ID Analisis Sistem Informasi Manajemen Pers

ANALISIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PERSEDIAAN OBAT
(Studi Kasus Pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah
Ibnu Sina Gresik)
Innes Larasati
Heru Susilo
Riyadi
Fakultas Ilmu Administrasi
Universitas Brawijaya
Malang
ABSTRAK
Fungsi utama rumah sakit adalah sebagai penyedia pelayanan kesehatan.

Sistem pengelolaan persediaan obat dalam suatu instalasi farmasi merupakan hal
krusial yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan. RSUD Ibnu Sina
Gresik telah menerapkan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan
instalasi farmasinya secara efektif dan efisien. Tujuan penelitian ini adalah
mengetahui gambaran yang jelas mengenai sistem informasi manajemen
persediaan obat yang telah diterapkan oleh Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina
Gresik. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif.
Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai
variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih tanpa membuat perbandingan,
atau menghubungkan variabel satu dengan lainnya. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa dengan adanya sistem informasi menjadikan kinerja
Instalasi Farmasi menjadi lebih baik, efisien, dan efektif. Bagian pergudangan
farmasi sudah menerapkan sistem komputerisasi dalam mengelola persediaan
obatnya dan dalam operasionalnya tetap menyertakan bukti-bukti fisik transaksi
sehingga mengoptimalkan tingkat keamanan transaksi. Meskipun demikian,
sistem informasi manajemen persedian barang pada instalasi farmasi RSUD Ibnu
Sina perlu peningkatan, yaitu terhadap sistem komputerisasinya dengan
mengaplikasikan teknologi mutakhir yang telah berkembang.
Kata kunci: Sistem Informasi Manajemen, Persediaan Obat, Instalasi

Farmasi
1. PENDAHULUAN
Rumah Sakit Umum Daerah sehingga prestasi dan kepuasan pelayanan
(RSUD) Ibnu Sina Gresik didirikan tercapai.
Pemerintah Daerah Kab. Gresik pada Suatu rumah sakit harus
tahun 1965. Banyak prestasi yang telah memberikan pelayanan yang optimal.
diraih RSUD Ibnu Sina Gresik. Prestasi Pelayanan kesehatan membutuhkan
itu diraih berkat manajemen yang baik di proses yang cepat karena berkaitan
semua tingkatan dan departemen dengan manusia sehingga semakin cepat
pelayanan maka akan lebih baik, begitu
Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 1 No. 2 April 2013| 57
administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
pula sebaliknya (De Vreis dan Huijsman, arus keluar masuk barang produksi atau
2011). Berdasarkan SK Menteri dagang. Bagi perusahaan-perusahaan
Kesehatan No. 1197/Menkes/SK/X/2004, modern, teknologi informasi tidak hanya
sistem persediaan obat, terutama obat- berfungsi sebagai sarana pendukung
obatan merupakan hal krusial karena untuk meningkatkan kinerja, tetapi juga
termasuk bagian tidak terpisahkan dari menjadi senjata utama dalam bersaing
sistem pelayanan kesehatan rumah sakit serta meminimalisasi resiko keamanan
yang berorientasi pada pelayanan pasien transaksi (Wang, et al. 2004). Sebuah
(patient oriented). organisasi pelayanan seperti instalasi
Pengelolaan obat dan alat farmasi juga melakukan pengolahan
kesehatan di RSUD Ibnu Sina Gresik informasi dengan komputer untuk
dilakukan oleh instalasi farmasi. Instalasi operasional organisasinya. Teknologi
farmasi memiliki kegiatan utama, yaitu komputer tersebut mendukung SIM
persediaan obat terutama obat-obatan dan persediaan obat dalam menyediakan
perbekalan kesehatan mulai dari informasi untuk kepentingan manajemen.
perencanaan, pengadaan, penyimpanan, Manajemen dalam pengambilan
penyiapan, peracikan, pelayanan suatu keputusan harus dilakukan dengan
langsung kepada penderita sampai tepat, akurat, dan cepat. Tindakan itu
dengan pengendalian semua perbekalan dapat berjalan salah satunya jika
kesehatan yang beredar dan digunakan didukung oleh SIM. Jadi, apabila instalasi
dalam rumah sakit (Siregar dan Amalia, farmasi menerapkan SIM persediaan obat
2004). Kegiatan tersebut akan berjalan sebagai decision support system maka
optimal jika didukung manajemen yang akan membantu kinerja manajemen
baik. RSUD Ibnu Sina Gresik telah rumah sakit dalam pengambilan
menerapkan sistem informasi (SI), keputusan secara taktis sehingga
dimana sistem tersebut dapat mendukung pelayanan kesehatan berjalan optimal.
kegiatan instalasi farmasinya secara Namun, SIM persediaan obat yang sudah
efektif dan efisien. diterapkan memerlukan evaluasi,
SI merupakan sistem di dalam perbaikan, dan peningkatan untuk
organisasi yang mempertemukan menyesuaikan dengan perkembangan
kebutuhan pengolahan transaksi harian jaman. Oleh karena itu, Penelitian ini
yang mendukung fungsi operasi bertujuan untuk mengetahui gambaran
organisasi yang bersifat manajerial yang jelas mengenai SIM persediaan obat
dengan kegiatan strategi untuk yang diterapkan pada Instalasi Farmasi
menyediakan data-data yang diperlukan RSUD Ibnu Sina Gresik dan mengetahui
(Sutabri, 2003). Organisasi dapat lebih kelebihan dan kelemahan dari SIM
mudah menganalisa apa yang dibutuhkan persediaan obat yang telah diterapkan
dan diharapkan untuk menentukan suatu oleh Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina
keputusan dengan SI. Diperlukan Gresik.
dukungan sistem informasi manajemen
(SIM) yang baik agar sistem manajemen 2. KAJIAN PUSTAKA
dapat dijalankan secara maksimal. Pengambilan keputusan merupakan
Meskipun SIM tidak harus hal yang penting dalam suatu organisasi.
menggunakan teknologi komputer, Organisasi memerlukan manajemen yang
namun kenyataannya tidak mungkin SIM baik untuk mendapatkan suatu keputusan
yang kompleks dapat berfungsi tanpa yang cepat dan tepat sehingga diperlukan
melibatkan elemen komputer. Manfaat komponen pendukung. Salah satu
teknologi komputer dalam dunia bisnis komponen yang dapat mendukung adalah
antara lain dalam hal transaksi-transaksi, sistem informasi.
pencatatan hasil keuangan, dan pendataan

SI merupakan komponen yang organisasi (Gordon, 2002). Sistem ini
dapat mengumpulkan atau mengambil, menggunakan hardware) dan software
memproses, menyimpan, dan komputer, prosedur pedoman, model
mendistribusikan informasi untuk manajemen dan keputusan, dan sebuah
mendukung pengambilan keputusan dan database. Sementara itu, menurut
kendali dalam organisasi. SI juga dapat Jogianto (2005), SIM merupakan suatu
membantu manajer dan pekerja dalam sistem yang melakukan fungsi-fungsi
menganalisa masalah, memvisualisasi, untuk menyediakan semua informasi
dan menciptakan produk baru selain yang mempengaruhi operasi organisasi.
mendukung pengambilan keputusan, SIM adalah kumpulan dari sistem-sistem
koordinasi, dan kontrol (Laudon dan informasi. SIM tergantung dari besar
Laudon, 2008). Menurut Sutabri (2003), kecilnya organisasi.
SI adalah suatu sistem pada organisasi Definisi persediaan (inventory)
yang mempertemukan kebutuhan adalah simpanan material yang berupa
pengolahan transaksi harian yang barang mentah, barang dalam proses, dan
mendukung fungsi operasi organisasi barang jadi (Sumayang, 2003). Handoko
yang bersifat manajerial dengan kegiatan (2000) mengemukaan bahwa persediaan
strategi dari suatu organisasi dan juga adalah suatu istilah umum yang
menyediakan laporan-laporan yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber
diperlukan oleh pihak luar. SI merupakan daya-sumber daya organisasi yang
suatu cara untuk menyediakan informasi disimpan dalam antisipasinya terhadap
yang dibutuhkan oleh organisasi untuk pemenuhan permintaan. Jadi, persediaan
beroperasi dengan cara yang teratur dan barang merupakan aset berbentuk barang
tertata untuk mencapai tujuan (Sabarguna yang dimiliki untuk dijual dalam operasi
dalam Jogianto, 2005). organisasi atau barang yang sedang dalam
Manajemen adalah proses atau proses pembuatan.
kegiatan yang terdiri atas perencanaan, Terdapat empat faktor penting
pengorganisasian, pelaksanaan dan yang perlu diperhatikan dalam
pengawasan yang dilakukan untuk pengadaan, yaitu mutu, jumlah, waktu
menentukan dan usaha mencapai sasaran- dan biaya (Tjandra, 2003). Sedangkan
sasaran dengan memanfaatkan empat aspek komponen pengangkutan
sumberdaya manusia dan sumberdaya adalah pengemasan, pengiriman, dan
lainnya (Terry dalam Sabardi, 2001). perencanaan pengiriman barang yang
Bateman dan Snell (2008) memberikan terencana baik dan dilaksanakan sesuai
pengertian lain atas manajemen, yaitu norma keselamatan, efisiensi, dan
proses bekerja dengan orang-orang dan menguntungkan. Secara umum, arus
sumber-sumber daya untuk mencapai barang di rumah sakit (termasuk barang-
tujuan-tujuan organisasi. Jadi, dapat barang farmasi) meliputi proses
ditarik suatu pengertian umum bahwa penerimaan, penyimpanan, penyaluran,
pengelolaan merupakan suatu proses dan pencatatan.
pengkoordinasian, pengintegrasian Instalasi farmasi merupakan bagian
kegiatan-kegiatan kerja agar diselesaikan dari proses penyelenggara pelayanan
secara efisien melalui kerjasama dengan medik, pelayanan penunjang medik,
orang lain untuk mencapai tujuan kegiatan penelitian, pengembangan,
tertentu. pendidikan, pelatihan, dan pemeliharaan
Definisi SIM adalah sebuah sistem sarana rumah sakit (Siregar dan Amalia,
manusia atau mesin yang terpadu untuk 2004). Namun, instalasi farmasi hanya
menyajikan informasi guna mendukung meliputi aspek kefarmasian. Jadi,
fungsi operasi, manajemen dan instalasi farmasi adalah suatu
pengambilan keputusan dalam sebuah bagian/unit/divisi atau fasilitas di rumah

sakit, tempat penyelenggaraan semua observasi terhadap suatu kejadian atau
pekerjaan kefarmasian. Pekerjaan kegiatan serta hasil pengujian. Data
kefarmasian adalah pembuatan, termasuk primer didapat melalui wawancara
pengendalian mutu sediaan farmasi, dengan bagian persediaan serta pihak-
pengamanan pengadaan, penyimpanan pihak yang terkait dengan permasalahan
dan distribusi obat, pengelolaan obat, yang diteliti. Data sekunder adalah data
pelayanan obat atas resep dokter, yang mendukung data primer yang
pelayanan informasi obat, serta bersumber dari literatur, dokumen-
pengembangan obat, bahan obat dan obat dokumen organisasi, arsip, dan dokumen
tradisional. lain yang berkaitan dengan tema
penelitian.
3. METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian 3.4 Lokasi Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan Penelitian dilakukan di Instalasi
adalah deskriptif karena penelitian ini Farmasi RSUD Ibnu Sina Gresik di Jl. Dr
terbatas pada usaha mengungkapkan Wahidin Sudiro Husodo No.243 B
suatu keadaan (peristiwa) sebagaimana Gresik. Alasan pemilihan lokasi
adanya atau hanya bersifat pengungkapan penelitian ini karena Instalasi Farmasi
fakta. Penelitian deskriptif adalah RSUD Ibnu Sina sudah menggunakan
penelitian yang dilakukan untuk sistem komputerisasi dalam pengelolaan
mengetahui nilai variabel mandiri, baik persediaan obat. Jadi, peneliti akan
satu variabel atau lebih (independent) menggambarkan pola pengelolaan
tanpa menghubungkan atau persediaan obat guna mencapai tujuan.
memperbandingkan variabel satu dengan
lainnya (Sugiyono, 2011). Penelitian ini 3.5 Teknik Pengumpulan Data
tidak menggunakan uji hipotesis, tetapi Teknik pengumpulan data yang
menggunakan data berbentuk kata atau digunakan adalah wawancara (interview),
gambar sehingga tidak menekankan pada pengamatan (observasi), dan
angka. dokumentasi. Interview adalah proses
memperoleh keterangan untuk tujuan
3.2 Fokus Penelitian penelitian dengan cara tanya jawab
Fokus penelitian adalah penentuan dimana antara pewawancara dengan
masalah yang akan dijadikan suatu obyek penjawab saling bertatap muka dengan
untuk peneliti dan pembatasan informasi menggunakan alat (interview guide).
yang tidak berkaitan dengan penelitian Pengamatan adalah pengumpulan data
agar penelitian ini lebih terarah. dengan melakukan pengamatan langsung
Penelitian ini berfokus pada di lokasi penelitian. Dokumentasi adalah
pendeskripsian kualitatif sistem informasi teknik pengumpulan data dengan
persediaan obat yang diaplikasikan di menggunakan dokumen atau buku
gudang instalasi farmasi dan operasional panduan, salinan arsip, catatan resmi
proses SIM persediaan obat. terkait dengan fokus penelitian.
3.3 Sumber Data 3.6 Instrumen Penelitian

Sumber data yang digunakan Instrument penelitian yang
adalah data primer dan data sekunder. digunakan dalam penelitian ini adalah
Data Primer adalah jenis data yang pedoman wawancara (interview guide),
diperoleh peneliti langsung dari sumber pedoman observasi, dan pedoman
asli berupa fakta atau opini subjek serta dokumentasi. Alat bantu yang digunakan
tindakan orang-orang yang dijadikan dalam pedoman wawancara adalah tape
sumber data dalam penelitian dan hasil recorder atau kertas sebagai dokumen

biasa (catatan penelitian). Wawancara di RSUD Ibnu Sina Kab. Gresik melalui
dilakukan di gudang farmasi dan di pengelolaan perbekalan farmasi dan floor
instalasi farmasi bagian penanggung stock.
jawab gudang farmasi dan kepala SIM persediaan obat di instalasi
instalasi farmasi. Alat bantu yang farmasi RSUD Ibnu Sina terdiri dari
digunakan dalam pedoman observasi fungsi perencanaan, pengorganisasian,
adalah pengoptimalan seluruh alat panca kepemimpinan, dan pengendalian.
indera dan alat tulis menulis untuk Perencanaan penyusunan daftar usulan
mencatat data temuan yang diperoleh di kebutuhan obat atau alkes oleh petugas
lapangan. Sementara itu, alat bantu yang farmasi dilakukan berdasarkan
digunakan dalam pedoman dokumentasi perencanaan yang dibuat dan kapasitas
adalah berupa buku catatan, CD gudang penyimpanan. Pengadaan obat
(Compact Disc), scanner, flashdisc, dilakukan sesuai dengan perencanaan
printer dan lain-lain. yang telah dibuat. Pengadaan obat dan
alkes dilakukan melalui distributor resmi
3.7 Analisis Data atau dengan cara kerjasama melalui
Analisis data yang digunakan rekanan untuk mendapatkan harga khusus
adalah analisis data deskriptif kualitatif, dan menjaga kontinuitas. Jika persediaan
analisa data non angka, dan hanya farmasi tertentu yang dipasarkan tidak
penjelasan dan penelitian terhadap tersedia tetapi keberadaannya sangat
permasalahan. Berdasarkan fakta-fakta diperlukan, maka instalasi
yang ada selanjutnya dianalisis dan memproduksinya sendiri dalam jumlah
dipaparkan untuk menjawab masalah kecil sesuai kebutuhan. Langkah
penelitian sehingga tercapai tujuan selanjutnya yaitu evaluasi atas supplier
penelitian. Analisa data dilakukan dengan sehingga hanya supplier yang memenuhi
mendeskripsikan proses SIM persediaan ketentuan yang terpilih menjadi pemasok
obat dengan mendeskripsikan proses SI perbekalan farmasi.
yang digunakan dalam pengelolaan Pengelompokan obat oleh petugas
persediaan obat. Selanjutnya hasil dari gudang instalasi farmasi disebut
langkah pertama dianalisis berdasarkan pengorganisasian, yaitu setiap petugas
data yang dikumpulkan dari hasil yang melakukan entri data selalu
observasi dan wawancara terhadap proses berdasarkan klasifikasi yang telah
SIM persediaan obat di Gudang Farmasi tersedia pada sistem informasi yang
di Instalasi Farmasi RSUD Ibnu Sina digunakan. Klasifikasi persediaan obat
Gresik. pada gudang instalasi farmasi RSUD Ibnu
Sina berupa:
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 1) Obat, menurut bentuknya dibedakan
Pelayanan farmasi merupakan menjadi tablet, kapsul, sirup, drop,
salah satu kegiatan penunjang medis dan injeksi, dan salep.
bagian tidak terpisahkan dari sistem 2) Alat-alat kesehatan.
pelayanan kesehatan yang utuh di RSUD Kepemimpinan adalah suatu sistem
Ibnu Sina Kab. Gresik. Instalasi farmasi yang dapat memberikan informasi jika
sebagai suatu unit di rumah sakit yang kehabisan obat, kadaluwarsa, dan lain-
menyelenggarakan pelayanan farmasi lain. Adanya sistem informasi
berorientasi kepada pelayanan pasien, menjadikan petugas tidak kesulitan dalam
penyediaan obat yang bermutu, termasuk mengetahui persediaan obat dengan
pelayanan farmasi klinik yang terjangkau mengurangi pengecekan langsung
bagi semua lapisan masyarakat. Farmasi sehingga dapat membuat setiap tugas
rumah sakit bertanggungjawab terhadap menjadi efisien dalam melakukan tugas-
semua perbekalan farmasi yang beredar tugasnya. Kegiatan pengendalian

pengelolaan dan perbekalan farmasi yang dimintakan persetujuan kepala sub bidang
beredar di rumah sakit terdiri dari : farmasi karena yang memiliki anggaran.
1. Stock opname dilakukan minimal Tahap terakhir adalah menyerahkan SP
dua kali dalam setahun, meliputi kepada salesman untuk dipesankan ke
pencatatan dan perhitungan distributor. Semua data dimasukkan
persediaan perbekalan farmasi, jenis komputer (Gambar 4.2 dan Gambar 4.3).
dan jumlah obat macet dan atau
menjelang kadaluarsa, jenis dan
jumlah obat rusak akibat kadaluarsa,
kerusakan kemasan, perubahan
bentuk dan warna.
2. Melaporkan hasil kegiatan stock
opname kepada direktur untuk
ditindaklanjuti.
3. Monitoring dan evaluasi obat
persediaan yang ada di poli dan di
ruang perawatan yang dilaksanakan Gambar 4.2 Tampilan Laporan
secara berkala. Stock Obat
Deskripsi manajemen sistem
informasi persediaan obat dapat dilihat
pada Gambar 1. Pada Gambar 1 terlihat
garis besar pencatatan yang ada dalam
instalasi farmasi RSUD Ibnu Sina yang
terangkum dalam SIM dengan
komputerisasi.
Gambar 4.3 Tampilan Pembelian

atau Pemesanan
4.2 Penerimaan Obat atau Alkes dari

Distributor
Gambar 4.1 Sistem Informasi Pada aktivitas penerimaan obat
Manajemen Persediaan Obat atau alkes, apabila pemesanan obat atau
alkes dilakukan pada pagi hari, umumnya
barang datang dari pabrik pada sore hari.
4.1 Pengadaan Obat atau Alkes Jika obat atau alkes dipesan siang hari,
Prosedur pengadaan obat atau alkes maka barang akan datang esok harinya.
dimulai dari penanggung jawab gudang Apabila obat atau alkes datang sore hari,
farmasi membuat daftar usulan barang diterima oleh petugas depo rawat
permintaan obat atau alkes berdasarkan inap terlebih dahulu karena sudah diluar
kebutuhan yang ada didasarkan pada pola jam kerja gudang farmasi. Barang akan
peresepan di tiap depo maupun kebutuhan diserahkan ke gudang farmasi pada esok
di tiap instalasi. Daftar usulan permintaan harinya (Gambar 4.4). Obat atau alkes
obat atau alkes disalin dalam bentuk diperiksa oleh petugas terlebih dahulu di
Surat Pesanan (SP) obat setelah mendapat depo farmasi.
persetujuan kepala instalasi farmasi lalu

nota retur dari distributor terbit,
menandatangani dan menstempel nota
retur, meminta copy dari nota retur untuk
arsip gudang farmasi, dan membendel
jadi satu nota retur dengan copy faktur
kemudian mengarsipkannya (Gambar
4.5).
Gambar 4.4 Tampilan Penerimaan

Barang
Setelah sampai gudang farmasi,

obat atau alkes diperiksa lagi oleh tim
pemeriksa di gudang farmasi. Setelah
barang datang, tim pemeriksa melakukan
pengecekan alamat tujuan pengiriman,
mencocokkan item dan jumlah obat atau Gambar 4.5 Tampilan Faktur
alkes yang datang dengan tertulis di Penjualan
faktur dan surat pesanan, memeriksa
kondisi fisik obat atau alkes, memeriksa 4.3 Penyimpanan Obat atau Alkes
tanggal kadaluarsa, mencocokkan Setelah penerimaan obat atau alkes,
no.batch obat atau alkes dengan yang petugas gudang farmasi melakukan
tertulis di faktur. Jika obat atau alkes penyimpanan obat atau alkes dimulai dari
telah sesuai, menandatangani dan petugas gudang farmasi memilah
menuliskan nama terang dan tanggal perbekalan farmasi berdasarkan suhu
diterima dan menstempel faktur, setelah penyimpanan, jenis sediaan, bentuk
itu meminta dua lembar copy faktur untuk sediaan, dan huruf alfabetis, setelah itu
arsip gudang dan dilaporkan ke menempatkan perbekalan farmasi di rak
penanggung jawab atau kepala gudang penyimpanan, menyusun perbekalan
farmasi untuk dimasukkan ke dalam farmasi secara FIFO (first in first out) /
komputer. FEFO (first expired first out), yaitu
Bila penerimaan obat atau alkes barang yang datang terlebih dahulu dan
tidak sesuai dengan faktur dan surat atau ED (Expired Date) dekat
penerimaan, yang dilakukan di gudang dikeluarkan dulu. Petugas gudang farmasi
adalah mengembalikan obat atau alkes kemudian mencatat di kartu stock
dan potong tagihan. Langkah-langkah meliputi tanggal penerimaan, asal
yang dilakukan oleh petugas gudang perbekalan farmasi, jumlah yang
farmasi yaitu menulis “retur” di samping diterima, stock akhir dan tanggal
nama obat atau alkes yang tidak sesuai kadaluarsa yang nanti kartu stock akan
pesanan di faktur pembelian, setelah itu ditempatkan di rak penyimpanan masing-
mencatat di buku retur meliputi nama masing agar mudah dalam pengecekan
distributor, nomor faktur, tanggal faktur, (Gambar 4.6).
nama obat atau alkes yang diretur, nilai
rupiah obat atau alkes yang diretur lalu
menginformasikan ke distributor yang
bersangkutan dan meminta diterbitkan
nota retur dari distributor, melaporkan ke
bagian administrasi farmasi, setelah itu

obat atau alkes yang sama dengan tanggal
kadaluarsa yang lebih lama atau
dipotongkan ke tagihan dengan
menerbitkan nota retur. Setelah selesai
kemudian menyimpan obat atau alkes
pengganti atau meminta copy dari nota
retur dan menyimpan copy dari nota
retur.
4.4 Distribusi Obat atau Alkes

Gudang farmasi melayani distribusi
obat atau alkes ke depo-depo farmasi
(rawat jalan, rawat inap, IBS, IGD, VIP,
Askes), instalasi rawat jalan (unit
Gambar 4.6 Tampilan Kartu Stock hemodialisa, unit endoscopy, poli-poli),
instalasi rawat inap (ICU dan ruang-ruang
Setiap setahun dua kali ada inap), dan instalasi-instalasi lain. Petugas
kegiatan stock opname, yaitu kegiatan depo farmasi memesan obat atau alkes ke
untuk menghitung seluruh persediaan gudang farmasi setiap dua hari sekali,
obat atau alkes yang ada di gudang sedangkan instalasi rawat jalan, rawat
farmasi dengan tujuan untuk mengetahui inap dan instalasi-instalasi lain sebulan
nilai persediaan obat dan alkes yang ada sekali. Jika ada permintaan obat atau
di gudang dan di tiap-tiap depo farmasi alkes, petugas depo farmasi, instalasi
yang melibatkan seluruh pegawai rumah rawat jalan, instalasi rawat inap, dan
sakit. Pada saat stock opname petugas instalasi-instalasi lain menuliskan di form
gudang farmasi mencatat perbekalan permintaan obat atau alkes terlebih
farmasi yang mendekati dan sudah dahulu dan petugas gudang farmasi
kadaluarsa dan monitoring obat menerima form permintaan obat atau
emergency dan perbekalan farmasi yang alkes.
beredar di lingkungan rumah sakit. Bila Setelah menerima form
di gudang farmasi ada obat atau alkes ada permintaan, petugas gudang mengambil
yang mendekati kadaluarsa dapat ditukar obat atau alkes dari rak penyimpanan
ke distributor dengan mencatat nama, yang tanggal kadaluarsanya paling dekat
jumlah, nilai rupiah obat atau alkes yang lalu menulis jumlah obat atau alkes yang
akan diretur di buku retur. Setelah itu, diambil di kartu stock dan menulis jumlah
petugas gudang farmasi mencari faktur obat atau alkes di form permintaan obat
yang sesuai dengan no.batch yang tertera atau alkes. Lalu petugas depo farmasi,
pada obat atau alkes yang akan diretur instalasi rawat jalan, instalasi rawat inap,
kemudian meng-copy faktur dan dan instalasi-instalasi lain mengambil
menyimpan bersama dengan obat atau obat atau alkes ke gudang farmasi.
alkes yang akan diretur dan Kecuali yang permintaan mendadak, obat
menginformasikannya ke distributor atau alkes segera diproses dan langsung
bersangkutan. Setelah diinformasikan, diserahkan. Petugas gudang farmasi dan
lalu menyerahkan obat atau alkes yang petugas depo farmasi, instalasi rawat
diretur ke distributor dan meminta jalan, instalasi rawat inap, dan instalasi-
dibuatkan bukti retur untuk disimpan dan instalasi lain menandatangani form
dilaporkan ke bagian administrasi permintaan obat atau alkes sebagai bukti
farmasi. Jika distributor sudah mengganti serah terima barang. Setelah itu
obat atau alkes yang diretur, distributor penanggung jawab gudang memutasi obat
memberi pilihan apakah diganti berupa

atau alkes yang keluar melalui program perhitungan dan penyampaian data
(Gambar 4.7). yang tinggi.
b. Sistem yang dipakai untuk
pengelolaan dan pencatatan telah
menggunakan perangkat lunak
software yang menyediakan layanan
pencatatan transaksi yang terjadi
sehingga sudah tidak diolah secara
manual sehingga tidak akan banyak
menyita waktu dan hasilnya lebih
akurat.
c. Meskipun sistem telah menggunakan
komputer, namun setiap transaksi
Gambar 4.7. Tampilan Mutasi Barang tetap menyertakan bukti-bukti
untuk Obat/Alkes berpindah tempat transaksi seperti nota sehingga jika
dari Gudang Farmasi ke Depo-Depo terjadi kesalahan maupun kerusakan
teknis, maka masih bisa dirunut
proses transaksinya.
4.5 Penghapusan d. Lokasi RSUD Ibnu Sina yang luas
Untuk menjamin kualitas dan setiap sub instalasi farmasi
perbekalan farmasi maka dilakukan terpisah tentunya menimbulkan
pemeriksaan secara berkala dan insidentil ketidakefisienan jika menggunakan
sesuai keperluan terhadap kualitas sistem manual untuk melaporkan
perbekalan farmasi terhadap jenis dan kebutuhan obat-obatan yang
jumlah obat kadaluarsa, rusak akibat diperlukan pada gudang utama
kerusakan pada kemasan, perubahan (gudang farmasi). Jadi, dengan
bentuk atau warna. Dilakukan pula kemampuan user dalam
pelaporan hasil pemeriksaan perbekalan mengoperasikan jaringan komputer
farmasi yang sudah tidak memenuhi menjadikan perubahan data pada
syarat sesuai standar yang berlaku kepada suatu sub-sub instalasi farmasi dapat
direktur untuk dilakukan penghapusan diketahui oleh bagian gudang
oleh Tim Penghapusan Perbekalan farmasi di lokasi yang jauh terpisah
Farmasi RSUD Ibnu Sina. Pemusnahan pada saat yang sama (just in time).
obat atau alkes rusak, ED dan atau e. Kecepatan entri data dengan
dilarang penggunaannya oleh BPOM komputer jauh lebih baik
dilaksanakan oleh Tim Pemusnahan dibandingkan dengan sistem entri
dengan disertai pembuatan Berita Acara data manual.
Pemusnahan Barang. Sebelum dilakukan f. Penghapusan, penambahan dan
pemusnahan obat atau alkes yang sudah pengkoreksian data dapat dilakukan
kadaluarsa disosialisasikan terlebih dengan cepat dan mudah tanpa
dahulu ke Direktur RSUD Ibnu Sina. merusak media yang digunakan.
g. User dapat memindahkan data yang
4.6 Kelebihan dan Kekurangan Sistem mempunyai kapasitas besar ke
Informasi Manajemen Persediaan tempat yang sangat jauh sekalipun
Obat pada Gudang Instalasi Farmasi dengan cepat dan mudah melalui
4.6.1 Kelebihan jaringan LAN yang tersedia.
a. Instalasi farmasi RSUD Ibnu Sina
telah menggunakan komputer untuk 4.6.2 Kekurangan
mengolah data yang banyak a. Belum menerapkan teknologi bar-
sehingga memiliki tingkat kecepatan code sehingga kecepatan dalam

memberi pelayanan atas informasi mengurusi hal-hal yang bersifat
mengenai obat dan alat kesehatan umum atau menangani permasalahan
belum maksimal. Bar-code teknologi komputer RSUD Ibnu Sina
merupakan sistem yang dilengkapi secara keseluruhan. Sub-sub bagian
dengan alat pemindai sehingga sekali dari instalasi farmasi, instalasi rawat
sensor akan langsung diinterpretasi jalan, instalasi rawat inap, dan
oleh komputer. Menurut Manthou instalasi lain yang berjumlah sekitar
dan Vlachopoulou (2001), teknologi tujuh belas unit yang tersebar luas
bar-code akan meningkatkan kinerja pada RSUD Ibnu Sina membuat
operasional pelayanan dengan tidak efisiennya kinerja pada gudang
meningkatkan akurasi informasi dan farmasi.
kecepatan transmisi data. g. Bencana alam menjadi hal yang
b. Dengan adanya LAN, tata cara wajar apabila mengganggu kinerja
pelaporan dari sub instalasi farmasi sistem.
ke gudang farmasi, jika dibutuhkan
obat-obatan yang sudah mencapai 5. KESIMPULAN DAN SARAN
titik minimal masih dilakukan 5.1 Kesimpulan
dengan cara datang sendiri ke bagian Berdasarkan hasil penelitian yang
gudang farmasi untuk segera dilakukan terhadap sistem informasi
memesan kebutuhan obat-obatan. manajemen persediaan obat pada Instalasi
Stock minimal pada masing-masing Farmasi RSUD Ibnu Sina, dapat
obat berbeda, setiap petugas telah disimpulkan bahwa SIM persediaan obat
mengetahui stock minimal tiap-tiap di gudang farmasi RSUD Ibnu Sina
obat, tetapi signal pada sistem yang Gresik sudah cukup baik. Bagian
menunjukkan obat tersebut telah pergudangan farmasi RSUD Ibnu Sina
mengalami stock minimal tidak ada. sudah menerapkan komputerisasi dalam
Petugas harus memeriksa lebih teliti mengelola persediaan obatnya dan dalam
hal itu. operasionalnya tetap menyertakan bukti-
c. Kehati-hatian dan ketelitian menjadi bukti fisik transaksi sehingga
salah satu hal utama dalam mengoptimalkan tingkat keamanan
mengentri data yang ada. Tidak transaksi. Meskipun demikian, sistem
semua user dalam menjalankan informasi manajemen persedian obat
sistem teliti dengan apa yang pada instalasi farmasi RSUD Ibnu Sina
dilakukan. Ketelitian user dalam perlu peningkatan atas teknologi
menjalankan sistem sangat komputernya agar lebih efektif dan
diperlukan. efisien dengan mengaplikasikan teknologi
d. Komputer sangat rawan terhadap mutakhir yang telah berkembang.
kerusakan, baik yang disebabkan 5.2 Saran
oleh kerusakan fisik atau kerusakan Berdasarkan hasil analisis SIM
oleh virus. persediaan obat di gudang farmasi RSUD
e. Kemampuan user dalam mengatasi Ibnu Sina ditemukan beberapa
permasalahan-permasalahan kecil kekurangan atau kelemahan pada SIM
rendah, khususnya permasalahan persediaan obat yang dimiliki. Oleh sebab
teknis pengoperasian komputer itu, sebagai upaya memperbaiki
jaringan seperti kesalahan yang kekurangan dan kelemahan yang ada,
mengakibatkan kurang efektifnya perlu dilakukan penelitian lanjutan
kinerja sistem. mengenai sistem yang tepat untuk
f. RSUD Ibnu Sina telah memiliki unit menutupi maupun melengkapi
yang bernama Pengolah Data kekurangan dan kelemahan tersebut.
Elektronik (PDE), tetapi PDE

Manthou,V., dan M. Vlachopoulou. 2001.
Bar-code technology for
DAFTAR PUSTAKA inventory and marketing
management systems: A model
Aditama, Tjandra Yoga. 2003. for its development and
Manajemen Administrasi RS. implementation. Int. J.
Edisi Kedua. Jakarta : Universitas Production Economics 71: 157-
Indonesia Press hal. 112-113. 164.
Bateman, Thomas S. Dan Snell, Scott A. Sabardi, A. 2001. Manajemen Pengantar
2008. Manajemen Edisi Revisi. Penerbit Akademi
Kepemimpinan dan Kolanorasi Manajemen Perusahaan YKPN.
dalam Dunia yang Kompetitif. Yogyakarta hal. 3.
Salemba Empat. Jakarta hal. 20.
Siregar, Ch. J.P., dan Amalia, L., 2004,
Davis, Gordon B. 2002. Kerangka Dasar Farmasi Rumah Sakit, Teori dan
Sistem Informasi Manajemen. Penerapan. Penerbit Buku
Penerbit PPM. Jakarta hal. 3. Kedokteran EGC. Jakarta hal. 25-
26, 32-33.
de Vreis, V., dan R. Huijsman. 2011.
Supply chain management in Sugiyono. 2011. Metode Penelitian
health services: an overview. Kuantitatif Kualitatif dan R&D.
Emerald Group Publishing Penerbit Alfabeta. Bandung
Limited. 16: 159-165. hal.35, 224.
Handoko, H.T. 2000. Dasar-Dasar Sumayang, L. 2003. Dasar-Dasar
Manajemen Produksi cetakan ke- Manajemen & Operasi. Edisi
13. BPFE. Yogyakarta hal. 333. Pertama. Salemba Empat. Jakarta
hal 189.
Jogianto. 2005. Analisis & Desain.
Penerbit Andi. Yogyakarta hal. 7- Sutabri, T. 2003. Sistem Informasi
8, 13-15, 129-130. Manajemen. Penerbit Andi.
Yogyakarta hal. 41-43.
Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia, Nomor Wang, M., H. Wang, D. Xu, K.K. Wan,
1197/MENKES/SK/X/2004. dan D. Vogel. 2004. A web-
Tentang Standarisasi Pelayanan service agent-based decision
Farmasi di Rumah Sakit. support system for securities
exception management. Expert
Laudon, K.C. dan J.P Laudon. 2008.
Systems with Applications. 27:
Sistem Informasi Manajemen
439–450.
Mengelola Perusahaan Digital
Buku, Edisi ke-12. Salemba
Empat. Jakarta hal. 15.


ID Analisis Sistem Informasi Manajemen Pers

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

ID Analisis Sistem Informasi Manajemen Pers

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

ANALISIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Fungsi utama rumah sakit adalah sebagai penyedia pelayanan kesehatan.

Kata kunci: Sistem Informasi Manajemen, Persediaan Obat, Instalasi

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 1 No. 2 April 2013| 58

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 1 No. 2 April 2013| 59

3.3 Sumber Data 3.6 Instrumen Penelitian

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 1 No. 2 April 2013| 60

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 1 No. 2 April 2013| 61

Gambar 4.3 Tampilan Pembelian

4.2 Penerimaan Obat atau Alkes dari

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 1 No. 2 April 2013| 62

Gambar 4.4 Tampilan Penerimaan

Setelah sampai gudang farmasi,

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 1 No. 2 April 2013| 63

4.4 Distribusi Obat atau Alkes

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 1 No. 2 April 2013| 64

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 1 No. 2 April 2013| 65

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 1 No. 2 April 2013| 66

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 1 No. 2 April 2013| 67

Anda mungkin juga menyukai