Proposal

Sistem Informasi Manajemen HRM

(Human Resource Management)

untuk

KEMENTRIAN HUKUM DAN HAM

KANWIL JATIM

Oleh:
PT. Sentra Vidya Utama
PT. Sentra Vidya Utama merupakan perusahaan konsultan dan pengembang teknologi informasi yang didirikan pada
tahun 2004 yang sebagian besar anggotanya terdiri dari alumni ITS Surabaya.

Didukung oleh tenaga ahli yang berpengalaman di bidangnya baik dari sisi teknis maupun dari sisi bisnis, Sevima
menyediakan berbagai layanan di bidang IT mulai dari konsultasi pengembangan sistem, desain integrasi sistem
sampai kepada implementasi jaringan komputer & otomasi hardware.

Misi utama Sevima yaitu membantu klien dalam mencapai tujuannya secara lebih cepat dan efisien. Itulah mengapa
kami tidak hanya sekedar membuat software namun memberikan solusi yang tepat bagi permasalahan klien dengan
bekerja sama secara intensif untuk dapat lebih memahami apa yang dibutuhkan dan diinginkan oleh klien.

Selama kurun waktu 8 tahun Sevima telah sukses menyelesaikan proyek – proyek sistem informasi skala nasional
dengan klien mulai dari Instansi Pemerintahan, Perusahaan Manufaktur, Instansi Pendidikan dan Industri lain.
Beberapa dari klien kami antara lain :
- Education : ITS, UNAIR, UWM, UK Petra, UBAYA, IAIN, UNESA, UPN Veteran, ITATS, UNLAM, UNCEN,
Narotama, Poltekes, UKDC, ITATS.
- Government : Pelindo III, Depkominfo RI, Kemdiknas RI
- Swasta : Indosat Tbk, Angkasa Pura I, PJB, PLN Dislib Bali PPOB, dsb

Page 2 of 20
PT. Sentra Vidya Utama yang telah didirikan sejak tahun 2004 saat ini didukung oleh 45 orang pegawai tetap yang
tersebar di 3 (tiga) lokasi kantor antara lain :

Kantor Sevima 1 : Ruko Central Park blok AA-12, jl. Muyosari 121 Surabaya
Kantor Sevima 2 : Sutorejo Timur I / 25 Surabaya
Kantor Sevima 3 : Dharmahusada Mas BG-26 Surabaya

Page 3 of 20
I. Pendahuluan

Kantor Wilayah Kementrin Hukum dan HAM Jatim yang dibentuk pada tahun 1982 dan keberadaannya diatur
berdasarkan SK menteri kehakiman No M.01.03.TR.07.10 tahun 1982. Seiring berjalannya waktu, pengembangan
organisasi dan kelembagaan terus dilakukan hingga pada tahun 2005 menteri Hukum dan HAM RI mengeluarkan
Peraturan Menteri No : M.01.PR.07.10 tahun 2005 tentang organisasi dan tata kerja kantor wilayah Departemen
Hukum dan HAM RI, yang mana salah satu perubahannya adalah pertambahan devisi

Tentunya penambahan devisi tersebut mengalami kenaikan tiap tahunnya, dan semakin bertambah pulalah SDM.
yang dimiliki KEMENTRIAN HUKUM DAN HAM , sehingga semakin kompleks pulalah permasalahan kepegawaian
yang harus ditangani.
Berikut beberapa permasalahan yang umumnya terjadi dalam mengelola SDM :
1. Pencairan informasi data pegawai membutuhkan waktu yang relatif lama.
2. Pembuatan laporan rutin dan berkala membutuhkan waktu yang lama.
3. Pihak manajemen (HRD) kesulitan melihat date pegawai yang akan pensiun.
4. Pihak manajemen membutuhkan waktu yang lama untuk menentukan pegawai yang akan naik jabatan atau
gaji.
5. Dept SDM membutuhkan waktu yang lama untuk menghitung gaji dan pajak pegawai
6. Dept SDM kesulitan dalam menghitung lembur pegawai.
7. Dan lain-lain

Untuk membatu mengatasi permasalahan di atas, maka sangat diperlukan sistem informasi kepegawaian, dimana
akan membantu khususnya dept SDM dalam memanag SDM yang ada.

II. Tujuan
Tujuan pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian antara lain:
1. Membangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang terintegrasi antar unit kerja dalam lingkungan
Lembaga terkait dan juga untuk keperluan manajemen yang sedang berada diluar kantor via Internet / Online,
yang mana nantinya hal ini akan menjadi salah satu solusi untuk membantu kelancaran administrasi dan
manajemen kepegawaian.
2. Mengarsipkan data pegawai dan riwayat kepegawaian dengan lebih rapi dan terstruktur.

Page 4 of 20
3. Menyajikan berbagai informasi mengenai data pegawai yang valid, terstruktur, akurat dan aktual.
4. Pencarian informasi data seseorang pegawai akan mudah dan cepat
5. Membantu mengontrol kedisiplinan pegawai.
6. Pembuatan laporan yang bersifat rutin dan berkala akan cepat dan mudah dikerjakan
7. Mengetahui data pegawai yang akan pensiun di masa datang dengan valid dan akurat secara cepat
8. Merencanakan penerimaan pegawai baru.
9. Membuat landasan bagi pengembangan sistem informasi selanjutnya di level analisa dan strategis.

III. Ruang Lingkup

Gambaran umum system informasi kepegawaian divisualisasikan dalam gambar di atas. Dimana output utama dalam
system ini adalah data pegawai, yang selanjutnya diproses menghasilkan suatu outputan berupa laporan/ rekap.
Proses-proses yang tercakup dalam system informasi kepegawaian yang akan dirancang adalah sebagai berikut ini:

Page 5 of 20
A. Data Kepegawaian
Data kepegawaian disini meliputi :
1. Biodata pegawai, keluarga (istri, anak, orang tua, mertua, saudara), alamat, no kontak, foto, ciri-ciri.
2. Riwayat pengembangan diri : riwayat pendidikan, pengalaman kerja,organisasi, kemampuan bahasa,
sertifikasi, tugas kelembagaan.
3. Riwayat jabatan struktural, riwayat mutasi kerja
4. Riwayat penghargaan dan sanksi
5. Penugasan Pelatihan
a. Data Kebutuhan pelatihan diinput setiap unit
b. Usulan, Rekomendasi dan Ceklist data pendukung
c. Cetak Surat Tugas pelatihan
d. Laporan rekapitulasi pegawai yang ikut pelatihan
6. Manajemen Studi Lanjut
a. Usulan, Rekomendasi, Ceklist,
b. Cetak Surat Tugas Studi Lanjut
c. Rekap pegawai yang akan dan sedang studi lanjut
7. Manajemen Ikatan Dinas
a. Monitoring Masa Ikatan Dinas
b. Cetak Ucapan Selamat atas kelulusan
c. Rekap pegawai yang menjalani ikatan dinas

Page 6 of 20
Page 7 of 20
B. Penerimaan Pegawai baru
Masuk keluarnya seorang pegawai dalam sebuah perusahaan adalah hal yang umum,. Agar data pegawai
baru, baik yang berstatus magang atau dalam tahap kontrak kerja terekap dengan baik maka dalam
diperlukan modul penerimaan pegawai baru. Modul ini meliputi :
1. Permintaan pegawai baru
2. Rekrutmen pegawai baru
3. Proses seleksi pegawai baru
4. Penerimaan pegawai baru
5. Pengangkatan pegawai

Page 8 of 20
C. Presensi Kepegawaian
Untuk memantau kedisiplina pegawai, dikembangkanlah modul presensi pegawai. Dimana data hasil rekap
presensi ini dapat digunakan dalam meberikan penghargaan ataupun sanksi kepada pegawai. Modul ini
meliputi :
1. Penarikan data presensi dari fingerprint
2. Pengolahan data presensi fingerprint
3. Rekap presensi pegawai

Page 9 of 20
D. Manajemen Cuti
Manajemen cuti meliputi :
1. Usulan / Permohonan Cuti
2. Persetujuan Permohonan Cuti
3. Cetak SK dan Surat pemberitahuan

Page 10 of 20
E. Penilaian Kinerja (KPI/ GPI)
Penilaian kinerja terdiri atas:
1. Input rumusan KPI/ item penilain kinerja
2. Input data penunjang KPI
3. Perhitungan KPI Pegawai
4. Report KPI pegawai

Page 11 of 20
F. Kenaikan jabatan dan gaji berkala
Modul kenaikan jabatan dan kenaikan gaji ini memiliki langkah-langkah yang serupa, antara lain:
1. Otomatisasi pengajuan kenaikan jabatan / gaji
2. Validasi atasan
3. Cetak SK kenaikan gaji/ pangkat kolektif.

G. Perhitungan gaji
Perhitungan gaji merupakan modul besar dalam Sistem Informasi Personalia, topic yang menjadi ruang
lingkup dalam penggajian antara lain:
1. Perhitungan gaji pokok

Page 12 of 20
2. Perhitungan tunjangan-tunjangan
3. Perhitungan potongan gaji
4. Perhitungan lembur
5. Perhitungan komponen gaji yang lain
6. Perhitungan pajak pph21

7. Slip gaji

Page 13 of 20
H. Reporting
Bentuk reporting yang kami support :
1. Cetak dan download laporan dalam format: html, excel, word, pdf.
2. Fasilitas cetak laporan dalam berbagai jenis printer.
3. Filter dinamis data laporan yang akan di cetak.

4. Sorting laporan secara ascending maupun descending sesuai dengan field yang dikehendaki.
5. Laporan dalam bentuk grafik : grafik batang, grafik lingkaran (pie diagram), spider chart, dll
6. Send email laporan.

Page 14 of 20
IV. Spesifikasi Teknis

Perangkat lunak dikembangkan berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP 5.2/5.3 atau
yang terbaru.

Menggunakan Teknologi CSS untuk layout, Jquery dan AJAX untuk client-side validation

Dapat mencetak dalam format pre-printed form dengan dot-matrix printer

Aplikasi dikembangkan dengan metode iterative cycle development

Aplikasi dapat diinstalasi di OS Windows & Linux

Penanganan Tingkat keamanan web terhadap Cross Scripting XSS, SQL Injection. Penggunaan firewall & IP
restriction dan enkripsi MD5 + SSL untuk login form.

Database Load Balancing & Multi Master Replication (PgCluster) untuk menangani akses bersamaan hanya jika
diperlukan.

Mekanisme Log Audit Trail untuk mencatat (User, IP Address / Host, dan Jenis Aktivitas yang dilakukan)

Automatic Backup & Vacuum to external storage

Manajemen Hak Akses user sesuai dengan tugas & fungsinya dan memungkinkan satu user memiliki beberapa
role

Developer Documentation (Function, Revision, ToDo, variable description)

Page 15 of 20
V. Metodologi

Metodologi yang kami usulkan untuk pelaksanaan aplikasi DSS adalah metode waterfall / classic approach dengan
pertimbangan sbb :
1. Berdasarkan pengalaman kami selama mengembangkan SIM di berbagai instansi, kendala utama dalam
pengembangan sistem adalah pada fase implementasi khususnya pada aspek ketersediaan data valid
dan sosialisasi /pendampingan di lapangan, sehingga penggunaan metode iterative diharapkan dapat
memproses feedback dari hasil ujicoba untuk perbaikan dan penyesuaian dengan cepat.

Dan langkah-langkah yang akan kami terapkan dalam proses pengembangan adalah sebagai berikut:

Analisa Kebutuhan
Berdasarkan pada modul-modul yang akan dikembangkan dalam aplikasi, maka beberapa hal yang perlu
disiapkan dan diidentifikasi lebih lanjut yang antara lain:
1. Identifikasi end-user/aktor beserta tugas & fungsinya.
2. Pengumpulan data-data formulir, format laporan dan informasi lain
3. Analisis bisnis proses sebelumnya yang telah dimiliki
4. Reverse engineering database existing
5. Interview & brainstorming dengan masing-masing end-user.

Perancangan Sistem
Melakukan desain sistem termasuk rencana customisasi sistem yang akan dilakukan. Modul yang perlu
ditambahkan, disesuaikan atau dikurangi dijabarkan secara detail dalam suatu desain. Strategi migrasi data
termasuk dalam rancangan. Mapping dari sistem lama ke sistem baru didefinisikan secara detail. Sejumlah
transformasi mungkin harus dilakukan untuk memenuhi database constraint di sistem baru. Untuk itu
perancangan transformasi masuk dalam fase ini.

Rancangan harus disepakati dulu sebelum adanya pembuatan perangkat lunak, agar resiko keterlambatan
proyek dapat ditekan.
1. Desain Database terintegrasi (ER)
2. Desain Alur Sistem (Flowchart / DFD)
3. Desain User Interface (Web Forms)
4. Rencana Migrasi & Konversi Data
5. Rencana Implementasi & Pendampingan (Pilot Project Fakultas/Jurusan untuk Ujicoba)

Page 16 of 20

Pembuatan & Customisasi Perangkat Lunak
Perangkat lunak dibuat atau disesuaikan dengan prototipe yang telah dihasilkan pada fase perancangan sistem.
User acceptance test (UAT) yang merupakan akhir dari fase ini menjamin adanya fungsi-fungsi yang dibutuhkan
user bisa beroperasi secara baik dan benar.

Implementasi
Pekerjaan implementasi meliputi instalasi perangkat lunak, ujicoba migrasi, training, dan ujicoba sistem
(production test). Setelah production test sudah terpenuhi, dilakukan data clean-up dan migrasi sekali lagi untuk
“go live”.
Tujuan dari pekerjaan implementasi ini adalah agar:
- Sistem dapat berjalan sesuai dengan rencana.
- Sistem ini dapat dioperasikan secara penuh oleh user yang ada.

Kegiatan implementasi mencakup beberapa aktivitas seperti :

- Migrasi & Konversi Data Master
- Pelatihan & Training Operator
- Pelatihan & Training Developer
- Sosialisasi (Presentasi)
- Pendampingan terhadap ujicoba pilot project.
- Ujicoba Run dengan menggunakan data sintesis untuk mengetahui aspek performance, realibility
dan security.

Evaluasi & Validasi

Fase ini merupakan tahapan terakhir sebelum cut-off dari sistem lama (jika ada) ke sistem baru.
Aktivitas yang dilakukan antara lain :
- Review & Evaluasi terhadap hasil implementasi / ujicoba yang telah dilakukan
- Melakukan penyesuaian / adjustment yang diperlukan dengan mempertimbangkan desain awal
yang telah dibuat agar dapat mengatasi problem di operasional

Deliverable
Beberapa hasil pekerjaan yang akan diserahkan adalah:

Tahap I : Periode 30 (tiga puluh) hari setelah SPMK dikeluarkan :

o 5 (lima) copy Laporan Awal (User Requirement) (hardcopy dan softcopy)

Tahap II : Periode 60 (enam puluh) hari setelah SPMK dikeluarkan :

o 5 (lima) Laporan Progress Pengembangan

Page 17 of 20
 Tahap III : Periode 100 (seratus) hari setelah SPMK dikeluarkan :
o 5(lima) Perangkat lunak aplikasi dalam bentuk executable file & source code
o 10(sepuluh) copy Buku panduan pengoperasian sistem (User Guide) per kategori user

Tahap IV : Periode 120 (seratus dua puluh) hari sejak SPMK dikeluarkan :
o 5 (lima) copy Laporan Akhir & Evaluasi Sistem

Maintenance
Pemeliharaan sistem agar dapat berjalan sesuai fungsinya selama 12 bulan terhitung sejak implementasi proyek
selesai dilakukan.

VI. Hasil Pekerjaan

Hasil pekerjaan yang akan diserahkan ke pihak client adalah :

1. 5 (lima) copy Laporan Kebutuhan Sistem (Detailed User Requirement)
2. 5 (lima) copy Laporan Desain Sistem (ERD, UseCase, dan Flowchart)
3. 5 (lima) copy Perangkat Lunak beserta Full Source Code
4. 10 (sepuluh) copy Buku Paduan Pengoperasian Sistem per masing-masing Modul yang ada
5. 5 (lima) copy Laporan Hasil Implementasi & Evaluasi Sistem

Page 18 of 20
VII. Jadwal Pengembangan Aplikasi

Penerapan aplikasi yang direncanakan harus selesai dalam waktu paling lama 4 bulan dan disusul maintenance
selama 12 bulan berikutnya. Berikut ini rincian jadwal pelaksanaan proyek:

Jadwal Pelaksanaan Proyek

Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
No. Kegiatan

1 Analisa Kebutuhan (User Req)

2 Desain & Customisasi Sistem

3 Pembuatan Modul User Interface

4 Penyerahan Laporan Awal

5 Pembuatan Modul Database

6 Develop aplikasi

6 Pembuatan Modul Reporting

7 Instalasi & Setup Sistem

8 Pelatihan Personel & Programmer

9 Migrasi Data

10 Test & Final Run

11 Dokumentasi

12 Penyerahan Laporan Akhir

Keterangan :
Periode implementasi diasumsikan sesuai kebutuhan di suatu instansi.

Page 19 of 20
VIII. Penutup

Demikian proposal ini kami sampaikan, semoga menjadi bahan pertimbangan dan kajian selanjutnya
oleh managemen KEMENTRIAN HUKUM DAN HAM Kanwil Jatim. Kami berharap dapat diberikan
kesempatan untuk mempresentasikan Sevima lebih dekat lagi dan mendemokan SIM HRM yang kami
miliki. Kami paham bahwa setiap instansi / perusahaan adalah unik oleh sebab itu kami ada dan selalu
siap membantu untuk mencari solusi yang paling pas sesuai karakteristik masing-masing instansi dan
kami akan melakukan pendampingan secara intensif untuk menjamin kesuksesan implementasi system
di KEMENHUMHAM

Hormat Kami

Titis Nur widiastuti

Marketing
Email : titis@sevima.com
HP : 08563300047

Page 20 of 20