A.

Uraian Tugas
1. Menerima dan mencatat arsip
2. Menyimpan, menata, dan temu balik (retrieval) arsip sesuai dengan sistem
tertentu.
3. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
4. Mengadakan perawatan dan pemeliharaan arsip.
5. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.
 PENANGANAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
(PEDOMAN PENGELOLAAN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN)

A. DEFINISI

ARSIP adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara.

ARSIP KEPEGAWAIAN adalah kumpulan surat – surat keputusan dibidang kepegawaian yang
dikeluarkan oleh pejabat berwenang, disimpan dalam susunan yang teratur dan tertib sehingga
dapat ditemukan dan dipergunakan apabila diperlukan.

DOKUMEN KEPEGAWAIAN adalah Surat Keputusan dibidang Kepegawaian yang dikeluarkan

oleh Pejabat yang berwenang.

TATA NASKAH KEPEGAWAIAN adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaan surat – surat
keputusan dibidang kepegawaian, dikeluarkan pejabat berwenang yang disusun secara teratur,
tertib dan terus menerus dalam media yang ditetapkan.

JADWAL RETENSI ARSIP adalah Daftar sebagaimana dimaksud Peraturan Pemerintah

Republik Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3, yaitu daftar berisi sekurang-
kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya
dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.

JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PNS DAN PEJABAT NEGARA, merupakan satu
kesatuan yang tidak terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip yang berkaitan
dengan Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara di lingkungan Lembaga-lembaga Negara
dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah.

B. LATAR BELAKANG DAN TUJUAN

Dengan adanya pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian yang baik, maka bermanfaat
untuk:

1. Memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen

2. Efisiensi, efektivitas tempat, waktu, tenaga dan biaya
3. Tersusunnya dokumen PNS sesuai PERKA BKN Nomor 18 Tahun 2011

Pengelolaan tata naskah dokumen kepegegawaian ini dilaksanakan dalam rangka

meningkatkan pentingnya dokumen/berkas tata naskah / arsip Kepegawaian PNS sebagai salah
satu sumber informasi manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata
naskah kepegawaian.
Untuk itu perlu pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian secara efisien dan efektif.
Untuk mendukung penyusunan dan pemeliharaan Tata Naskah Kepegawaian PNS diperlukan
adanya :
 Prosedur kegiatan / SOP (Standar Operasional Prosedur).
 Dokumen kepegawaian PNS yang lengkap & akurat.
 Pengelola Tata Naskah / SDM yg mengelola naskah/arsip kepegawaian
 Sarana& Prasarana yang digunakan dalam mengelola arsip kepegawaian.
Dengan adanya pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian yang baik tersebut bertujuan
agar :
  Dapat menjadi Pedoman bagi Instansi pusat dan daerah guna mewujudkan sistem
informasi kepegawaian yang terintegrasi secara nasional.
 Dapat digunakan sebagai Pelayanan informasi kepegawaian yang efisien dan efektif.

Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain sebagai:

1. Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai sampai
dengan purna tugas.
2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai.
3. Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah.

C. SISTEM/CARA PENYIMPANAN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN

a. Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file
berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya
disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan
dan diberi label tertentu.
b. Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file
berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik. Menurut Sri Widodo selaku
Kepala Seksi Pelayanan Direktorat pada Direktorat Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian
(PDAK) I, dalam buletin Badan kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010,
menjelaskan bahwa dengan Elektronik Record Management (ERM), Badan Kepegawaian
Negara (BKN) melakukan konversi dan migrasi takah (tata naskah) arsip kepegawaian dari
file berbasis kertas menuju file berbasis elektronik. Konversi dan migrasi ini dilakukan
dengan pemindaian (scaning), identifikasi (indexsing) serta pengelolaan (managing)
terhadap file image dari hasil scaning terhadap file kepegawaian.
Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah kepegawaian akan memberikan
manfaat terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM yang uptodate akan berguna dan
efektif dalam memberikan informasi yang akuntable, autentik, transparansi informasi dan
pertukaran informasi baik internal maupun eksternal bahkan lintas organisasi pemerintah
(Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan dalam proses penyimpanan dan pencarian
kembali data konvensional, maka perlu dicarikan penyelesaian permasalahan tersebut.
Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi pertimbangan
untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian permasalahan tersebut
karena:

1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian

kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital
disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system
komputer yang akan dibangun.
2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena
data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact
Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya maka akan
memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap
saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang
masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika
dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin
ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses
manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.
5. Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan
kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai
 kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak
cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari
distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh
orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital.
Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan
teknik hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang
mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang
lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi
dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang
pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara
menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis
dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.

D. PROSEDUR/TAHAPAN DALAM PENGELOLAAN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN & SOP

(STANDART OPERATING PROCEDURE) DALAM MENGELOLA DOKUMEN ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN

a. Jenis dokumen yang disimpan

a. Kartu Pendaftaran Ulang Pegawai Negeri Sipil (KARDAF) Tahun 1974.
b. Dokumen Kepegawaian Perorangan (DKP).
c. Nota Persetujuan / Penetapan NIP Kepala BKN
d. SK Pengangkatan CPNS sebagai Realisasi dari Nota Persetujuan Ka. BKN yang
diterbitkan oleh instansi.
e. Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS.

b. Prosedur pencatatan dokumen

Kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian PNS yang disimpan dalam bentuk dokumen
fisik meliputi verifikasi dan validasi.

c. Prosedur penyimpanan dokumen

1. Memberikan Label pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP
2. Menyusun tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
3. Menyimpan tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
4. Membuat laporan

d. Prosedur pemeliharaan dokumen

1. Melakukan inventarisasi & rasionalisasi isi takah sesuai dengan jadwal retensi takah
dan membuat laporan
2. Jika terjadi mutasi di lingkungan, BKD Kab/Kota/Prov tata naskah pegawai ybs
dipindahkan sesuai unit kerja yg baru.
3. Mengendalikan jumlah dan isi takah secara berkala serta mengendalikan katalog
peminjaman& pengembalian tata naskah
4. Memperpanjang usia dokumen: mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan
cukup, dan membersihkan lemari takah
e. Prosedur pelayanan informasi dokumen
1. Unit kerja yang akan meminjam dokumen mengisi blanko peminjaman tata naskah.
2. Blanko peminjaman harus disetujui oleh pejabat eselon II.
3. Jangka waktu peminjaman paling lama 5 (lima) hari kerja.
 E. JENIS – JENIS ARSIP KEPEGAWAIAN

JENIS ARSIP KEPEGAWAIAN:

1) Formasi Pegawai
2) Penerimaan Pegawai.
3) Pengangkatan Pegawai.
4) Pembinaan Karir Pegawai
5) Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai.
6) Mutasi Pegawai.
7) Administrasi Pegawai.
8) Kesejahteraan Pegawai.
9) Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun.
10) Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun.
11) Perselisihan/Sengketa Kepegawaian.
12) Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan.
13) Data Kepegawaian.
14) Dokumentasi Kepegawaian.
15) Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil.

MENYUSUN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN YANG BAIK:

Setiap pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu :
1. Menjaga kerapihan penyimpanan;
2. Menjaga kebersihan tempat penyimpanan;
3. Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik;
4. Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah menemukan kembali;
5. Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana ketentuan pengamanan
dokumen arsip umum/lainnya.
6. Pengelolaan takah PNS, hendaknya, dilaksanakan secara konvensional maupun elektronik

KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN

1) Lamaran
2) Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP)
3) Pengangkatan CPNS
4) Hasil Pengujian Kesehatan;
5) Pengangkatan PNS
6) Daftar Riwayat Hidup;
7) Kartu Pegawai (KARPEG);
8) Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);
9) Kartu Peserta Taspen;
10) Kartu Pegawai Elektronik (KPE);
11) Tanda Peserta Asuransi
12) DP 3 dari pertama sampai terakhir;
13) KGB dari pertama sampai dengan terakhir;
14) SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan (Struktural/Fungsional)
15) SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;
16) SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara Pemeriksaan;
17) Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;
18) Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;
19) Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi Lain dan SK
Penarikan kembali dari perbantuan.
20) Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;
21) Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;
22) Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;
23) SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;
24) Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara (CLTN) dan SK Persetujuan/Penugasan Kembali
Cuti diluar Tanggungan Negara;
25) Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/ Kursus dalam dan Luar Negeri
26) Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;
27) Data / Mutasi keluarga PNS;
28) Pemberhentian dari & Pengangkatan kembali dalam jabatan organik
29) Laporan dan Surat Peningkatan Pendidikan/kursus;
30) Inpassing bagi gaji maupun jabatan;
31) Penetapan Angka Kredit/fungsional;
32) Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar;
33) Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;
34) Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
35) SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang;
36) SK Meninggal Dunia/Hilang;
37) SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;
38) Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK Pemberhentian sebagai PNS;

BUKU PENJAGAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA TIAP SKPD/UNIT KERJA

1) Daftar Kepemilikan Kartu TASPEN
2) Daftar Nama Pejabat Struktural
3) Daftar Nama Pejabat Fungsional
4) Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil
5) Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP)
6) Buku Penjagaan KGB PNS
7) Daftar Kepemilikan KARIS / KARSU
8) Daftar Kepemilikan KARPEG
9) Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)
10) Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNS Daerah
11) Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya
12) Buku Catatan Pelanggaran Disiplin
13) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat
14) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar
15) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Lainnya
16) Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)