7.

1 PERAN KAS

Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan kas
yang memadai maka akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel,
karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas
keseharian suatu hotel.

7.2 Bagian yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas

Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penerimaan kas pada sebuah hotel adalah :

1. PENJUALAN KAMAR

A. Front Office (FO) dan FO cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian FO yang
bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.

B. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan
tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.

C. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai hotel dan
mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.

D. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan
kamar.

2. PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN

a.Cashier Outlet mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan outlet (outlet
restaurant)

b.Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan
tunai makanan dan minuman dalam satu hari.

c.Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai makanan
dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.

d.General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan hasil penagihan
yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.

3. PENGUMPULAN PIUTANG DARI TRAVEL AGENT

a. Account Receivable bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu
yang melakukan reservasi melalui agent.

b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.

c. General Cashier bertanggung jawab penuh atas semua penerimaan semua hasil penagihan
piutang yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.

4. Penerimaan uang muka

a. Reservation menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui travel agent.

b. Front Office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.

c. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang muka
dalam satu hari.

d. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang muka
dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.

e. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan uang muka
dari tamu dalam satu hari.

B. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas

1. Penjualan Kamar

a. Guest bill

b. Room Sales Recapitulation

c. Remittance of Fund

2. Penjualan Makanan dan Minuman

a. Restaurant and Bar bill

b. Restaurant and Bar Summary

c. Remittance of Fund

3. Pengumpulan Piutang dari Travel Agent

a. Guest bill

b. Reservation Form

c. Agent Voucher

d. Invoice

e. Cash Receipt

4. Penerimaan Uang Muka

a. Cash Receipt

b. Reservation Form

7.4 PROSEDUR PENERIMAAN KAS HASIL PENJUALAN KAMAR, MAKANAN

DAN MINUMAN, DAN OUTLET LAINNYA

1. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung
dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office, yang
selanjutnya akan di cek oleh night audit.

2. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti
uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada general cashier

3. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai
bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

7.5 Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Pengumpulan Piutang dari Travel Agent

a. Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh temponya, saat
tiba waktunya untuk melakukan penagihan, Account Receivable akan menyiapkan daftar
penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent voucher, dll), dan
menyiapkan cash receipt.

b. Account Receivable akan meminta persetujuan dari head department, kemudian akam
member data tersebut kepada collector untuk melakukan penagihan kepada agen.

c. Hasil penagihan piutang akan diserahkan kepada collector pada general cashier, yang akan
mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian Collector akan menginformasikan pada
Account Receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen.

7.6 Prosedur Penerimaan Kas pada Penerimaan Uang Muka

a. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi, pembayaran
uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan membuatkan cash receipt
dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada room sales recapitulation dan
memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan hasil penjualan kamar lainnya.

b. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk
memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut menggunakan
fasilitas hotel.

c. Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan mencatatnya
sebagai penerimaan kas. Kemudian General Cashier akan menginformasikan pada Account
Receivable akan adanya pembayara uang muka tersebut.

7.7 Laporan Yang Dihasilkan

Genereal Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh General Cashier pada
akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.