Anda di halaman 1dari 13

PROGRAM ADMINISTRASI DIKLAT

DISUSUN OLEH :
DIKLAT KLINIK SURYA MEDIKA

KLINIK SURYA MEDIKA


PKU MUHAMMADIYAH SUMBAWA
TAHUN 2018
PROGRAM ADMINISTRASI DIKLAT

No. Dokumen No. Revisi Halaman


1/27
Tanggal Terbit Ditetapkan oleh
Direktur Klinik Surya Medika
Sumbawa

18 November 2017 dr. Yogi Triatmakusuma

Diklat merupakan bagian integral dari suatu organisasi yang fungsinya secara langsung
bertanggung jawab terhadap seluruh program suatu organisasi yang berkaitan dengan pendidikan
dan latihan Sumber Daya Manusia (SDM). Disini Diklat terfokus pada Diklat Klinik pelayanan
kesehatan, dimana pelayanan klinik sangat di tentukan oleh dua komponen yaitu hardskill dan
softskill. Komponen hardskill adalah fasilitas penunjang fisik berupa gedung serta
kelengkapannya. Sedangkan komponen softskill adalah kemampuan Sumber Daya Manusia
(SDM) yang handal dan professional. Dalam memenuhi tuntutan terhadap pelayanan yang
modern dan Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal dan professional, prosedur rekrutmen,
penetapan standar mutu Sumber Daya Manusia (SDM) dan pelatihan yang diterapkan merupakan
kegiatan yang wajib dilaksanakana suatu klinik pelayanan kesehatan.
Struktur operasional Diklat
Penanggung Jawab Utama

Rektor UMM

Penanggung Jawab Operasional

Wakil Rektor II UMM

Direktur

dr. Yogi Triatmakusuma

Kaur. Pelayanan Medik

Alifudin, Amd.Kep

Koordinator Humas

Ramli Rozadi, Amd.Kep


TUGAS DIKLAT

1. TUGAS RUTIN
1.1 PENGEMBANGAN DAN PENINGKATAN MUTU SDM
a. IN HOUSE TRAINING
b. EX JOUSE TRAINING
1.2 MENYUSUN PRIORITAS DAN JUMLAH SDM YANG AKAN
MELAKSANAKAN PENINGKATAN MUTU DAN PENGEMBANGAN
SKILL
1.3 MEMONITORING KELENGKAPAN DAN KEAKTIFAN
ADMINISTRASI SDM
1.4 MEMONITORING KELENGKAPAN DAN PEMELIHARAAN
INVENTARIS DIKLAT

2. PROGRAM INSIDENTAL
2.1 MELAKUKAN STUDI KELAYAKAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA
MANUSIA (SDM)

2.2 PEREKRUTAN KARYAWAN

2.3 ORIENTASI KARYAWAN BARU

2.4 KOORDINASI DAN KERJA SAMA DENGAN INSTANSI DALAM


MAUPUN DILUAR PERSERIKATAN MUHAMMADIYAH
DIBIDANG PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
1. TUGAS RUTIN
1.1 PENGEMBANGAN PENINGKATAN MUTU SDM
a. PENGERTIAN
Pengembangan dan peningkatan mutu adalah Suatu kegiatan yang
dilaksanakan yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan profesionalitas
SDM dalam pelaksanaan tupoksi diunit penempatan kerja.

b. TUJUAN
 Meningkatkan kualitas SDM dalam pelakasanaan tugas
 Meningkatkan profesionalisme Sumber Daya Manusia (SDM)
 Pengembangan daya inovasi dan kreasi Sumber Daya Manusia (SDM)
dalam memberikan pelayanan kesehatan di unit kerja.

c. METODE
1. In House Training
Merupakan kegiatan pelatihan peningkatan mutu SDM yang
dilaksanakan secara internal, dapat berupa refreshing, penyampaian
ilmu terbaru dalam pelaksanaan pelayanan kesehatan.
2. Ex House Training
Merupakan kegiatan pelatihan peningkatan mutu SDM yang dimana
kegiatan dilakukan di luar Klinik dengan sistem pengiriman SDM
yang bersifat pemenuhan kompetensi dalam rangka pemenuhan
standar pelayanan minimal.
3. ALUR

1. In House Training
 Program pelatihan yg bisa dilatih oleh staf RS sendiri
dikelompokkan oleh Bagian Diklat.
 Dipilih jenis pelatihan yang sangat mendesak diperlukan.
 Pengajuan dengan bagian pelayanan medis mengenai kegiatan yang
akan dilakukan.
 Pengajuan dengan bagian keuangan mengenai pendanaan dan unit
terkait dalam pelaksanaan kegiatan.
 Direktur mengawasi kesiapan sampai dengan pelaksaan kegiatan
 Diklat membuat laporan pelaksanaan kegiatan

2. Eks House training


 Dipilih jenis pelatihan yang sesuai dengan kebuthan yang
diperlukan.
 Pengajuan dengan bagian pelayanan medis mengenai kegiatan yang
akan dilakukan dan pemelihan SDM yang akan mengikuti pelatihan.
 Pengajuan dengan bagian keuangan mengenai pendanaan.
 Bagian Pelayanan Medis dan bagian Keuangan mengurus
administrasi pengiriman diantaranya: surat tugas dan surat
keterangan siap pernyataan (FORM ……). Bagian keuangan
menyerahkan uang perjalanan, pendaftaran dan uang lain yg sah.
 Selesai pelatihan peserta yang mengikuti pelatihan melapor kepada
bagian Pelayanan Medis melalui bagian Diklalt baik lisan maupun
tertulis.
 Menerapkan hasil pelatihan dan menularkan kepada staf lain
 Diklat membuat laporan pelaksanaan kegiatan

.
1.2 MENYUSUN PRIORITAS DAN JUMLAH SDM YANG AKAN
MELAKSANAKAN PENINGKATAN MUTU DAN
PENGEMBANGAN SKILL

a. PENGERTIAN

Dalam penyusunan prioritas Sumber Daya Manusia yang akan


melaksanakan peningkatan mutu dan skill dalam memberikan
pelayanan di Klinik Surya Medika PKU Muhammadiyah
Sumbawa, Diklat mengacu pada standarisasi Sumber Daya
Manusia (SDM) yang diberlakukan atau di tetapkan oleh instansi
yang berwenang dan mengacu pada kebutuhan pelayanan yang
dilakukan di Klinik Surya Medika PKU Muhammadiyah Sumbawa.

b. TUJUAN

 Kegiatan peningkatan mutu Sumber Daya Manusia (SDM)


dapat dilaksanakan secara teratur, terencana dan terintegrasi
dengan baik.
 Perencanaan anggaran untuk kebutuhan peningkatan mutu
Sumber Daya Manusia (SDM) dapat tertata dengan baik.

c. ALUR

 Diklat mendata aturan-aturan baru diberlakukan berhubungan


dengan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam pelaksanaan
pelayanan kesehatan, ilmu baru (terupdate) dan pengembangan
dan akan di laksanakan oleh Klinik dalam pelaksanaan
pelayanan kesehatan.
 Mendata Sumber Daya Manusia (SDM) yang belum sesuai
dengan aturan yang diberlakukan oleh instansi terkait dan
Mendata Sumber Daya Manusia (SDM) yang belum
memperbaharui ilmu atau skill dalam memberikan pelayanan
kesehatan nantinya.
 Membuat perencanaan tentang Sumber Daya Manusia (SDM)
yang akan melaksanakan kegiatan pelatihan peningkatan mutu,
jadwal kegiatan, estimasi biaya disertai dengan surat pengajuan
ke Kepala Urusan Pelayanan Medik.
2.3 MEMONITORING KELENGKAPAN DAN KEAKTIFAN
ADMINISTRASI SDM
a. PENGERTIAN

Kelengkapan dan keaktifan administrasi Sumber Daya Manusia


(SDM) merupakan suatu persyaratan yang harus di miliki oleh Sumber
Daya Manusia (SDM) yang memberikan pelayanan kesehatan di
instansi kesehatan karena kelengkapan dan keaktifan aadministrasi
tersebut merupan payung hukum yang harus dimiliki oleh organisasi
pelaksana pelayanan kesehatan.

b. TUJUAN

 Untuk memastikan kelegalan Sumber Daya Manusia (SDM) yang


bekerja di Klinik Surya Medika PKU Muhammadiya Sumbawa
 Pengingat Sumber Daya Manusia (SDM) mengenai keaktifan
administrasi yang perlu pembaharuan

c. ALUR

 Melakukan pengecekan arsip administrasi Sumber Daya Manusia


(SDM) yang aktif di Klinik Surya Medika PKU Muhammadiya
Sumbawa
 Membuat surat peringatan terhadap administrasi yang akan habis
masa aktifnya seperti Surat Ijin tenaga medis yang di keluarkan
oleh instansi berwenang minimal 1 tahun sebelum habis masa
aktif.
 Apabila ada Sumber Daya Manusia (SDM) pelaksana dalam
pelayanan dan masa aktif administari sudah berakhir maka Diklat
akan bersurat untuk melaporkan ke Kepala Urusan Pelayanan
Medik untuk menindak lanjuti masalah tersebut.
 Kepala Urusan Medik membuat surat peringatan untuk
pengurusan

2.4 MEMONITORING KELENGKAPAN DAN PEMELIHARAAN


INVENTARIS DIKLAT

a. PENGERTIAN
Memonitoring dan pemeliharaan inventaris sarana dan prasarana
merupakan suatu hal yang penting dilakukan oleh semua organisasi
untuk memastikan keadaan inventaris itu sendiri untuk siap saat
dipergunakan.

b. TUJUAN
 Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan
prasarana yang ada
 Untuk memastikan kesiapan sarana prasarana saat dibutuhkan
 Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan dan ini berhubungan
dengan aspek biaya.

c. ALUR
 Diklat melakukan pengecekan alat setiap 2 kali dalam kurun
waktu satu bulan (FORM ………..)
 Untuk inventaris yang rusak,diklat akan melaporkan ke Unit
Pemeliharaan Sarana Prasarana Klinik (UPSK) untuk
dilakukan perbaikan
2. PROGRAM INSIDENTAL

2.1. MELAKUKAN STUDI KELAYAKAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA


MANUSIA (SDM)

a. PENGERTIAN
Studi kelayakan adalah kajian yang dilihat dari berbagai segi aspek legalitas,aspek
teknis,social ekonomi, yang hasilnya digunakan untuk mengambil keputusan
suatu perencanaan untuk dijalankan,ditunda atau tidak dijalankan.
Studi kelayakan kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) di Klinik Surya Medika
PKU Muhammadiyah Sumbawa dibutuhkan untuk menentukan sejauh mana
kebutuhan tenaga pelaksana untuk mengisi unit kerja dalam memberikan
pelayanan kesehatan, di tinjau dari aspek jumlah beban kerja dan aspek keuangan.

b. TUJUAN
 Menghindari kerugian yang disebabkan oleh ketidakseimbang Sumber Daya
Manusia (SDM) yang memberikan pelayanan dengan jumlah beban kerja
 Memudahkan perencanaan jumlah kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM)
yang dibutuhkan dalam pelaksaan pelayanan
 Memudahkan dalam perencanaan untuk pendanaan

c. ALUR
Perhitungan jumlah pasien perhari / unit selama setahun, kemudian dibagi jumlah
shift yang dijalankan di unit tersebut. Maka dari itu, didapatkan hasil jumlah jam
kerja efektif dari unit tersebut dan dapat ditarik kesimpulan jumlah tenaga yeng
efektif bertugas di unit tersebut.

2.2 PEREKRUTAN KARYAWAN

a. PENGERTIAN
Rekrutmen merupakan proses mencari, menemukan dan menarik para calon
Sumber Daya Manusia (SDM) untuk dipekerjakan dalam organisasi. Rekrutmen
juga merupakan serangkaian kegiatan memikat pelamar kerja dengan motivasi,
kemampuan, keahlian dan pengetahuan untuk pengembangan Klinik Surya
Medika PKU Muhammadiyah Sumbawa.
Seleksi karyawan Klinik Surya Medika PKU Muhammadiyah Sumbawa
dilakukan dengan 3 sistem, yaitu :
b. TUJUAN
 Untuk mendapatkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkompeten di
bidangnya
 Untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan dalam upaya menciptakan
kesempatan kerja
c. ALUR
Sesuai dengan SOP penerimaan Staf (NOMOR………..)

2.3 ORIENTASI KARYAWAN BARU


a. PENGERTIAN
Kegiatan orientasi merupakan bagian dari proses rekruitmen dan seleksi
keryawan baru. Proses rekrutmen juga mencakup pembuatan dan finalisasi pekerjaan
yang sesuai atau penempatan dan juga orientasi karyawan baru.

b. TUJUAN
 Memberi kesempatan bagi karyawan baru untuk mengenal dan
beradaptasi dengan lingkungan kerja barunya
 Memberikan gambaran terhadap parameter dan sejauh mana kinerja
karyawan baru tersebut diruang unit kerjanya
 Untuk menentukan tingkat kemampuan tenaga baru tersebut dalam
penempatan

c. ALUR
Sesuai dengan SOP Orientasi Karyawan Baru (SOP Nomor…….)
2.4 KOORDINASI DAN KERJA SAMA DENGAN INSTANSI DIBIDANG
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
a. PENGERTIAN

Koordinasi dan kerja sama antar instansi sangat penting di jalin oleh suatu
organisasi terutama organisasi yang bergerak dalam bidang pelayanan
kesehatan, karena ilmu kesehatan, pelayanan kesehatan terus berkembang dan
banyak inovasi-inovasi baru yang perlu diterapkan.
Salah satu koordinasi dan kerja sama yang bisa dilakukan adalah studi
banding berbagai aspek yang dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk
pengembangan organisasi itu sendiri.
Pemilihan instansi tujuan studi banding juga perlu diperhatikan terutama dari
aspek-aspek kelebihan yang dimiliki oleh instansi atau organisasi tersebut
yang nantinya dapat menjdi acuan untuk pengembangan organisasi itu
sendiri.
Selain itu,organisasi atau instansi kita sendiri pun harus siap menjadi lahan
studi banding dari instansi lain yang ingin mengembangkan aspek yang kita
miliki dan tentunya dengan persiapan yang baik karena kita merupan acuan
untuk kebutuhan organisasi atau instansi lain.

b. TUJUAN

Tujuan koordinasi dan kerja sama antar instansi dalam bentuk studi banding
adalah menggali informasi yang dimiliki instansi tujuan yang nantinya
dijadikan barometer dan pembanding yang kemudian masuk analisis untuk
menemukan sebuah pembaharuan yang aplikatif, baik untuk rencana kedepan
dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
Selain itu kooerdinasi dan kerja sama antar instansi juga dapat menjadi wadah
menjalin silaturrahmi dan dapat menjadi suatu yang saling mengutungkan
semua pihak yang terlibat.

c. ALUR