Prosedur Penanganan

Delivery Order
PT. Panasonic

Rizkiyah
3DA04
43209313
 Latar belakang

Delivery Order adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat

perintah penyerahan barang kepada pembawa surat tersebut,
yang ditujukan kepada bagian yang menyimpan barang ( Bagian
gudang ) milik perusahaan atau bagian gudang perusahaan lain
yang memiliki konsensus dengan perusahaan yang menerbitkan
Delivery Order. Delivery order tidak berpengaruh terhadap
persediaan. Selanjutnya Dokumen ini berfungsi sebagai bukti
pengeluaran barang atas perintah yang menerbitkan Delivery
Order.
 Tujuan dan manfaat
Tujuan
• Mempelajari prosedur penanganan delivery order PT. Panasonic
• Mempelajari prosedur pemesanan dan pengantaran barang PT.
Panasonic
• Mempelajari prosedur alur penanganan delivery order PT.
Panasonic
Manfaat
• Memahami prosedur penanganan delivery order PT. Panasonic
• Memahami prosedur pemesanan dan pengantaran barang PT.
Panasonic
• Memahami prosedur alur penanganan delivery order PT.
Panasonic
 Metode praktik
Studi Kepustakaan
Dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi teoritis dari
buku maupun media elektronik seperti internet.

studi Lapangan
a. Pengamatan (Observasi) yaitu melakukan pengamatan langsung
di perusahaan mengenai cara pengiriman dan pendistribusian
barang .
b. Dokumentasi yaitu penelusuran bukti-bukti mengumpulkan
data-data untuk mendapatkan keterangan yang diperlukan
Hasil dan pembahasan
pengertian Prosedur
Berdasarkan Mulyadi (2001) Prosedur didefinisikan sebagai suatu
ukuran kegiatan yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam
suatu department atau lebih yang menjamin penanganan secara
berseragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Pengertian Delivery Order

Berdasarkan Mulyadi (2001) Surat delivery order atau surat order
pesanan didefinisikan sebagai dokumen lembar pertama surat
order pesanan pembelian yang dikirimkan kepada pemasok
sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
 Alur Pelaksanaan
Pelaksanaan prosedur penanganan delivery order terdiri dari beberapa tahap,
yaitu:
1. Purchase Order (PO)
Purchase order (PO) merupakan tahap awal dalam melakukan pemesanan
barang warehouse di divisi BSO. Di dalam kegiatan purchase order, BSO
menerima Surat Pesanan (SP) dan bukti transfer dari dealer melalui salesman
dari cabang yang bersangkutan.
2. Check Transfer
Setelah menerima surat pesanan (SP) dan bukti transfer, maka admin BSO
akan menjalankan surat pesanan beserta bukti transfer tersebut ke bagian
Finance di Head Office. Dalam pengecekan bukti transfer, bagian kasir finance
akan melihat apakah jumlah uang yang telah ditransfer oleh dealer sudah
masuk ke rekening PGI. Apabila ternyata uang tersebut belum masuk, maka
pihak finance kemudian akan mengembalikan surat pesanan ke bagian BSO
untuk kemudian ditindaklanjuti oleh sales representative cabang
3. Delivery Order
Setelah surat pesanan dan bukti transfer telah disahkan oleh Finance
Manager, maka pihak admin BSO akan membuat delivery order yang sudah
tersedia sebelumnya di sistem setelah sebelumnya melakukan pengecekan
ketersediaan stok di gudang.
4. Persetujuan Delivery Order
Delivery order yang telah dibuat oleh Admin BSO yang sesuai dengan surat
pesanan dealer maka surat delivery order tersebut akan diperiksa kembali di
bagian finance.
Hal-hal yang akan diperiksa oleh Manajer Finance antara lain:
 Nama Toko
 Jenis Barang
 Tipe Barang
 Jumlah Barang
 Nomor Pesanan
5. Pengiriman delivery order
Setelah surat delivery order disahkan oleh Manajer Finance, maka surat
delivery order tersebut akan di fax atau email ke kantor cabang dan gudang
(Panasonic Manufacturing Indonesia). Sales Representative (SR) cabang akan
menjadi perantara dealer dengan bagian BSO.

6. Pengambilan Barang
Dalam penjualan, PGI tidak bertanggung jawab atas pengiriman barang yang
telah dibeli oleh dealer. Pihak dealer harus menyiapkan ekspedisi (jasa
pengiriman) sendiri untuk mengambil barang yang telah dibeli di gudang PGI
atau Panasonic Manufacturing Indonesia (PMI).
 Mulai

Penerimaan PO dan Bukti

Transfer dari (cabang/toko)

Tidak
Check transfer dan
Persetujuan Surat Pesanan
(finance)
Jika
Jika disetujui dilanjutkan proses surat
delivery order/pengiriman Pesanan
(BSO Admin)

Ya
Pengesahan surat delivery order / DO
oleh (BSO dan Finance)

DO (copy) dikirim ke

(gudang dan cabang)

Selesai
 Analisis Permasalahan dalam Proses
Penanganan Delivery Order
• Masalah pada Purchase Order (PO)
• Masalah yang ada pada Transfer
• Masalah yang ada pada Pengambilan Barang

Saran saran
• Apabila terjadi masalah pada PO (purchase order), yang biasanya dilakukan
adalah dealer dengan perantaraan salesman memberikan surat permohonan
refund sehingga sejumlah uang yang sudah dibayarkan tersebut dapat
dikembalikan ke dealer.
• Apabila terjadi masalah pada transfer pembayaran , maka dealer akan segera
mengajukan permohonan refund disertai dengan bukti Surat Pemesanan
awal.
• Apabila terjadi masalah pengambilan barang, maka pihak PMI
akan sesegera mungkin menghubungi Admin BSO dan
memberikan daftar unit produk apa yang belum diambil beserta
kuantitasnya. BSO kemudian akan menindaklanjutinya dengan
menghubungi salesman terkait untuk kemudian membuat
semacam kesepakatan bahwa barang akan diambil dalam jangka
waktu tertentu.
 Kesimpulan

• Dari hasil kerja praktik yang dilakukan oleh penulis

dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan prosedur
penanganan delivery order PT. Panasonic melibatkan
dua divisi dalam perusahaan, divisi yang terkait itu
adalah divisi BSO (Branch Sales Operation) sebagai
cabang operasi penjualan dimana dalam divisi tersebut
surat delivery order dibuat dan ditangani hingga
disahkan, divisi kedua yaitu divisi finance sebagai
pengelola keuangan dimana surat delivery order dicek
bukti transfer pemesanan hingga disetujui oleh manajer
finance.