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GESTIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO

UNIDAD I:
Gestión de abastecimiento: Proceso de compra en la gestión de de abastecimiento

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SEMANA 1

Introducción
¿Ha pensado usted en las competencias profesionales que debe poseer un
profesional de las áreas administrativas y comerciales en relación a la gestión de una bodega
o central de distribución?

Para los profesionales de las Ciencias de la Ingeniería, y más específicamente los que
orientan su perfil profesional a los procesos comerciales, es de vital importancia conocer y
comprender los procesos de Administración y Funcionamiento de la Bodega, dentro de los
cuales podemos citar: procedimientos a utilizar para la recepción de materiales y mercancías,
distribución de dichos materiales de acuerdo a sus propiedades y características, y gestión
de los recursos (materiales y humanos) en pro de la eficacia y la eficiencia.

Lo anterior requiere el dominio de competencias técnicas eficientes en el despacho de


materiales, conocimientos de las normativas de documentación administrativa, dominio
adecuado de los registros propios de cada fase y etapa del proceso de almacenamiento, y
las técnicas y procedimientos inherentes al trabajo con inventarios en bodega.

Así, el presente material, perteneciente a la asignatura Gestión de bodega e


inventario, correspondiente a la Unidad I, constituye el primer módulo: Administración y
funcionamiento de la bodega, el cual es necesario que estudies con interés y dedicación,
priorizando el análisis por sobre la memorización; de este modo, el aprendizaje no presentará
dificultades. Cabe destacar que los saberes y contenidos están propuestos y desarrollados
de tal forma que su dominio, sirva para mejorar tu perfil profesional y tus competencias
laborales.

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Ideas fuerza

La administración de bodega es: “Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas
necesarias para la conservación de los materiales y productos, verificando el
cumplimiento de éstas disposiciones al interior de las bodegas (Sáez, 2011,p 22).

La Administración de Bodegas, requiere que la empresa cuente con 4 procedimientos


definidos para su gestión, los cuales son: Recepción de Mercaderías, Almacenamiento,
Despacho de Mercaderías y Registros

El procedimiento de Recepción de Materiales incluye toda forma en la cual ingresen


productos a la empresa. Durante la ejecución de dicho procedimiento el Encargado de
Bodega es el responsable de la recepción de todos los insumos o enseres que ingresen
a la empresa.

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1. Administración de Bodega

La Administración de Bodega es: “Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas
necesarias para la conservación de los materiales y productos, verificando el cumplimiento
de estas disposiciones al interior de las bodegas”. (Sáez, 2011, p. 47). Así, la administración
de bodegas tiene, por un lado, un sentido normativo (en tanto propone y promueve políticas y
procedimientos de gestión de recursos al interior una central de distribución), y por otro lado,
un sentido de control (en razón del monitoreo, registro y evaluación de los procesos
sucedidos de manera práctica). Es decir, la administración de bodega es un proceso
horizontal y continuo que engloba desde la gestión de ingreso de los recursos, su acopio bajo
normativas de conservación, y el planeamiento previo a su distribución al cliente o a otro
espacio de recepción.

El proceso anteriormente citado, requiere un planeamiento estratégico que incluya el


análisis de las variables referidas a la gestión de los espacios disponibles, no obstante, sin
importar lo exhaustivo o meticuloso del proceso, es imposible que los procedimientos
planificados dejen de estar mediados por el azar y lo fortuito, en tanto siempre se sucederán:
despachos fuera de plazo, atrasos por parte de los proveedores, problemas en el traslado de
los recursos, retrasos por carencias de stock, redistribuciones a razón de prioridades de la
empresa o el mercado, entre otros factores que condicionarán el acopio de los productos o
mercaderías. Esto requiere que el proceso de Administración de Bodega, en relación a la
gestión de los espacios disponibles, implique capacidad de sortear constantes imprevistos y
la necesidad imperativa del traslado de artículos a lugares más convenientes dentro de la
misma central o inclusive a otros lugares, con la finalidad de dejar espacios disponibles a
mercaderías con características prioritarias.

1.1. Procedimientos de la administración de bodegas


La gestión de eficaz y eficiente bajo rangos apropiados en la Administración de
Bodegas, requiere que las prácticas laborales respondan a procedimientos definidos y
estandarizados, lo cual significa en concreto que dichos procedimientos puedan ser
homologados al interior de cualquier tipo de bodega, sin importar su dimensión, estructura o
finalidad.

Si bien la bodega debe contar con procedimientos genéricos (gestión de carácter


generalista), también pueden existir otros procesos específicos, los cuales tendrán relación
directa con el giro de la empresa, las características de los artículos acopiados y con las
propiedades de las instalaciones de almacenamiento.

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La Administración de Bodegas, requiere que la empresa cuente con 4 (cuatro)


procedimientos definidos para su gestión, los cuales se sintetizan en la siguiente tabla:

Tabla 1

a. Recepción de Mercaderías:
Recepcionar materiales, suministros, artículos o
cualquier otro bien que la empresa reciba,
comprobando fehacientemente que dichos
productos cumplan cualitativa y
cuantitativamente con el set de especificaciones
propuesto en la orden de compra, factura de
recepción o guía de despacho del proveedor que
envía la carga, y rechazando todos y cada uno
de los elementos antes citados que no cumplan
con las especificaciones o presenten deterioro
debido al proceso de despacho.
Este procedimiento también incluye tomar
registro e informar al Departamento de
Adquisiciones o al Jefe Administrativo (según
corresponda con las cadenas de mando de la
organización), cualquier irregularidad que suceda
en el proceso antes citado.
b. Almacenamiento:
Almacenar, acopiar, reunir y resguardar los
insumos, enseres, artículos y materiales, bajo
condiciones apropiadas y pertinentes que los
mantengan en condiciones ideales para su
posterior utilización.
Además, este procedimiento incluye informar a
los responsables en las cadenas de mando sobre
situaciones anómalas, tales como: problemas en
las dependencias de la bodega, faltas a la
seguridad industria del espacio, personas o
animales extraños al interior de la central,
irregularidades en los servicios eléctricos, de
gas, u otros que puedan atentar a la seguridad
de la carga o de los operarios, necesidades de
inspección en prevención de riesgos, en materias
como techumbres, pisos u otros aspectos que
afecten la movilidad de los productos al interior
de la bodega, entre otras situaciones.

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c. Despacho de Mercaderías:
Despachar, entregar o enviar los artículos,
materiales, e insumos, a razón de las cantidades,
montos y especificaciones técnicas, establecidas
y especificadas en el documento “solicitud de
abastecimiento” o en otro documento que la
empresa establezca como valedero para tomar
registro del procedimiento.

d. Registros:
Tomar nota escrita y/o de manera análoga o
digital del estado y ubicación de los productos e
insumos a cada momento al interior de la
bodega, como también, mantener actualizados
los registros de monitoreo y control de
existencias, con el fin de mantener información
fidedigna de los bienes bajo custodia.

(Fuente: Sáez, 2011)

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1.1.1. Recepción de mercaderías

La recepción de mercaderías está directamente ligada con el Control de ingreso de


materiales a la bodega, central de distribución o almacenamiento. Es decir, el proceso de
recepción es clave para para el monitoreo y seguimiento de los productos, mercancías,
insumos y bienes que se incorporan al stock vigente de la expresa. Por lo tanto, es el
Encargado de Recepción de la Bodega (funcionario responsable de la gestión de ingreso de
insumos), en quien recae la responsabilidad de recibir materias primas, repuestos,
mercaderías, materiales y otros insumos adquiridos por la empresa.

Durante el proceso de recepción de la mercadería en la empresa, el receptor de la


bodega, debe actuar mancomunadamente con algún funcionario representante de la División
o Departamento que solicitó el producto, comprobando colaborativamente que lo expuesto en
la Orden de Compra concuerda con lo recibido. Lo anterior tiene por finalidad realizar una
inspección tanto logística (a cargo del receptor de la bodega, experto la gestión de ingreso y
documentación), como técnica (a cargo del funcionario especialista en las características del
producto adquirido):“Cuando sea necesaria una revisión técnica, (el Receptor de Bodega)
debe solicitar la participación del funcionario solicitante de la compra”. (Sáez, 2011, p. 48).

Además, es necesario y pertinente llevar registro de fecha y hora de la Recepción de


la Mercadería, para controlar de mejor modo los ingresos (debe adjuntarse a la Orden de
Compra o a la Nota de Pedido).

Figura 1

(Fuente: Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web:

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http://www.arealogistica.es/blog/)

Por último, en relación a las responsabilidades sucedidas en el proceso de recepción


de mercaderías, es pertinente aclarar que existen responsabilidades tanto para el Proveedor
(Responsabilidades de entrega en plazos y calidad propuestos), como para la Empresa
(Controlar el ingreso de mercaderías y rechazar las que no cumplan con el Set de
Especificaciones necesarios para cumplir con los requerimientos que de ellos se tiene en la
organización).

Tabla 2

ORGANISMO RESPONSABILIDAD

PROVEEDOR
Entregar productos en buen estado
(Envía productos)

EMPRESA Revisar y rechazar todo aquello que no venga


(Recibe Productos) en perfectas condiciones

1.1.2. Almacenamiento

Este proceso se refiere al acopio, guardado y resguardo de las especies, artículos o


materiales al interior de la Bodega de la empresa. La clave consiste en el desarrollo de
procedimientos de bodegaje que tengan por objetivo el cuidado de la integridad de los
productos, manteniéndolos en condiciones óptimas, y con stock y ordenamiento preciso para
ser despachados cuando sea necesario de manera eficiente.

Para que el procedimiento de almacenamiento de artículos sea eficaz y eficiente, es


muy importante que el Encargado de la Bodega, se ciña a los principios y recomendaciones
que desarrollaremos más adelante en la asignatura.

Por último, es necesario recalcar que luego de la recepción de la mercadería y su


correspondiente ingreso a la bodega, el Encargado de la Bodega pasa a ser directo
responsable del resguardo y control del stock de los productos a su cargo.

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Figura 2

(Fuente: Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web:


http://almacenamientolog.blogspot.cl/2011/11/almacenamiento-
concepto.html

1.1.3. Entrega o despacho de mercaderías

El procedimiento de despacho, se refiere al envío de productos, artículos o materiales


desde la bodega de la empresa, generalmente, a un cliente externo (comprador de la
mercadería) o interno (funcionario de la misma organización que requiere un insumo para el
ejercicio de su labor).

Para que el proceso antes citado suceda con normalidad, el Encargado de la Bodega
debe solicitar la orden de entrega (documento mercantil que indica los productos a ser
llevados desde la bodega a otra dependencia) al solicitante; cabe destacar que el Encargado
de Bodega, no debiera retirar ningún producto de la Central de Distribución sin el documento
necesario, ya que de no cumplir con dicho proceso, el stock de la Bodega no tendrá solidez
(no habrá claridad de la cantidad de productos con que cuenta la empresa).

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Figura 3

(Fuente: Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide


Web:http://www.otecfundacion.cl/recepcion-almacenamiento-y-despacho-
de-mercaderia-con-uso-de-software-de-gestion-de-bodega/)

1.1.4. Registros

Este proceso tiene por finalidad mantener un control administrativo de la gestión de la


bodega, en todos sus procesos: ingreso, acopio, distribución y despacho de materiales; por
lo tanto, es fundamental tener archivo de registro físico de, a lo menos, todos y cada uno de
los siguientes documentos:

 Copia de las Órdenes de Compra.


 Notas de Recepción o Entrega de Mercaderías.
 Mapa o Plano de la Bodega, que indique espacios utilizados y disponibles.
 Plano de distribución de las áreas de almacenamiento de la Bodega.
 Guías de Despacho de proveedores.
 Guías de Ingreso de Mercaderías.

Asimismo, es necesario recalcar que los documentos antes citados funcionan como
registro oficial de los movimientos de mercadería, por lo que su gestión y organización
responde a procesos logísticos y legales.

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Figura 4

(Fuente: Imagen extraída en septiembre del 2015 de la World Wide Web:


http://www.argologistics.mx/catalogos/catalogo-sistema-de-almacenaje-estanteria/)

En resumen, los cuatro Procedimientos de Administración de Bodegas anteriormente


desarrollados, poseen una lógica sistémica, en tanto son fundamentales para la gestión de
las mercancías al interior de la organización y comparten importancia en la calidad de la
logística de la empresa.

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Figura 5

(Fuente: Sáez, 2011, p. 50)

Actividad N° 1

La Administración de Bodegas, requiere que la empresa cuente con 4 procedimientos definidos


para su gestión, los cuales son: Recepción de Mercaderías, Almacenamiento, Despacho de
Mercaderías y Registros.

A partir de lo anterior, realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de
los 4 procedimientos antes citados, y con la información levantada, construya una tabla de
síntesis, la cual servirá como medio de estudio para usted.

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1.2. Procedimiento para la recepción de materiales


El procedimiento de Recepción de Materiales incluye toda forma en la cual ingresen
productos a la empresa, durante la ejecución de dicho procedimiento el Encargado de
Bodega (o Encargado de Recepción según sea la estructura organizacional), es el
responsable de la recepción de todos los insumos o enseres que ingresen al espacio físico o
instalaciones de la empresa, siempre y cuando cumplan con alguna de las siguientes
características o pertenezcan a alguna de las siguientes categorías:

1. Que sean adquiridas por la empresa (manufacturadas por un tercero).

2. Que sean semi-elaboradas en la empresa y que deban almacenarse hasta ser


requeridas posteriormente.

3. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa (o a otra sucursal), para recibir algún
tratamiento especial.

Así, no es recomendable “guardar o almacenar” productos o enseres de proveedores


o clientes (tanto internos como externos) que no pertenezcan a las 3 categorías antes citadas
(con excepción de las autorizadas por agentes internos que tengan por fin la mejora de los
procesos empresariales y que se hagan responsables de la decisión sucedida), ya que esto
reducirá los espacios de almacenaje de productos prioritarios o redestinará recursos en
tareas que no son propias del giro empresarial.

El procedimiento para la recepción de materiales, se estructura a razón de los pasos


que se desarrollan en la siguiente tabla:

Tabla 3

1. Cuando la empresa requiere un producto


por parte de un proveedor, emite una Orden
de Compra (documento que indica la
especificación cualitativa y cuantitativa de los
productos a adquirir), la cual es producida
por el Área o Departamento de
Adquisiciones y remitida a la Bodega para
que se tome registro de las especificaciones
de la mercadería que se recepcionará para
su posterior acopio (cantidad, código,
calidad, especificaciones técnicas, proveedor
y fecha de recepción).
(Fuente: Sáez, 2011, p. 51)

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2. Al momento de la recepción de la
mercadería enviada por el proveedor a la
bodega, el Encargado de Recepción o
bodeguero exigirá la Guía de Despacho
(documento que define las especificaciones
de los productos que adjunta). Debe existir
absoluta correspondencia entre los expuesto
en la Orden de Compra y la Guía de
Despacho.

(Fuente: Sáez, 2011, p. 51)

3. El encargado de la bodega (recepción o bodeguero según sea el caso) deberá chequear la


coherencia de los 2 documentos anteriormente citados, como también deberá verificar que las
mercaderías recepcionadas físicamente correspondan a lo expuesto en los documentos.

4. Luego de la revisión conforme de los productos recibidos, el Encargado de Bodega deberá firmar la
Guía de Despacho, en su versión original y con copia; entregará la copia del documento al encargado
del transporte, y archivará el original al interior de la empresa.

5. Si por el contrario, el Encargado de la


Bodega revisa la mercadería y ésta no
cumple con las especificaciones o no se
encuentra en condiciones óptimas de
recepción, se procede a lo siguiente según
sea el caso sucedido:
- Recepción parcial por cantidad inferior (La
mercadería cumple los estándares de
calidad, pero la cantidad de stock es menor
a la informada en la Guía de Despacho). Se
especifica en la Guía de Recepción.
- Recepción parcial por rechazo (La
mercadería cumple el stock necesario, pero
algunos productos no cumplen con los
estándares de calidad requeridos, por lo que
deben ser devueltos). Se especifica en la
Guía de Recepción. (Fuente: Sáez, 2011, p. 52)
- Devolución de guía y materiales (Debido al
no cumplimiento de Stock mínimo necesario
o falencias severas en la calidad de los
productos recibidos). Se informa al
proveedor el rechazo de la carga.

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6. Por último, el Encargado de Recepción de


Mercadería deberá realizar un proceso de
control de calidad a los envases y
envoltorios de los productos recepcionados,
en tanto, los daños o roturas a ellos pueden
ser indicios de mermas en la calidad de la
mercadería.

(Fuente: Sáez, 2011, p. 52)

Actividad N° 2

El procedimiento de Recepción de Materiales incluye toda forma en la cual ingresen productos


a la empresa, dicho proceso se estructura a razón de los 6 pasos antes desarrollados.

Realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 6 pasos, y con la
información levantada, construya una tabla de síntesis, la cual servirá como material de estudio
para usted.

1.3. Normas para el almacenamiento y distribución de materiales

El procedimiento de almacenamiento y distribución de materiales es un proceso


complejo, en tanto en él confluyen múltiples variables que influyen y condicionan la calidad
del proceso. A razón de ello, es fundamental trabajar bajo normas tendientes a un correcto y
eficiente aprovechamiento de los espacios físicos propios de la bodega, a una gestión
temporal apropiada que dé fluidez y velocidad a los procesos, y proporcione un control eficaz
y expedito de las mercaderías almacenadas.

Con el fin de tender a los objetivos anteriores, se necesario tener en consideración las
normas y recursos de recepción siguientes:

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Tabla 4

1º Contar con un área de recepción apropiada:


Es recomendable contar con mesones amplios,
desocupados y dispuestos para la recepción,
revisión y despacho de la mercadería de manera
cómoda y expedita.

(Fuente: Imagen extraída en septiembre del 2015 de la


World Wide Web:
http://www.metalmadera.cl/resumen/images/141%20mes
a%20trabajo.jpg)

2º Contar con estantes apropiados: Para el


almacenamiento y acopio de mercaderías es
necesario contar con estanterías y casilleros
apropiados para los requerimientos de los
diferentes artículos presentes en la bodega, como
también contar con pasillos que faciliten el
tránsito entre ellos y el traslado de los materiales.

(Fuente: Imagen extraída en septiembre del 2015 de la


World Wide Web:
http://www.todoparahosteleria.com/estanterias-de-acero-
inoxidable/243-estanteria-acero-inox-bandeja-lisa-fondo-
400-mm.html)

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3º Contar con medios de protección contra


organismos vivos: La bodega, al ser un espacio
generalmente cerrado, cuenta con condiciones de
nacimiento y reproducción de organismos vivos
que pueden deteriorar las mercancías, como
hongos, bacterias, roedores e insectos. Debido a
esto, es necesario priorizar la ventilación, la
reducción de la humedad, el control de la
temperatura, la higiene, y otros aspectos
orientados a reducir la producción de ácaros. (Fuente: Sáez, 2011, p. 53)

4º Contar con implementos de Prevención de


Riesgos: La bodega debe disponer de
implementos y medios orientados a la reducción
de deterioros y daños de la mercadería, como
también insumos de seguridad, como son:
extintores de incendio o redes húmedas.

(Fuente: Imagen extraída en septiembre del 2015 de la


World Wide Web: //www.extintores.cl/extintor-4-kilos-
polvo-quimico-seco-90.html)

5º Contar con registros específicos de


resguardo por producto: Los productos, en
razón de sus especificaciones técnicas, poseen
diversas condiciones de acopio, lo cual debe ser
gestionado de manera diferenciada, controlando:
Luz, calor, humedad, entre otros factores.

(Fuente: Sáez, 2011, p. 54)

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6º Contar con accesos restringidos: Es


necesario que los accesos al interior de la
bodega sean restringidos a toda persona o
funcionario ajeno a las labores propias de la
bodega; toda vez que el ingreso de una persona
extraña puede alterar el normal funcionamiento
del espacio, y/o entorpecer los procesos que se
suceden en dinámicas propias de la Central de
Distribución. Cabe destacar que en casos de
fuerza mayor, puede acceder un funcionario
externo, previa autorización del Encargado de
Bodega o Jefe de Bodega.
(Fuente: Sáez, 2011, p. 54)

7º Contar con procedimientos de acopio y


apilamiento regulares: Tan importante como el
proceso de recepción de mercaderías, es el
proceso de acopio de los productos. Es
fundamental que el apilado de los materiales sea
sobre Pallets (estructuras de madera construidas
con el fin de crear distancia entre los productos y
el suelo), y nunca directamente sobre el piso de
la bodega. Esto evitará el deterioro en
contenedores o envases, producido por la
absorción de la humedad del ambiente.

(Fuente: Sáez, 2011, p. 54)

Actividad N° 3

El procedimiento de almacenamiento y distribución de materiales, se estructura bajo 6 normas


de recepción tendientes a un correcto y eficiente funcionamiento.

Realice un resumen de las características más relevantes de cada una de las 6 normas, y con
la información levantada, construya una tabla de síntesis, la cual servirá como material de
estudio para usted.

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Conclusión
A través del desarrollo de los contenidos de: Gestión de Abastecimiento, en su primera
semana: Administración y Funcionamiento de la Bodega, es pertinente concluir lo siguiente:

La Administración de Bodega dicta y aplica las normas necesarias para la


conservación de los materiales, y controla el cumplimiento de estas disposiciones al interior
de las bodegas.

La Administración de Bodegas, requiere que la empresa cuente con los siguientes


procedimientos definidos y estandarizados para su gestión:

 Recepción de Mercaderías: Recepcionar materiales comprobando que dichos


productos cumplan con el set de especificaciones propuesto en la orden de
compra del proveedor que envía la carga, y rechazando los elementos que no
cumplan con las especificaciones necesarias.

 Almacenamiento: Acopiar, materiales bajo condiciones apropiadas y pertinentes


que los mantengan en condiciones óptimas para su posterior utilización.

 Despacho de Mercaderías: Enviar los materiales a razón de las especificaciones


técnicas, establecidas en el documento "solicitud de abastecimiento".

 Registros: Tomar nota escrita del estado y ubicación de los productos a cada
momento al interior de la bodega, con el fin de mantener información fidedigna de
los bienes bajo custodia.

El procedimiento de Recepción de Materiales incluye toda forma en la cual ingresan


productos a la empresa. Durante la ejecución de dicho procedimiento el Encargado de
Bodega es el responsable de la recepción de todos los materiales que ingresen a la
empresa.

Durante el Procedimiento de Almacenamiento y Distribución de Materiales es


fundamental trabajar bajo normas, dentro de las cuales figuran: Contar con un área de
recepción apropiada; Contar con estantes apropiados; Contar con medios de protección
contra organismos vivos; Contar con implementos de Prevención de Riesgos; Contar con
registros específicos de resguardo por producto; Contar con accesos restringidos; y Contar
con procedimientos de acopio y apilamiento regulares.

Así, la Administración de Bodegas es un procedimiento normativo y de control de


existencias, que cuenta con procesos definidos, de los cuales el responsable es el
Encargado de Bodega.

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Bibliografía
Hopeman, R. (2002). Producción, Conceptos, Análisis y Control. Madrid: Editorial Océano.

Sáez, C. (2011). Curso Administración de Bodega y Control de Inventario. Extraído en


septiembre del 2015 de la World Wide Web:
http://www.fundacionrutten.cl/Download/courses/Administraciondebodegaycontroldeinventari
o.pdf

S/A (2009). Manual Gestión de Almacenamiento y Bodega. Extraído en septiembre del 2015
de la World Wide Web: www.proyecto laboral.cl

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GESTIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO
UNIDAD I:

Gestión de abastecimiento: Proceso de compra en la gestión de de abastecimiento

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SEMANA 2

Introducción
Estimado estudiante, se le da la bienvenida formal a la segunda semana de la
asignatura Gestión de Bodegas e Inventario, invitándole a reflexionar a razón de las
siguientes interrogantes:

¿Ha pensado usted en la importancia que posee la adquisición eficiente de materias


primas y productos, por parte de los proveedores, para una empresa?

¿Cuál será el rol que tomará la Bodega o la Central de Distribución en dicho Proceso
de Compra de Materiales?

En el presente material de estudio: El Proceso de Compra en la Gestión de


Abastecimiento, se aprenderá a trabajar el proceso mercantil en razón de la adquisición
oportuna, confiable y diligente de los recursos y materias primas necesarias para que la
empresa desarrolle sus procesos productivos con eficacia y eficiencia; haciendo hincapié en
los pasos y etapas pertinentes a desarrollar en la adquisición de bienes materiales, y
fundamentando el proceso de adquisición en principios de función, importancia y
organización de las compras.

Se reitera la idea trabajada durante la primera semana de la asignatura: Es necesario


que estudies con interés y dedicación, priorizando el análisis por sobre la memorización; ya
que de este modo el aprendizaje no presentará dificultades. Cabe destacar que los saberes y
contenidos están propuestos y desarrollados de tal forma que su dominio, sirva para mejorar
tu perfil profesional y tus competencias laborales.

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Ideas fuerza

El Proceso de Compra se refiere al procedimiento mediante el cual la empresa adquiere, por


medio de intercambios comerciales con las empresas proveedoras y distribuidoras, las
materias primas y los insumos necesarios para sus procesos productivos.

El Proceso de Compra está condicionado por los siguientes 3 aspectos: Función de


Compras (relación de los departamentos con el proveedor); Importancias de Compras (tiene
por objetivo fundamental el aseguramiento del stock); y Organización de Compras (a razón
de las particularidades de la organización).

El Proceso de Compra es básicamente un proceso algorítmico (serie de operaciones


orientadas a la repetición, las cuales necesariamente deben cumplirse en tiempos y bajo
lineamientos establecidos); homologable (puede aislarse en función de sus pasos y ser
reproducido en otros espacios o momentos); y autónomo (se activa o pone en
funcionamiento cada vez que se requiere la adquisición de una materia prima o producto).

El Proceso de Investigación de Proveedores permite una comparación técnica de las


condiciones de los diversos proveedores calificados. Mientras que el Proceso de Selección
de Proveedores, es una toma de decisiones sobre cuál será el escogido para proveer los
materiales requeridos.

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1. Proceso de Compras

Debido a que las empresas se instalan en modelos macroeconómicos de mercado se


hace imposible concebirlas como organizaciones autónomas y autosolventables. Lo anterior,
provoca que no tengan procesos autosuficientes, dependiendo siempre de otras empresas
externas para su funcionamiento, y con las cuales mantendrán, irremediablemente,
intercambios comerciales.

Así, para solventar sus procesos productivos y operacionales las empresas deben
contar con recursos concretos, como: materias primas, maquinarias, materiales, equipos,
servicios, y un sin número de insumos que provienen del ambiente exterior. En otras
palabras, para un correcto funcionamiento la empresa requiere, por un lado, de distribuidores
y proveedores que le surtan de insumos pertinentes y en los tiempos requeridos, y por otro,
un proceso logístico interno que facilite que los insumos se encuentren disponibles y su
abastecimiento garantizado de manera eficaz y eficiente al interior de la Central de Acopio o
Bodega.

Entonces, el Proceso de Compra se refiere al procedimiento mediante el cual la


empresa adquiere, por medio de intercambios comerciales con las empresas proveedoras y
distribuidoras, las materias primas y los insumos necesarios para sus procesos productivos.

Figura 1

(Fuente: Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web:


http://www.monografias.com/trabajos101/sistema-compras-como-factor-ahorro-empresas-perjudicar-
calidad/image003.jpg)

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SEMANA 2

Actividad N° 1

El Proceso de Compra se refiere al procedimiento mediante el cual la empresa “adquiere, por


medio de intercambios comerciales con las empresas proveedoras y distribuidoras, las materias
primas y los insumos necesarios para sus procesos productivos”.

Reflexione a razón de la cita anterior, haciendo hincapié en impacto que posee, para la gestión
empresarial, el desarrollo de procesos de compra que mantengan orientación a la calidad.

1.1. Concepto de compra


La compra es “aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de
proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones
de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de las mercaderías
correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisición”. (Sáez, 2011, p.
76). Es decir, la operación de compra requiere una etapa logística previa de reconocimiento
de ofertas del mercado para la adquisición de insumos, definición de los procesos de
intercambio económico y de recepción (citado en el texto de la semana anterior) y suministro.

Figura 2

(Fuente: Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web: http://1.bp.blogspot.com/-


5mvIYDztojk/VMtypv2rCVI/AAAAAAAAHew/zHG1Bfgae-M/s1600/area-de-compras-logistica.jpg)

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El concepto antes citado, está delimitado por características propias y atingentes a


todo Proceso de Compra, las cuales se expondrán y analizarán a continuación:

1. Función de compras: Se refiere a la relación, conexión e interacción de los diversos


Departamentos Internos de la empresa con los Proveedores Externos, así, el
Encargado del Departamento de Compras actúa como mediador o intermediario entre
la oferta y demanda. Es decir, la eficacia y eficiencia del proceso de compra depende
directamente de la gestión del Departamento de Compras.

2. Importancias de compras: El proceso de compras tiene por objetivo fundamental el


aseguramiento del stock suficiente para cubrir las necesidades de materiales e
insumos de la empresa. Además, es necesario en este punto realizar un análisis
exhaustivo, definiendo: qué, a quién, cómo y cuándo comprar, lo cual tiene por fin
promover tomas de decisiones de adquisición fundamentados y justificados.

3. Organización de compras: El carácter único e irrepetible de la organización


condiciona sus necesidades, debido a que ellas son particulares según el giro,
tamaño, organización y situación geográfica de la empresa. Así, según el tipo de
empresa, se requiere de una Organización de Compras Centralizada o
Descentralizada, las cuales poseen ventajas y desventajas competitivas, según lo que
se instale.

Con el fin de esclarecer la taxonomía antes planteada (Organización de Compras


Centralizada / Organización de Compras Descentralizada), presentamos la siguiente tabla
resumen:

Tabla 1

Tipo de
organización del Definición Ventajas Desventajas
proceso de compra
 Obtención de mayores
ventajas y descuentos de los
proveedores por compras en
Es aquella en que  Poca, reducida o carente
grandes cantidades.
todas las compras flexibilidad.
 Calidad uniforme, constante
de la empresa se  No siempre atiende a las
y equivalente de los
Organización concentran en el necesidades particulares de
materiales adquiridos.
centralizada departamento, los departamentos, cuando los
 Mayor especialización y
sección o organismos de la empresa no
desarrollo profesional de los
encargado de comparten espacios
compradores.
compras. geográficamente.
 Favorece la organización de
los procedimientos de
compras.
Es aquella en que  Mayor conocimiento de los  Permite un menor volumen de
Organización cada unidad proveedores locales o compra.
descentralizada dispersa de la regionales.  No permite aprovechar las
empresa tiene sus  Mejor atención de las ventajas y descuentos de los

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propios encargados necesidades específicas de proveedores.


de compras para cada departamento de la  Falta de esquematización en
atender sus empresa. los procedimientos de compra.
necesidades  Agilidad en las compras, ya  Poca uniformidad en la
específicas y que no instala todo el calidad de los materiales
particulares. proceso en el mismo comprados.
trabajador o departamento.  Ausencia de compradores
especializados.

Actividad N° 2

El Proceso de Compra está condicionado por 3 aspectos, los cuales son: Función de Compras,
Importancias de Compras y Organización de Compras.

Realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 3 aspectos antes
citados, y con la información levantada, construya una tabla de síntesis, la cual servirá como
material de estudio para usted.

1.2. Ciclo de compras


Ha razón de lo expuesto hasta ahora, se puede deducir que la operación Compra
posee características complejas (requiere de un proceso meticuloso compuesto por variados
y diversos pasos) y articuladas (en tanto necesita de un algoritmo confiable).

Además de lo anteriormente citado, es posible sostener que la operación de Compra


posee características cíclicas y sistémicas, en tanto promueve un modelo estructurado en
pasos coherentes y cohesionados. Es decir, se constituye como un proceso confiable y
pertinente, toda vez que mantiene y sustenta una organización adecuada, respetando el
contexto y las características propias de la organización donde se inserta y manteniendo un
modelo homologable a diversos procesos internos.

Así, es posible concluir que el Proceso de Compra es básicamente algorítmico (serie


de operaciones orientadas a la repetición, las cuales necesariamente deben cumplirse en
tiempos y bajo lineamientos establecidos); homologable (puede aislarse en función de sus
pasos y ser reproducido en otros espacios o momentos); y autónomo (se activa o pone en
funcionamiento cada vez que se requiere la adquisición de una materia prima o producto).

A continuación se enuncian las cinco etapas principales de un ciclo de compras,


para luego proceder a su desarrollo y análisis:

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a. Análisis de la solicitud de compras.

b. Investigación y selección de proveedores.

c. Negociación con el proveedor (seleccionado).

d. Acompañamiento de pedido (Follow-Up).

e. Control de la recepción del material comprado.

A modo de apoyo visual, a continuación se presenta un esquema que expone el


algoritmo lógico de las Etapas de un Ciclo de Compras, desde una perspectiva sistémica:

Figura 3

(Fuente: Sáez, 2011, p. 78)

La imagen anterior presenta un modelo cíclico, en tanto los pasos mantienen una
lógica proyectada, pero también, se nutre de un proceso de retroalimentación (análisis
concreto e inmediato de la operación de compra) orientado a la mejora continua del sistema.

A continuación desarrollaremos analíticamente cada una de las etapas antes citadas:

a. Análisis de la solicitud de compras

Corresponde a la primera Etapa del Ciclo de Compras, la cual inicia cuando el


Departamento u organismo interno encargado del proceso de adquisiciones recibe una
Solicitud de Compras, emitida por otro departamento o área de la empresa que requiere los
productos o insumos.

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Luego de la recepción del documento (Solicitud de Compra), el Departamento de


Adquisiciones o Compra, procede a realizar un análisis del pedido (lectura concreta del
escrito y evaluación de la información que contiene), el cual tiene por objetivo conocer el Set
de Especificaciones (lista enumerada de las características propias de lo que se debe
comprar) del producto, dentro de las cuales se pueden citar: cantidades requeridas, época
adecuada para su recepción, calidad mínima de su composición, entre otras variables a
considerar.

Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se
hacen llegar al organismo encargado a través de un listado que además de contener los
antecedentes del material requerido, también lleva otros datos como: Ficha de última
compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.

En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal
modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como
una forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre
los materiales necesarios para la empresa, y a la vez un fichero de proveedores para cada
tipo de material.

A continuación se expone un esquema a modo de ejemplo, para la construcción de


una ficha de historia de material, la cual tiene por finalidad mantener registro escrito de la
solicitud de compra de productos, insumos, materias primas o materiales.

Figura 4

(Fuente: Sáez, 2011, p. 79)

En dicha ficha, se incluye Artículo (nombre propio o de fantasía del material a


comprar), Código (número interno que indica el correlativo de ingreso), Fichas
(documentación que incluye), Cantidad (número de unidades o embalajes de producto),
Proveedor (nombre de la empresa a la cual se le compró el producto), y Precio Unitario
(precio individual de cada uno de los productos adquiridos). Cabe destacar que en el ejemplo
de ficha anterior se opta arbitrariamente por algunas alternativas o categorías a incluir en el
documento, las cuales pueden variar a razón de las necesidades de la empresa u
organización.

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b. Investigación y selección de proveedores

Corresponde a la segunda etapa del ciclo de compras, que se puede dividir en dos
partes: (1) La investigación y (2) La selección de los proveedores:

Tabla 2
LA INVESTIGACIÓN LA SELECCIÓN

Consiste en investigar, por medio del estudio


exhaustivo, las condiciones (ventajas y Consiste en comparar las cotizaciones
desventajas) que ofrecen los diferentes (propuestas de compra, donde se indican, a
proveedores presentes en el mercado de oferta groso modo, las características de los
de los materiales requeridos. productos y sus valores) recibidas de los
proveedores y elegir cuál es la que mejor
El proceso anteriormente citado, debe ser atiende las conveniencias y necesidades de la
desarrollado por el Departamento u Organismo empresa.
Encargado de Compras.
Para una correcta y pertinente selección del
El proceso comienza con la verificación de proveedor, se debe considerar diversos
proveedores, priorizando los ya registrados en criterios, tales como: precio, calidad del
la base de datos de la empresa como material, condiciones de pago, descuentos,
habituales, y procediendo (en ausencia de plazos de entrega, confiabilidad en el
oferta para la compra) a investigar la oferta de cumplimiento de plazos, entre otros factores.
libre de productos que ofrece el mercado. Es Se debe tener presente, que a pesar de los
importante destacar que existe un número muy diversos criterios y valores agregados a
alto de proveedores que buscan empresas a considerar en el proceso de selección de
través de sus ejecutivos de ventas proveedores, generalmente es el “precio” la
correspondientes, proceso que en la actualidad referencia a otorgar prioridad en la selección de
se realiza vía internet; éstos, para ser los proveedores (un objetivo generalizado y
calificados para posibles consultas, envían horizontal a las empresas de diversos rubros y
datos para su registro, como nombre, dirección, dimensiones, es el ahorro de recursos
capital social, productos o servicios ofrecidos, financieros en los procesos productivos).
referencias de los clientes, etc.).
La investigación de los proveedores,
Es pertinente recordar, como cita al texto de la básicamente, es un análisis estadístico del
semana anterior, que los Proveedores son las mercado que permite verificar cuáles son las
empresas que producen las materias primas e posibles fuentes de suministro de materiales
insumos necesarios y que los venden. Es decir, requeridos. La función de selección y elección
el proveedor es el encargado de surtir a la de proveedores recae operativamente en el
empresa de lo necesario para su giro Organismo o Departamento Responsable de
comercial. Compras.

Como ya se ha desarrollado en la presente El proceso anteriormente citado, posee como


etapa (emanada de la anterior), es necesario base la comparación técnica entre los posibles
que el organismo o departamento encargado proveedores con los cuales se pretende
de la compra cuente con un banco de datos desarrollar intercambios comerciales.
acerca de los proveedores ya registrados, que
contengan antecedentes de los

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abastecimientos realizados y las condiciones


en que se negoció. Este registro, facilita los
trabajos de investigación y selección, ya que
además de los datos del proveedor, el
organismo de compra debe asegurar toda la
información posible de la gestión del proceso
de compra con proveedores anteriores (listas
telefónicas, revistas técnicas, catálogos,
folletos, prospectos, cartas, set de
especificaciones, entre otras), toda vez, que la
información mejorará la calidad (eficacia y
eficiencia) del proceso de adquisición.
De acuerdo a lo anterior, se puede concluir que el Proceso de Investigación de Proveedores permite
una comparación técnica de las condiciones de los diversos proveedores calificados, mientras que el
Proceso de Selección de Proveedores es una toma de decisiones sobre cuál será el escogido para
proveer los materiales requeridos.

El esquema siguiente corresponde a un ejemplo concreto de la comparación de


precios y cotizaciones de materiales. Se recuerda que las variables consideradas en la
siguiente tabla, deben ser ajustadas a la realidad y al contexto de la organización en la cual
se realice el proceso de compra.

Figura 5

(Fuente: Sáez, 2011, p. 79)

c. Negociación con el Proveedor

Luego que se ha analizado la necesidad de insumos que requiere la organización, y


seleccionado el organismo proveedor más adecuado, el Organismo o Departamento
Encargado del Proceso de Compras, iniciará un proceso que tiene por finalidad negociar con
el proveedor la adquisición del material requerido, es decir, lograr una negociación orientada
a acordar las condiciones más adecuadas de precios y pago.

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La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el


establecimiento de plazos de entrega deben ser asegurados en la negociación, que
corresponde a la tercera etapa del proceso, y sirve para definir cómo se hará la emisión de la
orden de compra al proveedor.

La Orden de Compra, corresponde a un documento escrito que actúa como contrato


formal entre la Empresa y el Proveedor. En él se detallan las condiciones de la negociación,
toda vez que posee aspectos legales que le atribuyen características de un contrato. La
aceptación de la Orden de Compra, implica que se debe cumplir con todas las condiciones
estipuladas en el documento.

La empresa que actúa como comprador, se constituye como el responsable de las


condiciones y especificaciones contenidas en la orden de compra, mientras que el proveedor
debe estar plenamente informado de todas las cláusulas; pre-requisitos y criterios exigidos
por la Empresa, los procedimientos de recepción del material, los controles y
especificaciones de calidad, etc., lo cual tiene por objetivo, que el pedido de la compra sea
legalmente válido.

Así, un Proceso de Negociación de Compra - Venta, se constituye como un


procedimiento mediante el cual dos organismos (Proveedor y Empresa) interactúan de
manera libre y voluntaria, intentando aunar criterios e intentando reducir las diferencias
comerciales, con el fin de llegar a un acuerdo sobre las condiciones que delimitarán el
intercambio comercial, tendiendo al beneficio de ambas partes.

A continuación se presenta, a modo de ejemplo, una Orden de Compra (haciendo


hincapié, nuevamente, en que el documento mantiene una estructura variable, por lo que es
necesario ajustarlo al contexto de la empresa negociadora).

Figura 6

(Fuente: Sáez, 2011, p. 80)

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d. Acompañamiento de pedido (Follow-Up)

Desarrollado el proceso de negociación con el organismo proveedor, instancia de la


cual, emana la Orden de Compra, el Organismo o Departamento de Compras requiere de
garantías que permitan asegurar que la entrega de la materia prima o material se realizará de
acuerdo a lo acordado (plazos establecidos, calidad y cantidad negociada). Por lo tanto, debe
haber un seguimiento del pedido (control del lugar físico y el estado en que se encuentra la
carga), complementando el procedimiento por medio de contactos personales, telefónicos o
multimediales con el proveedor. Lo anterior significa que el Organismo o Departamento
encargado de Compras no abandonan al proveedor después de haber emitido la Orden de
Compra, sino que realiza un proceso de Seguimiento o Acompañamiento a los Productos,
por medio de una constante supervisión del pedido y una cobranza permanente de
resultados.

Cuando la compra de materias primas o productos es cuantiosa (de gran volumen o


gran valor económico), es prudente que la empresa realice el seguimiento en fechas y plazos
preestablecidos. De aquí la denominación Follow-Up, término en inglés que significa seguir,
acompañar, fechar.

La cuarta etapa del Proceso de Compra, llamada Follow-Up, permite anticipar,


localizar y delimitar de manera oportuna los problemas; a través de un procedimiento
exhaustivo y meticuloso, el organismo o departamento de compras puede: apurar el pedido,
exigir la entrega en los plazos establecidos, intentar complementar el atraso con otros
proveedores, o gestionar otros procedimientos de mejora ante imprevistos fortuitos.

A continuación se presenta, a modo de ejemplo, un Esquema de Follow-Up (se


recuerda que el documento mantiene una estructura variable).

Figura 7

(Fuente: Sáez, 2011, p. 81)

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e. Control de la recepción del material comprado

Corresponde a la quinta y última etapa del Ciclo de Compras y acontece cuando el


Organismo o Departamento Encargado del Proceso de Compras recibe del proveedor el
material solicitado en la orden de compra.

Al momento de la recepción delos materiales, el organismo de compras, será


responsable y garante de la verificación que las cantidades están correctas y, en
acompañamiento del Organismo o Departamento de Control de Calidad, procederá a realizar
la inspección y monitoreo de lo recibido, con el fin de comparar los materiales recepcionados
con su correspondiente Set de Especificaciones (definidas en la Orden de Compra). La
operación antes citada, se denomina Inspección de Calidad en la recepción del material.

Luego de la Inspección de Calidad (confirmación de la cantidad y calidad del material


recepcionado), el Organismo o Departamento de Compras, procederá a autorizar a la
bodega o central de acopio a recibir el material. Culminado el proceso, se informa al
Departamento de Contabilidad, Departamento de Finanzas o al Departamento Responsable
de Cuentas por Pagar, para autorizar el pago de la factura al proveedor dentro de las
condiciones de precio y plazo de pago, estipuladas en la Orden de Compra.

El Ciclo de Compras es continuo e ininterrumpido, por lo tanto, el volumen de trabajo


exige que el Organismo de Compras funcione por medio de una Agenda de Seguimiento y
Cobranza meticulosa, sistémica y eficiente; haciendo hincapié en este punto, en empresas
donde puedan ocurrir cambios en el plan de producción que impliquen anticipaciones o
atrasos en las entregas de materiales.

El Proceso de Compra o Adquisición de Materias Primas o Productos, el cual se


constituye por Cinco Etapas, se estructura a razón del siguiente Flujograma (se presenta a
modo de apoyo visual para ayudar a la comprensión del proceso sistémico):

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Figura 8

(Fuente: Sáez, 2011, p. 82)

Actividad N° 3

El Ciclo de Compras se estructura a través de 5 etapas, las cuales son: Análisis de la Solicitud
de Compras, Investigación y Selección de Proveedores, Negociación con el Proveedor
Seleccionado, Acompañamiento de Pedido y Control de la Recepción del Material Comprado.

Realice un resumen de las características más relevantes de cada una de las 5 etapas del Ciclo
de Compras antes citadas, y con la información levantada, construya una tabla de síntesis, la
cual servirá como material de estudio para usted.

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Conclusión
A través del desarrollo de los contenidos Gestión de Abastecimiento, en su segunda
Semana: Proceso de Compra en la Gestión de Abastecimiento, es pertinente concluir lo
siguiente:

El Proceso de Compra es un procedimiento en el cual la empresa adquiere las


materias primas y los insumos necesarios para sus procesos productivos. Dicho proceso está
condicionado por 3 aspectos: Función de Compras, Importancias de Compras y Organización
de Compras (las cuales pueden ser centralizadas o descentralizadas).

El Ciclo de Compras se estructura en 5 etapas:

 Análisis de la Solicitud de Compras: Es cuando el Departamento de adquisiciones


recibe una Solicitud de Compras y procede a realizar un análisis del pedido, el cual
tiene por objetivo conocer el Set de Especificaciones del producto.

 Investigación y Selección de Proveedores: Comprende la Investigación (determinar


ventajas y desventajas de los proveedores) y la Selección de los Proveedores
(comparar cotizaciones y elección del proveedor más ventajoso).

 Negociación con el Proveedor: Proceso que tiene por finalidad negociar con el
proveedor la adquisición del material requerido (precios y pago).

 Acompañamiento de Pedido: Seguimiento del pedido (control del lugar físico y el


estado en que se encuentra la carga).

 Control de la Recepción del Material: Sucede cuando el Departamento de Compras


recibe, de parte del proveedor, el material solicitado en la orden de compra.

Así, durante esta semana revisamos los contenidos sobre el Proceso de Compra; proceso
sistemático de adquisición de materiales, que posee una estructura algorítmica distribuida en
las 5 etapas antes mencionadas.

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SEMANA 2

Bibliografía
Hopeman, R. (2002). Producción, Conceptos, Análisis y Control. Madrid: Editorial Océano.

Sáez, C. (2011). Curso Administración de Bodega y Control de Inventario. Extraído en


septiembre del 2015 de la World Wide Web:
http://www.fundacionrutten.cl/Download/courses/Administraciondebodegaycontroldeinventari
o.pdf

S/A (2009). Manual Gestión de Almacenamiento y Bodega. Extraído en septiembre del 2015
de la World Wide Web: www.proyecto laboral.cl

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GESTIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO
UNIDAD Nº II

Gestión de inventario: Documentación mercantil del proceso de


bodegaje

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Introducción
¿Ha pensado usted en cómo las empresas logran tener registro fidedigno y confiable
de los procesos de adquisición que se suceden al interior de su organización?
Para los profesionales que se desempeñan en organizaciones que tienen por fin
mantener intercambios comerciales orientados a la ganancia, es de vital importancia
comprender los procedimientos de Gestión de Inventario, y más específicamente, tener
dominio de la Documentación Mercantil y Comercial del Proceso Mercantil.

Lo anterior presenta para usted una gran oportunidad de conocer y comprender en


plenitud la documentación comercial en toda su esencia. Descubrir la importancia de estas
herramientas básicas en el desarrollo de las distintas actividades comerciales, implicará una
clara familiarización con estos instrumentos, reconociendo cada uno de ellos y su adecuada
utilización.
Así, en el presente material, usted podrá conocer e identificar conceptualmente los
documentos inherentes y respaldatorios al proceso de Compraventa, como también
documentos relacionados con la Administración del Personal.
Es necesario que usted estudie con interés y dedicación, priorizando el análisis por
sobre la memorización; de este modo el aprendizaje no presentará dificultades. Cabe
destacar que los saberes y contenidos están propuestos y desarrollados de tal forma que su
dominio, sirva para mejorar su perfil profesional y sus competencias laborales.

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SEMANA 3

Ideas Fuerza

Un contrato es un documento que registra un acuerdo entre dos o más personas


naturales, grupos u organizaciones, mediante el cual se obligan a proceder de
alguna manera determinada. Dentro de los contratos, podemos encontrar:
Contratos Civiles, Contratos Mercantiles y Contratos de Compraventa.

Para que el Proceso de Compraventa se suceda con regularidad, se requiere de la


confección y archivo de documentos y formularios, dentro de los cuales figuran:
Consulta, Cotización, Pedido, Guía de Despacho, Factura, Recibo, Pago, Nota de
Débito y Nota de Crédito.

Los Documentos Mercantiles, en su gran mayoría, están relacionados directamente


con la compraventa, pero se pueden encontrar otros, que comparten con los
anteriores su orientación al desarrollo comercial de la empresa, pero tienen por
finalidad administrar la relación contractual de los clientes internos de la
organización. Dentro de ellos, encontraremos: El Contrato de Trabajo y la
Liquidación de Sueldo.

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SEMANA 3

1. Documentación Mercantil
Un contrato es un documento (también puede ser un procedimiento oral) que registra
un acuerdo (emanado, generalmente, de un proceso de negociación) constituyente entre dos
o más personas naturales, grupos u organizaciones, mediante el cual se obligan voluntaria,
mediada o arbitradamente, a proceder de alguna manera determinada.
A razón de los contratos, a grandes rasgos, se puede considerar que:
 Los Contratos Civiles (contraídos entre personas o grupos naturales) se regulan por el
Código Civil (Ley Civil).

 Los Contratos Mercantiles (contraídos entre personas, grupos u organizaciones con


fines comerciales) por el Código de Comercio (Ley Mercantil).

 Los Contratos de Compraventa, contienen acuerdos y regulan procesos sucedidos


entre personas, grupos y organizaciones, tanto naturales como comerciales, por lo
que la tendencia actual es la Unificación Legislativa, lo que indica que pueden ser
regulados por el Código Civil y/o el Código de Comercio según sea el caso o la
situación sucedida.
Figura 1

(Fuente: Sáez, 2011, p. 92)

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SEMANA 3

A continuación, se detalla cómo se norma o procede, en los casos de un proceso de


Compraventa, en los Códigos Civil y de Comercio:

Cuadro 1

Compraventa Civil Compraventa Mercantil

El Código Civil se refiere al proceso de El Código de Comercio (1965) regula la


compraventa como un contrato, por el cual Compraventa señalando: "será Mercantil la
una persona (vendedor de un producto o Compraventa de cosas muebles para
servicio) se obliga a entregar una cosa a revenderlas, bien en la forma que se compraron
otra (comprador de un producto o o bien en otra diferente, con ánimo de lucrarse
beneficiario de un servicio); la cual se en la reventa". Así, el proceso de compraventa
compromete a pagar o cancelar una suma regulado por la Ley Mercantil, es el referido a
en dinero o monto efectivo, a razón de un los intercambios comerciales entre personas,
signo que represente el valor llamado grupos u organizaciones, donde intervienen
Precio. procesos de reventa (compra de un producto o
materia prima, no con el fin de satisfacer una
En el procedimiento antes citado, es necesidad personal, sino con el de
necesario destacar su irregularidad intercambiarlo nuevamente, es decir, el proceso
procesal, en tanto se requiere para su tiene por fin el lucro o ganancia, a través de la
validación legal, sólo del consentimiento venta de un producto adquirido).
de lo estipulado en el contrato por las
partes. No se garantiza la entrega de los El Código de Comercio, desarrolla las
productos, no se estipulan políticas de condiciones mínimas para que un proceso de
precio o se predefinen obligaciones compra-venta sea legal, por lo cual, instala una
recíprocas para los participantes del regulación mercantil distinta a lo estipulado para
acuerdo. las ventas civiles.

Existen instancias en que es complejo identificar si se está frente a una compraventa


Civil o Mercantil. Si bien es necesario considerar las características particulares de cada
proceso donde se sucedan intercambios comerciales, se puede considerar que la
Compraventa Mercantil, a grandes rasgos, se caracteriza por:

 Por el destino. La finalidad del proceso de compraventa mercantil no es


satisfacer una necesidad por medio de la adquisición de un determinado bien
o producto, sino que proceder a la Reventa de lo comprado (comprar o
adquirir para revender).
 Por el ánimo de lucro. El objetivo del proceso de compraventa mercantil es
obtener Beneficio Económico en la reventa. Por lo tanto, la compraventa
mercantil no se hace para que el comprador satisfaga sus necesidades de
consumo, sino para lucrar con tal actividad (obtener beneficios económicos de
la transacción realizada).

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Es necesario explicitar que hay procesos de Compraventa que se constituyen como


excepciones a lo anteriormente citado, por lo que no se consideran Mercantiles, a modo de
ejemplo:

 Ventas realizadas por empresarios a particulares o consumidores.


 Ventas que los artesanos (agricultores, ganaderos, entre otros), realicen de
sus productos.
 Reventa que haga una persona natural (no comerciante) del resto o sobrante
de acopios que hizo para su consumo individual.

El Código de Comercio (1965) en las disposiciones generales sobre los contratos de


comercio establece que “Los contratos Mercantiles, en todo lo relativo a sus requisitos,
modificaciones, excepciones, interpretación y extinción, y a la capacidad de los contratantes;
se regirán en todo por lo que se encuentre expresamente establecido en este código, o en
las leyes especiales por las reglas generales del derecho común". Es decir, es necesario que
los contratos de compraventa cumplan con todos y cada uno de los puntos presentes en los
artículos de la Ley Mercantil, ya que de lo contrario se incurrirá en faltas a la normativa
vigente.

Actividad N° 1

Un contrato es un documento mediante el cual personas naturales, grupos u


organizaciones se obligan a proceder de alguna manera; entre ellos podemos
encontrar: Contratos Civiles, Contratos Mercantiles y Contratos de Compraventa.

Realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 3


tipos de contratos antes citados, y con la información levantada, construya una tabla
de síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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2. Documentos relacionados con la compra – venta

En el material de la Semana 2, trabajado previamente al presente módulo, se


presentaron los conceptos y contenidos propios del proceso de compra y venta, por parte de
la Central o Departamento de Adquisiciones de la Empresa. Para que dicho proceso ocurra
con regularidad, se requiere que la confección y archivo de los Documentos y Formularios
inherentes al procedimiento, antes citados, se gestionen de buena manera.
Así, dentro del proceso de compra – venta gestionado por el Departamento de
Adquisiciones de una Empresa, podemos identificar documentos o formularios, que por su
relevancia o la frecuencia de su utilización, deben cumplir ciertas exigencias normativas y/o
legales necesarias en su confección y archivo.
Todo proceso de intercambio comercial responde a un proceso sistémico y
algorítmico, en tanto posee, por un lado, etapas definidas e independientes, y por otro,
procedimientos ordenados que se estructuran secuencialmente. El proceso anterior, inicia
con la Consulta y culmina con el Pago (pasando por variadas etapas intermedias no
prescindibles); y para cada una de las operaciones sucedidas se llevan a cabo movimientos
de documentos y formularios impresos.
Más abajo se presenta un esquema algorítmico que resume el proceso de interacción
entre el Comprador y el Vendedor, cuando se sucede un intercambio comercial, explicitando
la documentación, requerida en cada caso:
Figura 2

(Fuente: Sáez, 2011, p. 87)

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A continuación se explicarán, a grandes rasgos, las características de los documentos


presentes en el esquema antes presentado:
a. La Consulta: Es el documento, por medio del cual, el comprador tiene el primer
acercamiento o contacto con el proveedor. Es a través de él, donde el comprador
solicita o pregunta todas las especificaciones del o los productos que se tiene
intención de adquirir, por ejemplo: Precio, Calidad, Tiempo de entrega, etc. Este
documento es fundamental, porque permite al proveedor reconocer cuál es el Set de
Especificaciones de los productos o materias primas que la Empresa necesita adquirir.

Figura N° 3

(Fuente: Sáez, 2011, p. 109)

b. La Cotización: Es el medio con que el cual se responde a la Carta de Consulta, y


es dentro de ella donde el proveedor da contestación a las interrogantes o preguntas
planteadas por la Empresa (cliente potencial). Por lo general, incluye la información
siguiente:

 Descripción detallada de los productos en cuanto calidad y cantidad.


 Tiempo del despacho del o los productos.
 Precio exacto del o los productos.
 Vigencia de la información presente en la cotización.

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Figura N° 4

(Fuente: Sáez, 2011, p. 109)

c. El Pedido: Luego de la recepción y aceptación de la Cotización (la Empresa opta


por el proveedor que más le convenga, luego de un análisis comparativo, a razón de lo
presentado en las cotizaciones), se procede a efectuar el Pedido u Orden de Compra,
de los productos presentes en la cotización. Por lo general, la Carta de Pedido incluye
la siguiente información:

 Membrete de la empresa compradora.


 Número secuencial de la nota de pedido u orden de compra.
 Fecha de Envío de la nota de pedido u orden de compra.
 Dirección de la Empresa o donde debe ser entregada la mercadería.
 Datos de Identificación del proveedor o vendedor.
 Descripción de los artículos solicitados.

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 Precios unitarios de los productos o materias primas y cantidad de unidades


de cada uno.
 Condiciones y forma de pago de los productos solicitados.
 Condiciones especiales (Si las hubiere).
 Referencia a la cotización (Número o nombre de la cotización a la cual
corresponde el proceso de pedido).

d. Guía de Despacho: Es el documento legal que acompaña, la entrega de


mercaderías, es decir, para el despacho desde el proveedor a la empresa que actúa
como cliente, es necesario acompañar las mercaderías o materias primas de la Guía
de Despacho; documento que contiene la información de los embalajes.

Figura N° 5

(Fuente: Sáez, 2011, p. 111)

e. Factura: Es el documento que acredita legalmente una operación de compra y venta


(su formato y legalidad se establecen en el D.L. 825 de 1974). Dicho documento es
entregado por el proveedor/vendedor a la empresa/cliente y contiene información similar a
la presente en los documentos anteriores.

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Figura N° 6

(Fuente: Sáez, 2011, p. 112)

f. Recibo: Corresponde a la nota que indica la recepción concreta y física de las


mercaderías o materias primas solicitadas en el lugar establecido por el comprador.
Normalmente es el proveedor/vendedor que entrega el recibo al cliente/comprador, y
este último firma dicho documento, de este modo el primero podrá utilizar ese
documento como medio de justificación del pago que se llevará a cabo. O hay casos,
en que es el mismo cliente/comprador que da o envía un recibo al proveedor,
indicando que recibió la mercancía o el servicio conforme, este último caso no es tan
utilizado, pero depende siempre de los contratos establecidos y de la organización de
cada empresa.
El recibo en papel es cada vez menos utilizado, siendo que muchas empresas ya
utilizan el recibo digital.

f. Pago: Es la operación que realiza la empresa que actúa como comprador de los
productos enviados por el proveedor una vez que recibe en conformidad las
mercaderías o materias primas requeridas según la información de la Central de
Abastecimiento o Bodega. La forma o especificación del proceso de Pago (entrega de

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efectivo o documentos equivalentes a modo de cambio por los productos adquiridos),
se realizará según lo especificado en los documentos antes citados, y de acuerdo a
las políticas financieras de cada Empresa.
g. Nota de Débito y Crédito: Son documentos legales que tienen por fin la corrección
o enmienda de errores de facturación. Estos documentos sólo se gestionarán cuando
el proceso lo requiera (existan diferencias o divergencias entre lo presentado en la
factura y los montos cancelados). Por ejemplo, si una factura indica que se debe
cancelar por los productos o materias primas $ 100 por 100 unidades, podría suceder
que sólo se hayan despachado 90 unidades o se encuentren 10 unidades con
desperfectos o en estado de merma, por lo que se deberá producir una nota de crédito
para restituir a la Empresa $ 10 por la diferencia entre lo cancelado con lo indicado en
la factura. Se producirán notas de crédito (redactada por el proveedor o productor de
la factura, para restituir montos por la no entrega o entrega defectuosa de productos) o
débito (redactada por la empresa que actúa como cliente, cuando los productos
entregados exceden a los montos cancelados por ellos), según a quién se le restituyan
o compensen los valores.

Nota de Débito:
Figura N° 7

(Fuente: Sáez, 2011, p. 113)

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Nota de Crédito:
Figura N° 8

(Fuente: Sáez, 2011, p. 114)

Actividad N° 2

Para que el Proceso de Compraventa ocurra con regularidad, se requiere de la


gestión de Documentos y Formularios, dentro de los cuales figuran: Consulta,
Cotización, Pedido, Guía de Despacho, Factura, Recibo, Pago, Nota de Débito y
Nota de Crédito. Realice un resumen de las partes fundamentales de cada uno de
los 9 documentos antes citados, y con la información levantada, construya una tabla
de síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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3. Documentos mercantiles relacionados con la administración


de personal
Si bien existen Documentos Mercantiles relacionados directamente con la
compraventa o intercambio comercial de bienes (consulta, cotización, factura, entre otros), se
pueden encontrar otros, que comparten con los anteriores su orientación al desarrollo
comercial de la empresa, pero tienen por finalidad administrar la relación contractual de los
clientes internos de la organización. Dentro de ellos, se encuentran: El Contrato de Trabajo y
la Liquidación de Sueldo, y por su relevancia en la gestión financiera, se desarrollarán a
continuación:

3.1. Contrato de trabajo


Es un formulario en el que se establece la relación entre el empleador y el trabajador
(relación de dependencia laboral), y por medio del cual, este último se obliga a prestar
determinado servicio al empleador bajo su dirección y control, a cambio de una retribución en
dinero (remuneración).
El contrato de trabajo es consensual (se acuerda por medio de un proceso de
negociación entre el empleador y el trabajador) y debe legalmente estar redactado por escrito
en el plazo máximo de 15 días desde la incorporación al trabajo.
El contrato de trabajo, debe ser firmado por ambas partes en dos ejemplares
originales, quedando una copia en poder de cada contratante. El documento antes citado,
debe contener como mínimo las estipulaciones desarrolladas de la siguiente manera:

 Lugar y fecha del contrato de trabajo


 Individualización de las partes (datos personales de los contratantes),
indicándose, la fecha de nacimiento, el domicilio, la nacionalidad y la
remuneración pactada.
 Determinación de la naturaleza de los servicios, del lugar o ciudad en que
haya de prestarse (Caracterización de las labores a desarrollar).
 Forma, periodo y medio de pago de las remuneraciones.
 Duración y distribución de la jornada de trabajo.
 Plazo del contrato (Si es a plazo o de lo contrario será considerado indefinido).
 En el caso que el empleador suministre algunos beneficios adicionales, dentro
de los cuales podemos citar: casa habitación, luz combustible, alimentación,
entre otras; deberá quedar establecido en el contrato de trabajo.
 Por último, todos los acuerdos particulares o individuales que tomen o decidan
las partes.

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3.2. Liquidación de sueldo


La Liquidación de Sueldo es el documento en donde se expresan los valores pactados
en el contrato de trabajo con sus correspondientes descuentos y beneficios adicionales. Es
decir, estipula los pagos a recibir por parte del trabajador, menos los descuentos sucedidos
por incumplimientos (atrasos, inasistencias, entre otros). Al ocurrir el cumplimiento de un
periodo laboral (generalmente de 30 días de trabajo), el empleador deberá entregar el
original del documento antes citado al trabajador, junto con el monto exacto en dinero que se
exprese en él.
Este documento es de gran importancia, tanto para el empleador como para el
trabajador, pues permite tener claridad del detalle de las remuneraciones entregadas y
recibidas y mantener registro escrito de los movimientos mercantiles con los clientes
internos. La Liquidación de Sueldo debe contener como mínimo lo siguiente:

 Nombre de la empresa que la emite.


 Nombre y RUT del trabajador.
 Remuneración base.
 Asignaciones obligatorias.
 Descuentos previsionales (AFP, ISAPRE, INP, CCAF) según corresponda.
 Descuentos varios (préstamos, anticipos, entre otros).
Figura N° 9

(Fuente: Sáez, 2011, p. 130)

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Actividad N° 3

Dentro de los Documentos Mercantiles la gran mayoría están relacionados con la


compraventa, pero se pueden encontrar otros Relacionados con la Administración
de Personal, dentro de los cuales se identifican: El Contrato de Trabajo y la
Liquidación de Sueldo. Realice un resumen de las partes fundamentales de cada
uno de los 2 documentos antes citados, y con la información levantada, construya
una tabla de síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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Conclusión
Para la correcta gestión de los procesos mercantiles al interior de una organización
que tenga por fin intercambios comerciales que generen lucro (ganancia); es necesario
gestionar (generar y archivar) documentos y formularios que permitan tener un registro
confiable, fidedigno y actualizado de los procesos de compraventa que ocurren, por un lado,
entre ella y sus proveedores, y por otro, entre ella y sus clientes internos.
Cada vez que la empresa inicia un intercambio comercial, debe proceder a generar un
contrato mercantil o de compraventa (documento que registra el acuerdo comercial), y luego,
gestionar todos y cada uno de los Documentos y Formularios necesarios (Consulta,
Cotización, Pedido, Guía de Despacho, Factura, Recibo, Pago, Nota de Débito y Nota de
Crédito); con el fin de mantener un procedimiento sistémico y algorítmico.
Por otro lado, existen Documentos Mercantiles que no están relacionados
directamente con la compraventa (Contrato de Trabajo y Liquidación de Sueldo), sino que
tienen por finalidad administrar la relación contractual de los clientes internos de la
organización, lo cual contribuye al desarrollo organizacional de manera complementaria.

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SEMANA 3

Bibliografía

Hopeman (2002) Producción, Conceptos, Análisis y Control. Madrid: Editorial Océano.

Saez, C. (2011). Curso Administración de Bodega y Control de Inventario. Sin Edición.


Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web:
http://www.fundacionrutten.cl/Download/courses/Administraciondebodegaycontroldeinventari
o.pdf
S/A. (2009). Manual Gestión de Almacenamiento y Bodega. Sin Edición. Extraído en
septiembre del 2015 de la World Wide Web:
http://www.proyectolaboral.cl/MANUAL_CURSO_LOGISTICA_Y_BODEGA_AUTOINSTRUC
CION.pdf

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GESTIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO
UNIDAD Nº II

Gestión de inventario: planificación de stock

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Introducción
El presente material de trabajo te permitirá a conocer, a grandes rasgos, los
objetivos de la gestión de stocks, con la finalidad de ahondar en el tema de la logística
a nivel de empresa. Asimismo, el módulo permitirá conocer la base del Análisis ABC
conocido también como regla 80/20 o principio de Pareto, y cómo este sistema focaliza
el control sólo en los artículos más importantes para la gestión de inventarios.
También permitirá conocer los procedimientos que se utilizan, además de los
criterios para catalogar los artículos con denominación A, B o C, como las
actualizaciones diarias de los registros de stocks con frecuentes recuentos cíclicos.
Otros puntos interesantes tratados teóricamente para conocimiento general en
este material serán los relacionados con la clasificación operativa y funcional de los
stocks, para finalmente terminar con la composición de los stocks (base, seguridad,
infraestructura, en tránsito, estacional o de anticipación y otras clases).
Al finalizar el desarrollo del material, debes ser capaz de controlar en forma
eficiente los stocks, además de una rotación adecuada de los productos, mercaderías o
materiales almacenados dentro de una bodega.
El presente material constituye la cuarta semana de estudio que es necesario
estudies con interés y dedicación, priorizando el análisis por sobre la memorización; de
este modo el aprendizaje no presentará dificultades. Cabe destacar que los saberes y
contenidos están propuestos y desarrollados de tal forma, que su dominio sirva para
mejorar tu perfil profesional y tus competencias laborales.

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SEMANA 4

Ideas Fuerza

El Stock consiste en la cifra cuantitativa representante de la totalidad de Productos


y Mercaderías que posee la empresa, es decir, es la cantidad de unidades que
posee la empresa en la Central de Distribución o Bodega, de cada una de las
mercancías que tiene, las cuales se acopian con el fin de reponer aquellos
productos que son vendidos.

El Análisis ABC se constituye como una de las técnicas aplicadas para seleccionar
aquellos ítems más importantes dentro de un grupo de acopio determinado. En el
campo de la Gestión de Stocks su aplicación es fundamental, ya que permite
organizar los productos y mercaderías a razón de su importancia particular para el
proceso comercial de la empresa y seleccionar aquellos que presentan mayor
interés para la referida gestión. Lo anterior, supone establecer tres niveles de
importancia: NIVEL A (Artículos muy importantes), NIVEL B (Artículos
moderadamente importantes) y NIVEL C (Artículos poco importantes)

La cantidad de stock que la empresa posee tiene por fin satisfacer las necesidades
de compra de los clientes de las mercaderías que la organización comercializa. Así,
es necesario clasificar el stock total según su contribución (o no) al Grado de
Satisfacción del Cliente. Dicha categorización, se desarrolla a continuación:

a. El Stock que proporciona Grado de servicio Interno al Cliente (Stock


Base, Stock de seguridad y Stocks de Infraestructura).

b. El Stock que no contribuye a conseguir Grado de servicio Interno al


Cliente (Stock en Tránsito, Stock Estacional y Otras clases de Stock).

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SEMANA 4

1. OBJETIVOS DE LA PLANIFICACIÓN DE STOCK

El Stock consiste en la cifra cuantitativa representante de la totalidad de


Productos y Mercaderías que posee la empresa, es decir, es la cantidad de unidades
que posee la empresa en la Central de Distribución o Bodega, de cada una de las
mercancías que tiene, las cuales se acopian con el fin de reponer aquellos productos
que son vendidos.
El proceso antes descrito, requiere de una gestión meticulosa, en tanto la
Planificación de Stock facilita un control de existencias y, por tanto, un conocimiento
acabado del número de productos con que se cuenta. Así, uno de los problemas más
recurrentes que se presentan en las empresas (sin importar el rubro o giro) que no
cuentan con una planificación de existencias eficaz y eficiente, es la venta de
productos, pero cuya entrega no puede efectuarse al cliente por Carencia de Stock
(Falta de unidades de mercadería para despachar), lo cual merma la confianza con los
clientes, propicia la recepción de reclamos, y condiciona la instalación de descuentos
por no cumplimiento de los plazos establecidos.
Figura 1

(Fuente: Extraído en octubre del 2015, de la World Wide Web:


http://www.avantpro.eu/img/foto_que.jpg)

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SEMANA 4

Una pertinente Planificación de Stock, se conforma como un pilar básico de la


gestión de la Central de Abastecimiento o Bodega, por lo que es prioritaria en la actual
logística empresarial. El concepto, antes citado, no es novedoso dentro de las teorías y
prácticas de Management (Técnica de dirección y gestión de empresas), las cuales dan
relevan el Control de Existencias; debido al desarrollo de los medios informáticos de
gestión, junto con las nuevas técnicas de Distribución Comercial, se ha posibilitado la
recuperación de la vigencia y operatividad de las fórmulas clásicas de desarrollo
Por otro lado, la estructura competitiva del mercado comercial actual, obliga a las
empresas y organizaciones a mejorar su eficiencia (reducción de costos
operacionales), lo cual está ligado directamente a la mantención del Capital Cautivo
(carteras de clientes que constituyen el capital empresarial de conexiones); el proceso
de Planificación de Stock apoya la gestión estratégica, en tanto asegura las inversiones
en Productos y Mercaderías en razón de la retención de los clientes que las adquieren.
Es decir, existe proporcionalidad directa entre la Planificación de Stock y la Retención
de Clientes: mientras mayor es la calidad de control de stock (conocimiento del número
de productos acopiados), mayor será el nivel de calidad de satisfacción de los clientes.
Los principios presentes en la logística, aportan una serie de soluciones
estructuradas tendentes a reducir al mínimo las inversiones en stocks, sin embargo,
éstas no serían operativas sin una correcta planificación y administración de los
inventarios que, de una u otra forma, traen consigo saberes complementarios a los
propuestos por los procesos logísticos; es decir, la logística propone una reducción al
mínimo de los stocks, lo cual no siempre se refleja en un ahorro financiero, ya que la
correcta administración de las existencias (y no meramente su disminución) será clave
en la eficiencia de los procedimientos de acopio.
Variados son los objetivos que se pueden alcanzar con una correcta
Planificación de Stocks, sin embargo, se pueden referir como los más importantes a los
siguientes:

 Posibilidad de atender al grado de servicio y disponibilidad, requerido por el


mercado (Satisfacción del cliente y reconocimiento empresarial en el
mercado potencial).
 Reducir las inversiones de Capital Circulante (gastos operacionales
inherentes al proceso logístico y de bodegaje) al mínimo posible, sin
menoscabo del referido grado de servicio requerido por el mercado
(Reducir gastos sin comprometer la calidad de servicio a los clientes).
 Conseguir la rentabilidad deseada sobre las inversiones en Stocks (Tender
a la eficiencia en la Planificación de Stocks: Mayor ganancia con menor
stock circulante).

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Dado el acento financiero de los objetivos antes citados, es pertinente presentar


la Fórmula de las Inversiones o R.O.I. (Retorno de la Inversión), la cual justifica gran
parte de los referidos objetivos.

Figura 2

(Fuente: Sáez, 2011, p. 135)

Mejorar la Gestión de Stocks implica necesariamente una mejora del R.O.I.,


debido a:

a. La disminución del costo de los inventarios permanentes (Se reduce la


cantidad de inventario estancado, el cual corresponde al acopiado, pero sin
movimiento comercial).
b. Al incrementar el grado de servicio, se incrementa la “Demanda atendida”
con la consiguiente mayor absorción de gastos directos (Al mejorar los
niveles de satisfacción del cliente, se fidelizan los cautivos y se posibilita un
incremento de los potenciales, por lo que se contará con mayores recursos
financieros para amortizar los gastos inherentes al proceso comercial).
c. En el sector industrial se mejora la capacidad productiva, debido a una
disponibilidad correcta de los materiales y componentes necesarios en la
producción (El correcto acopio de las Materias Primas y recursos
necesarios para el proceso productivo, impactan de manera favorable en
dicho proceso).
A razón de lo anterior, se hace evidente la necesidad de mejorar la Gestión de
los Stocks, la que frecuentemente requiere de inversiones adicionales en personal y
procesos informáticos. Por lo tanto, es pertinente seguir criterios de economicidad al
decidir qué tipo de fórmulas debemos aplicar en cada caso, ya que no todos los
productos y/o mercaderías son igualmente rentables.
Así, la instalación de un proceso eficiente de Planificación de Stock, llevará
necesariamente a un análisis previo de las características de los productos y
mercaderías presentes en los inventarios, tópico que se desarrollará a continuación.

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Actividad N° 1

“Una correcta Planificación de Stocks favorece el logro de 3 objetivos: Posibilidad


de atender al grado de servicio y disponibilidad requerido por el mercado,
Reducción de las inversiones de Capital Circulante al mínimo posible, y Obtención
de la rentabilidad deseada sobre las inversiones en Stocks”.

Realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 3


objetivos antes citados, y con la información levantada, construya una tabla de
síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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2. ANÁLISIS DE INVENTARIOS (ANÁLISIS ABC)

El Análisis ABC (otras fuentes lo reconocen como “Regla 80/20” o “Principio de


Pareto”, términos cuales pueden ser homologados), se constituye como una de las
técnicas aplicadas (la con mayor frecuencia), para seleccionar aquellos ítems más
importantes dentro de un grupo de acopio determinado. En el campo de la Gestión de
Stocks su aplicación es fundamental, ya que permite organizar los productos y
mercaderías a razón de su importancia particular para el proceso comercial de la
empresa y seleccionar aquellos que presentan mayor interés para la referida gestión.
Debido a que el Análisis ABC ha sido difundido por las diferentes técnicas y
escuelas de Management, su estructura es de dominio general. No obstante, en el
presente curso, se hace necesario puntualizar algunos aspectos del mismo, de
relevancia individual a los procesos de Gestión de Bodegas e Inventario.
El principio básico se centra en Focalizar el Control (priorizar la gestión) sobre
los artículos, productos o mercaderías más importantes para la administración de los
inventarios. Lo anterior, supone establecer tres niveles de importancia:

 NIVEL A – Artículos muy importantes.

 NIVEL B – Artículos moderadamente importantes.

 NIVEL C – Artículos poco importantes.

La organización o discriminación de artículos, productos o mercaderías, a razón


de la taxonomía antes propuesta, tiene por objetivo que el gasto de recursos de la
gestión, sea proporcional a la importancia del producto administrado.
La empresa, de manera particular, debe establecer los criterios que le son
prioritarios para la organización de sus productos acopiados en las tres categorías
antes citadas. Los cuales, luego de ser definidos, deben ser catalogados por orden de
importancia (impacto en los procesos comerciales de la organización). Así por ejemplo,
se podrían definir los siguientes (se exponen a modo de ejemplo, ya que los criterios
varían según las características de la empresa):

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a. Ventas anuales (en pesos) del artículo, producto o mercadería.

b. Costo unitario del artículo, producto o mercadería.

c. Escasez del material o dificultad de adquisición (Posibilidad de Acceso).

d. Disponibilidad de los recursos para fabricarlos (Si los productos o


mercaderías se producen en la empresa).

e. Periodo de aprovisionamiento (Tiempo que el producto se ha mantenido en


proceso de acopio).

f. Condiciones de almacenaje (El modo de acopio puede provocar costos


extras, a razón del tipo de mercaderías).

g. Riesgo de robo, obsolescencia y caducidad del producto.

h. Costos de Stocks – out.

i. Grado de servicio requerido (Los clientes podrían requerir condiciones


específicas de acopio, que condicionen su almacenaje).

Una vez definidos estos criterios por parte de la organización, considerando su


relevancia para la gestión comercial, se llevará a cabo el desarrollo de un
procedimiento estándar de Cálculo de Niveles de Importancia -como el que a
continuación se ejemplifica-, para el cual se tomará como prioridad el “Consumo Anual”
de cada artículo, producto o mercadería.

2.1. Procedimiento
1. Determinar el consumo anual de cada producto.
2. Multiplicar el consumo anual de cada producto por su costo, para obtener el
consumo anual en pesos.
3. Calcular el porcentaje que cada ítem, representa con relación a su costo
total.
4. Listar los productos en orden descendente al porcentaje calculado, con
indicación del tanto por ciento acumulado.
5. Asignarle el grupo correspondiente (A, B o C).
6. Resumen cuantificado de la importancia de cada grupo.

Es pertinente manifestar, que la discriminación de los productos es meramente


convencional, pudiéndose considerar que, aproximadamente, un entorno al 20% de los
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productos representaría un entorno al 80% de la Venta, mientras que el 80%


aproximado del resto de los productos, representaría sólo un entorno al 20% de la
venta. En conclusión, la asignación de las mercaderías a los Niveles de Importancia A,
B o C es un criterio aplicado (Responde a un ordenamiento que emana de los criterios
particulares de la organización, los cuales, en algunos casos, pueden tener tendencia a
estándares y no a las condiciones subjetivas de los procedimientos de gestión).
Así, cuando se realiza un cuadro comparativo constitutivo de los diferentes
criterios, puede suceder que un producto, que por su consumo anual está catalogado
como C, podría según otros criterios, estar catalogado como A, B o C, en cuyo caso
significaría que la definición de criterios condiciona la clasificación de las mercaderías;
es decir, los Niveles de Importancia dependen de los criterios que la empresa
considere prioritarios en su gestión en un periodo determinado.
Gráficamente el análisis A, B o C, se puede expresar de la siguiente forma:

Figura 3

(Fuente: Sáez, 2011, p. 137)

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2.2. Criterios de gestión aplicables


A razón de la clasificación de los stocks acopiados en la Central de Distribución
o Bodega, según su nivel de importancia para la gestión empresarial, en grupos A, B o
C; es necesario determinar las acciones de gestión o controles básicos con que se
gestionará cada una de las cargas. A continuación se presentan y desarrollan algunos
criterios a considerar para la gestión de cada uno de los grupos diferenciadamente.

2.2.1. Criterios artículos catalogados como grupo A


En el presente grupo (Nivel de Importancia) es aconsejable efectuar, como
mínimo, los siguientes controles básicos (Es necesario recordar que son los productos,
artículos o mercaderías más importantes para la empresa, por lo que su gestión es
prioritaria):

 Evaluación mensual de sus movimientos comerciales (previsión automática


de sus egresos con revisiones periódicas de sus resultados), con el fin de
mantener stock vigente, suficiente y de pronta distribución.
 Actualización diaria de los registros de stocks, con frecuentes recuentos
cíclicos para comprobar que las existencias del almacén coincidan con los
valores cuantitativos registrados.
 Revisión frecuente de las necesidades y cantidades pedidas por los
clientes u otros departamentos internos.
 Recálculo periódico del stock de seguridad (Productos en estado de
reserva de los acopiados, con el fin de mantener stock siempre disponible).
 Vigilancia permanente de los plazos de entrega (Control de la distribución).

2.2.2. Criterios artículos catalogados como grupo B


Ya que los artículos, mercaderías y productos del presente grupo son
considerados como moderadamente importantes, es recomendable efectuar controles
básicos similares a los presentados en el Grupo A, pero con una disminución de la
frecuencia de revisión (Estas mercancías no son las más importantes para la empresa,
por lo que su gestión no es prioritaria, pero sí relevante).

2.2.3. Criterios artículos catalogados como grupo C


Debido a que los artículos, mercaderías y productos del presente grupo tienen
poca importancia para los procesos comerciales de la empresa, ya sea por poca

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rotación, costos excesivamente altos, mínima rentabilidad, entre otros factores; se


considera pertinente prestar poca atención a sus procesos de acopio (es fundamental
priorizar las mercancías de los Grupos A y B), en el sentido de que el costo de los
procesos de gestión y control de los stocks, no sea superior al beneficio potencial
obtenido en su comercialización.
En este grupo, los registros pueden ser simples o, incluso, inexistentes, sin
necesidad de cobertura de pedidos o stocks de seguridad. Los recuentos físicos, poco
frecuentes (semestrales o anuales) y con márgenes de errores aceptables, pueden
presentarse como una opción viable de los productos acopiados en la Bodega.

Actividad N° 2

El Análisis ABC es una de las técnicas aplicadas para seleccionar aquellos ítems
más importantes dentro de un grupo de acopio determinado. En el campo de la
Gestión de Stocks su aplicación es fundamental, ya que permite organizar los
productos y mercaderías a razón de su importancia particular para el proceso
comercial de la empresa y seleccionar aquellos que presentan mayor interés para la
referida gestión. Lo anterior, supone establecer tres niveles de importancia: NIVEL
A (Artículos muy importantes), NIVEL B (Artículos moderadamente importantes) y
NIVEL C (Artículos poco importantes).

Realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 3


niveles de importancia antes citados, y con la información levantada, construya una
tabla de síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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3. COMPOSICIÓN DE LOS STOCKS

Los puntos anteriores del presente material, definen el Stock como la “cantidad
de unidades que posee la empresa de cada una de las mercancías que tiene, las
cuales, se acopian con el fin de reponer aquellos productos que son vendidos”. Por lo
tanto, la cantidad de stock que la empresa posee tiene por fin satisfacer las
necesidades de compra de los clientes de las mercaderías que la organización
comercializa; es decir, los stocks son un medio para conseguir un servicio al cliente.
Así, es necesario y pertinente dividir el stock total en dos grupos principales
(cada uno con subdivisiones), con el fin de determinar si contribuyen o no al Grado de
Satisfacción del Cliente. Dicha categorización, se desarrolla a continuación:

a. El Stock que proporciona el G.S.I. (Grado de servicio Interno al Cliente)


a.1. Stock Base
a.2. Stock de seguridad
a.3. Stocks de Infraestructura

b. El Stock que no contribuye a conseguir el G.S.I. (Grado de servicio Interno al


Cliente)
b.1. Stock en Tránsito
b.2. Stock Estacional
b.3. Otras clases de Stock

A continuación, se presentarán y desarrollarán con detalle, los contenidos


referidos a los diferentes tipos de stocks.

a.1. Stock Base


Generalmente, durante el periodo que ocurre entre dos entregas sucesivas
(envíos de mercaderías, artículos o productos al o los clientes), disminuirán
gradualmente los stocks como resultado de la demanda en curso; es decir, es
recurrente que se sucedan bajas de existencias debido a procesos de comercialización
reiterados.

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Podría ocurrir que la demanda sea proporcional y equivalente en el tiempo,


siguiendo un flujo constante que permitiera tener un control de stocks estandarizado.
Ello, haría posible adquirir o manufacturar productos y acopiarlos en la Central de
Distribución o Bodega en la cantidad exacta a ser comprada por los clientes, lo cual
reduciría a cero la remesa (sobrante de productos en un periodo), adquiriendo las
nuevas mercancías en el momento exacto en que se acaben.
Se hace obvio suponer que la situación antes citada es improbable, debido a que
la compra (adquisición de mercaderías) y venta (reventa de mercaderías), no poseen
una lógica proporcional, siendo lo más común quedar sin stock (carencia) o con exceso
de stock (remesa). La situación anterior, está reflejada en la figura siguiente: Cálculo
Stock Base, donde la demanda está representada por una línea inclinada. En
consecuencia, durante el periodo de reposición, el stock promedio es igual a la mitad
del promedio de la remesa de lotes (1/2 Q) y se le denomina Stock Promedio de Lotes
o Stock Base.
Figura 4

(Fuente: Sáez, 2011, p. 139)

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SEMANA 4

a.2. Stock de Seguridad


Como se indicó en el punto anterior, es muy poco probable que se presente una
situación ideal de oferta y demanda (adquisición y reventa totalmente equivalente), ya
que la demanda nunca será constante y proporcional al tiempo. Debido a esto, se
intenta mantener una demanda promedio esperada, la que debido a las posibles
variaciones, requiere la creación de un Stock de Seguridad o Stock Adicional que tiene
por fin la cobertura de contingencias; cuando la demanda real es superior al promedio
estadístico establecido en la previsión de ventas durante el período de reposición.
En la figura Stock de Seguridad (inserta más abajo) se muestra que cuando la
demanda es más alta, durante el tiempo que transcurre entre las dos adquisiciones, se
agota el stock. En ese momento se necesita el Stock de Seguridad que tendrá por fin la
cobertura de la variación de demanda, evitando la interrupción o ruptura de distribución
de stocks al o los clientes.
Al periodo que acontece entre dos ventas se le llama lead-time, el que tendrá
injerencia en el cálculo del stock necesario para cubrir las fluctuaciones entre la
demanda esperada y la real el periodo previsto. Igualmente en la figura siguiente, se
puede observar que si el lead-time de aprovisionamiento es superior al tiempo
establecido, se produciría también una ruptura de stock, por lo que se hace necesaria
la creación y mantención de un Stock de Seguridad para cubrir dicha contingencia. En
la práctica, debido a que la Variabilidad de la Demanda es normalmente superior a la
Variabilidad del Lead–time, se suele prescindir de esta última para evitar un stock de
seguridad excesivo. Es decir, si es demasiado fluctuante el volumen de venta al cliente,
es aconsejable reducir el Stock de Seguridad, para reducir los costos de un acopio
excesivo.

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Figura 4

(Fuente: Sáez, 2011, p. 140)

En síntesis, el Stock de Seguridad, se define como el stock necesario calculado


para cubrir las fluctuaciones entre la demanda esperada y la real durante el periodo
que acontece entre dos ventas (lead - time). Los lead – time promedio del sistema se
componen básicamente de dos conceptos: el llamado periodo de revisión más el
tiempo de respuesta del proveedor o fabricante.

a.3. Stock de Infraestructura


Cuando se calcula la norma de stock correspondiente (cantidad de stock a
acopiar), la cual se sustenta en un determinado grado de servicio de disponibilidad, es
de suponer que la distribución se efectúa desde un punto central de almacenamiento
(generalmente la empresa se ubica en un único y determinado espacio físico). Sin
embargo, ocurren casos donde la distribución de productos hasta los clientes finales
tiene lugar desde varios puntos distintos de almacenamiento (almacenes periféricos de
acopio que se centralizan en una organización, pero que poseen procesos logísticos
medianamente autónomos), mientras que los suministros a estos puntos de stock
adicionales o periféricos son servidos desde un Almacén, Central de Acopio o Bodega
centralizada.

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Así, en caso que estos puntos de stocks (almacenes de acopio) sean específicos
de los almacenes periféricos o regionales, es decir, que un punto de stock no permite la
entrega desde otra región o bodega con stock, ante la carencia de existencias de este
último, la práctica ha demostrado que la norma de stock calculada debe ser
incrementada para servir al objetivo de servicio elegido (existen organizaciones que no
optan por la distribución de otras centrales de acopio regionales o periféricas, aun
cuando mantengan stock para satisfacer al cliente, por motivos de control estratégico).
Al stock extra calculado como consecuencia de la referida descentralización, se le
denomina Stock de Infraestructura. Es decir, cuando la empresa se organiza con
sucursales que no comparten controles de stock que permitan solventar las
necesidades de los clientes, es necesario mantener un stock extra (Stock de
Infraestructura), para solventar a los clientes de cada una de las sucursales.
El mencionado, básicamente se refiere al stock de seguridad adicional necesario
debido a la tenencia de bodegas o centrales de distribución descentralizadas, cuyo
cálculo se puede realizar teniendo en cuenta la proporción a la raíz cuadrada del
número de bodegas o almacenes. Por ejemplo, si pasamos de 1 a 4 bodegas o
almacenes, el Stock de Seguridad se multiplicaría por la raíz cuadrada de 4 (o sea se
duplicaría) para la tenencia de un Stock de Infraestructura.

b.1. Stock en Tránsito


El proceso de administración o gestión logística cubre la totalidad del
procedimiento de flujo de los productos terminados desde la Fábrica (si son
manufacturados) o de los comprados desde el Departamento de Adquisiciones (si son
adquiridos para su reventa), hasta la Organización de Ventas.
El Stock en Tránsito también denominado de “Pipe – Line”, se define como la
suma de stocks de productos acabados en la fábrica, mercancías en tránsito y
recepción de mercancías aún no ubicadas en el almacén. Es decir, son todos los
productos listos para su comercialización por parte de la empresa productiva, pero que
aún no están posicionados para ser adquiridos por el o los clientes.
Dado que el Stock de Tránsito (Pipe – line) no está disponible para la entrega a
clientes, no contribuye directamente al objetivo de servicio establecido. Por lo tanto, no
está considerado como parte de las normas de stock que deberían estar físicamente
disponibles en las Organizaciones de Ventas para mantener un correcto servicio de
disponibilidad de stock, sino que se consideran mercaderías en proceso de
posicionamiento para la venta (dependiendo su tiempo de acopio pueden ser
consideradas como estancadas).

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SEMANA 4

b.2. Stock Estacional


En los meses que la empresa tiene que mantener un Stock Anticipado por
razones de estacionalidad de este (producción o compra previa al periodo de venta,
debido a necesidades comerciales), se mantienen existencias detenidas por periodos
de baja venta o cambios de periodo. Este stock, sirve como un acopio de protección
ante variaciones de la demanda y del lead – time.
Para evitar una doble protección con Stock de Seguridad (Unidades para suplir
carencia de stock base) y Stock Estacional (Unidades para cubrir periodos donde no se
pueden adquirir productos o la demanda es muy elevada) se recomienda considerar al
segundo como parte de los stocks de seguridad. Por lo cual, a efectos del Cálculo del
Stock Normativo Mensual (Unidades de stock mensuales para cubrir la demanda) se
procederá de la siguiente forma:

a. Acopiar solo el Stock Estacional cuando éste es mayor que el Stock de


Seguridad.
b. Acopiar el stock adicional necesario junto al Stock Estacional para
conseguir el nivel de Stock de Seguridad deseado.

a.3. Otras clases de Stock


El Cálculo de la Norma de Stock sólo se refiere a los denominados Tipos
Normales de Stock (los que ocurren con mayor frecuencia, por lo que es prioritario o
incluso imprescindible gestionar). Es decir, aquellos que presentan una venta regular a
lo largo del año. Sin embargo, puede ser necesario ampliar las consideraciones según
la realidad particular o el giro propio de la empresa para otros tipos de stocks, tales
como:

 Stocks para atender pedidos especiales, es posible que la empresa


comercialice productos que no tengan una salida o venta regular, pero que
por ejemplo, tengan un margen más elevado que los productos habituales,
por lo que es necesario acopiarlos y controlar su gestión.
 Stocks clasificados como Administrativos (no tienen fin comercial), tales
como stocks a reparar, consignaciones de productos obsoletos, entre otros.

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SEMANA 4

Actividad N° 3

“La cantidad de stock que la empresa posee tiene por fin satisfacer las necesidades
de compra de los clientes de las mercaderías que la organización comercializa. Así,
es posible clasificar el stock total según su Grado de Satisfacción del Cliente. En:
Stock que proporciona Grado de servicio Interno al Cliente (Stock Base, Stock de
seguridad y Stocks de Infraestructura), y Stock que NO proporciona Grado de
servicio Interno al Cliente (Stock en Tránsito, Stock Estacional y Otras clases de
Stock)”.

Realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 6


tipos de stock antes citados, y con la información levantada, construya una tabla de
síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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SEMANA 4

Conclusión
El Stock se refiere a la cantidad de productos, artículos o mercaderías que
posee la empresa (pueden ser adquiridos o manufacturados) para reponer los que han
sido comercializados a los clientes, con el fin de obtener ganancia o lucro económico.
Es decir, son los enseres que se acopian para cubrir las existencias de los que han
sido vendidos a los consumidores.
Como el Stock no tiene un fin comercial propiamente tal (se encuentra a la
espera para reposición), es necesario priorizar sus artículos a razón de su importancia
para el desarrollo comercial de la empresa. Esto se desarrolla a través del Análisis
ABC, que es una técnica aplicada para seleccionar aquellos ítems más importantes
dentro de un grupo de acopio determinado (permite organizar los productos y
mercaderías a razón de su relevancia en el proceso comercial de la empresa). Lo
anterior, supone establecer tres niveles de importancia: NIVEL A (Artículos muy
importantes), NIVEL B (Artículos moderadamente importantes) y NIVEL C (Artículos
poco importantes).
Para que el proceso de Administración de Stock sea eficiente, es necesario
definir cuál es la finalidad del acopio de las mercaderías y si contribuyen o no a la
satisfacción del cliente; por lo que es necesario clasificar los productos y artículos en:
Stock Base, Stock de seguridad, Stocks de Infraestructura, Stock en Tránsito, Stock
Estacional y Otras clases de Stock.

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SEMANA 4

Bibliografía
Hopeman (2002). Producción, Conceptos, Análisis y Control. Madrid: Editorial Océano.
Sáez, C. (2011). Curso Administración de Bodega y Control de Inventario. Sin Edición.
Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web:
http://www.fundacionrutten.cl/Download/courses/Administraciondebodegaycontroldeinv
entario.pdf
S/A. (2009). Manual Gestión de Almacenamiento y Bodega. Sin Edición. Extraído en
septiembre del 2015 de la World Wide Web:
http://www.proyectolaboral.cl/MANUAL_CURSO_LOGISTICA_Y_BODEGA_AUTOINST
RUCCION.pdf

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SEMANA 4

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GESTIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO
UNIDAD Nº III

Gestión y control de despacho: La gestión adecuada de la bodega

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SEMANA 5

Introducción
Como se ha desarrollado en las semanas previas, podemos concluir que existen
esfuerzos, realizados en Logística General, para una reducción drástica de los stocks. Ello no
ha incidido de manera negativa en lo prioritario; la necesidad de tener una organización
eficaz de los almacenes, sino que por el contrario la ha potenciado, constituyéndola como
uno de los puntos neurálgicos para una política de distribución.
Así, el contenido de esta semana comprende en un primer momento una definición
exhaustiva de las Características de los Productos acopiados (Físicas, Caducidad y
Operatividad), y de las Características de su Demanda (Artículos de alta o baja rotación,
Artículos estacionales, y Artículos de alto o bajo costo) lo cual permite potenciar su Perfil
Profesional, en razón de competencias que propicien comprender las especificaciones y el
mercado de las cargas aprovisionadas y por aprovisionar.
Por último, usted aprenderá sobre los diferentes medios o formas de Distribución en
Planta del Flujo de los Productos aprovisionados (Flujo en U, en Línea Recta o en T), lo cual
facilitará la organización de los espacios al interior de la Central de Distribución, cuando sea
necesario delimitar lugares de acopio.
El presente material requiere de su parte que lo estudie con interés y dedicación,
priorizando el análisis por sobre la memorización; ya que así el aprendizaje no presentará
dificultades. Cabe destacar que los saberes y contenidos están propuestos y desarrollados
de tal forma que su dominio sirva para mejorar su perfil profesional y sus competencias
laborales.

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SEMANA 5

Ideas Fuerza

La gestión de la bodega, hace imprescindible realizar, por un lado, un análisis


detallado de las Características de sus Productos (Físicas, caducidad y
operatividad), y por otro, una revisión precisa del Comportamiento de su
Demanda (Artículos de alta o baja rotación, Artículos estacionales, y Artículos
de alto o bajo costo).

La gestión eficiente de la Central de Distribución o Bodega, hace referencia a


dos principios: Principio de la Popularidad y Principio de Posicionamiento y
Localización de los Productos.

La Distribución en Planta del Flujo de Productos, es posible de ser realizada


de 3 formas diferentes: Flujo en U, Flujo en Línea Recta o Flujo en T.

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SEMANA 5

1. CARACTERÍSTICAS DE LOS PRODUCTOS

Antes de proceder al aprendizaje de los requerimientos técnicos y organizacionales de


la bodega, se hace imprescindible realizar un análisis detallado de las Características de los
Productos, y realizar una revisión precisa del Comportamiento de su Demanda; ya que los
dos factores antes citados, son decisivos al momento de definir y establecer las Técnicas de
Diseño y Organización de la Central de Distribución o Bodega.
A razón de lo anterior, se realizará una definición de los factores a considerar para el
análisis de los productos.

1.1. Características de los productos


Se refiere a la descripción (enumeración de características) de los productos que la
empresa tiene acopiados o procederá a resguardar al interior de la Bodega o Central de
Distribución, los cuales tienen por fin reemplazar a los comercializados a los proveedores o a
los utilizados en los diferentes departamentos internos de la organización. Las características
antes citadas, deben ser indicadas en los embalajes (cajas) de los productos por medio de
timbres o autoadhesivos que indiquen las especificaciones de los productos que se guardan
en su interior; generalmente, según corresponda, se utilizan los símbolos o signos presentes
en la taxonomía de la imagen siguiente (existen muchos otros, pero se exponen estos a
modo de ejemplo):
Figura 1

(Fuente: Extraído en octubre del 2015 de la World Wide Web:


https://gerardovivas.files.wordpress.com/2009/08/symbolspack.jpg)

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SEMANA 5

Dentro de las características de los insumos o mercancías, es pertinente definir sus


características físicas, su grado de caducidad y su operatividad:

a. Características Físicas

 Volumen y peso del producto: Tiene por fin definir el espacio que ocupará cada
unidad de mercadería al interior de la Bodega o Central de Distribución. Es
necesario cuantificar los productos por unidades mínimas (puede ser
individualmente, por decenas, docenas, centenas o cualquier medida que indique
el mínimo de artículos a acopiar) considerando sólo su empaque unitario. Por
ejemplo: Peso: 300 grs. / Volumen: 25 cm3.

 Standard de empaquetado: Se refiere a la forma física en que se agrupan los


productos para ser acopiados (Medio de embalaje y cantidad de productos que
agrupa). Por ejemplo: Caja de 12 unidades.

 Fragilidad y resistencia de apilación: Se refiere, por un lado, al grado de


tolerancia a manipulación que posee el producto, y por otro, a la cantidad de
productos que pueden ser acopiados sobre el mismo producto. Se indican por
medio de la palabra: “FRÁGIL” rotulada al costado del producto y un número con
doble subrayado. Por ejemplo: Frágil, 6 Unidades.

Figura 2

(Fuente: Extraído en octubre del 2015 de la World Wide Web:


https://gerardovivas.files.wordpress.com/2009/08/symbolspack.jpg)

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SEMANA 5

 Peligrosidad: Se refiere a las características de los productos, en tanto pueden


ser nocivos para los encargados de su almacenaje y distribución, por lo que
deben ser acopiados resguardando su integridad. Por ejemplo: Inflamables,
explosivos, entre otros.

Figura 3

(Fuente: Extraído en octubre del 2015 de la World Wide Web:


https://gerardovivas.files.wordpress.com/2009/08/symbolspack.jpg)

 Condiciones ambientales requeridas: Son las características de almacenaje que


requieren los productos acopiados, en razón del ambiente físico que los guarda.
Por ejemplo: Refrigeración, cámara isotérmica, entre otros.

Figura 4

(Fuente: Extraído en octubre del 2015 de la World Wide Web:


https://gerardovivas.files.wordpress.com/2009/08/symbolspack.jpg)

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SEMANA 5

b. Caducidad y obsolescencia

 Productos de larga duración: Son los productos que poseen una vida útil muy
larga o extensa, por lo que pueden mantenerse acopiados por mucho tiempo sin
que se descompongan, mermen o destruyan. En general, son compuestos por
polímeros plásticos u otros materiales de larga duración.

 Productos perecederos: Son productos o artículos que poseen una vida útil
menor, en tanto poseen una tendencia a mermarse o estropearse luego de ser
acopiados durante un tiempo. Generalmente, son mercancías compuestas por
papel u otras fibras similares (Sufren riesgo de humedecerse), químicos o
productos volátiles (a pesar de ser sellados al vacío, algunos pueden
evaporarse), entre otros.

 Productos de caducidad fija: Son mercancías, generalmente, orgánicas o


alimenticias, que por tener fines de consumo humano o animal, poseen una vida
útil definida en su “Fecha de Caducidad”. Dicha fecha debe ser registrada por la
Bodega, con el fin de distribuirlas antes del plazo establecido.

 Alto riesgo de obsolescencia: Son mercancías, que si bien no son


necesariamente perecederos o con una caducidad definida, son tendientes a
convertirse en mermas, en tanto, pueden perder vigencia, dejar de presentar
utilidad a la empresa o no posibles de comercializar. Es decir, son mercaderías
que pueden quedar obsoletas, como por ejemplo, productos electrónicos, que a
razón de los avances tecnológicos pierden vigencia (Personal Estéreo).

c. Operatividad

 Condiciones de seguridad: Son los seguros con que cuenta la carga contra
sucesos imprevistos. Por ejemplo: Robos, manipulaciones negligentes, entre
otras.

 Sistema de codificación existente: Es la forma en que los productos son


designados, ya sea por el proveedor, o por la Bodega. Por ejemplo: Código de
barras, código de asignación, entre otros.

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SEMANA 5

 Unidad de manipulación: Es la forma en que los productos son agrupados para


ser manipulados por el proveedor, la bodega y el distribuidor. Por ejemplo:
Paquete, pallet, entre otras.

 Unidad mínima de venta: Se refiere a la forma en que los productos son


agrupados para ser comercializados (No necesariamente es la misma forma en
que se manipula, ya que puede variar según los requerimientos de los clientes).
Por ejemplo: Caja de 10 unidades.

 Medios de contención utilizados: Son las formas o medios en que se contienen


los productos al interior de la bodega, los cuales tienen por fin resguardar los
productos (si los productos son líquidos requieren de contenedores apropiados).
Por ejemplo: Pallet, bidón, cesta, entre otros.

2.2. Características de su Demanda

 Artículos de alta y baja rotación: Es necesario definir el grado de rotación de los


productos (nivel de utilización interna o comercialización externa), indicando si
son muy requeridos por la empresa (productos prioritarios por su alto grado de
uso) o poco requeridos (No son muy utilizados o comercializados, por lo que no
son prioritarios). La clasificación anterior, permitirá organizar la bodega en razón
de las prioridades de sus productos acopiados, lo que mejorará inherentemente
la eficiencia de su distribución.

 Artículos estacionales: Son los artículos que se acopian, no con el fin de reponer
los productos utilizados por los Departamentos internos, ni reponer a las
mercancías comercializadas, sino que guardados por periodos extensos de
tiempo por diversos motivos. Por ejemplo: Archivos no consultables, pero con
deberes legales de acopio, entre otros.

 Artículos de alto o bajo costo: Es pertinente definir el costo económico de los


productos acopiados, con el fin de priorizar los de alto nivel de costo. Esto
permitirá reducir mermas de productos costosos y priorizar su gestión por sobre
los de valor económico menor.

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SEMANA 5

En los casos en que se presente una gama de productos de alta variedad de


características, podría ser incluso inconveniente desarrollar una base de datos que permita
organizar y seleccionar los productos rápidamente en función de sus referidas
características.

Actividad N° 1

La gestión de la bodega, hace imprescindible realizar, por un lado, un análisis detallado de


las Características de sus Productos (Físicas, caducidad y operatividad), y por otro,
realizar una revisión precisa del Comportamiento de su Demanda.

Realice un resumen de cada una de las características antes citadas, y con la información
levantada, construya una tabla de síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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SEMANA 5

2. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

Como se ha desarrollado en los módulos de las semanas anteriores, el objetivo básico


de la organización es la gestión eficiente de la Central de Distribución o Bodega, lo cual se
basa fundamentalmente en dos Criterios:

 Maximizar el espacio disponible en términos de metros cúbicos: Acopiar la mayor


cantidad de productos en la menor cantidad de espacio posible.

 Minimizar las operaciones de manipulación y transporte interno: Reducir la


cantidad de procesos al interior de la bodega manteniendo la calidad de acopio,
dinámica que mejora la eficiencia de la gestión de almacenaje.

Ya que ambos criterios significan un costo adicional al producto sin ningún valor
agregado a él, se hace necesario hacer referencia a dos principios:

a. Principio de la Popularidad

b. Principio de Posicionamiento y Localización de los Productos

A continuación se desarrollarán los elementos clave de cada uno de los principios


antes citados:

2.1. Principio de la Popularidad

Este principio de sustenta en la idea de que, generalmente, una pequeña gama de


productos representan la mayor parte del volumen de manipulación en un almacén, lo que no
se relaciona directamente con su valor o importancia para la venta, mientras que el resto de
los productos, (posiblemente entre un 60 u 80 % de los mismo), apenas representa un 20 %
del total de manipulaciones. Es decir, el porcentaje (%) más alto de ganancia se sustenta en
la menor cantidad de productos comercializados.

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SEMANA 5

A razón de lo anterior, es necesario determinar cuáles son los productos que permiten
la mayor ganancia (mayor volumen de venta y mayor margen de excedente económico), por
medio de un sistema de localización eficiente que a su vez minimice los espacios recorridos
al efectuar la selección de los mismos en los procesos de selección de pedidos.

Para identificar los productos antes citados (Populares o De Mayor Actividad),


generalmente, se recurre a la utilización del Método de Análisis A, B, C (desarrollado en el
material de estudio de la Semana 4), que permite calcular el volumen de actividad en forma
ponderada, multiplicando la demanda anual en unidades por la frecuencia de Picking
(cantidad de veces que al año se solicita el producto). Ambos datos necesarios para el
cálculo, se obtienen de la información estadística que dispone la Central de Distribución o
Bodega de la empresa.

Es pertinente explicitar, que gran cantidad de empresas (más específicamente sus


Centrales de Distribución o Bodegas) utilizan para este análisis el índice de rotación de los
productos, lo cual no siempre es pertinente, ya que un producto con un margen de
movimiento muy elevado puede tener un bajo índice de rotación y viceversa (la rotación es
un indicador del promedio de veces que un producto se renueva en el almacén, de tal
manera que un artículo puede tener mucho movimiento con un índice de rotación bajo debido
a un exceso de stock). Es decir, para definir el nivel de rotación de un producto, es necesario
determinar cuál es el stock de un producto en bodega y cuántos productos se comercializan
en un periodo, ya que el cruce de ambas variables, determinará cuántos es necesario
adquirir.

Siguiendo la lógica del análisis anterior, los productos, artículos o mercancías, se


podrían clasificar en 3 (tres) grupos:

 Artículos de Actividad Alta (A): Mercancías prioritarias ya que poseen una


rotación y demanda alta.

 Artículos de Actividad Media (M): Mercaderías de prioridad intermedia, en tanto,


no poseen una alta rotación o la cantidad de productos acopiados en la bodega
mantiene un stock no menor.

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SEMANA 5

 Artículos de Actividad Baja (B): Mercaderías o artículos que poseen una rotación
mínima o que poseen un stock en bodega muy elevado, lo cual no hace
prioritario focalizar su acopio o reposición.

Por otro lado, es pertinente que la Central de Distribución o Bodega, presente una
división de sus espacios físicos, en 2 (dos) Áreas de Almacenaje:

i. Almacén General: Sector o Área que acopia todos los productos,


artículos o mercaderías almacenadas.

ii. Áreas de Picking: Sector o Área que contiene una cantidad fija de
productos, artículos o mercaderías para atender a las necesidades de
servicio de un período determinado (generalmente corto o breve). Por
ejemplo: Productos para una semana.

En razón de las ideas antes desarrolladas, la organización física del almacén se


ajustaría al gráfico siguiente:
Figura 5

(Fuente: Sáez, 2011, p. 158)

La idea que desarrolla el gráfico anterior, es que los productos de mayor actividad
deben estar acopiados en el sitio más próximo posible a las Zonas de Expedición, con el fin

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SEMANA 5

de conseguir una economía y rapidez en el transporte interno del almacén. Por otro lado, y
siempre que sea factible, los artículos más populares deben ser acopiados en la forma más
asequible para su localización (Nivel bajo de ubicación), ya que de esta forma, el picking se
puede realizar de una forma directa sin necesidad de utilizar máquinas elevadoras para su
localización en estanterías, lo cual representaría lentitud y costo adicional al proceso.

El gráfico anterior, se sustenta en la idea que se ha creado una zona especial de


picking, en el cual hay una cantidad mínima o pequeña porción de acopio de los productos o
artículos más vendidos (mayor grado de comercialización) en un periodo breve de tiempo
(por ejemplo una semana), de tal manera que los movimientos diarios se realizarán dentro de
un área de trabajo relativamente pequeña.

El gráfico siguiente expone la Visión en Planta, es decir, ilustra las ventajas de tener
organizado un almacén con los procedimientos de trabajo antes expuestos, donde se
dispone de un almacén general amplio para el acopio y de un área para la actividad de
picking, que se distribuye en un espacio menor (relativamente pequeño).

Figura 6

(Fuente: Sáez, 2011, p. 158)

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SEMANA 5

2.2. Principio de posicionamiento y localización de los productos

Permite determinar la forma en que se ubicarán o distribuirán los productos al interior


de la Central de Almacenamiento o Bodega; dicha forma responde a las particularidades
propias de cada Empresa u Organización.

Así, los productos, artículos o mercaderías se pueden posicionar o ubicar en la


bodega de 2 (dos) formas diferentes:

 Sistema de Posición Fija: En este Sistema de Localización cada producto ocupa


una posición permanente dentro del área asignada en la bodega para su
almacenaje, por lo cual, existe una relación unívoca entre espacio disponible y
producto acopiado, de tal manera que cuando no hay stock, el espacio queda
vacío, pero reservado para el producto asignado.

 Sistema de Posición Aleatoria: En este Sistema de Localización, como su


nombre indica, los productos se ubican en cualquier espacio que esté vacío
dentro del área asignada en la bodega para su almacenaje, pudiendo cambiar la
posición del mismo en función del espacio disponible y otros criterios de
productividad (Son llamados también Sistemas Caóticos).

Actividad N° 2

La gestión eficiente de la Central de Distribución o Bodega, hace referencia a dos


principios: Principio de la Popularidad y Principio de Posicionamiento y Localización de los
Productos.

Realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 2 principios
antes citados, y con la información levantada, construya una tabla de síntesis, que le
servirá como medio de estudio.

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3. DISTRIBUCIÓN EN PLANTA DEL FLUJO DE MATERIALES

A razón de la manera en que se acopian los productos al interior de la bodega, es


apropiado determinar las características de flujo que se aplicará a los productos, es decir, la
forma en que se manejarán las mercancías al interior de la bodega.
La distribución en planta del flujo de productos o artículos, básicamente, es posible de
realizar de 3 (tres) formas diferentes, cada una de las cuales tiene características específicas
que se desarrollarán a continuación:

a. Flujos en U
Este caso se aplica cuando la bodega está dotada de una sola zona de muelles
(espacio determinado para el ingreso y egreso de mercaderías a la bodega) que se utilizan,
tanto para tráfico de entradas como de salidas de mercancías; es decir, los productos se
reciben por el mismo lugar por donde se entregan.
El flujo de productos sigue un recorrido semicircular, como se observa en la siguiente
figura:
Figura 7

(Fuente: Sáez, 2011, p. 162)

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Entre sus principales ventajas podemos destacar:

 La unificación de muelles (espacios de ingreso y egreso), permite una mayor


flexibilidad en la carga y descarga de vehículos; no sólo en cuanto a la utilización
de las facilidades que tengan los referidos muelles, sino que a su vez, permite
utilizar el equipo y el personal de una forma más eficiente.

 Facilita el acondicionamiento de la bodega, al mantener espacios más unificados


es más sencilla su gestión.

 Proporciona una mayor facilidad en la ampliación y/o adaptación de las


instalaciones interiores.

b. Flujos en Línea Recta


Este sistema se utiliza cuando la bodega está dotada de dos muelles: uno de los
cuales se tiene por fin la recepción de mercaderías, y el otro se utiliza para la entrega del
producto.
Figura 8

(Fuente: Sáez, 2011, p. 163)

Las características más importantes se derivan precisamente de esa especialización


de muelles; ya que uno se puede utilizar, por ejemplo, para la recepción de productos en
camiones de gran tonelaje tipo traillers, lo que obliga a unas características especiales en la

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SEMANA 5

instalación de los referidos muelles, mientras que el otro puede ser simplemente una
plataforma de distribución para vehículos ligeros (furgonetas), cuando se efectúa, por
ejemplo, un reparto en plaza. Es decir, permite mantener medios o formas de ingreso y
egreso diferenciadas, las cuales se determinarán según las cualidades propias de cada caso.
A razón de lo anterior, el Sistema de Flujo en Línea Recta permite una menor
flexibilidad, obligando a largo plazo a una división funcional, tanto del personal, como del
equipo destinado a la carga y descarga de los vehículos.

c. Flujos en T
Este sistema presenta una variante del sistema en Forma de U, apropiado cuando la
bodega se encuentra situada entre dos viales (pórticos o puertas de la bodega) que permiten
utilizar muelles independientes, como se puede observar en el siguiente esquema:

Figura 9

(Fuente: Sáez, 2011, p. 164)

Como se observa en las imágenes anteriormente citadas, el diseño de una bodega


para el acopio o almacenaje de productos, responde a un problema complejo (incide la forma

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física que poseen los espacios para guardar productos) que requiere de la intervención de
diferentes especialistas (fabricantes de equipos de manutención, estanteros, arquitectos,
entre otros). Además de la utilización de diferentes planos globales, y de detalle, para una
implementación y/o instalación apropiada y pertinente.

Actividad N° 3

La Distribución en Planta del Flujo de Productos, es posible de realizar de 3 formas


diferentes: Flujo en U, Flujo en Línea Recta o Flujo en T.

Realice un resumen de las características más relevantes de cada una de las 3


Formas de Flujo antes citadas, y con la información levantada, construya una tabla
de síntesis que le servirá como medio de estudio.

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Conclusión
A través de los procesos instalados, en los diversos materiales de la cátedra de
“Gestión de Bodegas e Inventario” para la gestión de los procesos de distribución, se ha
dispuesto como preponderante la eficiencia de los procesos de almacenaje al interior de la
organización. Para que dicho objetivo pueda ser obtenido, es necesario definir
detalladamente, por un lado, las Características de los Productos Acopiados (Físicas,
caducidad y operatividad), y por otro, realizar una revisión precisa del Comportamiento de su
Demanda (Artículos de alta o baja rotación, Artículos estacionales, y Artículos de alto o bajo
costo).
Por otro lado, se hace necesario determinar el Grado de Gestión que requieren los
productos acopiados, por lo que se hace pertinente definir las mercancías en razón de 2
principios: Principio de la Popularidad (Nivel de Ganancia que proporciona cada producto) y
Principio de Posicionamiento y Localización de los Productos (Cuál es el grado de rotación y
stock que se tiene de cada producto).
Por último, es necesario determinar la forma en que se distribuyen los productos en la
bodega (Flujo de Productos), lo cual puede ser realizado de 3 formas diferentes: Flujo en U
(los productos ingresan y egresan por el mismo lugar), Flujo en Línea Recta (los productos
ingresan por la parte trasera de la bodega y egresan por la parte frontal) o Flujo en T (los
productos ingresan por los costados de la bodega).

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SEMANA 5

Bibliografía

Hopeman R. (2002). Producción, Conceptos, Análisis y Control. Madrid: Editorial Océano.

Sáez, C. (2011). Curso Administración de Bodega y Control de Inventario. Extraído en


septiembre del 2015 de la World Wide Web:
http://www.fundacionrutten.cl/Download/courses/Administraciondebodegaycontroldeinventari
o.pdf

S/A. (2009). Manual Gestión de Almacenamiento y Bodega. Extraído en septiembre del 2015
de la World Wide Web:
http://www.proyectolaboral.cl/MANUAL_CURSO_LOGISTICA_Y_BODEGA_AUTOINSTRUC
CION.pdf

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GESTIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO
UNIDAD Nº III
Gestión y control de despacho

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SEMANA 6

Introducción
Uno de los principios básicos del Control de Inventarios de las Centrales de
Almacenamiento o Bodegas, consiste en garantizar la exactitud entre las existencias
físicas de productos almacenados y los registros correspondientes de los mismos en el
sistema informático o administrativo correspondiente. Es decir, la Bodega, y por lógica,
el Personal que en ella se desempeña tiene por labor de garantizar la integridad,
seguridad y correcta disposición de los productos, artículos y mercaderías
almacenadas bajo su responsabilidad.
A razón de lo anterior, se hace imprescindible Controlar los Inventarios
(auditarlos), lo cual consiste en comprobar que las existencias físicas en el almacén
coinciden con el contenido de los registros administrativos. En este proceso, las
diferencias son inevitables y debidas a múltiples causas, que van desde el simple robo
del producto, hasta los errores más complicados de esclarecer. En consecuencia, es
preceptivo realizar periódicamente inventarios o recuentros físicos de los productos y
comparar con el contenido de los registros de Stocks.
El presente material tiene por finalidad, proporcionar conocimientos sobre cómo
elaborar indicadores de manejo y/o control de inventarios y evaluar la gestión de
bodega a través de informes para la mejora continua; lo anterior, se desarrollará, por un
lado, definiendo el concepto de inventario y determinando en los tipos en los cuales se
pueden clasificar, y por otro, caracterizando los medios de recuento de bienes y
mercancías al interior de la bodega.

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Ideas Fuerza

El inventario corresponde al acopio o existencia de bienes físicos almacenados, los


cuales tienen por finalidad, ser destinados a la realización de una operación, sea de
compra, alquiler, venta, uso o transformación. Los bienes antes citados, deben
formar parte del patrimonio contable de la organización, es deben aparecer situados
dentro de los activos de la empresa, como Activos Circulantes (tiene finalidad
móvil).

Los inventarios pueden clasificarse de 2 formas diferentes: según su Forma en 5


tipos (de Materias Primas, de Productos en Proceso de Fabricación: de Productos
Terminados, de Suministros de Fábrica, y de Mercancías:) y según su Función en 4
tipos (de Reserva, de Desacoplamiento, en Tránsito, y de Previsión).

Los Procesos de Recuento (procedimientos de cuantificación de los bienes


acopiados al interior de la bodega) pueden realizarse de manera Periódica o Cíclica,
lo cual responde a las necesidades de la empresa

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1. CONCEPTO DE INVENTARIO

El inventario corresponde al acopio o existencia de bienes físicos almacenados,


los cuales tienen por finalidad, ser destinados a la realización de una operación, sea de
compra, alquiler, venta, uso o transformación. Los bienes antes citados, deben formar
parte del patrimonio contable de la organización, es deben aparecer situados dentro de
los activos de la empresa, como Activos Circulantes (tiene finalidad móvil).
Así, controlar la cantidad de bienes (productos, artículos o mercaderías) que
posee la empresa es una tarea primordial, que debe realizarse con la periodicidad que
la organización requiera (diaria, semanal, quincenal, mensual u otra que la empresa
decida a razón de sus necesidades).
Existen variadas definiciones del concepto de inventario (las cuales citaremos a
continuación en el presente material), no obstante, las fuentes concuerdan en las
características comunes declaradas a continuación:

 La relación detallada de todos los bienes, derechos y deudas de la empresa


(el inventario posee una lógica descriptiva).
 Se constituye como un documento contable, es decir, sirve para visualizar, a
modo general, con lo que cuenta la empresa para desarrollar su actividad (el
inventario posee una lógica cuantitativa).
 Corresponde al conjunto de mercancías o artículos que posee la empresa
para comerciar, permitiendo la compra, venta o la fabricación en un periodo
económico determinado (el inventario posee una lógica material).
 Es uno de los activos más importantes en una empresa, ya que sobre él
descansan los procesos comerciales de la organización (el inventario posee una
lógica relevante).

Así, el inventario va a aparecer reflejado, tanto en el Balance General, como en


el Estado de Resultados. Lo anterior, debido a que incluye a todas y cada una de las
mercancías que la empresa posee, comprendiendo, además de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser destinados a la producción de bienes
fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases, y los
inventarios en tránsito.

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Por otro lado, el inventario encierra: los productos en espera para su su venta
(las mercancías de una empresa comercial, los productos terminados de un fabricante),
los artículos en proceso de producción y los que serán consumidos directa o
indirectamente en la producción. Es decir, el concepto de inventario engloba a la gran
mayoría de los activos que la empresa mantiene y dispone para la normal y correcta
ejecución de sus procesos productivos.

1.1. A razón de las fuentes y el concepto de inventario

Con el fin de propiciar la discusión bibliográfica sobre los alcances del concepto
de inventario, se hace pertinente recopilar los aportes de diversos expertos sobre dicho
concepto. Para efectos del presente material, se opta por las siguientes fuentes y
autores:
“Los inventarios se definen como bienes ociosos almacenados en espera de ser
utilizados.” (Eppan, p.364)
“El stock es el conjunto de productos almacenados en espera de su ulterior
empleo, más o menos próximo, que permite surtir regularmente a quienes los
consumen, sin imponerles las discontinuidades que lleva consigo la fabricación o los
posibles retrasos en las entregas por parte de los proveedores.” (Ferrín, p.47).
“Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas,
sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los
productos terminados. Un inventario puede ser algo tan elemental como una botella de
limpiador de vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un
edificio, o algo más complejo, como una combinación de materias primas y sub-
ensamblajes que forman parte de un proceso de manufactura.” (Muller, p.1).
“(Se define un inventario como) la acumulación de materiales (materias primas,
productos en proceso, productos terminados o artículos en mantenimiento) que
posteriormente serán usados para satisfacer una demanda futura.” (Moya, p.19).
“Conjunto de bienes corpóreos, tangibles y en existencia, propios y de
disponibilidad inmediata para su consumo (materia prima), transformación (productos
en procesos) y venta (mercancías y productos terminados).” (Perdomo, p.72).
Si bien los autores plantean diversas concepciones del término inventario, todas
ellas comparten los puntos vistos anteriormente en el material de la semana.

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Actividad N° 1

El proceso logístico al interior de la bodega se sustenta en el inventario como medio


acopio de mercancías, dicho concepto (revisado en el material) tiene diversas
definiciones según los autores y fuentes que se dediquen a su estudio. Realice un
resumen con las principales características que determinan los autores al concepto
de inventario, y con la información levantada, construya una tabla de síntesis, la
cual servirá como medio de estudio para usted.

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2. TIPOS DE INVENTARIO

Para el concepto de inventario (desarrollado en el punto anterior del presente


material), existen diversas clasificaciones según la taxonomía que se decida emplear. A
continuación se desarrollarán las nomenclaturas más importantes, las cuales
corresponden a la clasificación de los inventarios según, por un lado, su Forma, y por
otro, su Función:

2.1. Clasificación de inventarios según su Forma

Este medio de organización clasifica a los inventarios según el estado de


producción que tengan los bienes en acopio, a razón de lo cual pueden encontrarse en
las 5 (cinco) situaciones, momentos o estado productivo siguientes:
 Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales (sin o con
parcial manufacturación) con los que se elaborarán los productos, artículos o
mercaderías, pero que todavía no han recibido procesamiento interno.
 Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos aquellos
bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se
encuentran en proceso de manufactura.
 Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por
las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para
ser vendidos como productos elaborados.
 Inventario de Suministros de Fábrica: Son los materiales con los que se elaboran
los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta por
su volumen de difícil o indeterminable cuantía (Por ejemplo se puede citar:
pintura, lija, clavos, lubricantes, entre otros).
 Inventario de Mercancías: Lo constituyen todos aquellos bienes que le
pertenecen a la empresa, ya sea de carácter comercial o mercantil, los cuales
son adquiridos para ser comercializados sin ser modificados. Este el inventario
de mayor relevancia en su gestión (cuantificación, ordenamiento,
posicionamiento, entre otros procesos) debido a que por medio de ellos, la
empresa obtiene réditos financieros y ganancia.

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2.2. Clasificación de inventarios según su Función

Este sistema de clasificación organiza a los inventarios según la finalidad que


éste mantenga para la organización o empresa, a razón de lo cual pueden encontrarse
cumpliendo alguno de los 4 (cuatro) destinos siguientes:

 Inventario de reserva: Es el que se mantiene para compensar o respaldar los


riesgos de paros fortuitos de producción o incrementos inesperados en la
demanda de los clientes.
 Inventario de desacoplamiento: Es el que se requiere mantener entre dos
procesos u operaciones adyacentes (simultaneas) cuyas tasas de producción no
pueden sincronizarse; esto permite que cada proceso funcione como se planea.
Es decir, al sucederse procesos productivos paralelos, la empresa requiere de
insumos suficientes para cubrir ambos procesos, por lo que al mantener este
inventario se permite solvencia en estados de proceso de demanda alta.
 Inventario en tránsito: Estos materiales corresponden a artículos que se han
solicitado a los proveedores, pero que aún no se han recibido o adquirido. Las
mercancías antes citadas forman parte de un inventario proyectado, pero sin
acopio físico.
 Inventario de previsión: Corresponde a un acopio acumulado, debido a que la
empresa produce más de los requerimientos inmediatos de los clientes durante
periodos de demanda baja, con el fin de satisfacer las demandas de los clientes
en los momentos de demanda alta.

Actividad N° 2
Los inventarios pueden clasificarse según su Forma (de Materias Primas, de
Productos en Proceso de Fabricación: de Productos Terminados, de Suministros de
Fábrica, y de Mercancías:) y según su Función (de Reserva, de Desacoplamiento,
en Tránsito, y de Previsión). Realice un resumen de las características más
relevantes de cada una de las 2 formas de clasificación antes citadas, y con la
información levantada, construya una tabla de síntesis.

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3. RECUENTOS

Los Recuentos o Procesos de Recuento corresponden a los procedimientos de


cuantificación de los productos, artículos y/o mercaderías que se encuentran acopiados
al interior de la bodega, con el fin de tener registro fiel y un control de existencias
apropiado, que permita mantener procesos logísticos eficaces y eficientes.
Los recuentos pueden ser realizados de manera Periódica o Cíclica, según los
requerimientos y/o necesidades de la empresa u organización. A continuación, se
desarrollarán los aspectos fundamentales de cada uno de los 2 tipos de recuentos
antes citados:

3.1. Recuentos periódicos

Supone un recuentro completo de todos los artículos, mercaderías y productos


acopiados al interior de la organización, los cuales debieran ser realizados una o dos
veces al año, lo cual generalmente es coincidente, en algunos casos, con las fechas de
elaboración del Balance General, o en otros, con los momentos de menor actividad de
la Central de Abastecimiento o Bodega, con el fin de aprovechar los tiempos de menor
volumen de trabajo.
Este sistema se orienta a un modelo de control general y no específico, por lo
cual suele ser criticado a razón de lo siguiente:

 Necesidad de detener la actividad del almacén, por lo cual se suelen realizar en


fines de semana o periodos vacacionales, utilizando el propio personal del
almacén, lo que evidentemente supone un trabajo extra que hay que remunerar.

 Dificultad de conocer e interpretar las causas que motivan las diferencias o


errores identificados, lo que impide tomar decisiones fundadas en la
retroalimentación de procesos, limitándose normalmente a ajustar los registros
contables a la realidad física de las existencias.

 El hecho de que el inventario se realice por personal no especializado suele


dificultar el mantener un criterio uniforme en la manera operativa de efectuar el
recuentro de bienes.

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A continuación se exponen, a modo de ejemplo, dos modelos o formatos de


Recuento Periódico, los cuales tienen por fin explicitar los puntos clave que incluye este
medio de control de inventario:
Figura 1

Fuente: Sáez, 2011, p. 174.

Figura 2

Fuente: Sáez, 2011, p. 175.

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3.2. Recuentos Cíclicos


Este procedimiento, supone un recuento diario selectivo (diferenciado) de un
determinado grupo de productos, los cuales previamente se han seleccionado según
las necesidades que tiene por fin cubrir (priorizando los de mayor relevancia). Así por
ejemplo, podemos establecer un Plan para que los artículos A se recuenten una vez
por mes (Recuento Cíclico), mientras que los artículos B o C se recontarían solamente
una o dos veces al año (Recuento Periódico). Es decir, este proceso pretende
diferenciar los procesos de recuento, según las características de los productos
acopiados (por ejemplo: en función del valor de los artículos, de su criticidad cuando se
trata de materiales para fabricación, de su factor de riesgo, entre otros criterios).
Así, dentro de los criterios de selección para determinar si es pertinente o
necesario recurrir a Recuentos Cíclicos, se pueden encontrar: el riesgo de error, el
costo de error, la actividad del producto, entre otras.
Las principales ventajas de este sistema son las siguientes:

 Permite realizar el recuento sin necesidad de parar la actividad productiva o


comercial, utilizando personal especializado.

 Posibilita el análisis de la causa del error, mediante una investigación de las


transacciones que tuvieron lugar en el periodo, por lo cual, se pueden analizar
estadísticas de errores, con el fin de establecer un programa preventivo para los
próximos periodos productivos.

 El sistema permite monitorear y sistematizar información (controlar inventarios),


con el fin de medir la calidad de los procesos.

A continuación se expone, a modo de ejemplo, un formato de Recuento Cíclico,


el cual tiene por fin explicitar los puntos clave que incluye este medio de control de
inventario:

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Figura 3

Fuente: Sáez, 2011, p. 177

Actividad N° 3

Los Procesos de Recuento (procedimientos de cuantificación de los bienes


acopiados al interior de la bodega) pueden realizarse de manera Periódica o Cíclica,
lo cual responde a las necesidades de la empresa. Realice un resumen de las
características más relevantes de cada una de las 2 formas de recuento antes
citadas, y con la información levantada, construya una tabla de síntesis, la cual
servirá como medio de estudio para usted.

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Conclusión
A través de los procesos instalados, en los diversos materiales de la cátedra de
“Gestión de Bodegas e Inventario” para la gestión de los procesos logísticos, se ha
dispuesto como preponderante el rol de la Centra de Distribución o Bodega en la
eficiencia interna de la empresa y en la calidad de la ejecución de sus procesos
comerciales.
Así, es importante comprender que el acopio de mercaderías requiere de un
proceso de inventario apropiado, el cual corresponde a la cuantificación física de los
productos, mercaderías y artículos con que la empresa dispone, los cuales deben
formar parte del patrimonio contable de la organización (legalmente deben aparecer
dentro de los activos de la empresa como Activos Circulantes).
Los inventarios antes citados, pueden clasificarse de 2 formas diferentes: según
su Forma en 5 tipos (de Materias Primas, de Productos en Proceso de Fabricación: de
Productos Terminados, de Suministros de Fábrica, y de Mercancías:) y según su
Función en 4 tipos (de Reserva, de Desacoplamiento, en Tránsito, y de Previsión); esto
permite gestionar los bienes de mejor manera según su lógica, tanto logística, como
comercial.
Por último, los Procesos de Recuento (procedimientos de cuantificación de los
bienes acopiados al interior de la bodega) pueden realizarse de manera Periódica o
Cíclica, lo cual responde a las necesidades de la empresa; ya que se determinarás
según el giro, volumen de adquisición o venta, u otros aspectos que la organización
considere pertinente o relevantes.

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Bibliografía
Eppan G. (2000). Investigación de operaciones en la ciencia administrativa, Pearson
Educación, p.364.
Ferrín Gutiérrez, A. (2007). Gestión de stocks en la logística de almacenes, FC
Editorial, p.47.
Hopeman. (2002). Producción, Conceptos, Análisis y Control. Madrid, Editorial Océano.
Moya Navarro, M. (1999). Control de inventarios y teoría de colas, EUNED, p.19.
Muller, M. (2005). Fundamentos de administración de inventarios, Editorial Norma, p.1.
Perdomo Moreno, A. (2004). Fundamentos de control interno. Cengage Learning
Editores, p.72.
Sáez, C. (2011). Curso Administración de Bodega y Control de Inventario. Sin Edición.
Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web:
http://www.fundacionrutten.cl/Download/courses/Administraciondebodegaycontroldeinv
entario.pdf
S/A. (2009). Manual Gestión de Almacenamiento y Bodega. Sin Edición. Extraído en
septiembre del 2015 de la World Wide Web:
http://www.proyectolaboral.cl/MANUAL_CURSO_LOGISTICA_Y_BODEGA_AUTOINST
RUCCION.pdf

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