BAB I

PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu

kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia sudah
melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum
mengikuti penataan sistem informasi yang benar.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan Rahasia
Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan rahasia
kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972 melalui SK. MenKes
RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai kewajiban rumah sakit untuk
menyelenggarakan rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar institusi
pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis dengan
sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Permenkes 269 tahun 2008 tentang rekam
medis yang merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis dan para medis dan SK Dir Jen
Yan Medik No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan
Penyelenggaraan Rekam Medis / Medical Record di rumah sakit.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam proses
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan
dengan baik maka harus dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan
rekam medis tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan
dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas
di Rumah SakitPermata Cirebon.

BAB II
GAMBARAN UMUM

1
A. Sejarah Rumah Sakit Permata Cirebon

Berawal dari mimpi bersama para dokter untuk menciptakan suatu Rumah Sakit
yang berkelas namun dapat dinikmati oleh semua kalangan. Berangkat dari keinginan
tersebut maka dibentuklah sebuah PT yang bernama PT. Raudhatussyfaa Sehat Bersama
untuk menaungi badan usaha yang kelak akan bergerak dibidang perumah sakitan.
Pengadaan tanah sudah dimulai pada tahun 2011 di Jl.Tuparev Cirebon. Pembangunan
Rumah Sakit sudah berjalan dan Insya Allah akan beroperasi di tahun 2015.
Rumah Sakit Permata Cirebon memiliki 13 orang dokter umum, 4 orang dokter
Gigi dan 51 orang Dokter Spesialis, yang terdiri dari :

a. Spesialis Bedah n. Spesialis Mata

b. Spesialis Obgyn o. Spesialis Kesehatan Jiwa
c. Spesialis Anak p. Spesialis Rehabilitasi Medis
d. Spesialis Penyakit Dalam q. Spesialis Radiologi
e. Spesialis Tulang r. Spesialis Bedah digestif
f. Spesialis Jantung s. Spesialis Patologi Klinik
g. Spesialis Paru
h. Spesialis Syaraf
i. Spesialis Bedah syaraf
j. Spesialis Bedah mulut
k. Spesialis THT
l. Spesialis Urologi
Jenis- jenis pelayanan yang diberikan di RS Permata Cirebon meliputi :
a. Pelayanan IGD 24 jam
b. Pelayanan Rawat Inap
c. Pelayanan Rawat Jalan
Praktek dokter umum mulai jam 08.00 – 15.00 dan dokter spesialis mulai jam 08.00 –
21.00
d. Pelayanan ICU, ICCU, HCU, PICU dan NICU
Pelayanan cepat, akurat dan tepat dilengkapi dengan fasilitas peralatan seperti monitor,
ventilator, defibrilator, central oksigen ,suction, serta semua peralatan yang diperlukan
untuk perawatan dan pengobatan intensif (infus Pump, Suction)
e. Instalasi Bedah Sentral
Pelayanan cepat, akurat dan tepat 4 ruang operasi. Pembedahan dilaksanakan oleh
dokter spesialis dan superspesialis bedah terlatih dengan standar peralatan lengkap
seperti meja operasi + lampu LED, C-arm, Ultrasonic Discetor, Electro Surgery
Bipular/Monopolar, mesin anesthesi, dll.
f. Pelayanan Ambulance
RS Permata Cirebon memiliki 2 unit ambulance (termasuk 1 ambulance VIP)

2
g. Pelayanan Farmasi
Pelayanan 24 jam oleh tenaga apoteker. Penyimpanan fisik yang tepat dengan mengacu
pada formularium terapi yang berdasar kebutuhan tim medis.
h. Pelayanan Fisioterapi
Pelayanan fisioterapi dilakukan oleh fisioterapis terlatih untuk pasien umum dan pasien
rawat inap yang memerlukan pengembangan kemampuan fisik dan kapasitas fungsional
secara maksimal dengan tehnik-tehnik: Latihan anggota gerak aktif, Latihan anggota gerak
pasif, Latihan/senam pernapasan
Alat-alat Fisioterapi yang disediakan :
1. Diatermi 5. Ultrasound
2. T.E.N.S 6. Trache Cervical
3. Nebulizer 7. Trache Lumbal
4. Infra Red Rays
i. Pelayanan Gizi
Kerjasama menu makanan yang disajikan antara dokter pemeriksaan dengan nutritionis
Komposisi nutrisi makanan yang tepat sesuai denga kebutuhan dan jenis penyakit. Anda
dapat berkonsultasi dengan nutrisionis dan ahli gizi kami mengenai diet yang dianjurkan
untuk menjaga dan memulihkan kesehatan anda.
j. Pelayanan Fisiologi Klinik
Termasuk di dalamnya pemeriksaan fisiologi meliputi EKG, EEG, treadmill.
k. Pelayanan Laboratorium
Dokter Spesialis Patologi Klinik, hasil akurat didukung oleh Quality Control berkala.
l. Pelayanan Radiologi
Pemeriksaan meliputi :
1. Diagnostic General Radiography (X-Ray) Dilengkapi CR (Computed Radiography)
2. DR (Digital Radiography)
3. CT Scan 128 Slice
4. USG 3 Dimensi
5. C-ARM
Inspirasi mendirikan RS Permata Cirebon timbul karena melihat kenyataan pasien
berobat ke kota-kota besar, karena anggapan mereka pelayanan kesehatan di Cirebon kurang
mampu menjawab kebutuhan mereka. Gagasan ini baru dapat direalisasikan pada Oktober
2002, dan tepat setahun kemudian 25 November 2015, RS Permata Cirebon mulai
beroperasi.
RS Permata Cirebon dibangun dengan paradigma baru, yaitu mewujudkan sebuah rumah
sakit dengan arsitektur hotel berbintang, menyajikan pelayanan kesehatan spesialistis,
bermutu tinggi dan berfokus pada pasien. Pada mulanya penampilannya menggentarkan
masyarakat yang mengira pasti akan bertarif tinggi. Namun kesan ini terhapus setelah publik
melihat kenyataan yang berbeda.
3
  Pelayanan yang ramah dan kekeluargaan.
 Kegiatan-kegiatan sosial mulai dari khitanan massal, operasi katarak, operasi bibir
sumbing, pengobatan gratis, penanganan gizi buruk dll dilaksanakan secara cuma-cuma.
 Kerja sama MOU dengan BPJS, Jasa Raharja, asuransi, serta perusahaan lainnya.
 Sistem tarif yang terjangkau dan tidak berbeda dengan rumah sakit swasta lainnya,
namun diimbangi dengan fasilitas kamar hotel berbintang.
Gedung perawatan dibangun dengan menyerap aspirasi dan harapan masyarakat,
disesuaikan pada pangsa pasar yang memiliki preferensi berbeda, maka ruang perawatan
dipisahkan dalam dua sayap.
Peralatan medis canggih yang hanya dimiliki RS Permata Cirebon seperti CT-Scan 128
Slice, Mikrosurgery, CR (Computed Radiography), C-Arm, USG, peralatan fisioterapi dll
mendukung mutu pelayanan medis spesialistis.
Manajemen yang dipakai berfokus pada “Quality Management” melalui aktivitas
“Continous Improvement” terhadap penemuan-penemuan masalah yang didapat dari Risk
Manajement dan diatasi dengan reProtapnd time yang pendek.Kinerja yang dihasilkan dari
semua itu adalah peningkatan BOR secara signifikan dari tahun ketahun .
Kondisi di atas menempatkan RS Permata Cirebonmenjadi kiblat RS lain di wilayah
Cirebon.

B. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit Permata Cirebon

Rumah Sakit Permata Cirebon merupakan rumah sakit umum dengan kapasitas 201
tempat tidur, merupakan milik PT. Raudhatusyifaa Sehat Bersama.
Rumah Sakit Permata Cirebon mempunyai fungsi memberikan pelayanan kesehatan
paripurna dengan motto pelayanan Melayani Sepenuh Hati Dengan Kasih Sayang.
Dalam mengemban fungsi tersebut di atas, RS Permata Cirebon mempunyai tugas pokok
menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi.

4
 BAB III
VISI, MISI, MOTO, LANDASAN NILAI, TUJUAN
RUMAH SAKIT PERMATA CIREBON

A. Visi , Misi , Nilai Dasar, Tujuan dan Moto RS Permata Cirebon

1. Visi : Menjadi rumah sakit terbaik di wilayah III Cirebon
2. Misi :
a. Memberikan pelayanan dokter spesialis profesional dan proporsional
b. Memberikan pelayanan aman, nyaman, cepat, tepat dan lingkungan kerja yang sehat
serta harmonis
c. Memberikan pelayanan yang bermutu, didukung sumber daya profesional dan
peralatan canggih
d. Meningkatkan kompetensi dan integritas sumber daya manusia yang
berkesinambungan
e. Menciptakan budaya kerja yang efektif dan efisien
3. Nilai dasar :
a. Terpercaya : Membangun keyakinan dan sangka baik diantara stakeholder dalam
hubungan yang tulus dan terbuka berdasarkan kehandalan.
b. Integritas : Setiap saat berfikir, berkata dan berperilaku terpuji dan menjaga
martabat serta menjunjung tinggi kode etik profesi.

5
 c. Profesional : berkomitmen untuk bekerja tuntas dan akurat atas dasar kompetensi
terbaik dengan penuh tanggung jawab, bekerja berdasarkan evidence base medis.
d. Fokus Pelanggan : Senantiasa menjadikan pelanggan sebagai mitra utama yang
terfasilitasi haknya serta secara bersama mengupayakan hasil terbaik.
e. Berkualitas : mengembangkan dan melakukan perbaikan di segala bidang untuk
mendapatkan nilai tambah optimal dan hasil terbaik secara terus menerus.
f. Ibadah : Menjadikan pekerjaan melayani masyarakat sebagai ibadah kepada Allah
SWT.
4. Tujuan
a. Tujuan Umum : Tercapainya derajat kesehatan individu yang optimal melalui
pelayanan jasa Rumah Sakit yang prima.
b. Tujuan Khusus :
1. Berperan aktif dalam upaya pelayanan promotiv, preventif, kuratif dan
rehabilitatif.
2. Pelayanan dengan nilai tambah pada pelanggan.
3. Pelayanan terstandarisasi dengan tekhnologi terdepan
4. SDM professional dan berkomitmen tinggi
5. Pertumbuhan finansial yang terjaga.

5. Motto
Melayani Sepenuh Hati dengan Kasih Sayang

6
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT PERMATA CIREBON

Struktur organisasi RS Permata Cirebon efektif berlaku sejak tanggal 1 Agustus 2015.
Organisasi RS Permata Cirebon dipimpin oleh Direksi yang terdiri dari Direktur yang membawahi
Wadir Pelayanan Medik serta Wadir Umum & Keuangan. Wadir pelayanan Medik membawahi 2
Kepala Bagian dan Wadir Umum dan Keuangan membawahi tiga Kepala bagian. Para Kepala
Bidang dapat dibantu oleh Ka. Sub. Bid. Sedangkan unsur lain adalah Instalasi, yang dipimpin oleh
Kepala Instalasi.
Struktur organisasi RS Permata Cirebon tidak menutup kemungkinan untuk terjadinya
perubahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi RS Permata Cirebon.Direksi
wajib membuat rencana jangka panjang berupa rencana strategis 5 tahun yang memuat sasaran
dan tujuan yang hendak dicapai dalam waktu 5 tahun. Renstra sekurang-kurangnya memuat :
1. Evaluasi kinerja 5 tahun sebelumnya
2. Posisi rumah sakit saat ini
3. Asumsi yang digunakan dalam menyusun renstra
4. Penetapan sasaran, strategi dan program kerja 5 tahunan
Renstra disahkan oleh Ketua Divisi. RS Permata Cirebon dipimpin oleh seorang direktur
utama rumah sakit yang dibantu oleh direktur pelayanan dan direktur bagian umum dan
keuangan. Struktur organisasi Rumah Sakit Permata Cirebon dan kedudukan Instalasi Rekam
Medis digambarkan (dalam lampiran 1).
7
 BAB V
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN
INSTALASI REKAM MEDIS (IRM)

A. Visi dan Misi Instalasi Rekam Medis

Visi Instalasi Rekam Medis:
” Menjadi Rumah Sakit dengan pelayanan rekam medis terbaik di wilayah 3 Cirebon “
Misi Rekam Medis RS Permata Cirebon
1) Memberikan pelayanan rekam medis yang cepat, tepat, akurat, efektif dan efisien
terhadap pelanggan internal maupun pelanggan eksternal ;
2) Sumber daya yang kompeten dan berkomitmen ;
3) Pendokumentasian rekam medis secara lengkap, benar, jelas dan akurat, serta
menjaga kerahasiaannya.

B. Motto Rekam Medis Permata Cirebon

“Pelayanan yang cepat, tepat, akurat, efektif, dan efisien”

C. Falsafah Instalasi Rekam Medis

1) Rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan oleh
dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien ;
2) Bukti pelayanan dilakukan setelah pemeriksaan, tindakan dan pengobatan sehingga
dapat di pertanggung jawabkan ;

8
 3) Proses pelayanan yang di awali dengan identitas pasien, perjalanan penyakit,
pemeriksaan, pengobatan, maupun tindakan medis lainnya ;
4) Rekam medis menyatukan nilai Administrasi, Legal, Finansial, Risert, Edukasi, Akurat,
Informatif (ALFRED AIR).

D. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka
upaya peningkatan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit. Tanpa didukung suatu sistem
pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi Rumah Sakit
akan berhasil sebagaimana yang diharapkan.

BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

Instalasi Rekam Medis RS Permata Cirebon dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis
yang membawahi Registrasi Pasien IGD, Registrasi Pasien Rawat Jalan, Penerimaan Pasien Rawat
Inap, Assembling, Koding, Filling, Analizyng Reporting, dan Korespondensi.

Wadir Yanmed

Manager Yanmed

Supervisor Jangmed

Ka. Instalasi RM

Koresponde
Pendaftaran Pendaftaran Assembling Koding nsi Analising Distribusi
Pasien RI Pasien RJ & Indexing & &Filling
Reporting

9
 BAB VII
URAIAN JABATAN

A. Kepala Instalasi Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis
Unit Kerja : Rekam Medis
Tugas Pokok :
1. Menjamin dan mengevaluasi pengolahan dokumen rekam medis meliputi
assembling, analysing&reporting, koding dan filling ;
2. Menjamin dan mengevaluasi kelancaran proses admission ;
3. Mengalokasikan dan mengendalikan nomor rekam medis serta kebutuhan,
penggunaan dan pendistribusian formulir rekam medis ;
4. Membuat pelaporan rekam medis yang meliputi : tindakan dokter, morbiditas,
mortalitas, jenis operasi, BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, GDR dsb kepada manajer
pelayanan medis ;
5. Membuat laporan ke Dinas Kesehatan berkaitan dengan formulir permintaan
Depkes ;
6. Menyusun langkah kegiatanpendaftaran pasien dan kegiatan pencatatan
identifikasi pasien, serta teknis komunikasi terhadap pasien yang akan berobat ;

7. Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas

pendaftaran ;

8. Membuat laporan kegiatan pendaftaran berupa kunjungan pasien rawat jalan dan
rawat inap ;

9. Menyusun langkah kegiatan assembling, coding, filling, analizing & reporting

rekam medis rawat jalan dan rawat inap, dan korespondensi ;

10. Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas
rekam medis ;

11. Membuat laporan kegiatan managemen rekam medis berupa indikator kinerja
mutu pelayanan.

Uraian Tugas :

 Menyusun sistem dan SPO tentang :

a. Penerimaan pasien ;
b. Pencatatan rekam medis ;
c. Pengelolaan data medis ;
d. Penyimpanan berkas rekam medis ;
e. Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.

10
 Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalandan rawat inap
;
 Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis ;
 Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis ;
 Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas rekam
medis ;
 Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman dan
pendistribuasian berkas rekam medis ;
 Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas rekam medis ;
 Menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit untuk kepentingan manajemen
maupun pihak lain yang berkepentingan ;
 Membuatlaporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan operasi ;
 Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai berkas
rekam medis bernilai guna atau tidak ;
 Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan
rekam medis di rumah sakit ;
 Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur ;
 Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, kebutuhan lain untuk
pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS.Permata Cirebon;
 Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala serta analisanya ;
 Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan ;
 Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan rekam medis ;
 Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan penunjang sebagai
bahan pelaporan dan analisa ;
 Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi Rekam Medis
sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh
bawahan ;
 Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau yang terkait
dengan kegiatan Instalasi Rekam Medis ;
 Membantu menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :

 Penerimaan pasien ;
 Pencatatan indentifikasi pasien ;
 Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit.
 Memberi petunjuk dilingkungan pendaftaran sesuai dengan bidang tugasnya ;
 Menilai pelaksanaan kegiatan pendaftaran serta menilai hasilnya sebagai bahan
untuk pembinaan ;
 Memeriksa hasil kerja dilingkungan pendaftaran berdasarkan hasil pelaksanaan
tugas agar tidak terjadi kekeliruan ;

11
  Memproses pengajuan cuti petugas pendaftaran dan laporan kepada atasan
sebagai bahan pengaturan ;
 Memproses kebutuhan ATK, dan sarana lain ;
 Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien ;
 Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani
bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien ;
 Membuat laporan kegiatan pelayanan pendaftaran untuk kepentingan laporan
Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan ;
 Menyusun sistem dan Protap sebagai pedoman kerja, tentang :
Assembling
Koding
Filling
Analizyng & Reporting
Korespondensi
 Memberi petunjuk dilingkungan rekam medis sesuai dengan bidang tugasnya ;
 Menilai pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta menilai hasilnya
sebagai bahan untuk pembinaan ;
 Memeriksa hasil kerja dilingkungan managemen rekam medis berdasarkan hasil
pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan ;
 Memproses kebutuhan ATK, dan sarana lain ;
 Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis ;
 Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani
bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada penyelenggaraan rekam medis ;
 Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk kepentingan
laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.
Ukuran Keberhasilan :
1. Adanya jaminan dan evaluasi tentang pengolahan dokumen semua rekam medis ;
2. Adanya pengawasan terhadap proses rekapitulasi, pendokumentasian dan sensus
harian dari semua unit pelayanan ;
3. Teralokasi dan terkendalinya nomor rekam medis serta kebutuhan penggunaan dan
pendistribusian formulir rekam medis ;
4. Adanya laporan rekam medis dari seluruh indikator produktifitas rumah sakit ;
5. Adanya laporan formulir permintaan Depkes ke Dinkes ;
6. Petugas pendaftaran bekerja sesuai dengan SPO ;
7. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan ;
8. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/keluarga
dan kasus penyakitnya ;
9. Data base pasien tersimpan pada sistem komputerisasi ;

12
 10. Slip pembayaran dan berkas rekam medis tersedia dan siap di unit pelayanan/
poliklinik sebelum pasien diperiksa ;
11. Laporan kunjungan pasien lengkap setiap bulannya;
12. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan SPO ;
13. Penyimpanan rekam medis baru maupun lama baik sesuai SPO ;
14. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO ;
15. Sistem pelaporan untuk laporan intern maupun extern sudah terprogram.

Tanggung Jawab :
1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis.
2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:
 Pendaftaran
 Assembling
 Koding
 Analyzing&Reporting
 Korespondensi
 Filling
Yang sesuai dengan SPO yang ditetapkan.
3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi ;
4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen ;
5. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien ;
6. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan penunjang ;
7. Daftar tarif yang berlaku ;
8. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan ;
9. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas pendaftaran ;
10. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis ;
11. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis ;
12. Buku sistem pelaporan rumah sakit ;
Wewenang :
1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis ;
2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis ;
3. Meminta arahan dari atasan ;
4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait ;
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Bahan Kerja :
1. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI ;
2. Kebijakan pengelolaan SDM RS. Permata Cirebon ;
3. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan ;
4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap ;
5. Surat tugas dari manajemen ;
13
6. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer & ATK ;
2. Telepon ;
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Jum’at : jam 08.00 – 16.00
Sabtu : jam 08.00 – 13.00
Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
Spv.penunjang medis Pelaporan
1 Penunjang Medis
Pengarahan
Koordinasi tentang
2 Ka Instalasi Rawat Jalan Pelayanan Medis pelayanan pendaftaran
pasien
Koordinasi tentang
3 Bagian pelayanan pendaftaran
Karu Instalasi Rawat Inap
Keperawatan rawat inap dan KLPCM
rawat inap
4 Koordinasi tentang
Ka Instalasi Gawat Darurat Pelayanan Medis
pelayanan pelayanan pasien

5 Ka Logistik Bagian Umum Pengadaan ATK

Bagian lain yang

6 Kepala Unit lain yang terkait Koordinasi tugas
terkait
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Ruang pengolahan data
Diruang tertutup
rekam medis
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas
Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 S2 Hukum Kesehatan Pelatihan Rekam Medis 2,5 Tahun

14
B. Staf Pendaftaran Pasien Rawat Inap
Nama Jabatan : Staf Pendaftaran Pasien Rawat Inap
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Tugas Pokok :
1. Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, wawancara, memasukkan (entry)
data pasien, menyiapkan kelengkapan pasien rawat inap, pengiriman berkas rekam
medis ketika petugas distribusi pulang ;
2. Mencari ruangan rawat inap yang akan ditempati pasien baik pasien yang akan
dirawat ;
3. Memberikan informasi pelayanan medis RS. Permata Cirebon ;
4. Membuat SEP pasien rawat inap ;
5. Memberikan informasi tarif rumah sakit.
Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap ;
2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien
rawat inap ;
3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial ;
4. Entry data identitas sosial ;
5. Mencari ruangan rawat inap yang akan ditempati pasien ;
6. Menyiapkan kelengkapan pasien rawat inap ( kartu tunggu pasien, SEP) ;
7. Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas distribusi dan filling ;
8. Mengambil berkas rekam medisketika petugas distribusi dan filling pulang ;
9. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.
Ukuran Keberhasilan :
1. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien keluarga dan
kasus penyakitnya ;
2. Data base pasien pada sistem komputerisasi ;
3. Pasien mendapatkan layanan informasi.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap ;
2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit Permata Cirebon ;
3. Formulir isian pasien ;
4. Daftar tarif yang berlaku ;
5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer ;
2. ATK ;
3. Telepon.

15
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu : Shift 1 : jam 07.00 - jam 14.00
Senin – Minggu : Shift 2 : jam 14.00 - jam 21.00
Senin – Minggu : Shift 3 : jam 21.00 - jam 07.00
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry ;
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan ;
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap ;
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
Wewenang :
1. Menghubungi ruangan rawat inap untuk mencari ruangan yang akan ditempati pasien
;
2. Menjelaskan kepada pasien tentang tarif kamar, operasi, dan ambulance rumah sakit ;
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung.
Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Staff pendaftaran pasien Instalasi Rekam Medis Penugasan
rawat inap Pengkoordinasian kegiatan
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Pendaftaran Diruang terbuka ber AC

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas pelayanan pendaftaran rawat inap.
Syarat Jabatan :

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam Medis.

Medis/SMA - Pelatihan komunikasi efektif.

16
C. Staf Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Nama Jabatan : Staf pendaftaran pasien rawat jalan
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Tugas Pokok :
1. Melakukan tugas pendaftaran pasien poliklinik dan penunjang medis, meliputi
penerimaan pasien, wawancara, memasukkan (entry) data pasien ;
2. Menjelaskan persyaratan pasien JKN KIS ;
3. Memberikan slip registrasi pasien untuk diserahkan ke Nurse Station ;
4. Membuat SEP RJ JKN KIS ;
5. Memberikan informasi pelayanan medis RS. Permata Cirebon.
Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien poliklinik ;
2. Membuat SEP pasien BPJS ;
3. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien
poliklinik ;
4. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial ;
5. Entry data identitas sosial ;
6. Mempersilahkan pasien ke poliklinik ;
7. Membuat laporan harian pendaftaran pasien poliklinik.
Ukuran Keberhasilan :
1. Pasien terdaftar dengan benar
2. Data base pasien pada sistem komputerisasi
3. SEP dibuat dengan benar
4. Pasien mendapatkan layanan informasi
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien
2. Jadwal praktek dokter RS Permata Cirebon
3. Daftar fasilitas RS. Permata Cirebon
4. Formulir isian pasien
5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien JKN KIS.
Perangkat Kerja :
1. Perangkat SIRS ( komputer )
2. ATK
3. Telepon
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : Shift 1 : jam 06.00 - jam 14.00
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.
17
 2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien poliklinik.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
5. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien poliklinik.
Wewenang :
1. Menghubungi pihak BPJS Kesehatan untuk konfirmasi pasien.
2. Memberikan masukan kepada atasan langsung.
Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Staff Pendaftaran Instalasi Rekam Medis Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Pendaftaran Diruang terbuka ber AC

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas pelayanan pendaftaran rawat jalan.
Syarat Jabatan :

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/ - Pelatihan Rekam Medis

SMA - Pelatihan Customer Service
- Pelatihan Komunikasi Efektif

D. Staf Assembling dan Indexing

Nama Jabatan : Staf assembling dan indexing
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Tugas Pokok :
1. Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap
non JKN KIS, meliputi memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, menyusun berkas
rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan
2. Memberi nomor dan nama pasien diberkas rekam medis
3. Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya / kuantitasnya untuk dilengkapi
sesuai dengan hak / kewajiban pengisiannya
4. Menyiapkan berkas rekam medis baru untuk rawat jalan dan rawat inap

18
5. Membuat index dokter, index alamat, index kematian, index penyakit, index tindakan
Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan assembling:

 Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan dari ruangan.

 Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis.

 Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan.

 Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap lembar berkas
rekam medis.

 Menulis nomor dan nama pasien pada berkas rekam medis.

2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya.

3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat jalan maupun rawat inap
untuk petugas pendaftaran.

4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan, menangani bila
terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan assembling.

5. Melaksanakan kegiatan indexing :

 Index alamat
 Index alamat
 Index kematian
 Index penyakit
 Index tindakan

Ukuran Keberhasilan :
1. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi.
2. Berkas rekam medis rawat inap lengkap.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan rawat inap.
2. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang belum di assembling.
Perangkat kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Jum’at : jam 07.00 - jam 15.00
Sabtu : jam 07.00 – jam 12.00
Tanggung jawab :
1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM

19
 Wewenang :
1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja
Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Medis Penugasan
Assembling. Pengkoordinasian
kegiatan
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Managemen Rekam Medis Diruang tertutup
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas.
Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis - Pelatihan Rekam Medis

E. Staf Koding
Nama Jabatan : Staf Koding
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Tugas Pokok :
1. Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap.
2. Mengentry kode penyakit dalam SIRS ( komputer).
3. Mengentry kode penyakit di INA CBG’S.
Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan Koding :

 Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang berobat.

 Mengentry kode penyakit.

2. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan, menangani bila
terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan assembling dan kode penyakit
pasien rawat jalan dan rawat inap.

Ukuran Keberhasilan :
1. Mengkoding pasien JKN KIS sesuai dengan program INA CBG’s

20
 2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIRS (komputer)
Bahan Kerja :
1. Buku ICD 10 dan ICD 9-CM
Perangkat kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK
2. Telepon
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Jum’at : jam 08.00 – jam 16.00
Sabtu : jam 08.00 – jam 13.00
Tanggung jawab :
1. Kebenaran indeks kode penyakit
Wewenang :
1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja.
Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Penanggung jawab Koding Instalasi Rekam Medis Penugasan
Pengkoordinasian
kegiatan
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Managemen Rekam Medis Diruang tertutup
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas.
Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis - Pelatihan ICD

21
F. Staf Distribusi dan Filling

Nama Jabatan : Staf Distribusi dan Filling

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Tugas Pokok :
1. Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan berobat sesuai
permintaan.
2. Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke ruang rekam medis.
3. Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi.
Uraian Tugas :
1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam medis, meliputi :
 Menerima permintaan berkas rekam medis dari pendaftaran.
 Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar.
 Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam medis
yang diminta, dengan menempatkan tracer pada posisi rekam medis yang keluar.
 Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang
perawatan dalam buku ekspedisi.
 Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari ruang penyimpanan ke
pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh petugas registrasi maupun admission
sebelum diantar ke ruang pemeriksaan atau perawatan.
 Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan petugas Registrasi dan
Admission.
 Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang sudah diantar oleh petugas
Registrasi dan Administrasi rawat inap dari poliklinik.
2. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.
3. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke petugas assembling.
4. Menerima berkas rekam medis dari petugas assembling dan memasukkan berkas ke
dalam rak penyimpanan sesuai nomor.
5. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dan mencari berkas rekam
medis yang dipinjam sesuai dengan yang ditulis di buku peminjaman.
6. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan mencocokkan rekam
medis yang kembali dengan buku peminjaman.
7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam waktu tertentu.
8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan / menangani bila
terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi di kegiatan penjajaran dan pendistribusian
rekam medis pasien rawat jalan/inap.
Ukuran Keberhasilan :
1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan tepat.
2. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang penyimpanan.
22
3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di ruang penyimpanan.
4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi.
Bahan Kerja :
1. Berkas rekam medis
2. Tracer
3. Buku ekspedisi
4. A T K
5. Berkas rekam medis
6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis
Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK
2. Telepon
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : Pagi : jam 06.00 – jam 13.00
Midle : jam 09.00 – jam 16.00
Siang : jam 14.30 – jam 21.30
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan.
2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.
3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.
4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk semua kepentingan
pengobatan pasien.
5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang kembali dan keluar
dengan buku ekspedisi.
6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis diruang penyimpanan
dengan rapi dan tepat sesuai nomor.
7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada dokter yang akan
mengisi formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan lainnya.
Wewenang :
1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission.
2. Koordinasi dengan petugas poliklinik.
3. Koordinasi dengan petugas IGD
4. Meminta arahan dari atasan.
5. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait.
6. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

23
 Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Medis Rekam Medis Pelaporan
Pengarahan

2 Staf Penyimpanan dan Rekam Medis Penugasan

Pendistribusian berkas RM Pengkoordinasian
kegiatan
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC
2 Tempat kerja : Lingkungan rumah sakit Diruang terbuka
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/SLTA - Pelatihan ICD

- Pelatihan Pelaporan Rumah
Sakit

G. Staf Statistik dan Pelaporan

Nama Jabatan : Staf Analizyng & Reporting
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Tugas Pokok :
1. Mengontrol kebenaran dan ketepatan penginputan data pasien rawat inap pulang.
2. Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang medis.
3. Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit.
4. Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan kinerja rumah sakit dan
kinerja mutu instalasi rekam medis.
5. Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen Kesehatan dan jajarannya.
Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi:
 Menginput pasien pulang rawat inap dengan benar.
 Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan dokter
prakteknya.
 Menginput pasien rawat inap keluar berdasarkan kelas,wilayah, rujukan, usia,
diagnosa, spesialisasi dan dokter yang merawat.

24
  Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan kegiatan rumah
sakit.
 Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang.
 Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit.
 Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana jajarannya.
2. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
3. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan laporan
Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.
Ukuran keberhasilan :
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis.
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit.
3. Laporan intern RS Permata Cirebon.
4. Laporan ekstern ke dinas kesehatan.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem pelaporan rumah sakit.
2. Sensus harian rawat jalan.
PerangkatKerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Jum’at : jam 07.00 – jam 15.00
Sabtu : jam 07.00 – jam 12.00
TanggungJawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan data yang disajikan.
2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan pasien rawat
jalan, inap dan penunjang, laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit menular,
efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS.
3. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target yang ditetapkan.
Wewenang :
1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan
2. Meminta arahan dari atasan
3. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan
Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Medis Penugasan

25
 Statistik dan Pelaporan Pengkoordinasian kegiatan
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Pengolahan Data Diruang tertutup dan berAC
2 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/SKM - Pelatihan ICD

- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit

H. Staf Korespondensi
Nama Jabatan : Staf Korespondensi
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Tugas Pokok :
1. Menerima permintaan pengisian asuransi dan visum et repertum
2. Membuat surat keterangan di rawat
3. Membuat KDRS
4. Membuat surat keterangan beda nama
Uraian Tugas :
1. Menyiapkan DRM untuk di isi dokter dalam pengisian form asuransi, perusahaan
rekanan, visum et repertum, dan pengisian untuk pihak ke tiga yang berwenang.
2. Membuat KDRS untuk diberikan kepada keluarga pasien ataupun diserahkan ke
petugas surveilance.
3. Membuat surat keterangan di rawat.
4. Membuat surat keterangan beda nama
Ukuran keberhasilan :
1. Terisi dengan benar form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan
pengisian form untuk pihak ketiga yang berwenang.
2. Pembuatan KDRS, surat keterangan di rawat, dan surat keterangan beda nama.
Bahan Kerja :
1. Dokumen Rekam Medis
2. Form asuransi
3. Buku serah terima dokumen
PerangkatKerja :

1. SIRS (Komputer)
26
 2. ATK
3. Telepon

Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Kamis : jam 07.00 – jam 15.00
Jum’at – Sabtu : jam 07.00 – jam 12.00
TanggungJawab :
1. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan rekanan, visum et
repertum dan pengisian form untuk puhak ketiga yang berwenang.
2. Bertanggung jawab dalam pembuatan KDRS, surat keterangan di rawat, dan surat
keterangan beda nama.
Wewenang :
1. Menyiapkan dokumen rekam medis.
2. Meminta arahan dari atasan.
3. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Medis Penugasan
korespondensi Pengkoordinasian kegiatan
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Pengolahan Data Diruang tertutup dan berAC
2 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/SLTA - Pelatihan rekam medis.

27
 BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA

Skema Hubungan Kerja

IRJ IRNA IGD Penunjang Manajemen Keuangan

INTERN

PASIEN INSTALASI DOKTER

REKAM MEDIS

EKSTERN

ASURANSI REKANAN Dep.Kes/Pem LAIN-LAIN

 Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan
informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.
Hubungan Intern :
 Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi dan
informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Penunjang, Keuangan dan Manajemen dalam
mengambil keputusan.
 Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan
rekam medis.
Hubungan Ekstern:
 Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu Asuransi,
Rekanan dan pihak lain.
 Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen
kesehatan Pemerintah.

28
 BAB IX
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan
kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan
menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah
mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat
dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi
dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis
RS Permata Cirebon adalah berdasarkan pola perhitungan beban kerja

Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan

A. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan

Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para
pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi Rekam Medis memiliki kesempatan yang luas
untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan
jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.

Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:

1. Dari dalam RS.Permata Cirebon sendiri (internal resources)

Menarik calon dari dalam RS Permata Cirebonsendiri (Internal resources) memiliki
keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih
cepat dibanding menarik calon dari luar RS Permata Cirebon. Calon nantinya masuk ke
Instalasi Rekam Medis akibat mutasi atau promosi.
Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :
 Informasi dari mulut ke mulut
 Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri
 Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan
tenaga di Instalasi Rekam Medis
2. Dari luar RS. Permata Cirebon (external resources)
Proses penarikan calon dari luar RS Permata Cirebonini dapat dilakukan dengan cara :
 Dari mulut ke mulut
 Iklan media cetak
 Lembaga-lembaga pendidikan

29
B. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan
Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi Rekam Medis dapat
memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
Tahapan seleksi terdiri dari :
A. Umum
Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh pihak
rumah sakit.
B. Khusus
Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi
secara khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan oleh Instalasi
Rekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan
fungsi rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki perekam medis adalah :
1. Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi :
- Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan Kesehatan.
- Proses Problem solving
- Proses Pengambilan Keputusan
2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :
- Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit
- Prosedur Dokumentasi Rekam Medis
- Sistem Pelaporan Rekam Medis
3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal
Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya
dengan :
- Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.
- Informed consent.
- Keterangan Medis untuk asuransi.
- Visum et repertum.
- Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.
- Kode etik profesi.
4. Statistik Kesehatan
- Dasar-dasar statistik kesehatan.
- Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan.
5. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.
6. Sistem informasi kesehatan
- Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan
pelaporamn
- Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display
informasi (tabel-tabel, diagram-diagram)
- Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.
30
 - Menjaga keamanan data dan informasi
- Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk pengunjung
- Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care.
- Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat kematian,
register handi cap.
7. Sumber daya pelayanan kesehatan
- Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi
- Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan karirnya
- Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.
8. Manajemen mutu pelayanan
- Penyusunan dan penyajian indikator
- Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu.
- Menyiapkan data-data untuk keperluan audit
- Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan,
kebakaran maupun kehilangan.
- Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai pelayanan.
- Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam medis.
9. Teknologi informasi
- Kemampuan jalankan komputer
- Internet dan berbagai akses LAN
- Gunakan multi media
Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :
1. Tes Tertulis
Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal, dengan
materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis
seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan adalah 70% benar.
2. Tes Keterampilan
Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :
- Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi sampai assembling
- Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis sesuai standar
- Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan Indeks operasi / tindakan.
3. Tes Kesehatan
Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :
- Sehat, tidak buta warna.
- Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan registrasi).
4. Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan rekam
medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi
terhadap kepuasan pelanggan
31
 BAB X
PENILAIAN KINERJA SUMBER DAYA MANUSIA

A. Penilaian Kinerja SDM

Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan kualitas kerja menjadi tuntutan
dunia bisnis dan industri yang tidak bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya saing yang
memadai untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional maupun global.
Gabungan dari kinerja ( hasil kerja ) setiap karyawan akan menghasilkan kinerja perusahaan
secara menyeluruh.
Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja, yang selanjutnya
disebut Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart prestasi kerja yang
harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas dasar skala dengan
peringkat > 4.00 - < 2.50. Aspek yang dinilai terdiri dari tiga bagian bersifat fundamental, yaitu
hasil kerja, kerja sama dan kepribadian.
Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting untuk menilai
karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan yang
dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi karyawan.
B. Tujuan dan Sasaran
1) Tujuan ( > 1 tahun )
Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :
Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang harus dicapai dan
bagaimana mencapainya, yang keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan penuh
cinta kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya dapat mengatasi
persaingan pasar, serta menghasilkan laba perusahaan yang dapat membuat
manajemen mampu untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan misi
bersama serta berkelanjutan.
Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan kemampuan, usaha dan
sikap mental positifnya, sehingga dapat memperoleh keberhasilan dalam karyanya.
Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar RS Permata Cirebon dengan
dilandasai hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan, antar rekan kerja dan
antar bagian untuk melayan i dengan penuh cinta kasih.
2) Sasaran ( < 1 tahun )
Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan serta efisiensi perusahaan.
C. Kriteria Penilaian Prestasi Kerja
1) Hasil Kerja
a) Kecepatan
Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah
ditentukan.

32
 Penilaian Cepat Nilai
Sangat Baik Jauh lebih cepat 5
Baik Lebih cepat 4
Cukup Sesuai 3
Kurang Lebih lama 2
Buruk Jauh lebih lama 1

b) Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan

Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume pekerjaan yang diharapkan.
Penilaian Cepat Nilai
Sangat Baik Jauh lebih banyak 5
Baik Lebih banyak 4
Cukup Sesuai 3
Kurang Lebih sedikit 2
Buruk Jauh lebih sedikit 1

2) Kerja sama

a) Service excellent
Memahami kebutuhan pelanggan dan memberikan pelayanan sesuai dengan prosedur
tetapnya, dapat mengantisipasi dan memberi solusi atas keluhan pelanggan dan serta
menempatkan prioritas tinggi pada kepuasan pelanggan.
Penilaian Pendengar Informasi Komplain Pemecahan Nilai
Yang baik akurat pelanggan masalah
Sangat Baik Selalu Selalu Tidak ada Selalu 5
Baik Selalu Selalu Tidak ada Hampir 4
selalu
Cukup Selalu Selalu Tidak ada Kadang- 3
kadang
Kurang Kadang- Selalu Ada Kadang- 2
kadang kadang
Buruk Kadang- Kadang-kadang Ada Kadang- 1
kadang kadang

b) Team work & kerjasama lintas fungsi

Mendukung anggota tim dan sumber daya yang dibutuhkan, menghargai dan
mendukung keputusan tim serta memberikan ide dan masukan kepada tim.

33
 Memberi
Team Menerima
Penilaian pemikiran Nilai
work saran
konstruktif
Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5
Baik Selalu Selalu Hampir Selalu 4
Cukup Kadang-kadang Selalu Kadang- 3
kadang
Kurang Sesekali Hampir Selalu Sesekali 2
Buruk Sesekali Kadang-kadang Sesekali 1

3) Kepribadian
a) Etika terhadap Pelanggan
Berperilaku baik, menyenangkan dalam lingkungan kerja, dan menjadi teladan di
lingkungan kerjanya.
Ramah, memiliki nilai dasar 6S+ 1R serta proaktif terhadap kebutuhan dan kesulitan
pelanggan, rekan sekerja, sarana dan lingkungan kerja, serta mampu mencari
penyelesaiannya.
Penilaian 6S + 1R Nilai
Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

b) Atribut Karyawan

Berpakaian rapih dan selalu menggunakan atribut lengkap sesuai dengan ketentuan,
harum dan selalu menjaga kondisi tersebut pada saat jam dinasnya.
Penilaian Rapi Atribut Lengkap Nilai
Sangat Baik Selalu Selalu 5
Baik Hampir selalu Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali Sesekali 2
Buruk Tidak pernah Tidak pernah 1

c) Pemenuhan Jam Dinas

Bekerja sesuai dengan jam dinas, dan memenuhi panggilan dinas yang masih dalam
lingkup pekerjaannya diluar jam kerja sesuai dengan jadwal.

34
 Penilaian Keterlambatan Nilai
Sangat Baik Ox 5
Baik 1-3 kali / 6 bulan 4
Cukup 4-6 kali / 6 bulan 3
Kurang 7-10 kali / 6 bulan 2
Buruk >10 kali / 6 bulan 1

d) Time Management

Menyusun rencana kerja sesuai prioritas, menggunakan waktu kerja secara efisien dan
efektif.
Bekerja Sesuai Waktu kerja efisien
Penilaian Nilai
Prioritas & efektif
Sangat Baik Selalu Selalu 5
Baik Selalu Hampir selalu 4
Cukup Selalu Kadang-kadang 3
Kurang Kadang-kadang Kadang-kadang 2
Buruk Jarang Jarang 1

e) Pelaksanaan Prosedur tetap

Mengetahui, mampu dan dapat melaksanakan prosedur tetap yang telah ditetapkan
(protap) secara konsisten, efektif dan efisien.
Penilaian Pelanggaran Protap Nilai
Sangat Baik Ox 5
Baik 1 - 3 kali / 6 bulan 4
Cukup 4 - 6 kali / 6 bulan 3
Kurang 7-10 kali / 6 bulan 2
Buruk >10 kali / 6 bulan 1

D. Peningkatan Kompetensi SDM

Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medis dilakukan melalui pendidikan
dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk meningkatkan kemampuan dan
ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.
Pendidikan
- Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Instalasi Rekam Medis adalah sebagai
berikut :
 DIII rekam medis dan infomasi kesehatan
 D4 informatika rekam medis
 S2 hukum kesehatan

35
 Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medis dilaksanakan melalui:
- Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit Permata
Cirebon, meliputi:
 Pelatihan Manajemen Umum
 Pelatihan Sistem Dokumentasi
 Pelatihan Manajemen Mutu
 Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja
 Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran
 Pelatihan Evaluasi Kinerja
- Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang diikuti sesuai dengan
kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya rekam medis.

BAB XI
36
 RAPAT

A. Rapat Rutin
Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap hari Jum’at minggu keempat
Jam : 14.00 s.d selesai
Tempat : Ruang Instalasi Rekam Medis
Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis dan staf instalasi rekam medis
Materi :
1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis
2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis
3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis
4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis.
5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam
Medis.
Kelengkapan Rapat : daftar hadir dan notulen rapat.
B. Rapat Insidentil
Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu
dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, staf instalsi rekam medis yang tidak
bertugas.
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
Kelengkapan rapat : daftar hadir dan notulen rapat.

BAB XII
37
 PELAPORAN

A. Laporan Harian
Laporan harian instalasi rekam medis meliputi :
b) Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap
c) Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
d) Laporan jumlah pemeriksaan penunjang
B. Laporan Bulanan
Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.
 Laporan intern meliputi :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS.Permata Cirebon
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
 Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :
1. Laporan Surveillance
2. Laporan Kematian Ibu dan Bayi
C. Laporan Tahunan
Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. Permata Cirebon
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
Laporan Intern
Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.
1. Laporan yang bersifat vertikal
Laporan yang bersifat vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan langsung
dengan tembusan unit terkait, antara lain:
a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.
b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI, GDR,
NDR.
d. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.
e. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis.
f. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
2. Laporan yang bersifat horisontal
Laporan yang bersifat horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain yang
berkaitan di RS. Permata Cirebon, antara lain:
- Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke
Bagian Rekam Medis.
Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.
a. Laporan Rutin meliputi
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang
38
 2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular
3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS
4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke
Bagian Rekam Medis.
5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap
6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian Rekam Medis.
7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
b. Laporan Insidentil
Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan RS.Permata
Cirebonsecara umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja
rumah sakit, seperti :
- Laporan Asuransi
- Laporan Visum Et Repertum
- Resume
Laporan Ekstern
Laporan Rutin meliputi
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS.
4. Laporan kematian ibu dan bayi.
5. Laporan diagnosa menurut range usia.

39