Proceso contable

Los conceptos expuestos en el capítulo anterior, aunque representan los

fundamentos de la contabilidad, solo quedan en términos contables si no se les
integra a un proceso que genere información financiera.

La entidad genera actividad económica que lleva consigo la realización de una

serie de operaciones cuantificables e identificables. Para que estas transacciones
puedan ser interpretadas, analizadas y utilizadas para la toma de decisiones es
necesario procesarlas de tal manera que se conviertan en información financiera
con una estructura entendible para todos los usuarios.

Por ello, las operaciones de la entidad pasan por un proceso traducción, el

proceso contable, en el que se aplican los conceptos contables para dar como
resultado información sistemática y estructurada que se entendible por quienes
toman decisiones, tanto a nivel interno como externo que, en definitiva, son los
usuarios de la información.

Todo el flujo de transacciones sucede en el tiempo y, para procesar la información,

es necesario considerar periodos que por lo general son de un año. En este
tiempo tiene lugar el proceso contable, que incluye el registro de las operaciones
de la entidad mediante partidas o pólizas de diario, luego se realizan traslados al
libro mayor o centralizado y posteriormente al libro de balances, en donde se
registran los informes financieros, conocidos como estados financieros.

Traducción de operaciones a lenguaje contable y operación de libros hasta

balance de saldos

Al hacer esta traducción se inicia la estructuración en los diferentes libros

utilizados en contabilidad, inicia con el libro diario, también conocido como de
primera entrada, luego el traslado al libro mayor o centralizador y, por último, la
preparación del balance de saldos.

Revisión de saldos

Mediante el balance de saldos de la primera etapa se procede a revisar los saldos

de cada una de las cuentas contables, si es necesario se prearan partidas de
ajuste, que de nuevo se trasladarán al centralizador y luego se prepara un balance
de saldo ajustado.

Proceso de cierre

Con el balance de saldos ajustado se procede al cierre de las cuentas no

acumulativas (resultados) a través de partidas que deben incluirse en el libro de
diario y trasladadas al mayor o centralizador, también se procede a la preparación
del juego de estados financieros (balance general, estado de resultados, estado
de flujo de efectivo, estado patrimonial y notas a los estado financieros).

Libro diario

El libro de diario sirve para capturar y dar entrada, en el sistema contable, a todas
las transacciones, es por ello que también se le llama libro de primera entrada.
Para preparar los registros se utilizan un serie de nombres denominados cuentas,
cuyo desglose se abordó con detalle en el capítulo anterior.

Libro mayor

El libro mayor, también llamado centralizador, registra una a una las cuentas
utilizadas en el libro diario. En otras palabras, todos los cargos y abonos de una
misma cuenta deben registrarse en un mismo folio. Los registros en este libro
también pueden llevarse en forma manual o electrónica.

Libro balances

En este libro deben registrarse los balances de saldos, de comprobación o de

prueba y los dos financieros (estado de resultados, balance general, estado de
flujo de efectivo y estado patrimonial).

Lo usual es trabajar a cuatro columnas que no tienen una denominación

específica, ya que únicamente son utilizadas para totales y subtotales; cuando se
utilizan sistemas computarizados puede encontrarse formatos.

Registros contables

En los capítulos anteriores se abordaron los conceptos básicos que sustentan a la

contabilidad: la lógica contable desde la perspectiva de la ecuación contable, la
cuenta, la descripción de cuentas y, por supuesto, la teoría del cargo y del abono.
También se estudió en que consiste el proceso contable y los elementos que lo
componen; en el presente capítulo se estudiará el registro contable de las
transacciones comerciales que la entidad realiza, a través del proceso de análisis
y de la aplicación de los conceptos básicos.

Al estudiar la forma en que se opera el libro de diario se precisó la forma de

presentar los registro contables; a ese sistema se le conoce como sistema de
partida doble, cuyas premisas básicas son:

No hay cargo sin abono: lo cual implica que a uno o varios “cargos” les
corresponderá uno o varios “abonos”.
El monto de los cargos es igual al monto de los abonos: la suma de las
anotaciones realizadas como cargos es igual a la suma de las anotaciones
realizadas como abonos, en otras palabras, la partida debe “cuadrar”.

Misma cuenta: la cuenta utilizada para registrar una operación por primera vez
deberá ser la misma que se utilice posteriormente para registrar operaciones de
similar naturaleza.

Impuesto al valor agregado (IVA)

En muchos países, la legislación contempla el Impuesto al Valor Agregado que

afecta el consumo, es un impuesto que se traslada a cada actor de la cadena de
consumo hasta llegar al consumidor final; se debe liquidar ante el fisco y como
resultado de esta liquidación, la entidad tendrá crédito fiscal (IVA por cobrar), o
bien, débito fiscal (IVA por pagar). Los hechos generadores del impuesto son:

 La venta o permuta de bienes muebles o de derechos reales constituidos

sobre ellos.
 Prestación de servicios.
 Las importaciones.
 El arrendamiento de bienes muebles o inmuebles.
 Venta o permuta de bienes inmuebles.
 La donación entre vivos de bienes muebles e inmuebles.
 Destrucción, pérdida o cualquier hecho que implique faltante de inventario
 El autoconsumo.

También puede usar dos cuentas: Impuesto al Valor Agregado por cobrar, que
puede abreviar IVA por cobrar, también llamado IVA crédito y la cuenta de
Impuesto al Valor Agregado por pagar, que puede abreviar IVA por pagar, también
llamado IVA débito. Cuando utilice dos cuentas es necesario hacer una
regularización al final de mes para determinar si corresponde o no el pago del
impuesto al fisco. En resumen:

IVA por cobrar/ crédito fiscal: IVA pagado al momento de la compra y que se va a
recuperar.

IVA por pagar/débito fiscal: IVA cobrado al momento de la venta por cuenta del
gobierno y que se le adeuda al fisco.

Documentos de soporte

Constituyen los documentos fuente de los registros contables, la mayoría de las

legislaciones los define como documentos legales, o bien, documentos
obligatorios estableciendo ciertos requisitos, de cualquier forma documentan las
transacciones comerciales de la entidad; en este punto es importante recordar que
la contabilidad es el resultado del registro de una serie de transacciones
identificables y cuantificables de la entidad, por tanto, una forma de identificar y
cuantificar estas transacciones es a través de los documentos fuentes.

Factura

La factura es un documento que contiene al detalle la descripción y valores de los

artículos comprendidos en una venta.

Nota de crédito

Sirve para anotar devoluciones o descuentos sobre operaciones ya facturadas, por

tanto, el registro contable documenta disminuciones de valor sobre las
operaciones originales. Su estructura es similar a la factura.

Nota de débito

Sirve para anotar aumentos de precio o recargos sobre operaciones ya facturadas,

por tanto, el registro contable documenta incrementos de valor sobre las
operaciones originales. Su estructura es similar a la factura y la nota de crédito.

Factura especial

En algunos países la legislación contempla la figura de la factura especial, cuya

función es documentar la adquisición de bienes o servicios provenientes de
personas individuales que por la naturaleza de sus actividades o por cualquier otra
circunstancia no extiendan o entreguen la o las facturas correspondientes. Con
este documento la entidad podrá contar con un documento de soporte para los
registros contables.

Partida de apertura

La partida de apertura es el registro contable con el cual inicia operaciones la

entidad. El inicio de una entidad pude darse por aportación en:

 Efectivo
 Especie.

En ambos casos, la entidad inicia con cuentas de activo y capital, o bien, con
cuentas de activo, pasivo y capital. En este momento la entidad no tiene cuentas
de resultado, pues está en el inicio de sus operaciones. Recuerde la educación
contable básica.

A=P+C
Registro de adquisición de activos

Para importante de las transacciones que realizan las organizaciones, son las
adquisiciones de bienes que les permiten generar beneficios, en otras palabras,
adquisición de activos.

La forma de registro en la contabilidad dependerá o estará en función del destino

para el cual realizó la adquisición.

Por ejemplo, si compra bienes que serán transformados posteriormente en otros

bienes constituirán inventarios de materia prima; por otra parte, si son adquiridos
para ser vendidos en su misma estructura y forma, representarán inventario de
mercadería; en ambos casos, si la intención es obtener un margen de utilidad
sobre ellos, puede utilizar la cuenta de compras si maneja un sistema periódico de
registro de inventario, o bien, afectará directamente la cuenta de inventarios si
utiliza un sistema perpetuo para registrar el inventario.