MAKALAH

PENGELOLAAN KEARSIPAN SURAT

DINAS PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN DESA
KABUPATEN MANDAILING NATAL

DISUSUN OLEH :
AISYAH NASUTION

PEMERINTAH KABUPATEN MANDAILING NATAL

DINAS PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN DESA
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warohmatullohi Wabarokatuh.

Puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT. Atas segala

limpahan rahmat dan karuniaNya yang telah memberikan nikmat

kesehatan dan hikmat kepada penulis sehingga makalah ini dapat

diselesaikan dengan baik sesuai dengan waktu yang telah direncanakan.

Penulisan makalah dengan judul Pengelolaan Kearsipan Surat Dinas

Pemberdayaan Masyarakat Dan Desa Kabupaten Mandailing Natal

merupakan salah satu syarat untuk penyesuaian Ijazah.

Penulisan sangatlah menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini

masih jauh dari kesempurnaan, baik dari segi teknik maupun dari segi

isinya. Untuk itu penulis menerima segala bentuk usulan, saran maupun

kritikan yang sifatnya membangun demi penyempurnaan berikutnya.

Akhirnya, semoga Allah SWT Tuhan Yang Maha Esa memudahkan

jalan kehidupan bagi semua ummatNya, Amin..

Panyabungan. Mei 2017

Penulis,

AISYAH NASUTION

0i
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap instansi pemerintah dan swasta pasti memiliki proses atau

prosedur pengelolaan suratnya sendiri-sendiri yang di kelola oleh pihak

bagian tata usahanya. Namun selama ini pengelolaan surat masih di

anggap remeh dan mudah bagi sebahagian orang-orang. Padahal dalam

kenyataannya sendiri, pelaksanaan pengelolaan surat juga memerlukan

ketelitian yang banyak sama halnya dengan urusan kantor lainnya.

Bahkan keterampilan pun sangat dibutuhkan dalam memilah-milah segala

surat yang ada, agar tidak ada surat yang salah untuk digolongkan sesuai

dengan kategorinya.

Dalam pengelolaan surat, sangat dibutuhkan beberapa pegawai

yang secara khusus menangani tentang urusan surat, baik dalam hal

surat masuk, dan surat keluar. Sehingga, sangat diperlukan pegawai

yang benar-benar mengerti dan memahami akan segala tugas dalam

mengelola segala surat kedinasan. Bahkan, akan lebih baik lagi bila

pegawai pengelolaan surat berasal dari latar pendidikan yang mempelajari

tentang administrasi persuratan. Karena mereka di anggap lebih mampu

serta lebih memahami segala persoalan dalam bidang surat-menyurat.

Sebuah surat, baik itu surat masuk dan surat keluar pasti memiliki

manfaat dan pengaruh yang besar bagi sebuah perusahaan atau instansi.

Hal inilah yang menjadikan surat menjadi suatu aspek yang sangat

1
penting keberadaannya dalam suatu perusahaan atau instansi. Oleh

karena itu, surat harus di kelola dengan baik dan benar. Artinya dalam

pengelolaan surat yang akan dilakukan tersebut, harus dapat disajikan

secara cepat, tepat dan lengkap, dengan tujuan untuk mendukung

kelancaran kegiatan sehari-hari dalam suatu perusahaan atau instansi

pemerintah maupun swasta.

Seperti halnya pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa

Kabupaten Mandailing Natal juga sangat memerlukan pengelolaan surat

yang baik dan benar guna kelancaran kegiatan instansi.

1.2 IDENTIFIKASI MASALAH

Permasalahan yang ditemukan dalam proses pengarsipan surat

adalah sebagai berikut :

1. Pengertian pengelolaan surat masuk dan surat keluar

2. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang belum optimal

3. Terbatasnya fasilitas pendukung dalam pengelolaan surat masuk

dan Surat keluar

2
 BAB I I

PEMBAHASAN

2.1 Isi

1. Pengertian Pengelolaan Surat

Dalam bagian tata usaha, baik dalam instansi pemerintahan maupun

perusahaan, tentu tidak asing dengan kata pengelolan surat. Pengelolaan

surat adalah suatu rangkaian pekerjaan yang berhubungan dengan

penyampaian suatu informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak

lainnya, dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian

kerja dalam mencapai tujuan tertentu.

Surat itu sendiri memiliki fungsi sebagai berikut :

a) Wakil dari pengiriman atau penulisan.

b) Bahan pembuktian.

c) Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.

d) Alat pengukur kegiatan organisasi.

e) Bahan pengingat. Surat akan mengingatkan seseorang dalam

kegiatan atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa

dipergunakan untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.

2.2 Pemecahan Masalah

1. Prosedur Dalam Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar

Dalam Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten

Mandailing Natal, khususnya di bagian tata usaha, sistem pengelolaan

suratnya sudah baik namun perlu ditingkatkan lagi

3
 a. Pengelolaan Surat Masuk

Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh

suatu instansi instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan

pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian

tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS,

dari bagian mana pun, menerima surat masuk dari instansi luar maka

langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk

itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.

Setelah surat-surat itu diterima oleh bagian penerimaan surat,

selanjutnya surat itu diadakan pengolahan yaitu sebagai berikut :

a) Penyortiran surat

b) Pembukaan sampul

c) Mengeluarkan Surat dari Sampul

d) Pembacaan Surat

e) Pencatatan Surat

f) Pembagian Surat

b. Pengelolaan Surat Keluar

Surat keluar ialah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor,

berstempel, dan telah di tandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang

telah di buat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau

di kirim kepada instansi, kantor atau lembaga lainnya.

4
 Ada beberapa langkah-langkah atau prosedur dalam pembuatan

surat keluar yaitu :

a) Pembuatan Konsep Surat

Konsep surat hendaklah di buat dan di susun secara rapi

sehingga memudahkan juru ketik untuk mengetiknya. Ada tiga cara

dalam pembuatan konsep surat

b) Pengetikan dan Penandatangan Surat

Setelah konsep tersebut disetujui, maka tahap selanjutnya ialah

konsep surat tersebut diketik. Sebelum surat ditanda tangani oleh

pejabat yang berwenang, maka surat diperiksa terlebih dahulu

apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat.

c) Pemberian Nomor Surat

Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat

sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar.

d) Pemberian Cap Stempel

Biasanya, surat-surat dinas baru dinggap sah apabila dibubuhi

cap stempel dari instansi yang bersangkutan. Cap stempel

dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dan sedikit mengenai tanda

tangan.

e) Pengetikan Amplop atau Sampul Surat

Sebelum sampul surat diketik, ditentukan dahulu jenis dan

ukuran amplop yang akan dipergunakan. Penggunaan amplop

5
hendaknya disesuaikan dengan ukuran kertas surat dan jumlah

lampiran.

f) Penyusunan Surat

Kegiatan penyusunan surat meliputi pemisahan surat apabila

ada tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip

dikelompokkan. Apabila terdapat lampiran, maka diadakan

pemeriksaan.

g) Pemeriksaan Surat

Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan ke dalam

amplop, hendaknya diperiksa terlebih dahulu kelengkapan surat

yang meliputi : alamat surat, alamat pengirim apabila diperlukan,

tanggal, nomor surat, tanda tangan, cap atau stempel, jumlah

lampiran.

h) Melipat Surat

Setelah surat dinyatakan lengkap, barulah surat dilipat. Surat

dilipat sesuai dengan bentuk amplop yang dipergunakan.

i) Menutup Amplop

Setelah surat dilipat, dimasukkan ke dalam amplop, kemudian

amplop ditutup dengan menggunakan lem atau perekat.

j) Pengiriman Surat

Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu:

6
 - Dikirim secara langsung

Surat dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau

kurir ke alamat tujuan dengan bukti pengiriman surat berupa

buku ekspedisi surat keluar.

- Dikirim melalui sarana jasa

Surat keluar bisa di kirim dengan menggunakan sarana

jasa pengiriman seperti pos atau sarana jasa pengiriman

lainnya.

Pengoptimalan surat pun sangat diperlukan dalam pengelolaan

surat. Cara mengoptimalkan pengelolaan surat bisa dilakukan dengan

cara antara lain :

1) Meneliti tiap surat yang masuk dan keluar.

2) Melakukan pengarsipan setelah surat diterima oleh pihak

pengelola surat.

3) Menggunakan komputer sebagai media pengarsipan, dimana saat

data yang berhubungan dengan surat tertentu dicari atau

dibutuhkan, maka pencariannya tidak perlu membutuhkan waktu

yang lama.

4) Dilakukan pengecekan arsip surat setiap satu bulan sekali, guna

mencegah adanya surat yang tidak tertullis di dalam buku agenda.

7
 Jadi, dalam pengelolaan surat tidaklah semudah yang sering orang-

orang pikirkan. Perlu banyak tahapan-tahapan yang harus dilalui, seperti

memahami nomor atau kode surat, pengarsipan persuratan (baik surat

masuk maupun surat keluar), penyampaian surat sesuai dengan isi dari

tujuan surat tersebut, serta penulisan surat sesuai dengan konsep pada

surat keluar. Namun bila seseorang mau mendalami ilmu tentang

administrasi persuratan, maka akan mudah baginya untuk lebih mengelola

surat secara maksimal.

2. Fasilitas Pendukung Dalam Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat

Keluar

Dalam pengelolaan surat, tentu diperlukan berbagai fasilitas

pendukung yang dapat memudahkan pengoptimalan pengelolaan surat

masuk dan surat keluar. Adapun fasilitas pendukung yang telah

disediakan oleh Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten

Mandailing Natal antara lain yakni :

a) Meja tulis dan Kursi

Meja tulis digunakan untuk memudahkan segala aktifitas

pengelolaan surat, seperti menulis konsep surat keluar, menulis

keterangan yang dibutuhkan untuk dimasukkan ke dalam buku

agenda surat masuk maupun surat keluar. Sedangkan kursi

diperlukan oleh pegawai untuk duduk.

8
 b) Alat-Alat untuk menulis

Alat-alat untuk menulis memang sangat dibutuhkan dalam

kegiatan pengelolaan surat. Alat-alat tersebut antara lain : bolpoin,

penghapus bolpoin, pensil, penggaris, buku dan lain-lain.

c) Komputer dan printer

Komputer digunakan untuk menulis naskah atau konsep surat

keluar dan pengetikan lainnya yang berhubungan dengan

pengelolaan surat. Kemudian hasil pengetikan tersebut dicetak

menggunakan printer.

d) Mesin Fotocopy

Mesin fotocopy digunakan untuk menggandakan surat, aau

mencetak lebih banyak data-data yang diperlukan pada pengelolaan

surat.

Dengan adanya fasilitas ini, diharapkan para pegawai di bidang tata

usaha bisa bekerja dengan baik dan benar.

9
 BAB III

PENUTUP

3.1) Kesimpulan

1. Pengelolaan surat dalam suatu instansi sangatlah penting,

apalagi bagi Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa

Kabupaten Mandailing Natal, sehingga diperlukan orang-orang

yang teliti dan memang menguasai tentang urusan persuratan

agar dapat membantu melancarkan segala aktivitas.

2. Tata cara pengelolaan surat masuk yakni pertama penyortiran

surat-surat yang masuk, kemudian pembukaan sampul dan

mengeluarkan surat dari sampulnya. Lalu dilakukan pembacaan

surat dan dicatat surat pada buku agenda. Terakhir, lakukan

pembagian surat sesuai dengan tujuan pengirim.

3. Tata cara pengelolaan surat keluar yaitu pertama-tama

dilakukan pembuatan konsep surat. Apabila konsep disetujui,

dilakukan pengetikan dan penandatangan surat. Diberikan

nomor surat berdasarkan nomor pada buku agenda surat

keluar. Setelah itu pemberian cap stempel sebagai tanda

sahnya surat tersebut. Kemudian pengetikan amplop atau

sampul surat serta di lakukan penyusunan dan pemeriksaan

segala kelengkapan surat. Apabila telah selesai, lipatlah surat

sesuai ukuran amplop. Setelah itu menutup amplop dan

menempelkan perangko. Dan terakhir, dilakukan pengiriman

10
 surat kepada orang atau instansi yang dituju sesuai dengan

alamat di dalam surat.

4. Dalam pengelolaan surat, dperlukan fasilitas pendukung yang

berguna untuk membantu aktifitas pengelolaan surat agar

berjalan dengan baik. Adapun fasilitas tersebut diantaranya :

Meja tulis, kursi, alat-alat tulis, komputer, printer, dan mesin

fotocopy.

5. Para pegawai harus mampu mengoptimalkan hasil

pekerjaannya dengan mampu secara teliti dalam mengerjakan

tugas pengelolaan surat, karena dari segi fasilitas, semua telah

tersedia dengan baik di kantor Dinas Pemberdayaan

Masyarakat dan Desa Kabupaten Mandailing Natal.

3.2) SARAN

Sebaiknya dalam pencatatan surat masuk, dan surat keluar tidak

hanya dicatat dalam buku agenda saja, namun dilakukan pencatatan

dalam komputer secara bertahap dan teratur. Hal ini dapat mempermudah

pegawai tata usaha dalam pencarian data tentang surat-surat secara

cepat.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Arsip Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Mandailing

Natal.

Ulyani, Mara. 2012. Buku Lengkap Aneka Surat Dinas. Jakarta :

FlashBooks

Astini, Titin. 2004. Melakukan Prosedur Adminitrasi. Bandung : CV. Armico

12
 DATAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................. i

DAFTAR ISI .......................................................................................... ii

BAB I : PENDAHULUAN .............................................................. 1

1.1 Latar belakang ................................................................ 1

1.2 Identifikasi masalah......................................................... 2

BAB II : PEMBAHASAN ................................................................ 3

2.1 Isi .................................................................................... 3

2.2 Pemecahan Masalah ...................................................... 3

BAB III : PENTUTUP ...................................................................... 10

3.1 Kesimpulan ..................................................................... 10

3.2 Saran .............................................................................. 11

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................. 12

ii
13