Anda di halaman 1dari 6

Kesuksesan dan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi

Kegagalan Penerapan Sistem Informasi


Kegagalan dari sistem informasi bukan hanya pada bagian-bagiannya saja, tetapi pada
keseluruhan sistem yang tidak dapat digunakan sebagaimana yang diharapkan. Pengguna
harus memahami sistem informasi dan mengembangkan prosedur manual paralel untuk
membuat sistem bekerja secara sempurna.
Masalah Pokok Sistem Informasi
Terdapat faktor penyebab munculnya masalah pada sistem informasi. Faktor tersebut dapat
bersifat teknis dan nonteknis. Faktor-faktor tersebut yaitu:
Desain
Informasi mungkin tidak disediakan secara cepat atau tersedia dalam sebuah format yang
tidak memungkinkan bagi pengguna atau menampilkan data yang salah. Pengguna tidak
memahami secara teknis dan harus berinteraksi dengan sistem sering menjadi sangat
kompleks dan membingungkan. Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak sesuai
dengan struktur, budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan.
Data
Data dalam sistem mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi yang tinggi.
Informasi dalam bidang-bidang tertentu bahkan membingungkan atau tidak ditunjukan secara
tepat untuk tujuan-tujuan bisnis. Informasi yang disyaratkan dalam fungsi bisnis yang
spesifik mungkin tidak dapat diakses karena datanya tidak sesuai.
Biaya
Sistem sangat diperlukan, namun sering dalam implementasi dan pengoperasiannya
memerlukan biaya di atas anggaran. Harus diperhitungkan manfaat yang akan dihasilkan
ketika diberlakukannya suatu sistem agar tidak terjadi lebih besar biaya yang dikeluarkan
daripada manfaat yang diperoleh.
Operasi
Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat waktu
dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemrosesan informasi tidak
berjalan semestinya. Pekerjaan-pekerjaan yang gagal sering mengakibatkan pengulangan-
pengulangan atau penundaan-penundaan dan tidak dapat memenuhi jadwal penyampaian
informasi.
Mengukur Kesuksesan Sistem
Faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem menurut Laudon
yaitu:
1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling
terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti volume
transaksi on-line.
2. Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau interview.
3. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari
sistem informasi.
4. Tujuan yang dicapai.
5. Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau
peningkatan penjualan dan profit.
Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun telah diambil
keputusan untuk mengembangkan sistem tertentu. Manfaat dari sistem informasi tidak
seluruhnya dapat dikuantitatifkan.
PENYEBAB KESUKSESAN DAN KEGAGALAN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan karena besarnya kekuatan-
kekuatan lingkungan eksternal dan kesamaan dari kekuatan faktor internal atau institusional.
Beberapa sistem gagal karena benturan diantara keadaan atau lingkungan internal.
Ada beberapa alasan mengapa gagal. Beberapa studi telah menemukan bahwa dalam
organisasi dengan situasi dan lingkungan yang hampir sama, inovasi yang sama akan
menghantarkan kesuksesan, namun kegagalan unsure yang lain dalam organisasi merupakan
penyebab kegagalan. Hal ini disebabkan karena focus penjelasan terdapat pada pola
implementasi yang berbeda.
IMPLEMENTASI KONSEP
Implementasi merujuk pada semua aktifitas organisasi yang ditujukan terhadap adopsi,
manajemen, dan inovasi rutin. Yang harus diyakini adalah organisasi harus memilih para
pelaku dengan karakteristik social yang cocok, sebagaimana memilih produk yang paling
unggul untuk kesuksesan inovasinya. Secara umum literature yang berkaitan dengan hal ini
memfokuskan pada adaptasi tingkat awal dan inovasi dari manajemen.
Beberapa tindakan kunci yang diperlukan untuk jangka waktu yang panjang, suksesnya
implementasi, dan indikator-indikator kesuksesan :
Dukungan dana dari dalam
Penyusunan organisasi baru
Ketersediaan dan perbaikan yang terus menerus
Klasifikasi personel yang baru
Perubahan otoritas organisasi
Internalisasi program-program pelatihan
Updating sistem secara rutin
Promosi orang-orang kunci
Daya tahan sistem setelah berubah dari bentuk aslinya
Tercapainya tujuan penggunaan sistem
Dalam konteks implementasi, analisis sistem adalah agen perubahan.
Analis bukan hanya mengembangkan solusi teknis, tetapi juga mendefinisikan konfigurasi,
interaksi, aktifitas pekerjaan, dan hubungan struktur antara berbagai kelompok dalam
organisasi.

PENYEBAB KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI


Riset tentang implementasi sistem informasi telah menunjukkan bahwa tidak ada satupun
penjelasan untuk kesuksesan dan kegagalan sistem. Begitu pula tentang rumus kesuksesan
sistem informasi. Tidak satupun rumus agar suatu sistem dapat berhasil. Namun begitu, riset
telah menemukan bahwa hasil implementasi secara luas dapat ditentukan oleh faktor-faktor
berikut :
Peran pengguna dalam proses implementasi.
Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi.
Tingkat kompleksitas dan risiko implementasi proyek.
Kualitas manajemen dalam proses implementasi.
Berikut penjelasan dari faktor-faktor diatas :
Keterlibatan dan Pengaruh
Pengguna Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunyai beberapa hasil
yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan
memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan
lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna berkecenderungan untuk
lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses
perubahan itu sendiri.
Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna dengan Perancang Sistem Informasi
Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang masalah dalam
upaya sistem informasi. Pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung mempunyai
perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan
sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer. Perbedaan ini akan
menyebabkan adanya perbedaan loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah,
dan referensi.
Dukungan Manajemen
Jika sebuah proyek sistem informasi mendapat dukungan serta persetujuan dari manajemen di
semua level, sepertinya akan dipersepsikan positif baik oleh pengguna maupun staf pelayanan
teknis informasi. Dukungan manajemen juga akan meyakinkan bahwa proyek sistem akan
menerima cukup dana serta sumber daya lain untuk meraih kesuksesan.
Tingkat Kompleksitas dan Risiko
Beberapa proyek pengembangan sistem terdapat kecenderungan gagal karena sistem-sistem
tersebut mengandung tingkat risiko yang tinggi dibandingkan yang lain. Para peneliti telah
mengidentifikasikan tiga faktor kunci yang memengaruuhi tingkat risiko proyek, yaitu :
Ukuran proyek : Semakin besar proyek semakin besar pula risikonya.
Struktur proyek : Beberapa proyek strukturnya lebih tinggi di banding yang lain. Persyaratan-
persyaratannya jelas dan lugas, sehingga output dan proses dapat secara mudah ditentukan.
Pengalaman dengan Teknologi : risiko proyek akan meningkat jika tim proyek dan staf
sistem informasi kurang memiliki keahlian teknis. Semakin tinggi tingkat resiko semakin
tinggi pula usaha implementasi akan gagal.
Manajemen dan Proses Implementasi : Konflik dan ketidakpastian dalam implementasi
proyek dikelola dan diorganisasi dengan cara yang tidak sempurna (jelek).
Sistem pengembangan proyek tanpa manajemen yang tepat besar kemungkinan akan
membawa konsekuensi kerugian sebagai berikut :
Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran
Melampaui waktu yang telah diperkirakan
Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang
diperkirakan.
Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.

TANTANGAN DARI REKAYASA BISNIS


Tantangan inovasi dan implementasi yang ada, tidak lah mengejutkan jika muncul tingkat
kegagalan yang sangat tinggi bagi proyek-proyek rekayasa bisnis, yang secara mendasar
memerlukan perubahan organisasi secara luas. Dalam beberapa kasus masalah berasal dari
ketidakmampuan manajemen mengidentifikasi masalah-masalah kritis untuk dipecahkan
melalui rekayasa atau memperjelas antara perbaikan radikal dari proses bisnis inti dan
perubahan secara menyeluruh. Dalam hal ni perusahaan hanya berusaha membuat
peningkatan-peningkatan menyeluruh dalam operasi yang berlangsung terus menerus
disamping mendisain kembali secara radikal proses bisnisnya. Dalam beberapa kasus
hambatan utama dalam rekayasa disebabkan oleh kurangnya implementasi dan perubahan
pratek-pratek manajemen yang gagal dan pada akhirnya menimbulkan ketakutan untuk
berubah. Masalah-masalah dalam rekayasa adalah bagian dari masalah yang lebih besar dari
implementasi organisasi dan perubahan manajemen.

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI


Masalah-masalah berikut perlu diperhatikan secara khusus dalam setiap tahap pengembangan
sistem ketika proses implementasi dikelola secara tidak sempurna:
Analisis
Waktu, uang dan sumber daya belum dialokasikan untuk menemukan masalah.
Waktu yang diperlukan dalam perencanaan pendahuluan sangat sedikit bahkan tidak ada.
Penempatan staf pada proyek tidak tepat.
Beberapa requirement didapatkan dari dokumentasi sistem yang tidak mencukupi.
Pengguna menolak menghabiskan waktu untuk membantu tim proyek.
Analisis proyek tidak dapat mewawancarai pengguna secara baik.
Desain
Pengguna tidak memiliki tanggung jawab terhadap input untuk aktifitas desain.
Sistem di desain hanya untuk melayani kebutuhan saat ini.
Perubahan yang drastis dalam prosedur-prosedur klerikal atau staffing direncanakan tanpa
dilakukan analisa dampak organisasi.
Spesifikasi fungsional tidak di dokumentasikan secara cukup.
Pemrograman
Jumlah waktu dan uang yang diisyaratkan untuk pengembangan software adalah terlampau
rendah.
Programmer disuplai dengan spesifikasi yang tidak lengkap.
Tidak cukupnya waktu yang diberikan untuk pengembangan program secara logis, terlalu
banyak waktu terbuang dalam penulisan kode.
Programmer tidak menggunakan kesempatan secara maksimal dari desain struktur atau
teknik-teknik yang berorientasi pada objek.
Program tidak didokumentasikan secara cukup.
Sumber daya yang diperlukan tidak dijadwalkan.
Pengujian
Jumlah waktu dan uang yang diperlukan untuk testing lebih rendah.
Tim proyek tidak mengembangan rencana tes secara terorganisasi.
Pengguna tidak terlibat didalam testing secara cukup.
Tim implementasi tidak mengembangkan tes penerimaan yang cocok untuk manajemen
review.
Konversi
Waktu dan uang untuk aktivitas konversi, khususnya untuk konversi data dianggarkan tidak
cukup.
Tidak semua individual yang akan menggunakan sistem dilibatkan sampai konversi dimulai.
Dokumentasi sistem dan pengguna tidak cukup.
Evaluasi kinerja tidak dilakukan.
Persediaan untuk perbaikan sistem tidak cukup.

MENGELOLA IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI


Peluang untuk berhasilnya sebuah sistem dapat ditingkatkan melalui antisipasi masalah-
masalah implementasi yang mungkin terjadi dan menerapkan strategi koreksi yang paling
tepat. Berbagai manajemen proyek, penentuan kebutuhan, dan metodologi perencanaan
dikembangkan untuk masalah yang spesifik. Strategi juga telah diformulasikan untuk
memastikan bahwa pengguna memainkan peran yang tepat pada keseluruhan periode
implementasi dan untuk mengelola proses perubahan organisasi.