5S là một phương pháp quản lý nhà nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, một
chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành
chính. 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực
tế..
ÁP DỤNG 5S TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1. I. Mục đích chính của việc đưa 5S vào chương trình quản lý:
Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp
hoặc nông nghiệp. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch
sẽ. Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến. 5S ngăn chặn
sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho
việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải
mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị sản xuất hoạt động
trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn. Chính vì vậy, công ty Cổ
phần Tập đoàn Kim Lộc Phát đã áp dụng 5S vào trong công ty mình.
Ngày nay, khái niệm Chất lượng và Quản lý Chất lượng không còn xa lạ với các
doanh nghiệp Việt Nam. Muốn nâng cao khả năng cạnh trên thị trường, mỗi doanh
nghiệp phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách
thức quản lý. Tuy nhiên dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại
thiết bị máy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem
lại thành công cho doanh nghiệp.
Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành
5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản
lý chất lượng. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho tổ chức/doanh
nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho
khách hàng.
5S là quá trình liên tục, lâu dài nên không thể nói là “thực hiện xong” nhưng qua quá
trình thực hiện, doanh nghiệp sẽ thu được một số kết quả như sau:
- 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô doanh nghiệp
- 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại
hay dịch vụ.
- Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
- Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc.
- Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.
- Tăng cường phát huy sáng kiến.
- Nâng cao ý thức kỹ luật trong cơ quan.
- Xây dựng hình ảnh tổ chức/ doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh.
- Những vật dụng thừa được loại bỏ.
- Mặt bằng kho bãi được hợp lý hoá, giải quyết được nhu cầu xuất nhập.
- Nhân viên có ý thức khi thực hiện công việc.
- Tạo được vệ sinh, ngăn nắp tại nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước kia phải tìm kiếm,
chất lượng công việc tăng.
Tuy nhiên một số vấn đề các công ty thường gặp cần phải khắc phục:
- Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng
- Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác, không có
dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc
- Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn các công việc
- Tồn tại nhiều sai sót trong công việc
- Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều
- Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ
- Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc không
hoạt động cao
- Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao
động
- Nơi làm việc không an toàn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra
- Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh …) không sạch sẽ
- Tinh thần làm việc của công nhân kém
- Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình