TUGAS HOPITALITY MANAGEMENT

“HOUSEKEEPING ATAU TATA GRAHA”

LUTFI MAULAN KINANDI

2150202038

AKADEMI PARIWISATA INDONESIA

MANAGEMENT PERHOTELAN
ROOM DIVISION

JAKARTA TIMUR
2018
 Hospitality Management

“Housekeeping/Tata Graha”

Bagian tata graha adalah salah satu bagian yang terdapat dalam organisasi hotel yang
mempunyai peranan memberikan pelayanan kenyamanan dan kebersihan hotel. Tanggung
jawab bagian tata graha dapat dikatakan dimulai dari pengurusan bahan-bahan yang terbuat
dari kain, seperti taplak meja, sprei, sarung bantal, korden, dan sebagainya. Kemudian,
tanggung jawab berikutnya adalah menjaga kerapihan dan kebersihan ruangan beserta
perlengkapannya, dan sampai pada program pengadaan/penggantian serta pemeliharaan
ruangan hotel beserta perlengkapannya. Melihat ruang lingkup tanggung jawab bagian tata
graha atas ruangan hotel, maka ruangan hotel dapat terdiri dari kamar-kamar tamu, ruang
rapat, ruangan umum seperti lobby, corridor, restoran, yang kesemuanya itu disebut front-of-
house. Di samping itu juga bertanggung jawab atas kebersihan dapur, ruang makan karyawan,
ruang ganti pakaian karyawan, ruang kantor, dan sebagainya yang semuanya disebut back-of-
the-house.

Sesuai dengan struktur organisasi, maka bagian tata graha dipimpin oleh seorang
Executive Housekeeper, yang membawahi beberapa sub-bagian seperti : bagian kamar tamu,
bagian ruangan umum, bagian linan dan bagian binatu. Bagian kamar tamu mempunyai
tanggung jawab untuk menjaga kebersihan, kerapihan, dan kelengkapan kamar-kamar tamu.
Bagian ruangan umum mempunyai tanggung jawab menjaga dan/atau memelihara
kebersihan, kerapihan, dan kelengkapan kebutuhan ruangan umum. Bagian linan mempunyai
tanggung jawab atas penyimpanan, penyediaan, kelengkapan, kebersihan dan kerapihan
seluruh jenis linan yang dibutuhkan untuk keperluan operasional hotel. Sedangkan bagian
binatu mempunyai tanggung jawab melaksanakan pemeliharaan seluruh jenis linan yang
dipergunakan oleh operasional hotel.

Kebutuhan jumlah pramugraha (room boy) dapat dihitung dengan memperhatikan,

pertama : menentukan luas keadaan ruangan yang akan dibersihkan, dan kedua : menentukan
jenis pekerjaan yang akan dilakukan. Untuk keperluan perhitungan kebutuhan pramugraha,
maka harus diketahui terlebih dahulu tentang : jumlah kamar yang tersedia untuk dijual (N),
persentase kamar yang terhuni (Wpo), persentase kamar yang kosong (Tkv), jumlah waktu
untuk membersihkan kamar kosong (Wpv), jumlah kamar yang check-out dan kamar terhuni
(CD), serta waktu produktif yang dipergunakan oleh setiap pramugraha untuk membersihkan
kamar selama 1 (satu) shift kerja.

Koordinasi bagian tata graha pada dasarnya dilakukan dengan seluruh bagian yang
ada di hotel, akan tetapi koordinasi yang secara rutin dilakukan oleh bagian tata graha adalah
koordinasi dengan bagian kantor depan kamar hotel, yang berkaitan dengan pelaporan status
kamar-kamar hotel. Sedangkan koordinasi yang dilakukan di dalam bagian tata graha sendiri
(koordinasi internal) adalah koordinasi dengan bagian linan, bagian kamar (floor section),
bagian binatu (laundry).

Linan (linen) merupakan salah satu perlengkapan kamar atau disebut Room supplies
yang dikatagorikan sebagai Recycled inventory item dan berada dibawah tanggung jawab
Executive Housekeeper. Karena biaya yang dikeluarkan untuk persediaan linan di suatu hotel
cukup besar, maka pengelolaannya harus didukung oleh kebijakan dan prosedur yang jelas,
seperti L prosedur inventory, prosedur penyimpanan dan pengambilan, prosedur pencucian,
penggunaan dan penggantian. Adapun jenis-jenis linan yang digunakan oleh hotel adalah :
jenis linan kamar tidur (bed linen), jenis linan kamar mandi dan jenis linan restoran. Karena
banyaknya jenis-jenis linan yang dipergunakan oleh hotel, maka diperlukan kegiatan-kegiatan
pengorganisasian linan seperti pembagian tugas pada waktu dilakukan inventori, kegiatan-
kegiatan perbaikan linan yang rusak dan penggantian linan-linan yang sekiranya sudah tidak
mungkin lagi untuk dipergunakan, dan dianggap sebagai penyusutan. Kegiatan-kegiatan lain
yang berkaitan dengan pengelolaan menentukan jumlah persediaan linan kamar akan
tergantung pada beberapa factor seperti : frekuensi penggantian linan kamar; peralatan dan
anggaran yang tersedia. Berkaitan dengan jumlah linan kamar yang dibutuhkan, maka tidak
terlepas dengan istilah par stock, yang berarti kelipatan jumlah linan (sprei, handuk, selimut,
sarung bantal, dsb) yang dibutuhkan untuk seluruh kamar-kamar tamu. Salah satu alat untuk
mengendalikan jumlah linan yang beredar adalah kegiatan inventori, dan frekuensi
pelaksanaan inventori akan ditentukan oleh Executive Housekeeper, serta sedapat mungkin
inventori linan dapat dilakukan satu bulan sekali. Sedangkan tujuan dilaksanakan inventori
adalah : untuk mengetahui jumlah dan nilai barang yang ada pada saat dilaksanakan
inventori, mengetahui jumlah dan nilai yang rusak/hilang, segera melakukan tindakan
pencegahan bila diketahui banyak linan yang hilang, dan segera dilakukan penambahan
kembali terhadap kekurangan yang ada sehingga jumlahnya kembali sesuai dengan par-stock.

Renovasi dapat dikatakan sebagai suatu usaha untuk memperbaiki kembali atau
memperbaharui suatu ruangan dalam bentuk atau model yang lebih baik. Di dalam
melaksanakan program renovasi, digunakan system prioritas, yaitu membuat penggolongan
ruangan-ruangan atau kamar-kamar yang diprioritaskan pertama, kedua dan ketiga akan
direnovasi. Prioritas utama adalah penggantian/perbaikan yang mutlak harus dilaksanakan
segera, atau pada tahun/periode anggaran tahun ini. Prioritas kedua adalah
penggantian/perbaikan yang sifatnya hanya menambah agar ruangan atau kamar terlihat lebih
indah/baik, dan pelaksanaannya dapat dilakukan pada anggaran tahun berikutnya. Sedangkan
prioritas ketiga adalah penggantian/perbaikan yang tidak mendesak pelaksanaannya atau
masih bias ditunda sampai dengan dua atau tiga tahun mendatang.

Pengendalian produksi pada bagian tata graha dilakukan untuk mengetahui tingkat
produktivitas karyawan. Untuk itu, formulir rekor produksi digunakan sebagai alat untuk
mencatat tingkat produksi karyawan bagian tata graha. Sedangkan pengendalian kualitas
adalah mengacu pada pengertian gugus kendali mutu atau Total quality control (TQC), yaitu
suatu pengertian tentang kualitas produk yang berorientasi pada kebutuhan, keinginan dan
tujuan pemakai atau tamu.

Aplikasi Total quality control (TQC) pada bagian tata graha dilakukan dengan
melaksanakan program kerja yang menggunakan system kelompok kerja terpadu, yaitu suatu
sistem untuk mengikutsertakan seluruh karyawan, dan dipimpin secara kekeluargaan,
musyawarah untuk mufakat dalam rangka meningkatkan kualitas hasil pekerjaan, sehingga
memberikan kepuasan kepada pemakai serta meningkatkan produktivitas tenaga kerja bagian
tata graha.

Daya tarik ruangan atau kamar akan ditentukan oleh banyak hal, seperti bagaimana
bentuk dan desainnya, pengaturan tata warna serta perlengkapannya. Desain atau tata ruang
yang baik akan memudahkan dalam pemeliharaan, dapat menciptakan suasana yang nyaman,
terasa sejuk, tenang, dsb. Bentuk dan desain kamar yang baik, selain memperindah kamar jug
a dapat mempermudah membedakan bentuk-bentuk kamar yang ada, misalnya : sistem blok,
di mana dalam sistem ini meletakkan kamar-kamar dengan bentuk dan desain yang sama
pada satu lantai. Sistem nomor suite, dalam sistem ini satu seri dari kamar-kamar mempunyai
bentuk dan desain yang sama, misalnya kamar nomor 101, 201, 301, 401, dan seterusnya,
mempunyai satu bentuk yang sama. Sedangkan dalam pengaturan tata warna terdapat tiga
karakter warna yang perlu diperhatikan, yaitu : hue atau nama warna, value atau terang dan
gelapnya warna, dan saturation atau tingkat kecerahan warna. Keharmonisan warna akan
tergantung dari kesesuaian antara terang, gelap, dan tingkat kecerahan warna. Warna juga
dapat digunakan sebagai kamuflase atau penyamaran bentuk dan ukuran ruangan. Pengaturan
furniture harus disesuaikan dengan luas serta kegunaan ruang yang bersangkutan. Ada dua
cara dalan pengaturan furniture yaitu : seimbang dan simetris (symmetrical balance), serta
seimbang tidak simetris (asymmetrical balance).