TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a
la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de
otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o
actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los
asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

POLICIA NACIONAL-DEPARTAMENTO DE POLICIA CASANARE

Comandante de Departamento Policía Casanare: Coronel RAUL PARDO CASAS
DIRECCION: Diagonal 15 Nro. 13B-05
TELEFONO: 6344700 Extensión 328159
CORREO ELECTRONICO: decas.oac@policia.gov.co

DE: Equipo auditor Oficina de Control interno, Dirección General de la Policía

Control.interno@policia.gov.co

PARA: Intendente ANDRES PADILLA MORALES

Jefe Oficina de planeación, Departamento de Policía Casanare
Fecha: Marzo 19 del 2018

OBJETIVO:

Verificar mediante auditoria interna el cumplimiento de la política de calidad de la

Policía Nacional a través de la aplicación del Sistema de Gestión Integral en la
oficina de planeación del Departamento de Policía Casanare.
ALCANCE:
Verificar el Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional en el Departamento
de Policía Casanare.
CRITERIOS DE AUDITORIA:
 Manual del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional
 Manual de calidad de la Policía nacional
 Guía de gestión documental de la Policía Nacional
 normas ISO9001, NTCGP1000, ISO14001 y OHSAS18001 en el Sistema
Integrado de Gestión
 Sistema de Gestión Ambiental SGA
 Sistema de Gestión de Calidad SGC
 Sistema general de Seguridad de la Información SGSI
REUNION DE APERTURA: Viernes 23 de marzo del 2018
HORA: 08:00 horas
REUNION DE CIERRE: Viernes, 23 de marzo del 2018
HORA: 11:30 horas
Cordial saludo. De manera atenta y respetuosa me dirijo a mi Coronel para informar
que la oficina de control interno de la dirección General realizara Auditoría interna
al cumplimiento de la política de calidad de la Policía Nacional a través de la
aplicación del Sistema de Gestión Integral en la oficina de planeación del
Departamento de Policía Casanare. La visita será realizada por un equipo de tres
auditores y deben ser atendidos inicialmente por el Jefe de la Oficina de Planeación,
subjefe del grupo Gestión Institucional y subjefe del grupo de Direccionamiento
Estratégico; el día 23 de marzo del 2017 con una duración de 03 horas en la oficina
de planeación del Departamento. Adjunto lista de chequeo y procedimiento
establecido en el Manual de control interno de la Policía Nacional, Resolución Nro.
03296.
En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación por
favor reportarla al Líder del grupo auditor antes del 22 de marzo del 2018. Misma
manera para la Reunión de apertura deberá estar el señor Comandante,
Subcomandante del Departamento de Policía Casanare al igual que el Jefe oficina
de planeación y los subjefes de los diferentes procesos de mencionada oficina.
La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada
confidencialmente por el grupo auditor.
Sin otro particular, Oficina de Control Interno, Dirección General Policía
Nacional de Colombia.
INICADORES:
Cumplimiento de la Política de calidad

RESPONSABLE DE LA AUDITORIA:
Intendente RAUL ALBEIRO PARRA ARICAPA

RESPONSABLE DEL AREA:

Intendente ANDRES PADILLA MORALES, Jefe oficina de planeación

ASISTENTES:
 Comandante Departamento de Policía Casanare
 Subcomandante Departamento Policía Casanare
 Jefe oficina de planeación
 Subjefe Grupo Gestión institucional (oficina de planeación)
 Subjefe Grupo Direccionamiento estratégico (Oficina de planeación)
 Equipo Auditor en Gerencia de Calidad

ASISTENTES:

Grado, Nombres y Cargo FIRMA

Apellidos
IT. Raúl Parra Aricapa Líder Grupo auditor
SI. Fernando Orozco Grupo Auditor
SI. Carlos Pérez Grupo Auditor

AUDITADOS:

Grado, Nombres y Cargo FIRMA

Apellidos
IT. Andrés Padilla M Jefe oficina planeación
IT. Ernesto Villada Subjefe gestión institucional
Si. Andrés Carmona Subjefe Direccionamiento estratégico
 PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR

FECHA 23 MARZO 2018

PROCESO Y/O AUDITOR CARGO HORA

ACTIVIDAD
Subjefe oficina
Reunión de apertura IT. Raúl Parra control interno, 08:00-08:30
Dirección
General
Enfoque al cliente SI. Fernando Auditor interno de 08:30-09:30
Orozco calidad
Revisión Política de SI. Carlos Auditor interno de 09:30-10:30
calidad Pérez calidad
Subjefe oficina
Revisión de la IT. Raúl parra control interno, 10:30-11:30
planificación Dirección
General
Reunión de cierre Subjefe oficina
IT. Raúl parra control interno, 11:30-12:30
Dirección
General
ALMUERZO

OBSERVACIONES:
Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoría al correo electrónico
raul.parra@coreo.policia.gov.co y Control.interno@policia.gov.co; misma manera
cualquier duda comunicarse al nro. Telefónico 3112478543. Durante la auditoria se
cerraran las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas
en la auditoria anterior y que están pendientes.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento

revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
01 Política de calidad Última actualización 30 junio 2015
02 Política del servicio de Policía II Ultima actualización septiembre 2008
Resolución metas e indicadores Plan estratégico institucional, ultima
03 de gestión modificaciones 02 marzo del 2016
04 Guía de gestión documental Resolución No. 02764 del 26 de junio de
2008, y ultima actualización misma fecha
05 Manual de planeación Resolución 01015 del 19 marzo 2008
y ultima actualización misma fecha
c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de
comunicación que usará durante la auditoría.
La escucha activa

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
 Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental,
físicas y escritas
LISTA DE VERIFICACION CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
Manual de calidad si Copias controladas del manual de calidad
Idoneidad del personal Copia del portal de servicios internos PSI
responsables de los procesos en Si de cada funcionario- hoja de vida-perfil
oficina de planeación académico
Plan de compras e inversión Si Copia documento estudio de viabilidad y
capacidad
Distribución del presupuesto de Si Documento plan de necesidades
la unidad
Gestión institucional para
aprobación de la jefatura de la Si Copias de informes y reportes
oficina de planeación acorde a lo
dispuesto por función pública o
gobierno nacional
Análisis y conceptos de
rediseños organizacional para Copia de documentos : solicitudes a la
articular la estructura orgánica Si Dirección de talento humano de la Policía
con la planta de personal, Nacional
manual de funciones, cargos y
competencias
Actividades de difusión,
aplicación y evaluación de la Si Copia registro de actividades
doctrina policial
Copia de documentos donde se evidencia
Administración y gestión de los Si los planes y acciones para mitigar las
riesgos consecuencias que pueda tener n
gestionarse el riesgo adecuadamente
No hay claridad en la actividad c.
Gestión documental No Distribución de documentos, en el
proceso “Programa de gestión
documental”
Estrategia y gestión estratégica Si Copia documento de lineamientos
de la Policía Nacional metodológicos
Asesoría a unidades policiales No se evidencian actas de instrucción al
sobre estrategia y gestión No personal
estratégica
e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: 23 marzo 2018 Auditor (es): Intendente RAUL PARRA

Proceso Auditado: PLANEACION Auditado (s): Intendente ANDRES PADILLA, Jefe
ESTRATEGICA Oficina de planeación, Dpto. policía Casanare
Evidencias Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
de Auditoría Auditoría Auditoría
1 actividad c. Programa de Se encuentran
Distribución de gestión documentos sin
documentos, documental destino alguno
en el proceso para la policía haciendo ingresado
x
“Programa de nacional con varias semanas de
gestión anterioridad
documental”
2 Asesoría a Resolución
unidades 01042 No se evidencia actas
policiales estructura de instrucción al
sobre orgánica personal
x
estrategia y interna de la
gestión oficina de
estratégica planeación
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

 Realizar actualización sobre Gestión Documental al personal asignado a los

diferentes procesos en la oficina de planeación del Departamento de Policía
Casanare

 Implementar a corto plazo el desplazamiento a las diferentes unidades del

departamento de Policía Casanare para socializar con el personal la
estrategia y gestión estratégica de la Policía Nacional. Esto reforzado a
través de los correos electrónicos de cada funcionario a donde se envía la
información con antelación.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
 Inicialmente fue algo totalmente desconocido para mí, lo que me llevó a no
solo leer lo anexo a esta unidad, sino que también a investigar normatividad
al respecto y de mi institución mucho marco legal.

 Cada vez se refleja la importancia de las auditorias para el mejoramiento de

lo privado y púbico; en este caso para mi institución la Policía Nacional de
Colombia