Anda di halaman 1dari 9

EVALUASI PERAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

KOPERASI SWADHARMA DENGAN MENGGUNAKAN MODEL


MATURITY LEVEL PADA KERANGKA KERJA COBIT PADA
DOMAIN PLAN AND ORGANISE

1. PENDAHULUAN
Latar Belakang
Teknologi informasi merupakan kebutuhan yang sangat penting bagi suatu perusahaan, termasuk
di dalamnya Koperasi Swadharma. Pengelolaan informasi yang baik akan menunjang
keberhasilan organisasi untuk memperoleh keunggulan yang lebih kompetitif. Permasalahan
yang terjadi di lingkungan Koperasi Swadharma khususnya pada divisi IT saat ini adalah
pelaksanaan kinerja IT belum terdokumentasi dengan baik hal ini disebabkan karena pergantian
kepemimpinan yang sering terjadi yang menyebabkan perubahan sistem terus menerus sehingga
kinerja IT menjadi kurang optimal. Selain itu tidak terdapat standarisasi pada Koperasi
Swadharma untuk menilai kualitas software yang digunakan sehingga tidak diketahui apakah
aplikasi yang digunakan efektif dan efisien untuk proses bisnis yang ada. Dari permasalahan
tersebut penulis mencoba untuk melakukan penelitian mengenai “Evaluasi Peran Teknologi
Informasi pada Koperasi Swadharma dengan Menggunakan Model Maturity Level pada
Kerangka Kerja CobIT pada Domain Plan and Organise”.

2. TINJAUAN PUSTAKA
CobIT (Control Objectives for Information and Related Technology)
CobIT adalah sekumpulan dokumentasi best practices untuk IT governance yang dapat
membantu auditor, pengguna (user), dan manajemen untuk menjembatani gap antara resiko
bisnis, kebutuhan control dan masalah-masalah teknis IT. CobIT bermanfaat bagi auditor karena
merupakan teknik yang dapat membantu dalam identifikasi IT control issues, CobIT berguna
bagi para IT users karena memperoleh keyakinan atas kehandalan dalam sistem aplikasi yang
dipergunakan. Sedangkan para manajer memperoleh manfaat dalam keputusan investasi di
bidang IT serta infrastrukturnya, menyusun strategic IT Plan, menentukan information
architecture, dan keputusan atas procurement (pengadaan/pembelian) mesin. Disamping itu,
dengan keterandalan sistem informasi yang ada pada perusahaannya diharapkan berbagai
keputusan bisnis dapat didasarkan atas informasi yang ada (Sanyoto, 2007).

CobiT Framework
Kerangka kerja CobIT terdiri dari beberapa guidelines (arahan), yakni :
a. Control Objectives
Terdiri atas 4 tujuan pengendalian tingkat tinggi (high level control objectives) yang tercermin
dalam 4 domain, yaitu : planning & organization, acquisition & implementation, delivery &
support, dan monitoring.
b. Audit Guidelines
Berisi sebanyak 318 tujuan-tujuan pengendali rinci (detailed control objectives) untuk membantu
para auditor dalam memberikan management assurance atau saran perbaikan.
c. Management Guidelines
Berisi arahan baik secara umum maupun spesifik mengenai apa saja yang mesti dilakukan,
seperti : apa saja indicator untuk suatu kinerja yang bagus, apa saja resiko yang timbul, dan lain-
lain.
d. Maturity Models
Untuk memetakan status maturity proses-proses IT (dalam skala 0 – 5). CobIT merupakan
panduan yang paling lengkap dari praktik-praktik terbaik untuk manajemen IT yang mencakup 4
(empat) domain, yaitu: perencanaan dan organisasi, akuisisi dan implementasi, penyerahan dan
dukungan,IT, dan monitor. CobIT framework mencakup tujuan pengendalian yang terdiri dari 4
domain, yaitu :
1. Perencanaan dan Organisasi (Planning and Organization)
Mencakup strategi dan taktik yang menyangkut identifikasi tentang bagaimana TI dapat
memberikan kontribusi terbaik dalam pencapaian tujuan bisnis organisasi sehingga terbentuk
sebuah organisasi yang baik dengan infrastruktur teknologi yang baik pula.
2. Perolehan dan Implementasi (Acquisition and Implementation)
Identifikasi solusi TI dan kemudian diimplementasikan dan diintegrasikan dalam proses bisnis
untuk mewujudkan strategi TI.
3. Penyerahan dan Pendukung (Delivery and Support)
Domain yang berhubungan dengan penyampaian layanan yang diinginkan, yang terdiri dari
operasi pada sistem keamanan dan aspek kesinambungan bisnis sampai dengan pengadaan
training.
4. Monitoring
Semua proses TI perlu dinilai secara teratur dan berkala bagaimana kualitas dan kesesuaiannya
dengan kebutuhan kontrol.
Maturity Model
Maturity model di desain sebagai profil dari IT processes yang merupakan penggambaran
kondisi perusahaan saat ini dan di masa yang akan datang. Maturity model menggunakan suatu
metode penilaian sedemikian rupa sehingga suatu organisasi dapat menilai dirinya sendiri dari
non-existence ke optimised (dari 0 ke 5). Pendekatan ini dikembangkan dari maturity model yang
digunakan oleh Software Engineering Institute untuk menilai kemapanan pengembangan
software. Dengan menggunakan maturity model untuk tiap-tiap satu dari 34 proses IT,
manajemen dapat memetakan :
· Status organisasi saat ini – dimana organisasi saat ini
· Status best-in-class di industri sekarang – sebagai perbandingan
· Strategi organisasi untuk peningkatan – posisi yang ingin dicapai organisasi
Skala yang digunakan oleh maturity model CobIT adalah sebagaimana terlihat pada Gambar 2.3
berikut ini :
Gambar1. Maturity Model (ITGI, 2007)
Dalam ISAC Foundation (2007), untuk memetakan status kematangan proses-proses teknologi
informasi dalam skala 0 – 5 . penjelasan lebih rinci mengenai skala 0 – 5 sebagai berikut :
1. Skala 0 : Non-Existent; Sama sekali tidak ada proses IT yang diidentifikasi. Perusahaan belum
menyadari adanya isu yang harus dibahas.
2. Skala 1 : Initial; Perusahaan sudah mulai mengenali proses teknologi informasi di
perusahaannya, belum ada standarisasi, dilakukan secara individual, dan tidakterorganisasi.
Terdapat bukti yang memperlihatkan perusahaan telah menyadari adanya isu yang perlu dibahas.
Tidak ada proses yang baku; sebagai gantinya ada pendekatan khusus (adhoc) yang cenderung
diterapkan per kasus. Pendekatan manajemen secara keseluruhan masih belum terorganisasi.
3. Skala 2 : Repeatable but Intuitive; Perusahaan sudah mulai memilliki prosedur dalam proses
teknologi informasi tetapi tidak ada pelatihan dan komunikasi formal tentang prosedur standar
tersebut. Tanggung jawab terhadap proses tersebut masih dibebankan pada individu dan tingkat
ketergantungan pada kemampuan individu sangat besar sehingga terjadi kesalahan.
4. Skala 3 : Defined Process; Prosedur di perusahaan sudah distandarisasi, terdokumentasi, dan
dikomunikasikan melalui pelatihan tetapi implementasi masih tergantung pada individu apakah
mau mengikuti prosedur tersebut atau tidak. Prosedur yang dibuat tersebut tidak rumit, hanya
merupakan formalisasi kegiatan
yang sudah ada.
5. Skala 4 : Managed and Measurable; Perusahaan dapat mengukur dan memonitor prosedur
yang ada sehingga mudah ditanggulangi jika terjadi penyimpangan. Proses yang ada sudah
berjalan dengan baik dan konstan. Otomasi dan perangkat teknologi informasi yang digunakan
terbatas.
6. Skala 5 : Optimized; Proses yang ada sudah mencapai best practice melalui proses perbaikan
yang terus menerus. Teknologi informasi sudah digunakan terintegrasi untuk otomatisasi proses
kerja dalam perusahaan, meningkatkan kualitas, efektivitas, serta kemampuan beradaptasi
terhadap perusahaan.

3. METODE PENELITIAN
Teknik Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
a. Kuesioner, yaitu dengan cara membagikan kuesioner kepada masing-masing kepala unit pada
Koperasi Swadharma sebanyak 20 responden
b. Studi Pustaka yaitu dengan cara mempelajari literatur-literatur yang relevan dengan penelitian
guna memperoleh gambaran teoritis mengenai pengevaluasian kebutuhan IT dengan metode
maturity level pada kerangka kerja COBIT. Selain itu untuk menunjang kelengkapan dan
ketajaman analisis, diperlukan sumber referensi seperti : teksbook, kuliah-kuliah, perpustakaan,
internet dan media cetak lainnya.
Teknik Pengolahan Data
Pengolahan data ini bertujuan untuk menentukan posisi maturity model berdasarkan pendekatan
COBIT yang telah dicapai perusahaan pada saat ini. Dalam penelitian ini, digunakan penilaian
yang dikemukakan oleh Pederiva (2003) untuk dapat mengukur maturity model dengan langkah-
langkah sebagai berikut.
1. Rentang jawaban dibagi dalam 4 skala yaitu : 1-2-3-4 dengan nilai pemenuhan (compliance
value) terhadap masing-masing skala yaitu 0 - 0.33 - 0.66 - 1 masing-masing bobot dari nilai
pemenuhan tersebut menunjukkan tingkat persetujuan terhadap satu pernyataan.
2. Setiap angka pada maturity level compliance value [C] kemudian dibagi dengan total
keseluruhan perolehan maturity level compliance value, sehingga akan diperoleh normalized
maturity level compliance value
3. Setiap maturity level [M] kemudian dikalikan denga normalized maturity level compliance
value dari masing-masing maturity level [D] sehingga nantinya akan diperoleh nilai kontribusi
untuk setiap maturity level
Metode Analisis
Analisa data dilakukan dengan menggunakan teknik statistic deskriptif dimana data-data akan
ditransformasikan sebelumnya kedalam bentuk tabulasi (memasukkan data-data kedalam tabel
dan mengatur angka-angka sehingga dapat dihitung jumlah kasus dalam beberapa kategori)
untuk menghasilkan suatu penilaian dan kemudian diinterpretasikan. Penilaian yang dilakukan
akan menganalisa proses dalam domain Plan and Organise. Hasil perhitungan dari masing-
masing proses secara keseluruhan akan dimasukkan kedalam maturity level.

4. HASIL DAN PEMBAHASAN


Dari hasil pengolahan data diatas, rata-rata maturity level yang telah dicapai Koperasi
Swadharma adalah 2,86, angka ini menunjukkan tingkat maturity level pada Koperasi
Swadharma telah berada pada posisi standar internasional yang di tetapkan yaitu pada angka 2,5
(Guldentops et al, (2000,p100)).
1. PO1 (Define a Strategic IT Plan)
Dari hasil perhitungan yang telah dijabarkan diatas dalam menetapkan rencana strategis IT
memperoleh nilai maturity level sebesar 2,81. Angka tersebut menunjukkan maturity level pada
proses ini mencapai tingkat 3 yaitu defined process. Dalam mengatur dan mengarahkan semua
sumber daya IT Koperasi Swadharma dalam hal ini sudah sesuai dengan business strategy dan
prioritas yang ada, dimana prosedur-prosedur dalam perusahaan telah distandarisasi dan
didokumentasikan serta dikomunikasikan melalui pelatihan, tetapi implementasinya masih
bergantung pada individu apakah mau mengikuti prosedur tersebut atau tidak.
2. PO2 (Define the Information Architecture)
Dalam menetapkan arsitektur sistem informasi memperoleh nilai maturity level sebesar 3,00.
Angka tersebut menunjukkan maturity level pada proses ini mencapai tingkat 3 yaitu defined
process. Fungsi dari sistem informasi pada Koperasi Swadharma sudah didefinisikan dengan
baik hal ini ditunjang dengan kebutuhan akan informasi arsitektur telah dipahami dan diterima
oleh pihak-pihak dalam Koperasi Swadharma.
3. PO3 (Determine Technology Direction)
Dalam menetapkan arah teknologi memperoleh nilai maturity lebel sebesar 2,96. Angka tersebut
menunjukkan maturity level proses ini mencapai tingkat 3 yaitu defined process. Teknologi yang
digunakan pada Koperasi Swadharma sudah mulai mendukung bisnis yang berjalan, hanya saja
dalam menentukan teknologi yang digunakan tersebut belum ada rancangan yang jelas tentang
teknologi yang diperlukan dan masih bergantung pada individu sehingga kurang memberikan
respon terhadap perubahan yang terjadi dalam persaingan yang ada.
4. PO4 (Define the IT Processes, Organitation, and Relationship)
Dalam menetapkan proses IT, organisasi, dan hubungannya memperoleh nilai maturity lebel
sebesar 2,84. Angka tersebut menunjukkan maturity level proses ini mencapai tingkat 3 yaitu
defined process. Koperasi Swadharma sudah mulai menentukan proses-proses IT, organisasi dan
hubungannya hal ini terlihat dari peraturan dan tanggung jawab IT ditetapkan secara resmi untuk
bagian IT perusahaan. Dalam hal keamanan informasi dan data pihak manajemen Koperasi
Swadharma belum menentukan kebijakan dan procedure administrative. Dalam pengambilan
keputusan proses-proses yang berhubungan pihak IT sudah mulai dilibatkan untuk menjamin
ketepatan waktu.
5. PO5 (Manage the IT Investment)
Dalam mengatur investasi IT memperoleh nilai maturity lebel sebesar 2,81. Angka tersebut
menunjukkan maturity level proses ini mencapai tingkat 3 yaitu defined process. Pada Koperasi
Swadharma kebijakan dan proses IT Investment sudah di komunikasikan dan didokumentasikan
dengan baik. Hal ini menjamin bahwa keberadaan IT memberi keuntungan dalam Koperasi
Swadharma melalui pengoptimalan biaya dan memberikan nilai intrinsik dari IT.
6. PO6 (Communicate Management Aims and direction)
Dalam mengkomunikasikan tujuan dan arah manajemen memperoleh nilai maturity lebel sebesar
2,93. Angka tersebut menunjukkan maturity level proses ini mencapai tingkat 3 yaitu defined
process. Koperasi Swadharma telah menentukan serta mengkomunikasikan kebijakan-kebijakan
yang dibuat dalam pengembangan IT, hanya saja pengimplementasiannya belum dilaksanakan
secara optimal karena masih bergantung pada individu.
7. PO7 (Manage IT Human Resources)
Dalam mengelola sumber daya manusia memperoleh nilai maturity lebel sebesar 2,93. Angka
tersebut menunjukkan maturity level proses ini mencapai tingkat 3 yaitu defined process. Salah
satu yang dilakukan Koperasi Swadharma dalam hal memotivasi karyawan adalah pihak
manajemen telah merancang dan menetapkan program rotasi karyawan yang bertujuan untuk
mengembangkan teknik dan keterampilan management bisnis. Selain itu, adanya training resmi
untuk personil dan hal ini juga masih bergantung pada individunya apakah mau menjalankan
training tersebut atau tidak.
8. PO8 (Manage Quality)
Dalam mengatur kualitas memperoleh nilai maturity lebel sebesar 2,66. Angka tersebut
menunjukkan maturity level proses ini mencapai tingkat 3 yaitu defined process. Pihak
manajemen pada Koperasi Swadharma sudah memberikan kebijakan dan procedure dalam hal
membantu perencanaan implementasi dan pemeliharaan kualitas sistem manajemen tetapi belum
diimplementasikan dengan baik sehingga pihak IT belum melakukan improvement secara
optimal dan belum dapat mengirimkan nilainya kepada bisnis.
9. PO9 (Asses and Manage IT Risks)
Dalam menilai dan mengatur resiko IT memperoleh nilai maturity lebel sebesar 2,67. Angka
tersebut menunjukkan maturity level proses ini mencapai tingkat 3 yaitu defined process.
Koperasi Swadharma sudah memiliki kesadaran akan kemungkinan resiko yang timbul dan
pihak manajemen sudah mulai menanamkan tanggung jawab manajemen resiko dalam Koperasi
Swadharma.
10. PO10 (Manage Projects)
Dalam mengatur proyek memperoleh nilai maturity lebel sebesar 3,01. Angka tersebut
menunjukkan maturity level proses ini mencapai tingkat 3 yaitu defined process. Dalam
mengatur suatu proyek, pihak manajemen Koperasi Swadharma sudah menetapkan manajemen
proyek untuk seluruh manajemen IT projects. Dalam hal ini seluruh personil IT juga terlibat
dalam manajemen proyek. Belum adanya personil yang khusus untuk menangani project
mengingat sangat minimnya personil IT yang ada di Koperasi Swadharma.
5. KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
a. Teknologi informasi yang ada di Koperasi Swadharma saat ini belum dimanfaatkan secara
optimal. Hal ini disebabkan oleh pihak manajemen belum sadar akan pentingnya teknologi
informasi untuk mendukung kinerja IT yang lebih efektif dan efisien.
b. Berdasarkan dari hasil analisis data evaluasi peran sistem informasi manajemen berdasarkan
domain plan and organize dengan metode maturity level, Koperasi Swadharma saat ini berada
pada angka 2,86 yaitu pada level defined process.
Menurut Guldentops et al (2000:100), standar yang ditetapkan secara internasional adalah 2,5.
Dengan demikian posisi Koperasi Swadharma sudah berada di atas standar internasional. Akan
tetapi belum mencapai target yang diinginkan oleh Koperasi Swadharma yaitu pada level
managed and measurable. Hal ini menunjukkan bahwa belum adanya standar operasional
prosedur yang jelas untuk melaksanakan kegiatan di lingkungan Koperasi Swadharma. Prosedur-
prosedur yang ada di Koperasi Swadharma belum di implementasikan secara optimal. Selain itu
belum adanya dokumentasi dan standarisasi yang baku terhadap kinerja IT.
c. Berdasarkan kedua butir di atas, langkah yang harus di ambil oleh pihak manajemen Koperasi
Swadharma adalah menetapkan suatu standarisasi yang baku terhadap prosedur-prosedur yang
ada di Koperasi, menambah jumlah personil IT.
Saran
a. Untuk melakukan suatu perencanaan dan pengorganisasian yang baik, sebaiknya pihak
manajemen menetapkan suatu standar operasional procedure yang baku untuk seluruh bagian
Koperasi Swadharma sehingga aktivitas operasional berjalan dengan lancar dan terorganisir
dengan baik
b. Pengontrolan IT perlu di lakukan dan harus ada dokumentasi pada setiap proses IT yang
sedang berjalan. Pihak manajemen sebaiknya meminta dokumentasi kegiatan IT untuk
memudahkan personil IT yang baru dalam menyesuaikan pekerjaan dengan bantuan dokumentasi
tersebut.
c. Menanamkan kesadaran kepada seluruh karyawan Koperasi Swadharma agar tidak selalu
bergantung pada divisi IT mengingat personil IT yang sedikit. Hal ini bertujuan untuk lebih
mengoptimalkan kinerja IT.
d. Menambah jumlah personil IT agar terjadi pemisahan tugas sehingga dapat mempercepat
kinerja.
e. Memberikan pelatihan formal untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia di
lingkungan Koperasi Swadharma.

6. DAFTAR PUSTAKA
Rahmadini Darwas, Evaluasi Peran Sistem Informasi Manajemen Koperasi Swadharma Dengan
Menggunakan Model Maturity Level Pada Kerangka Kerja Cobit PAda Domain Planand
Organise. Program Magister Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta 2010, Universitas Gunadarma.