BAB 9

PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

A. STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN

PESAN-PESAN POSITIF

Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan,
pemberitahuan kebijakan insentif bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan
yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai yang
berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.

Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis pada
dasarnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan langsung atau deduktif,
sebagaimana Nampak dalam table berikut:

Routine Messages (Pesan Rutin) Good News (Berita/Kabar Baik)

Pembuka: Pernyataan ide pokok (Main) Pembuka: Pernyataan Good News
Pertengahan/Isi: Penjelasan rinci Pertengahan/Isi: Penjelasan rinci
Penutup: Meningkatkan kembali ide pokok Penutup: Meningkatkan kembali Good News
atau mencakup pemikiran penutup yang atau mencakup pemikiran penutup yang
berorientasi ke depan berorientasi ke depan

Pendekatan langsung memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut:

Keunggulan:

 Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (Menyeluruh) ketika pertama kali

membaca suatu pesan.
 Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
 Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud
pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu
memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama.

Kelemahan:

 Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya

 Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “To The Point”; hal ini terkait
dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya.

1
 1. Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin
Selain pendekatan langsung, permintaan langsung langsung dapat dilakukan dengan
menggunakan pendekatan Tanya-jawab (ask-questions approach), seperti meminta informasi
tentang spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran
produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk, dan apa manfaat dan kegunaan
produk.

2. Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

Penyampaian pesan-pesan positif baik rutin, good news, dan goodwill dapat dilakukan
dengan pendekatan langsung. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan
yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif.
a Ide-ide pokok yang jelas
Kemukakan ide pokok dibagian awal penulisan pesan-pesan positif
b Penjelasan rinci
Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk mendukung ide pokok
c Penutup surat
Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan.

B. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL

Pesan-pesan Good News dan Goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan
kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan good news dan
goodwill, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan
menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/pegawai, dan
masyarakat public pada umumnya.

1. Good News tentang pekerjaan

Dalam dunia bisnis, terdapat beberapa contoh good news yang berkaitan dengan masalah
pekerjaan, baik yang berbentuk financial maupun nonfinansial, antara lain:
Finansial Nonfinansial
Kenaikan Gaji Promosi jabatan
Bonus lembur kerja Tanda penghargaan
Insentif Fasilitas kendaraan dan perumahan
Tunjangan hari raya Proposal (usulan) suatu proyek diterima
Kredit bunga sangat ringan
Asuransi kesehatan dan jiwa

2. Good News tentang produk

Good News yang berkaitan dengan produk dapat dilakukan dengan pemberian diskon harga,
pemberian kupon diskon, dan pemberian produk suplemen.
3. Pesan-pesan Goodwill

2
 Goodwill adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk tetap menjaga hubungan
bisnis lebih baik.

C. MENULIS JAWABAN POSITIF

Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu
pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai
permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang
dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan
hormat atau penghargaan pada orang lain.
1. Surat Konfirmasi Pesanan
Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation
letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima.
2. Menjawab Permintaan Informasi
Bagaimana anda menjawab permintaan informasi baik yang berisi penjualan potensial
maupun yang tidak ?
a Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial
Ketika menjawab permintaan informasi yang mencakup penjualan potensial (potential
sales), terdapat tiga tujuan utama yang perlu memperoleh perhatian, yaitu (1) member
tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan; (2) mendorong
penjualan yang akan datang, dan (3) memberikan kesan yang baik terhadap pelanggan
dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.
b Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan
Bentuk jawaban lain atas permintaan informasi yang berasal dari luar organisasi dapat
dilakukan dengan (1) menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap dan (2)
memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan.

D. MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN

Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga
keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Oleh karena
kredit merupakan sesuatu hal yang sudah biasa dalam suatu masyarakat, kebanyakan
permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan kredit (credit approval letters) dan
referensi kredit (credit reference).
1. Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak
lain. pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan
persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut.
2. Memberikan Referensi Kredit
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi, antara lain: (1)
permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan, dan (2) nyatakan sesuai
dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.

3
E. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat
dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karekteristik, antara lain:
1. Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)
2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri
4. Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon
5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.

Soal Esai

7) Mengapa dalam mengajukan kredit diperlukan referensi kredit.? Berikan contohnya.?

Karena referensi kredit merupakan surat atau informasi yang memberikan good news tentang
nasabah kepada pihak bank. Referensi kredit bisa diberikan oleh nasabah yang telah dianggap
kredibel oleh pihak bank. Nasabah yang telah dianggap kredibel oleh bank ini, dapat
memberikan referensi kepada rekannya yang berkeinginan untuk meminjam ke bank.

Contohnya: Misalnya Perusahaan Astra memberikan Referensi kepada mitra bisnis nya misalnya
yang bergerak di bidang asuransi seperti Adira Finance untuk meminjam uang kepada Bank
Mega untuk menggelontorkan dana ke Adira Finance.

8) Apa manfaat surat rekomendasi bagi lembaga yang membutuhkannya.?

Dalam perbankan Surat rekomendasi bermanfaat bagi lembaga yang membutuhkannya karena
dengan surat rekomendasi tersebut kita bisa melihat track record orang yang ingin meminjam di
perusahaan kita. Dalam menilai dan menseleksi karyawan surat rekomendasi umumnya
dijelaskan berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kemampuan, disiplin, kemandirian, dan
sikap positif lainnya yang dapat dipakai sebagai dukungan untuk kariernya.

1) Apa yang dimaksud dengan Routine request

Routine message (pesan-pesan rutin) Good News (Berita/kabarbaik)

=Pembuka, pernyataan ide pokok.
=Pertengahan/ isi penjelasan rinci.
=Pen utup, mengingatkan kembali ide
pokok atau mencakup pemikiran
penutup yang berorientasi ke depan.
=Pembuka,pernyataan goodnews.
=Pertengahan/isi,penjelasan rinci.
=Penutup,menginagtkan kembali good
news atau mencakup pemikiran
penutup yang berorientasi ke depan.

4
 BAB 10
PENULISAN BAD NEWS

1.1 Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News

Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengomunikasikan permasalahan
tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat
mempengaruhi citra organisasi bisnis secara negarif, ada 3 hal yang perlu diperhatikan, yaitu (1)
penyampaian bad-news, (2) penerimaan pesan tersebut, (3) menjaga goodwiil sebaik mungkin
dengan audiens.
A. Menciptakan Audience-Centred Tone
Nada atau Intonasi Anda dalam menyampaikan bad news mampu memberikan kontribusi
yang cukup penting bagi efektifitas penyampaian pesan-pesan bisnis.
Hal tersebut mempunyai tiga tujuan fisik:
 Membantu audiens anda mengerti bahwa bad news menggambarkan keputusan
yang tegas.
 Membantu audiens anda mengerti bahwa keputusan anda adil
 Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.
B. Memilih Perencanaan Organisasional
a. Pendekatan Tidak Langsung
Pendekatan tak langsung merupakan pendekatan yang paling familiar atau lazim digunakan
untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens
(bad-news)
Didalam pendekatan tidak langsung terdapat 4 bagian penting, yaitu (1) pembuka, (2) alasan
pendukung untuk keputusan-keputusan negatif, (3) pernyataan bad-news, (4) penutup yang
positif dan bersahabat
 Pembuka
Tahap awal dalam menggunakan pendekatan tak langsung adalah menempatkan
audiens pada situasi yang netral melalui pernyataan tanpa beban bagi audiens
Anda.
 Alasan

5
 Jika Anda menyajikan alasan yang efektif, hal tersebut akan dapat membantu
audiens menyadari bahwa keputusan Anda adil dan logis.
 Bad-news
Setelah anda memberikan alasan “mengapa” suatu keputusan harus diambil, pada
tahapan ini anda secara langsung mengemukakan apa keputusan yang diambil.
 Penutup
Setelah anda menyampaikan hal-hal yang kurang menyenangkan, tahap berikutny
adalah memberikan kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan
lebih menyenangkan.
b. Pendekatan Langsung
Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisasikan dengan pendekatan langsung
akan diawali dengan suatu pernyataan bad-news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan
yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.
Suatu pendekatan langsung dapat diterapkan jika:
 Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yang dituju.
 Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan.
 Pesan disampaikan secara empati.

1.2 Mengomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif

Dalam dunia bisnis, sering kali memberikan jawaban langsung sebagai bentuk penolakan,
atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu, menjadi hambatan dalam berkomunikasi. Dalam situasi
seperti itu, keterampilan komunikasi seseorang komunikator diuji kemampuannya untuk
mengatakan “tidak” dengan tetap menjaga hubungan yang baik dengan berbagai pihak di
kemudian hari.
A. Bad-News tentang Produk
Kesalahan dalam memilih suatu pendekatan akan berakibat kurang menguntungkan bagi
perusahaan. Bad News berkaitan dengan produk-produk antara lain kenaikan harga produk,
penarikan kembali produk, kadaluarsa produk, produk rusak atau cacat. Pada penyampaian bad
news tentang produk bagi para pelanggan (misalnya kenaikan harga produk atau penarikan
produk), lebih baik digunakan pendekatan tidak langsung yang diawali dengan pernyataan yang

6
bersifat netral, didukung dengan alasan yang logis, baru disampaikan pada bad news serta
diakhiri dengan pernyataan yang positif dan bersahabat.
B. Penolakan Kerja Sama
Apabila seseorang meminta informasi atau partisipasi dalam suatu kegiatan tertentu,
sementara itu Anda tidak dapat memenuhi permintaannya, Anda dapat menggunakan pendekatan
langsung atau tidak langsung. Sebagai contoh, seorang staff promosi suatu perusahaan diminta
kesediannya untuk ikut berpartisipasi sebagai tim riset pemasaran suatu produk tertentu dari
perusahaan lain. Namun perusahaan mempunyai kebijakan tertentu untuk melarang pegawainya
ikut serta dalam tim riset pemasaran. Mengapa perusahaan melarang pegawainya untuk
berpartisipasi dalam kegiatan tersebut? Salah satu yang dikhawatirkan oleh pimpinan perusahaan
adalah kemungkinan pengungkapan kerahasiaan perusahaan yang akan berdampak kurang
menguntungkan bagi perusahaan.
C. Penolakan Undangan
Bila harus mengatakan “tidak” atas suatu undangan teman bisnis, Anda dapat menggunakan
pendekatan langsung dan pendekatan tak langsung. Penggunaan kedua pendekatan tersebut
sangat tergantung pada seberapa dekat hubungan Anda dengan pihak lain.

1.3 Penyampaian Bad-News ke Pelanggan

Tiga hal yang harus diperhatikan dalam menjaga hubungan bisnis:
 Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya seuatu penjualan ulang.
 Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin.
 Tetap optimis, percaya diri sehingga pembaca Anda tidak kehilangan minat.
Memperkuat kepercayaan pelanggan dengan memberikan pelayanan dan produk yang
baik merupakan salah satu cara yang efektif untuk menumbuhkan penjualan ulang bagi para
pelanggan. Jangan sampai pelanggan kecewa hanya karena pemilihan pendekatan yang salah.
Hal ini harus benar-benar diwaspadai, terutama para pengambil kebijakan perusahaan. Menjaga
citra baik perusahaan merupakan tugas yang sangat berat.
A. Bad News- tentang Pesanan
Dalam kaitannya dengan penulisan bad-news kepada pelanggan, paling tidak ada jenis bad-news
yang bisa disampaikan kepada pelanggan Anda yaitu:

7
  Anda hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan.
 Anda sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesanan tersebut.
B. Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan.
Secara umum, untuk menjawab penolakan surat pengaduan, Anda dapat menggunakan
perencanaan organisasional pesan dengan pendekatan tak langsung, yang menyatakan penolakan
tersebut bagian pertengahan surat. Sebagai contoh, seorang pelanggan ingin mengembalikan
produk yang telah dibeli kepadda perusahaan Anda.
C. Mengganti Produk
Seorang pelanggan dapat saja meminta atau rumusan suatu produk yang baru saja habis terjual
atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi. Apabila merasa yakin bahwa pelanggan dapat
menyetujuinya produk pengganti, Anda dapat mengirim produk pengganti tersebut kepada
pelanggan.
D. Tidak Memenuhi Pesanan
Kadangkala Anda tidak dapat memenuhi pesanan baik sebagian maupun dengan produk
pengganti. Apabil hal ini terjadi, tugas Anda adalah menyatakan secara tegas bahwa Anda tidak
dapat memenuhi pesanan dari pelanggan Anda.

1.4 Bad-News tentang Orang

Para manajer sering kali dihadapkan pada suatu keputusan yang tidak menguntungkan bila harus
harus menyampaikan bad-news kepada karyawannya.surat bagi calon menajer mungkin dapat
ditulis dengan pendekatan langsung. Di lain pihak, surat-surat untuk pelamar pekerjaan sering
kali ditulis dengan pendekatan tak langsung karena pembaca akan dipengaruhi secara emosional.

A. Penolakan Surat Rekomendasi

Hal-hal yang paling perlu diperhatikan dalam penulisan penolakan surat rekomendasi adalah
kemukakan apa alasan atas penolakan tersebut, dan nyatakan secara ringkas serta jelas.
B. Penolakan Lamaran Pekerjaan
Untuk memberikan jawaban surat lamaran kerja yang memenuhi persyaratan yang telah
ditentukan, pendekatan langsung dapat digunakan. Namun untuk menolak surat lamaran kerja
yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, dapat digunakan pendekatan tak
langsung.

8
 C. Surat Penolakan Kredit
Untuk memberikan jawaban kepada pemohon kredit, Anda dapat menggunakan pendekatan tak
lanagsung. Pada bagian awal nyatakan secara netral, kemudian berikan penjelasan secukupnya,
termasuk adanya fakta-fakta pendukung. Selanjutnya pada bagian akhir surat, Anda dapat
menyampaikan kata penutup yang hangat dan bersahabat.

Soal Esai
3. Apa yang membedakan pendekatan tidak langsung dengan pendekatan langsung.?
Pendekatan langsung adalah suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisasikan
dengan pendekatan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad-news, selanjutnya
diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang
bersahabat.
Sedangkan pendekatan tidak langsung adalah
Pendekatan tak langsung merupakan pendekatan yang paling familiar atau lazim digunakan
untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens
(bad-news).
4. Apabila konsumen berkeinginan untuk mengembalikan pesanan, bagaimana pendekatan yang
lebih tepat untuk hal tersebut.?
Pendekatan yang lebih tepat untuk konsumen yang ingin mengembalikan pesanan nya adalah
Pendekatan Langsung. Hal ini kita lakukan agar kita bisa memahami langsung kebutuhan
konsumen. Kita bertanya, apa sebabnya dia mengembalikan barang yang telah dia pesan,
apakah memang karena kebutuhan atau karena memang produk kita tidak bagus atau tidak
layak jual. Dan kita bertanya, kira-kira barang yang seperti apakah yang ingin dia butuhkan,
sehingga selagi kita bisa, kita bisa memenuhi kebutuhan pelanggan tersebut.
5. Mengapa dalam paragraf terakhir untuk pendekatan tidak langsung dalam pendekatan
organisasional perlu pernyataan yang positif dan bersahabat? Jelaskan?
Sebagai seorang penjual kita harus bersikap ramah kepada setiap konsumen. Hal ini kita
lakukan agar konsumen yang mau membeli barang dagangan kita dia jadi membeli barang
dagangan kita. Kita harus memperlakukan konsumen kita seperti sahabat kita, karena secara
psiokologi, jika kita telah memperlakukan konsumen kita sebagai sahabat, sudah pasti kita
ingin memberikan yang terbaik kepada sahabat kita.

9
 BAB 11

PENULISAN PESAN-PESAN PERSUASIF

1.1 Perencanaan Pesan-pesan Persuasif

Secara sederhana, persuasive yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu
pesan dengan cara membuat audiens merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.
Tidak seperti permintaan rutin, pesan-pesan persuasive bertujuan untuk mempengaruhi audiens
yang cenderung mempertahankan idea tau gagasannya.

Sebagaimana pesan-pesan rutin, pesan-pesan persuasive dimulai dengan melakukan analisis

audiens Anda, mempertimbangkan perbedaan budaya, dan memilih pendekatan langsung atau
tidak langsung.

A. Analisis Audiens

Penyampaian pesan-pesan persuasive yangterbaik adalah dengan menghubungkan suatu pesan

dengan minat dan hasrat audience. Mulailah dengan pertanyaan penting berikut ini: siapa audiens
anda? Anda ingin mereka melakukan apa? Apa saja kebutuhan mereka? Bagaimana kredibilitas
Anda sebagai penyampai pesan dalam mempengaruhi suatu pesan? Apakah anda
mempertimbangkan masalah-masalah yang paling penting?

B. Pertimbangan Perbedaan Budaya

Sebagai contoh, di Swedia audiens memiliki kecenderungan memfokuskan pertanyaan-

pertanyaan teoritis dan implikasi strategis, sedangkan di Amerika dan Jerman para audiens
cenderung memperhatikan hal-hal yang lebih bersifat teknis dan praktis.

C. Memilih Pendekatan Organisasional

Dalam hal ini Anda dapat menggunakan pendekatan tak langsung dalam menyampaikan pesan-
pesan persuasive. Akan tetapi, jika audiens Anda objektif atau jika Anda tahu bahwa mereka
lebih mendengar pesan-pesan yang disampaikan secara segera, pendekatan yang tepat adalah
pendekatan langsung.

1.2 Mengembangkan Pesan-pesan Persuasif

10
Persuasif yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu menetapkan kredibilitas,
membuat kerangka argumentasi aaudiens, menghubungkan audiens dengan hal-hal yang logis,
dan memperkuat posisi Anda dengan penggunaan bahasa yang baik dan tepat.

A. Menetapkan Kredibilitas

Salah satu cara menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melalui fakta. Semua bentuk
dokumen, statistic, jaminan, dan hasil riset merupakan bukti objektif yang dapat mendukung
kredibilitas Anda.

B. Kerangka Argumentasi

Kita telah mengunmpulkan berbagai fakta, bukti dan temuan lainnya, Anda telah siap
membuat kerangka argumentasi. Kebanyakan pesan-pesan persuasive mengikuti rencana
organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire, dan Action)

a. Attention (perhatian)

Pada fase ini, Anda harus dapat meyakinkan audiens segera di bagian permulaan bahwa Anda
mempunyai sesuatu yang berguna untuk Anda sampaikan.

b. Interest (minat)

Pada fase ini, Anda menjelaskan relevansi pesan-pesan anda dengan audiens. Kembangkan
pertanyaan yang telah disampaikan pada fase pertama dengan agak rinci. Tujuan anda adalah
bagaimana audiens anda dapat mampu berpikir.

c. Desire (Hasrat)

Pada fase ini, Anda membuat audiens untuk mengubah keinginannya dengan menjelaskan
bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik lagi kepada
audiens.

d. Action (tindakan)

Selanjutnya perlu diingatkan kembali, bagiamana audiens akan memperoleh manfaat dari
tindakan yang akan dilakukan tersebut. Yang lebih penting adalah bagaimana mempermudah
audiens untuk tindakan tersebut.

C. Memilih Daya Pikat

Kebanyakan pesan-pesan persuasive menggunakan daya pikat dengan logika dan daya pikat
yang emosional untuk melakukan persuasi audiens.

a. Pemikat Emosional

11
 Dalam hal ini, anda dapat menggunakan atau memilih kata-kata yang sangat berpengaruh
pada emosi seseorang, misalnya kebebasan, merdeka, keberhasilan, nilai, penghargaan,
kenyamanan, dan keamanan. Gunakan kata-kata yang dapat membantu anda melakukan
persuasi kepada audien anda.

b. Pemikat Logika

Ketika Anda memikat logika audiens, gunakan salah satu dari tiga jenis alas an berikut ini.

 Analogi
Analogi adalah menggunakan suatu alas an dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-
bukti spesifik pula. Anda dapat menggunakan suatu analogi untuk membandingkan
perusahaan anda yang besar dengan perusahaan lain yang kecil.
 Induksi
Induksi adalah memberikan alasan dari bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan
umum.
 Deduksi
Deduksi adalah pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang
spesifik.

c. Pertimbangan Etika

Dalam pemahaman yang posotif, persuasi dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens
dengan memberikan informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal.
Tunjukkan suatu perhatian kepada audiens anda dengan mengadopsi sikap audiens dengan
memperhatikan yang jujur untuk dapat memenuhi kebutuhan dan minat mereka.

1.3 Menulis Permintaan Persuasif

Manfaat langsung permintaan persuasive meliputi pengurangan beban kerja seorang supervisor
atau memberikan premi kepada seseorang yang memberikan tanggapan atas survey. Adapun
manfaat tidak langsung permintaan persuasive meliputi peningkatan/perbaikan moral karyawan
dan peningkatan permintaan prestise dan tantangan untuk membuat kontribusi yang berarti bagi
perusahaan.

A. Permintaan Persuasif untuk Tindakan

Apakah anda sedang mengajukan surat permintaan peningkatan anggaraan atau sesuatu yang
menyenangkan, sebaiknya gunakanlah perencanaan organisasional AIDA untuk merencanakan
penulisan pesan-pesan persuasive anda. Pada kalimat pembuka mulailah dengan kalimat yang
mampu mengundang perhatian pembaca yang menunjukkan bahwa anda mengetahui sesuatu
yang diharapkan pembaca.

12
Selanjutnya pada bagian pertengahan, gunakan kalimat yang mampu menarik minat dan harapan
pembaca yang mencakup apa yang sebenarnya anda ketahui tentang situasi yang anda harapkan
untuk suatu tindakan tertentu seperti fakta yang ada, manfaat bantuan, dan pengalaman yang
mampu mendorong minat Anda tersebut.

B. Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian

Meskipun surat pengaduan persuasive dan surat permintaan penyesuaian kadang kala merujuk
pada surat keluhan,tujuan anda adalah melakukan persuasi kepada orang lain untuk melakukan
penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan. Untuk mencapai tujuan anda tersebut, perlu
ditunjukkan perbedaan antara apa yang sebenarnya anda harapkan dengan sebenarnya yang anda
terima.

1.4 Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan Permohonan Dana

Ada dua jenis pesan-pesan persuasive yaitu surat penjualan dan surat permohonan bantuan dana.
Pesan-pesan ini meliputi brosur, formulir jawaban, atau surat-surat khusus lainnya. Penulisan
surat tersebut memerlukan keterampilan tulis menulis cukup tinggi.

Apa perbedaan pesan-pesan penjualan dengan pesan-pesan permohonan dana? Pesan-pesan

penjualan biasanya dikirim oleh organisasi yang berorientasi pada laba untuk melakukan
persuasi kepada pembaca agar mengeluarkan sejumlah uang atas produk mereka sendiri. Di
pihak lain, pesan-pesan permohonan bantuan dana biasanya dikirim oleh organisasi nirlaba untuk
melakukan persuasi kepada pembaca agar memberikan bantuan dana atau lainnya kepada pihak
lain.

A. Perencanaan Pesan-pesan Penjualan

Salah satu tujuan ketika anda merencanakan pesan-pesan penjualan adalah untuk memperoleh
pemahaman secara menyeluruh tentang produk anda. Berbagai pertanyaan yang sering muncul
berkaitan dengan produk antara lain: apa jenis produk, bagaimana kualitas produk, bagaimana
cara kerja dan manfaat produk, berapa harga produk, berapa diskon produk, bagaimana
pengiriman produk, bagaimana pengepakan produk, dan berbagai atribut produk lainnya.

Dengan menggunakan data produk yang telah anda kumpulkan, anda dapat membentuk citra
tentang produk yang ingin anda jual tersebut. Selanjutnya coba lakukan cek tentang berbagai
pertanyaan, seperti siapa audiens anda, apa manfaat yang bisa mereka peroleh, bagaimana
kualitas produk yang anda hasilkan, bagaimana memilih sarana promosi produk, dan bagaimana
menentukan harga produk.

B. Pengorganisasian dan Komposisi Pesan-pesan Penjualan

13
Anda memulai dengan menarik perhatian audiens, menumbuhkan minat audiens, mendorong
hasrat audiens dengan menyampaikan apa manfaat terbaik bagi audiens, dan diakhiri dengan
saran tindakan yang diperlukan bagi audiens.

a. Menarik Perhatian

Salah satu teknik yang digunakan untuk menarik perhatian audiens adalah bagaimana
menggunakan kalimat Tanya pada permulaan paragraph. Disamping itu ada beberapa cara lain
untuk menarik perhatian audiens, diantara adalah dengan menekankan contoh produk terbaru,
memberikan ilustrasi, dan memberikan solusi atas suatu masalah.

b. Membangun Minat

Pada bagian ini anda perlu menekankan titik penjualan produk kepada audiens anda, misalnya
dengan mengatakan bahwa produk anda harganya relative murah, tahan lama, atau tahan cuaca,
dan sejenisnya. Dalam hal ini, anda perlu melihat apa yang dilakukan oleh pesaing anda, apa
yang membedakan produk anda dengan produk pesaing, dan apa yang paling di minati oleh
pembeli potensial.

c. Meningkatkan Hasrat

Untuk lebih meningkatkan hasrat audiens, anda dapat mengungkapkan manfaat utama bagi
pembaca anda dalam kata-kata atau gambar, grafik, atau bagan yang lebih menarik. Penulisan
surat penjualan yang baik diupayakan agar singkat, sederhana, dan jelas. Anda dapat
menggunakan cetak tebal atau cetak miring atau dengan memberikan tanda khusus untuk
menekankan hal-hal yang dianggap penting.

d. Memotivasi Tindakan

Setelah anda mampu menumbuhkan minat dan hasrat bagi pembaca, langkah berikutnya adalah
bagaimana anda mampu memotivasi tindakan bagi para pembaca. Pilih media penyampaian surat
penjualan kepada para pembaca yang memungkinkan merreka memberikan tanggapan atas surat
tersebut. Cobalah melakukan persuasi kepada pembaca untuk mengambil suatu tindakan dengan
segera. Yakinkan mereka bahwa apa yang diharapkan oleh pembaca dapat anda penuhi segera,
seperti pengiriman produk dan jasa yang tepat waktu dan dalam jumlah yang tepat.

C. Perencanaan Pesan-pesan Permohonan Bantuan Dana

Ada 4 hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan bantuan dana yaitu:

 Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik

 Tunjukkan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang anda sumbangkan kepada
pihak lain.

14
 Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan
 Jelaskan manfaat atau kegunaan donasi yang telah diberikan pembaca.

15