STANDARD OPERATIONAL

PROCEDURE
(SOP)

KELUARGA BESAR MAHASISWA

DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
2018
 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 2

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan pada kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulisan Standard Operational Procedure
(SOP) Kesekretariatan Keluarga Besar Mahasiswa Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang
ini dapat terselesaikan dengan baik.
SOP Kesekretariatan disusun sebagai standar dalam surat menyurat, pengarsipan,
absensi dan notulensi serta penyusunan sertifikat.
Kami menyadari bahwa SOP Kesekretariatan ini masih terdapat kekurangan dalam
penyajiannya. Untuk itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan guna
penyempurnaan SOP Kesekretariatan berikutnya.
Penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan
memberikan dorongan serta dukungan baik berupa material maupun spiritual serta membantu
kelancaran dalam penyusunan SOP Kesekretariatan ini.
Akhir kata, semoga SOP Kesekretariatan ini dapat digunakan sebagai petunjuk yang
bermanfaat bagi semua pihak. Atas perhatian dan dukungan yang diberikan, kami ucapkan
terimakasih.

Semarang, 7 Januari 2018

Sekretaris
DPM POLTEKKES SEMARANG
2018

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 3

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

DAFTAR ISI

Halaman Judul
Lembar Pengesahan .......................................................................................................1
Kata Pengantar ...............................................................................................................2
Daftar Isi ........................................................................................................................ 3
Pendahuluan .................................................................................................................... 4
Bagian I Surat Menyurat ................................................................................................ 6
Bagian II Presensi dan Notula ....................................................................................... 11
Bagian III Pengarsipan ..................................................................................................13
Bagian IV Sertifikat ......................................................................................................16
Penutup .......................................................................................................................... 18
Daftar Pustaka ...............................................................................................................19
Lampiran

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 4

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Poltekkes Kemenkes Semarang merupakan salah satu institusi pendidikan yang
berdiri dibawah naungan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Kampus
Poltekkes Kemenkes Semarang tersebar di 5 (lima) daerah yaitu Semarang, Blora,
Magelang, Pekalongan dan Purwokerto. Poltekkes Kemenkes Semarang memiliki 8
(delapan) jurusan dan 31 (tiga puluh satu) program studi. Mahasiswa tidak hanya
dibekali dalam bidang pendidikan akademik saja, namun juga non akademik.
Pendidikan non akademik di lingkungan Poltekkes Kemenkes Semarang menjadi suatu
kesatuan yang diberi nama Keluarga Besar Mahasiswa (KBM) yang didirikan pada
tanggal 12 Mei 2002.
KBM Poltekkes Kemenkes Semarang berfungsi sebagai sarana pengembangan
diri mahasiswa kearah perluasan wawasan, profesionalisme, pengembangan jiwa yang
bersifat demokratis dan toleransi serta pembentukan integritas kepribadian mahasiswa.
Anggota KBM dibagi menjadi 2 (dua) yaitu anggota aktif dan anggota pasif. Anggota
aktif adalah mahasiswa yang tergabung dalam kepengurusan organisasi. Sedangkan
anggota pasif adalah seluruh mahasiswa Poltekkes Kemenkes Semarang. Didalam
anggota aktif terdapat 5 (lima) organisasi. Lembaga tertinggi dibidang legislatif adalah
Dewan Permusyawaratan Mahasiswa (DPM) dimana yang berperan dilingkungan pusat
dan dilingkungan jurusan/ prodi diberi nama Dewan Mahasiswa (DEMA). Sedangkan
lembaga tertinggi dibidang eksekutif adalah Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)
dimana yang berperan dilingkungan pusat dan dilingkungan jurusan/ prodi diberi nama
Himpunan Mahasiswa (HIMA). Dan dibawah naungan BEM terdapat Unit Kegiatan
Mahasiswa (UKM).
Sebagai acuan untuk memperlancarkan dan menjaga konsistensi dalam
organisasi, perlu dibuat Standard Operational Procedure (SOP). DPM 2018
merumuskan sebuah SOP tertib administrasi terkait kesekretariatan. Dimana pada
kepengurusan sebelumnya belum diadakan. Prosedur dalam surat menyurat, notulen

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 5

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

dan absensi, serta yang berkaitan dengan kesekretariatan di lingkungan organisasi

mahasiswa belumlah selaras.
Berkaitan dengan hal tersebut, kami membuat SOP Kesekretariatan ini
mengharapkan agar dalam pembuatan administrasi yang ada dapat selaras disemua
pengurus KBM. Selain itu, kami mengharapkan agar dalam kepengurusan yang akan
datang sudah ada pedoman pasti dalam penyusunan administrasi KBM, sehingga kami
bukan hanya akan menjadi generasi penerus tetapi juga dapat menjadi generasi pelurus
yang akan menjadikan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang lebih baik dari
sebelumnya.

2. Tujuan
Mewujudkan pengelolaan administrasi yang tertib, transparan dan
bertanggungjawab dengan memperhatikan rasa keadilan dan kepatutan.

3. Manfaat
a. Sebagai penyelaras dan penertiban administrasi KBM Poltekkes Kemenkes
Semarang
b. Sebagai pemersamaan persepsi antar organisasi di KBM Poltekkes Kemenkes
Semarang
c. Untuk mempermudah pengawasan dan perekapan data oleh Dewan
Permusyawaratan Mahasiswa Poltekkes Kemenkes Semarang

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 6

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

BAGIAN I
SURAT MENYURAT

1. Format Surat
a. Format yang digunakan adalah Justify atau rata kanan-kiri
b. Jenis huruf yang digunakan adalah Times New Roman
c. Line spacing yang digunakan 1,5 lines
d. Jenis kertas yang digunakan HVS F4
e. Ukuran huruf yang digunakan adalah 12
f. Menggunakan font style regular/normal

2. Jenis dan Kode Surat

a. Jenis surat
NO JENIS HAL SURAT SINGKATAN
1 Surat Keputusan SK

2 Surat Undangan SU

3 Surat Pemberitahuan S.Pb

4 Surat Permohonan S.Pm

5 Surat Peminjaman S.Pi

6 Surat Tugas ST

7 Surat Rekomendasi SR

8 Surat Pernyataan S.Pn

9 Surat Pengantar S.Pg

10 Surat Perjanjian S.Pj

11 Surat Delegasi SD

12 Surat Peringatan SP

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 7

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

b. Kode Surat

A Surat yang ditujukan untuk kalangan sendiri atau Internal POLTEKKES

B Surat yang ditujukan untuk kalangan lain atau Eksternal POLTEKKES

c. Kode Bulan Berjalan

NO KODE BULAN KETERANGAN

1 I Januari
2 II Februari
3 III Maret
4 IV April
5 V Mei
6 VI Juni
7 VII Juli
8 VIII Agustus
9 IX September
10 X Oktober
11 XI November
12 XII Desember

3. Susunan Surat
a. Kop surat
 Setiap surat yang dikeluarkan oleh KBM menggunakan kop surat KBM
 Pada sebelah kiri kop surat diisi oleh logo POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
dan sebelah kanan diisi oleh logo KBM
 Pada bagian tengah dicantumkan nama organisasi (DPM, BEM, DEMA, HIMA,
UKM), nama institusi (prodi) dan alamat sekretariat prodi yang bersangkutan

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 8

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

*) apabila ada nama prodi, bila tidak ada dicantumkan nama jurusan. Untuk UKM dicantumkan
nama UKM.

b. Tanggal surat
 Tanggal surat adalah tanggal pembuatan surat
 Tanggal surat ditulis dibagian atas sejajar dengan nomor surat
 Tanggal surat berada disebelah kanan surat

c. Nomor, Perihal, Lampiran

 Nomor ditulis “Nomor”, nomor surat per kegiatan (tidak berurut, setiap kegiatan
dimulai dari nomor 01)
 Hal surat diisi dengan garis besar isi surat tersebut dan ditulis “Hal”
 Lampiran surat diisi dengan kuantitas lampiran bila ada (ex: satu lembar ditulis “1
Lembar” dst.), bila tidak terdapat lampiran maka tidak perlu dicantumkan (-), ditulis
“Lampiran”

d. Alamat/ tujuan surat

 Alamat/ tujuan surat tidak menggunakan “Kepada” cukup “Yth.”
 Jika alamat tujuan surat ditujukan kepada seseorang atas nama jabatan tertentu
seperti Direktur, Pembantu Direktur, dll, nama orang yang memiliki jabatan tersebut
tidak perlu disebutkan lagi
 Pernyataan tempat pada alamat/tujuan surat ditulis “Di Tempat”

e. Isi surat
 Salam pembuka
 Isi surat
 Salam penutup

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 9

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

f. Kaki surat
 Nama jabatan penandatangan
 Tanda tangan
 Nama terang tanpa tanda kurung sssdan garis bawah
 NIM/ NIP Penandatangan
 Pemberian stempel pada tanda tangan dibubuhkan pada sebelah kiri tanda tangan
dengan mengenai sedikit tanda tangan

g. Tembusan
 Dibuat di bagian paling bawah surat setelah kaki surat disebelah kiri
 Ditulis dengan size 10
 Tidak terdapat pada semua surat hanya pada surat-surat pemberitahuan kepada
jurusan, surat permohonan izin tempat, surat tugas, peminjaman barang kepada
jurusan yang ditujukan kepada direktur

4. Penulisan Nomor Surat

Penulisan nomor surat disusun sebagai berikut :

a. Nomor surat/ Jenis hal surat/ Kode surat/ Kepanitiaan/ Nama Organisasi/ Bulan pembuatan
surat / Tahun pembuatan surat
b. Pada bulan pembuatan surat ditulis dengan angka romawi

Nomor : 01/S.Pm/A/MUSKER/DPM/I/2018*)

*) Keterangan
 01 : Surat ke-berapa yang dikeluarkan
 S.Pm : Jenis surat (Surat Permohonan)
 A : Kode surat (Surat internal Poltekkes)
 MUSKER : Nama kegiatan
 DPM : Nama organisasi yang bersangkutan
 I : Kode bulan berjalan (Januari)
 2018 : Tahun surat tersebut dikeluarkan

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 10

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

5. Pembuatan Amplop
Pembuatan amplop surat disusun sebagai berikut
a. Menggunakan Kop surat resmi Amplop
b. Alamat/ tujuan surat menggunakan “Kepada Yth.”

Kepada Yth.

*) apabila ada nama prodi, bila tidak ada dicantumkan nama jurusan. Untuk UKM dicantumkan
nama UKM.

6. Pembuatan Surat
(terlampir)

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 11

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

BAGIAN II
PRESENSI DAN NOTULA

1. Fungsi Presensi
a. Untuk mengetahui tingkat keaktifan anggota dalam kegiatan-kegiatan organisasi
b. Sebagai data penguat keputusan yang diambil sewaktu rapat/pertemuan
c. Sebagai alat kontrol atau pengawasan
d. Sebagai alat dokumentasi, arsip dan pembukuan
e. Sebagai bahan penilaian untuk keperluan akreditasi dari suatu organisasi
f. Sebagai alat monitiring/evaluasi kelompok
g. Sebagai alat ukur keberadaan kegiatan suatu organisasi

2. Format Presensi
Hari, tanggal :

Agenda Rapat :

No. Nama Jabatan Tanda Tangan

4
Dst.

Mengetahui,
Penanggungjawab Organisasi

Nama

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 12

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

3. Fungsi Notula
a. Sebagai bukti telah di adakan rapat
b. Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat
c. Sebagai tolok ukur apakah semua tujuan rapat yang tertuang dalam notula telah
berhasil dilaksanakan atau tidak
d. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
e. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
f. Sebagai sumber informasi untuk peserta rapat yang tidak hadir
g. Sebagai dokumen

4. Format Notula

Hari/ Tanggal :
_________________________________________________
Notulis :
_________________________________________________

Agenda Rapat : 1. ___________________

2. ___________________

Hasil Rapat :
_______________________________________________
_______________________________________________
________________________________________________

PR untuk rapat selanjutnya :

______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________

Pemimpin Rapat Sekretaris,

_______________ _______________

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 13

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

BAGIAN III
PENGARSIPAN

1. Surat Masuk dan Keluar

a. Fungsi
 Wakil dari pengiriman / penulisan.
 Bahan Pembuktian.
 Sebagai pencatatan dokumen administrasi
 Alat pengukur kegiatan organisasi
 Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau
aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan
selanjutnya.
 Sebagai dasar pijakan kegiatan berikutnya.

b. Format
 Surat Masuk
Bulan :
No. Tanggal Nomor Surat Pengirim Perihal Ket.

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 14

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

 Surat Keluar
Bulan :
No. Tanggal Nomor Surat Tujuan Perihal Ket.

2. Buku Tamu
a. Fungsi
 Untuk mengetahui data jumlah banyaknya tamu yang datang atau berkunjung
 Untuk mengenal data tamu lebih dekat (dapat mengetahui nama, alamat, dll)
 Mengetahui tujuan dari tamu yang datang
 Sebagai tolok ukur perkembangan suatu organisasi
 Sebagai bukti dan alat kelengkapan dalam dokumentasi dan pengarsipan
 Sebagai alat kontrol atau pengawasan
 Sebagai bahan penilaian untuk keperluan akreditasi dari suatu organisasi

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 15

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

b. Format

No. Tanggal Nama Alamat Keperluan Keterangan

4
Dst.

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 16

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

BAGIAN IV
SERTIFIKAT

1. Alur Penyusunan Sertifikat

a. Logo
 Setiap sertifikat yang dikeluarkan oleh KBM menggunakan logo yang
disesuaikan dengan kepentingan acara. Dengan posisi penempatan sejajar dari
kanan ke kiri kedudukan semakin tinggi (kedudukan tertinggi berada di paling
kiri).
 Penempatan logo dapat diletakkan di kanan sertifikat, kiri sertifikat ataupun
diletakkan seimbang kanan dan kiri
b. Judul Sertifikat
c. Nomor sertifikat
Dalam pembuatan sertifikat, perlu diketahui oleh institusi terkait sebagai
pertanggungjawaban. Sehingga untuk dapat mencantumkan nomor sertifikat, perlu
dimintakan ke pihak yang terkait (Sekretaris Direktur bagi DPM dan BEM atau
Sekretaris Jurusan bagi Dema dan Hima)
d. Pemberian kalimat yang “diberikan kepada” atau “ditunjukan kepada”................
e. Nama panitia atau peserta bergaris bawah
f. Kata-kata yang memberikan keterangan keterlibatan
Misalnya : Sebagai......... atas partisipasinya sebagai........
g. Nama kegiatan ditulis lengkap dan keterangan institusi
h. Keterangan tempat dan tanggal pelaksanaan kegiatan/ acara
i. Tanda tangan pada sertifikat :
 Organisasi tingkat pusat (DPM,BEM,UKM)
- Penanggungjawab institusi (Direktur)
- Penanggungjawab kegiatan (Ketua DPM atau Presiden BEM)
- Ketua panitia penyelenggara*
*) untuk Ketua UKM masuk dalam ketua panitia penyelenggara

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 17

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

 Organisasi tingkat jurusan/ prodi (DEMA,HIMA)

- Ketua perhimpunan profesi bidang kesehatan*
- Penanggungjawab jurusan/ prodi (Ketua Jurusan atau Ketua Prodi)
- Penanggungjawab kegiatan (Ketua DEMA atau Gubernur HIMA)
- Ketua panitia penyelenggara
*) apabila HIMA bekerjasama dengan perhimpunan profesi dalam seminar
nasional
j. Stempel

2. Format Sertifikat

*) apabila organisasi tersebut memiliki logo

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 18

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

PENUTUP

Demikian SOP Kesekretariatan Keluarga Besar Mahasiswa Poltekkes

Kemenkes Semarang ini kami tetapkan. Semoga SOP Kesekretariatan ini dapat digunakan
sebagai petunjuk yang bermanfaat bagi semua pihak. Atas perhatian dan dukungan yang
diberikan, kami ucapkan terimakasih.

DAFTAR PUSTAKA

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 19

 KELUARGA BESAR MAHASISWA
POLTEKKES KEMENKES SEMARANG
DEWAN PERMUSYAWARATAN MAHASISWA
Jalan Tirto Agung Pedalangan Banyumanik, Semarang. Telp. (024) 7460274

BEM FKM UNDIP, 2016

BPM FMIPA UI, 2017
BPM POLTEKKES KEMENKES BANDUNG, 2016
DPM PROGRAM DIPLOMA IPB, 2010

SOP Kesekretariatan KBM Poltekkes Kemenkes Semarang_DPM 2018 20