Recepción y
almacenamiento de Mercancías. Organización del almacén. Distribución de
pedidos.
CONCEPTO DE SUMINISTROS
Se define suministro como el conjunto de actividades y tareas que tienen como fin el
aprovisionamiento de materiales al almacén y servicios sanitarios.
1) CRITERIO FIFO (first in, first out) que considera que las unidades que salen del almacén son
las más antiguas, según el criterio de renovación de artículos (primero en entrar, primero en
salir).
2) CRITERIO LIFO (Last in, first out) que supone que la ultima unidad que entra en el almacén
es la primera que sale. Es un método poco frecuente.
FASES EN LA TAREA DE SUMINISTRO
La tarea de suministro consta de las siguientes 10 fases:
1) Previsión de aprovisionamiento.
2) Planificación de adquisiciones.
3) Procedimiento de contratación.
4) Petición de material.
5) Recepción o revisión de mercancías.
6) Guardado de la mercancía.
7) Mapa de almacén.
8) Gestión de stock.
9) Reaprovisionamiento.
10) Control económico.
GESTIÓN DE EXISTENCIAS
Los almacenes de los hospitales son almacenes de distribución, por ello realizan dos funciones
principales: recepcionar los productos o bienes de consumo necesarios para el normal
funcionamiento del hospital y distribuir sus productos según necesidades de los distintos
servicios clínicos.
El almacén es el responsable de guardar los productos, conservándolos en condiciones óptimas
para su utilización.
Los suministros externos son todos los productos adquiridos por el centro a empresas externas
para su consumo. Estos suministros se deberán formalizar mediante contratos administrativos.
Además deberán estar identificados por un número de pedido o por una orden de compra. Y
deberán incorporar los códigos de los productos individualizados que se corresponden con el
suministro.
Los suministros internos son la distribución que se realiza entre los distintos servicios o
unidades que constituyen el hospital. La identificación de los productos solicitados se realiza
mediante el código del producto. Y en la mayoría de los hospitales estos códigos se encuentran
en sistemas informáticos, mediante el cual se realiza la petición.
Los códigos contendrán la siguiente información: Grupo, Subgrupo, Familia, Subfamilia y
Artículo que es el nivel más básico.
DEFINICIÓN DE LOTES
En ocasiones se agruparán distintos lotes, a fin de conseguir mayor homogeneidad en las
adjudicaciones que posteriormente se realicen, ya que cada agrupación de lotes se adjudicará
necesariamente a un único proveedor.
Estos lotes podrán coincidir o no con las familias de artículos definidos en el catálogo del
Centro. Se pretende conseguir que los artículos similares se adjudiquen a un solo proveedor, lo
que facilita la “praxis” sanitaria y las actuaciones administrativas.
PRECIO UNITARIO
El precio unitario indicado es determinante en la contratación administrativa, ya que en ningún
caso, sea cual sea el procedimiento y la forma de adjudicación de un expediente de
contratación, se podrá adjudicar por importe superior.
Por ello hay que conocer con exactitud cuáles son los precios del mercado, y realizar continuas
prospecciones, investigaciones y estudios para determinar la idoneidad y adecuación de los
precios seleccionados a la realidad de los mercados.
CÁLCULO DE STOCKS
El cálculo de aprovisionamiento del material almacenable requiere el establecimiento previo de
las siguientes variables relacionadas con el stock para cada producto:
a) COEFICIENTE DE PUNTO DE PEDIDO => fija en unidades de tiempo el nivel de stock por
debajo del cual se precisa realizar un pedido o reposición.
b) COEFICIENTE DE REPOSICIÓN => factor que multiplicado por el consumo medio mensual,
nos dará la cantidad necesaria a reponer.
c) COEFICIENTE DE SEGURIDAD => Factor que multiplicado por el consumo medio mensual en
los artículos rotacionales, fija de forma automática el stock de seguridad.
d) STOCK DE PUNTO DE PEDIDO => Determina el número de unidades a partir de la cual debe
realizarse un pedido.
e) STOCK DE SEGURIDAD => Volumen de stock fijado antes de que el artículo sea considerado
bajo mínimos. Su actualización dependerá del coeficiente de seguridad y de si el artículo está
considerado rotacional.
f) STOCK INICIAL MES => Cantidad de unidades de artículos con los que se inicia el periodo
mensual.
g) STOCK ACTUAL => Cantidad de unidades de artículos en un momento determinado de
recuento.
Después de las entradas y salidas, éste pasará a ser el stock inicial del próximo mes del
ejercicio.
h) COMSUMO MEDIO MENSUAL => Dato estadístico que refleja las unidades de artículos
consumidas por término medio en un mes.
i) CONSUMO ACUMULADO POR AÑO => Unidades de artículos consumidos durante un año.
j) DESVIACIÓN => Refleja las diferencias entre las previsiones de consumo realizadas y el
consumo real anual.
CONTROL DE STOCK
Estos controles se refieren sólo al material almacenable. Su misión principal es evitar la rotura
de los mismos, y por tanto evitar el desabastecimiento del Hospital, así como los excesos o
excedente de determinado material o las posibles caducidades o productos ya obsoletos.
Estos controles abarcan dos aspectos diferentes: los inventarios rotatorios y la revisión del
material sin o con poco movimiento.
REVISIÓN DEL MATERIAL SIN O CON POCO MOVIMIENTO => Se seleccionan los artículos
con el valor de stock más elevado y se comprueba que no se hayan empezado gestiones para
su regularización con anterioridad. Del resto de artículos se emitirá un listado de movimientos.
Si al comprobar los movimientos se detectan que las salidas, en caso de haberlas, no son
recientes, se comunicará al Servicio que a consumido el producto que efectúen su agotamiento
o que informen de su definitiva obsolescencia en su servicio.
Si desde el Servicio responden que son artículos que van a consumir, se consideran material en
proceso de agotamiento de stock.
Al consumirse el total del stock, el artículo se pasa a específico, eliminándolo de la planilla de
material almacenable e incluyéndolo en la de material específico.
Si no pueden agotar el stock o no contestan en el plazo de un mes, se efectuarán las gestiones
oportunas con el proveedor, a fin de intentar su devolución y permuta por otro artículo en uso.
Y si el artículo no puede consumirse y el proveedor tampoco admite la devolución, se procederá
a realizar alguna de estas tres acciones:
1) la cesión a otro Centro del Organismo que pueda utilizarlo;
2) A mantenerlo en activo hasta su caducidad, en que pasaría a disposición de alguna ONG; 3)
o pasaría directamente a alguna ONG.
ANÁLISIS ABC
Los grupos de artículos que integran la totalidad del consumo, se clasifican por orden
descendente en las categorías A, B, C. Las razones que justifican esta clasificación son las
siguientes:
a) LEY DE PARETO => Es la regla del 80-20. Esta regla centra el análisis en pocos productos
pero de un gran peso, que representan el porcentaje más elevado del gasto del hospital. (por
ejemplo el 20% de los pedidos representa el 80% del gasto; o el 20% de los pedidos
representan el 80% de las existencias). O también el 20% de los clientes absorben el 80% del
gasto.
REGULARIZACIONES E INVENTARIOS
INVENTARIO ANUAL => Se suele realizar en los últimos meses del ejercicio económico,
cerrando el almacén durante una semana aproximadamente, previo aviso a los distintos
Servicios para que lo tengan en cuenta.
Se debe partir de que no esté pendiente de procesar ningún movimiento (entrada o salida) de
cualquier artículo almacenable. Posteriormente se obtienen dos juegos de listados: un juego
con las cantidades en stock de todos los artículos almacenables y un juego sin cantidades.
Finalmente señalar que la realización del Inventario General Anual sirve además de para realizar
el recuento de los artículos, para ir reponiendo la zona de picking, y comprobar las caducidades
de los artículos, aprovechando para colocar los que tienen la fecha más corta en primera línea
de disposición de preparación y apartando aquellos que pudiesen estar caducados, por haber
dejado de usarse y no aceptar el proveedor su devolución o permuta.
DISTRIBUCIÓN DE PEDIDOS
Es sin duda, la finalidad, razón de ser y objetivo último de los almacenes. Para ellos los distintos
Servicios o Unidades presentan sus pedidos en un impreso normalizado que recibe distintas
denominaciones (vale de almacén, hoja de pedido, petitorio etc.), para que los celadores del
almacén los preparen. Una vez preparado, según la periodicidad previamente determinada, que
puede ser diaria, semanal, quincenal etc, el personal auxiliar de cada Servicio o Unidad retirará
el material.
Ante casos excepcionales y situaciones imprevistas o de urgencia no habrá días fijados para la
entrega del material.
La petición del material debe hacerse en impresos normalizados, debiendo ir firmada por la
persona responsable del servicio (que será el supervisor de planta o Jefe de Unidad), y con las
siguientes indicaciones:
a) Denominación del material.
b) Código.
c) Cantidad solicitada.
d) Identificación del Servicio, fecha y firma.
La mercancía será retirada junto con una copia de la hoja de pedido, en la cual el personal del
almacén habrá consignado previamente la cantidad realmente servida, junto a la que se
solicitó.
Por último recordar que el material de almacén según su peligrosidad puede ser: crítico, semi-
crítico y no crítico.