Anda di halaman 1dari 7

1.1.

Pendahuluan
Untuk mencapai kinerja yang diharapkan, para manajer dan Direktur Klinik perlu
melakukan monitoring terhadap proses pelaksanaan pelayanan di Klinik Graha Puger
Sehat. Perencanaan, monitoring, dan evaluasi merupakan kegiatan yang berkaitan.
Berdasarkan perencanaan yang telah disusun,serta rapat bulanan Klinik, pelaksanaan
kegiatan perlu dimonitor dan dikendalikan agar selalu disiplin mengikuti rencana yang
telah ditetapkan serta keputusan-keputusan dalam rapat bulanan. Perlu pula dilakukan
monitoring terhadap perubahan lingkungan organisasi yang mungkin dapat mendasari
perlunya dilakukan koreksi atau penyesuaian terhadap kegiatan yang sedang
dilaksanakan (seperti misal pemotongan anggaran, adanya perubahan pola penyakit
akibat terjadinya wabah, adanya bencana alam, diberlakukanya aturan perundangan yang
baru dsb). Hasil monitoring harus dikemas dalam bentuk informasi yang jelas, lengkap dan
mudah dipahami bagi semua yang terlibat dalam kegiatan (Direktur sampai staf
pelaksana/ pendukung) sehingga dapat dipakai untuk melakukan koreksi (bila diperlukan)
atau penyesuaian kegiatan atau bahkan juga replaning. Monitoring dilakukan terhadap
kegiatan kegiatan atau pelayanan Klinik yang sedang berjalan, sehingga koreksi
(bila)ditemukan penyimpangan) dapat dilaksanakan segera saat itu untuk lebih dapat
menjamin pencapaian tujuan Klinik.
Untuk mencapai dan menilai kinerja yang diharapkan, Direktur Klinik dan
penanggung jawab pada organisasi perlu melakukan evaluasi terhadap penyelenggaraan
pelayanan Klinik maupun kegiatan-kegiatan. Perencanaan, monitoring dan evaluasi
merupakan kegiatan yang berkaitan. Evaluasi perlu dilakukan pada setiap tahap dalam
proses manajemen, mulai dari input, proses, output, outcome dan dampak kegiatan. Tidak
kalah pentingnya evaluasi juga harus dilakukan pada akhir kegiatan untuk menilai
pencapaian tujuan atau target suatu kegiatan atau kegiatan pelayanan. Hasil evaluasi
selain digunakan untuk melakukan koreksi terhadap kegiatan atau kegiatan pelayanan
yang sedang berjalan, juga digunakan untuk melakukan perencanaan pengembangan
kegiatan dan kegiatan di waktu mendatang.

1.2. Pengertian Monitoring dan Evaluasi


1. Pengertian Monitoring
- Monitoring adalah kegiatan untuk mengikuti suatu kegiatan dan pelaksanaanya
secara mantap, teratur dan terus menerus dengan cara mendengar, melihat dan
mengamati dan mencatat keadaan serta perkembangan kegiatan tersebut.
- Monitoring adalah upaya yang dilakukan secara rutin untuk mengidentifikasi
pelaksanaan dari berbagai komponen kegiatan sebagaimana telah direncanakan,
waktu pelaksanaan kegiatan sebagaimana telah dijadwalkan, dan kemajuan dalam
mencapai tujuan kegiatan (UNESCO).
- Monitoring adalah suatu kegiatan untuk mengikuti perkembangan suatu kegiatan
yang dilakukan secara mantap dan teratur serta terus menerus (Suherman,
dkk.1988).
- Monitoring merupakan fungsi manajemen yang berkesinambungan yang
mempunyai tujuan utama menyediakan umpan balik dan indikasi awal tentang
bagaimana kegiatan-kegiatan dilaksanakan, perkembangan atau pencapaian
kinerja dari waktu ke waktu serta pencapaian hasil yang diharapkan kepada
manajer dan stakeholders.
Monitoring melacak kinerja yang nyata terhadap apa yang direncanakan atau
diharapkan dengan menggunakan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Monitoring
meliputi kegiatan pengumpulan dan analisis data tentang proses dan hasill dari
pelaksanaan kegiatan atau kegiatan dan memberikan rekomendasi untuk melakukan
tindakan koreksi. Hasil monitoring akan memberikan umpan balik, apakah kegiatan dapat
berjalan semestinya, ataukah terjadi adanya penyimpangan dari yang direncanakan, atau
bahkan perencanaan yang tidak tepat atau menjadi tidak tepat oleh adanya perubahan
lingkungan. Hasil monitoring dipakai sebagai dasar tindakan manajemen, mulai dari
penjaminan kegiatan tetap pada tracknya sampai pada tindakan koreksi dan/ atau
penyesuaian.
2. Pengertian Evaluasi
Evaluasi merupakan kegiatan yang terikat dengan waktu untuk mengkaji secara
sistematis dan objektif, relevansi, kinerja, dan keberhasilan dari kegiatan yang sedang
berjalan atau kegiatan yang telah selesai. Evaluasi dilakukan secara selektif untuk
menjawab pertanyaan spesifik, yang akan dijadikan pedoman bagi pengambil keputusan
atau manajer, serta untuk menyediakan informasi apakah asumsi atau teori yang melatar
belakangi suatu kegiatan adalah valid, apakah kegiatan berhasil atau tidak berhasil dan
mengapa. Evaluasi biasanya bertujuan untuk memastikan atau menilai apakah suatu
kegiatan itu relevan, dirancang dengan baik, efisien, efektif, memberi dampak positif, dan
dapat berkesinambungan (sustain), atau bahkan dikembangkan
1.3. Tujuan Monitoring dan Evaluasi
1. Tujuan Monitoring :
a. Menjamin kegiatan yang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan, yang mencakup standar input (waktu, biaya, SDM, tehnologi,
prosedur dll).
b. Memberikan informasi kepada pengambil keputusan tentang adanya
penyimpangan dan penyebabnya, sehingga dapat mengambil keputusan
untuk melakukan koreksi pada pelaksanaan kegiatan atau kegiatan
berkait, baik yang sedang berjalan maupun pengembangannya di masa
mendatang.
c. Memberikan informasi/laporan kepada pengambil keputusan tentang
adanya perubahan-perubahan lingkungan yang harus ditindak lanjuti
dengan penyesuaian kegiatan.
d. Memberikan informasi tentang akuntabilitas pelaksanaan dan hasil
kinerja kegiatan/kegiatan kepada pihak yang berkepentingan, secara
kontinyu dan dari waktu ke waktu.
e. Informasi dari hasil monitoring dapat menjadi dasar pengambilan
keputusan yang tepat dan akuntabel, untuk menjamin pencapaian
hasil/tujuan yang lebih baik, efektif dan lebih efisien dalam penggunaan
sumberdaya. Adapun tujuan yang lain dari pelaksanaan monitoring dan
pengendalian adalah:
- Pembelajaran untuk mengetahui mengapa kegiatan kegiatan dapat
terlaksana dengan baik atau tidak baik, apa penyebab yang
mempengaruhinya serta bagaimana koreksi dapat dilakukan.
- Untuk melakukan verifikasi dan meningkatkan kualitas manajemen
kegiatan, untuk mengidentifikasi strategi yang berhasil dalam rangka
ekstensi/ekspansi dan replikasi.
- Untuk memodifikasi strategi yang kurang berhasil.
- Untuk mengukur keberhasilan dan manfaat suatu intervensi.
- Untuk memberi informasi kepada penanggung jawab agar penanggung
jawab dapat menyebutkan hasil dan kualitas kegiatan.
2. Tujuan Evaluasi
- Memberikan informasi kepada pengambil keputusan tentang kebijakan,
strategi dan pelaksanaan kegiatan atau kegiatan berkait dengan intervensi
kegiatan yang sedang berjalan maupun intervensi di masa mendatang.
- Menunjukkan akuntabilitas pelaksanaan dan hasil kinerja kegiatan/kegiatan
kepada pihak yang berkepentingan.
- Memperhatian pengertian dan tujuan diatas, maka evaluasi perlu dilakukan
pada setiap fungsi manajemen, untuk menjamin suatu kegiatan benar-benar
dibutuhkan serta tepat untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

1.4. Langkah-langkah Monitoring dan Evaluasi


1. Langkah utama monitoring adalah sebagai berikut:
- Menetapkan standar dan indikator untuk menilai proses pelaksanaan
kegiatan. Standar biasa mencakup semua input yang digunakan (dana,
meteri/bahan, cara atau metode, SDM, Prosedur, Tehnologi dll).
- Mengumpulkan data dan melakukan investigasi kinerja (pengamatan)
dari pelaksanaan kegiatan/ proses kegiatan yang dipilih untuk
dibandingkan dengan standar/indikator yang telah ditentukan.
- Mengamati perubahan lingkungan dan mengumpulkan data untuk
pengkajian pengaruh lingkungan tersebut terhadap kegiatan yang sedang
dilaksanakan.
- Pengolahan, analisis data dan sistesis hasil. Data yang dikumpulkan
(termasuk perubahan lingkungan) diolah dan dianalisis untuk membuat
penilaian dan kesimpulan tentang proses pelaksanaan kegiatan. Hasil
analisis dan kesimpulan akan digunakan lebih lanjut untuk perumusan
rekomendasi tindak lanjut.
- Pengambil keputusan melakukan tindakan (termasuk koreksi dn
penyesesuai kegiatan, maupun perencanaan ulang).
- Menyampaikan semua hasil monitoring dan evaluasi kepada pihak yang
berkepentingan sebagai wujud akuntabilitas dan proses pengambilan
keputusan lebih lanjut.
2. Langkah utama evaluasi adalah sebagai berikut :
- Penetapan indicator pengukuran dan standar pelaksanaan kegiatan,
biasanya sudah dilaksanakan pada dengan perencanaan kegiatan
- Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
- Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata (riel)
- Pembandingan hasil ukur dengan standar
- Merancang dan melakukan tindakan koreksi, bila memang diperlukan
1.5. Perbedaan Monitoring dan Evaluasi
Perbedaan monitoring dan evaluasi ada pada tabel di bawah ini:
Tabel 1. Perbedaan Monitoring dan Evaluasi

Monitoring Evaluasi

Berkelanjutan Secara berkala :


pengimplementasian atau
pada saat akhir kesimpulan

Melacak, mengawasi, Analisis mendalam,


menganalisis dan membandingkan antara
mendokumentasikan kegiatan yang direncanakan
kemajuan kegiatan yang dengan prestasi aktual
dilakukan

Berfokus pada masukan, Berfokus pada keluaran


aktivitas, hasil, proses sehubungan dengan input,
implementasi, relevansi yang berkaitan dengan biaya,
lanjutan, kemungkinan hasil proses yang digunakan untuk
yang dihasilkan menapai hasil, relevansi,
dampak, dan berkelanjutan
secara keseluruhan.

Menjawab aktivitas apa yang Menjawab mengapa dan


telah diimplementasikan dan bagaimana hasilnya tercapai
hasil dari kegiatan dan berkontribusi untuk
membangun teori dan model
perubahan

Mengingatkan Direktur akan Menyediakan pilihan


masalah dan memberikan strategi yang akan
opsi untuk perbaikan digunakan dan kebijakan
kepada penanggung jawab
Penilaian diri oleh Analisis internal dan atau
penanggung jawab dan oleh manajer dan
Direktur Direktur

Sources: UNICEF, 1991. WFP, May 2000.

Terdapat sementara ahli yang menambahkan tahap identifikasi penyebab penyimpangan


yang terjadi, yang menjawab mengapa penyimpangan harus terjadi. Identifikasi penyebab
akan sangat penting dan diperlukan dalam merancang tindakan koreksi.
Ad. 1 Penetapan indicator dan standar
Tahap pertama dalam evaluasi adalah penetapan indilator dan standar.Indikator adalah
penunjuk evaluasi sedang standar adalah suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan
sebagai patokan untuk menilai kegiatan atau hasil-hasil kegiatan. Pada umumnya
penetapan indicator dan standar evaluasi telah ditetapkan bersamaan dengan proses
perencanaan. Tujuan, sasaran, kuota, dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai
standar evaluasi. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target cakupan sasaran,
target penurunan AKI dan AKB, Pencapaian standar kualitas ANC dll. Tiga bentuk standar
yang sering dipakai adalah:
 Standar phisik, misalnya cakupan kegiatan, kualitas pelayanan, kepuasan
pelanggan dll
 Standar moneter adalah biaya per satuan produk atau sasaran kegiatan/kegiatan.
Standar biaya pemulihan balita gizi buruk, standar biaya ANC dll
 Standar waktu, penetapan waktu ideal untuk menyelesai kan kegiatan tertentu atau
untuk pencapaian tujuan tertentu.
Ad.2 Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan yang tepat akan meningkatkan kehandalan
evaluasi. Beberapa pertanyaan penting berikut dapat dipakai sebagai penuntun tahap ini,
yaitu:
 Berapa kali pelaksanaan pengukuran indicator evaluasi harus dilakukan, missal
sekali, bulanan, tahunan dll
 Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan, dalam bentuk tulisan, menginpeksi
visual (pengamatan), menghitung, menimbang dll
 Siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan evaluasi ? manajer saja atau tim
evaluasi dsb
 Seberapa mudahkah pengukuran dapat dilakukan, hasil nya dapat diolah dan
dianalisa, dengan biaya yang “relative” murah
Ad. 3 Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Pengukuran pelaksanaan dan kinerja kegiatan/kegiatan harus dilakukan untuk dapat
melakukan evaluasi kegiatan/ kegiatan. Beberapa cara untuk melakukan pengukuran
pelaksanaan atau hasil pelaksanaan kegiatan adalah:
• Pengamatan (observasi)
• Laporan, baik lisan maupun tertulis
• Mertode-metode otomatis
• Inspeksi dan pengujian (test), termasuk menghitung, menimbang, mengukur waktu
dll
• Penelitian atau survai sampel
Ad. 4 Pembandingan hasil pengukuran dengan standar serta analisa penyimpangan
Tahap kritis dari proses evaluasi adalah pembandingan hasil pengukuran (pealaksanaan
atau hasil pelaksanaan) kegiatan yang nyata dengan yang direncanakan atau dengan
standar yang ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah tetapi kompleksitas dapat
terjadi pada saat menginterprestasi adanya penyimpangan.Titik kritis yang penting lainnya
adalah ketika mencari jawaban mengapa penyimpangan terjadi, yang berarti mencari
penyebab terjadinya penyimpangan.
Ad. 5. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila diperlukan