(SG-QHSE)
CÓDIGO
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E MN-SO-OH-003
MANUAL DEL SG - QHSE
HIGIENE EN EL TRABAJO Página 1 de 14
1. OBJETIVO
El presente manual permite exponer los elementos que componen el sistema de gestión en
Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo brindando un panorama general de los documentos
que aplican para cada una de las etapas del sistema.
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de todas las partes interesadas la adecuada aplicación del presente manual
bajo la dirección de la Coordinación del Área de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el
Trabajo
La Universidad Santo Tomás, entidad educativa de orden superior orientada en lo dictado por la
legislación Colombiana en materia de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo y por los
requisitos que en dicha materia suscriba de manera particular; se compromete con la protección
integral de sus trabajadores y de todas las personas que realizan trabajos en las instalaciones de
las mismas o que hacen uso de ellas; estableciendo para ello un Sistema de Gestión en Salud,
Seguridad e Higiene en el Trabajo (SG-QHSE).
Para dar cumplimiento a la presente política se compromete a poner a disposición y asegurar los
recursos necesarios para dar cumplimiento a los objetivos y programas establecidos para tal fin;
así mismo se compromete a promover la formación continua de los trabajadores, generar
espacios y canales de comunicación para con el cliente interno como el externo, promoviendo en
todos los campos la participación activa de todos los miembros de la Universidad.
Dentro del marco de la mejora continua y la revisión constante, esta Política cubrirá a toda la
institución y estará disponible para todas las personas que hacen parte de la comunidad
universitaria, entes de control y partes interesadas, quienes serán informados acerca de ella y
continuamente exhortados a recordarla a fin de que sean conscientes de su vital importancia, de
los deberes y obligaciones que ella les exige y que el SG- QHSE busca poner a su alcance.
El Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo es aplicable para todos los
trabajadores, contratistas, estudiantes y visitantes de la Universidad Santo Tomás en todas sus
Sedes y Seccionales.
4.3. PLANIFICACIÓN
La Universidad Santo Tomás diseñó una Matriz de Panorama de Factores de Riesgo por perfil
de cargo con el objetivo de identificar los peligros existentes en la institución y realizar la
respectiva valoración de los riesgos. Con miras al adecuado diligenciamiento de la matriz se
tiene documentado Y el cual brinda una guía de las acciones a realizar para la prevención de
efectos adversos en la salud de los trabajadores.
Para efectos de ajustarse a los lineamientos de la Norma Técnica OHSAS 18001: 2007 y dar
cumplimiento a la legislación colombiana en materia de Seguridad y Salud en el trabajo, la
Universidad Santo Tomás estableció un procedimiento de identificación del cumplimiento legal
en el cual se explica el proceso para la evaluación respectiva que emplea para ello una matriz
de requisitos legales.
1. Promover la salud integral de todos los trabajadores por medio de una cultura que integre el
autocuidado y la autoprotección evidenciables en conductas seguras y responsables en
todos los estamentos de la Universidad.
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2. Identificar los peligros y evaluar los riesgos, permitiéndole a la Universidad establecer los
controles necesarios con el fin de prevenir incidentes, lesiones y enfermedades.
5. Comunicar a los trabajadores, partes interesadas y órganos de control según sus intereses
y competencias la información correspondiente a la Gestión realizada en el Sistema a fin de
asegurar su pertinencia, reconocimiento de obligaciones individuales, colectivas y su
continuo mejoramiento.
La Alta Dirección de la Universidad como máxima autoridad del Claustro universitario asume la
responsabilidad por la salud y seguridad de sus contratistas, estudiantes, y visitantes mediante
un compromiso institucional con el Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el
Trabajo.
COMITÉ DE
PROVEEDORES Y
CONVIVENCIA
CONTRATISTAS
LABORAL
ALTA DIRECCIÓN
COORDINADORES
COORDINADORES
DE ÁREAS CON
DE ÁREAS DE
RESPONSABILIDAD 135 grad
REPRESENTANTE DE APOYO
EN EL SISTEMA.
LA ALTA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN
DEL SISTEMA DE
GESTIÓN
QHSE
COMITÉ
PARITARIO DE
SALUD
OCUPACIONAL –
COPASO-
INFORMES DE
GESTIÓN
La Universidad debe garantizar que todo el personal que labora en ella sea idóneo para
desempeñar las funciones y responsabilidades correspondientes a su perfil de cargo. Teniendo
en cuenta lo anterior en el reclutamiento se exige que los aspirantes cumplan con los atributos,
formación mínima y se encuentren dentro del perfil biomédico establecido para el cargo a
ocupar.
De igual forma se debe tomar en consideración las capacitaciones que deberá suministrársele
de acuerdo a los riesgos a que está expuesto según la naturaleza del trabajo a realizar. Lo
anterior es evaluable de una forma más práctica haciendo uso de la Matriz de Competencia,
Formación y Toma de Conciencia en la cual se realiza un análisis de cada perfil de cargo en
cuanto a requerimientos de aptitudes y formación.
Por lo tanto, el proceso para la realización de capacitaciones por perfil de cargo es descrito en
forma detallada en el Procedimiento de Competencia, Formación y Toma de Conciencia.
Para dar cumplimiento al 4.4.3 de la Norma OHSAS 18001: 2007 la Universidad Santo Tomás
estructuró un Procedimiento de Comunicación y Consulta en el cual se indica el proceso que
ha de seguirse para la comunicación de los diferentes documentos relacionados con el Sistema
de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo, a los empleados de la institución y los
mecanismos para que éstos puedan realizar sus inquietudes, sugerencias o comentarios
respecto a dichos documentos.
Es importante aclarar que la Universidad Santo Tomás hace distinción entre los procesos de
comunicación y consulta para sus empleados (comunicación Interna) y para el personal externo,
aunque el proceso es muy similar en el caso del personal externo la comunicación se da por
medio de comunicaciones vía página web o mediante reuniones extraordinarias para tratar
temas acerca de la tarea a realizar. Para el caso de las PQRS se realizará el diligenciamiento
de documentación respectiva siempre y cuando no se trate de tareas de alto riesgo, caso en el
cual la notificación se hará en forma oral y se enviará al área de Gestión hasta el momento de
su respuesta por el área pertinente.
4.4.3.2. PARTICIPACIÓN
Los estudiantes y personal externo por su parte tienen su cuota participativa mediante las
consultas, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias tramitadas ante la Universidad mediante
la página web y los medios físicos.
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4.4.4. DOCUMENTACIÓN
Tomando como base la norma OHSAS 18001:2007 se realizó una revisión de los
requerimientos documentales explícitos en ésta para dar cumplimiento a cada uno de los
numerales exigidos para un sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y conforme
a lo anterior se estructuró el Listado Maestro de Documentos del SG – QHSE, el cual está
disponible para todas las personas teniendo en cuenta la correspondiente relación con el
Sistema de Gestión.
WW TIPO DE DOCUMENTO
P Política
OR Organigrama
MP Mapa de procesos
CP Caracterización de proceso
MN Manual
PR Procedimiento
IN Instructivo
PT Protocolo
F Formato
MT Matriz
RG Reglamento
OB Objetivos
PG Programas
CM Compromiso
FI Ficha
CR Cronograma
G Guía
PL Plan
El numeral 4.4.5 de la Norma OHSAS 18001 establece que todos los documentos
pertenecientes al Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo deben ser controlados
con el objetivo de garantizar su constante revisión, actualización y disponibilidad cuando sea
necesario.
La Universidad Santo Tomás tiene establecido para cumplir con este requisito un Procedimiento
para el Control de Documentos del SG- QHSE en el cual se muestran los tipos de
documentos, se realiza una explicación del contenido de cada tipo de documento y se muestra
la forma de identificación de los documentos la cual se realiza mediante encabezados más
ampliamente abordados en el documento respectivo.
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DOCUMENTO
ASOCIADO
La universidad Santo Tomás cuenta con un Procedimiento de Control Operacional para dar
cumplimiento a este numeral de la Norma OHSAS 18001:2007 e indicar las actividades a las
cuales se les hace control.
De igual forma, se estructuró un Manual del Comité de Emergencias cuyas acciones están
establecidas en los Procedimientos Operativos Normalizados con el objetivo de permitir a los
involucrados, actuar de forma coordinada y específica al momento de presentarse una
emergencia, facilitando las comunicaciones y optimizando el uso de los recursos disponibles.
4.5. VERIFICACIÓN
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Dentro del marco del Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo se
estableció una Matriz de Eficiencia en la cual se relacionan los objetivos junto con sus
indicadores de gestión planteados para facilitar la medición del desempeño del Sistema.
Con el fin de dar cumplimiento al numeral 4.5.2 de la norma OHSAS 18001, la Universidad
Santo Tomás estableció un procedimiento de evaluación del cumplimiento legal en el cual se
indica la forma estimada para la evaluación del cumplimiento de los requerimientos aplicables a
la institución en materia legal. Para el caso de la Universidad se emplea como herramienta de
evaluación una Matriz de requisitos legales en la cual se analiza minuciosamente cada
normatividad aplicable y se asigna un porcentaje de acuerdo al cumplimiento observado.
La Norma OHSAS 18001 establece entre sus requerimientos que las organizaciones deben
establecer, implementar y mantener unos procedimientos para registrar, investigar y analizar
incidentes con el fin de identificar acciones correctivas, preventivas y de mejora aplicables con
miras a salvaguardar la salud de los trabajadores.
Accidentes de Trabajo cuyo objetivo incluye la deducción de las causas que generan los
accidentes lo cual permite diseñar e implantar medidas correctoras encaminadas, tanto a
eliminar las causas como a aprovechar la experiencia para mejorar la prevención en la
Institución.
El análisis causal de los incidentes se lleva a cabo haciendo uso del Formato de investigación
de incidentes y accidentes de trabajo teniendo en cuenta los parámetros establecidos en la
resolución 1401 de 2007 para tal fin.
La Norma OHSAS 18001 establece que las organizaciones deben establecer, implementar y
mantener procedimientos para tratar las no conformidades con miras a la adopción de acciones
correctivas y preventivas para cada una de ellas.
Con el fin de acatar este requisito la Universidad Santo Tomás maneja el Procedimiento de no
Conformidades, acciones correctivas y preventivas, en éste se especifica la manera en que la
institución realiza el tratamiento a las no conformidades que se detectan producto de
actividades como Preguntas, quejas, reclamos y sugerencias, seguimiento de las tareas de
control operacional, comunicaciones internas de los responsables del cumplimiento y de las
partes interesadas externas y resultados de las auditorías externas o internas realizadas.
Para dar cumplimiento al requisito 4.5.4 de la Norma OHSAS 18001 la Universidad Santo
Tomás estableció el Procedimiento para el Control de Documentos dentro del cual se muestra
el proceso a seguir para el control de los registros del Sistema de Gestión en Salud, Seguridad
e Higiene en el Trabajo, teniendo en cuenta que los registros son documentos que proporcionan
evidencias objetivas de actividades realizadas o resultados obtenidos. Las disposiciones de
codificación, almacenamiento y protección están consignadas en el mismo procedimiento.
Siguiendo los lineamientos de la NTC ISO 19011 y de la NTC OHSAS 18001, la Universidad
Santo Tomás – Seccional Bucaramanga estableció un Procedimiento de Auditoría Interna con el
fin de determinar si el Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo cumple
a cabalidad con la política y los objetivos establecidos, y requerimientos del estándar en
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Seguridad y Salud en el trabajo así como para estructurar un mecanismo de informe para
revisión por la Alta dirección.
Según lo establece la Norma OHSAS 18001, la alta dirección debe revisar el Sistema de
Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo a intervalos definidos para asegurar su
conveniencia, adecuación y eficacia continua. Las revisiones deben incluir la evaluación de
oportunidades de mejora, y la necesidad de efectuar cambios al sistema de gestión de S y SO,
incluyendo la política y los objetivos de S y SO. Para efectos de las revisiones dentro del marco
del Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo se ha documentado un
instructivo para la revisión del Sistema de Gestión por la Alta Dirección.
5. GLOSARIO
ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial
u otra situación potencial no deseable.
ENFERMEDAD: Condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas,
a causa de una actividad laboral, una situación relacionada con el trabajo o ambas.
IDENTIFICACIÓN DEL PELIGRO: Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus
características.
INCIDENTE: Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurrió o pudo haber
ocurrido lesión o enfermedad (independiente de su severidad), o víctima mortal.
PELIGRO: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión
a las personas, o una combinación de estos.
VALORACIÓN DEL RIESGO: Proceso de evaluar el(los) riesgo(s) que surgen de un(os)
peligro(s), teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes, y de decidir si el (los)
riesgo(s) es (son) aceptable(s) o no.
6. HISTORIAL DE CAMBIOS
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