaja eficientemente en el horario regular de oficina y deja el trabajo a tiempo.
Dale el tiempo requerido a tu familia y a tus amigos. Haz ejercicio, come y descansa
adecuadamente. Y sobre todo...crece en vida interior, en lo espiritual, que es lo más
trascendental, porque es eterno. Shakespeare decía: Siempre me siento feliz,
¿sabes por qué?. Porque no espero nada de nadie, esperar siempre duele. Los
problemas no son eternos, siempre tienen solución. Lo único que no se resuelve es
la muerte. La vida es corta, por eso aprovéchala!!!