Kendali Salinan
Nomor DP.01/Lab Terpadu
UNDANA/2014
Terkendali Tidak terkendali
Pemegang Salinan
Nomor Salinan
Dokumen terkendali ini diberikan kepada nama tersebut
diatas dengan tanggung-jawab
tanggung pemeliharaan dan
kerahasiaan dari isi dokumen.
2014
No. Bagian :i
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi : 1/0
Logo Lab Tanggal Terbit :
Terpadu Tanggal Revisi :
UNDANA Halaman : 1/1
DOKUMEN PROSEDUR
LABORATORIUM RISET TERPADU UNIVERSITAS NUSA CENDANA
Jl. Adisucipto Penfui, Kupang 85001, NTT Telp. 0380 881580, Fax 0380 881674
Website http://www.undana.ac.id
DOKUMEN PROSEDUR ini disahkan oleh:
Disetujui Disiapkan
Ketua Laboratorium Riset Terpadu Nama Paraf
1 Ketu
tua Lab Riset Terpadu UNDANA Terkendali
7 Kasubag Terkendali
No. Bagian : iv
Terbitan/Revisi
Logo Lab DOKUMEN PROSEDUR Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 2
Tujuan: Prosedur ini bertujuan agar kerahasiaan informasi dan hak kepemilikan
pelanggan. Terjamin.
Terjamin
Ruang lingkup: Kerahasiaan sehubungan dengan contoh dan hasil analisis terhadap
contoh dari pelanggan.
Acuan: PM. 4.1.5 c1-2.
Definisi: Tidak ada.
Prosedur:
1. Manajer Eksekutif bertanggung jawab terhadap jaminan perlindungan kerahasiaan
informasi dan hak kepemilikan pelanggan, yang dalam pelaksanaannya didelegasikan
kepada Manajer Inti, dibawah koordinasi Manajer Administrasi.
2. Keterangan (sifat dan ciri) contoh dari pelanggan didokumentasi di bagian administrasi
dan rekamannya disimpan dan dijaga terhadap akses dari pihak lain.
3. Contoh dari pelanggan sebelum
sebelum didistribusikan ke Laboratorium, dicatat terlebih dahulu
pada buku penerimaan contoh, kemudian, contoh dimasukkan ke kantong yang hanya
diberi nomor/kode laboratorium.
4. Semua informasi pelanggan termasuk laporan hasil uji, beserta informasi contoh hanya
hany
dapat diakses oleh pelanggan lain/pihak tertentu setelah mendapat persetujuan dari
pelanggan pemilik data dan Manajer Eksekutif.
5. Semua informasi yang terkait dengan pengujian dapat diakses setelah 3 tahun dengan
persetujuan Manajer Eksekutif.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.1.5.c2.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.1.5.c2. MELINDUNGI PENYIMPANAN Disetujui Ketua Lab.
DAN PENYAMPAIAN HASIL SECARA Riset Terpadu
ELEKTRONIK
Tujuan: Untuk menjamin bahwa hasil analisis contoh dari pelanggan sampai kepada
pelanggan terjaga kerahasiaannya baik rekaman cetakan maupun elektronik.
Ruang lingkup: Kerahasiaan sehubungan dengan hasil analisis terhadap contoh dari
pelanggan.
Acuan: PM. 4.1.5.c1-2.
Definisi: Tidak ada.
Prosedur:
1. Manajer Administrasi bertanggung jawab terhadap keamanan dan kerahasiaan hasil
analisis contoh dari pelanggan, baik rekaman cetakan maupun elektronik
2. Hasil akhir dari setiap pengujian yang telah dihitung oleh analis yang terkait, dihimpun
pada draft laporan akhir oleh Penyelia.
3. Draft laporan akhir diberikan kepada bagian administrasi untuk diketik di Komputer,
dan dicetak
ak sebagai Laporan Hasil Uji.
4. Laporan Hasil Uji ditandatangani oleh Manajer Teknis, dan disertakan surat pengantar
dari Manajer Eksekutif.
5. Atas permintaan pelanggan, Manajer Administrasi dapat mengirimkan Laporan Hasil
Uji melalui faximile atau attachment dalam e-mail langsung kepada pelanggan.
6. Laporan hasil uji yang asli dikirim ke alamat pelanggan.
7. Bagian Administrasi menyimpan dan menjaga terhadap akses dari pihak lain baik
rekaman cetakan maupun elektronik.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.2.2.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.2.2. PEDOMAN PENYUSUNAN SASARAN Disetujui Ketua Lab.
MUTU Riset Terpadu
Tujuan: Untuk menjamin bahwa Sasaran Mutu yang disusun, mampu mencapai tujuan
system manajemen mutu secara efektif dan efisien.
Prosedur:
1. Sasaran Mutu disusun setiap tahun sekali, dipantau dan diukur pencapaiannya.
2. Usulan Sasaran Mutu dapat berasal dari semua personil, yang ditampung oleh
Ketua Lab. Riset Terpadu,
Terpadu, dan dibahas di dalam rapat rutin dan rapat Kaji Ulang
Manajemen yang dipimpin oleh Manajer
Man Eksekutif.
3. Sasaran Mutu diusahakan agar terukur dan ditetapkan dengan
mempertimbangkan:
a. Kebutuhan Laboratorium saat ini dan masa yang akan datang dan
kebutuhan pelanggan serta pasar.
b. Temuan kaji ualng manajemen yang relevan
c. Kinerja Laboratorium saat ini.
d. Tingkat Kepuasan Pelanggan dan mitra lain yang terkait dengan
pelayanan Laboratorium.
e. Hasil Audit Internal (Self Assessmen).
f. Peluang Peningkatan dan keberadaan Laboratorium lain sebagai
pembanding.
g. Evaluasi sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai Sasaran
Sasaran Mutu.
4. Waktu pencapaian dan dana yang diperlukan dirinci di dalam program mutu.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.3.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 2
4.3.1. PENGENDALIAN DAN KAJI ULANG Disetujui Ketua Lab.
DOKUMEN SISTEM MUTU Riset Terpadu
Tujuan:
Untuk memastikan semua dokumen sistem manajemen mutu yang
yang digunakan telah memenuhi
persyaratan
yaratan dokumentasi ISO/IEC 17025:2005, dan dikendalikan secara efektif dalam
pendistribusian, penggunaan dan pengaksesannya, sehingga semua dokumen yang
digunakan adalah dokumen yang benar, syah, dan berada pada pemegangnya atau
pada lokasi yang membutuhkan.
Ruang lingkup:
Mencakup aktifitas pengendalian seluruh dokumen
dokumen yang digunakan dalam penerapan
sisitem manajemen mutu ISO/IEC 17025:2005, mulai dari penyusunan, kajiulang, dan
pengesahan, penerbitan, distribusi, recisi, pemeliharaan dan penanganan dokumen yang
sudah tidak berlaku. Prosedur ini juga mengatur metode pengendalian
pengendalian terhadap dokumen
yang berasal dari luar Laboratorium Terpadu UNDANA.
Acuan: PM 4.3.1. Persyaratan manajemen tentang pengendalian dokumen.
Definisi : Tidak ada.
Penanggungjawab: Ketua Lab. Riset Terpadu,
Terpadu, pelaksanaan dan pengawasannya
dilakukan oleh Manajer Inti
Prosedur:
1. Ketua Lab. Riset Terpadu,
Terpadu, dibantu oleh Manajer Teknis dan Manajer Administrasi
bertanggung jawab terhadap identifikasi, format dan isi dokumen, penyusunan,
kaji-ulang,
ulang, dan revisi/perubahan dokumen, penerapan, pemeliharaan Dokumen
Sistem Mutu berdasarkan persyaratan ISO/IEC 17025-2005,
17025 2005, pendistribusian sesuai
dengan tugas dan tanggung jawab dan mengkomunikasikan seluruh sistem
manajemen mutu ke seluruh personel laboratorium (F. DP. 4.3.1.b.1).
4.3.1.b.1)
2. Semua Dokumen Sistem Mutu didokumentasikan di dalam Daftar Induk Dokumen
(Lampiran PM 4.3.2.1.),
4.3. , dan pendistribusiannya di dokumentasikan di Lembar
Distribusi Dokumen, tanda terima dokumen beserta tanggung-jawab
jawab yang wajib
dipatuhi, terkait dengan keamanan, pemeliharaan, dan kerahasiaan dokumen.
3. Semua Dokumen sistem mutu yang diterbitkan untuk personel di laboratorium,
sebelum diterbitkan dikaji ulang (IK DP 4.3.1.3),, dipelihara dan disahkan oleh
personel yang berwenang.
4. Panduan Mutu dan Dokumen Level II, III dan IV diteliti, diverifikasi, oleh Manajer Inti,
disetujui oleh Ketua Lab. Riset Terpadu,
Terpa , dan disahkan oleh Manajer Eksekutif.
5. Di masing-masing
masing dokumen, terdapat lembar revisi dokumen yang disyahkan oleh
Manajer Eksekutif.
Tujuan: Agar perubahan dokumen yang disimpan dalam sistem komputer dapat
dikendalian, dimonitor, tidak terjadi kekeliruan dalam perubahannya, sesuai
dengan tujuan perubahan, dan tanpa menghilangkan dokumen asli.
Prosedur:
1. Dokumen sistem mutu yang terkendali adalah tanggungjawab semua pemegang
salinan untuk memelihara, mengelola, memperbaharui dan melaporkan kepada
Ketua Lab. Riset Terpadu.
Terpadu
2. Perubahan Dokumen Sistem Mutu dapat diusulkan oleh semua personil pengguna,
menggunakan Formulir usulan perbaikan sistem manajemen mutu, atau perubahan
dokumen (F DP 4.15.1.3.),
4.15.1.3.) dan dikajiulang oleh Ketua Lab. Riset Terpadu.
Terpadu
3. Perubahan/Revisi dokumen dapat mencakup perubahan total terhadap isi
dokumen, atau hanya pada halaman/bagian tertentu dari dokumen, sesuai dengan
kebutuhan.
4. Semua perubahan dokumen dicatat di dalam lembar perubahan dokumen dan
disyahkan oleh Manajer Eksekutif.
5. Revisi dilakukan dengan mengganti
mengganti halaman yang bersangkutan dan setiap
halaman yang direvisi diidentifikasi nomor revisi dan tanggal revisinya.
6. Semua dokumen sistem mutu yang mengalami perubahan disepakati pada rapat
Kaji Ulang Manajemen, diberi identifikasi Revisi dan Tanggal Revisi
Revi serta disetujui
dan ditanda-tangani
tangani oleh Ketua Lab. Riset Terpadu,, dan disyahkan oleh Manajer
Eksekutif.
7. Semua dokumen sistem mutu disimpan pada Folder dan File Khusus dalam komputer
dengan menggunakan password.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.4.1.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.4.1.1. PENETAPAN DAN PEMELIHARAAN Disetujui Ketua Lab.
KAJI ULANG PERMINTAAN KONTRAK Riset Terpadu
Tujuan: Agar perubahan dokumen yang disimpan dalam sistem komputer dapat
dikendalian, dimonitor, tidak terjadi kekeliruan dalam perubahannya, sesuai
dengan tujuan perubahan, dan tanpa menghilangkan dokumen asli.
Acuan: Dokumen PM 4.4.1.1, tentang kaji ulang permintaan, tender dan kontrak.
Prosedur:
1. Kaji ulang permintaan, tender dan kontrak dilakukan oleh personil penerima contoh,
dibawah koordinasi Manajer Administrasi, dan secara teknis dibantu oleh Manajer
Teknis.
2. Kaji ulang permintaan, tender dan kontrak memperhatikan aspek ruang lingkup
pekerjaan, spesifikasi yang diinginkan pelanggan, jangka waktu, metoda pengujian,
kelayakan peralatan dan kemampuan personel penguji.
3. Apabila terdapat ketidak-sesuaian
ketidak sesuaian di dalam kaji ulang permintaan, tender dan
kontrak, Manajer Administrasi
Administrasi memberi penjelasan kepada pelanggan, sampai
diperoleh kesepakatan.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.5.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.5.1. SUBKONTRAK PENGUJIAN Disetujui Ketua Lab.
Riset Terpadu
Tujuan: Prosedur ini dilakukan untuk mengantisipasi ketidakmampuan sementara guna
menjamin kelancaran pengujian.
Ruang lingkup: Prosedur diberlakukan bagi pekerjaan teknis di laboratorium pengujian.
Acuan: PM 4.5.1. Persyaratan Manajemen tentang subkontrak pengujian.
Definisi : Tidak ada.
Penanggungjawab: Manajer Teknis. Pelaksana Administrasi oleh Manajer Administrasi.
Prosedur:
1. Laboratorium Terpadu UNDANA,
UNDANA, akibat keadaan yang tidak terduga,
terdu seperti
ketidakmampuan sementara, misalnya karena peralatan yang rusak, atau jumlah
pekerjaan pengujian diluar batas kemampuan penyelesaian, dan alasan lainnya,
maka laboratorium mensubkontrakkan pekerjaan pengujian ke subkontraktor yang
telah diakreditasi
tasi oleh Komite Akreditasi Nasional (Lampiran DP 4.5.1.1)
2. Apabila terjadi ketidakmampuan sementara, Manajer Administrasi memberitahu
dan meminta persetujuan pelanggan untuk mensubkontrakkan pekerjaan pengujian
kepada Subkontraktor yang ditunjuk oleh Manajer Teknis dengan mengisi formulir
persetujuan (F DP 4.5.1.2).
4.5.1.2
3. Manajer Teknis melakukan kaji ulang untuk pekerjaan yang disubkontrakkan dan
memilih subkontraktor yang ditunjuk.
4. Kajiulang dilakukan terhadap semua persyaratan, antara lain metode yang diminta
pelanggan, dan kompetensi subkontraktor (Laboratorium yang telah terakreditasi
oleh KAN, dan memeriksa nomor sertifikat akreditasi dan masa berlaku).
5. Pelanggan diberi kewenangan untuk menentukan subkontrak pilihannya bilamana
tidak setuju terhadap subkontraktor yang diajukan oleh Laboratorium Terpadu
UNDANA.
6. Setelah
lah Manajer Teknis menentukan pilihan Subkontraktor, Manajer Administrasi
segera memproses Subkontrak Pengujian., dan memonitor penyelesaiannya.
7. Manajer Administrasi membuat surat permohonan subkontrak pengujian kepada
subkontraktor yang ditunjuk, dilengkapi
dilengkapi dengan pengiriman contoh yang diuji (F DP
4.4.1.6.); dan memonitor penyelesaian pengujian dari sub-kontraktor.
sub kontraktor.
8. Apabila laporan hasil uji dari subkontraktor telah diterima laboratorium, maka
laporan tersebut dikajiulang oleh Manajer Teknis (FDP 4.5.1.8.),, dan disalin oleh
bagian administrasi ke dalam laporan hasil uji, dan ditandatangani oleh Manajer
Teknis, disertai surat pengantar yang ditandatangani oleh Manajer Eksekutif untuk
diberikan kepada pelanggan dengan melampirkan nomor dan tanggal surat dari dar
subkontraktor
9. Laboratorium bertanggung jawab atas pekerjaan subkontrak., kecuali bila
pelanggan menentukan sendiri subkontraktornya.
10. Laboratorium memelihara/menyimpan daftar semua subkontraktor yang digunakan
untuk pengujian. (IK DP 4.5.2).
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.6.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
4.6.1. PROSEDUR PEMBELIAN JASA DAN Riset Terpadu
PERBEKALAN
Tujuan: Agar jasa dan perbekalan (bahan dan peralatan) yang dibeli dan digunakan
laboratorium sesuai dengan persyaratan yang diperlukan di dalam metoda pengujian,
sehingga jaminan mutu pengujian dapat dipertahankan.
Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada seluruh pembelian jasa dan perbekalan
(pengadaan bahan dan peralatan) untuk pengujian.
Prosedur:
1. Jasa dan perbekalan (bahan dan peralatan) dari supplier diperiksa kesesuaian
spesifikasi teknisnya sebelum disimpan di tempat penyimpanan atau sebelum
digunakan langsung di laboratorium.
4. Bahan kimia/media reagensia disimpan pada ruang/lemari stok bahan kimia pada
suhu ruangan sesuai dengan persyaratan pada label bahan kimia. Sedangkan
Sedan media
reagensia yang siap dipakai disimpan di lemari es, atau di rak bahan kimia.
5. Penerimaan Jasa dan perbekalan (bahan dan peralatan) disertai dengan surat
berita acara penerimaan.
penerimaan Apabila terdapat ketidaksesuaian dengan spesifikasi
teknis yang dibutuhkan,
tuhkan, maka Manajer Teknis, berhak menolak, dan Manajer
Administrasi membuat surat penolakan dan mengurus proses pengaduan kepada
rekanan secara tertulis (F DP 4.6.1.7).
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.6.4.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.6.4. EVALUASI DAN PENUNJUKAN Disetujui Ketua Lab.
PEMASOK Riset Terpadu
Tujuan: Agar pemasok jasa dan perbekalan memenuhi persyaratan yang telah
ditentukan oleh Manajemen Laboratorium, dengan demikian mutu jasa dan
perbekalan terjamin, dan dapat dipertanggung-jawabkan.
dipertanggung
Ruang lingkup: Prosedur ini mencakup evaluasi dan penunjukkan pemasok jasa dan
perbekalan untuk kebutuhan Laboratorium Terpadu UNDANA yang akan dipilih.
Prosedur:
1. Tim pengadaan peralatan, bahan dan jasa bertanggung jawab terhadap evaluasi
dan penunjukan pemasok jasa dan perbekalan untuk kebutuhan Laboratorium.
2. Tim pengadaan peralatan, bahan dan jasa mempelajari data / daftar pemasok
yang telah ditetapkan dan melakukan evaluasi terhadap pemasok (IK.DP. 4.6.4.2)
3. Apabila memungkinkan, Tim pengadaan peralatan , bahan dan jasa melakukan
peninjauan ke toko atau alamat perusahaan pemasok.
4. Penunjukkan pemasok ditetapkan oleh Tim berdasarkan evaluasi terhadap
ter
pemasok dan kesesuaian dengan parameter evaluasi pemasok.
pemasok Berita Acara Hasil
Evaluasi pemasok terdapat pada F. DP.4.6.4.1.2.
5. Daftar Rekanan tercantum di dalam F. DP.4.6.4.1.2.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.7.1
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.7.1. PELAYANAN KEPADA Disetujui Ketua Lab.
PELANGGAN Riset Terpadu
Ruang lingkup: Prosedur diberlakukan bagi pekerjaan teknis atau aspek manajemen
laboratorium.
Prosedur:
1. Manajer Administrasi dengan dibantu oleh Manajer Teknis dan Ketua Lab. Riset
Terpadu,, bertanggungjawab dalam pelaksanaan sosialisasi kepada semua
personel mengenai pentingnya pelayanan kepada pelanggan, memenuhi
persyaratannya, termasuk kesesuaiannya dengan
dengan perundang-udangan
perundang dan
peraturan yang berlaku.
2. Bagi pelanggan yang ingin menyaksikan pengujian, Manajer Teknis menjadwalkan
waktu kunjungan.
3. Untuk pelanggan yang membawa contoh uji, pelayanan diatur dengan IK.DP 4.7.3.
4. Manajer Teknis mendampingi pelanggan dan berusaha menjawab setiap
pertanyaan yang diajukan pelanggan baik aspek manajemen, teknis maupun unjuk
kerja laboratorium secara ramah dan profesional.
5. Kunjungan pelanggan digunakan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan,
dan pelanggan dapat mengisi formulir kunjungan yang disediakan oleh
Laboratorium (FDP
FDP 4.7.1.6-8.).
4.7.1.6
6. Laboratorium memperhatikan dan mempertimbangkan segala saran, kritik dan
masukan dari pelanggan yang relevan dan realistis.
7. Ketua Lab. Riset Terpadumengkaji
Terp mengkaji umpan balik tersebut untuk dijadikan bahan kaji
ulang tahunan, dan memperhatikan serta mempertimbangkan segala saran, kritik
dan masukan dari pelanggan yang relevan dan realistis.
8. Pelanggan tidak diperkenankan melakukan hal-hal
hal hal yang dapat mengganggu
mengg
jalannya pengujian, dan mematuhi semua tata cara kunjungan yang diterapkan di
laboratorium.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.8.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.8.1 PENYELESAIAN PENGADUAN Disetujui Ketua Lab.
Riset Terpadu
Prosedur:
10. Manajer Eksekutif membuat balasan secara tertulis kepada pelanggan yang
bersangkutan, dan apabila diperlukan disertai permohonan maaf kepada
pelanggan atas ketidakpuasan terhadap pelayanan ataupun hasil pengujian.
11. Balasan penyelesaian pengaduan disertakan Berita Acara Kesepakatan
Penyelesaian Pengaduan (F. DP. 4.8.1.10).
12. Laporan jawaban pengaduan, oleh Ketua Lab. Riset Terpadu digunakan sebagai
salah satu bahan untuk penyempurnaan pengendalian Sistem Manajemen Mutu.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.9.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.9.1. PENGENDALIAN PEKERJAAN
PEKERJA Disetujui Ketua Lab.
PENGUJIAN YANG TIDAK SESUAI Riset Terpadu
Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada semua kegiatan pengujian yang ditemukan atau
diduga bermasalah, atau tidak
t sesuai.
Penanggung-jawab:
Manajer Teknis sebagai penanggung-jawab
penanggung utama; Ketua Lab. Riset Terpadu sebagai
pendamping/supervisi.
Prosedur:
1. Bilamana terjadi masalah di dalam pekerjaan pengujian, atau diduga ada
masalah yang mempengaruhi hasil uji, maka Manajer Teknis segera mengevaluasi
pengaruh tingkat signifikansi dari ketidak-sesuaian
ketidak sesuaian tersebut, khususnya terhadap
hasil uji.
2. Apabila tingkat ketidak-sesuaian
ketidak sesuaian tersebut berpengaruh signifikan terhadap hasil
uji, maka MT dapat menghentikan pengujian dan menahan Laporan Hasil Uji.
3. Manajer Teknis dibantu Kepala Laboratorium segera melakukan pemeriksaan
terhadap sumber-sum
sumber ketidak-sesuaian
sesuaian yang mungkin terjadi dan aspek apapun
yang kemungkinan dapat mempengaruhi hasil uji (IK DP 4.9.1.3).
4. Apabila ditemukan pekerjaan pengujian yang tidak sesuai, Manajer Teknis,
mengadakan pertemuan/diskusi dengan personel penguji untuk menyusun
me laporan
ketidaksesuaian tersebut, menguraikan akar permasalahan, dan merekam pada (F
DP 4.9.1.4)
5. Bila dianggap perlu, pelanggan diberitahu tentang temuan ketidak-sesuaian
ketidak
tersebut.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.11.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.11.1. TINDAKAN PERBAIKAN Disetujui Ketua Lab.
Riset Terpadu
Tujuan: Tindakan perbaikan dilakukan untuk menangani hasil pekerjaan yang tidak sesuai
atau jika terjadi penyimpangan pada sistem mutu atau ada ketidaksesuaian
pelaksanaan teknis.
Ruang lingkup:: Prosedur ini dilakukan terhadap pekerjaan yang tidak sesuai dengan
sistem
mutu dan pelaksanaan teknis laboratorium.
Acuan: PM 4.11.1. Persyaratan manajemen tentang tindakan perbaikan.
Definisi : Tidak ada.
Penanggungjawab:
Manajer Teknis sebagai penanggung-jawab
penanggung utama; Ketua Lab. Riset Terpadu sebagai
pendamping/supervisi.
Prosedur:
1. Apabila ditemukan pekerjaan pengujian yang tidak sesuai, Manajer Teknis beserta
personel terkait melakukan penelusuran untuk mengetahui pada tahapan mana
penyimpangan terjadi, kemudian segera melakukan perbaikan, termasuk bila
diperlukan melakukan pengujian
pengujia ulang.
2. Perbaikan dilakukan dengan mengevaluasi sistem secara menyeluruh dan sistematik
(IK DP 4.9.1.3).
3. Manajer Teknis memantau efektifitas pelaksanaan tindakan perbaikan yang
dilakukan.
4. Lembar evaluasi, tindakan perbaikan dan pemantauan yang dilakukan Manajer
M
Teknis, direkam dalam (F DP 4.9.1.4).
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.11.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.12.2. TINDAKAN PENCEGAHAN Disetujui Ketua Lab.
Riset Terpadu
Tujuan: Menetapkan prosedur tindakan pencegahan., agar kesalahan yang sama dan
kesalahan pengujian tidak terulang lagi.
Ruang lingkup: Berlaku
erlaku pada kegiatan tindakan pencegahan di laboratorium pengujian.
Acuan: PM 4.12. 2. Persyaratan Manajemen tentang tindakan pencegahan.
Definisi : Tidak ada.
Penanggungjawab:
Ketua Lab. Riset Terpadu sebagai penanggung-jawab
penanggung jawab utama; Manajer Teknis sebagai
pendamping/supervisi.
Prosedur:
1. Ketua Lab. Riset Terpadu bersama Manajer Teknis mempelajari laporan
ketidaksesuaian yang terjadi, uraian akar permasalahan, rekaman tindakan
perbaikan dan pemantauan yang dilakukan Manajer Teknis terhadap ketidak-
ketidak
sesuaian yang terjadi.
terjadi
2. Ketua Lab. Riset Terpadu bersama dengan Manajerjer teknis, dan manajer
Administrasi mendiskusikan tindakan pencegahan yang dapat dilaksanakan.
3. Tindakan pencegahan dilaksanakan sesuai dengan uraian tugas dan kewenangan
personel laboratorium.
4. Rencana tindakan dalam upaya tindakan pencegahan, antara lain:
• Ikut aktif dalam kegiatan uji kemahiran yang diselenggarakan oleh Badan
Penyelenggara yang berkompeten.
• Melakukan kalibrasi peralatan secara rutin di Laboratorium Kalibrasi yang telah
diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional.
• Membuat perencanaan program
program pelatihan pengujian bagi personel.
personel
• Mengikuti program uji profisiensi.
profisiensi
• Laboratorium Terpadu UNDANA melakukan uji ulang sampel arsip sesuai ruang
lingkup untuk memastikan keabsahan hasil uji setiap 3 bulan sekali, dan
digambarkan di dalam peta kendali mutu.
5. Pemantauan tindakan pencegahan dilakukan oleh Ketua Lab. Riset Terpadu setiap
akhir tahun anggaran
anggaran untuk mengetahui efektivitas/realisasi tindakan yang
dilakukan. Penjadwalan masing-masing
masing masing rencana tindakan, pemantauan tindakan
pencegahan, dibawah tanggung jawab Ketua Lab. Riset Terpadu.
Dokumen Terkait:
No. Bagian 4.13.1
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 2
4. 13.1 PENGENDALIAN REKAMAN Disetujui Ketua Lab.
Riset Terpadu
Tujuan:
Untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen
dokumen dokumen yang diperlukan dalam penerapan sistem
manajemen mutu (SMM) mengacu pada ISO/IEC 17025:2005, direvisi, diimplementasikan
dan dikelola secara terkendali.
Ruang lingkup:
Terhadap semua dokumen sistem mutu (PM, DP, IK, Formulir, Rekaman dan dokumen
pendukung lainnya)
Acuan: PM. 4.3.1.
Definisi :
Rekaman adalah semua jenis formulir yang telah diisi.
Penanggungjawab:
Penanggung jawab pengendalian rekaman mutu adalah Ketua Lab. Riset Terpadu,
Terpadu
sedangkan rekaman teknis adalah Manajer Teknis.
Prosedur:
1. Rekaman mutu dan teknis disimpan khusus di ruang arsip yang mudah dibaca dan
didapatkan bila diperlukan, terlindung dan terpelihara pada fasilitas yang
memberikan lingkungan yang sesuai untuk mencegah kehilangan dan kerusakan
atau deteriorasi.
2. Semua rekaman diberi nomor identitas yang sesuai dengan prosedur prose
pengenndalian dokumen.
3. Penggunaan rekaman harus sepengetahuan penanggung jawab rekaman. (Ketua (
Lab. Riset Terpadu atau Manajer Teknis).
4. Rekaman hasil pengujian hanya diberikan kepada pelanggan dan/atau pihak
yang berkepentingan atas ijin Manajer Eksekutif dan pelanggan.
5. Cadangan rekaman yang dibuat dengan sistem elektronik disimpan di dalam
komputer pada Folder dan File serta diberi kata kunci khusus yang berbeda yang
hanya diketahui oleh Manajer Inti dan personel khusus yang ditunjuk oleh Ketua
Lab.
ab. Riset Terpadu untuk menghindari dan mencegah akses dan amandemen oleh
pihak yang tidak berwenang terhadap rekaman-rekaman
rekaman rekaman tersebut.
6. Cadangan rekaman, setelah periode tertentu dikopi, dan disimpan dalam bentuk
CD.
7. Penanggung jawab cadangan rekaman adalah
adala Ketua Lab. Riset Terpadu.
Terpadu
8. Rekaman teknis disimpan di ruang analis, yang mudah dijangkau bila diperlukan,
terlindung dan terpelihara. Penangung jawab pengendalian rekaman teknis adalah
Manajer Teknis. Publikasi Rekaman harus sepengetahuan Manajer Teknis.
10. Bila terjadi kesalahan pada rekaman, setiap kesalahan harus dicoret, tidak
dihapus, dibuat agar tidak kelihatan dihilangkan dan nilai yang benar
ditambahkan disisinya, semua perbaikan dan rekaman yang demikian wajib
ditandatangani/ diparaf oleh orang-orang yang melakukan koreksi.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.14.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.14.1. PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL Disetujui Ketua Lab.
Riset Terpadu
Tujuan: Untuk memverifikasi apakah Laboratorium masih tetap, secara konsisten memenuhi
sistem keseluruhan, butir-butir
butir butir manajemen mutu yang ditetapkan dalam
ISO/IEC 17025:2005; dan untuk mengidentifikasi cara untuk menyempurnakan
sistem mutu, dan bidang untuk perbaikan / peningkatan sistem dan organisasi
secara berkelanjutan.
Ruang lingkup : Prosedur berlaku bagi Pelaksanaan Audit Internal, untuk semua system
mutu, termasuk audit kecukupan dokumen, dan dokumentasi/rekaman
teknis kegiatan pengujian.
Acuan: PM 4.14.1. Persyaratan manajamen tentang Audit Internal.
Definisi : Tidak ada.
Prosedur:
1. Perencanaan, pengoperasian dan pelaksanaan Audit Internal dibawah tanggung
jawab Ketua Lab. Riset Terpadu.
Terpadu
2. Dilaksanakan oleh personel yang terlatih dan memenuhi syarat serta tidak
berhubungan langsung dengan kegiatan yang diaudit.
3. Audit Internal dilakukan pada bulan Nopember atau Desember setiap tahun yang
meliputi seluruh elemen Sistem Manajemen Mutu termasuk kegiatan pengujian (IK
DP 4.1.4.1.3).
4. Jadwal dan elemen yang diaudit disampaikan ke auditi paling lambat 3 (tiga) hari
sebelum pelaksanaan audit internal. Jadwal ditetapkan berdasarkan kesepakatan
antara auditi dan auditor (F. DP. 4.1.4.1.4).
5. Apabila temuan teridentifikasi, maka perbaikan dilakukan dalam jangka waktu 1
(satu) minggu hingga 3(tiga) bulan tergantung dari tingkat kesulitan jenis temuan.
6. Auditormenindaklanjuti kegiatan audit dengan memverifikasi serta merekam
penerapan dan efektifitas dari tindakan perbaikan yang telah dilakukan.
7. Bila temuan
muan audit menimbulkan keraguan pada efektivitas kegiatan atau
kebenaran/keabsahan hasil pengujian, Manajemen Lab. Terpadu UNDANA wajib
melakukan tindakan perbaikan pada waktunya.
8. Bila temuan audit memperlihatkan hasil pengujian yang tidak sesuai, maka Manajer
Man
Administrasi memberitahu pelanggan secara tertulis.
9. Kegiatan dan hasil Audit Internal direkam pada formulir F DP 4.1.4.1.9 a-h.a
10. Hasil audit internal ditindak-lanjuti
ditindak lanjuti dengan memverifikasi dan merekam penerapan
dan efektivitas dari tindakan perbaikan yang
y telah dilakukan.
11. Hasil Audit Internal dapat dijadikan bahan evaluasi pada saat kaji ulang tahunan.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 4.15.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
4.15.1. PELAKSANAAN KAJI ULANG Disetujui Ketua Lab.
MANAJEMEN Riset Terpadu
Ruang lingkup : Prosedur berlaku bagi pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen, pada
aspek
manajeen dan teknis.
Prosedur:
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.2.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
5.2.1. PENETAPAN PERSONIL YANG Disetujui Ketua Lab.
BERTUGAS DI LABORATORIUM Riset Terpadu
Tujuan: Prosedur ini bertujuan untuk memastikan kompetensi semua personel yang terlibat,
sehingga pengujian yang dilakukan akurat dan absah, sehingga dapat
mempertahankan sistem mutu.
Ruang lingkup: Penetapan personel dilakukan untuk memastikan bahwa personel dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai
sesuai dengan uraian tugas
masing--masing.
masing. Fungsi Laboratorium dapat berjalan semestinya, tidak
mempengaruhi pengujian dan hasil uji.
Penanggungjawab:
Prosedur:
1. Personel inti laboratorium ditetapkan oleh Manajer Eksekutif selaku Kepala Balai
Besar, sesuai dengan jabatan di Laboratorium dan latar belakang pendidikan,
pengalaman kerja, dan kecakapan masing-masing
masing masing personil, sehingga personil
dapat melakukan tugasnya dengan professional (F. DP. 5.2.1.1).
2. Pelaksana pengujian, penanggung-jawab
penanggung jawab alat/instrument, dan personil lainnya
diusulkan oleh masing-masing
masing masing Manajer Inti, sesuai dengan pengalaman masing-
masing
masing personel dalam ruang lingkup uji yang terkait; untuk kemudian
kemudia disetujui dan
ditetapkan oleh Manajer Eksekutif.
3. Semua personel Laboratorium, sebagai Pegawai Negeri Sipil, tunduk pada
peraturan kepegawaian sesuai dengan peraturan Pegawai Negeri Sipil yang
berlaku, dan peraturan kepegawaian lainnya dari Badan Litbang Pertanian.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.2.2.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 2
5.2.2. PELATIHAN PERSONEL Disetujui Ketua Lab.
LABORATORIUM Riset Terpadu
Ruang lingkup: Prosedur berlaku bagi seluruh personel laboratorium, meliputi pelatihan
internal maupun eksternal yang sesuai dengan bidang yang dibutuhkan
dan dengan mempertimbangkan waktu dan dana yang tersedia.
Penanggungjawab:
Prosedur:
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.2.2.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 2 dari 2
Disetujui Ketua Lab.
5.2.2. PELATIHAN PERSONEL Riset Terpadu
LABORATORIUM
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.2.3.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
5.2.3. PROSEDUR BAGI PERSONIL YANG Disetujui Ketua Lab.
DIKONTRAK Riset Terpadu
Acuan : PM 5.2.3.
Definisi : Tidak ada.
Penanggungjawab:
Prosedur :
1. Pemilihan personel subkontrak dilakukan oleh Ketua Lab. Riset Terpadu dengan
sepengetahuan Manajer Eksekutif.
2. Dalam pemilihan personel subkontrak Ketua Lab. Riset Terpadumelihat
Terpadu terlebih
dahulu dokumen kualifikasi yang sah dari personel subkontrak seperti
pendidikan dan pengalaman kerja.
3. Penggunaan personel
personel subkontrak dilakukan apabila personel teknis
laboratorium sudah tidak dapat mengatasi masalah atau dinilai kekurangan
personel.
4. Bentuk kerjasama dengan pihak ketiga dituangkan dalam lembar Persetujuan
Kerjasama (F.
F. DP 5.2.3.4).
5.2.3.4
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.3.4.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
5.3.4. KEBIJAKAN TERHADAP PENELITI, Disetujui Ketua Lab.
MAHASISWA PRAKTEK DAN MAGANG Riset Terpadu
Tujuan: Agar peneliti, mahasiswa praktek dan magang dapat dilayani dengan baik dan
tidak mengganggu/mempengaruhi kegiatan analisis di laboratorium, sehingga mutu data
analisis tidak terganggu.
Penanggungjawab:
Prosedur:
1. Setiap peneliti dari luar Instansi, mahasiswa praktek, atau magang
yangmenggunakan fasilitas laboratorium selama periode tertentu harus
mendapat ijin dari Manajer Eksekutif.
2. Manajer Teknis, bertanggung jawab terhadap peneliti, para mahasiswa
praktek dan magang yang melakukan kegiatan di lingkup laboratorium.
3. Manajer Teknis, mengatur waktu/menjadwalkan setiap kegiatan peneliti,
mahasiswa praktek dan magang.
4. Manajer Teknis, menunjuk seorang personel penguji untuk mendampingi
kegiatan tersebut.
5. Kegiatan peneliti, mahasiswa praktek dan magang disesuaikan dengan
kegiatan laboratorium.
6. Biodata
ata atau identitas untuk peneliti, mahasiswa praktek dan magang
dikeluarkan dan ditandatangani oleh Manajer Administrasi (F DP 5.2.4.6).
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.2.5.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
5.2.5. URAIAN TUGAS SETIAP PERSONEL Riset Terpadu
Ruang lingkup: Uraian tugas ini khusus untuk personel laboratorium selain personel inti.
Acuan: PM 5.2.5.
Definisi : Tidak ada.
Penanggungjawab:
Prosedur:
1. Penanggung-jawab
jawab penyusunan uraian tugas adalah Manajer Eksekutif.
2. Manajer Teknis, menyusun matrik uraian tugas bagi semua personel
laboratorium di masing-masing
masing bidang uji.
3. Draft berupa matrik uraian tugas dibahas di tingkat manajerial.
4. Pengawasan terhadap pelaksanaan tugas adalah masing-masing
masing Kepala
Laboratorium.
5. Kaji ulang terhadap uraian tugas personel dilakukan
dilakukan setiap tahun sekali, dan
termasuk kaji ulang manajemen.
6. Uraian tugas personel Laboratorium tercantum pada Lampiran PM 4.1.1.
Dokumen Terkait:
No. Bagian 5.3.5.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
5.3.5. PENGELOLAAN DAN Riset Terpadu
PEMELIHARAAN RUANG
LABORATORIUM
Tujuan: Menjamin tidak adanya pengaruh letak dan kondisi ruangan terhadap mutu
pengujian.
Ruang lingkup: Berlaku untuk semua laboratorium pengujian, dan fasilitas laboratorium
seperti sumber energi, kondisi penerangan dan lingkungan harus
memenuhi syarat untuk memfasilitasi kebenaran unjuk kerja pengujian.
Acuan: PM 5.3.5.
Penanggungjawab:
Prosedur:
1. Ketua Lab. Riset Terpadu bertanggung jawab terhadap pengendalian akses ke
dan penggunaan ruangan laboratorium (IK DP 5.3.5.1).
2. Ruangan contoh, bahan kimia, preparasi contoh, penimbangan, ekstraksi,
analisis intrumen, dan personel laboratorium masing-masing
masing masing terpisah (tersendiri),
ditata, dicegah dan dikendalian agar tidak mempengaruhi mutu hasil pengujian
(IK DP 5.3.5.2).
3. Ruangan personel
ersonel penguji laboratorium terletak tidak jauh dari laboratorium.
4. Laboratorium memantau, mengendalikan dan merekam kondisi lingkungan
dengan mencatat kondisi suhu, kelembaban untuk ruangan yang digunakan
untuk pengujian yang peka terhadap perubahan suhu dan kelembaban (F DP
5.3.5.4.).
5. Pemisahan ruangan dilakukan untuk mencegah terjadinya kontaminasi silang.
6. Limbah dari laboratorium dibedakan atas bahan-bahan
bahan bahan berbahaya (B3),
bahan tidak berbahaya, pecahan kaca dan benda tajam dipisahkan satu dan
lainnya.
7. Limbah B3 dikumpulkan di wadah khusus. Untuk pemusnahannya, limbah
tersebut dikirim ke instansi yang berwenang menangani limbah.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.4.1.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
5.4.1.1. METODA PENGUJIAN Riset Terpadu
Tujuan: Untuk menjamin penggunaan metoda pengujian yang sesuai standar nasional
ataupun internasional.
Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada semua metoda pengujian yang menjadi ruang
lingkup uji.
Acuan: PM. 5.4.1.1.
Definisi: Tidak ada.
Penanggungjawab: Manajer Teknis.
Prosedur:
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.4.6.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
5.4.6.1. PENETAPAN Disetujui Ketua Lab.
KETIDAKPASTIAN METODA ANALISIS Riset Terpadu
Tujuan:
Untuk memenuhi persyaratan ISO 17025:2005, butir 5.4.6,, sehingga nilai tunggal
dari hasil uji disertai informasi yang valid mengenai rentang nilai yang di
dalamnya diperkirakan nilai benar yang diukur.
Acuan: PM 5.4.6.1.
Definisi : Tidak ada.
Prosedur:
1. Manajer Teknis membuat konsep untuk penghitungan estimasi ketidakpastian
pengukuran dilengkapi metode pengujian, validasi metode dan kalibrasi
peralatan kepada pelaksana teknis untuk dihitung.
2. Pelaksana teknis menghitung nilai estimasi ketidakpastian pengukuran metoda
pengujian sesuai konsep yang diberikan oleh manajer teknis (IK.DP 5.4.6.1.2).
3. Pelaksana teknis dan manajer teknis bersama-sama
bersama sama mengkoreksi dan
menyempurnakan nilai estimasi ketidakpastian
ketidak pengukuran.
4. Manajer teknis mensahkan dan menandatangani estimasi ketidakpastian
pengukuran metode pengujian di laboratorium.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.5.3.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
5.5.3. PENGGUNAAN PERALATAN Riset Terpadu
Tujuan: Untuk menjamin semua alat di laboratorium digunakan dan dirawat secara benar,
menghasilkan nilai yang benar, mampu telusur, secara konsisten dan
berkelanjutan.
Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada semua alat di laboratorium pengujian Biologi
Molekuler, Mikrobiologi dan Pengujian Mutu Benih.
Prosedur:
1. Masing-masing
masing Kepala Laboratorium bertanggung jawab bahwa setiap peralatan
yang berada di laboratoriumnya dioperasikan oleh analis yang sudah terlatih.
2. Masing-masing
masing Kepala Laboratorium bertanggung jawab bahwa setiap peralatan
yang berada di laboratoriumnya
laboratoriumnya dilengkapi dengan Instruksi Kerja Alat (IKA 5.4.1.2.),
formulir penggunaan alat, catatan riwayat alat, manual orisinal dari produsen (bila
masih tersedia), daftar inventaris alat.
3. Semua dokumen tersebut pada butir 2, disimpan di tempat yang aman, dan dipelihara
di
dengan baik.
4. Laboratorium Terpadu UNDANA adalah laboratorium penelitian dan pelayanan
pengujian, maka bagi peneliti atau yang menggunakan alat, harus mendapat ijin dari
Kepala Laboratorium (F. DP. 5.5.3.3).
5. Kepala Laboratorium memberikan supervisi penggunaan alat sampai pengguna alat
mahir menggunakan dan mengoptimasi alat, dan pengguna alat dapat dicantumkan di
dalam daftar pengguna alat.
6. Pengguna alat harus mengisi formulir penggunaan alat, dan menggunakannya sesuai
dengan Instruksi Kerja alat (DP. 5.5.3.5).
7. Apabila terdapat indikasi bahwa alat tersebut tidak ’optimized’, atau ada gejala
penyimpangan pengukuran, segera melaporkan kepada kepala laboratorium atau
penanggung-jawab
jawab alat tersebut.
8. Setiap peralatan mempunyai daftar penggunaan alat (kartu (kartu kendali alat) untuk
mengetahui kondisi alat (rusak, atau baik) yang tersimpan di setiap alat.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.5.5.g.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
5.5.5.g. PERAWATAN DAN PENGECEKAN Riset Terpadu
ANTARA PERALATAN
Tujuan: Untuk menjamin semua alat ukur di laboratorium berfungsi dengan baik,
menghasilkan nilai yang benar, mampu telusur, secara konsisten dan
berkelanjutan, dan terhindar dari kontaminasi atau deteriorasi.
Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada semua alat ukur di laboratorium pengujian Biologi
Molekuler, Mikrobiologi dan Pengujian Mutu Benih.
Prosedur:
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.6.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
5.6.1. KALIBRASI Disetujui Ketua Lab.
Riset Terpadu
Tujuan: Agar peralatan yang digunakan selalu menghasilkan nilai yang benar, mampu
telusur, secara konsisten dan berkelanjutan, karena dikalibrasi oleh Lembaga yang
kompeten.
Ruang lingkup: Prosedur berlaku untuk seluruh peralatan laboratorium, pengujian mutu
Prosedur:
1. Semua peralatan di Lab Terpadu UNDANA yang berpengaruh langsung pada nilai
pengukuran, dikalibrasi oleh Lembaga Kalibrasi
Kalibrasi yang telah diakreditasi oleh KAN.
2. Setelah dikalibrasi, penanggung jawab peralatan atau personil yang kompeten
melakukan perawatan dan pengecekan antara.
3. Apabila di dalam pengecekan antara ada indikasi atau kecenderungan tidak
menunjukkan pengukuran yang benar, atau diduga terjadi penyimpangan,
pengguna alat segera melaporkan kepada kepala laboratorium atau
penanggung-jawab
jawab alat tersebut.
4. Peralatan diperiksa,
sa, dioptimasi ulang, diperbaiki, dan dikalibrasi ulang.
5. Selain data hasil pemeriksaan antara, kalibrasi ulang juga berdasarkan
pertimbangan frekuensi dan jumlah atau lama pemakaian masing-masing
masing masing alat.
6. Alat yang dikalibrasi ditetapkan oleh Manajer Teknis, dengan memeriksa buku
penggunaaan alat, riwayat alat, dan data pemeriksaan antara.
7. Kalibrasi dilakukan oleh lembaga atau perusahaan yang telah diakreditasi oleh
KAN
8. Sertifikat dan data kalibrasi alat, disimpan dan didokumentasikan oleh Manajer
Teknis.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.6.3.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
5.6.3.1. PENANGANAN STANDAR DAN Riset Terpadu
BAHAN ACUAN
Tujuan: Agar standar dan bahan acuan yang digunakan bermutu tinggi, tidak rusak
sehingga ketertelusuran pengukuran dapat dipertahankan.
Acuan: PM 5.6.3.1.
Ruang lingkup: Berlaku untuk semua standar dan bahan acuan yang digunakan untuk
semua ruang lingkup uji.
Penanggungjawab: Manajer Teknis; pelaksanaannya dibantu oleh kepala laboratorium
dan stafnya.
Prosedur:
1. Laboratorium Terpadu UNDANA mempunyai prosedur penanganan standard dan
bahan acuan (IK DP 5.6.3.1.)
2. Manajer Teknis bertanggung jawab terhadap
terhadap pemeliharaan standar bahan acuan
tersebut.
4. Pada saat penerimaan standard dan bahan acuan, Manajer Teknis memperhatikan
bentuk fisik, label dari standard dan bahan acuan tersebut,
tersebut, dan diperiksa
kesesuaiannya dengan sertifikat yang menyertainya.
5. Standard dan bahan acuan disimpan di tempat yang disarankan di dalam kemasan,
atau ditempat yang sesuai (kulkas, freezer atau suhu ruang), diinventarisasi, diberi
tanggal penerimaan dan tanggal mulai dibuka atau digunakan.
6. Dilakukan pengenceran atau pelarutan dengan konsentrasi yang sesuai untuk pengujian
dan dipisahkan ke dalam boto-botol
boto botol sebagai bahan acuan sekunder, dan diberi label
yang jelas, nama yang mempersiapkan bahan acuan, tanggal dibuat, dan paraf
pembuat.
7. Bahan acuan dianalisis sesuai dengan ruang lingkup uji, pada periode tertentu, dan
datanya digunakan untuk ‘Pengendalian Mutu Internal’.
8. Bahan acuan yang dimaksud adalah contoh uji silang yang diikuti oleh Laboratorium
Terpadu UNDANA atau bahan acuan internal yang telah diuji banding dengan
laboratorium lain yang telah mendapat akreditasi dari KAN.
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 8.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
8.1. PENANGANAN, PERLINDUNGAN Riset Terpadu
DAN PENYIMPANAN CONTOH
Tujuan: Agar contoh dari pelanggan dapat dijamin memenuhi persyaratan untuk analisis,
menghasilkan data sesuai dengan tujuan analisis, dan dapat di-analisis
analisis ulang bilamana
diperlukan.
Ruang lingkup: Prosedur berlaku untuk penanganan contoh laboratorium pengujian
Acuan: PM 5.8.1.
Definisi : Tidak ada.
Dokumen Terkait:
No. Bagian 5.9.1.a.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
5.9.1.a. PENGGUNAAN BAHAN Riset Terpadu
PEMBANDING SECARA TERATUR
Tujuan: Agar pelaksanaan analisis memberikan hasil analisis yang bermutu, mampu telusur,
secara berkelanjutan dan konsisten, serta dapat diandalkan validitasnya.
Prosedur:
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.9.1.b.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
5.9.1.b. UJI PROFISIENSI DAN UJI SILANG Riset Terpadu
ANTAR LABORATORIUM
Tujuan: Prosedur ini bertujuan untuk menjamin mutu dan keabsahan hasil pengujian yang
dilakukan oleh laboratorium.
Acuan: PM 5.9.1.b.
Prosedur:
Dokumen Terkait:
No. Bagian : 5.10.1.
DOKUMEN PROSEDUR Terbitan/Revisi
Logo Lab Tanggal Terbit
Terpadu Tanggal Revisi
UNDANA Halaman : 1 dari 1
Disetujui Ketua Lab.
510.1. PELAPORAN HASIL PENGUJIAN Riset Terpadu
Tujuan: Agar hasil pengujian yang dilaporkan akurat, absah, jelas, objektif, dan tidak
meragukan.
Ruang lingkup: Prosedur ini mencakup tatacara pelaporan hasil dari tiap pengujian, untuk
disampaikan kepada pelanggan dalam bentuk laporan/sertifikat hasil
pengujian.
Prosedur:
1. Analis mencatat hasil pengamatan dan data perhitungan dalam laporan lembar
hasil perhitungan.
2. Penyelia mengevaluasi lembar hasil perhitungan dan memindahkan ke draf laporan
hasil pengujian (F DP 5.10.1.2.).
3. Evaluasi hasil pengujian di tingkat lanjut, merupakan tanggungjawab Manajer
Teknis, dengan dibantu oleh Penyelia.
4. Draft laparan hasil pengujian diberikan ke Manajer Administrasi untuk diketik
sebagai laporan hasil pengujian atau sertifikat, kemudian dikembalikan ke Manajer
Teknis untuk ditanda-tangani.
ditanda
5. Laporan hasil pengujian yang telah ditanda-tangani
ditanda tangani Manajer Teknis, dikirimkan ke
Manajer Administrasi, untuk dibuatkan surat pengantar dari Manajer Eksekutif.
6. Pelanggan menanda-tangani
menand tangani penerimaan hasil pengujian baik lansung, maupun
melalui pos (F. DP. 5.10.1.6a-b).
5.10.1.6a
Dokumen Terkait:
+++
(Lampiran DP 4.1.5.j.6). Matrik analis bila berhalangan hadir.