RAFAEL EDUARDO CUELLO DAZA C.

C: 1140848547

UNIDAD 2: TALLER PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORIA

EMPRESA: EL CERREJON
La minería del carbón en el Cerrejón, es una operación integrada de minería,
transporte férreo y embarque de carbón en La Guajira, departamento ubicado en el
extremo noreste de Colombia. Abarca una mina a tajo abierto de carbón térmico
que produce más de 32 millones de toneladas al año, con un ferrocarril de 150 km
de largo, cuenta con 562 vagones cada uno de 90-110 toneladas cada uno, que la
comunica a un puerto marítimo de cargue directo capaz de recibir buques de hasta
180.000 toneladas de capacidad, entre otros.
El primer embarque de carbón de la mina del Cerrejón, se realizó en diciembre de
1984, a través de Puerto Zúñiga, ubicado contiguo al aeropuerto Simón Bolívar de
la ciudad de Santa Marta, en un muelle, propiedad de la compañía Prodeco S. A.
(Productos de Colombia S. A.), compañía de capital colombiano en ese entonces.
El mineral fue llevado hasta Puerto Zúñiga en camiones de unas 35 toneladas de
capacidad. Fue el ingreso de Colombia al grupo de países exportadores de carbón.

a. Objetivos y alcance de la auditoría.

Objetivos
 Evaluar el sistema de gestión de calidad de la Compañía El Cerrejón
conforme a los criterios de auditoria.

 Cumplir con requisitos externos, esto es cumplimiento de los requisitos para la

certificación ISO 9001.

 Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la

asistencia técnica necesaria para que éstos cumplan eficientemente con sus
obligaciones.

 Comprender la importancia del proceso de la actividad de Auditoria Interna y

como a partir de este entendimiento genera valor el equipo de control interno y/o
auditoria.

 Entender las principales etapas del Proceso Auditor con el fin de enfocar la
Auditoria a los Objetivos de la entidad y la administración de riesgos.

 Aplicar en la práctica una metodología de auditoria basada en riesgos que apoye

el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

 Verificar conformidad con requisitos contractuales.

  Evaluar la compatibilidad y alineación de los objetivos del sistema de gestión con
la Política del sistema de gestión en la Compañía El Cerrejón y los objetivos
generales de la organización.

 Determinar la efectividad del sistema de gestión.

Alcance
Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así
como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las
auditorías internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la calidad
en la Compañía El Cerrejón y sus políticas de calidad vigentes.

b. Cronograma de Actividades de Auditoria

Mes: Marzo 2018

Actividades
1 2 3 4 5 8 9 10 11 12 16 17 18 19 22 23 24 25 26 30 31
Construir el programa de
auditoria.
Actividades preliminares de
La Auditoria.
Reunión Inicial.
Recolección de Información.
Preparar Conclusiones de la
Auditoria.
Ejecutar reunión de Cierre.
Informe de Auditoria.
Distribuir el Informe y
Socialización.

c. Criterios de auditoría

 El examen de documentación, la observación de las actividades de producción

e instalaciones de las áreas a auditar.
 Procedimientos internos y demás documentos establecidos en el Sistema de
Gestión de Calidad.
 Normatividad vigente aplicable a la Entidad y a cada uno de los procesos.
 Examinar y evaluar el producto final productos terminados, el cumplimiento de
las especificaciones del cliente.
 Requisitos de los usuarios, del producto y del servicio.
d. Auditores seleccionados por procesos.

Para la asignación del equipo Auditor es imperativo que sea un equipo idóneo
capacitado y con experiencia en los procesos a auditar.

Líder Auditor: Persona calificada para manejar y realizar auditorías de calidad,

establece responsabilidades de auditoría, Identifica y evalúa los riesgos del
programa de auditoría, establece procedimientos para programas de auditoría,
determina los recursos necesarios, asegura la implementación del programa de
auditoría, incluyendo el establecimiento de objetivos, alcance y criterios de auditoría
de las auditorías individuales.

Asesor o experto técnico: Persona que provee el conocimiento y la experiencia

especifica al equipo auditor, pero que no participa como un auditor.

Observador: Persona que acompaña al equipo auditor, pero no audita, no

influencia o interfiere con la realización de la auditoría.

Detalle Nombre Cargo

Líder Auditor Rafael Cuello Daza Ingeniero Experto en Gestión
Experto técnico Eduardo Manjarrez Ingeniero Experto en
Producción
Observadora: María López Auditor institucional

e. Recursos necesarios.

 Humanos: Equipo de trabajo de la Oficina de Control interno, Coordinadora de

Calidad, Grupo de auditores de la Entidad.

 Financieros: Presupuesto asignado para las actividades asignadas.

 Tecnológicos: Equipos de cómputo, sistemas de información, sistemas de

redes y correo electrónico de la empresa.

 Infraestructura: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo

de los auditores en la oficina de control interno.
 f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.
Descripción del Nombre del
Consecuencias Impacto Probabilidad
Riesgo Riesgo
Que el Plan de
Deficiencia en el
Auditoria no se
seguimiento a la Alto Alta Incumplimiento
cumpla a
gestión de calidad
cabalidad
Decisiones
equivocadas
Informes No
basadas en
basados en las Medio Media Inexactitud
informes no
evidencias reales
ajustados a la
realidad
Retrasos en el inicio
de las actividades
Dificultad para la de la Auditoria y
Selección y/o posibles
contratación de deficiencias en los Alto Baja Control
auditores o ente procesos de
auditor auditoria en caso de
contratar personal
no calificado
Falta de
profesionales en la Decisiones erradas
Oficina de Control basadas en
Interno para información no Alto Media Detección
ejecutar éste ajustadas a las
programa de condiciones reales
auditorias

Para minimizar estos riegos se recomienda capacitar debidamente a el equipo

auditor, en caso de contar con capacitaciones y certificados verificar la veracidad de
estos.

2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener
lo siguiente:

a. Objetivos:
Ejercer el control de gestión sobre la información de procesos y de calidad del producto
final del departamento de producción del Cerrejón.
Alcance:
Realizar seguimientos, elaboración de informes internos y externos, participación
comités institucionales, realización de Comités de Coordinación de Control Interno
en el departamento de producción del Cerrejón.

b. Procesos a ser auditados:

Procesos Producción:
 Planeación estratégica.
 Desarrollo del Plan Estratégico.
 Observación del diseño de la planta y el flujo de producción.
 Observación e inspección de los equipos y materiales al interior del área de
proceso.

Estudio de los procesos productivos

 Observación de las actividades de producción;
 Observación del manejo de los recursos disponibles;

Revisión de la planificación de la producción.

 Confirmación de la existencia de programas de producción.

 Confirmación de la idoneidad de los programas de producción.
 Confirmación de la planificación adecuada de recursos humanos y
logísticos.
 Confirmación de coordinación con otros departamentos (mantenimiento,
calidad, etc.).

Verificación de la logística aplicada al proceso productivo

 Verificación de la existencia de controles aplicados a la logística del

proceso productivo.
 Confirmación del manejo óptimo de la logística del proceso productivo.
 Confirmación de la dotación adecuada de personal para cada etapa del
proceso.

Revisión del flujo de proceso

 Control de los tiempos aplicados vs flujo de producto que ingresa

 Verificación de los controles de eficiencia en el proceso productivo.
  Comprobación de la efectividad del diseño de la producción.
 Verificación del control de tiempo de proceso

Análisis Personal operativo

 Evaluación de la capacidad del personal operativo para ejecución de

actividades encomendadas.
 Confirmación de los programas de entrenamiento para el personal
operacional.
 Comprobación de la capacidad del personal operativo, para detectar
desviaciones de calidad durante el proceso.

Verificación del control de rendimientos

 Análisis del producto ingresado vs los rendimientos de producto terminado.

 Análisis del rendimiento por hora y por turno.
 Análisis de rendimientos por tipo de producto procesado.

c. Criterios de auditoría y documentación de referencia:

 Elaborar plan de auditoria.
 Determinación del tipo de auditoría.
 Determinación de equipos electrónicos almacenamiento a utilizar.
 Precisar los detalles de la auditoria.
 Manuales de HACCP y BPM.
 Manuales internos de calidad.
 Norma ISO 9000:2015.

d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de

auditoría.

El Cronograma define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la

auditoria. Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices
para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas
prácticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente:

 Preparación del Plan de Auditoría.

 Asignación de las tareas al equipo auditor.
 Preparación de los documentos de trabajo.
 Realización de la reunión de apertura.
 Fecha prevista para su celebración.
 Recopilación y verificación de la información.
 Generación de hallazgos de la auditoria.
 Preparación de las conclusiones de la auditoría.
 Realización de la reunión de cierre.
 Fecha prevista para su celebración.
 Preparación del informe de auditoría.
 Aprobación y distribución del informe de auditoría.

e. Métodos de auditoría a utilizar.

En esta auditoria se realizará una auditoria de producto la cual tiene como fin
comprobar que los productos están en conformidad con la documentación
técnica (planos, especificaciones, normas, disposiciones legales, etc.), ya que
verifican que un producto físico cumple con las especificaciones de diseño y otras
mediciones de calidad y si estas están en concordancia con el grado de conformidad
con las especificaciones.

Documentos de apoyo para esta auditoría:

 Plan de calidad.
 Especificaciones técnicas y normas.
 Procedimientos específicos para pruebas.
 Registros de calidad que hayan sido emitidos.
 Registro sobre certificación de equipos de medición.
 Certificación de personal, cuando sea aplicable.

f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

 Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado,

en coordinación con las unidades administrativas correspondientes.

 Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados,

tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones
técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.

 Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como
el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores
por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.

 Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de

lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica.

 Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la

asistencia técnica necesaria para que éstos cumplan eficientemente con sus
obligaciones.
3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

 Una auditoria de producto se plantea la coherencia de la oferta de una empresa

con referencia a su estrategia y a los consumidores a los que se dirige. En cierta
medida, supone una reflexión sobre la situación en la que se encuentra la propia
empresa en cuanto a su producto. Esta práctica es aconsejable para aquellas
empresas con una amplia oferta, con una renovación de producto bastante
rápida o de temporada y/o que se encuentren en una fase de reorganización de
objetivos y estrategia o deseen iniciar una nueva gama de productos.

 Básicamente responde a la pregunta: ¿Es mi cartera de productos adecuada a

la estrategia y objetivos de mi empresa? Y debe proponer soluciones para
conseguirlo, ya que el objetivo de la auditoria de producto es la generación de
las acciones necesarias para la racionalización, reestructuración y actualización
de la gama de productos de la empresa de un modo acorde con la estrategia de
la misma.

 Es posible realizar esta auditoría de modo interno, aunque una visión externa de
la gama de producto probablemente sea más enriquecedora. De todos modos,
hemos de ver esta reflexión desde diversos puntos de vista, el externo es
importante, pero a nivel interno es indispensable la colaboración de varios
departamentos implicados con la estrategia de la empresa y con el producto y
su comercialización. Cabe también la posibilidad de incorporar al consumidor
final en el análisis de la gama.

 Es aconsejable que en la auditoria también se incorporen, aparte de las

implicaciones en cuanto al diseño y desarrollo de nuevos productos, las bases
para mejorar el posicionamiento de los productos existentes en cartera
potenciando las herramientas de comunicación de la empresa y su oferta, y la
imagen de marca.

 Este tipo de auditorías son realizadas principalmente con el objetivo de estimar

el nivel de calidad que se entrega a los clientes, evaluar la efectividad de la
decisión de inspección para determinar la conformidad con las especificaciones,
proporcionar el nivel de calidad del producto que sale y mejorar la efectividad
inspección y por ultimo proporcionar el aseguramiento adicional más allá de las
actividades de inspección-