Consist GPA

Sistema de Gestión de
Procedimientos Administrativos

Conceptos
ÍNDICE

Conceptos relativos al módulo de Configuración.................................................................................................... 4

 Estructura Organizacional. .......................................................................................................................... 4
 Usuario ........................................................................................................................................................ 4
 Función ........................................................................................................................................................ 4
 Perfil de seguridad ....................................................................................................................................... 4
 Rol ............................................................................................................................................................... 4
 Agente ......................................................................................................................................................... 4
Conceptos relativos al manejo de documentación física ......................................................................................... 5
 Expediente ................................................................................................................................................... 5
 Alcance ........................................................................................................................................................ 5
 Agregación o Acumulación ......................................................................................................................... 5
 Desglose ...................................................................................................................................................... 5
 Agregación o acumulación física................................................................................................................. 5
 Persona vinculada ........................................................................................................................................ 5
 Movimiento de expediente .......................................................................................................................... 5
 Remito ......................................................................................................................................................... 6
Conceptos relativos a BPM ..................................................................................................................................... 7
 Proceso ........................................................................................................................................................ 7
 Proceso Estricto ........................................................................................................................................... 7
 Proceso Flexible .......................................................................................................................................... 7
 Caso ............................................................................................................................................................. 7
 Actividad ..................................................................................................................................................... 7
 Actividad Manual ........................................................................................................................................ 8
 Actividad Estándar ...................................................................................................................................... 8
 Actividad Abstracta ..................................................................................................................................... 8
 Actividad Automática.................................................................................................................................. 8
 Reglas de Negocio ....................................................................................................................................... 8
 Variables...................................................................................................................................................... 9
 Eventos ........................................................................................................................................................ 9
 Documento anexo ...................................................................................................................................... 10
 Formularios XML...................................................................................................................................... 10
 Scheduled tasks (Tareas programadas)...................................................................................................... 10
 Usuario responsable................................................................................................................................... 11
 Niveles de responsabilidad del usuario...................................................................................................... 11
 Niveles de visibilidad ................................................................................................................................ 11
 Contextos de Ejecución y Actividades Contextuales................................................................................. 11
 Pre condición ............................................................................................................................................. 13
 Pos condición............................................................................................................................................. 13
 Tipo de condiciones soportadas por ConsistGPA...................................................................................... 13
 Actividad-Conector o Flujo ....................................................................................................................... 14
 Obligatoriedad de las sucesoras................................................................................................................. 14
 Orden de ejecución de las sucesoras.......................................................................................................... 14
 Instancia de Actividad ............................................................................................................................... 15
 Transición .................................................................................................................................................. 15
 Estados del caso......................................................................................................................................... 15
 Estados de una instancia de actividad........................................................................................................ 15
Cambios de estado. ............................................................................................................................................ 16
 Agregación y desglose de Casos................................................................................................................ 17
Proceso Principal o Maestro .......................................................................................................................... 17
Reglas adicionales para la agregación o acumulación:.................................................................................. 17
Reglas adicionales para el Desglose .............................................................................................................. 17
 Los circuitos administrativos y los alcances.............................................................................................. 17
 Adaptadores............................................................................................................................................... 17
 Componente de Integración....................................................................................................................... 17
 Monitoreo de Actividades de Negocio (BAM).......................................................................................... 17
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 Métricas ......................................................................................................................................................... 17
Dimensiones .................................................................................................................................................. 17
Jerarquía ........................................................................................................................................................ 17
Cubo .............................................................................................................................................................. 17
Regla.............................................................................................................................................................. 17

ConsistGPA - Conceptos Página 3 de 24

Conceptos relativos al módulo de Configuración.
 Estructura Organizacional.
En la aplicación debe parametrizarse la estructura organizacional de la organización. Esto es,
la lista de “Unidades Organizacionales” u oficinas y las relaciones de jerarquía entre ellas.
Además, se define también la lista de entidades externas que participan en el negocio como
receptoras y/o emisoras de documentación.

 Usuario
Toda persona que hace uso de la aplicación es un Usuario. Como tal, tiene un código y una
clave de acceso que deben ser informadas para iniciar la sesión de trabajo.
Para cada usuario se mantiene información sobre sus datos personales, sobre la unidad
organizacional en la cual se desempeña y sobre el perfil de seguridad que tiene asignado.
También existe una lista de usuarios delegados del mismo, los cuales, cuando el Usuario se
encuentre inactivo, podrán realizar todas las funciones que están permitidas para el Usuario. .
Cada usuario puede customizar la interfase del sistema, adaptándola a su gusto personal y
necesidades prácticas de uso.

 Función
Cada operación del sistema está representada por una función.
Esto permite verificar si la operación está autorizada a quien solicita su ejecución.
La lista de funciones es suministrada por Consist y no debiera ser modificada salvo cuando se
desarrolle nueva funcionalidad.

 Perfil de seguridad
Un perfil es un conjunto de funciones.
A todo usuario del sistema se le asigna un perfil de seguridad, con lo cual se está indicando
cuales funciones puede ejecutar.

 Rol
Un rol define un conjunto de actores. Un actor puede ser un usuario o una unidad
organizacional.
Dentro de un rol puede definirse un usuario coordinador, que tiene como función la
asignación de tareas a cada uno de los actores que conforman el rol.

 Agente
Un agente es un tipo de participante que permite asignar como responsable de una actividad a
diferentes recursos. Estos recursos pueden ser maquinas, software o cualquier otro tipo de
recurso. Como ejemplo se pueden mencionar distintos tipos de Agentes como ser clases Java,
web services, sistemas externos, fotocopiadoras, scanners, etc. Estos agentes pueden requerir
la definición de un coordinador que será un participante Usuario, Unidad Organizacional o
Rol.

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Conceptos relativos al manejo de documentación física

 Expediente
Los expedientes son el soporte de los procesos que requieren documentación en papel.

 Asunto
Todo expediente tiene un asunto.
El asunto es el tema al cual se refiere el expediente. En el sistema puede parametrizarse la
lista de asuntos contemplados.

 Alcance
Todo expediente puede originar alcances.
Conceptualmente un alcance es también un expediente, pero que por naturaleza está vinculado
al expediente que le dio origen. No puede existir un alcance sin que exista un expediente
original.
Los alcances no pueden originar alcances propios.
Un alcance tiene el mismo número que el expediente que le dio origen, con excepción de la
secuencia, que permite diferenciarlo del expediente original y de otros alcances que éste
tuviera.

 Agregación o Acumulación
En la práctica ocurre que dos o más expedientes (cada uno de ellos, una carpeta) se unifican
conformando una entidad única o paquete de expedientes. Lógicamente, esto implica que los
documentos se movilizan conjuntamente dentro de la organización.
Uno de ellos, el que quedó por encima del resto, se conoce como “Expediente Principal” del
conjunto. El otro, que quedó por debajo, se conoce como expediente “Agregado” o
“Acumulado”.
El conjunto puede estar formado por varios expedientes, teniendo siempre un único principal.

 Desglose
El desglose es la actividad inversa a la agregación de expedientes. La misma se lleva a cabo
retirando un documento cualquiera, excepto el principal, del paquete de documentos.

 Agregación o acumulación física

Cuando en una oficina se realiza una agregación de expedientes y el expediente principal no
está en su poder, el sistema restringe el movimiento de los expedientes involucrados a fin de
evitar que los mismos se muevan independientemente.
Esta función representa en el sistema el acto de agregar realmente los expedientes
involucrados en una misma carpeta física. Cuando el usuario ejecuta esta función, se levantan
las restricciones sobre el movimiento de expedientes.

 Persona vinculada
Para cada expediente se almacena información sobre personas que están relacionadas al
mismo. En cada caso se define cual es la relación con el expediente o el rol que está
cumpliendo la persona.
Todo expediente tiene al menos una persona vinculada que cumple el rol de INICIADOR (es
quién provocó el alta del expediente).

 Movimiento de expediente
Un movimiento representa el pase de documentación física desde una actividad a otra.
ConsistGPA - Conceptos Página 5 de 24
Un movimiento contiene información sobre:
- El expediente a mover.
- El emisor y receptor del movimiento.
El emisor puede ser una unidad organizacional o un usuario.
El receptor puede ser una unidad organizacional, un usuario o un rol genérico.
- Un estado:
- NO INCLUIDO
Está creado el movimiento pero no se lo ha incluido en ningún remito.
- INCLUIDO
El movimiento está incluido en un remito.
- ENVIADO
El movimiento está incluido en un remito y tal remito ha sido enviado.
Indica que los expedientes físicos se han enviado.
- RATIFICADO o ACEPTADO
El movimiento está incluido en un remito, éste ha sido recibido y ratificado por el
usuario o unidad destino.

 Remito
Cuando se moviliza documentación física, el sistema utiliza el concepto de remito o remisión.
El usuario puede agrupar un conjunto de movimientos que van desde un mismo origen hasta
un mismo destino dentro de un remito. En el momento de realizar realmente el envío se puede
imprimir un documento que detalla los expedientes enviados y sirve como documentación
respaldatoria del acto.
Los remitos o remisiones pueden encontrarse en los siguientes estados:
- EMITIDO.
Se ha confeccionado el remito pero todavía no se ha enviado la documentación.
- ENVIADO
La documentación ha sido enviada al usuario u oficina destino.
- ANULADO
Cuando por alguna razón el receptor (usuario u oficina) no ratifica los documentos, puede
ANULARSE el remito.
- RATIFICADO o ACEPTADO
Cuando la documentación es ratificada por el receptor (usuario u oficina).

ConsistGPA - Conceptos Página 6 de 24

Conceptos relativos a BPM
 Proceso
Un Proceso de Negocio (Business Process), también denominado “Procedimiento
Administrativo” es un conjunto de una o más actividades cuya realización permite cumplir
con un objetivo de negocio, normalmente dentro del contexto de una estructura
organizacional, que define roles funcionales y relaciones entre ellos. [WFMC]

La definición del proceso contiene toda la información necesaria acerca del mismo, de las
actividades que lo componen y de la secuencia en que deben ejecutarse las mismas. Se
definen condiciones de inicio y finalización para cada actividad y reglas de navegación.
También se permite referenciar a la estructura organizacional definida en la organización,
seleccionando los participantes en cada actividad.

Los procesos se definen y modifican en ConsistGPA, mediante la Herramienta de

Definición de Procesos y luego son interpretados por el motor de workflow para realizar su
ejecución.

ConsistGPA administra dos tipos de procesos:

 Proceso Estricto
Define la secuencia de actividades y admite que sea alterada la secuencia de ejecución
de las mismas.
De esta forma, la ejecución del proceso solo puede realizarse a través de las
actividades definidas.

 Proceso Flexible
Se comporta igual que un proceso estricto, pero además permite ejecutar actividades
no definidas en el Proceso.
De esta forma, la ejecución del proceso puede abandonar la secuencia de actividades
definidas, y movilizarse libremente entre las unidades organizacionales definidas.

 Caso
Un caso representa una instancia de un Proceso de Negocio. Mantiene la información de las
actividades ejecutadas, las transiciones entre ellas, el estado de sus variables, entre otras
cosas.

 Actividad
Es una descripción de una tarea de negocio que forma un paso lógico dentro de un proceso.
[WFMC].
Una actividad puede entenderse como la representación de una o varias tareas de negocio que
se realizan en la organización, como parte del circuito correspondiente a un proceso de
negocio.

Existen diferentes tipos de actividades:

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 Actividad

Actividad Manual Actividad Automática

Actividad Estándar Actividad Abstracta

 Actividad Manual
Es una actividad que forma parte de un proceso y no soporta automatización. Representa
tareas que son realizadas por personas.
Existen dos tipos de actividades manuales: estándar y abstractas.

 Actividad Estándar
Una actividad estándar es aquella que normalmente se utiliza para representar una
tarea administrativa relativa a un caso.
Su definición contiene información sobre los documentos implicados (si son
expedientes, alcances físicos o alcances digitales), sobre la dependencia en la cual se
ejecuta, etc.

 Actividad Abstracta
Este tipo de actividades se utilizan como un mecanismo de abstracción. Es decir, parte
del proceso está representado por una actividad abstracta, que referencia a otro
proceso, definido independientemente al que se puede llamar subproceso. Esto es útil
para re usar definiciones. Por ejemplo, en ocasiones donde diferentes procesos tienen
parte en común podemos definir una única vez el circuito común y luego reutilizar esta
definición en cada proceso particular.

 Actividad Automática
Es una actividad que es manipulada por el motor de workflow durante la ejecución de un
Proceso de Negocio del cual ella forma parte.[WFMC].

La misma representa actividades que ejecutan en forma automática, como puede ser el envío
de un e-mail por ejemplo.

Conceptualmente, es una actividad que puede ser ejecutada automáticamente mientras está
realizándose una actividad estándar. Es decir, cuando ocurre determinado evento durante la
ejecución de la actividad estándar, se dispara la actividad automática.

 Reglas de Negocio
Las reglas de negocio definen el comportamiento de los procesos.

ConsistGPA define reglas de negocios durante el modelado de los procesos. Estas reglas son
utilizadas por ejemplo para definir las pre y post condiciones de ejecución de actividades, las
causas (triggers) de eventos, las condiciones de los flujos condicionales, los componentes de
integración o de lógica de negocio, las validaciones de integridad de formularios, etc.
ConsistGPA - Conceptos Página 8 de 24
Las reglas de negocio pueden ser de tres tipos, condiciones lógicas, de integración o de lógica
compleja.

Las reglas de negocio basadas en condiciones lógicas, se forman utilizando operandos,

operadores y conectores lógicos.
Los operandos están representados por las variables disponibles en el alcance del proceso o
constantes.
Los operadores son, por ejemplo, <, <=, =>, >, =, <>, Comienza con, Contiene, Siempre y
Termina con. Estos operadores tienen aplicación según el tipo de las variables que
intervengan en la regla.
Los conectores lógicos son O, Y, O Exclusivo, Negación y la utilización de paréntesis para
realizar agrupamientos.
El tipo de regla basada en condiciones tiene asociada una acción que se ejecuta al evaluarse
positivamente la condición.
La definición de estas reglas se realiza a través de asistentes que permiten definir la regla y la
acción, sin necesidad de codificación.

Las Reglas de Negocio de integración o de lógica compleja, están implementadas en

ConsistGPA, a través de la definición de Componentes. Estos componentes tienen
parámetros de entrada y de salida y una o más operaciones que implementan la regla de
negocio. Los parámetros se vinculan a las variables del proceso.
Con la utilización de un asistente, se definen, prueban y se ponen en funcionamiento, sin
necesidad de programación. En caso que se desee o requiera escribir reglas complejas que
deban ser codificadas, en el asistente se puede escribir el código Java o bien invocar a los
componentes de software que lo implementen.

 Variables
Las variables contienen información de cada instancia de un proceso (Caso). Existen dos
clases de variables. Las variables definidas por el sistema y las definidas por el usuario.
Las variables definidas por el sistema brindan información general sobre cada caso. Como
ejemplo de estas variables se pueden mencionar el Nombre de la Compañía, la fecha, la hora,
el ejecutante de una actividad, el mail del ejecutante, etc.
Las variables definidas por el usuario brindan la información del negocio que implementa el
proceso.
Como ejemplo de estas variables se pueden mencionar Monto del Crédito, Ingresos Netos,
Cantidad de Hijos, etc.
Las variables son utilizadas principalmente como argumentos de las reglas de negocio que
definen el comportamiento de los procesos.

 Eventos
Un evento es la ocurrencia de un hecho durante la ejecución de un proceso de negocio.
[BPMN]
Los eventos afectan el flujo de ejecución de la instancia de un proceso y usualmente tienen
una causa (trigger) o un resultado (result).
La causa o resultado de un evento en ConsistGPA puede ser alguna de las siguientes:
Crear caso, la causa es el inicio de un caso para un proceso específico.
Finalizar caso, la causa es el la finalización del caso.
Cancelar caso, la causa es la cancelación de un caso.
Reactivar caso, la causa es la reactivación de un caso.
Detener actividad, la causa es el detenimiento de una actividad de un caso.

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Reanudar actividad, la causa es la reanudación de una actividad de un caso.
Ejecutar actividad, la causa es la ejecución por parte de algún participante, accediendo desde
la lista de tareas pendientes.
Recibir un caso, la causa es la recepción de un caso al avanzar de una actividad a su sucesora
que provoca el inicio de la ejecución de la actividad sucesora.
Enviar un caso, la causa es el envió de un caso al avanzar de una actividad a su sucesora que
provoca la finalización de la ejecución de una actividad actual.
Readers, la causa es la detección de información proveniente de diferentes fuentes, ya sea por
la detección de un e-mail, la acción de un escáner dejando un archivo en un directorio, la
creación o modificación de registro en una base de datos, la espera de determinado periodo de
tiempo, etc.

A continuación se detallan cada uno de ellos:

Mail Reader
Se configura para monitorear una cuenta específica de correo electrónico y reaccionar ante el
arribo de un e-mail que cumpla determinados patrones. La información recibida en dicho e-
mail es procesada por la clase java que implemente al reader.
Component Reader
Se configura para monitorear un objeto a integrar. La aparición de la condición buscada en
dicho objeto provoca el disparo del evento y es procesado por la clase java que implemente al
reader.
File Reader
Se configura para monitorear una unidad de red o un directorio específico, y reaccionar ante
la creación de un archivo que cumpla determinados patrones. Dicho archivo es procesado por
la clase java que implemente al reader.
Timer
Se configura para monitorear el transcurso del periodo de tiempo especificado y reaccionar
realizando las acciones definidas.

 Documento anexo
Un caso puede tener relacionados una serie de documentos anexos. Estos son documentos
digitales (word, excel, formularios XML, etc.).
En el sistema se definen los distintos tipos de documentos anexos, desde que repositorio
pueden tomarse, en que repositorio deben almacenarse, a que proceso corresponden, etc. y se
contemplan las funciones necesarias para su administración.
Para cada tipo de documento se parametriza también el nivel de seguridad con que se
administran. Esto permite establecer quien puede consultarlos y quien desvincularlos del caso.

 Formularios XML
ConsistGPA incluye un módulo de definición de formularios XML.

 Scheduled tasks (Tareas programadas)

Es un mecanismo que permite la parametrización y ejecución periódica y automática de
tareas. Cuando la aplicación es iniciada, un scheduler analiza la existencia de tareas
programadas y dispara la ejecución de cada una, en función de la periodicidad establecida en
cada caso. Cada tarea es implementada por una componente Java.
La ejecución de reportes o procesos de eventos como por ejemplo los de lectura de mails o
archivos, puede ser disparada mediante este mecanismo de manera sincronizada.

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 Usuario responsable
Para cada caso puede definirse un usuario que será responsable por su ejecución. Este
concepto debe entenderse como la persona que tiene el caso en su poder para trabajarlo.

 Niveles de responsabilidad del usuario

Se definen dos niveles de responsabilidad del usuario sobre los casos:

- Un usuario tiene responsabilidad directa sobre un caso cuando este caso le ha sido
asignado en forma personal. Como participante responsable por ejecutar la actividad
actual, es el único habilitado para modificar el caso.

- Un usuario tiene responsabilidad indirecta sobre un caso cuando este caso está asignado
a su unidad organizacional o a un rol genérico (siendo que el usuario o su unidad
organizacional son actores en dicho rol).

Un usuario podrá realizar modificaciones sobre un caso sólo si tiene responsabilidad directa o
indirecta sobre el mismo.
Debe entenderse por modificación del caso a toda operación que implique alterar su estado,
moverse de actividad o cualquier otro dato relacionado al caso.

 Niveles de visibilidad
Mecanismo por el cual el sistema permite establecer cuales casos pueden ser consultados por
cada usuario en función del nivel de responsabilidad del usuario sobre los mismos.

Se definen tres niveles de visibilidad para los casos:

- Abierto
Cualquier usuario del sistema puede consultar, sin restricciones, cualquier caso.
- Intermedio
Sólo los usuarios que tienen responsabilidad directa o indirecta sobre un caso pueden
consultarlo.
- Restringido
Únicamente un usuario con responsabilidad directa sobre el caso puede consultarlo.

El nivel de visibilidad se establece en la configuración global del sistema y afecta a todos los
casos existentes en el sistema.

 Contextos de Ejecución y Actividades Contextuales

Cuando se define una actividad, se indica si la misma es contextual y si define un nuevo
contexto.
Tratemos de definir mediante un ejemplo los conceptos involucrados: “actividad contextual”,
“contexto de ejecución” y “definición de nuevo contexto”.

Supongamos una entidad bancaria con una casa central y dos sucursales.
Nuestra estructura organizacional estará conformada por las siguientes unidades:

BANCO
CASA CENTRAL
SUCURSAL 01
GERENCIA 01
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 PRÉSTAMOS 01
SUCURSAL 02
GERENCIA 02
PRÉSTAMOS 02

Supongamos tener un proceso que atienda el pedido de un préstamo por parte de un cliente y
que dicho trámite es resuelto íntegramente en la sucursal en la cual el cliente se presentó.

Nuestro proceso es muy sencillo:

“El cliente se presenta en el sector de préstamos de una sucursal y completa una solicitud.
Posteriormente el gerente de dicha sucursal debe autorizarla”.

Queremos definir un único proceso que pueda ejecutarse en cada una de las sucursales.
Entonces debemos definir los siguientes elementos.

Roles por oficina:

Rol SUCURSALES = (SUCURSAL 01, SUCURSAL 02)

Rol contextual = NO TIENE

Rol GERENCIAS = (GERENCIA 01, GERENCIA 02)

Rol contextual = SUCURSALES

Rol PRESTAMOS = (PRESTAMOS 01, PRESTAMOS 02)

Rol contextual = SUCURSALES

Definimos el proceso:

ACTIVIDAD 01 Se recibe la solicitud del cliente.

Responsable = Rol PRESTAMOS.

ACTIVIDAD 02 Autorización
Responsable = Rol GERENCIAS.
Actividad Contextual = SI

Hechas estas definiciones, decimos que:

 Cuando se ejecuta la actividad inicial del proceso el sistema determina el contexto de

ejecución:

En nuestro ejemplo, si el cliente es atendido en PRESTAMOS 01, el sistema determinará

que el contexto de ejecución es SUCURSAL 01.

¿Cómo se realiza esta determinación?

Basándose en la definición de roles por oficina y la estructura organizacional:

- PRESTAMOS 01 pertenece al rol PRESTAMOS.
- El rol PRESTAMOS tiene como rol contextual al rol SUCURSALES.
- De las unidades que conforman el rol SUCURSALES, SUCURSAL 01 es el
ancestro mas cercano a la unidad PRESTAMOS 01 (según la estructura

ConsistGPA - Conceptos Página 12 de 24

 organizacional)

Observación:
El sistema también calcula el contexto de ejecución cuando se ejecuta una actividad que
“define nuevo contexto” y el mecanismo para determinarlo es el mismo.

 Al avanzar en el proceso, se considera el contexto de ejecución vigente.

En nuestro ejemplo, cuando el usuario de PRESTAMOS 01 quiera realizar el pase, el

sistema indicará que la próxima actividad es la ACTIVIDAD 02 (Autorización) y que se
debe ejecutar en GERENCIA 01

¿Por qué se realiza esta sugerencia?

Porque nuestra ACTIVIDAD 02 es una actividad contextual. Esto indica que debe
ejecutarse dentro del contexto de ejecución vigente.
Si la ACTIVIDAD 02 no fuese contextual, el sistema ofrecería ejecutarla en GERENCIA
01 o en GERENCIA 02 indistintamente, debiendo el usuario indicar la opción deseada.

¿Cómo se realiza esta sugerencia?

Basándose en la definición de roles por oficina, en la estructura organizacional y en el
contexto de ejecución vigente:
- Se considera GERENCIA 01 por ser la única unidad integrante del rol
GERENCIAS que es descendiente de SUCURSAL 01, actual contexto de ejecución.

 Pre condición
Es una condición lógica que es evaluada por el motor de workflow para decidir si la
“Instancia de una Actividad” puede comenzar su ejecución.[WFMC].

Las pre condiciones se indican en tiempo de diseño, durante la definición del proceso. Una o
más pre condiciones pueden ser definidas como un criterio de entrada a una instancia de
actividad en particular y pueden combinarse conformando una regla lógica, que es
especificada a través de operadores lógicos (AND, OR, XOR, etc.).

 Pos condición
Es una condición lógica que es evaluada por el motor de workflow para decidir si la
“Instancia de una Actividad” puede finalizar su ejecución.[WFMC].

Las pos condiciones se indican en tiempo de diseño, durante la definición del proceso.
Una o más pos condiciones pueden ser definidas como un criterio de completitud para una
instancia de actividad en particular y pueden combinarse conformando una regla lógica, que
es especificada a través de operadores lógicos (AND, OR, XOR, etc.).

 Tipo de condiciones soportadas por ConsistGPA

ACTIVIDAD REQUERIDA
Se referencia a una actividad del proceso y la condición estará cumplida cuando dicha
actividad esté FINALIZADA.
Pueden definirse o usarse como Pre condición y/o Pos condición.

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ANEXO
Se referencia a un tipo de documento anexo. La condición estará cumplida si el caso tiene un
documento de este tipo vinculado.
Pueden definirse sólo como pos condición. El sistema verifica que la fecha de vinculación del
documento sea posterior al inicio de la actividad condicionada.

 Actividad-Conector o Flujo
Esta entidad representa la conexión entre una actividad y sus actividades sucesoras, indicando
también el tipo de conector.

 Obligatoriedad de las sucesoras

Obligatorio:
La actividad sucesora debe ser ejecutada.

Opcional Excluyente:
Pueden definirse grupos de actividades excluyentes entre si. Esto es, de las actividades
que componen el grupo, una debe ser ejecutada.

Opcional:
La actividad sucesora puede o no ser ejecutada según la decisión que tome el usuario.

Sobre los conectores opcionales se pueden establecer condiciones lógicas. De ser positiva su
evaluación en tiempo de ejecución, estarán accesibles para ser utilizados, por el contrario,
cuando no se cumplen las condiciones, el conector no estará disponible.

Las condiciones que se definen para cada conector conforman una regla lógica, la misma es
especificada a través de operadores lógicos (AND, OR, XOR, etc.).

 Orden de ejecución de las sucesoras

Se define que:

- Las actividades sucesoras que involucran a hilos de ejecución deben realizarse antes que las
actividades sucesoras definidas para el caso.

- Las actividades opcionales se deben ejecutar antes que las obligatorias.

Cuando se intenta realizar un pase de actividad desde la actual hacia una sucesora obligatoria,
el sistema verifica si existen actividades sucesoras opcionales y si las mismas se han
ejecutado. Si se detecta la existencia de opcionales NO ejecutadas se da aviso al usuario para
que determine si:

- Cancela la operación para realizar las actividades opcionales que no realizó hasta el
momento.

- Continúa con la operación en curso.

Entonces la actividad actual finalizará y no podrán ejecutarse las actividades opcionales.

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 Instancia de Actividad
Esta entidad representa la realización de una actividad, definida en un proceso de negocio,
aplicándola a un caso específico.

 Transición
Esta entidad representa el pase desde una instancia de actividad hacia otra.

 Estados del caso.

Es la representación de una condición que define el estado de la instancia de un proceso de
negocios en un momento determinado. ConsistGPA identifica los siguientes estados para los
casos.

ACTIVO
El proceso de negocio está en marcha. Indica que el caso está circulando en el organismo
según la definición realizada.

CANCELADO
El proceso de negocio está cancelado.
Por distintas razones el usuario puede indicar que no corresponde seguir aplicando el caso.

SUSPENDIDO
El proceso de negocio se ha suspendido.
El caso está circulando por actividades que no están definidas en el proceso.

FINALIZADO
El proceso de negocio ha llegado a su fin, concluyendo la lista de actividades previstas.

 Estados de una instancia de actividad.

Es la representación de una condición que define el estado de la instancia de una actividad en
un momento determinado. La mayoría de los motores de workflow mantienen el estado de las
actividades como información de control del caso.[WFMC].

ConsistGPA identifica los siguientes estados para las instancias de actividades:

NO INICIADA
Este estado se utiliza sólo en procesos que requieren el envío de documentación física entre
actividades. Para sincronizar el pase entre actividades con el envío y recepción de la
documentación física, se utilizan remitos.
Al realizar un pase hacia una actividad, se crea una instancia de la misma pero no inicia su
ejecución hasta que el usuario envíe el remito que contiene la documentación física.

INICIADA
Existe al menos un pase hacia la actividad pero aún no se cumplen las condiciones para que
ésta comience su ejecución (pre condiciones).

EN EJECUCIÓN
La actividad está iniciada y se cumplen sus pre condiciones.

SUSPENDIDA

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Por alguna razón esta actividad no pudo finalizarse y el documento ha tenido que salir del
circuito prefijado. Los eventos que llevan a una actividad a estar suspendida son la vuelta
atrás dentro del circuito, y la salida fuera del circuito. Normalmente el usuario indica
explícitamente su intención de Suspender la actividad, y el sistema verifica entonces que:

- la actividad esté en EJECUCIÓN o INICIADA.

- la actividad se esté ejecutando en una oficina interna.

Mientras la actividad está suspendida no se contabilizan tiempos de ejecución.

DETENIDA
Una actividad alcanza este estado por expresa indicación del usuario.
Mientras la actividad se está ejecutando, pueden presentarse situaciones no contempladas,
externas, por las cuales sea necesario detener la ejecución de la actividad.
El caso sobre el cual se estaba trabajando queda inmovilizado y los tiempos de ejecución de la
actividad quedan congelados.
Para revertir esta situación, el usuario deberá expresamente anular la detención de la
actividad.
Una actividad puede detenerse solamente si se encuentra EN EJECUCIÓN.

FINALIZADA
La actividad ha alcanzado las condiciones de completitud. Es decir:
- Se cumplen las pos condiciones.
- Si existen sucesoras opcionales, entonces: o bien se realizaron las transiciones hacia ellas
o, caso contrario, el usuario decidió no ejecutarlas.
- Si existen sucesoras opcionales excluyentes, entonces se realizó una transición hacia
alguna de ellas.
- Si existen sucesoras obligatorias, entonces las transiciones hacia ellas se han realizado.

CANCELADA
Una actividad es cancelada cuando en realidad su iniciación ocurrió por un error del usuario al
seleccionar el próximo paso en el circuito. La idea es retroceder a la actividad previa pero
indicando que la actividad actual debe cancelarse.
Para poder cancelar una actividad, debe cumplirse que, si existen ejecuciones previas de esta
actividad en el mismo contexto de ejecución, entonces todas ellas han sido canceladas.

Cambios de estado.

En los cuadros siguientes se visualiza como las operaciones del sistema afectan el estado de
las actividades y los casos:

Creación del Caso.

Estado ACTUAL Estado RESULTANTE
CASO NO EXISTE Se crea un nuevo caso ACTIVO
Actividad NO EXISTE Se crea una instancia de la actividad EN EJECUCIÓN
INICIAL

Baja del Caso.

Estado ACTUAL Estado RESULTANTE
CASO N/A Se elimina el caso.

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Actividades N/A Se eliminan todas las instancias de actividades.
Transiciones N/A Se eliminan todas las transiciones

Alta de Alcance.
Estado ACTUAL Estado RESULTANTE
CASO NO EXISTE Se crea un nuevo caso ACTIVO
Actividad NO EXISTE Se crea una instancia de la actividad EN EJECUCIÓN
INICIAL

Baja de Alcance.
Estado ACTUAL Estado RESULTANTE
CASO N/A Se elimina el caso.
Actividades N/A Se eliminan todas las instancias de actividades.
Transiciones N/A Se eliminan todas las transiciones

Estado ACTUAL Estado RESULTANTE

DETENIDA DETENIDA
No se permite realizar el pase de actividad
Actividad INICIADA INICIADA
ORIGEN El pase de actividad puede provocar un retroceso en el circuito o
abandonarlo. Se marca la actividad para que sea suspendida cuando se envíe
el remito.
EN EJECUCIÓN EN EJECUCIÓN
Si el pase de actividad provoca un avance en el circuito:
Deben cumplirse las pos condiciones para permitir el pase.
Si el pase provoca un retroceso en el circuito o lo abandona:
Si el usuario indica que desea finalizar la actividad:
Deben cumplirse las pos condiciones para poder realizar el pase.
Si el usuario indica que desea suspender la actividad:
No se chequean pos condiciones.
NO EXISTE Se crea la nueva instancia NO INICIADA
Actividad INICIADA INICIADA
DESTINO EN EJECUCIÓN EN EJECUCIÓN
SUSPENDIDA SUSPENDIDA
FINALIZADA Se crea una nueva instancia NO INICIADA

Baja del pase de actividad (Transición).

Estado ACTUAL Estado RESULTANTE
INICIADA INICIADA
Actividad Se elimina la marca de suspensión.
ORIGEN EN EJECUCIÓN EN EJECUCIÓN
Se elimina la marca de suspensión.
NO INICIADA Se elimina la instancia
Actividad INICIADA INICIADA
DESTINO EN EJECUCIÓN EN EJECUCIÓN
SUSPENDIDA SUSPENDIDA

ConsistGPA - Conceptos Página 17 de 24

Envío de Remito
Estado ACTUAL Estado RESULTANTE
INICIADA SUSPENDIDA
Actividad EN EJECUCIÓN Si el pase provoca un avance en el circuito:
ORIGEN Deben cumplirse las pos condiciones para poder realizar el Envío.
Si se cumplen las condiciones para finalizar la actividad se actualiza su
estado a FINALIZADA; si no se cumplen, queda EN EJECUCIÓN.
Si el pase de actividad provoca un retroceso en el circuito o lo abandona:
Si el usuario indicó que desea finalizar la actividad:
Deben cumplirse las pos condiciones para poder realizar el Envío.
Si se cumplen las condiciones para finalizar la actividad se actualiza su
estado a FINALIZADA; si no se cumplen, se actualiza el estado a
CANCELADA.
Si el usuario indicó que desea suspender la actividad:
Se actualiza el estado a SUSPENDIDA.
NO INICIADA INICIADA
Actividad INICIADA INICIADA
DESTINO EN EJECUCIÓN EN EJECUCIÓN
SUSPENDIDA SUSPENDIDA
Si la unidad ejecutora es EXTERNA, no habrá ratificación del remito.
Entonces:
Si no se cumplen las pre condiciones, la actividad queda INICIADA
Si se cumplen las pre condiciones, entonces
Si la actividad tiene sucesoras, el estado es EN EJECUCIÓN
Si no tiene sucesoras y además se cumplen las pos condiciones
el estado es FINALIZADA

Anulación de Remito
Estado ACTUAL Estado RESULTANTE
EN EJECUCIÓN EN EJECUCIÓN
Actividad SUSPENDIDA Si no se cumplen las pre condiciones, el estado es INICIADA.
ORIGEN Si se cumplen las pre condiciones, el estado es EN_EJECUCIÓN
FINALIZADA EN EJECUCIÓN

CANCELADA EN EJECUCIÓN
INICIADA Si el envío del remito provocó el inicio, entonces queda como NO INICIADA.
Actividad Si estaba iniciada previamente al envío del remito, entonces queda INICIADA
DESTINO EN EJECUCIÓN Si estaba ya en ejecución cuando se realizó el envío, entonces queda EN
EJECUCIÓN
Si la unidad ejecutora es externa y entró automáticamente en ejecución, pasa a
NO INICIADA
SUSPENDIDA Si no se cumplen las pre condiciones, entonces queda INICIADA.
Si se cumplen las pre condiciones, entonces queda EN EJECUCIÓN
FINALIZADA Este estado se alcanzó durante el envío porque la unidad ejecutora es externa,
se cumplieron las precondiciones y no tiene sucesoras. Queda INICIADA.

Ratificación de Remito
Estado ACTUAL Estado RESULTANTE
Actividad EN EJECUCIÓN EN EJECUCIÓN
ORIGEN SUSPENDIDA SUSPENDIDA
FINALIZADA FINALIZADA
CANCELADA CANCELADA
Actividad INICIADA Si se cumplen las pre condiciones, queda EN EJECUCIÓN
DESTINO Si no se cumplen las pre condiciones, queda INICIADA
EN EJECUCIÓN EN EJECUCIÓN.
Pase de actividad. RATIFICADO
ConsistGPA - Conceptos Página 18 de 24
 Estado ACTUAL Estado RESULTANTE
DETENIDA DETENIDA
Actividad No se permite realizar el pase de actividad.
ORIGEN INICIADA SUSPENDIDA
El pase provoca un retroceso en el circuito o su abandono.
EN EJECUCIÓN Si el pase de actividad provoca un avance en el circuito:
Deben cumplirse las pos condiciones para poder realizar el Envío.
Si se cumplen las condiciones para finalizar la actividad se actualiza su
estado a FINALIZADA; si no se cumplen, queda EN EJECUCIÓN.
Si el pase provoca un retroceso en el circuito o lo abandona:
Si el usuario indicó que desea finalizar la actividad:
Deben cumplirse las pos condiciones para poder realizar el Envío.
Si se cumplen las condiciones para finalizar la actividad se actualiza su
estado a FINALIZADA; si no se cumplen se actualiza el estado a
CANCELADA..
Si el usuario indicó que desea suspender la actividad:
Se actualiza el estado a SUSPENDIDA.
NO EXISTE Se crea la nueva instancia cuyo estado será:
Actividad Si no se cumplen las pre condiciones la actividad queda INICIADA
DESTINO Si se cumplen las pre condiciones, entonces queda EN EJECUCIÓN
INICIADA Si no se cumplen las pre condiciones, la actividad queda INICIADA
Si se cumplen las pre condiciones, entonces queda EN EJECUCIÓN
EN EJECUCIÓN Queda con el mismo estado EN EJECUCIÓN
SUSPENDIDA Si no se cumplen las pre condiciones, la actividad queda INICIADA
Si se cumplen las pre condiciones, entonces queda EN EJECUCIÓN
FINALIZADA Se crea la nueva instancia cuyo estado será:
Si no se cumplen las pre condiciones, la actividad queda INICIADA
Si se cumplen las pre condiciones, entonces queda EN EJECUCIÓN
Si la unidad ejecutora es EXTERNA,
Entonces:
Si no se cumplen las pre condiciones, la actividad queda INICIADA
Si se cumplen las pre condiciones, entonces
Si la actividad tiene sucesoras, el estado es EN EJECUCIÓN
Si no tiene sucesoras y además se cumplen las pos condiciones
el estado es FINALIZADA

Detener actividad actual

Estado ACTUAL Estado RESULTANTE
Actividad EN EJECUCIÓN DETENIDA
ACTUAL

Reanudar actividad actual

Estado ACTUAL Estado RESULTANTE
Actividad DETENIDA EN EJECUCION
ACTUAL

Finalización del Caso

Estado ACTUAL Estado RESULTANTE
CASO ACTIVO FINALIZADO
SUSPENDIDO FINALIZADO
Actividad EN EJECUCIÓN FINALIZADA
ACTUAL Deben cumplirse las pos condiciones para poder finalizar el caso.
Cancelación del Caso
Estado ACTUAL Estado RESULTANTE
CASO ACTIVO CANCELADO

ConsistGPA - Conceptos Página 19 de 24

 SUSPENDIDO CANCELADO
Actividad La actividad actual queda en el estado en que se encuentra.
ACTUAL

Reactivación del Caso

Estado ACTUAL Estado RESULTANTE
CASO CANCELADO Si el caso está agregado,
Si conduce el paquete, entonces queda ACTIVO
Si NO conduce el paquete, entonces queda SUSPENDIDO.
Si el caso NO está agregado, entonces queda ACTIVO
FINALIZADO Si el caso está agregado,
Si conduce el paquete, entonces queda ACTIVO
Si NO conduce el paquete, entonces queda SUSPENDIDO.
Si el caso NO está agregado, entonces queda ACTIVO
Actividad FINALIZADA FINALIZADA
ACTUAL EN EJECUCIÓN Si el caso permanece en la unidad ejecutora, queda EN EJECUCIÓN.
Si el caso está en otra unidad diferente, queda SUSPENDIDA
Otros estados ... La actividad queda en el estado en que se encuentra.

 Agregación y desglose de Casos.

Nota: esta funcionalidad es aplicable para los procesos que requieren el envío de documentación física
entre actividades.

Proceso Principal o Maestro

Cuando se trabaja con un conjunto o paquete de casos agregados, sabemos que se movilizan
juntos físicamente, como si fueran un único expediente físico.
Podemos eventualmente encontrar, que varios de los expedientes incluidos en el paquete
tienen proceso asociado. Debemos decidir entonces, cual de los procesos conducirá la
circulación del paquete completo. A este proceso, lo llamamos proceso principal o maestro
del paquete.
Un alcance no podrá ser proceso principal o maestro del paquete.
El resto de los procesos involucrados, que no fueron seleccionados como proceso maestro, se
SUSPENDEN si es que estaban en ejecución o permanecen SUSPENDIDOS,
CANCELADOS o FINALIZADOS si esta era su situación previa.

Todos los casos involucrados en el paquete son actualizados para reflejar cual es el proceso
maestro seleccionado.

Reglas adicionales para la agregación o acumulación:

Para poder agregar un caso, debe verificarse que:

- Si el expediente que se quiere agregar está asociado a un proceso ESTRICTO y ACTIVO,

entonces dicho proceso debe pasar a ser el nuevo proceso maestro del paquete.
- Pero simultáneamente debe verificarse también que:
Si en el paquete existía previamente un proceso maestro ESTRICTO y ACTIVO, entonces
no puede realizarse la agregación.
O sea:
- No puede realizarse la agregación si el caso a agregar y el proceso maestro del paquete
son estrictos y están activos.

ConsistGPA - Conceptos Página 20 de 24

Además,

- Si el caso principal se encuentra en otra oficina, NO será posible que el agregado aporte el
nuevo proceso maestro. Si se pretende esto, debe previamente traerse el paquete a la
oficina donde se quiere realizar la agregación.

- Cuando el caso principal del paquete no está asociado a un proceso, entonces el paquete
NO podrá tener proceso maestro.

- Cuando un alcance es agregado al caso que le dio origen, el sistema verifica si es posible
finalizar automáticamente el caso para el alcance. Si determina que la actividad actual del
alcance está en condiciones de finalizar y no tiene sucesoras obligatorias, da por
finalizado el procedimiento del alcance, caso contrario, lo cancela.

Reglas adicionales para el Desglose

Al desglosar un expediente del paquete, tenemos que considerar que:

- Si el agregado no tiene proceso asociado, entonces la operación no tiene mayor impacto.

Se desglosa el expediente y no hay impacto sobre el resto del paquete.

- Si el agregado tiene un proceso asociado y no es un alcance, debemos analizar:

- Si el proceso se encuentra en estado FINALIZADO o CANCELADO, entonces queda
igual.
- Si el proceso se encuentra en estado SUSPENDIDO, entonces queda con estado
ACTIVO.
- Si el agregado tiene un proceso asociado y es un alcance:
- si el proceso se encuentra en estado FINALIZADO, entonces queda igual.
- si el proceso se encuentra en estado CANCELADO, y tal estado surgió a causa de la
agregación, entonces queda con estado ACTIVO.

- Si el agregado está aportando el proceso maestro al paquete, entonces debe seleccionarse

un nuevo proceso maestro. Salvo que el resto de los expedientes no tengan proceso o que
sólo uno lo tenga y entonces no haya opción.
- El proceso del agregado es actualizado para indicar que se rige por si mismo y no por el
proceso maestro del paquete.

Cuando un proceso pasa a estado ACTIVO se debe considerar la última actividad iniciada:

- Si la actividad está en estado EJECUCIÓN:

- Si la Unidad Organizacional Actual es la Unidad Organizacional ejecutora de la

actividad, entonces esta actividad continúa en EJECUCIÓN.
- Si la Unidad Organizacional Actual no es la Unidad Organizacional ejecutora de la
Actividad en Ejecución, entonces esta actividad queda SUSPENDIDA.

- Si la actividad está en estado INICIADA:

ConsistGPA - Conceptos Página 21 de 24

 - Si la Unidad Organizacional Actual es la Unidad Organizacional ejecutora de la
actividad, se evalúan las precondiciones de la actividad. Si se cumplen, la actividad
pasa a estado EJECUCIÓN. Si no se cumplen, queda en estado INICIADA.
- Si la Unidad Organizacional Actual no es la Unidad Organizacional ejecutora de la
actividad, queda en estado SUSPENDIDA.

- Si la actividad está en estado SUSPENDIDA, conserva el estado.

Caso Principal y Paquete de Agregados

Agregación Desglose
Tabla de Casos
No tiene
Tiene Proceso Tiene Proceso No tiene Proceso
Proceso
Maestro Maestro Maestro
Maestro
El usuario Debe continuar El caso desglosado, El caso desglosado,
selecciona el sin proceso. pasa a regirse por su pasa a regirse por su
nuevo proceso propio proceso. propio proceso.
maestro.
Debe elegir entre El resto de los casos El paquete continúa
el proceso vigente del paquete pasan a sin proceso maestro.
y el aportado por regirse por:
el nuevo caso - El proceso
agregado. maestro vigente,
si este no era
Tiene
aportado por el
Proceso
caso desglosado.
Asociado
- El proceso
Caso Agregado

y no es
maestro que
un
seleccione el
alcance
Usuario si es que
en el paquete
existen varios
procesos
candidatos.
- El proceso
maestro que
determina el
Sistema cuando
en el paquete hay
una única opción.

No Se respeta el Se continúa sin Se respeta el proceso Se continúa sin

tiene proceso maestro proceso. maestro vigente. proceso.
Proceso vigente.
Asociado

ConsistGPA - Conceptos Página 22 de 24

 Los circuitos administrativos y los alcances.

Los hilos de ejecución forman parte del proceso de negocios que se está diseñando. En
consecuencia, dentro del mismo proceso se diseña el circuito para el caso y sus hilos de
ejecución en paralelo.

 Adaptadores

Un adaptador define el objeto a integrar con el sistema. Los tipos de adaptadores disponibles
son:
- Web Services
- Bases de datos vía JDBC
- Java Wrappers de Entire X
- Clases Java

 Componente de Integración

Una vez definido el Adaptador que permite identificar el objeto a integrar, la integración se
completa definiendo el Componente de Integración.
En el componente de integración se configura el comportamiento del mismo, es decir, cómo
se realizará la integración.
Un componente de integración define un tipo y una interface de comunicación con el sistema
que lo utiliza.
Un componente de integración tendrá un conjunto de parámetros de entrada y salida. Desde el
punto de vista de su utilización puede ser visto como una caja negra, a la cual se le
proporcionan valores en los parámetros de entrada, se le ordena ejecutar y se toman los
valores que la ejecución deja en los parámetros de salida.

 Monitoreo de Actividades de Negocio (BAM)

El módulo de BAM de ConsistGPA permite monitorear los distintos eventos que ocurren en
los diferentes casos de un proceso de negocios en particular y organizar la información en
forma de Cubo. Esto permite realizar un análisis de la información de negocio a nivel
gerencial permitiendo tanto la optimización del proceso como la toma de decisiones para la
empresa.

Se definen los siguientes conceptos relacionados:

Métricas
Valores que sirven para medir, analizar y planificar el comportamiento de un negocio.

Dimensiones
Lista de ítems relacionados usados para organizar o sumarizar los indicadores (métricas).

Jerarquía
Agrupación lógica de los ítems que componen una dimensión y que tienen una estructura
jerárquica.

Cubo
Representación multidimensional del modelo de negocio.

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Regla
Fórmula que permite transformar la información monitoreada para ser utilizada en la creación
de los datos del Cubo.

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