informasi keuangan (akuntansi). Produktivitas perusahaan dapat ditingkatkan dengan sistem informasi akuntansi yangbaik.
Ruang Lingkup :
a. Ruang lingkup Implementasi aplikasi Sikompak pada Bagian Akuntansi/Pembukuan meliputi pencatatan dan pengolahan data
atas transaksi keuangan yang meliputi penjurnalan, posting hingga menghasilkan laporan keuangan perusahaan (General
Ledger System).
b. Ruang lingkup Sistem Informasi Aktiva Tetap dan Persediaan terdiri dari mutasi penambahan dan pengurangan pada aktiva
tetap dan persediaan serta perhitungan penyusutan dan nilai buku aktiva tetap.
c. Ruang Lingkup implementasi Billing System yang telah terkomputerisasi terdiri dari beberapa sub-sistem antara lain sub-
sistem penyambungan baru, sub-sistem administrasi rekening, sub-sistem pelayanan pelanggan (customer service) dan sub-
sistem penagihan dan penerimaan kas.
Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
- Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
- Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan
manajemen.
- Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan
Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Subsistem SIA memproses berbagai transaksi
keuangandan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
Sistem informasi bisnis (SIB) adalah penggunaan danpengembangan sistem informasi yang efektifdalam organisasi bisnis untuk
mencapaia tujuan bisnis. Di dalam organisasi bisnis terdapat enterprise information systems (revenue generation system),
personal information systems (sales analysis systems), workgroup information systems (customer call system)
Sistem informasi akuntansi merupakan suatu komponenorganisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah,
menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan
dan pihak ekstern.
Sistem informasi pemasaran adalah kegiatan peseorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan
pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan pendistribusian promosi dan penentuan harga
barang jasa dan gagasan.
• Melaksanakan tugas yang diperlukan Sistem Informasi Akuntansi hanya melakukan tugas yang diperlukan oleh pemakai
Informasi saja.
• Berpegang pada prosedur yang relatif standar Sistem Informasi Akuntansi bekerja sesuai dengan peraturan-peraturan
yang mengikuti standar perusahaan.
• Menangani data terinci Data yang ditangani SistemInformasi Akuntansi merupakan data yang sudah jelas dan lengkap.
• Berfokus histories Data yang ditangani lebih difokuskan pada data yang telah dimiliki perusahaan sebelumnya.
• Menyediakan informasi pemecahan masalah Sistem Informasi Akuntansi bertugas menyediakan berbagai macam
Informasi dalam pemecahan suatu masalah untuk lebih memudahkan dalam penyelesaianya.
1. Pemakai Informasi Internal adalah pemakai Informasi yang berasal dari dalam perusahaan. Dapat digolongkan menjadi :
a. manajemen
b. purchasing management
d. production management
e. personal management
f. finansial management
2. Pemakai Informasi Eksternal adalah pemakai Informasi yang berasal dari luar perusahaan. Dapat digolongkan menjadi :
a. Pelanggan
Kebutuhan pelanggan mencakup informasi mengenai produk perusahaan seperti: harga, bentuk barang, dimana dan
bagaimana barang tersebut dapat dibeli, apa jenisnya, pelayanan apa yang dapat diberikan perusahaan.
b. Pemasok
Apabila perusahaan melakukan pembelian secara kredit, maka pemasok akan meminta informasi mengenai tingkat
kepercayaan realibility,jumlah kredit yang telah diperoleh dan kemampuan atau ability untukmembayar kembali.
Mereka ingin menilai pelaksanaan yang telah berlaku dan memperkirakan pelaksanaan yang akan datang. Penyediaan
laporan tahunan atau annual report untukpara pemegang saham disebut sebagai fungsi pelayanan atau steward ship function
dan secara tradisional merupakan tanggung jawab sistem informasi akuntansi.
d. Para karyawan
Karyawan berkepentingan terhadapinformasi umum, seperti tingkat upah rata-rata, tunjangan, laba perusahaan, tingkat
kesempatan kerja, tingkat produktifitas dan lain-lain.
f. Instansi pemerintah
Kantor pelayanan pajak berkepentingan terhadap informasi mengenai laba perusahaan dan jumlah pajak yang terutang
oleh perusahaan kepada pemerintahan atau Negara.
PENGOLAHAN DATA
Pengolahan data adalah suatu kegiatan yang merubah bentuk data menjadi Informasi agar memilikimanfaat atau kegunaan bagi
yang membutuhkan.
1. Pengumpulan Data
Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan,setiap tindakan dijelaskan oleh suatu catatan data. Sistem
pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap transaksi internal perusahaan dan transaksi lingkungan
perusahaan.
2. Manipulasi Data
*Pengklasifikasian
*Pengurutan
Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data.
*Perhitungan
*Pengikhtisaran
Banyak data yang perlu disarikan menjadi bentuk total, subtotal, dan rata-rata.
3. Penyimpanan Data ;
Setiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data disimpan dalam suatu database.
4. Penyiapan Dokumen ;
Oleh jadwal waktu, output yang dihasilkan pada suatu saat tertentu.
1. Sistem yang digunakan oleh perusahaan-perusahaandistribusi, perusahaan yang mendistribusikan produk dan jasanya
kepada pelanggan
Karakteristik SIA meliputi :SIA melakasanakan tugas yang diperlukan, berpegang pada prosedur yang relatif standar,
menangani data terinci, berfokus histories, menyediakan informasi pemecahan masalah
Peranan sistem informasi akuntansi adalah memperbaiki kualitas & mengurangi biaya dalam menghasilkan barang/jasa,
memperbaiki efisiensi, memperbaiki pengambilan keputusan, menciptakan keunggulan kompetitif.
a) Informasi akuntansi keuangan, yaitu informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
b) Informasi akuntansi manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan
Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analis sistem dalam mengembangkan sistem informasi.
Pengembangan sistem akuntansi dilaksanakan melalui tiga utama berikut ini: Analisis sistem (system analysis). Desain sistem (system
desing). Implementasi sistem (system implementation).
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun
struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (Reliability)
informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan
perusahaan.
Analis sistem adalah seorang yang ahli yang mampu menyajikan berbagai alternatif desain sistem informasi yang memungkinkan
pemakai informasi memilih antara berbagai desain yang ditawarkan oleh analis sistem. Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat
tahap:
a) Analisis pendahuluan (preliminary analysis).
Dalam analisis pendahuluan sistem ini, analisis sistem mengumpulkan informasi untuk memperoleh gambaran secara
menyeluruh mengenai perusahaan kliennya. Untuk ini analis sistem membuat work sheet atau check sheet untuk
mengumpulkan informasi yang dikumpulkan dalam analisis pendahuluan tersebut.
b) Penyusunan usulan pelaksanaan analisis sistem
Pelaksanaan analisis sistem direncanakan oleh analis sistem dalam suatu dokumen tertulis yang disebut “Usulan pelaksanaan
analisis sistem.”.
Digunakan untuk mempertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem mengenai pekerjaan pengembangan
sistem akuntansi yang akan dilaksanakan oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.
c) Pelaksanaan analisis sistem
Pelaksanaan analisis sistem didasarkan pada rencana kerja yang dituangkan dalam “Usulan pelaksanaan Analisa Sistem”.
Berikut contoh langkah-2nya:
- Analisis laporan yang dihasilkan sistem sekarang.
- Menganalisis transaksi.
- Mempelajari catatan pertama.
- Mempelajari catatn akhir
d) Penyusunan laporan hasil analisis sistem
Hasil akhir proses analis sistem disajikan oleh analis sistem dalam suatu laporan ayng disebut “Laporan hasil analisis sistem”.
Laporan ini merupakan dokumen tertulis yang dibuat oleh analis sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi.
2. DESAIN SISTEM
Dalam tahap desain, analis sistem memberikan tiga macam dokumen tertulis yang diserahkan kepada pemakai informasi:
a). usulan desain sistem secara garis besar
b). laporan final desain sistem secara garis besar
c). laporan final desain sistem secara rinci.
Berbagai dokumen tertulis terebut digunakan oleh analis sistem untuk menyajikan dan menawarkan desain sistem bagi pemakai
informasi. Tahapan desain sistem dibagi menjadi lima tahap:
1). Desain sistem secara garis besar
2). Penyusunan usulan desain sistem secara garis besar
3). Evaluasi sistem
4). Penyusunan laporan final desain sistem secara garis besar.
5). Desain sistem secara rinci
6). Penyusunan Laporan final desain sistem secara rinci
3. IMPLEMENTASI SISTEM
Dalam tahap implementasi sistem, analis sistem membuat dokumen tertulis yang disebut “Laporan Final Implementasi Sistem.”
Laporan ini berisi dua bagian: rencana implementasi sistem dan hasil implementasi sistem. Pendekatan konversi yang dapat
digunakan analis sistem dalam mengkoversi sistem lama dengan sistem baru adalah:
a), Persiapan implementasi sistem
b). Pendidikan dan pelatihan karyawan
c). Konversis sistem
Perubahan sistem lama ke sistem baru memerlukan pendekatan konversi tertentu. Terdapat empat pilihan utama pendekatan yang
digunakan untuk mengubah sistem lama ke sistem baru, yaitu konversi: langsung, paralel, pendekatan modular dan phase-in.
- Konversi langsung
Adalah implementasi sistem abru secara langsung dan mengehentikan segera pemakaian sistem lama.
- Konversi paralel
Adalah implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem
lama selama jangka waktu tertentu.
- Konversi Modular
Sering disebut pendekatan pilot project, adalah implementasi sistem baru
ke dalam organisasi secara sebagian-sebagian
- Konversi Phase-In
Adalah mirip dengan konversi modular. Beda yang ada diantara keduanya adalah terletak pada konversi modular membagi
organisasi untuk implementasi sistem baru, sedangkan pada konversi phase –in yang dibagi adalah sistemnya sendiri.
Sistem pengendalian internal ini dapat mencegah timbulnya kerugian karena penggunaan sumberdaya yang boros, keputusan manajemen
yang tidak akurat dan sebagainya
Pengendalian (control) adalah proses mempengaruhi atau mengarahkan aktivitas sebuah obyek, organisasi, atau sistem.
kerugian bagi sebuah organisasi, yang timbul antara lain karena sebab-sebab sebagai berikut :
Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern:
1. Menjaga kekayaan organisasi.
2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi.
Pengendalian intern didefinisikan sebagai sebuah proses karena pengendalian intern ini melekat dalam kegiatan
operasional sebuah organisasi, dan merupakan bagian integral dari aktivitas dasar manajemen seperti perencanaan,
pelaksanaan, dan pemantauan kegiatan organisasi.
Study By The Information Systems Audit And Control Foundation (ISACF)
ISACF beberapa waktu lalu menyusun the Control Objective for Information and Related Technology (COBIT). COBIT adalah
sebuah rerangka kerja umum untuk pengamanan sistem informasi dan praktik pengendalian untuk teknologi informasi.
Rerangka tersebut memungkinkan (1) Manajemen untuk menetapkan pengamanan dan praktik pengendalian lingkungan
teknologi informasi, (2) Pemakai jasa teknologi informasi memperoleh jaminan bahwa ada pengamanan dan pengendalian
yang memadai, dan (3) Auditor untuk mendukung opini mengenai pengendalian intern dan untuk memberikan saran bagi
pengamanan dan pengendalian teknologi informasi.
a) Lingkungan Pengendalian
Adalah kondisi lingkungan organisasi yang sehat untuk mendukung penerapan SPI, yang komponennya terdiri dari:
b) Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan aturan yang memberikan jaminan cukup bahwa tujuan pengendalian
manajemen dicapai. Pada umumnya aktivitasnya dapat dikelompokan menjadi lima kelompok yakni :
i. Otorisasi yang tepat terhadap aktivitas dan transaksi.
ii. Pemisahan tugas.
iii. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
iv. Perlindungan yang memadai terhadap akses dan penggunaan aktiva dan catatan.
v. Pengecekan independen terhadap kinerja.
c) Penanggungjawab SPI
Penanggungjawab SPI
1. COSO (committee of sponsoring organizations), suatu organisasi yang anggotannya terdiri dari AAA (the American Accounting
Association), AICPA, IIA (the Institute of Internal Auditors), IMA (the Institute of Management Accountants), dan FEI (the Financial
Executive Institute), menyatakan bahwa setiap personel dalam suatu organisasi memiliki tanggungjawab dan merupakan bagian
dari struktur pengendalian interen organisasi.
2. Pihak ekstern, seperti auditor independent serta lembaga otoritas yang lain, dimungkinkan untuk memberikan kontribusi
dalam perancangan struktur pengendalian intern, tetapi mereka tidak bertanggungjawab terhadap efektifitas SPI dan bukan
bagian dari SPI.
a. Manajemen,
b. Dewan komisaris dan komite audit,
c. Auditor intern,
d. Personel lain dalam organisasi,
e. Auditor independen,
f.Pihak luar lain, seperti lembaga-lembaga otoritas yang memiliki kewenangan untuk mengatur jalannya organisasi.
d) Elemen SPI
1.Lingkungan Pengendalian
Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi
kebijakan dan prosedur pengendalian
2. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan saja, tetapi juga menghasilkan pengendalian
manajemen.
3. Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan
pengendali-an manajemen dapat tercapai.
e) Pemantauan Kinerja
Pemantauan kinerja merupakan hal penting dalam pengawasan. Ada beberapa kunci pokok dalam melakukan pemantauan
kinerja, yakni :
1. Supervisi yang efektif.
Mencakup :
o Pelatihan dan asisten karyawan
o Pemantauan kinerja keryawan
o Koreksi kesalahan
o Penjagaan aktiva dengan cara memantau karyawan yang memliki akses ke aktivatersebut
2. Pelaporan Pertanggungjawaban.
Mencakup :
o Anggaran, kuota, jadwal, biaya standar, kualitas standar.
o Laporan kinerja. Yang berisi informasi realisasi rencana dan rencana anggaran, beserta selisih keduanya
o Prosedur untuk menyelidiki selisih yang jumlahnya signifikan dan prosedur untuk menindaklanjuti penyimpangan
dari rencana.
3. Internal Auditing.
Aktivitasnya mencakup :
Penilaian ketaatan karyawan terhadap kebijakan manajemen, prosedur dan peraturanserta hukum yang berlaku.
Penilaian efektivitas dan efisiensi manajemen.
Pada Audit internal ini dapat mendeteksi :
Jumlah jam kerja lembur yang berlebih
Pemakaian aktiva yang tidak optimal
Adanya persediaan barang yg telah usang secara fisik maupun teknologi
Penggantian biaya perjalanan dinas
Anggaran dan kuota yang terlalu longgar
Adanya pengeluaran modal yg tidak dikaji secara memadai sebelum disetujui
Persoalan-persoalan yang berkaitan dengan proses produksi