Anda di halaman 1dari 43

DOKUMEN PROSEDUR

Kendali Salinan
Nomor DP.01/Lab Terpadu
UNDANA/2014
Terkendali Tidak terkendali

Pemegang Salinan

Nomor Salinan
Dokumen terkendali ini diberikan kepada nama tersebut
diatas dengan tanggung-jawab
tanggung pemeliharaan dan
kerahasiaan dari isi dokumen.

LABORATORIUM RISET TERPADU UNIVERSITAS NUSA CENDANA

2014
No. Bagian :i
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi : 1/0
Logo Lab Tanggal Terbit :
Terpadu Tanggal Revisi :
UNDANA Halaman : 1/1

LEMBAR PENGESAHAN Disetujui Ketua Lab.


Riset Terpadu

DOKUMEN PROSEDUR
LABORATORIUM RISET TERPADU UNIVERSITAS NUSA CENDANA

Jl. Adisucipto Penfui, Kupang 85001, NTT Telp. 0380 881580, Fax 0380 881674
Website http://www.undana.ac.id
DOKUMEN PROSEDUR ini disahkan oleh:

Ketua Laboratorium Riset Terpadu

Prof. Henderiana L.L. Belli, Ph.D.


NIP 195301021985032001

Disetujui Disiapkan
Ketua Laboratorium Riset Terpadu Nama Paraf

Prof. Henderiana L.L. Belli, Ph.D.


NIP 195301021985032001
Logo Lab No. Bagian : ii
Terpadu DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
UNDANA Tanggal Terbit
Tanggal Revisi
Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
ii PERUBAHAN Riset Terpadu

Perubahan Mencabut Memasukkan Paraf


No Tanggal No. Terbitan/ Hal No. Terbitan/ Hal
Bag. Revisi Bag. Revisi
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
No. Bagian : iii
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
iii DISTRIBUSI Riset Terpadu

Nomor Salinan Pemegang Status distribusi

1 Ketu
tua Lab Riset Terpadu UNDANA Terkendali

2 Komite Akreditasi Nasional Terkendali


Ketua Lab. Riset Terpadu
3 dan Asli Terkendali

4 Ketua Divisi Pertanian Terkendali

5 Ketua Divisi Peternakan Terkendali

6 Ketua Divisi Material-Elektrika-Informatika


Material Terkendali

7 Kasubag Terkendali
No. Bagian : iv
Terbitan/Revisi
Logo Lab DOKUMEN PROSEDUR Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 2

Disetujui Ketua Lab.


iv DAFTAR ISI Riset Terpadu
No. DP Judul Hal
i LEMBAR PENGESAHAN 1/1
ii PERUBAHAN 1/1
iii DISTRIBUSI 1/1
iv DAFTAR ISI 1/1
DP. 4.1.5 j PENGATURAN PERSONIL PENGGANTI 1-1
DP. 4.1.5.c1 JAMINAN KERAHASIAAN INFORMASI DAN HAK KEPEMILIKAN 1-1
PELANGGAN
DP. 4.1.5.c2 MELINDUNGI PENYIMPANAN DAN PENYAMPAIAN HASIL 1-1
SECARA ELEKTRONIK
DP 4.2.2. PEDOMAN PEMBUATAN SASARAN MUTU 1-1
DP 4.3.1. PENGENDALIAN DAN KAJIULANG DOKUMEN SISTEM MUTU 1-1
DP 4.3.3.4. PENANGANAN PERUBAHAN DOKUMEN
DP 4.4.1.1. PENETAPAN DAN PEMELIHARAAN KAJI ULANG PERMINTAAN 1-1
KONTRAK
DP 4.5.1. SUBKONTRAK PENGUJIAN 1-1
DP 4.6.1. PROSEDUR PEMBELIAN JASA DAN PEMBEKALAN 1-1
DP 4.6.4. EVALUASI DAN PENUNJUKKAN PEMASOK 1-2
DP 4.7.1. PELAYANAN KEPADA PELANGGAN 1-1
DP 4.8.1. PENYELESAIAN PENGADUAN 1-2
DP 4.9.1. PENGENDALIAN PEKERJAAN
PEKERJA PENGUJIAN YANG TIDAK
DAK SESUAI 1-1
DP 4.11.1 TINDAKAN PERBAIKAN 1-1
DP 4.12.2. TINDAKAN PENCEGAHAN 1-1
DP 4.13.1. PENGENDALIAN REKAMAN 1-1
DP 4.14.1. PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL 1-1
DP 4.15.1. PELAKSANAAN KAJI ULANG MANAJEMEN 1-1
DP 5.2.1. PENETAPAN PERSONIL YANG BERTUGAS DI LABORATORIUM 1-1
DP 5.2.2. PELATIHAN PERSONEL LABORATORIUM 1-1
DP 5.2.3 PROSEDUR BAGI PERSONIL YANG DIKONTRAK 1-1
DP 5.3.4. KEBIJAKAN TERHADAP PENELITI, MAHASISWA PRAKTEK DAN 1-1
MAGANG
DP 5.3.5 PENGELOLAAN DAN PEMELIHARAAN RUANG LANORATORIUM 1-1
DP 5.4.1.1. PENETAPAN METODE PENGUJIAN 1-1
DP 5.4.6.1 PENETAPAN KETIDAKPASTIAN METODA ANALISIS 1-1
DP 5.5.3. PENGGUNAAN PERALATAN 1-1
DP 5.5.5 g. PERAWATAN DAN PENGECEKAN ANTARA PERALATAN 1-1
DP 5.6.1. KALIBRASI 1-1
DP 5.6.3.1. PENANGANAN STANDAR DAN BAHAN ACUAN 1-1
DP 5.8.1. PENANGANAN, PERLINDUNGAN DAN PENYIMPANAN CONTOH 1-1
DP 5.9.1.a. PENGGUNAAN BAHAN PEMBANDING SECARA TERATUR 1-1
DP 5.9.1.b. UJI PROFISIENSI DAN UJI SILANG ANTAR LABORATORIUM 1-1
DP 510.1. PELAPORAN HASIL PENGUJIAN 1-1
No. Bagian : 4.1.5.j.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.1.5.j. PENGATURAN PERSONEL Disetujui Ketua Lab.
PENGGANTI Riset Terpadu
Tujuan: Untuk menjamin agar personel inti Laboratorium Riset Terpadu UNDANA,
UNDANA
disamping tanggung jawabnya yang lain, memiliki kewenangan dan mampu
melaksanakan tugasnya, serta penggantian personel dilakukan secara
otomatis.
Ruang lingkup: Dokumen Prosedur ini berlaku pada seluruh level yang tercantum di dalam
struktur organisasi laboratorium
l Terpadu UNDANA.

Acuan: PM. 4.1.5.j.


Definisi : Manajer Inti adalah Manajer Eksekutif, Ketua Lab. Riset Terpadu,, Manajer Teknis,
dan
Manajer Administrasi.
Penanggungjawab: Manajer Eksekutif; Pengawasan: Manajer Inti.
Prosedur:
1. Apabila Pimpinan Puncak berhalangan hadir, maka tanggung jawab pelaksanaan
tugas sehari-hari
hari otomatis dilimpahkah kepada Deputi Manajer Eksekutif, dalam hal ini
adalah Ketua Lab. Riset Terpadu.
Terpadu
2 Apabila Ketua Lab. Riset Terpadu berhalangan hadir, maka tanggung jawab
pelaksanaan tugas sehari-hari
sehari hari secara otomatis dilimpahkan kepada urutan berikut ini:
(1) Manajer Teknis Laboratorium Biologi Molekuler
(2) Manajer Teknis Laboratorium Pengujian Mutu Benih
(3) Manajer Teknis Laboratorium
Laborator Mikrobiologi; atau
(4) Manajer Administrasi.
3. Personil pengganti wajib memberikan laporan kegiatan selama yang bersangkutan
berhalangan hadir, lesan atau bila ada hal-hal
hal hal yang dianggap perlu, membuat
laporan secara tertulis.
4. Apabila Personil Inti berhalangan
berhalangan hadir, maka secara otomatis tanggung jawab
pelaksanaan tugas sehari-hari
sehari hari dilimpahkan kepada Deputi yang terkait, atau Kepala
Laboratorium yang terkait.
5. Apabila Kepala Laboratorium berhalangan hadir, maka tanggung jawab pelaksanaan
tugasnya dirangkap
kap oleh Manajer Teknis yang terkait.
6. Apabila Personel Penguji berhalangan hadir, maka posisinya digantikan oleh personel
penguji lain yang berkompeten yang ditunjuk oleh Kepala Laboratorium (Lampiran DP
4.1.5.j.6).
Dokumen Terkait:
Lampiran DP 4.1.5.j.6
No. Bagian : 4.1.5.c1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.1.5.c1. JAMINAN KERAHASIAAN Disetujui Ketua Lab.
INFORMASI DAN HAK KEPEMILIKAN Riset Terpadu
PELANGGAN

Tujuan: Prosedur ini bertujuan agar kerahasiaan informasi dan hak kepemilikan
pelanggan. Terjamin.
Terjamin

Ruang lingkup: Kerahasiaan sehubungan dengan contoh dan hasil analisis terhadap
contoh dari pelanggan.
Acuan: PM. 4.1.5 c1-2.
Definisi: Tidak ada.

Penanggungjawab: Manajer Eksekutif; Pelaksana: Manajer Inti dibawah koordinasi


Manajer Administrasi

Prosedur:
1. Manajer Eksekutif bertanggung jawab terhadap jaminan perlindungan kerahasiaan
informasi dan hak kepemilikan pelanggan, yang dalam pelaksanaannya didelegasikan
kepada Manajer Inti, dibawah koordinasi Manajer Administrasi.
2. Keterangan (sifat dan ciri) contoh dari pelanggan didokumentasi di bagian administrasi
dan rekamannya disimpan dan dijaga terhadap akses dari pihak lain.
3. Contoh dari pelanggan sebelum
sebelum didistribusikan ke Laboratorium, dicatat terlebih dahulu
pada buku penerimaan contoh, kemudian, contoh dimasukkan ke kantong yang hanya
diberi nomor/kode laboratorium.
4. Semua informasi pelanggan termasuk laporan hasil uji, beserta informasi contoh hanya
hany
dapat diakses oleh pelanggan lain/pihak tertentu setelah mendapat persetujuan dari
pelanggan pemilik data dan Manajer Eksekutif.
5. Semua informasi yang terkait dengan pengujian dapat diakses setelah 3 tahun dengan
persetujuan Manajer Eksekutif.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.1.5.c2.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.1.5.c2. MELINDUNGI PENYIMPANAN Disetujui Ketua Lab.
DAN PENYAMPAIAN HASIL SECARA Riset Terpadu
ELEKTRONIK

Tujuan: Untuk menjamin bahwa hasil analisis contoh dari pelanggan sampai kepada
pelanggan terjaga kerahasiaannya baik rekaman cetakan maupun elektronik.

Ruang lingkup: Kerahasiaan sehubungan dengan hasil analisis terhadap contoh dari
pelanggan.
Acuan: PM. 4.1.5.c1-2.
Definisi: Tidak ada.

Penanggungjawab: Manajer Administrasi; Pengawasan: Manajer Inti

Prosedur:
1. Manajer Administrasi bertanggung jawab terhadap keamanan dan kerahasiaan hasil
analisis contoh dari pelanggan, baik rekaman cetakan maupun elektronik
2. Hasil akhir dari setiap pengujian yang telah dihitung oleh analis yang terkait, dihimpun
pada draft laporan akhir oleh Penyelia.
3. Draft laporan akhir diberikan kepada bagian administrasi untuk diketik di Komputer,
dan dicetak
ak sebagai Laporan Hasil Uji.
4. Laporan Hasil Uji ditandatangani oleh Manajer Teknis, dan disertakan surat pengantar
dari Manajer Eksekutif.
5. Atas permintaan pelanggan, Manajer Administrasi dapat mengirimkan Laporan Hasil
Uji melalui faximile atau attachment dalam e-mail langsung kepada pelanggan.
6. Laporan hasil uji yang asli dikirim ke alamat pelanggan.
7. Bagian Administrasi menyimpan dan menjaga terhadap akses dari pihak lain baik
rekaman cetakan maupun elektronik.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.2.2.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.2.2. PEDOMAN PENYUSUNAN SASARAN Disetujui Ketua Lab.
MUTU Riset Terpadu

Tujuan: Untuk menjamin bahwa Sasaran Mutu yang disusun, mampu mencapai tujuan
system manajemen mutu secara efektif dan efisien.

Ruang lingkup: Sasaran dan Program Mutu


Acuan: PM.2.2.
Definisi: Tidak ada.

Penanggungjawab: Manajer Eksekutif, pelaksanaannya dibantu oleh Manajer Inti.

Prosedur:
1. Sasaran Mutu disusun setiap tahun sekali, dipantau dan diukur pencapaiannya.
2. Usulan Sasaran Mutu dapat berasal dari semua personil, yang ditampung oleh
Ketua Lab. Riset Terpadu,
Terpadu, dan dibahas di dalam rapat rutin dan rapat Kaji Ulang
Manajemen yang dipimpin oleh Manajer
Man Eksekutif.
3. Sasaran Mutu diusahakan agar terukur dan ditetapkan dengan
mempertimbangkan:
a. Kebutuhan Laboratorium saat ini dan masa yang akan datang dan
kebutuhan pelanggan serta pasar.
b. Temuan kaji ualng manajemen yang relevan
c. Kinerja Laboratorium saat ini.
d. Tingkat Kepuasan Pelanggan dan mitra lain yang terkait dengan
pelayanan Laboratorium.
e. Hasil Audit Internal (Self Assessmen).
f. Peluang Peningkatan dan keberadaan Laboratorium lain sebagai
pembanding.
g. Evaluasi sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai Sasaran
Sasaran Mutu.
4. Waktu pencapaian dan dana yang diperlukan dirinci di dalam program mutu.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.3.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 2
4.3.1. PENGENDALIAN DAN KAJI ULANG Disetujui Ketua Lab.
DOKUMEN SISTEM MUTU Riset Terpadu
Tujuan:
Untuk memastikan semua dokumen sistem manajemen mutu yang
yang digunakan telah memenuhi
persyaratan
yaratan dokumentasi ISO/IEC 17025:2005, dan dikendalikan secara efektif dalam
pendistribusian, penggunaan dan pengaksesannya, sehingga semua dokumen yang
digunakan adalah dokumen yang benar, syah, dan berada pada pemegangnya atau
pada lokasi yang membutuhkan.
Ruang lingkup:
Mencakup aktifitas pengendalian seluruh dokumen
dokumen yang digunakan dalam penerapan
sisitem manajemen mutu ISO/IEC 17025:2005, mulai dari penyusunan, kajiulang, dan
pengesahan, penerbitan, distribusi, recisi, pemeliharaan dan penanganan dokumen yang
sudah tidak berlaku. Prosedur ini juga mengatur metode pengendalian
pengendalian terhadap dokumen
yang berasal dari luar Laboratorium Terpadu UNDANA.
Acuan: PM 4.3.1. Persyaratan manajemen tentang pengendalian dokumen.
Definisi : Tidak ada.
Penanggungjawab: Ketua Lab. Riset Terpadu,
Terpadu, pelaksanaan dan pengawasannya
dilakukan oleh Manajer Inti
Prosedur:
1. Ketua Lab. Riset Terpadu,
Terpadu, dibantu oleh Manajer Teknis dan Manajer Administrasi
bertanggung jawab terhadap identifikasi, format dan isi dokumen, penyusunan,
kaji-ulang,
ulang, dan revisi/perubahan dokumen, penerapan, pemeliharaan Dokumen
Sistem Mutu berdasarkan persyaratan ISO/IEC 17025-2005,
17025 2005, pendistribusian sesuai
dengan tugas dan tanggung jawab dan mengkomunikasikan seluruh sistem
manajemen mutu ke seluruh personel laboratorium (F. DP. 4.3.1.b.1).
4.3.1.b.1)
2. Semua Dokumen Sistem Mutu didokumentasikan di dalam Daftar Induk Dokumen
(Lampiran PM 4.3.2.1.),
4.3. , dan pendistribusiannya di dokumentasikan di Lembar
Distribusi Dokumen, tanda terima dokumen beserta tanggung-jawab
jawab yang wajib
dipatuhi, terkait dengan keamanan, pemeliharaan, dan kerahasiaan dokumen.
3. Semua Dokumen sistem mutu yang diterbitkan untuk personel di laboratorium,
sebelum diterbitkan dikaji ulang (IK DP 4.3.1.3),, dipelihara dan disahkan oleh
personel yang berwenang.
4. Panduan Mutu dan Dokumen Level II, III dan IV diteliti, diverifikasi, oleh Manajer Inti,
disetujui oleh Ketua Lab. Riset Terpadu,
Terpa , dan disahkan oleh Manajer Eksekutif.
5. Di masing-masing
masing dokumen, terdapat lembar revisi dokumen yang disyahkan oleh
Manajer Eksekutif.

No. Bagian : 4.3.1.


DOKUMEN PROSEDUR
Terbitan/Revisi
Tanggal Terbit
Tanggal Revisi
Halaman : 2 dari 2
4.3.1. PENGENDALIAN DAN KAJI ULANG Disetujui Ketua Lab.
DOKUMEN SISTEM MUTU Riset Terpadu
6. Semua Dokumen sistem mutu diberi identifikasi khusus, di stempel instansi, disyahkan
oleh Manajer Eksekutif pada lembar pengesahan, memuat informasi nomor bagian,
terbitan/revisi, tanggal revisi, jumlah keseluruhan halaman dan disetujui oleh Ketua
Lab. Riset Terpadu.
7. Rapat Kaji ulang Manajemen dilakukan satu tahun sekali.
8. Semua Dokumen sistem mutu (Level I, II, III dan IV) disimpan secara elektronik di
dalam komputer yang diberi password.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.3.3.4.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.3.3.4. PENANGANAN PERUBAHAN Disetujui Ketua Lab.
DOKUMEN Riset Terpadu

Tujuan: Agar perubahan dokumen yang disimpan dalam sistem komputer dapat
dikendalian, dimonitor, tidak terjadi kekeliruan dalam perubahannya, sesuai
dengan tujuan perubahan, dan tanpa menghilangkan dokumen asli.

Ruang lingkup: Perubahan yang dilakukan meliputi penyempurnaan, perbaikan, revisi


pada semua level dokumen sistem mutumutu yang tertuang pada Panduan
Mutu, Dokumen Prosedur, Instruksi Kerja dan Formulir. Prosedur
diberlakukan bagi seluruh personel Laboratorium Pengujian baik
personel Teknis maupun Administrasi.

Acuan: Dokumen PM 4.3.3.4, tentang Pengendalian Dokumen.

Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab: Ketua Lab. Riset Terpadu.


Terpadu

Prosedur:
1. Dokumen sistem mutu yang terkendali adalah tanggungjawab semua pemegang
salinan untuk memelihara, mengelola, memperbaharui dan melaporkan kepada
Ketua Lab. Riset Terpadu.
Terpadu
2. Perubahan Dokumen Sistem Mutu dapat diusulkan oleh semua personil pengguna,
menggunakan Formulir usulan perbaikan sistem manajemen mutu, atau perubahan
dokumen (F DP 4.15.1.3.),
4.15.1.3.) dan dikajiulang oleh Ketua Lab. Riset Terpadu.
Terpadu
3. Perubahan/Revisi dokumen dapat mencakup perubahan total terhadap isi
dokumen, atau hanya pada halaman/bagian tertentu dari dokumen, sesuai dengan
kebutuhan.
4. Semua perubahan dokumen dicatat di dalam lembar perubahan dokumen dan
disyahkan oleh Manajer Eksekutif.
5. Revisi dilakukan dengan mengganti
mengganti halaman yang bersangkutan dan setiap
halaman yang direvisi diidentifikasi nomor revisi dan tanggal revisinya.
6. Semua dokumen sistem mutu yang mengalami perubahan disepakati pada rapat
Kaji Ulang Manajemen, diberi identifikasi Revisi dan Tanggal Revisi
Revi serta disetujui
dan ditanda-tangani
tangani oleh Ketua Lab. Riset Terpadu,, dan disyahkan oleh Manajer
Eksekutif.
7. Semua dokumen sistem mutu disimpan pada Folder dan File Khusus dalam komputer
dengan menggunakan password.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.4.1.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.4.1.1. PENETAPAN DAN PEMELIHARAAN Disetujui Ketua Lab.
KAJI ULANG PERMINTAAN KONTRAK Riset Terpadu

Tujuan: Agar perubahan dokumen yang disimpan dalam sistem komputer dapat
dikendalian, dimonitor, tidak terjadi kekeliruan dalam perubahannya, sesuai
dengan tujuan perubahan, dan tanpa menghilangkan dokumen asli.

Ruang lingkup: Prosedur ini dilakukan terhadap persyaratan,


persyaratan, metoda yang digunakan
untuk
pengujian dan sumber daya yang memenuhi persyaratan.

Acuan: Dokumen PM 4.4.1.1, tentang kaji ulang permintaan, tender dan kontrak.

Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab: Manajer Administrasi.

Prosedur:
1. Kaji ulang permintaan, tender dan kontrak dilakukan oleh personil penerima contoh,
dibawah koordinasi Manajer Administrasi, dan secara teknis dibantu oleh Manajer
Teknis.
2. Kaji ulang permintaan, tender dan kontrak memperhatikan aspek ruang lingkup
pekerjaan, spesifikasi yang diinginkan pelanggan, jangka waktu, metoda pengujian,
kelayakan peralatan dan kemampuan personel penguji.
3. Apabila terdapat ketidak-sesuaian
ketidak sesuaian di dalam kaji ulang permintaan, tender dan
kontrak, Manajer Administrasi
Administrasi memberi penjelasan kepada pelanggan, sampai
diperoleh kesepakatan.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.5.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.5.1. SUBKONTRAK PENGUJIAN Disetujui Ketua Lab.
Riset Terpadu
Tujuan: Prosedur ini dilakukan untuk mengantisipasi ketidakmampuan sementara guna
menjamin kelancaran pengujian.
Ruang lingkup: Prosedur diberlakukan bagi pekerjaan teknis di laboratorium pengujian.
Acuan: PM 4.5.1. Persyaratan Manajemen tentang subkontrak pengujian.
Definisi : Tidak ada.
Penanggungjawab: Manajer Teknis. Pelaksana Administrasi oleh Manajer Administrasi.

Prosedur:
1. Laboratorium Terpadu UNDANA,
UNDANA, akibat keadaan yang tidak terduga,
terdu seperti
ketidakmampuan sementara, misalnya karena peralatan yang rusak, atau jumlah
pekerjaan pengujian diluar batas kemampuan penyelesaian, dan alasan lainnya,
maka laboratorium mensubkontrakkan pekerjaan pengujian ke subkontraktor yang
telah diakreditasi
tasi oleh Komite Akreditasi Nasional (Lampiran DP 4.5.1.1)
2. Apabila terjadi ketidakmampuan sementara, Manajer Administrasi memberitahu
dan meminta persetujuan pelanggan untuk mensubkontrakkan pekerjaan pengujian
kepada Subkontraktor yang ditunjuk oleh Manajer Teknis dengan mengisi formulir
persetujuan (F DP 4.5.1.2).
4.5.1.2
3. Manajer Teknis melakukan kaji ulang untuk pekerjaan yang disubkontrakkan dan
memilih subkontraktor yang ditunjuk.
4. Kajiulang dilakukan terhadap semua persyaratan, antara lain metode yang diminta
pelanggan, dan kompetensi subkontraktor (Laboratorium yang telah terakreditasi
oleh KAN, dan memeriksa nomor sertifikat akreditasi dan masa berlaku).
5. Pelanggan diberi kewenangan untuk menentukan subkontrak pilihannya bilamana
tidak setuju terhadap subkontraktor yang diajukan oleh Laboratorium Terpadu
UNDANA.
6. Setelah
lah Manajer Teknis menentukan pilihan Subkontraktor, Manajer Administrasi
segera memproses Subkontrak Pengujian., dan memonitor penyelesaiannya.
7. Manajer Administrasi membuat surat permohonan subkontrak pengujian kepada
subkontraktor yang ditunjuk, dilengkapi
dilengkapi dengan pengiriman contoh yang diuji (F DP
4.4.1.6.); dan memonitor penyelesaian pengujian dari sub-kontraktor.
sub kontraktor.
8. Apabila laporan hasil uji dari subkontraktor telah diterima laboratorium, maka
laporan tersebut dikajiulang oleh Manajer Teknis (FDP 4.5.1.8.),, dan disalin oleh
bagian administrasi ke dalam laporan hasil uji, dan ditandatangani oleh Manajer
Teknis, disertai surat pengantar yang ditandatangani oleh Manajer Eksekutif untuk
diberikan kepada pelanggan dengan melampirkan nomor dan tanggal surat dari dar
subkontraktor
9. Laboratorium bertanggung jawab atas pekerjaan subkontrak., kecuali bila
pelanggan menentukan sendiri subkontraktornya.
10. Laboratorium memelihara/menyimpan daftar semua subkontraktor yang digunakan
untuk pengujian. (IK DP 4.5.2).

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.6.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
4.6.1. PROSEDUR PEMBELIAN JASA DAN Riset Terpadu
PERBEKALAN

Tujuan: Agar jasa dan perbekalan (bahan dan peralatan) yang dibeli dan digunakan
laboratorium sesuai dengan persyaratan yang diperlukan di dalam metoda pengujian,
sehingga jaminan mutu pengujian dapat dipertahankan.
Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada seluruh pembelian jasa dan perbekalan
(pengadaan bahan dan peralatan) untuk pengujian.

Acuan: PM 4.6.1. Persyaratan Manajemen tentang pembelian saja dan perbekalan.


Definisi : Tidak ada.
Penanggungjawab: Manajer Teknis; Pelaksanaannya dibantu oleh Manajer Administrasi.
Adminis

Prosedur:

1. Jasa dan perbekalan (bahan dan peralatan) dari supplier diperiksa kesesuaian
spesifikasi teknisnya sebelum disimpan di tempat penyimpanan atau sebelum
digunakan langsung di laboratorium.

2. Manajer teknis, dibantu oleh penanggung jawab laboratorium (yang mengusulkan


barang dengan spesifikasi teknis tertentu) bertanggung jawab terhadap barang
yang dibeli, melakukan pengecekan, memeriksa dokumen pembelian, memeriksa
kesesuaian spesifikasi teknisnya,
teknisnya, dituangkan dalam berita acara penerimaan barang
(F DP 4.6.1.7)

3. Spesifikasi teknisnya mencakup antara lain: nama atau jenis barang/bahan/alat,


tipe, merek, konsentrasi, berat, ukuran, acuan gambar (bila tersedia), produsen, dan
keterangan lainnya (tgl
(tgl kadaluarsa, dll) yang tersedia/ada pada barang atau
bahan, dibandingkan dengan spesifikasi yang ditetapkan.
ditetapkan

4. Bahan kimia/media reagensia disimpan pada ruang/lemari stok bahan kimia pada
suhu ruangan sesuai dengan persyaratan pada label bahan kimia. Sedangkan
Sedan media
reagensia yang siap dipakai disimpan di lemari es, atau di rak bahan kimia.

5. Penerimaan Jasa dan perbekalan (bahan dan peralatan) disertai dengan surat
berita acara penerimaan.
penerimaan Apabila terdapat ketidaksesuaian dengan spesifikasi
teknis yang dibutuhkan,
tuhkan, maka Manajer Teknis, berhak menolak, dan Manajer
Administrasi membuat surat penolakan dan mengurus proses pengaduan kepada
rekanan secara tertulis (F DP 4.6.1.7).

6. Seluruh dokumen pembelian disimpan dan dipelihara oleh Manajer Administrasi.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.6.4.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.6.4. EVALUASI DAN PENUNJUKAN Disetujui Ketua Lab.
PEMASOK Riset Terpadu

Tujuan: Agar pemasok jasa dan perbekalan memenuhi persyaratan yang telah
ditentukan oleh Manajemen Laboratorium, dengan demikian mutu jasa dan
perbekalan terjamin, dan dapat dipertanggung-jawabkan.
dipertanggung

Ruang lingkup: Prosedur ini mencakup evaluasi dan penunjukkan pemasok jasa dan
perbekalan untuk kebutuhan Laboratorium Terpadu UNDANA yang akan dipilih.

Acuan: PM. 4.6.4.

Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab: Manajer Teknis. Pelaksana: dibantu oleh Manajer Administrasi.


Administra

Prosedur:

1. Tim pengadaan peralatan, bahan dan jasa bertanggung jawab terhadap evaluasi
dan penunjukan pemasok jasa dan perbekalan untuk kebutuhan Laboratorium.
2. Tim pengadaan peralatan, bahan dan jasa mempelajari data / daftar pemasok
yang telah ditetapkan dan melakukan evaluasi terhadap pemasok (IK.DP. 4.6.4.2)
3. Apabila memungkinkan, Tim pengadaan peralatan , bahan dan jasa melakukan
peninjauan ke toko atau alamat perusahaan pemasok.
4. Penunjukkan pemasok ditetapkan oleh Tim berdasarkan evaluasi terhadap
ter
pemasok dan kesesuaian dengan parameter evaluasi pemasok.
pemasok Berita Acara Hasil
Evaluasi pemasok terdapat pada F. DP.4.6.4.1.2.
5. Daftar Rekanan tercantum di dalam F. DP.4.6.4.1.2.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.7.1
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.7.1. PELAYANAN KEPADA Disetujui Ketua Lab.
PELANGGAN Riset Terpadu

Tujuan: Agar pelanggan memperoleh pelayanan yang optimal.

Ruang lingkup: Prosedur diberlakukan bagi pekerjaan teknis atau aspek manajemen
laboratorium.

Acuan: PM 4.7.1. Persyaratan Manajemen tentang Pelayanan Kepada Pelanggan.


Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab: Ketua Lab. Riset Terpadu;


Terpadu Pelaksana: Manajer Inti.

Prosedur:
1. Manajer Administrasi dengan dibantu oleh Manajer Teknis dan Ketua Lab. Riset
Terpadu,, bertanggungjawab dalam pelaksanaan sosialisasi kepada semua
personel mengenai pentingnya pelayanan kepada pelanggan, memenuhi
persyaratannya, termasuk kesesuaiannya dengan
dengan perundang-udangan
perundang dan
peraturan yang berlaku.
2. Bagi pelanggan yang ingin menyaksikan pengujian, Manajer Teknis menjadwalkan
waktu kunjungan.
3. Untuk pelanggan yang membawa contoh uji, pelayanan diatur dengan IK.DP 4.7.3.
4. Manajer Teknis mendampingi pelanggan dan berusaha menjawab setiap
pertanyaan yang diajukan pelanggan baik aspek manajemen, teknis maupun unjuk
kerja laboratorium secara ramah dan profesional.
5. Kunjungan pelanggan digunakan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan,
dan pelanggan dapat mengisi formulir kunjungan yang disediakan oleh
Laboratorium (FDP
FDP 4.7.1.6-8.).
4.7.1.6
6. Laboratorium memperhatikan dan mempertimbangkan segala saran, kritik dan
masukan dari pelanggan yang relevan dan realistis.
7. Ketua Lab. Riset Terpadumengkaji
Terp mengkaji umpan balik tersebut untuk dijadikan bahan kaji
ulang tahunan, dan memperhatikan serta mempertimbangkan segala saran, kritik
dan masukan dari pelanggan yang relevan dan realistis.
8. Pelanggan tidak diperkenankan melakukan hal-hal
hal hal yang dapat mengganggu
mengg
jalannya pengujian, dan mematuhi semua tata cara kunjungan yang diterapkan di
laboratorium.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.8.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.8.1 PENYELESAIAN PENGADUAN Disetujui Ketua Lab.
Riset Terpadu

Tujuan: Menetapkan prosedur untuk menanggapi keluhan pelanggan, atau pihak-pihak


pihak
lain yang berkepentingan, untuk tujuan perbaikan dan penyempurnaan
pelayanan kepada pelanggan.

Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada kegiatan pengaduan dari pelanggan ke


Laboratorium
Terpadu UNDANA,
UNDANA yang bersifat teknis dan non teknis.

Acuan: PM 4.8.1. Persyaratan Manajemen Tentang Pengaduan

Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab: Manajer Eksekutif; Pelaksana: dibantu oleh Manajer Inti.

Prosedur:

1. Pelanggan mendatangi ruang administrasi Laboratorium Terpadu UNDANA sesuai


jadwal layanan pelanggan.
2. Pelanggan menyampaikan pengaduan tertulis dengan mengisi formulir pengaduan
(F DP 4.8.1.2) yang disediakan oleh personel adminstrasi.
3. Manajer administrasi mempelajari isi pengaduan tersebut dan menindaklanjuti
dengan meneruskan formulir tersebut sesuai dengan materi pengaduan, yaitu:
- Masalah Kebijakan kepada Ketua Lab. Riset Terpadu.
- Masalah Pengujian kepada Manajer Teknis.
- Masalah Administrasi kepada Manajer Administrasi.
4. Para manajer melaksanakan sendiri atau bersama-sama
bersama sama personel terkait yang
lainnya, melakukan penyelidikan untuk menyelesaikan masalah pengaduan, atau
dapat menunjuk juk personel dalam unit terkait, misalnya penanggung jawab
laboratorium atau penyelia yang mempunyai keahlian yang berkaitan dengan jenis
pengaduan.
5. Khusus untuk masalah hasil pengujian, penyelidikan dilakukan melalui audit, mulai
dari awal penerimaan contoh
contoh sampai dengan penulisan hasil pengujian.
6. Semua bukti yang ditemukan disimpan dan direkam. Bukti yang dapat menunjukkan
kebenaran pengujian dan hasil uji tidak dilaporkan hanya berdasarkan
pernyataan lisan, melainkan direkam secara tertulis.
7. Apabila diperlukan
rlukan dan disetujui oleh pelanggan, penyelesaian dilakukan dengan
pengulangan pengujian, teknik pengukuran dan alternatif uji yang disepakati oleh
pelanggan.
8. Personel pelaksana penyelidikan melaporkan hasil penyelidikannya secara rinci
kepada manajer yang terkait, yang juga memuat rincian pengaduan. Laporan
ditandatangani oleh personel pelaksana dan manajer yang terkait.
9. Selanjutnya Manajer Eksekutif melakukan pertemuan dengan Manajer Teknis, Ketua
Lab. Riset Terpadu dan pelaksana penyelidikan untuk membuatt jawaban
pengaduan.
No. Bagian : 4.8.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.8.1 PENYELESAIAN PENGADUAN Disetujui Ketua Lab.
Riset Terpadu

10. Manajer Eksekutif membuat balasan secara tertulis kepada pelanggan yang
bersangkutan, dan apabila diperlukan disertai permohonan maaf kepada
pelanggan atas ketidakpuasan terhadap pelayanan ataupun hasil pengujian.
11. Balasan penyelesaian pengaduan disertakan Berita Acara Kesepakatan
Penyelesaian Pengaduan (F. DP. 4.8.1.10).

12. Laporan jawaban pengaduan, oleh Ketua Lab. Riset Terpadu digunakan sebagai
salah satu bahan untuk penyempurnaan pengendalian Sistem Manajemen Mutu.

13. Pelanggan diberitahu secara tertulis jika


jika ada pembatalan hasil pengujian, dan
segera dilakukan tindakan perbaikan dengan memberikan sertifikat pengujian
yang telah diperbaiki sesuai pengaduan.

14. Rekaman pengaduan disimpan dan dipelihara oleh Manajer Administrasi.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.9.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.9.1. PENGENDALIAN PEKERJAAN
PEKERJA Disetujui Ketua Lab.
PENGUJIAN YANG TIDAK SESUAI Riset Terpadu

Tujuan: Untuk mencegah terjadinya ketidak-sesuaian


ketidak sesuaian pekerjaan pengujian atau hasil uji,
terhadap prosedur atau persyaratan pelanggan yang telah disetujui.

Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada semua kegiatan pengujian yang ditemukan atau
diduga bermasalah, atau tidak
t sesuai.

Acuan: PM 4.9.1. Persyaratan manajemen tentang pengendalian pekerjaan pengujian


yang
tidak sesuai.

Definisi : Tidak ada.

Penanggung-jawab:
Manajer Teknis sebagai penanggung-jawab
penanggung utama; Ketua Lab. Riset Terpadu sebagai
pendamping/supervisi.

Prosedur:
1. Bilamana terjadi masalah di dalam pekerjaan pengujian, atau diduga ada
masalah yang mempengaruhi hasil uji, maka Manajer Teknis segera mengevaluasi
pengaruh tingkat signifikansi dari ketidak-sesuaian
ketidak sesuaian tersebut, khususnya terhadap
hasil uji.
2. Apabila tingkat ketidak-sesuaian
ketidak sesuaian tersebut berpengaruh signifikan terhadap hasil
uji, maka MT dapat menghentikan pengujian dan menahan Laporan Hasil Uji.
3. Manajer Teknis dibantu Kepala Laboratorium segera melakukan pemeriksaan
terhadap sumber-sum
sumber ketidak-sesuaian
sesuaian yang mungkin terjadi dan aspek apapun
yang kemungkinan dapat mempengaruhi hasil uji (IK DP 4.9.1.3).
4. Apabila ditemukan pekerjaan pengujian yang tidak sesuai, Manajer Teknis,
mengadakan pertemuan/diskusi dengan personel penguji untuk menyusun
me laporan
ketidaksesuaian tersebut, menguraikan akar permasalahan, dan merekam pada (F
DP 4.9.1.4)
5. Bila dianggap perlu, pelanggan diberitahu tentang temuan ketidak-sesuaian
ketidak
tersebut.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.11.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.11.1. TINDAKAN PERBAIKAN Disetujui Ketua Lab.
Riset Terpadu

Tujuan: Tindakan perbaikan dilakukan untuk menangani hasil pekerjaan yang tidak sesuai
atau jika terjadi penyimpangan pada sistem mutu atau ada ketidaksesuaian
pelaksanaan teknis.
Ruang lingkup:: Prosedur ini dilakukan terhadap pekerjaan yang tidak sesuai dengan
sistem
mutu dan pelaksanaan teknis laboratorium.
Acuan: PM 4.11.1. Persyaratan manajemen tentang tindakan perbaikan.
Definisi : Tidak ada.
Penanggungjawab:
Manajer Teknis sebagai penanggung-jawab
penanggung utama; Ketua Lab. Riset Terpadu sebagai
pendamping/supervisi.
Prosedur:
1. Apabila ditemukan pekerjaan pengujian yang tidak sesuai, Manajer Teknis beserta
personel terkait melakukan penelusuran untuk mengetahui pada tahapan mana
penyimpangan terjadi, kemudian segera melakukan perbaikan, termasuk bila
diperlukan melakukan pengujian
pengujia ulang.
2. Perbaikan dilakukan dengan mengevaluasi sistem secara menyeluruh dan sistematik
(IK DP 4.9.1.3).
3. Manajer Teknis memantau efektifitas pelaksanaan tindakan perbaikan yang
dilakukan.
4. Lembar evaluasi, tindakan perbaikan dan pemantauan yang dilakukan Manajer
M
Teknis, direkam dalam (F DP 4.9.1.4).

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.11.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.12.2. TINDAKAN PENCEGAHAN Disetujui Ketua Lab.
Riset Terpadu

Tujuan: Menetapkan prosedur tindakan pencegahan., agar kesalahan yang sama dan
kesalahan pengujian tidak terulang lagi.
Ruang lingkup: Berlaku
erlaku pada kegiatan tindakan pencegahan di laboratorium pengujian.
Acuan: PM 4.12. 2. Persyaratan Manajemen tentang tindakan pencegahan.
Definisi : Tidak ada.
Penanggungjawab:
Ketua Lab. Riset Terpadu sebagai penanggung-jawab
penanggung jawab utama; Manajer Teknis sebagai
pendamping/supervisi.
Prosedur:
1. Ketua Lab. Riset Terpadu bersama Manajer Teknis mempelajari laporan
ketidaksesuaian yang terjadi, uraian akar permasalahan, rekaman tindakan
perbaikan dan pemantauan yang dilakukan Manajer Teknis terhadap ketidak-
ketidak
sesuaian yang terjadi.
terjadi
2. Ketua Lab. Riset Terpadu bersama dengan Manajerjer teknis, dan manajer
Administrasi mendiskusikan tindakan pencegahan yang dapat dilaksanakan.
3. Tindakan pencegahan dilaksanakan sesuai dengan uraian tugas dan kewenangan
personel laboratorium.
4. Rencana tindakan dalam upaya tindakan pencegahan, antara lain:
• Ikut aktif dalam kegiatan uji kemahiran yang diselenggarakan oleh Badan
Penyelenggara yang berkompeten.
• Melakukan kalibrasi peralatan secara rutin di Laboratorium Kalibrasi yang telah
diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional.
• Membuat perencanaan program
program pelatihan pengujian bagi personel.
personel
• Mengikuti program uji profisiensi.
profisiensi
• Laboratorium Terpadu UNDANA melakukan uji ulang sampel arsip sesuai ruang
lingkup untuk memastikan keabsahan hasil uji setiap 3 bulan sekali, dan
digambarkan di dalam peta kendali mutu.
5. Pemantauan tindakan pencegahan dilakukan oleh Ketua Lab. Riset Terpadu setiap
akhir tahun anggaran
anggaran untuk mengetahui efektivitas/realisasi tindakan yang
dilakukan. Penjadwalan masing-masing
masing masing rencana tindakan, pemantauan tindakan
pencegahan, dibawah tanggung jawab Ketua Lab. Riset Terpadu.

Dokumen Terkait:
No. Bagian 4.13.1
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 2
4. 13.1 PENGENDALIAN REKAMAN Disetujui Ketua Lab.
Riset Terpadu
Tujuan:
Untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen
dokumen dokumen yang diperlukan dalam penerapan sistem
manajemen mutu (SMM) mengacu pada ISO/IEC 17025:2005, direvisi, diimplementasikan
dan dikelola secara terkendali.
Ruang lingkup:
Terhadap semua dokumen sistem mutu (PM, DP, IK, Formulir, Rekaman dan dokumen
pendukung lainnya)
Acuan: PM. 4.3.1.
Definisi :
Rekaman adalah semua jenis formulir yang telah diisi.
Penanggungjawab:
Penanggung jawab pengendalian rekaman mutu adalah Ketua Lab. Riset Terpadu,
Terpadu
sedangkan rekaman teknis adalah Manajer Teknis.

Prosedur:
1. Rekaman mutu dan teknis disimpan khusus di ruang arsip yang mudah dibaca dan
didapatkan bila diperlukan, terlindung dan terpelihara pada fasilitas yang
memberikan lingkungan yang sesuai untuk mencegah kehilangan dan kerusakan
atau deteriorasi.
2. Semua rekaman diberi nomor identitas yang sesuai dengan prosedur prose
pengenndalian dokumen.
3. Penggunaan rekaman harus sepengetahuan penanggung jawab rekaman. (Ketua (
Lab. Riset Terpadu atau Manajer Teknis).
4. Rekaman hasil pengujian hanya diberikan kepada pelanggan dan/atau pihak
yang berkepentingan atas ijin Manajer Eksekutif dan pelanggan.
5. Cadangan rekaman yang dibuat dengan sistem elektronik disimpan di dalam
komputer pada Folder dan File serta diberi kata kunci khusus yang berbeda yang
hanya diketahui oleh Manajer Inti dan personel khusus yang ditunjuk oleh Ketua
Lab.
ab. Riset Terpadu untuk menghindari dan mencegah akses dan amandemen oleh
pihak yang tidak berwenang terhadap rekaman-rekaman
rekaman rekaman tersebut.
6. Cadangan rekaman, setelah periode tertentu dikopi, dan disimpan dalam bentuk
CD.
7. Penanggung jawab cadangan rekaman adalah
adala Ketua Lab. Riset Terpadu.
Terpadu

No. Bagian 4.13.1


DOKUMEN PROSEDUR
Terbitan/Revisi
Tanggal Terbit
Tanggal Revisi
Halaman : 2 dari 2
4. 13.1 PENGENDALIAN REKAMAN Disetujui Ketua Lab.
Riset Terpadu

8. Rekaman teknis disimpan di ruang analis, yang mudah dijangkau bila diperlukan,
terlindung dan terpelihara. Penangung jawab pengendalian rekaman teknis adalah
Manajer Teknis. Publikasi Rekaman harus sepengetahuan Manajer Teknis.

9. Rekaman disimpan selama periode 3 tahun, selanjutnya pemusnahan rekaman


teknis dan mutu dilakukan oleh Manajer Eksekutif dan Berita Acara Pemusnahan
direkam pada formulir F DP4.13.1.b.9.

10. Bila terjadi kesalahan pada rekaman, setiap kesalahan harus dicoret, tidak
dihapus, dibuat agar tidak kelihatan dihilangkan dan nilai yang benar
ditambahkan disisinya, semua perbaikan dan rekaman yang demikian wajib
ditandatangani/ diparaf oleh orang-orang yang melakukan koreksi.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.14.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.14.1. PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL Disetujui Ketua Lab.
Riset Terpadu

Tujuan: Untuk memverifikasi apakah Laboratorium masih tetap, secara konsisten memenuhi
sistem keseluruhan, butir-butir
butir butir manajemen mutu yang ditetapkan dalam
ISO/IEC 17025:2005; dan untuk mengidentifikasi cara untuk menyempurnakan
sistem mutu, dan bidang untuk perbaikan / peningkatan sistem dan organisasi
secara berkelanjutan.
Ruang lingkup : Prosedur berlaku bagi Pelaksanaan Audit Internal, untuk semua system
mutu, termasuk audit kecukupan dokumen, dan dokumentasi/rekaman
teknis kegiatan pengujian.
Acuan: PM 4.14.1. Persyaratan manajamen tentang Audit Internal.
Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab: Ketua Lab. Riset Terpadu;


Terpadu; Pelaksanaan dibantu oleh Manajer Inti.

Prosedur:
1. Perencanaan, pengoperasian dan pelaksanaan Audit Internal dibawah tanggung
jawab Ketua Lab. Riset Terpadu.
Terpadu
2. Dilaksanakan oleh personel yang terlatih dan memenuhi syarat serta tidak
berhubungan langsung dengan kegiatan yang diaudit.
3. Audit Internal dilakukan pada bulan Nopember atau Desember setiap tahun yang
meliputi seluruh elemen Sistem Manajemen Mutu termasuk kegiatan pengujian (IK
DP 4.1.4.1.3).
4. Jadwal dan elemen yang diaudit disampaikan ke auditi paling lambat 3 (tiga) hari
sebelum pelaksanaan audit internal. Jadwal ditetapkan berdasarkan kesepakatan
antara auditi dan auditor (F. DP. 4.1.4.1.4).
5. Apabila temuan teridentifikasi, maka perbaikan dilakukan dalam jangka waktu 1
(satu) minggu hingga 3(tiga) bulan tergantung dari tingkat kesulitan jenis temuan.
6. Auditormenindaklanjuti kegiatan audit dengan memverifikasi serta merekam
penerapan dan efektifitas dari tindakan perbaikan yang telah dilakukan.
7. Bila temuan
muan audit menimbulkan keraguan pada efektivitas kegiatan atau
kebenaran/keabsahan hasil pengujian, Manajemen Lab. Terpadu UNDANA wajib
melakukan tindakan perbaikan pada waktunya.
8. Bila temuan audit memperlihatkan hasil pengujian yang tidak sesuai, maka Manajer
Man
Administrasi memberitahu pelanggan secara tertulis.
9. Kegiatan dan hasil Audit Internal direkam pada formulir F DP 4.1.4.1.9 a-h.a
10. Hasil audit internal ditindak-lanjuti
ditindak lanjuti dengan memverifikasi dan merekam penerapan
dan efektivitas dari tindakan perbaikan yang
y telah dilakukan.
11. Hasil Audit Internal dapat dijadikan bahan evaluasi pada saat kaji ulang tahunan.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.15.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.15.1. PELAKSANAAN KAJI ULANG Disetujui Ketua Lab.
MANAJEMEN Riset Terpadu

Tujuan : Kaji ulang manajemen dilakukan untuk memastikan kesinambungan dan


kesesuaian
sistem mutu, mampu telusur, efektivitas hasil kerja dan untuk mengetahui
perubahan
dan penigkatan pengujian yang diperlukan.

Ruang lingkup : Prosedur berlaku bagi pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen, pada
aspek
manajeen dan teknis.

Acuan : PM 4.15.1. Persyaratan Manajemen tentang Kaji Ulang Manajemen.

Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab: Manajer Eksekutif; Pelaksanaan dibantu oleh Manajer Inti.

Prosedur:

1. Kajiulang dilakukan secara periodik setiap satu tahun sekali.


2. Dalam Pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen, Manajer Eksekutif mengedarkan
Formulir Usulan Perbaikan Sistim Manajemen Mutu Laboratorium kepada Semua
Personel Laboratorium (F DP 4.15.1.2).
3. Formulir usulan perbaikan system mutu laboratorium dari semua personil dipelajari
dan dibahas oleh Manajer Inti untuk dimunculkan usulan-usulan
usulan usulan perbaikan system
manajemen mutu.
4. Bahan lain yang menjadi pembahasan di dalam Kajiulang Manajemen antara lain
adalah : (1) Laporan Audit Internal; (2) Laporan pengaduan dari pelanggan dan
penyelesaiannya; (3) Saran dan masukan dari kunjungan pelanggan; (4) Laporan
penyelesaian ketidak-sesuaian
ketidak sesuaian dari uji profisiensi, uji banding; dan penyimpangan
lainnya.
5. Usulan-usulan
usulan dibahas di dalam pembahasan yang dihadiri dihadiri oleh semua personil
laboratorium, dan diputuskan untuk perbaikan/peningkatan sistem manajemen mutu
laboratorium.
6. Kaji ulang manajemen mencakup pertimbangan atas subjek-subjek
subjek subjek yang terkait
pada pertemuan manajemen yang reguler (F. ( DP. 4.15.1.5).
7. Hasil kaji ulang manajemen dituangkan ke dalam sistem perencanaan Laboratorium
(sasaran dan program mutu) untuk tahun-tahun
tahun berikutnya.
8. Hasil kaji ulang manajemen direkam pada formulir F DP4.15.1.7.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.2.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
5.2.1. PENETAPAN PERSONIL YANG Disetujui Ketua Lab.
BERTUGAS DI LABORATORIUM Riset Terpadu

Tujuan: Prosedur ini bertujuan untuk memastikan kompetensi semua personel yang terlibat,
sehingga pengujian yang dilakukan akurat dan absah, sehingga dapat
mempertahankan sistem mutu.

Ruang lingkup: Penetapan personel dilakukan untuk memastikan bahwa personel dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai
sesuai dengan uraian tugas
masing--masing.
masing. Fungsi Laboratorium dapat berjalan semestinya, tidak
mempengaruhi pengujian dan hasil uji.

Acuan: PM 5.2.1. Persyaratan teknis tentang personel.

Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab:

Prosedur:
1. Personel inti laboratorium ditetapkan oleh Manajer Eksekutif selaku Kepala Balai
Besar, sesuai dengan jabatan di Laboratorium dan latar belakang pendidikan,
pengalaman kerja, dan kecakapan masing-masing
masing masing personil, sehingga personil
dapat melakukan tugasnya dengan professional (F. DP. 5.2.1.1).
2. Pelaksana pengujian, penanggung-jawab
penanggung jawab alat/instrument, dan personil lainnya
diusulkan oleh masing-masing
masing masing Manajer Inti, sesuai dengan pengalaman masing-
masing
masing personel dalam ruang lingkup uji yang terkait; untuk kemudian
kemudia disetujui dan
ditetapkan oleh Manajer Eksekutif.
3. Semua personel Laboratorium, sebagai Pegawai Negeri Sipil, tunduk pada
peraturan kepegawaian sesuai dengan peraturan Pegawai Negeri Sipil yang
berlaku, dan peraturan kepegawaian lainnya dari Badan Litbang Pertanian.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.2.2.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 2
5.2.2. PELATIHAN PERSONEL Disetujui Ketua Lab.
LABORATORIUM Riset Terpadu

Tujuan: Menetapkan prosedur pengembangan kualitas sumberdaya manusia (personel),


untuk meningkatkan kemampuan/kemahiran personel sehingga dapat
melaksanakan system mutu secara maksimal, dan untuk menjamin kompetensi
personil secara berkelanjutan

Ruang lingkup: Prosedur berlaku bagi seluruh personel laboratorium, meliputi pelatihan
internal maupun eksternal yang sesuai dengan bidang yang dibutuhkan
dan dengan mempertimbangkan waktu dan dana yang tersedia.

Acuan: PM 5.2.2. Persyaratan teknis tentang personel.

Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab:

Prosedur:

1. Untuk menjamin kompetensi personil secara berkelanjutan, Manajemen


Laboratorium mempunyai program pelatihan, internal maupun eksternal, sesuai
dengan kemampuan, untuk semua personil.
2. Bidang pelatihan ditujukan pada perbaikan mutu Manajemen dan Teknik
Laboratorium sesuai dengan ruang lingkup dan bidang-bidang
bidang bidang lain yang berkaitan.
3. Pelatihan dapat dilakukan baik secara internal maupun eksternal, di dalam negeri
maupun di luar negeri.
4. Manajer Eksekutif,
ekutif, Manajer Teknis, Ketua Lab. Riset Terpadu dan Manajer
Administrasi mengidentifikasi dan membuat rencana kebutuhan pelatihan bagi
seluruh personel laboratorium sesuai dengan bidang dan tugasnya masing-masing,
masing
dan direkam dalam formulir F DP.5.2.2.4..
5. Selain pelatihan, manajemen laboratorium mendukung personel untuk mengikuti
seminar, ‘workshop’, pertemuan-pertemuan
pertemuan pertemuan ilmiah sesuai dengan bidangnya
masing-masing,
masing, termasuk peningkatan pendidikan formal dan non formal.
6. Manajer Administrasi memproses program pelatihan tersebut, antara lain
mengajukan permohonan pelatihan ke Institusi/Instansi/Balai tempat pelatihan, atau
pendidikan yang akan dilaksanakan, termasuk mengajukan pembiayaan, proses
penugasan dan penyelesaiannya
penyelesaianny (F.DP. 5.2.2.6).
7. Personel yang telah menyelesaikan kegiatan pelatihan atau pendidikan, membuat
laporan pelatihan dan mengevaluasi pelatihan yang telah diikuti (F. DP. 5.2.1.7),
serta meneruskan pengetahuan dan ketrampilannya kepada personel laboratorium.
8. Semua kegiatan yang berkaitan dengan pelatihan untuk peningkatan SDM,
didokumentasi dengan baik, untuk dijadikan sebagai pertimbangan di dalam
peningkatan mutu pelatihan dimasa yang akan datang.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.2.2.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 2 dari 2
Disetujui Ketua Lab.
5.2.2. PELATIHAN PERSONEL Riset Terpadu
LABORATORIUM

9. Apabila kelebihan beban pekerjaan, Manajer Teknis, mengajukan kebutuhan


personel yangdikontrak/dikaryakan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut, sesuai
dengan kualifikasinya.
10. Manajer Eksekutif merekrut personel dari laboratorium Instansi di lingkup Terpadu
UNDANA yang relevan atau lulusan Perguruan Tinggi.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.2.3.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
5.2.3. PROSEDUR BAGI PERSONIL YANG Disetujui Ketua Lab.
DIKONTRAK Riset Terpadu

Tujuan : Menjamin kompetensi penggunaan personel yang dikaryakan atau


dikontrak laboratorium dan bekerja sesuaii dengan Sistem Manajemen
Mutu laboratorium.
Ruang lingkup : Penggunaan personel penguji tambahan dapat berasal dari lingkup
internal maupun eksternal Terpadu UNDANA sepanjang mempunyai
kompetensi terhadap
erhadap pengujian yang dilakukan di laboratorium Terpadu
UNDANA
UNDANA.

Acuan : PM 5.2.3.
Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab:

Prosedur :

1. Pemilihan personel subkontrak dilakukan oleh Ketua Lab. Riset Terpadu dengan
sepengetahuan Manajer Eksekutif.
2. Dalam pemilihan personel subkontrak Ketua Lab. Riset Terpadumelihat
Terpadu terlebih
dahulu dokumen kualifikasi yang sah dari personel subkontrak seperti
pendidikan dan pengalaman kerja.
3. Penggunaan personel
personel subkontrak dilakukan apabila personel teknis
laboratorium sudah tidak dapat mengatasi masalah atau dinilai kekurangan
personel.
4. Bentuk kerjasama dengan pihak ketiga dituangkan dalam lembar Persetujuan
Kerjasama (F.
F. DP 5.2.3.4).
5.2.3.4

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.3.4.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
5.3.4. KEBIJAKAN TERHADAP PENELITI, Disetujui Ketua Lab.
MAHASISWA PRAKTEK DAN MAGANG Riset Terpadu

Tujuan: Agar peneliti, mahasiswa praktek dan magang dapat dilayani dengan baik dan
tidak mengganggu/mempengaruhi kegiatan analisis di laboratorium, sehingga mutu data
analisis tidak terganggu.

Ruang lingkup: Kebijakan diberlakukan bagi peneliti, mahasiswa


mahasiswa praktek dan magang.
tentang kebijakan untuk peneliti, mahasiswa praktek dan magang.
Acuan: PM 5.2.4.
Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab:

Prosedur:
1. Setiap peneliti dari luar Instansi, mahasiswa praktek, atau magang
yangmenggunakan fasilitas laboratorium selama periode tertentu harus
mendapat ijin dari Manajer Eksekutif.
2. Manajer Teknis, bertanggung jawab terhadap peneliti, para mahasiswa
praktek dan magang yang melakukan kegiatan di lingkup laboratorium.
3. Manajer Teknis, mengatur waktu/menjadwalkan setiap kegiatan peneliti,
mahasiswa praktek dan magang.
4. Manajer Teknis, menunjuk seorang personel penguji untuk mendampingi
kegiatan tersebut.
5. Kegiatan peneliti, mahasiswa praktek dan magang disesuaikan dengan
kegiatan laboratorium.
6. Biodata
ata atau identitas untuk peneliti, mahasiswa praktek dan magang
dikeluarkan dan ditandatangani oleh Manajer Administrasi (F DP 5.2.4.6).

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.2.5.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
5.2.5. URAIAN TUGAS SETIAP PERSONEL Riset Terpadu

Tujuan: Menjamin kompetensi personel dalam menjalankan tugas-tugasnya.


tugas tugasnya.

Ruang lingkup: Uraian tugas ini khusus untuk personel laboratorium selain personel inti.

Acuan: PM 5.2.5.
Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab:
Prosedur:

1. Penanggung-jawab
jawab penyusunan uraian tugas adalah Manajer Eksekutif.
2. Manajer Teknis, menyusun matrik uraian tugas bagi semua personel
laboratorium di masing-masing
masing bidang uji.
3. Draft berupa matrik uraian tugas dibahas di tingkat manajerial.
4. Pengawasan terhadap pelaksanaan tugas adalah masing-masing
masing Kepala
Laboratorium.
5. Kaji ulang terhadap uraian tugas personel dilakukan
dilakukan setiap tahun sekali, dan
termasuk kaji ulang manajemen.
6. Uraian tugas personel Laboratorium tercantum pada Lampiran PM 4.1.1.

Dokumen Terkait:
No. Bagian 5.3.5.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
5.3.5. PENGELOLAAN DAN Riset Terpadu
PEMELIHARAAN RUANG
LABORATORIUM

Tujuan: Menjamin tidak adanya pengaruh letak dan kondisi ruangan terhadap mutu
pengujian.

Ruang lingkup: Berlaku untuk semua laboratorium pengujian, dan fasilitas laboratorium
seperti sumber energi, kondisi penerangan dan lingkungan harus
memenuhi syarat untuk memfasilitasi kebenaran unjuk kerja pengujian.

Acuan: PM 5.3.5.

Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab:

Prosedur:
1. Ketua Lab. Riset Terpadu bertanggung jawab terhadap pengendalian akses ke
dan penggunaan ruangan laboratorium (IK DP 5.3.5.1).
2. Ruangan contoh, bahan kimia, preparasi contoh, penimbangan, ekstraksi,
analisis intrumen, dan personel laboratorium masing-masing
masing masing terpisah (tersendiri),
ditata, dicegah dan dikendalian agar tidak mempengaruhi mutu hasil pengujian
(IK DP 5.3.5.2).
3. Ruangan personel
ersonel penguji laboratorium terletak tidak jauh dari laboratorium.
4. Laboratorium memantau, mengendalikan dan merekam kondisi lingkungan
dengan mencatat kondisi suhu, kelembaban untuk ruangan yang digunakan
untuk pengujian yang peka terhadap perubahan suhu dan kelembaban (F DP
5.3.5.4.).
5. Pemisahan ruangan dilakukan untuk mencegah terjadinya kontaminasi silang.
6. Limbah dari laboratorium dibedakan atas bahan-bahan
bahan bahan berbahaya (B3),
bahan tidak berbahaya, pecahan kaca dan benda tajam dipisahkan satu dan
lainnya.
7. Limbah B3 dikumpulkan di wadah khusus. Untuk pemusnahannya, limbah
tersebut dikirim ke instansi yang berwenang menangani limbah.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.4.1.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
5.4.1.1. METODA PENGUJIAN Riset Terpadu

Tujuan: Untuk menjamin penggunaan metoda pengujian yang sesuai standar nasional
ataupun internasional.

Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada semua metoda pengujian yang menjadi ruang
lingkup uji.
Acuan: PM. 5.4.1.1.
Definisi: Tidak ada.
Penanggungjawab: Manajer Teknis.

Prosedur:

1. Manajer Teknis di bidang pengujiannya masing-masing


masing masing bertanggung jawab terhadap
penetapan metoda pengujian pada contoh yang sesuai dengan ruang lingkup ujinya.
2. Laboratorium memilih dan menerapkan metoda yang tepat untuk suatu pengujian,
sehingga diperoleh hasil uji yang sesuai dengan yang diharapkan.
3. Metoda pengujian yang digunakan sedapat mungkin, dengan prioritas utama adalah a
metoda yang sudah SNI, atau metoda baku internasional (Lampiran PM 1.1).
4. Bila tidak tersedia metoda SNI, atau metoda baku internasional, atau dalam kondisi
tertentu metoda baku internasional tidak dapat dilakukan di Laboratorium Terpadu
UNDANA, maka Manajer Teknis dapat menggunakan metoda yang dikembangkan di
Laboratorium Terpadu UNDANA.
UNDANA
5. Sebelum digunakan, metoda yang dikembangkan diverifikasi, divalidasi, dan dievaluasi
sesuai dengan cara-cara
cara validasi metoda yang diterima (IK
IK PM 5.4.5.2).
5.4.5.2
6. Ada tiga jenis validasi metoda yang digunakan yaitu: (1)Validasi
(1)Validasi Penuh, digunakan
untuk metoda yang pertama kali, laboratorium baru, metoda baru, metoda yg
diterapkan pada bahan yang berbeda, dan metoda yang dikembangkan laboratorium
(‘In-house methods’) ;(2)Validasi Parsial (Verifikasi), digunakan untuk metoda yang
sudah pernah validasi penuh, bisa satu atau banyak parameter; digunakan untuk
memverifikasi operator yang berbeda, laboratorium yang berbeda gedung, ganti
sistem deteksi, perubahan prosedur, pereaksi, ganti rentang ukur, ganti software, ganti
jumlah contoh, ganti matrik, ingin tahu selektivitas, dan lain-lain.;
lain lain.; (3) Validasi Silang,
digunakan untuk pengujian metoda baru dibandingkan dg metoda acuan yg sudah
divalidasi.
7. Hasil validasi metoda direkam
direkam dan dibuatkan laporan hasil validasi metoda.
8. Personel Penerima Contoh memberitahukan kepada pelanggan tentang metoda
pengujian yang digunakan.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.4.6.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
5.4.6.1. PENETAPAN Disetujui Ketua Lab.
KETIDAKPASTIAN METODA ANALISIS Riset Terpadu

Tujuan:
Untuk memenuhi persyaratan ISO 17025:2005, butir 5.4.6,, sehingga nilai tunggal
dari hasil uji disertai informasi yang valid mengenai rentang nilai yang di
dalamnya diperkirakan nilai benar yang diukur.

Ruang lingkup: Diterapkan untuk semua metoda analisis.

Acuan: PM 5.4.6.1.
Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab: Manajer Teknis

Prosedur:
1. Manajer Teknis membuat konsep untuk penghitungan estimasi ketidakpastian
pengukuran dilengkapi metode pengujian, validasi metode dan kalibrasi
peralatan kepada pelaksana teknis untuk dihitung.
2. Pelaksana teknis menghitung nilai estimasi ketidakpastian pengukuran metoda
pengujian sesuai konsep yang diberikan oleh manajer teknis (IK.DP 5.4.6.1.2).
3. Pelaksana teknis dan manajer teknis bersama-sama
bersama sama mengkoreksi dan
menyempurnakan nilai estimasi ketidakpastian
ketidak pengukuran.
4. Manajer teknis mensahkan dan menandatangani estimasi ketidakpastian
pengukuran metode pengujian di laboratorium.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.5.3.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
5.5.3. PENGGUNAAN PERALATAN Riset Terpadu

Tujuan: Untuk menjamin semua alat di laboratorium digunakan dan dirawat secara benar,
menghasilkan nilai yang benar, mampu telusur, secara konsisten dan
berkelanjutan.

Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada semua alat di laboratorium pengujian Biologi
Molekuler, Mikrobiologi dan Pengujian Mutu Benih.

Acuan: PM. 5.5.3

Definisi: Tidak ada

Penanggungjawab: Manajer Teknis

Prosedur:

1. Masing-masing
masing Kepala Laboratorium bertanggung jawab bahwa setiap peralatan
yang berada di laboratoriumnya dioperasikan oleh analis yang sudah terlatih.
2. Masing-masing
masing Kepala Laboratorium bertanggung jawab bahwa setiap peralatan
yang berada di laboratoriumnya
laboratoriumnya dilengkapi dengan Instruksi Kerja Alat (IKA 5.4.1.2.),
formulir penggunaan alat, catatan riwayat alat, manual orisinal dari produsen (bila
masih tersedia), daftar inventaris alat.
3. Semua dokumen tersebut pada butir 2, disimpan di tempat yang aman, dan dipelihara
di
dengan baik.
4. Laboratorium Terpadu UNDANA adalah laboratorium penelitian dan pelayanan
pengujian, maka bagi peneliti atau yang menggunakan alat, harus mendapat ijin dari
Kepala Laboratorium (F. DP. 5.5.3.3).
5. Kepala Laboratorium memberikan supervisi penggunaan alat sampai pengguna alat
mahir menggunakan dan mengoptimasi alat, dan pengguna alat dapat dicantumkan di
dalam daftar pengguna alat.
6. Pengguna alat harus mengisi formulir penggunaan alat, dan menggunakannya sesuai
dengan Instruksi Kerja alat (DP. 5.5.3.5).
7. Apabila terdapat indikasi bahwa alat tersebut tidak ’optimized’, atau ada gejala
penyimpangan pengukuran, segera melaporkan kepada kepala laboratorium atau
penanggung-jawab
jawab alat tersebut.
8. Setiap peralatan mempunyai daftar penggunaan alat (kartu (kartu kendali alat) untuk
mengetahui kondisi alat (rusak, atau baik) yang tersimpan di setiap alat.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.5.5.g.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
5.5.5.g. PERAWATAN DAN PENGECEKAN Riset Terpadu
ANTARA PERALATAN

Tujuan: Untuk menjamin semua alat ukur di laboratorium berfungsi dengan baik,
menghasilkan nilai yang benar, mampu telusur, secara konsisten dan
berkelanjutan, dan terhindar dari kontaminasi atau deteriorasi.

Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada semua alat ukur di laboratorium pengujian Biologi
Molekuler, Mikrobiologi dan Pengujian Mutu Benih.

Acuan: PM. 5.5.5.g.

Definisi: Tidak ada

Penanggungjawab: Manajer Teknis

Prosedur:

1. Manajer Teknis, dibantu oleh Penanggung Jawab Peralatan bertanggung jawab


terhadap penanganan yang aman, transportasi, penyimpanan, penggunaan dan
perawatan setiap alat ukur yang berada di laboratorium.
laboratorium
2. Manajer Teknis, dibantu oleh Penanggung Jawab Peralatan memberi dan
menginventarisasi seluruh peralatan yang ada.
3. Peralatan yang masih dapat berfungsi, atau tidak berfungsi, diidentifikasi /diberi
label secara jelas.
4. Setiap alat memiliki petunjuk pengoperasian alat
alat dan cara perawatannya (Instruksi
Kerja Alat).
5. Selain pemeliharaan, Manajer Teknis, dibantu oleh Penanggung Jawab Peralatan
melakukan pengecekan antara setiap periode tertentu dengan cara tertentu (IK PM
5.5.10),, dan jika dianggap perlu, didukung dengan cara
cara melakukan uji dengan
bahan acuan pada konsentrasi tertentu dengan ulangan sebanyak 3 x.
6. Apabila terdapat indikasi bahwa alat tersebut tidak menunjukkan pengukuran
yang benar, atau diduga terjadi penyimpangan, pengguna alat segera
melaporkan kepada kepala
kepa laboratorium atau penanggung-jawab
jawab alat tersebut.
7. Manajer Teknis mengajukan usulan perbaikan jika alat dapat diperbaiki,
dikalibrasi ulang, atau mengajukan untuk pengadaan peralatan baru sebagai
penggantinya.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.6.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
5.6.1. KALIBRASI Disetujui Ketua Lab.
Riset Terpadu

Tujuan: Agar peralatan yang digunakan selalu menghasilkan nilai yang benar, mampu
telusur, secara konsisten dan berkelanjutan, karena dikalibrasi oleh Lembaga yang
kompeten.

Ruang lingkup: Prosedur berlaku untuk seluruh peralatan laboratorium, pengujian mutu

Acuan: PM 5.6.1. Persyaratan teknis tentang kalibrasi peralatan.

Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab: Manajer Teknis; dibantu oleh kepala laboratorium dan


penanggungjawab alat.

Prosedur:
1. Semua peralatan di Lab Terpadu UNDANA yang berpengaruh langsung pada nilai
pengukuran, dikalibrasi oleh Lembaga Kalibrasi
Kalibrasi yang telah diakreditasi oleh KAN.
2. Setelah dikalibrasi, penanggung jawab peralatan atau personil yang kompeten
melakukan perawatan dan pengecekan antara.
3. Apabila di dalam pengecekan antara ada indikasi atau kecenderungan tidak
menunjukkan pengukuran yang benar, atau diduga terjadi penyimpangan,
pengguna alat segera melaporkan kepada kepala laboratorium atau
penanggung-jawab
jawab alat tersebut.
4. Peralatan diperiksa,
sa, dioptimasi ulang, diperbaiki, dan dikalibrasi ulang.
5. Selain data hasil pemeriksaan antara, kalibrasi ulang juga berdasarkan
pertimbangan frekuensi dan jumlah atau lama pemakaian masing-masing
masing masing alat.
6. Alat yang dikalibrasi ditetapkan oleh Manajer Teknis, dengan memeriksa buku
penggunaaan alat, riwayat alat, dan data pemeriksaan antara.
7. Kalibrasi dilakukan oleh lembaga atau perusahaan yang telah diakreditasi oleh
KAN
8. Sertifikat dan data kalibrasi alat, disimpan dan didokumentasikan oleh Manajer
Teknis.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.6.3.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
5.6.3.1. PENANGANAN STANDAR DAN Riset Terpadu
BAHAN ACUAN
Tujuan: Agar standar dan bahan acuan yang digunakan bermutu tinggi, tidak rusak
sehingga ketertelusuran pengukuran dapat dipertahankan.
Acuan: PM 5.6.3.1.
Ruang lingkup: Berlaku untuk semua standar dan bahan acuan yang digunakan untuk
semua ruang lingkup uji.
Penanggungjawab: Manajer Teknis; pelaksanaannya dibantu oleh kepala laboratorium
dan stafnya.

Prosedur:
1. Laboratorium Terpadu UNDANA mempunyai prosedur penanganan standard dan
bahan acuan (IK DP 5.6.3.1.)
2. Manajer Teknis bertanggung jawab terhadap
terhadap pemeliharaan standar bahan acuan
tersebut.

3. Standar dan bahan acuan digunakan untuk memelihara ketertelusuran pengukuran.

4. Pada saat penerimaan standard dan bahan acuan, Manajer Teknis memperhatikan
bentuk fisik, label dari standard dan bahan acuan tersebut,
tersebut, dan diperiksa
kesesuaiannya dengan sertifikat yang menyertainya.

5. Standard dan bahan acuan disimpan di tempat yang disarankan di dalam kemasan,
atau ditempat yang sesuai (kulkas, freezer atau suhu ruang), diinventarisasi, diberi
tanggal penerimaan dan tanggal mulai dibuka atau digunakan.

6. Dilakukan pengenceran atau pelarutan dengan konsentrasi yang sesuai untuk pengujian
dan dipisahkan ke dalam boto-botol
boto botol sebagai bahan acuan sekunder, dan diberi label
yang jelas, nama yang mempersiapkan bahan acuan, tanggal dibuat, dan paraf
pembuat.

7. Bahan acuan dianalisis sesuai dengan ruang lingkup uji, pada periode tertentu, dan
datanya digunakan untuk ‘Pengendalian Mutu Internal’.

8. Bahan acuan yang dimaksud adalah contoh uji silang yang diikuti oleh Laboratorium
Terpadu UNDANA atau bahan acuan internal yang telah diuji banding dengan
laboratorium lain yang telah mendapat akreditasi dari KAN.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 8.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
8.1. PENANGANAN, PERLINDUNGAN Riset Terpadu
DAN PENYIMPANAN CONTOH
Tujuan: Agar contoh dari pelanggan dapat dijamin memenuhi persyaratan untuk analisis,
menghasilkan data sesuai dengan tujuan analisis, dan dapat di-analisis
analisis ulang bilamana
diperlukan.
Ruang lingkup: Prosedur berlaku untuk penanganan contoh laboratorium pengujian
Acuan: PM 5.8.1.
Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab: Manajer Teknis.


Prosedur:
1. Contoh dari pelanggan, atau yang diterima melalui pos, diperiksa di bagian
penerimaan contoh (Personel Manajer Administrasi), dilakukan identifikasi
abnormalitasnya untuk memastikan bahwa contoh tersebut dalam kondisi
baik/layak uji.
2. Contoh yang layak uji dibagi dua, satu untuk dianalisis,
dianalisis, sisanya disimpan sebagai
contoh arsip.
3. Kedua contoh tersebut diberi kode (nomor urut contoh) sesuai dengan cara
pemberian kode yang telah ditetapkan,
ditetapkan dengan menggunakan alat tulis yang tidak
mudah terhapus.
4. Bilamana terdapat kelainan fisik, bau, warna, warna, dll. Manajer Administrasi
mengkonsultasikan kelainan dari contoh tersebut ke Manajer Teknis. Manajer Teknis,
melakukan pemeriksaan dan memutuskan bahwa contoh tersebut layak uji atau
tidak.
5. Manajer Teknis mendistribusikan contoh uji ke unit kegiatan uji yang sesuai.
6. Kepala Laboratorium mencatat contoh baru tersebut pada buku penerimaan contoh
di masing-masing
masing Laboratorium.
7. Contoh yang telah dicatat, bila tidak segera dianalisis, disimpan pada
penyimpanan contoh sementara.
8. Penanganan, perlindungan dan penyimpanan contoh uji disesuaikan dengan
karakteristik contoh uji. Apabila contoh mudah busuk seperti tanaman, maka
disimpan di lemari pendingin. Apabila tidak mudah busuk, tidak perlu di lemari
pendingin namun dijaga dari efek sinar matahari langsung.
a. Untuk contoh tanaman, serealia atau biji-bijian
biji bijian disimpan di lemari
pendingin.
b. Untuk contoh uji mikroba dan biologi molekuler, disimpan di lemari
pendingin (deep freezer).
c. Penyimpanan contoh harus dijaga dari gangguan tikus, atau lainnya.
9. Penyimpanan contoh,
contoh, diusahakan semaksimal mungkin tidak jauh dari Laboratorium
Uji.
10. Contoh dikeluarkan dari penyimpanan apabila kegiatan pengujian dimulai.
11. Contoh sisa yang diuji dijadikan contoh arsip, dan disimpan selama 1 sampai 3
bulan, tergantung pada jenis contoh.
12. Pemusnahan
musnahan contoh sisa uji dilakukan oleh Manajer Teknis (F. DP 5.8.1.10).

Dokumen Terkait:
No. Bagian 5.9.1.a.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
5.9.1.a. PENGGUNAAN BAHAN Riset Terpadu
PEMBANDING SECARA TERATUR

Tujuan: Agar pelaksanaan analisis memberikan hasil analisis yang bermutu, mampu telusur,
secara berkelanjutan dan konsisten, serta dapat diandalkan validitasnya.

Ruang lingkup: Prosedur berlaku untuk semua laboratorium pengujian.

Acuan: PM 5.9.1.5 Jaminan mutu hasil pengujian.

Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab: Manajer Teknis.

Prosedur:

1. Manajer Teknis bertanggung jawab atas pelaksanaan penggunaan bahan


pembanding secara teratur dan berkala.
2. Bahan pembanding yang digunakan adalah bahan yang telah ditetapkan
kadarnya pada program validasi metoda, atau program uji profisiensi atau uji
banding lainnya.
3. Bahan pembanding tersebut disimpan ditempat khusus untuk mempertahankan
kadarnya sampai maksimal 3 tahun.
4. Penggunaan bahan pembanding diuji sesuai dengan jenis uji contoh.
5. Data hasil uji bahan pembanding disimpan dalam folder khusus.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.9.1.b.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
5.9.1.b. UJI PROFISIENSI DAN UJI SILANG Riset Terpadu
ANTAR LABORATORIUM

Tujuan: Prosedur ini bertujuan untuk menjamin mutu dan keabsahan hasil pengujian yang
dilakukan oleh laboratorium.

Ruang lingkup: Berlaku untuk seluruh jenis uji.

Acuan: PM 5.9.1.b.

Depinisi: Tidak ada

Penanggungjawab: Manajer Teknis.

Prosedur:

1. Manajer Teknis bertanggungjawab secara keselutuhan terhadap pelaksanaan


pengendalian mutu hasil pengujian.
2. Penyelia bertanggung-jawab
bertanggung jawab terhadap mutu hasil pengujian di tingkat unit
pelaksana (analis, pelaksana pengujian dan laboran), dan mengkonfirmasi data
dan proses
ses pengujian.
3. Analis atau pelaksana pengujian bertanggungjawab terhadap pelaksanaan
pengujian dan pencatatan hasil pengujian.
4. Jika terdapat hasil pengujian yang tidak sesuai, dilakukan evaluasi terhadap factor
penyebab ketidasesuaian sampai teridentifikasi.
teridentifikas
5. Manajer Teknis melakuka tindakan perbaikan sesuai dengan factor-faktor factor
penyebab ketidaksesuaian.
6. Laboratorium Terpadu UNDANA mengikuti uji profisiensi/uji silang minimal sekali
dalam satu tahun dengan Laboratorium yang telah mendapat ISO/IEC
17025:2005.
7. Hasil evaluasi uji profisiensi didokumentasikan dan dijadikan bahan kaji ulang
tahunan laboratorium.
8. Disamping uji profisiensi/uji silang, laboratorium melakukan pengendalian mutu
internal sebagai salah satu alat evaluasi dan pengendalian mutu pengujian.
9. Hasil uji profisiensi atau uji banding disimpan di dalam file rekaman Uji
Profisiensi/Uji Banding.

Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.10.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
510.1. PELAPORAN HASIL PENGUJIAN Riset Terpadu

Tujuan: Agar hasil pengujian yang dilaporkan akurat, absah, jelas, objektif, dan tidak
meragukan.

Ruang lingkup: Prosedur ini mencakup tatacara pelaporan hasil dari tiap pengujian, untuk
disampaikan kepada pelanggan dalam bentuk laporan/sertifikat hasil
pengujian.

Acuan: PM 5.9.1.6. Jaminan mutu hasil pengujian.

Definisi : Tidak ada.

Penanggungjawab: Manajer Teknis; pelaksanaan administrasi adalah Manajer


Administrasi.

Prosedur:
1. Analis mencatat hasil pengamatan dan data perhitungan dalam laporan lembar
hasil perhitungan.
2. Penyelia mengevaluasi lembar hasil perhitungan dan memindahkan ke draf laporan
hasil pengujian (F DP 5.10.1.2.).
3. Evaluasi hasil pengujian di tingkat lanjut, merupakan tanggungjawab Manajer
Teknis, dengan dibantu oleh Penyelia.
4. Draft laparan hasil pengujian diberikan ke Manajer Administrasi untuk diketik
sebagai laporan hasil pengujian atau sertifikat, kemudian dikembalikan ke Manajer
Teknis untuk ditanda-tangani.
ditanda
5. Laporan hasil pengujian yang telah ditanda-tangani
ditanda tangani Manajer Teknis, dikirimkan ke
Manajer Administrasi, untuk dibuatkan surat pengantar dari Manajer Eksekutif.
6. Pelanggan menanda-tangani
menand tangani penerimaan hasil pengujian baik lansung, maupun
melalui pos (F. DP. 5.10.1.6a-b).
5.10.1.6a
Dokumen Terkait:

+++
(Lampiran DP 4.1.5.j.6). Matrik analis bila berhalangan hadir.