NOTULA RAPAT

DEPARTEMEN/BIRO KESEKRETARIATAN
Senin/02/April/2018
Waktu (19.00 – 23.00 WIB), @Cumlaude
Notulis : Linatri Purwati Latifah
Agenda : Pembahasan Progress

A. Daftar hadir
Jam
No. Nama Jabatan Jam Pulang
Kehadiran
1 Nadya Nabila Haswar Ketua 18.50 23.00
2 Winda Surya Staff 19.00 20.00
3 Linatri Purwati Latifah Staff 19.15 23.00
4 Sri Pujayanti Team Mate (SPI) 19.20 23.00
5 Winda Clarissa Staff 19.30 21.34
6 Risa Jati Nawwarni Wakil Ketua 19.40 23.00
7 Hana Staff 21.30 22.40

B. Hasil Rapat (sesuai kebutuhan biro/dept)

 Kabar individu atau dept/bir
o Winda Surya
Rohani (kurang rajin) , keuangan (menipis karena banyak kebutuhan), jasmani
(sehat), akademis (banyak uts dan tugas), keluarga (nenek sedang sakit), non-
akademis (bem ui dan himpunan), cinta (masih hts, tpi hubungan baik)
o Winda Clarissa
Rohani, keuangan, jasmani (baik), akademis (sedan guts), keluarga (baik, adik
UN), cinta (ada yang deketin tapi ga kenal ternyata anak bem)
o Hana
Rohani (sholat maghrib selalu mepet), keuangan (sangat baik), akademis (uts
selesai. Semester ini bertekad untuk duduk di depan dan belajar), keluarga
(kemarin ga pulang bertemu keluarga) , cinta (sedang malas dengan seseorang.
Gabisa melanjutkan dengan dia)
o Cici
Rohani (sedang haid), keuangan (sangat baik), jasmani (sehat), akademik
(sedang banyak presentasi, ada mata kuliah yang tidak ada UAS tetapi

Nisrina (082122555123)
 presentasi) keluarga (sehat dan akur) , non akademik (bem , himpunan, dan
rohis fia).
o Risa
Rohani (baik) , keuangan (sedang ), jasmani (niat olahraga tapi ga jadi terus),
akademis (uts satu lagi, minggu ini ada pre-test dan pembuatan film bisu serta
manual book), keluarga (dekat dan selalu bertemu), cinta (ga mikirin dulu tapi
masih dibaikin), non akademis (HM dan BEM UI)
o Nadya
Rohani (ga sholat seminggu karena haid dan seneng baca buku keagamaan),
akademis (uts materi yang seharusnya dibahas setelah uts. Nilai mata kuliah
teori emosi bagus), keuangan (menipis), jasmani (mau olahraga ga jadi terus),
keluarga (sehat semua, konsol tanpa ka nadya), cinta (sedang mengagumi
seseorang)
o Lina
Rohani (kurang baik), keuangan (sangat baik), Jasmani (sehat), Akademis
(masih ada uts satu mata kuliah, tapi overall baik), Keluarga (sangat baik,
weekend bersama mama), cinta (sangat baik) , non akademis (rumbel dan bem
ui)
 Progress
o Sayang Aku
Presensi sudah dijilid
Piket sudah berjalan
o Maintenance
Belum sinkronisasi bem.ui.ac
o SOP
Malam ini (2 April) SOP akan dikirim

 Evaluasi
o Sayang Aku
Mengingatkan BPH setiap hari untuk melaksanakan piket dan mengisi
presensi
Setiap departemen diusahakan foto fullteam
Adanya apresiasi departemen per minggu (adakan departemen terbaik)
Presensi disimpan di loker kestari 2 (khusus Administrasi)
Membuat Alur ‘Sayang Aku’
o Notula
Setiap minggu departemen harus diingatkan untuk mengumpulkan notula
Membuat jadwal rapat departemen
o Maintenance

Nisrina (082122555123)
 Pengecekan surat masuk harus selalu di follow up terlebih lagi dari rektorat
o Pengadaan Barang
Kertas dan pengharum ruangan
o Surat
Harus ada pengadaan kop surat 1 rim (menunggu GL)
Jika tidak memiliki waktu untuk penomoran surat, segera flor ke grup
o SOP
Dibuat flowchart

 Hambatan-solusi
o Proposal
KOSMIK : Rundown disesuaikan dengan KPK, lambat dalam mengirim
anggaran – follow up tiap hari
o Timeline
Departemen lambat mengirimkan timeline kegiatan – follow up tiap hari
 Rencana terdekat
 Tugas atau PR
o Sosialisasi
4 April Jarkom dan Rundown Sosialisasi

o Sayang Aku
Presensi sudah dijilid
3 April Alur Piket
4 April Jadwal Piket Kestari
7 April Sistem Apresiasi
o BEM Untukmu
6 April Pengeditan Formulir
12 April Share Jarkoman peminjaman (satu bulan sekali)
o HomeLibrary
3 April Pemotretan ka Zaadit dan ka Eto
4 April Jarkoman Perpustakaan Rumah Belajar BEM UI
8 April Membeli cat dan pilox
8 April Mencetak label inventaris, homelibrary, nama departemen, logo
o Kestari Beraksi
7 April Follow up bantal dan minta desain sticker kontak humas &
kestari
9 April Mengecat lemari, rak buku , dan loker
9 April Laundry bantal dan mukena+sajada
10 April Follow up infografis
o Timeline
3 April Timeline mulai berjalan
o SOP
8 April Printing SOP
9 April SOP disimpan di HomeLibrary Ruang BEM UI (foto+membuat
jarkoman)

Nisrina (082122555123)
  Kesimpulan
o Rapat berjalan cukup baik dengan kehadiran 6 dari 7 fungsionaris
Kesekretariatan BEM UI
o Fungsionaris masih semangat untuk menghadiri rapat bidang meskipun UTS
masih berjalan

C. Timeline Kerja Hingga Rapat Selanjutnya

Hari, tanggal Kegiatan Waktu Keterangan
Kamis, 5 Grand Launching 19.00 – 22.40 Auditorium Vokasi UI
April/2018

D. Dokumentasi

Nisrina (082122555123)